溫州市統(tǒng)計(jì)局檔案管理辦法

溫州市統(tǒng)計(jì)局檔案管理方法第一章總則第一條為實(shí)現(xiàn)我局檔案管理制度化、規(guī)范化、原則化，提高檔案當(dāng)代化管理水平和服務(wù)水平，以適應(yīng)統(tǒng)計(jì)改革和發(fā)展的需要。根據(jù)《檔案法》、《統(tǒng)計(jì)法》和國(guó)家、省、市檔案局有關(guān)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范的規(guī)定，結(jié)合我局的實(shí)際，制訂本制度。第二條局機(jī)關(guān)的檔案，是指局、隊(duì)過(guò)去和現(xiàn)在的從事統(tǒng)計(jì)管理、調(diào)查、分析和研究，及對(duì)本級(jí)和全市實(shí)施行政、業(yè)務(wù)管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)黨和政府、社會(huì)各界和局、隊(duì)有保存價(jià)值的多個(gè)文字、圖表、聲像等不同形式的歷史統(tǒng)計(jì)。第三條檔案是國(guó)家的貴重財(cái)富，各部門(mén)每個(gè)工作人員都有提供、保護(hù)我局檔案的職責(zé)和義務(wù)，應(yīng)維護(hù)檔案的完整和安全，自覺(jué)恪守本制度。檔案屬國(guó)家財(cái)產(chǎn)，任何人不得據(jù)為已有。人事檔案管理方法另行制訂。第四條各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作列入本部門(mén)的年度工作計(jì)劃，并貫徹到人，督促有關(guān)人員做好檔案收集、整頓工作。第五條我局機(jī)關(guān)檔案工作由局重要領(lǐng)導(dǎo)分管，辦公室主任具體負(fù)責(zé)，設(shè)綜合檔案室并配備專人管理。第六條我局的全部材料（干部檔案除外）均由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何處室和個(gè)人不得私自保存應(yīng)當(dāng)歸檔的文獻(xiàn)材料。第七條綜合檔案室任務(wù)（一）統(tǒng)一管理本單位多個(gè)門(mén)類和載體的檔案資料，確保檔案完整與安全。（二）對(duì)本單位各處室形成的文書(shū)（含收文、發(fā)文?。?、統(tǒng)計(jì)和會(huì)計(jì)等文獻(xiàn)材料的收集、整頓、立卷和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。檔案員還應(yīng)及時(shí)收集：重要的群眾來(lái)信及回復(fù)，人大、政協(xié)會(huì)議的提案、建議及回復(fù)，在報(bào)刊上以統(tǒng)計(jì)局名義公布的公報(bào)、公示、布告，以及榮譽(yù)材料、統(tǒng)計(jì)年鑒、資料匯編、聲像材料、大型普查資料匯編等。（三）制訂本單位檔案工作計(jì)劃、檔案管理各項(xiàng)制度以及檔案人員崗位責(zé)任制，并按規(guī)定對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定、銷毀。（四）編制多個(gè)檢索工具，編寫(xiě)檔案編研材料，做好日常查檔接待工作，不停提高檔案運(yùn)用價(jià)值，充足發(fā)揮檔案作用。（五）認(rèn)真做好檔案登記、統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)、精確向檔案行政管理部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)資料。（六）加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理，采用多個(gè)保管方法，做好“八防三無(wú)”工作。（七）按規(guī)定定時(shí)向市檔案館移交檔案。第二章立卷第八條本單位文書(shū)解決部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)上年度辦理完畢的含有保存價(jià)值的文獻(xiàn)材料，應(yīng)及時(shí)收集、整頓、組卷并向綜合檔案室推行歸檔手續(xù)，任何部門(mén)、個(gè)人不得據(jù)為已有。第九條立卷要遵照文獻(xiàn)材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文獻(xiàn)之間的有機(jī)聯(lián)系，分辨不同價(jià)值，便于保管和運(yùn)用。第十條立卷的文獻(xiàn)材料要按照規(guī)范化規(guī)定，做到書(shū)寫(xiě)工整、筆跡清晰、格式統(tǒng)一、圖象清晰，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水等不耐久筆跡材料。