檔案駐地檔案騙取工作流程

檔案駐地檔案騙取工作流程

加強(qiáng)檔案館的收集是豐富檔案的重要手段之一。全國(guó)各級(jí)各類(lèi)檔案館積極開(kāi)展檔案征集工作,不少行政區(qū),如安徽省、云南省、長(zhǎng)春市、吉林市、哈爾濱市、無(wú)錫市等,出臺(tái)了檔案征集的條例、辦法,規(guī)范檔案征集工作。(1)這些行政規(guī)章的出臺(tái),對(duì)加強(qiáng)、規(guī)范檔案征集工作,有效地保護(hù)和利用檔案是十分必要的。《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī)雖然對(duì)檔案征集有所規(guī)定,但涉及條款不多且較為原則,各省出臺(tái)的行政規(guī)章則較為具體。筆者工作在檔案征集崗位上,深感為了規(guī)范檔案征集工作,有必要在上述法規(guī)規(guī)章的基礎(chǔ)上進(jìn)一步認(rèn)真梳理檔案征集工作流程,制定工作規(guī)范。一、接收進(jìn)館行為有3個(gè)特定的檔案本文所說(shuō)檔案征集工作是指國(guó)家各級(jí)各類(lèi)檔案館將散存、散失的檔案接收進(jìn)館的行為(2)。本文所說(shuō)征集對(duì)象是指國(guó)家各級(jí)各類(lèi)檔案館有收集意向的散存、散失檔案。本文所探討的檔案征集工作,不包括檔案征集進(jìn)館后的整理、保管、利用環(huán)節(jié)。二、收集并確定收集對(duì)象具體地說(shuō)檔案征集工作就是各級(jí)各類(lèi)國(guó)家檔案館按照征集規(guī)劃(計(jì)劃)搜集征集線(xiàn)索、確定征集對(duì)象,經(jīng)過(guò)系列程序接收征集對(duì)象進(jìn)館,使征集對(duì)象成為檔案館藏品的過(guò)程。這一過(guò)程可以分為幾個(gè)環(huán)節(jié):一是制定征集規(guī)劃(計(jì)劃);二是發(fā)現(xiàn)征集對(duì)象后,檔案征集人員與征集對(duì)象持有人之間的互動(dòng)過(guò)程;三是對(duì)征集對(duì)象的評(píng)估鑒定及征集批準(zhǔn)過(guò)程;四是與征集對(duì)象持有人辦理征集手續(xù)的過(guò)程;五是檔案征集人員向館內(nèi)有關(guān)部門(mén)移交征集檔案及相關(guān)文件的過(guò)程。檔案征集工作的五個(gè)環(huán)節(jié)可以細(xì)化為12個(gè)工作步驟,征集工作可以按流程進(jìn)行(見(jiàn)圖1):三、文件收集過(guò)程的規(guī)范化管理規(guī)范征集工作,就是對(duì)征集工作流程和每個(gè)工作步驟的規(guī)范,需要制訂相關(guān)的制度、規(guī)定,作為檔案征集工作管理的依據(jù)。(1)明確原則,立足特點(diǎn),提高檔案搜集規(guī)劃科學(xué)性“檔案征集規(guī)劃”是檔案征集工作人員開(kāi)展征集工作的指引,也是對(duì)征集對(duì)象進(jìn)行評(píng)估、鑒定的根據(jù)。檔案征集規(guī)劃應(yīng)當(dāng)包括征集原則、征集范圍、征集方式、入藏標(biāo)準(zhǔn)等,應(yīng)明確在一個(gè)時(shí)間段內(nèi)的征集工作目標(biāo),包含征集重點(diǎn)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等內(nèi)容。在檔案征集規(guī)劃中應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)征集工作的一些基本原則:一是征集對(duì)象必須符合本館收藏范圍;二是征集對(duì)象必須來(lái)源明確,所有權(quán)清晰。開(kāi)展征集工作的檔案館一定要重視檔案征集規(guī)劃,這樣才可以避免征集工作的隨意性,達(dá)到補(bǔ)充館藏之不足,配合重點(diǎn)工作的目的。(2)原則二:將收集對(duì)象作“登記的規(guī)定”,為委托人辦理特定的不符合讓需規(guī)范的l提出人:檔案征集人員(2名以上);材料準(zhǔn)備:檔案征集人員負(fù)責(zé)。需準(zhǔn)備材料:

檔案征集意向書(shū)。此意向書(shū)用于確認(rèn)持有人出讓征集對(duì)象的意愿,并且該意愿完全出于自愿。意向書(shū)須載明征集對(duì)象的品名、年代、質(zhì)地、數(shù)量等基本情況;寫(xiě)明持有人的要求,包括價(jià)格、所有權(quán)方面的條件;登記持有人的聯(lián)系方式;需要持有人簽名。

