小企業(yè)倉庫管理規(guī)定

倉庫管理規(guī)定版次/修改狀態(tài)：V2.0/0編號：頁碼:8/91.目的規(guī)范倉庫的管理，為各地的商務(wù)項(xiàng)目或維修服務(wù)項(xiàng)目，提供及時而準(zhǔn)確的設(shè)備、耗材、配件等支持。2．適用范圍倉庫管理部門，其他有物資進(jìn)出倉庫需求的部門和人員3．名詞解釋物流費(fèi)用：采用自己運(yùn)輸或外包郵寄方式，進(jìn)行物資配發(fā)和回收等，而產(chǎn)生的費(fèi)用。4.管理規(guī)定4.1職責(zé)界定4.1.1負(fù)責(zé)公司各個實(shí)物倉庫和虛擬倉庫的庫存管理以及物資的配送負(fù)責(zé)并保障公司庫房物資的數(shù)量和配送安全；嚴(yán)格執(zhí)行“單動物動”原則，確保庫房物資的賬目和實(shí)物的對應(yīng)無誤；定期的檢查各現(xiàn)場庫房狀況；嚴(yán)格審議物流配送申請，最大限度的降低物流費(fèi)用；施行“先進(jìn)先出”的調(diào)貨配送原則；使用過的耗材配件等予以回收，向管理層提供耗材和配件等使用情況報(bào)告；向管理層提供采購及維修中心對物料進(jìn)出時限是否達(dá)標(biāo)的報(bào)告[采購：耗材10天，機(jī)器7天，配件5天；維修：機(jī)器5天，配件3天]；負(fù)責(zé)對所有物料進(jìn)行編碼，并錄入ERP系統(tǒng)；4.1.2考核目標(biāo)嚴(yán)格按照作業(yè)流程，審議表單，更新進(jìn)出賬目及時且準(zhǔn)確，半年度資產(chǎn)盤點(diǎn)完全準(zhǔn)確妥善規(guī)劃使用空間，物品擺放有序，出入庫及時，無隨意擱置或遺失物品情況。每周每月如期發(fā)布各項(xiàng)報(bào)表和通告。積極控制物流費(fèi)用，半年度實(shí)施一次節(jié)費(fèi)專案，降低費(fèi)用。4.1.3《每月進(jìn)出庫耗材表》，出庫硒鼓數(shù)量，和返回硒鼓數(shù)量對比《每月耗材過期返回詳情》，超過2個月仍然沒有返回公司的情況通告《每月耗材積壓使用詳情》，入庫超過1個月仍然沒有發(fā)放出去的詳情通告《每月耗材實(shí)際重量正反排行》，超出標(biāo)準(zhǔn)值最大的五個，低于標(biāo)準(zhǔn)值最大的五個《每周逾期交貨通告》，采購逾期入庫物品《每周逾期修復(fù)通告》，維修中心逾期修復(fù)物品《每周逾期退換貨通告》，采購逾期退換貨銷案《每月委托單逾期通告》，綜合性通告逾期狀況《每周公車異常通告》，如有車輛異常應(yīng)及時通告《半年度公司車輛情況通告》，日常保養(yǎng)/加油/年檢等-保管車輛保養(yǎng)日志《每周物流逾期未達(dá)情況通告》，預(yù)計(jì)或者已經(jīng)發(fā)生，需求時間未能到達(dá)的情況的通告《每周物流費(fèi)用》，按分類和按客戶，每月費(fèi)用比較4.2入庫流程4.2.采購訂貨入庫：

a，采購單位填寫《入庫單》，按既定流程送簽。

b，倉庫根據(jù)《入庫單》約定的時間，提前準(zhǔn)備庫存空間接收貨物。

c，如果檢驗(yàn)任務(wù)比較繁重，倉庫可以提前準(zhǔn)備《委托單》，由總經(jīng)理協(xié)調(diào)技術(shù)實(shí)施單位協(xié)助進(jìn)行大批量的檢驗(yàn)。

d，倉庫預(yù)收貨到待檢驗(yàn)區(qū)域，依據(jù)檢驗(yàn)單經(jīng)過檢驗(yàn)（硒鼓需要稱重）后，合格品入庫房架位，然后在公司ERP系統(tǒng)中錄入資料，系統(tǒng)中架位對應(yīng)關(guān)系見《庫房倉別架位使用原則》，備存《入庫單》和《檢驗(yàn)單》，如果收貨為新購的或退換貨的硒鼓，則倉庫還要更新《硒鼓進(jìn)出及稱重記錄》；

