高效會議管理術(shù)培訓(xùn)PPT

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SLOGAN高效EFFICIENTMEETINGMANAGEMENTTECHNIQUES會議管理術(shù)培訓(xùn)“多任務(wù)”易分心，設(shè)定主題應(yīng)以分享為主，經(jīng)驗(yàn)或信息分享，只要能夠提升與會者友好人際關(guān)系和個(gè)人工作技能即可召集人告知與會者扮演的角色(組織人、主持人、與會者、提報(bào)人、計(jì)時(shí)員、記錄員）高效會議管理術(shù)PPT模板CONTENTS目錄充分的會前準(zhǔn)備PART

01entertherelevantcontentyouneedhere.thankyoufordownloadingourppttemplatefile.明確的會議目的PART

02entertherelevantcontentyouneedhere.thankyoufordownloadingourppttemplatefile.合理的組織形式PART

03entertherelevantcontentyouneedhere.thankyoufordownloadingourppttemplatefile.高效的會議跟進(jìn)PART

04entertherelevantcontentyouneedhere.thankyoufordownloadingourppttemplatefile.充分的會前準(zhǔn)備PART

01yourcontentisenteredhere,orbycopyingyourtext,selectpasteinthisboxandchoosetoretainonlytext.yourcontentistypedhere,orbycopyingyourtext,selectpasteinthisbox.充分的會前準(zhǔn)備FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE沒必要、無準(zhǔn)備，就不開會5W1HWhy--明確會議目的What--會議任務(wù)Who--確定出席對象、主持人When--召開時(shí)間、所需時(shí)間Where--規(guī)模/地點(diǎn)議程How—會議的形式會議準(zhǔn)備1、召集人告知與會者扮演的角色(組織人、主持人、與會者、提報(bào)人、計(jì)時(shí)員、記錄員）便于會議順暢進(jìn)行2、與會者準(zhǔn)備合適的會議資料，給決策強(qiáng)力依據(jù)，給會議質(zhì)量加分明確的會議目的PART

02yourcontentisenteredhere,orbycopyingyourtext,selectpasteinthisboxandchoosetoretainonlytext.yourcontentistypedhere,orbycopyingyourtext,selectpasteinthisbox.明確的會議目的FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE決策執(zhí)行總經(jīng)理例會；直管人員會議確認(rèn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)與方針、分配工作；了解運(yùn)營情況、擬定傳達(dá)決策；解決問題管委會；目標(biāo)和現(xiàn)實(shí)有落差時(shí)，找出填補(bǔ)差異方法；發(fā)現(xiàn)問題研擬對策；創(chuàng)意提案頭腦風(fēng)暴；透過眾人之力無中生有，找出新奇好點(diǎn)子。搭乘他人智慧的便車；凝聚向心力中心協(xié)調(diào)會；部門內(nèi)部會；建立信賴?yán)斫夤沧R團(tuán)隊(duì)；促進(jìn)組織內(nèi)部交流，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)意識；無目的的會議純粹是浪費(fèi)時(shí)間、扼殺生命明確的會議目的FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE目的規(guī)模決策執(zhí)行解決問題創(chuàng)意提案凝聚向心力少人數(shù)

（3-30人）禁帶電子設(shè)備視覺會議頭腦風(fēng)暴午餐會議舒適環(huán)境多人數(shù)