征得持有人同意取回的征集對(duì)象或征集對(duì)象的圖片,取回征集對(duì)象原件的,需與持有人之間辦理借用手續(xù)。

征集對(duì)象的相關(guān)資料,包括持有人的口述材料。

檔案征集申請(qǐng)表。此表用于檔案征集人員提出征集建議,檔案館領(lǐng)導(dǎo)指定評(píng)估專(zhuān)家。(3)評(píng)估的基礎(chǔ)材料準(zhǔn)備:檔案征集人員負(fù)責(zé)。

檔案征集意向書(shū);

征集對(duì)象或征集對(duì)象的圖片;

檔案征集申請(qǐng)表。評(píng)估人:檔案館領(lǐng)導(dǎo)指定的館內(nèi)外專(zhuān)家。圖件的搜集和評(píng)估材料準(zhǔn)備:檔案征集人員負(fù)責(zé)。

檔案征集意向書(shū);

征集對(duì)象或征集對(duì)象的圖片;

征集對(duì)象的相關(guān)資料;

檔案征集申請(qǐng)表;

征集對(duì)象評(píng)估報(bào)告。鑒定人:檔案征集專(zhuān)家?guī)熘谐槿〉膶?zhuān)家。形成文件:征集對(duì)象專(zhuān)家鑒定會(huì)會(huì)議紀(jì)要,包括征集價(jià)格方面的建議。(5)檔案搜集和評(píng)估材料準(zhǔn)備:檔案征集人員負(fù)責(zé)。需準(zhǔn)備材料:

檔案征集意向書(shū);

征集對(duì)象的圖片;

征集檔案的相關(guān)資料;

檔案征集申請(qǐng)表;

征集對(duì)象評(píng)估報(bào)告;※征集對(duì)象專(zhuān)家鑒定會(huì)會(huì)議紀(jì)要;

檔案征集審批表。審批人:檔案館負(fù)責(zé)人。形成文件:檔案征集審批表。(6)檔案搜集和展示完成人:檔案征集人員與征集對(duì)象持有人。形成文件:檔案征集合同(協(xié)議),一式三份,持有人1份,檔案館2份。檔案征集合同須附有征集檔案清單,標(biāo)明征集檔案的名稱(chēng)、年代、質(zhì)地、數(shù)量等。(7)形成文件:檔案搜集、反征收移交人:征集對(duì)象持有人。接收人:檔案征集人員。形成文件:檔案征集收據(jù)、征集經(jīng)費(fèi)支付憑證。檔案征集收據(jù)須有征集檔案的詳細(xì)清單,并且與檔案征集合同所附的清單相吻合。(8)檔案搜集和設(shè)計(jì)。檔案收集主要有移交人:檔案征集人員。接收人:整理人員。移交時(shí)限:與持有人締約起10個(gè)工作日內(nèi)。移交內(nèi)容:征集檔案。征集文件:

檔案征集意向書(shū)(正本);

征集檔案的圖片;

征集檔案的相關(guān)資料;

檔案征集申請(qǐng)表(正本);

征集對(duì)象評(píng)估報(bào)告(正本);※征集對(duì)象專(zhuān)家鑒定會(huì)會(huì)議紀(jì)要(正本);

檔案征集審批表(正本);

檔案征集合同(協(xié)議)(正本);

檔案征集收據(jù)(正本);

征集經(jīng)費(fèi)支付憑證(副本)。形成文件:征集檔案點(diǎn)交紀(jì)錄表、檔案征集文件清單。(9)般社會(huì)其它評(píng)估報(bào)告副本歸檔人:檔案征集人員。接收人:財(cái)務(wù)人員。歸檔內(nèi)容:

征集對(duì)象評(píng)估報(bào)告(副本);※征集對(duì)象專(zhuān)家鑒定會(huì)會(huì)議紀(jì)要(副本);

檔案征集審批表(副本);

檔案征集合同(協(xié)議)(正本);

征集經(jīng)費(fèi)支付憑證(正本);

征集檔案點(diǎn)交紀(jì)錄表。(10)著錄整理和領(lǐng)導(dǎo)提交檔案情況移交人:整理人員。接收人:庫(kù)房管理人員。移交條件:已按征集檔案著錄整理要求完成著錄和整理工作。移交內(nèi)容:

征集檔案目錄;

征集檔案。形成文件:移交目錄、庫(kù)房接收登記表。(11)檔案搜集和反整體制度移交人:整理人員。接收人:業(yè)務(wù)檔案管理部門(mén)。歸檔內(nèi)容:

檔案征集意向書(shū)(正本);

征集對(duì)象的圖片;

征集檔案的相關(guān)資料;

檔案征集申請(qǐng)表(正本);