e，不合格品轉(zhuǎn)入待退貨區(qū)域，并通知采購聯(lián)系退換貨事宜，并配合采購進(jìn)行后續(xù)的配送事宜。

f，所有物品都需要有序列號標(biāo)簽，原附帶的有序列號的，取原序列號，沒有的，倉庫應(yīng)打印并在合適位置張貼序列號標(biāo)簽。廢舊的設(shè)備耗材及配件返回入庫：

a，原使用單位填寫入庫單，按既定流程送簽。

b，倉庫根據(jù)《入庫單》約定的時間，提前準(zhǔn)備庫存空間接收貨物。

c，如果檢驗(yàn)任務(wù)比較繁重，倉庫可以提前準(zhǔn)備《委托單》，由總經(jīng)理協(xié)調(diào)技術(shù)實(shí)施單位協(xié)助進(jìn)行大批量的檢驗(yàn)。

d，倉庫預(yù)收貨到待檢驗(yàn)區(qū)域，經(jīng)過檢驗(yàn)（硒鼓需要稱重）后，分類入庫房架位，倉庫更新ERP中的信息，備存《入庫單》和《檢驗(yàn)單》，如果收貨為返回的硒鼓，則倉庫還要更新《硒鼓進(jìn)出及稱重記錄》。

e，需要辦理維修的設(shè)備耗材及配件等，倉庫即刻辦理委托單同時更新《委托單記錄表》，請維修單位協(xié)助處理；待維修單位對委托單結(jié)案時，如需要報(bào)廢，需要有報(bào)廢單，如修復(fù)可用，需要有檢驗(yàn)單；倉庫根據(jù)結(jié)案的委托單及其附送表單，自行更新ERP系統(tǒng)資料，進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)庫處理。

f，需要辦理退換貨的設(shè)備耗材及配件等，即刻辦理委托單同時更新《委托單記錄表》，請采購單位協(xié)助處理；采購單位對委托結(jié)案時，如退貨，則直接在委托單中注明即可結(jié)案；如換貨，則將到貨交由倉庫檢驗(yàn)，合格后才能結(jié)案委托單。倉庫根據(jù)結(jié)案的委托單和附屬表單，自行更新ERP系統(tǒng)資料，進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)庫處理。

g，需要辦理索賠的耗材（譬如未使用完畢的硒鼓）等，倉庫即刻辦理委托單同時更新《委托單記錄表》，請商務(wù)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)處理，耗材應(yīng)該封存；待商務(wù)團(tuán)隊(duì)結(jié)案后，再按要求對實(shí)物進(jìn)行處理。自制鼓入庫：

a，自制單位填寫《入庫單》并附《檢驗(yàn)單》，按既定流程送簽。

b，倉庫根據(jù)《入庫單》約定的時間，提前準(zhǔn)備庫存空間接收貨物。

c，倉庫稱重記錄信息并更新《硒鼓進(jìn)出及稱重記錄》后，收貨到專門庫房架位，倉庫更新ERP中的信息，備存《入庫單》和《檢驗(yàn)單》。采購?fù)藫Q貨返回入庫，等同“采購訂貨入庫流程”。4.2.24.3出庫及貨運(yùn)流程4.3.a，需求單位填寫《出庫單》，按既定流程送簽。b，倉庫根據(jù)表單要求的時間，進(jìn)行相應(yīng)的物品調(diào)動，同時根據(jù)緊急程度和貨運(yùn)等級，安排相應(yīng)的物流環(huán)節(jié)。如果出貨的是硒鼓，需要更新《硒鼓進(jìn)出及稱重記錄》。

c，倉庫在需求者確認(rèn)收到貨物后，更新ERP系統(tǒng)信息，備存《出/調(diào)庫單》及關(guān)聯(lián)表單。d，如果需要新購物品，倉庫開具《委托單》，并更新《委托單記錄表》，請采購進(jìn)行購買。4.3倉庫根據(jù)出貨的內(nèi)容，貨運(yùn)的等級，公司車的狀況，時間因素等，擇優(yōu)考慮選擇運(yùn)輸方式。統(tǒng)一辦理，統(tǒng)一計(jì)費(fèi)，更新《物流費(fèi)用記錄表》。項(xiàng)目經(jīng)理或其他需要公司安排車輛的，應(yīng)通報(bào)責(zé)任主管簽字或口頭確認(rèn)，由倉庫統(tǒng)一安排調(diào)度，倉庫更新《物流費(fèi)用記錄表》。同仁需要隨車搭送的，應(yīng)報(bào)倉庫知道，小件一般不計(jì)入統(tǒng)計(jì)，大型或較重的物品應(yīng)予以記錄備案，更新《物流費(fèi)用記錄表》。走快遞物流的，需求者應(yīng)自行填寫快遞單據(jù)，交責(zé)任主管或總經(jīng)理簽字，轉(zhuǎn)倉庫統(tǒng)一發(fā)送，倉庫更新《物流費(fèi)用記錄表》。4.3.4.4盤點(diǎn)流程4.4.a，盤點(diǎn)為半年度一次。