第十一條立卷的文獻(xiàn)材料應(yīng)齊全完整，能精確、真實(shí)地反映本單位工作活動(dòng)。第三章檔案分類、整頓和保管第十二條凡反映我局機(jī)關(guān)重要工作活動(dòng)中含有查考運(yùn)用價(jià)值的多個(gè)文字、圖表、聲像等載體的歷史統(tǒng)計(jì)，編輯出版的資料刊物等都應(yīng)按不同保管期限分門(mén)別類地進(jìn)行歸檔。第十三條我局檔案分文書(shū)檔案、統(tǒng)計(jì)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案和特種載體檔案五大門(mén)類。（一）文書(shū)檔案按《國(guó)家檔案法》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文解決方法》，立卷整頓歸檔。按年度、問(wèn)題、保管期限分類。（二）統(tǒng)計(jì)檔案準(zhǔn)時(shí)間、保管期限、問(wèn)題分處室立卷。統(tǒng)計(jì)檔案分二大類九屬類。大類為：統(tǒng)計(jì)報(bào)表類、統(tǒng)計(jì)資料匯編類。九屬類按統(tǒng)計(jì)專業(yè)處室劃為：（1）綜合平衡；（2）農(nóng)村；（3）工業(yè)和交通郵電業(yè)；（4）物資（能源）；（5）固定資產(chǎn)投資和建筑業(yè)；（6）貿(mào)易（商業(yè)）；（7）勞開(kāi)工資；（8）科技；（9）社會(huì)（三）會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)室人員負(fù)責(zé)，按會(huì)計(jì)檔案歸檔規(guī)定整頓立卷、裝訂，當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)部門(mén)保管。歸檔范疇涉及：各類會(huì)計(jì)報(bào)表、各類帳薄、各類憑證等。（四）科技檔案涉及基建檔案和設(shè)備檔案?；n案涉及我局有關(guān)基建工程的申請(qǐng)、有關(guān)部門(mén)的批復(fù)，基建任務(wù)計(jì)劃書(shū)、合同書(shū)、勘察設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)圖、竣工圖、驗(yàn)收證明及工程造價(jià)預(yù)決算等。設(shè)備檔案指價(jià)值面額在5000元以上的固定資產(chǎn)檔案，它是指辦公設(shè)備或工具的使用闡明書(shū)、產(chǎn)品合格證和保修單等?？萍紮n案在材料形成一種月內(nèi)交于綜合檔案室。（五）特種載體檔案涉及照片、錄音、錄像、軟盤(pán)、光盤(pán)和獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗等榮譽(yù)材料。（六）但凡反映我局重要統(tǒng)計(jì)活動(dòng)的、有運(yùn)用價(jià)值的聲像檔案應(yīng)歸檔。聲像檔案歸檔必須加注文字闡明，規(guī)定文字簡(jiǎn)潔、通順。錄音、錄像的文字闡明按內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、重要人物、拍攝者等要素。普通以錄音、錄像帶和自然盒為單位編寫(xiě)。照片的文字闡明涉及事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素，普通以照片的自然張為單位編寫(xiě)，底片和照片的影像必須相符，也應(yīng)歸檔。（七）榮譽(yù)檔案是指我局在工作中直接形成的，有保存價(jià)值的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、證書(shū)等特殊載體的統(tǒng)計(jì)，歸檔的榮譽(yù)材料必須是原件。歸檔的范疇：市委、市委辦公室、市政府、市政府辦公室、國(guó)家統(tǒng)計(jì)局、省統(tǒng)計(jì)局頒發(fā)的，以及統(tǒng)計(jì)科研、經(jīng)濟(jì)研究等方面榮獲市級(jí)以上獎(jiǎng)勵(lì)材料。（八）電子檔案是指各專業(yè)上報(bào)省統(tǒng)計(jì)局年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)，各縣（市區(qū)）及有關(guān)部門(mén)上報(bào)我局的年度匯總電子數(shù)據(jù)，以及多個(gè)普查、專項(xiàng)調(diào)查、抽樣調(diào)查中形成的電子數(shù)據(jù)和文書(shū)檔案解決中形成的電子檔案。電子檔案由各科室按電子檔案的歸檔管理規(guī)定移交。（電子檔案歸檔管理規(guī)定另行制訂）。