（30人以上）時(shí)間限制圍桌對話創(chuàng)新突破移地會議主管離場小組研討會針對不同的會議目的需選擇合適的會議組織形式明確的會議目的FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE目的1：決策執(zhí)行安能適合會議總經(jīng)理例會適合規(guī)模1、少人數(shù)（3-30）人；2、多人數(shù)（30以上）人適合形式3種形式禁帶電子設(shè)備（5-10人）時(shí)間限制（30人以上）主管離場（10人以上）明確的會議目的FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE優(yōu)點(diǎn)：收起電腦、手機(jī)，專注做決策、想創(chuàng)意，避開電子產(chǎn)品干擾，開會效果會更好要求：干擾會議進(jìn)行的事物、全留在會議室外所需時(shí)間：1小時(shí)為主、最多不超過4小時(shí)電子產(chǎn)品放回辦公桌速記簿會議生產(chǎn)力禁帶電子設(shè)備（30人以下）明確的會議目的FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE優(yōu)點(diǎn)：提升工作效率、減少開會次數(shù)與長度要點(diǎn)：1、設(shè)定詳細(xì)議程，嚴(yán)格控管開始與結(jié)束時(shí)間2、適合時(shí)間和頻率：一月1-2次，每次1-1.5小時(shí)3、展開方法:事先規(guī)范會議開始與結(jié)束時(shí)間，并且設(shè)定詳細(xì)的議程，嚴(yán)格地監(jiān)控會議的進(jìn)行4、成本控制：包含會議成本、直接會議成本、會議時(shí)間成本、效率損失成本5、注意事項(xiàng)：每次開會，都拿出表來計(jì)時(shí)，事先準(zhǔn)備充分，強(qiáng)制控制時(shí)間的進(jìn)行；不要在過短的時(shí)間，塞進(jìn)過長的議程；就算時(shí)間要結(jié)束了，也不能略過“做結(jié)論”步驟，即使結(jié)論是“擇期再開”；適合例行報(bào)告、工作進(jìn)度報(bào)告等會議；時(shí)間限制（30人以上）明確的會議目的FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE討論議題產(chǎn)生提案主管離場；決策者在討論階段易主導(dǎo)意見流向決定提案實(shí)行是否決策主管進(jìn)場；決策者進(jìn)場時(shí)，議題已討論出數(shù)個(gè)可能方案，主管只需要說明同意與否。將“提案權(quán)”與“決策權(quán)”分開決策者扛下成敗責(zé)任，與會者盡情發(fā)表意見。提案被否決主管必須當(dāng)心說明原因，取得理解要點(diǎn)：不害怕禁忌、不揣測上意，做最該做的決定所需時(shí)間：1小時(shí)-1天不等、不可超過一天適合頻率：不定，適合已有明確議題、征求（大量）提案并做出決策時(shí)主管離場（10人以上）明確的會議目的FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE目的2：解決問題安能適合會議安能管理委員會；各集運(yùn)中心跨部門協(xié)調(diào)會適合規(guī)模1、少人數(shù)（3-30）人；2、多人數(shù)（30以上）人適合形式3種形式視覺會議（30人以下）圍桌對話（12人以上到數(shù)千人不等）小組研討會（5-3000人）明確的會議目的FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE掌握7種基本圖形含義，視覺會議立即上手點(diǎn)代表“看過來！我和別人不一樣”空心箭頭代表“活動中的組成”，適合使用來表達(dá)項(xiàng)目線代表“連結(jié)”與“區(qū)隔”線條粗細(xì)代表強(qiáng)弱三角形代表“正在變化”，多個(gè)三角形組成代表爆炸的銳角圖方形代表“正規(guī)的組成”最適合代表建筑物或組織功能螺旋圖代表“動態(tài)統(tǒng)一”，將螺旋圖圓一點(diǎn)，則有趨近統(tǒng)一的意義；反之混亂的螺旋類似龍卷風(fēng)，代表更多變動圓圈代表“統(tǒng)一”，畫圓感覺在集合所有事物，這寓意世界共通所需道具：白板或大海報(bào)適合時(shí)機(jī)：解說抽象概念或條列式流程開展方法：在頭腦風(fēng)暴會議中，搭配整合圖像與文字，簡單涂鴉，運(yùn)用以下7種圖形或者人物、樹木、云朵、手勢傳達(dá)抽象議題視覺會議（30人以下）明確的會議目的FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE優(yōu)點(diǎn)：透過集體對話，讓想法萌芽，凝聚有質(zhì)量的觀點(diǎn)，促成有效行動所需時(shí)間:至少90分鐘，2小時(shí)更理想適合頻率：不限圍桌對話（12人以上到數(shù)千人不等）會前準(zhǔn)備理清會議目的，為對話范圍劃定好界限；營造出宜人好客的環(huán)境空間，給與會者安全感，放松心情開始對話4到5個(gè)人一桌，選桌長一名，邊討論邊寫下記錄與結(jié)論；把注意力集中在幾個(gè)問題上，以集思廣益鼓勵大家踴躍發(fā)言交換桌次除桌長外，其他人換到下一桌，新討論開始，桌長向新成員展示先前結(jié)論。依次輪流3次，每次約30分鐘；交流連結(jié)不同的觀點(diǎn)，降低與會者“堅(jiān)持”與“固執(zhí)”的機(jī)率。共同聆聽其中的觀點(diǎn)及更深層的問題寫在桌子白紙上集體分享三回合討論后，主持人安排一段“反思時(shí)間”，讓與會者寫出最核心或最深刻的想法；最后的記錄公布，再行動規(guī)劃與討論議題整合。明確的會議目的FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE眾人提出各種議題，然后張貼在會場跳脫上司主導(dǎo)議程讓眾人的意見都被看到開放所有人各自選擇自己感興趣的議題參與小組討論哪些議題重要取決于會場上多少人參與認(rèn)定破除所有對群體意見的控制，無限可能隨之誕生讓議題深化發(fā)想和相關(guān)行動的執(zhí)行都得到真正的落實(shí)真正的問題被發(fā)現(xiàn)獲得確實(shí)解決會議結(jié)束不由議程安排而定完全取決于本次會議所需時(shí)間所需時(shí)間：1-3天不等小組研討會（5-3000人）適合頻率：半年-一年/次明確的會議目的FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE目的3：創(chuàng)意提案安能適合會議管理層高層會議；各種探討會適合規(guī)模1、少人數(shù)（3-30）人；2、多人數(shù)（30以上）人適合形式3種形式頭腦風(fēng)暴（5-10人）環(huán)境引導(dǎo)（5-10人）創(chuàng)新激蕩