b，盤點(diǎn)由倉庫發(fā)起并負(fù)責(zé)，各部門協(xié)同實(shí)施。

c，盤點(diǎn)分為兩個階段，自盤和復(fù)盤，自盤階段各單位自行清查庫存狀況，復(fù)盤階段為跨部門抽查。d，抽查中存在的賬目差異，應(yīng)及時予以查找糾正，使用調(diào)庫單進(jìn)行關(guān)聯(lián)作業(yè)。4.4.24.5庫房管理4.5.1空間使用庫房應(yīng)按照《貨架編碼表》進(jìn)行統(tǒng)一編號區(qū)分倉別架位；《貨架編碼表》年度審議是否更新；物品碼放應(yīng)放入預(yù)定倉別架位，碼放整齊，井然有序，不得隨意置放；應(yīng)隨時掌握庫存空間情況，清楚了解每個倉別架位的使用狀況，實(shí)時更新《庫房利用率》報(bào)表；4.5.2環(huán)境衛(wèi)生1)，庫房要求防暴曬，防風(fēng)雨侵襲，屋頂不得漏雨，墻面不得滲水，室內(nèi)保持干燥通風(fēng)；2)，庫房內(nèi)部不得進(jìn)行辦公、飲食等活動；也不得在庫房使用加熱或高電阻類電子設(shè)備，以免引發(fā)火災(zāi)；4.5.3人員進(jìn)出庫房應(yīng)由專人負(fù)責(zé)鑰匙，備用鑰匙交直接主管負(fù)責(zé)。應(yīng)杜絕無關(guān)人員的進(jìn)出，確保庫存安全和賬目的精準(zhǔn)。4.5.4交接程序因請假，外出，離職等各項(xiàng)原因，倉庫管理員需要離開工作崗位的，應(yīng)進(jìn)行工作交接。填寫《工作交接單》，經(jīng)客服專員、采購專員以及工作承接者，四方確認(rèn)無誤，呈送總經(jīng)理核準(zhǔn)。[2013版本：因請假，外出，離職等各項(xiàng)原因，倉庫管理員需要離開工作崗位的，應(yīng)進(jìn)行工作交接。填寫《工作交接單》，經(jīng)直接主管確認(rèn)，呈送技術(shù)實(shí)施部主管核準(zhǔn)。]4.6料號編碼及維護(hù)4.6.1編碼規(guī)則表4.6登錄ERP，2bizbox系統(tǒng)A2進(jìn)銷存版本。新建料號。4.7表單及流程管理4.7.1由提出方或提案改善負(fù)責(zé)方草擬方案，由關(guān)聯(lián)部門（采購/技術(shù)實(shí)施/財(cái)務(wù)/倉庫）協(xié)商一致后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)生效。報(bào)批的資料需要有流程差異對比說明，新流程生效時間等。4.7涉及流程，則表單更新等同于流程更新，應(yīng)比照流程更新規(guī)則。不涉及流程，則表單更新應(yīng)由倉庫管理單位提出，知會關(guān)聯(lián)部門后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)生效。報(bào)批的資料需要有表單差異對比說明，新表單應(yīng)用時間等。編制/日期審批人/日期附件1入庫流程用戶填寫入庫申請單用戶填寫入庫申請單用戶部門主管審議需求倉庫確認(rèn)架位等空間狀況物流主管核準(zhǔn)需求倉庫開具項(xiàng)目委托單請技術(shù)實(shí)施團(tuán)隊(duì)協(xié)助檢測倉庫接收貨物檢驗(yàn)/登記/入庫，擺放端正是否大批量入庫NYNY權(quán)責(zé)單位公司員工/項(xiàng)目窗口/客戶窗口直接主管/部門主管倉管人員/物流專員物流專員/部門主管倉管人員/物流專員技術(shù)實(shí)施部門倉管人員/物流專員應(yīng)用表單入庫申請單入庫申請單委托單委托單記錄表項(xiàng)目委托單硒鼓進(jìn)出及稱重記錄檢驗(yàn)檢測單物流費(fèi)用記錄表入庫申請單附件2出庫及貨運(yùn)流程用戶填寫出庫申請單用戶部門主管用戶填寫出庫申請單用戶部門主管審議需求物流主管審議需求核準(zhǔn)需求倉庫處理需求出貨：登記/貨運(yùn)等級/貨運(yùn)記錄調(diào)貨：登記用戶或其代理人現(xiàn)場確認(rèn)收到物品系統(tǒng)確認(rèn)已調(diào)貨是否需要購買倉庫確認(rèn)庫存狀況-按單兌付-采購流程YNYNYN權(quán)責(zé)單位公司員工/項(