第十四條檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)久、短期三種。長(zhǎng)久為十六年至五十年，短期為十五年下列。但凡反映本機(jī)關(guān)重要職能活動(dòng)，對(duì)本機(jī)關(guān)、地方建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)久使用價(jià)值的檔案列為永久保管。但凡反映本機(jī)關(guān)普通工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有查考使用價(jià)值的列為長(zhǎng)久保管。但凡較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考價(jià)值的列為短期保管。第十五條根據(jù)我局、省、市檔案局有關(guān)規(guī)定，我局統(tǒng)計(jì)會(huì)計(jì)檔案實(shí)施部門(mén)立卷，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向局檔案室移交，實(shí)施集中管理。第十六條重要文獻(xiàn)實(shí)施兩套制。在歸檔的文獻(xiàn)材料中，應(yīng)將每份文獻(xiàn)的正件和附件、印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文獻(xiàn)與原件，分別放在一起，不得分開(kāi)。卷內(nèi)文獻(xiàn)按內(nèi)容、時(shí)間排列；密不可分的文獻(xiàn)材料應(yīng)依序排列，即批復(fù)在前請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。第十七條卷內(nèi)文獻(xiàn)材料，按照文獻(xiàn)材料的內(nèi)容和作用及形成的規(guī)律、特點(diǎn)，保持文獻(xiàn)之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值精確地劃定保管期。第十八條卷內(nèi)文獻(xiàn)材料應(yīng)按排列次序，依次編頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一編在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角，背面的左上角；圖表和聲像材料等也應(yīng)在裝具上逐件編號(hào)。第十九條每卷案卷必須逐件打印卷內(nèi)文獻(xiàn)目錄，對(duì)的填寫(xiě)，卷內(nèi)目錄必須按統(tǒng)一格式文書(shū)檔案以件為單位填寫(xiě)歸檔文獻(xiàn)目的。第二十條有關(guān)卷內(nèi)文獻(xiàn)的狀況闡明，都應(yīng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)，若無(wú)狀況闡明每卷也應(yīng)填寫(xiě)立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間以示負(fù)責(zé)。第二十一條案卷封皮應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫(xiě)清晰，案卷題名要簡(jiǎn)要、確切地反映卷內(nèi)文獻(xiàn)材料內(nèi)容，普通涉及責(zé)任者、內(nèi)容、文種等，并用毛筆或鋼筆（黑墨水）書(shū)寫(xiě)，筆跡工整，清晰。文書(shū)檔案按歸檔文獻(xiàn)目錄封面內(nèi)容填寫(xiě)：涉及全宗名稱、年度、保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等。第二十二條檔案以卷、冊(cè)、盒三種形式為保管單位，文書(shū)、統(tǒng)計(jì)檔案分別按年代、問(wèn)題（表種）保管期限次序排列。第二十三條辦公室要定時(shí)檢查、研究檔案工作，及時(shí)添置必要的檔案設(shè)備，不停改善檔案寄存條件。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁煙火，做好“八防三無(wú)”，即防水、防盜、防塵、防蟲(chóng)、防火、防潮、防鼠、防強(qiáng)光；無(wú)蟲(chóng)蛀、無(wú)霉變、無(wú)差錯(cuò)。第二十四條庫(kù)房?jī)?nèi)箱柜做到排架整潔、不堆放與檔案無(wú)關(guān)的物品，并保持好庫(kù)房?jī)?nèi)整潔、衛(wèi)生。第二十五條非檔案室人員，未經(jīng)檔案人員允許，不得私自進(jìn)入檔案庫(kù)房。第二十六條庫(kù)內(nèi)檔案箱應(yīng)按不同保管期限分別排放有序，做到整潔美觀，查找方便，調(diào)閱后的案卷要及時(shí)放回原處。