工廠采購精細(xì)化管理手冊

工廠采購精細(xì)化管理手冊Factoryprocurementrefinedmanagementmanual制作人：謝艷君目錄

一.采購管理組織設(shè)計(jì)與崗位職責(zé)

二.采購計(jì)劃與預(yù)算管理

三.供應(yīng)商管理

四.采購招標(biāo)管理

六.采購談判管理

五.采購價(jià)格管理

七.采購合同管理

八.采購質(zhì)量控制

十三.采購方式管理

十二.采購稽核管理

十一.采購成本控制工具

十.采購作業(yè)績效管理

九.采購交期控制一.采購管理組織設(shè)計(jì)與崗位職責(zé)第一節(jié)工廠采購組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)1.大型工廠采購組織結(jié)構(gòu)2.中型工廠采購組織結(jié)構(gòu)3.小型工廠采購組織結(jié)構(gòu)4.工廠國際采購組織結(jié)構(gòu)第二節(jié)工廠采購崗位職責(zé)說明1.采購部門的崗位職責(zé)說明

任職資格.職責(zé)內(nèi)容.考核指引采購總監(jiān)采購主管采購專員訂單處理員材料控制專員二.采購計(jì)劃與預(yù)算管理第一節(jié)采購需求分析1.采購需求分析要點(diǎn)：采購需求預(yù)測：

采購專員負(fù)責(zé)收集工廠各部門的采購新要求，統(tǒng)計(jì)需要物資的規(guī)格.數(shù)量和需求時(shí)間等信息，漿砌匯總后提交給采購主管。統(tǒng)計(jì)物資需求：

目的在于分析市場調(diào)查結(jié)果.工廠采購歷史記錄等信息資料，預(yù)測下一時(shí)期工廠的采購物資數(shù)量.價(jià)格等因素，為采購需求的制定和修正提供參考依據(jù)。

編制需求計(jì)劃：

需求物資的類別.數(shù)量.金額等都應(yīng)詳細(xì).明確。需求對比分析調(diào)整需求計(jì)劃2.采購分析流程：根據(jù)采購需求分析組建流程3.采購預(yù)測管控規(guī)定：為了更好地掌握采購市場變化趨勢，降低采購成本，提高采購管理水平，特制的規(guī)定。二.采購計(jì)劃與預(yù)算管理第二節(jié)采購計(jì)劃編輯1.采購計(jì)劃編制要點(diǎn)：①明確編制依據(jù)：如年度經(jīng)營計(jì)劃.年度生產(chǎn)計(jì)劃.用料清單.生產(chǎn)效率②制定采購計(jì)劃.③采購計(jì)劃分解.④采購計(jì)劃變更2.采購計(jì)劃編制流程：開始分析相關(guān)資料收集庫存信息編制采購計(jì)劃執(zhí)行采購存檔結(jié)束3.采購計(jì)劃變更流程采購數(shù)量計(jì)算方案MRP采購計(jì)劃編制方案4.采購計(jì)劃編制規(guī)范：為加強(qiáng)對采購計(jì)劃的管理，規(guī)范采購計(jì)劃編制工作，確保工廠生產(chǎn)活動(dòng)順利.有序進(jìn)行。第三節(jié)采購預(yù)算編輯1.建立預(yù)算決策機(jī)構(gòu)收集相關(guān)信息編制預(yù)算草案進(jìn)行試算平衡購預(yù)算審批采購預(yù)算分析采購預(yù)算變更第四節(jié)采購計(jì)劃執(zhí)行選擇采購方式計(jì)劃具體執(zhí)行評價(jià)與改進(jìn)匯總：

采購需求分析采購計(jì)劃編輯采購預(yù)算編輯采購計(jì)劃執(zhí)行三.供應(yīng)商管理供應(yīng)商考核評級：考核準(zhǔn)備工作（指標(biāo).項(xiàng)目）組建考核小組（各部門相關(guān)人員）考核內(nèi)容設(shè)計(jì)（履約情況.價(jià)格.交期.服務(wù).質(zhì)量）考核工作實(shí)施（信息真實(shí).可靠）供應(yīng)商評級（A.B級）評級結(jié)果運(yùn)用（增加訂單.長期合作.索賠.停止采購）供應(yīng)商開發(fā)選擇：市場調(diào)查（規(guī)模.環(huán)境）編制開發(fā)計(jì)劃（確定本時(shí)期的供應(yīng)商開發(fā)目標(biāo)）收集供應(yīng)商資料（調(diào)查表.財(cái)務(wù)狀況.質(zhì)量驗(yàn)收資質(zhì)等）供應(yīng)商調(diào)查（現(xiàn)場考察.樣品測試）