xiàng)目窗口/客戶窗口直接主管/部門主管倉管人員/物流專員物流專員/部門主管權(quán)責(zé)主管倉管人員/物流專員采購部門應(yīng)用表單出庫申請單出庫申請單出庫申請單出庫申請單出庫申請單出庫申請單物流費(fèi)用記錄表硒鼓進(jìn)出及稱重記錄委托單委托單記錄表附件3盤點(diǎn)流程庫房準(zhǔn)備半年度盤點(diǎn)計(jì)劃總經(jīng)理庫房準(zhǔn)備半年度盤點(diǎn)計(jì)劃總經(jīng)理審議計(jì)劃營運(yùn)支持單位負(fù)責(zé)安排車輛及餐飲；技術(shù)實(shí)施單位負(fù)責(zé)安排復(fù)盤人員進(jìn)出客戶區(qū)域手續(xù)；庫房召開盤點(diǎn)結(jié)束會議，概述復(fù)盤狀況，總經(jīng)理到場結(jié)案YN庫房召開盤點(diǎn)會議，安排自盤階段時程各單位提列自盤情況并就差異予以說明和處理（調(diào)貨/損失）庫房召開盤點(diǎn)會議，安排復(fù)盤階段時程以及復(fù)盤人力庫房匯總盤點(diǎn)狀況權(quán)責(zé)單位物流專員/部門主管總經(jīng)理各部門各部門各部門各部門倉庫管理各部門應(yīng)用表單盤點(diǎn)計(jì)劃大綱（附件4）盤點(diǎn)表調(diào)貨申請報(bào)廢申請盤點(diǎn)表附件4盤點(diǎn)計(jì)劃大綱一、盤點(diǎn)時間安排步驟時間行動1，啟動會議2012-10-1正式通告盤點(diǎn)時間并確認(rèn)各單位盤點(diǎn)負(fù)責(zé)人2，凍結(jié)賬冊2012-10-6整理盤點(diǎn)表-詳細(xì)，截止17:00關(guān)賬拉盤點(diǎn)表，完畢后開賬3，自行盤點(diǎn)2012-10-7至2012-10-9各單位自盤4，糾正賬目2012-10-10至2012-10-15各單位就盤點(diǎn)差異自查并調(diào)整改正5，復(fù)盤會議2012-10-17通告自盤狀況并安排復(fù)盤時間和復(fù)盤人力需求，請各單位提出復(fù)盤人力6，凍結(jié)賬冊2012-10-25整理盤點(diǎn)表-抽檢，截止17:00關(guān)賬拉盤點(diǎn)表，完畢后開賬7，復(fù)查盤點(diǎn)2012-10-26安排一天進(jìn)行抽檢抽查，到實(shí)地抽檢8，總結(jié)會議2012-10-28召開總結(jié)會議，通報(bào)盤點(diǎn)狀況，總經(jīng)理督促整改等二、各團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人序號部門盤點(diǎn)負(fù)責(zé)人12三、盤點(diǎn)差異表的使用盤點(diǎn)差異表格式說明四、盤點(diǎn)人力需求1，自盤人力安排序號倉別架位現(xiàn)場管理者自盤人122，復(fù)盤人力安排序號倉別架位現(xiàn)場管理者自盤人復(fù)盤人12五、突發(fā)事件處理1，復(fù)盤人員的臨時請假；2，復(fù)盤人員無法進(jìn)入現(xiàn)場；3，其他種種……57710018030900120955790368228596330825771001803090012386576137399735760696577100180309001359457807757990251551257710018030900123875771649826018180515771001803090012138572131192158918326577100180309001235957903682236107605357710018030900123565761352861437917425771001803090012355575087869704693279170881003433552741012299443258333791708810034335527510186673293883200817088100343356107101581152501500522170881003433561081010001800598717321708810034335429510107419414268701717088100343356184101878660