第四章檔案的移交、鑒定和銷毀第二十七條檔案工作人員因事長(zhǎng)時(shí)間外出或調(diào)離工作崗位，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，并貫徹好接替人員，辦好移交手續(xù)。同時(shí)妥善保管好檔案室鎖匙。第二十八條檔案實(shí)施定時(shí)移交。局檔案室向市檔案館移交檔案，普通以二十年左右移交一次。第二十九條各處室向局檔案室移交統(tǒng)計(jì)檔案、會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在第二年六月底前按歸檔要規(guī)定整頓立卷，保管期限是長(zhǎng)久的統(tǒng)計(jì)檔案、會(huì)計(jì)檔案在業(yè)務(wù)處室保存一年，一年后移交本單位綜合檔案室。榮譽(yù)檔案在第二年與統(tǒng)計(jì)文書(shū)一起移交。第三十條特種載體檔案。在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)，由負(fù)責(zé)攝、錄的人員將照片、底片、音帶、膠帶、實(shí)物及文字闡明整頓移交綜合檔案室。第三十一條移交的檔案必須是收集齊全、組卷對(duì)的。整頓有序、裝訂結(jié)實(shí)、書(shū)寫(xiě)規(guī)范的檔案。移交時(shí)應(yīng)隨附清冊(cè)一式兩份，交接雙方留存。第三十二條定時(shí)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，經(jīng)鑒定確無(wú)運(yùn)用價(jià)值的檔案，作銷毀解決。成立局檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)全局檔案鑒定和銷毀，編制鑒定報(bào)告及銷毀清冊(cè)。第三十三條需銷毀的檔案，由檔案室提出建議，編寫(xiě)銷毀清冊(cè)，由鑒定小組審查同意后，指派兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀檔案前，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀清冊(cè)的內(nèi)容與需銷毀的檔案與否一致。銷毀后，在銷毀清冊(cè)上簽字，銷毀清冊(cè)由局綜合檔案室歸全宗卷。第五章檔案的查閱與開(kāi)發(fā)運(yùn)用第三十四條我局各部門(mén)、單位工作人員查閱（復(fù)?。┡c其業(yè)務(wù)有關(guān)的沒(méi)有密級(jí)的檔案可向檔案室直接借閱（復(fù)印），辦理借閱手續(xù)，用后及時(shí)償還；查閱（復(fù)?。┯忻芗?jí)的檔案，須由辦公室主任同意，辦理登記手續(xù)，并只能在檔案室查閱，復(fù)印檔案要注明復(fù)印份數(shù)、使用范疇。第三十五條查閱黨組會(huì)議統(tǒng)計(jì)須經(jīng)局黨組書(shū)記同意，并只能在檔案室查閱。查閱會(huì)計(jì)檔案必須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意，方可查閱。外單位人員借閱檔案，應(yīng)憑介紹信，經(jīng)辦公室主任同意，辦理登記手續(xù)后查閱，一律不外借。第三十六條借閱人員要愛(ài)惜檔案，注意安全和保存，不得在案卷上劃圈劃線條、做記號(hào)、不得抽拆、損壞和轉(zhuǎn)借給無(wú)關(guān)人員翻閱，不得將檔案帶離我局辦公場(chǎng)合。第三十七條檔案室工作人員要嚴(yán)格按規(guī)定借閱檔案，熱情耐心，搞好服務(wù)。要及時(shí)催收外借檔案。要做好檔案運(yùn)用狀況的登記、統(tǒng)計(jì)工作。第三十八條綜合檔案室通過(guò)多個(gè)方式和途徑，科學(xué)地編制多個(gè)檢索工具和編研資料，主動(dòng)主動(dòng)地開(kāi)展檔案運(yùn)用工作，為本單位各項(xiàng)工作提供服務(wù)，并加強(qiáng)運(yùn)用效果反饋意見(jiàn)的收集、登記和宣傳工作。第六章檔案的保密和責(zé)任第三十九條有下列行為之一的，對(duì)直接負(fù)責(zé)人員和有關(guān)人員予以通報(bào)批評(píng)或依法予以行政處分；構(gòu)成犯罪的，由有關(guān)部門(mén)依法追究刑事責(zé)任；（一）損毀、丟失檔案的；（二）私自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國(guó)家全部的檔案的；（三）涂改、偽造檔案的；（四）倒賣(mài)檔案牟利或者將檔案賣(mài)給、贈(zèng)予給外國(guó)人的；（五）故意不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；（六）明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采用方法，造成檔案損失的；（七）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的；（八）在檔案使用、保管過(guò)程中泄密的。