供應(yīng)商評選：擬定候選名單組建評審小組樣品測試制評估溝通判斷評選合作供應(yīng)商（企業(yè)信譽(yù).企業(yè)文化.價(jià)格）（雷達(dá)圖分析法.指標(biāo)評分法）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)：定期有效溝通及時(shí)解決沖突維護(hù)良好關(guān)系工作總結(jié)與改進(jìn)沖突預(yù)防建立長期合作伙伴關(guān)系四.采購招標(biāo)管理第一節(jié)工廠采購招標(biāo)：組建招標(biāo)委員會（應(yīng)由各采購需求部門的帶班人員.采購部招標(biāo)負(fù)責(zé)人員，以及能夠提供相關(guān)技術(shù).質(zhì)量.法律等人員組成）招標(biāo)準(zhǔn)備工作（建立相關(guān)制度.委托有相應(yīng)資質(zhì)的招標(biāo)代理，招標(biāo)立項(xiàng)通過后執(zhí)行，編制地標(biāo)嚴(yán)格保密）發(fā)布招標(biāo)公告（招標(biāo)公告明確工廠名稱.地址.招標(biāo)項(xiàng)目的行政.數(shù)量.實(shí)施地點(diǎn).時(shí)間等）資格預(yù)審（收集投標(biāo)者的申報(bào)信息，對其能力資格等進(jìn)行審查）開標(biāo)與評標(biāo)（最低標(biāo)價(jià)法.綜合標(biāo)價(jià)法）定標(biāo)（發(fā)送中標(biāo)函）該過程中還包含：招標(biāo)制度.招標(biāo)文件編寫.招標(biāo)過程控制.招標(biāo)評審內(nèi)容.招標(biāo)爭議管理.相關(guān)說明.附則.招標(biāo)文件編輯.審核。五.采購價(jià)格管理第一節(jié)采購詢價(jià)管理1.采購價(jià)格調(diào)查要點(diǎn)：①準(zhǔn)備調(diào)查資料②編寫調(diào)查方案③價(jià)格調(diào)查實(shí)施其中采購價(jià)格的種類有：送達(dá)價(jià).出廠價(jià).現(xiàn)金價(jià).期票價(jià).凈價(jià).毛價(jià).現(xiàn)貨價(jià).合約價(jià).定價(jià).實(shí)價(jià)等。采購調(diào)查的內(nèi)容包含：物資市場價(jià)格.品牌知名度.物資的性質(zhì).物資的銷售量.其他方面等。2.詢價(jià)議價(jià)的實(shí)施要點(diǎn)：①組建議價(jià)小組②編制詢價(jià)文件③收集.分析供應(yīng)商報(bào)價(jià)④確定議價(jià)供應(yīng)商⑤議價(jià)準(zhǔn)備⑥談判議價(jià)詢價(jià)文件主要內(nèi)容有：物資的品名與規(guī)格.采購數(shù)量.品質(zhì)要求.交貨期.包裝.付款條件.送貨地點(diǎn)與交貨方式.相關(guān)人員聯(lián)系方式.供應(yīng)商報(bào)價(jià)到期日.保密協(xié)議的簽署文件.售后服務(wù)與保證期限要求等。采購價(jià)格的分析方法有：最低價(jià)格分析法.數(shù)量折扣分析法.固定成本分析法.可變成本分析法.產(chǎn)品成本分析法。第二節(jié)采購低價(jià)控制1.供應(yīng)商定價(jià)策略：①折扣定價(jià)策略②地區(qū)定價(jià)策略③心里定價(jià)策略④差別定價(jià)策略⑤新產(chǎn)品定價(jià)策略⑥產(chǎn)品組合定價(jià)策略五.采購價(jià)格管理2.采購低價(jià)控制要點(diǎn)：①收集信息資料②確定采購低價(jià)③歸檔與應(yīng)用采購低價(jià)確認(rèn)方法有：實(shí)績法.目標(biāo)價(jià)格法.橫向比較法.應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)法.價(jià)格比較法.市場價(jià)格法.制造商價(jià)格法.實(shí)際成本法.科學(xué)簡易算法.采購價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)法等。第三節(jié)采購價(jià)格管理體系1.采購價(jià)格審議要點(diǎn)①組建審議小組②審議供應(yīng)商報(bào)價(jià)③傳達(dá)審議結(jié)果2.采購價(jià)格調(diào)整控制要點(diǎn)①提交調(diào)整申請②價(jià)格審議③執(zhí)行審議結(jié)果六.采購談判管理1.采購談判準(zhǔn)備要點(diǎn)：①組建議價(jià)小組②收集談判資料③制定談判方案④安排具體事宜⑤談判模擬與改進(jìn)收集的談判資料有：己方需求（物資的數(shù)量.規(guī)格.性質(zhì).低價(jià)）.供方信息（信譽(yù).信用）.市場情況（趨勢）等。正式談判前，可以組織進(jìn)行談判模擬，以熟練掌握談判技巧和發(fā)現(xiàn)潛在問題，并擬定相應(yīng)對策，并做好相關(guān)安排。供應(yīng)商發(fā)盤交易價(jià)格付款方式其他交易條件2.采購談判實(shí)施要點(diǎn)：①交流信息②判斷和解決分歧③達(dá)成共識點(diǎn)④結(jié)束談判并簽訂合同談判小組還盤贊同內(nèi)容反對內(nèi)容協(xié)商內(nèi)容提出回復(fù)3.采購談判執(zhí)行細(xì)則：①目的②適用范圍③職責(zé)分工④采購談判的使用條件⑤明確采購談判任務(wù)