（30人-上萬人）明確的會議目的FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE會前千萬個(gè)點(diǎn)子聯(lián)想補(bǔ)充好點(diǎn)子要點(diǎn)：集合眾人智能，搭乘別人創(chuàng)意的便車、適合激發(fā)創(chuàng)新所需時(shí)間：60-90分鐘適合頻率：每天或視需求與目的不定期舉行頭腦風(fēng)暴（5-10人）明確的會議目的FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE010203理清會議主題;請出出席者“會前”15-20分鐘“獨(dú)自”進(jìn)行頭腦風(fēng)暴鼓勵自由奔放，瘋狂古怪的構(gòu)想;禁止對提出的點(diǎn)子當(dāng)場評量、非議;不要局限與會者想象力，點(diǎn)子多瘋狂都得鼓勵腦力寫作，寫下觀點(diǎn)放在桌子中間;拿起別人的構(gòu)成，補(bǔ)充設(shè)想，補(bǔ)強(qiáng)別人構(gòu)想，展開構(gòu)想接龍明確的會議目的FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE“擁有白色墻壁和普通桌椅的會議室”和“有著橘色墻壁、鋪著繽紛地毯時(shí)髦會議室”中，同樣的時(shí)間后者環(huán)境產(chǎn)出的

點(diǎn)子遠(yuǎn)比普通會議室多出44%1.除了圓桌還是圓桌2.選擇輕盈家具，營造挑高感3.選擇接近太陽的燈光4.用暖色系激發(fā)熱情原則1、調(diào)整好溫度、提供點(diǎn)心，不要讓寒熱和饑餓打斷思緒2、會議室家具擺設(shè)盡量簡單，為創(chuàng)意提供空間適合范圍：任何企業(yè)根據(jù)會議需要舒適環(huán)境（5-8人）DOs1、放音樂是協(xié)調(diào)與會者轉(zhuǎn)換心境的儀式，不宜太久2、不宜久坐，偶爾走動或者互換位置都能幫助思考DON’Ts明確的會議目的FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE先從“多元”和“頻率”兩個(gè)節(jié)點(diǎn)思考“創(chuàng)意”生成的本質(zhì)要點(diǎn)：從最大量的原則觀點(diǎn)，找出最有價(jià)值的創(chuàng)新提案創(chuàng)新突破（30人-上萬人）同一個(gè)主題，試著匯集大量人的意見獲得許多不同面向、不同層次的看法，角度盡不相同的意見在眾多看似混亂的意見中，以有系統(tǒng)有組織的形態(tài)，逐漸形成一套觀點(diǎn)或概念延展可實(shí)行且有價(jià)值的計(jì)劃1、精準(zhǔn)設(shè)定題目、搜集多元意見2、在多元前提下，可試著邀請非公司員工的人進(jìn)入，加強(qiáng)廣度從最大量的原創(chuàng)觀點(diǎn)，找出最有價(jià)值的創(chuàng)新提案3、討論的題目務(wù)必要跟每個(gè)人相關(guān)，引發(fā)深層想象DOS明確的會議目的FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE目的4：凝聚向心力安能適合會議各種懇談會；交流會；討論會適合規(guī)模1、少人數(shù)（3-30）人；2、多人數(shù)（30以上）人適合形式2種形式午餐會議（3-20人）移地會議（3-100人）合理的組織形式PART