第四十條各部門(mén)、單位的會(huì)計(jì)檔案，各調(diào)查隊(duì)的文書(shū)檔案，每年上六個(gè)月由局辦公室牽頭，組織有關(guān)對(duì)各部門(mén)、單位自行管理的會(huì)計(jì)、文書(shū)檔案進(jìn)行檢查，檢查狀況進(jìn)行通報(bào)。各部門(mén)、單位保管的與檔案內(nèi)容相似的資料保管、使用，根據(jù)我局資料管理的保管、使用。第四十一條本方法從發(fā)文之日起施行，由辦公室負(fù)責(zé)詳釋。溫州市統(tǒng)計(jì)局文獻(xiàn)材料立卷歸檔制度為了把我局在工作中形成的含有運(yùn)用、保存價(jià)值的文獻(xiàn)材料較好地保存下來(lái)，便于保管、保密和運(yùn)用，根據(jù)《檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局的實(shí)際狀況，對(duì)我局文獻(xiàn)材料的立卷歸檔特作以下規(guī)定：一、歸檔范疇：1、凡我局在政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)等活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的多個(gè)文獻(xiàn)資料、圖表、聲像、盤(pán)片材料等（簡(jiǎn)稱文獻(xiàn)材料）。均屬于立卷歸檔的范疇。2、各類歸檔文獻(xiàn)范疇①上級(jí)機(jī)關(guān)的文獻(xiàn)。重要指上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的需要貫徹執(zhí)行的文獻(xiàn)。涉及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)本機(jī)關(guān)的講話批示；上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文獻(xiàn)。②我局文獻(xiàn)。反映本機(jī)關(guān)重要活動(dòng)和基本歷史面貌，有運(yùn)用價(jià)值的文獻(xiàn)。涉及：本機(jī)關(guān)制訂的統(tǒng)計(jì)法規(guī)文獻(xiàn)，解決重要問(wèn)題形成的文獻(xiàn)材料；我局召開(kāi)全區(qū)性會(huì)議的文獻(xiàn)；各類請(qǐng)示、報(bào)告，工作計(jì)劃和總結(jié)；機(jī)構(gòu)設(shè)立變動(dòng)干部任免，人事解決，表彰的市級(jí)以上先進(jìn)單位及個(gè)人，統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度，調(diào)查方案等。③同級(jí)機(jī)關(guān)和非附屬單位的文獻(xiàn)。非本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)，但需要執(zhí)行的法規(guī)性文獻(xiàn)，有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查本單位工作形成的文獻(xiàn)及機(jī)關(guān)間互相聯(lián)系，協(xié)商工作形成的重要往來(lái)文獻(xiàn)。二、不歸檔范疇：1、上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)供參閱的文獻(xiàn)，征求意見(jiàn)未定稿的文獻(xiàn)。2、我局文獻(xiàn)，重復(fù)的無(wú)查考運(yùn)用價(jià)值的，臨時(shí)性文獻(xiàn)，普通文獻(xiàn)的歷次修改稿，未生效的文獻(xiàn)。3、與我局業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的文獻(xiàn)，不需辦理的文獻(xiàn)和狀況反映等。三、歸檔規(guī)定：1、立卷歸檔要堅(jiān)持“少而全”、“全而精”的原則，從收集齊全的文獻(xiàn)材料中剔除不需立卷的文獻(xiàn)材料，應(yīng)歸檔的文獻(xiàn)材料種類（如請(qǐng)示與批復(fù)等）、份數(shù)以及每份文獻(xiàn)的頁(yè)數(shù)均應(yīng)收集齊全。2、歸檔的文獻(xiàn)材料應(yīng)遵照文獻(xiàn)材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文獻(xiàn)之間的親密聯(lián)系，分辨不同價(jià)值，便于保管、查找、運(yùn)用、鑒定。