高效會議管理培訓1(幻燈片)

如何召開高效會議

2015教育一、會議培訓綱要會議的定義、功能、目的、種類、頻率會議成本計算低效會議的表現(xiàn)及案例分析高效會議的特征高效會議的“八不”原則會議主持與會議達成的技巧托管學校的一般會議如何進行會議通知、記錄、紀要的規(guī)范運用會議的理解人多的會議不重要，重要的會議人不多；解決小問題開大會，解決大問題開小會。解決關鍵問題不開會，不解決問題老是開會。會而必議，議而必決，決而必行，行必有果！一、會議的定義

所謂會議，是指人們懷著各自相同或不同的目的，圍繞一個共同的主題，進行信息交流或聚會、商討的活動，并能達成共識與不共識的形式。二、會議的功能1、信息發(fā)布與搜集2、解決問題3、開發(fā)創(chuàng)意4、激勵士氣5、監(jiān)督工作進展6、協(xié)調(diào)矛盾三、會議的目的◆開展有效的溝通會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現(xiàn)有效溝通是會議的一個主要目的。◆傳達資訊

通過會議可以向員工通報一些決定及新決策◆監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾

許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務的執(zhí)行情況，了解員工的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之間的矛盾?！暨_成協(xié)議與解決問題

解決問題一般要經(jīng)歷以下5個步驟，通過這5個步驟，最終實現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。

解決問題的五個步驟研究對策了解分析問題檢討與持續(xù)改進監(jiān)督執(zhí)行商討達成共識三、會議的目的◆資源共享

利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進步。◆開發(fā)創(chuàng)意

開發(fā)創(chuàng)意的會議目的通過舉行會議，形成新的構思，并且論證新構思，使其具有可行性。◆激勵士氣

年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團結一心，朝著一個方向共同努力?！綮柟讨鞴艿匚?/p>

經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會召開一些上下協(xié)調(diào)會議，以此來強化自己的地位。四、會議的種類1、按形式分：專題會議、例會2、按類型分：告知性、建設性、立法性、執(zhí)行性3、按實質(zhì)性分：政策性研究會、執(zhí)行性協(xié)調(diào)會五、會議的頻率1、定期：日（早）會、周會、月度會、年終會2、不定期：臨時會議、專題研究會議、培訓會六、會議的計算成本據(jù)日本效率協(xié)會研究并計算得出：會議成本=6A*B*T

其中：A：每小時平均工資（6倍是因為勞動產(chǎn)值總高于職工工資）；B：參加會議人數(shù)；T：會議時間。

與本次會議可以產(chǎn)生的效益（折算現(xiàn)金流量）比較，即可確定會議當天成本。六、會議的計算成本舉例：如有15名部門主管參加2小時的會議，假設他們的平均工資是RMB：2500元，每月工作28天，每天工作8小時的話，本次會議的成本是：

6×（2500÷28÷8）×15×2

＝

2008.9286元□特別提醒

據(jù)日本效率協(xié)會統(tǒng)計,科長以上的人員僅開會的時間就占整個工作時間的40%以上,并且由于開會而花去的費用也越來越高.日本旭化成公司的一家設備工廠,1980年統(tǒng)計,在辦公業(yè)務時間中會議時間占去28%以上,折算成本10億元.由此可見提高會議效率的重要性.

七、低效會議的表現(xiàn)1、會議前欠缺目標、目標不明確；欠缺議程、參會人選不當(與會者太多或與會者太少)會議時間不當、開會通知時間不當(太早通知開會或太晚通知開會)開會通知內(nèi)容欠周詳、會議地點不當、會議場地設備欠佳參會者無準備而來未訂明會議終止時間或每一議案時間分配不當會議不能準時開始、會議太多，致使與會者一聽說要開會，無不感覺厭煩、向來很少開會，致使每次會議議案堆積過多。

七、低效會議的表現(xiàn)2、

會議中外界干擾參會者發(fā)言離題讓沒有必要留在會場的人員留在會場資料不充足，卻貿(mào)然決策少數(shù)人壟斷會議參會者不表明真正感受或意見參會者之間爭論、與會者與主持人爭論會議超出預定時間主持人未能總結會議成果。

七、低效會議的表現(xiàn)3、會議后欠缺會議記錄不能對決議事項進行追蹤不能對會議成敗得失進行檢討低效會議案例八、高效會議的特征1、

只有在必要時才召集

--嘗試取消或減少不必要的會議2

、好好籌劃過

--清晰的目標、明確的議題、合適的參與者、得力的主持人3、

擬定和分發(fā)了議程表

--使與會者事先得到通知并有備而來4、

遵守時間

--會議的提前通知期、會議的起止時間控制。5、一切按部就班

--按事先的議程控制會議的進程，避免臨時性議題成為主角八、高效會議的特征6、

讓最有經(jīng)驗和才能的人出席

--確保參與者能夠深入地交流信息和針對性地解決問題7、

進行點評和總結

--通過點評闡明“提倡什么和反對什么”的立場，通過總結提煉有價值的觀點和結論8、

記錄所有決定、建議和負責人

--會議的溝通和決策職能需要通過正式的會議紀要發(fā)揮“法律”效力高效會議的案例九、高效會議的“八不”原則1、不開無目的的會議，必須事先確定本次會議目的，否則寧可不開；2、不開多議題的會議，每次會議只解決一個中心議題；3、不開無準備的會議，會前必須有充分的準備；4、可開可不開的會議就不開，只召開非開不可的會議；5、不要無關的人參加會議，會議參加者必須與會議議題有關；6、不做離題的討論，開會時必須圍繞會議的中心議題發(fā)言；7、不能重復別人已經(jīng)講過的觀點，表達觀點應簡潔明了；8、不開議而不決的會議，會而有議，議而有決。十、會議主持的技巧1、

慎說--不唱獨角戲、以參會者接受的方式引導會議進程。2、

傾聽--眼到、心到、腦到。3、

巧答--選擇性回答、通過