03yourcontentisenteredhere,orbycopyingyourtext,selectpasteinthisboxandchoosetoretainonlytext.yourcontentistypedhere,orbycopyingyourtext,selectpasteinthisbox.合理的組織形式FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE1-1.5個(gè)小時(shí)，一個(gè)月2次，適合任何企業(yè)凝聚力會議優(yōu)點(diǎn)：一邊吃飯一邊開會，節(jié)省時(shí)間、提升效率午餐會議（3-20人）所需時(shí)間頻率：1、事先訂好餐廳包廂，約好一起開會或者外帶餐點(diǎn)回辦公室，在茶水間或會議室舉行組織形式步驟：2、用餐前前半段可以閑話家常，或稍微提示重點(diǎn)，等用餐進(jìn)入中后段時(shí)再切入主題3、“多任務(wù)”易分心，設(shè)定主題應(yīng)以分享為主，經(jīng)驗(yàn)或信息分享，只要能夠提升與會者友好人際關(guān)系和個(gè)人工作技能即可4、會畢即使是各自付款，結(jié)賬時(shí)也應(yīng)該先由主辦人負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)，之后再向與會者收取合理的組織形式FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE1、大膽設(shè)定會議目標(biāo)在會前讓與會者知道，無論在何處開會都應(yīng)該有備而來2、選擇新鮮地點(diǎn)電影院、體育館、博物館、主題樂園都是耳目一新的感覺3、做好事前場勘除了確認(rèn)會議場地是否合宜外，不要忘記“后臺管理”財(cái)務(wù)放置點(diǎn)，干凈充足的廁所、餐點(diǎn)供應(yīng)4、在工作和游樂間，小心調(diào)控事前理清你希望達(dá)到的目標(biāo)一定要確認(rèn)好玩樂和工作的優(yōu)先級要點(diǎn)：走出辦公室、改變會議氣氛，暫時(shí)拋開繁瑣公務(wù)，專心面對問題移地會議（3-100人）合理的組織形式FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE會前準(zhǔn)備確認(rèn)方針規(guī)則說明要點(diǎn)：1、主管少評論、只負(fù)責(zé)決策2、鼓勵發(fā)言、表彰個(gè)成員的貢獻(xiàn)現(xiàn)狀分析完成提案當(dāng)下決策會議3-4周前，確認(rèn)議題；跨部門選出與會者；選定會議主持人，進(jìn)行方式與道具分析問題時(shí)，主持人盡一切可能廣納與會者意見；將每種提案的成本效益、優(yōu)缺點(diǎn)列出；篩選、歸納各種可能方案最高主管說明會議目的、與會者扮演的角色；主持人說明會議時(shí)程規(guī)劃；主持人宣布發(fā)言2規(guī)則；不可對外泄露誰說了什么；討論中不可使用職權(quán)壓力、不問上下關(guān)系列出每個(gè)議題的解決方案；方案須明確寫下誰、在何時(shí)、應(yīng)完成什么；盡可能取得各提案的正、反意見主管進(jìn)場后、須當(dāng)下裁決；選項(xiàng)只有3個(gè)：做、不做符合某條件才做；法當(dāng)下決定的議題，只給24小時(shí)考慮案例1：日產(chǎn)汽車ValueFirst會議流程合理的組織形式FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE337原則：所謂337原則是指3種思考（3WaySofThinking）、3個(gè)原則（3Principles）和7條規(guī)定（7Rules）曽供職于三星的金詠韓在《開會就要學(xué)三星》書中，將三星的成功歸結(jié)于其會議文化：三星速度經(jīng)營的根本是會議，通過會議認(rèn)識到變化，通過會議傳播變化并付諸行動案例2：三星目標(biāo)指向型會議3種思考3個(gè)原則7條規(guī)定思考會議的必要性；思考如何最大限度地減少會議；思考是否有能夠與其他會議合并或委托的方法確定不召開會議的工作日；將會議時(shí)間定為1小時(shí)。最多不超過1個(gè)半小時(shí)；將會議記錄整理成一張紙嚴(yán)格遵守時(shí)間；寫明投入會議的經(jīng)費(fèi)；盡可能縮小會議規(guī)模；明確會議目的；事先分發(fā)會議資料；讓所有參加者發(fā)言，并且尊重彼此所發(fā)表的意見；會議記錄僅寫入決定了的事項(xiàng)高效的會議跟進(jìn)PART