3、歸檔文獻(xiàn)應(yīng)齊全完整，已破損的文獻(xiàn)應(yīng)予修整，筆跡含糊或易退變的文獻(xiàn)應(yīng)予復(fù)制。整頓歸檔文獻(xiàn)所使用的書(shū)寫(xiě)材料，紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)規(guī)定。4、立好卷的案卷，應(yīng)按不同門(mén)類、載體和不同保管期限分別進(jìn)行排列，案卷排列為前后要保持一致，不要任意改動(dòng)；按案卷排列次序編制案卷號(hào)，以固定案卷位置。5、有關(guān)卷內(nèi)文獻(xiàn)材料的狀況闡明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)，備考表各欄均要按規(guī)定填寫(xiě)清晰，備考表應(yīng)置卷尾。6、立卷歸檔工作由我局綜合檔案室負(fù)責(zé)，各處室應(yīng)擬定一位同志負(fù)責(zé)文獻(xiàn)材料的收集、保管，協(xié)助做好立卷工作。三、歸檔時(shí)間：我局的文獻(xiàn)材料必須一年歸檔一次，不得有積存另散文獻(xiàn)材料。在第二年一、二月份前將上年需歸檔的文獻(xiàn)材料收集齊全，三月份開(kāi)始整頓、立卷，六月底前將立好卷的全部檔案移交我局檔案室，移交時(shí)要辦理好交接手續(xù)。具體規(guī)定以下：文獻(xiàn)在第二年6月前歸檔；會(huì)議文獻(xiàn)、重大活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔；統(tǒng)計(jì)檔案第二年上六個(gè)月內(nèi)可歸檔；會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)室保存一年后歸檔；設(shè)備檔案開(kāi)箱后1個(gè)月內(nèi)歸檔；基建檔案在項(xiàng)目竣工之后起3個(gè)月內(nèi)歸檔；特種載體檔案隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔；凡合同、合同含有法律效用的文獻(xiàn)生效之日起能夠歸檔；凡涉及重大機(jī)密、特殊意義的文獻(xiàn)材料隨時(shí)形成、隨時(shí)歸檔。四、立卷環(huán)節(jié)：1、按歸檔范疇把應(yīng)歸檔的文獻(xiàn)材料收集齊全。2、取出重份和不需要?dú)w檔的文獻(xiàn)材料，分辨保管期限。3、歸檔文獻(xiàn)能夠采用年度—問(wèn)題—保管期限進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。4、進(jìn)行卷內(nèi)文獻(xiàn)材料整頓，去除金屬物，對(duì)破損的文獻(xiàn)材料進(jìn)行裱糊，筆跡不符規(guī)定的應(yīng)復(fù)制，并與原件一并立卷。5、歸檔文獻(xiàn)目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制時(shí)間。歸檔文獻(xiàn)目錄封面能夠視需要設(shè)立全宗目錄、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等項(xiàng)目。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫(xiě)時(shí)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。五、歸檔質(zhì)量規(guī)定1、歸檔材料規(guī)定完整、齊全、成套。底稿（定稿）與正本、請(qǐng)示與批復(fù)（批復(fù)在前、請(qǐng)示在后）成套歸檔、一項(xiàng)工作、一次會(huì)議、一種課題、一種項(xiàng)目成套歸檔。2、凡有錄音、錄象、照片的文字材料要與各載體的檔案一并歸檔。計(jì)算機(jī)軟盤(pán)根據(jù)有關(guān)規(guī)定要復(fù)制一份文字材料一并歸檔。3、歸檔材料內(nèi)容真實(shí)、可靠、保持原始性。紙張質(zhì)量和規(guī)格符合規(guī)范規(guī)定，筆跡材料含有耐久性，杜絕圓珠筆、鉛筆、彩色筆和純墨水筆書(shū)寫(xiě)的材料歸檔。4、歸檔文獻(xiàn)材料必須通過(guò)系統(tǒng)整頓、遵照文獻(xiàn)材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文獻(xiàn)材料之間的有機(jī)聯(lián)系，通過(guò)鑒定，劃分保管期限，便于保管和運(yùn)用。