⑥談判執(zhí)行原則⑦采購談判的內(nèi)容⑧采購談判執(zhí)行方式⑨詢盤⑩發(fā)盤.還盤.簽訂合同4.采購談判議價(jià)方案：①議價(jià)準(zhǔn)備②實(shí)施議價(jià)③議價(jià)中出價(jià)技巧④議價(jià)中的還價(jià)技巧⑤議價(jià)結(jié)果處理

六.采購談判管理出價(jià)技巧策略有：低開策略.影子報(bào)價(jià).探知臨界價(jià)格等。議價(jià)還價(jià)技巧策略有：價(jià)格彈性.化零為整.改變計(jì)量單位.更換談判人員.敲山震虎等。5.采購談判讓步方案：①目的：為了規(guī)范采購活動(dòng)中的讓步標(biāo)準(zhǔn).讓步對像寄讓步實(shí)施方法，提高談判效率，降低采購成本，特制的方案。②談判讓步原則:謹(jǐn)慎原則.匯報(bào)原則.關(guān)鍵原則。③讓步實(shí)施策略：拒絕讓步策略.互惠互利讓步策略.承諾預(yù)期讓步策略。④讓步實(shí)施技巧：避免太快接受對方的條件.談判人員要注意自己形象等。⑤對方讓步策略應(yīng)對：識別小恩小惠.識別供應(yīng)商價(jià)格底線。6.采購談判禮儀規(guī)范：①目的：為規(guī)范談判人員的行為舉止，尊重談判對方，保證采購談判的順利進(jìn)行，特制的規(guī)定。②談判人員的儀容儀表要求。③談判過程中的商務(wù)禮儀七.采購合同管理1.采購合同簽訂：采購合同擬訂要點(diǎn)明確談判結(jié)果.擬訂合同草案.審核修改.編制正式合同.簽訂合同.合同存檔與管理。2.采購合同執(zhí)行：下達(dá)采購訂單.采購訂單跟蹤.貨物質(zhì)量驗(yàn)收.合同款項(xiàng)支付.合同變更.合同糾紛處理.采購合同解除。3.采購合同執(zhí)行辦法：總側(cè).執(zhí)行程序（編制采購訂單.跟蹤訂單執(zhí)行.驗(yàn)收采購物資.辦理付款手續(xù)）.采購合同執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)（法律約束.執(zhí)行紀(jì)律管理.執(zhí)行過程中的合同變更.采購合同付款方式規(guī)定.采購合同糾紛處理.采購個(gè)體執(zhí)行紀(jì)律）.附則。4.采購合同糾紛處理案引發(fā)糾紛的情況.糾紛處理流程.糾紛處理措施。貨款知支付不貨款知支付不及時(shí).沒有按時(shí)交貨.質(zhì)量不合格等。不合格等。八.采購質(zhì)量控制1.采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定要點(diǎn)：①物資分類分析：如食品.飲料.飲酒類.紡織.皮革.木材制品.化學(xué)藥品.金屬類.機(jī)械設(shè)備類.儀器類等。

②確定技術(shù)規(guī)格③編制采購標(biāo)準(zhǔn)④下發(fā)執(zhí)行

2.采購標(biāo)準(zhǔn)編制規(guī)范：①總則：目的.使用范圍.人員職責(zé).名詞解釋②采購標(biāo)準(zhǔn)編制要求：編制原則.依據(jù).采購標(biāo)準(zhǔn)簡明.完整

③采購標(biāo)準(zhǔn)的主要內(nèi)容：物資類型.品名和編號.使用和入庫時(shí)間要求.供應(yīng)商選擇建議.質(zhì)量要求.數(shù)量要求.最高限價(jià)