征集對(duì)象評(píng)估報(bào)告(正本);※征集對(duì)象專(zhuān)家鑒定會(huì)會(huì)議紀(jì)要(正本);

檔案征集審批表(正本);

檔案征集合同(協(xié)議)(正本);

征集經(jīng)費(fèi)支付憑證(副本);

征集檔案移交目錄(正本);

庫(kù)房接收登記表(正本)。集對(duì)象真實(shí)價(jià)值的驗(yàn)證獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)象:捐贈(zèng)檔案給檔案館的人士(或機(jī)構(gòu))。獎(jiǎng)勵(lì)方式:頒發(fā)收藏證書(shū),還可舉行捐贈(zèng)儀式,或給予一定金額的獎(jiǎng)金?！斑M(jìn)行評(píng)估”原則上由檔案征集人員提出征集建議,由館領(lǐng)導(dǎo)指派的獨(dú)立于檔案征集人員的專(zhuān)家提出評(píng)估意見(jiàn)?！罢匍_(kāi)專(zhuān)家鑒定會(huì)”并不是檔案征集工作必需的程序,只有當(dāng)單件或批量征集金額超過(guò)規(guī)定金額,或?qū)φ骷瘜?duì)象的真?zhèn)位蛘邇r(jià)值存在爭(zhēng)議的時(shí)候,才由檔案館或者征集對(duì)象持有人提請(qǐng)召開(kāi)專(zhuān)家鑒定會(huì)?！罢骷瘷n案移交整理”,整理人員可以由檔案征集人員兼任,也可以是獨(dú)立于征集人員的其他人員。筆者認(rèn)為,為了保證征集檔案及時(shí)交到檔案館,及時(shí)完成整理工作進(jìn)入庫(kù)房,由獨(dú)立于檔案征集人員的其他人員來(lái)完成征集檔案進(jìn)館后未能進(jìn)入庫(kù)房這一暫存時(shí)期的管理,更為穩(wěn)妥?！蔼?jiǎng)勵(lì)捐贈(zèng)”。獎(jiǎng)勵(lì)僅適用于持有人無(wú)償向檔案館捐贈(zèng)檔案的行為。為了達(dá)到規(guī)范的目的,在控制流程的基礎(chǔ)上,需要制定系列配套的制度和相應(yīng)的文本。需要制定的制度:(1)檔案征集評(píng)估鑒定工作管理規(guī)定;(2)檔案征集收購(gòu)定價(jià)及報(bào)批管理規(guī)定;(3)檔案征集工作歸檔管理規(guī)定;(4)捐贈(zèng)獎(jiǎng)勵(lì)辦法。需要制定的規(guī)范文本:(1)檔案征集意向書(shū);(2)征集對(duì)象借用表;(3)檔案征集申請(qǐng)表;(4)檔案征集評(píng)估表;(5)檔案征集審批表;(6)征集檔案接收表;(7)征集檔案收據(jù);(8)征集檔案點(diǎn)交記錄表;(9)征集檔案庫(kù)房接收登記表;(10)檔案征集合同(協(xié)議)范本;(11)收藏證書(shū)。四、規(guī)范和完善收集、科學(xué)記錄,規(guī)范原則現(xiàn)有的行政規(guī)章,如《安徽省檔案征集辦法》對(duì)征集人員的行為做出了規(guī)定:“檔案館征集檔案,應(yīng)當(dāng)有2名以上工作人員共同進(jìn)行。征集檔案時(shí),檔案征集人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)出示表明身份和工作任務(wù)的證明文件?！薄皺n案征集人員應(yīng)當(dāng)自征集完成之日起10日內(nèi)將征集到的檔案交檔案館。檔案館應(yīng)當(dāng)將征集的檔案登記造冊(cè)?！薄皺n案征集人員將征集的檔案據(jù)為己有的,由縣級(jí)以上地方人民政府檔案行政管理部門(mén)責(zé)令其交檔案館,并依法給予行政處分;造成損失的,依法賠償損失;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。”征集工作是一項(xiàng)政策性、技術(shù)性都很強(qiáng)的工作,檔案館可以在行政規(guī)章的基礎(chǔ)上,依據(jù)《檔案工作者職業(yè)道德準(zhǔn)則》和《國(guó)際博物館協(xié)會(huì)職業(yè)道德準(zhǔn)則》等,制訂《檔案征集人員行為規(guī)范》,對(duì)檔案征集人員提出道德、行為方面的要求:一是平等坦誠(chéng)地對(duì)待征集對(duì)象持有人。征集人員不能以欺騙等不良手段從持有人手中取得征集對(duì)象;二是必須認(rèn)真收集、科學(xué)記錄擬征集對(duì)象的原始資料;三是嚴(yán)格執(zhí)行新征集檔案移交制度;四是不得開(kāi)展與職務(wù)工作領(lǐng)域相同的私人收藏活