檔案管理工作制度第一條根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定，為加強(qiáng)我局機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)管理，更加好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)，特制訂本制度。第二條我局機(jī)關(guān)檔案工作，是局機(jī)關(guān)工作的構(gòu)成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)我局機(jī)關(guān)和我市統(tǒng)計(jì)事業(yè)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。我局各處室都要重視檔案工作。第三條我局機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的文書(shū)、統(tǒng)計(jì)、會(huì)計(jì)等全部檔案，均由局綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。第四條局綜合檔案室的基本任務(wù)是：（一）對(duì)我局機(jī)關(guān)各處室形成的文書(shū)（含收文、發(fā)文?。?、統(tǒng)計(jì)和會(huì)計(jì)等文獻(xiàn)材料的收集：重要的群眾來(lái)信及回復(fù)，人大政協(xié)會(huì)議的提案、建議及回復(fù)，在報(bào)刊上以統(tǒng)計(jì)局名義公布的公示、布告等，榮譽(yù)材料、統(tǒng)計(jì)年鑒、資料匯編、聲像材料、大型普查資料匯編等。（二）負(fù)責(zé)管理我局機(jī)關(guān)的文書(shū)、統(tǒng)計(jì)和會(huì)計(jì)等全部檔案，主動(dòng)提供運(yùn)用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。（三）按規(guī)定定時(shí)向市檔案館移交檔案第五條我局綜合檔案室在局長(zhǎng)的直接領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室指定人員兼職管理。檔案業(yè)務(wù)工作受市檔案局和省統(tǒng)計(jì)局檔案業(yè)務(wù)管理部門(mén)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第六條我局機(jī)關(guān)各處室形成的文獻(xiàn)材料、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)資料應(yīng)根據(jù)我局文獻(xiàn)立卷歸檔制度規(guī)定的規(guī)定，做好收集、整頓和立卷工作，定時(shí)向局綜合檔案室移交。即文書(shū)檔案在辦公室保存一年后移交，專業(yè)檔案在各專業(yè)處保存二年后移交。但專業(yè)檔案中的定時(shí)統(tǒng)計(jì)報(bào)表的匯總表和基層表、普通的一次性調(diào)查基層表，由各專業(yè)處自行作短期保管；人事檔案由有關(guān)人員自行歸檔，永久保管，工作變動(dòng)時(shí)做好移交。另外，黨組會(huì)議統(tǒng)計(jì)本和局長(zhǎng)辦公會(huì)議、局務(wù)會(huì)議統(tǒng)計(jì)本，亦應(yīng)交檔案室統(tǒng)一保管。第七條我局綜合檔案室制訂檔案運(yùn)用制度。既要主動(dòng)主動(dòng)地開(kāi)展檔案的運(yùn)用工作，提高得用效果，又要根據(jù)檔案的機(jī)密程度，規(guī)定不同的審批手續(xù)。第八條我局機(jī)關(guān)各處室必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的保密、保衛(wèi)規(guī)定，建立檔案保密安全制度，確保檔案和檔案機(jī)密的安全。第九條局綜合檔案室要對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、運(yùn)用等狀況進(jìn)行登記統(tǒng)計(jì)。暫由有關(guān)處室保管的檔案，也應(yīng)對(duì)運(yùn)用狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定時(shí)由綜合檔案室匯總，按規(guī)定向市檔案局報(bào)送檔案工作基本狀況統(tǒng)計(jì)表。第十條局機(jī)關(guān)對(duì)檔案的管理、運(yùn)用成績(jī)明顯的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。