04yourcontentisenteredhere,orbycopyingyourtext,selectpasteinthisboxandchoosetoretainonlytext.yourcontentistypedhere,orbycopyingyourtext,selectpasteinthisbox.高效的會議跟進(jìn)FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE速度優(yōu)先，具體簡潔會議紀(jì)要你心里想的100%嘴上說的80%別人聽到60%別人聽懂40%別人行動20%關(guān)鍵點(diǎn)一：做好會議紀(jì)要正確記載，利于正確追蹤檢討，完美結(jié)束會議對會中的決定事項(xiàng)進(jìn)行明確分工：將各問題按區(qū)域分類、確定完成時(shí)間、執(zhí)行責(zé)任人，以便更好的執(zhí)行紀(jì)要分發(fā)給與會者：按主次整理好，通過郵件或者其他形式，確保會議記錄的準(zhǔn)確性和透明管理，避免溝通漏洞高效的會議跟進(jìn)FILLINTHETEXTOFTHEDOCUMENTTITLEHERE【發(fā)生了什么事？完成了什么事？什么事尚未完成？】關(guān)鍵點(diǎn)二：制定會議跟進(jìn)表聯(lián)系項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，每周六下午對會議提出項(xiàng)目總體跟進(jìn)，分別列出完成、未完成、完成修改項(xiàng)，周一統(tǒng)一發(fā)至各與會人員郵箱通報(bào)針對超時(shí)未完成的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人定責(zé)完成的項(xiàng)目，負(fù)責(zé)人提交執(zhí)行方案跟進(jìn)人員保存?zhèn)浒福m用于后期對方案適合度和執(zhí)行情況的跟進(jìn)制定會議跟進(jìn)表將每次會議提出的方案、反饋的內(nèi)容，