檔案鑒定、銷毀制度一、成立局檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)全局檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)和組織實(shí)施工作，任何部門(mén)和個(gè)人不得私自對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。二、檔案的鑒定根據(jù)《檔案法》、檔案行政管理部門(mén)前關(guān)規(guī)定及本單位《檔案保管期限表》，逐卷或逐件進(jìn)行。三、鑒定辦法：以鑒定人員對(duì)每卷檔案進(jìn)行實(shí)步審視，寫(xiě)出鑒定意見(jiàn)，然后送鑒定小組復(fù)審鑒定。四、需銷毀的檔案，由檔案室提出建議，編寫(xiě)銷毀清冊(cè)，由檔案鑒定小組寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告后，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意并報(bào)主管單位備案后方可執(zhí)行。五、監(jiān)銷人員在銷毀檔案前，認(rèn)真核對(duì)銷毀清冊(cè)的內(nèi)容與需銷毀的檔案與否一致。銷毀后，在銷毀清冊(cè)上簽字，銷毀清冊(cè)由局綜合檔案室歸全宗卷。六、如違反以上規(guī)定，將視情節(jié)輕重，予以經(jīng)濟(jì)或行政處分。檔案借閱制度為充足發(fā)揮檔案的作用，確保檔案現(xiàn)有效的提供運(yùn)用，又使檔案不損壞、不丟失，特制訂本制度。一、檔案材料普通只準(zhǔn)在閱覽室內(nèi)借閱，未經(jīng)同意不得外借。二、凡借閱檔案，須填寫(xiě)“檔案借閱登記單”。復(fù)印檔案須有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。三、外單位借閱檔案要持介紹信，登記借閱人員狀況，借閱目的、范疇，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可借閱。四、借閱者要愛(ài)惜檔案，不準(zhǔn)私自摘錄、復(fù)印，更不得拆開(kāi)、調(diào)換、涂改或在檔案上圈點(diǎn)、抽頁(yè)等。五、會(huì)計(jì)檔案原則上不外借，如有特殊需要，須經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)同意，方可借閱。六、償還檔案時(shí)，檔案管理員必須具體檢查，且雙方交接清晰，并在借閱登記上進(jìn)行注銷。檔案開(kāi)發(fā)利用制度一、檔案室要主動(dòng)開(kāi)發(fā)檢索工具，使其滿足運(yùn)用者需要，要建立總目錄、分類目錄、聲像檔案目錄，運(yùn)用計(jì)算機(jī)開(kāi)發(fā)專項(xiàng)目的、重要文獻(xiàn)目錄、文號(hào)目錄等。二、檔案人員要熟悉所管范疇檔案及有關(guān)業(yè)務(wù)，要主動(dòng)提供運(yùn)用服務(wù)，檔案員調(diào)卷要快速、精確，服務(wù)態(tài)度優(yōu)良，爭(zhēng)取查全率、查準(zhǔn)率達(dá)98%以上。三、檔案人員要能夠及時(shí)理解運(yùn)用者需要，主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)，要采用多個(gè)形式主動(dòng)服務(wù)。四、要主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，進(jìn)行深層次加工。要有通用性編研成果，如組織沿革、大事記、全宗介紹等。五、檔案人員要認(rèn)真做好運(yùn)用效果反饋統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)制度一、建立健全科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)制度，精確反映本單位檔案工作的真實(shí)狀況，不停提高檔案工作水平，充足發(fā)揮檔案在統(tǒng)計(jì)工作中的作用。二、本單位檔案工作由綜合檔案室負(fù)責(zé)。三、檔案統(tǒng)計(jì)工作必須堅(jiān)持精確、及時(shí)、全方面、科學(xué)的原則，如實(shí)反映，使檔案統(tǒng)計(jì)工作科學(xué)化。四、認(rèn)真做好基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整頓、鑒定、保管數(shù)量和檔案運(yùn)用狀況都必須登記，并對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行科學(xué)分析，為提高檔案管理水平和運(yùn)用效率提供根據(jù)。檔案庫(kù)房管理制度一、檔案庫(kù)房必須采用必要的方法，維護(hù)檔案的完整、安全、盡量延長(zhǎng)檔案的壽命。二、庫(kù)房設(shè)立要符