.審批程序④采購標(biāo)準(zhǔn)最終形式：采購表單文件.采購標(biāo)準(zhǔn)手冊.電子化采購標(biāo)準(zhǔn)⑤附則

第一節(jié)采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定第二節(jié)委托加工控制1.委托加工質(zhì)量控制要點(diǎn)：①收集廠商信息②選擇委托廠商③質(zhì)量評估④簽訂委托加工合同⑤委托加工制程監(jiān)控⑥委托加工產(chǎn)品驗(yàn)收

委托加工制程監(jiān)控要點(diǎn)委托加工進(jìn)程加工程序標(biāo)準(zhǔn)委托加工質(zhì)量3.委托加工質(zhì)量控制方案：①背景②適用范圍③人員職責(zé)④委托加工的時(shí)機(jī)和分類⑤委托加工廠商的選擇⑥委托加工制程質(zhì)量控制⑦委托加工產(chǎn)品質(zhì)量驗(yàn)收八.采購質(zhì)量控制4.委托加工制程質(zhì)量管理制度：①總則：目的.適用范圍.人員職責(zé)

②委托加工制程質(zhì)量控制要點(diǎn)：生產(chǎn)環(huán)境監(jiān)控.生產(chǎn)人員資格要求.生產(chǎn)原料檢驗(yàn).生產(chǎn)工藝流程檢驗(yàn).生產(chǎn)質(zhì)量檢查③委托加工制程質(zhì)量控制實(shí)施：加強(qiáng)現(xiàn)場管理.及時(shí)反饋信息.提供技術(shù)支持.緊急情況處理.制程控制記錄

④附則第三節(jié)采購驗(yàn)收實(shí)施1.采購驗(yàn)收實(shí)施要點(diǎn)：①驗(yàn)收準(zhǔn)備（驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)文件）②接收物料③物料檢驗(yàn)（感官鑒定法.理化鑒定法）:外觀檢查.數(shù)量驗(yàn)收.質(zhì)量驗(yàn)收.檢驗(yàn)操作及報(bào)告④驗(yàn)收結(jié)果處理（不合格處理：補(bǔ)交處理.拒收并退貨換貨處理.返工處理.特殊處理.全檢處理）八.采購質(zhì)量控制第四節(jié)不合格購品處理1.不合格購品處理要點(diǎn)：①編制處理方法②判斷不合格購品③制定處理意見④實(shí)施不合格購品處理不合格購品處理：發(fā)現(xiàn)不合格購品.上報(bào)處理.返修或返工.讓步接收.退貨或拒收.報(bào)廢處理。第五節(jié)采購質(zhì)量改善①背景②相關(guān)人員：采購部.質(zhì)量管理部.工藝技術(shù)部.人力資源部③提升采購人員素質(zhì)④提供供應(yīng)商水平（供應(yīng)商選拔管理.供應(yīng)商的改進(jìn)管理）⑤加強(qiáng)采購質(zhì)量控制：準(zhǔn)備采購相關(guān)資料.談判和簽署采購合同.采購物資到貨檢驗(yàn)九.采購交期控制1.采購跟催實(shí)施要點(diǎn)①跟蹤訂單狀況②確定跟催策略與方法③各階段跟催工作（下單階段.生產(chǎn)階段.交貨階段）④訂單異常處理（交期異常.品質(zhì)異常.下單異常.突發(fā)異常）跟催工作方法：訂單跟催（聯(lián)單法.統(tǒng)計(jì)法）.定期跟催.善用物料跟催表.運(yùn)用物料跟催箱2.交期控制降低供應(yīng)商接單的變化性縮短行政作業(yè)時(shí)間縮短供應(yīng)商生產(chǎn)準(zhǔn)備時(shí)間及時(shí)供貨采購讓供應(yīng)商管理庫存工作應(yīng)該做好與供應(yīng)商的溝通工作，減少訂單的變化，避免因訂單數(shù)量.交貨日期頻繁變動(dòng)而導(dǎo)致供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)程無法滿足要求。采購部與供應(yīng)商共同努力，通過良好的溝通.正確的信息傳遞以及有效的作業(yè)流程來降低行政作業(yè)時(shí)間。主要方式有：購買新機(jī)器貨變更設(shè)備的設(shè)計(jì)；使用電動(dòng)或氣動(dòng)輔助設(shè)備；通過作業(yè)工程，進(jìn)行工作流程分析改善；使用標(biāo)準(zhǔn)工具等。通過選擇合理的運(yùn)輸途徑.運(yùn)輸模式降低運(yùn)送模式，降低運(yùn)送時(shí)間，必要時(shí)可優(yōu)先選擇當(dāng)?shù)氐墓?yīng)商。及時(shí)供應(yīng)采購，使用這種采購方式有利于減少庫存，從而降低成本。讓供應(yīng)商承擔(dān)庫存管理責(zé)任，是一種新興的采購交期管控方法，通過這種方法，供應(yīng)商可以清晰了解庫存現(xiàn)狀，從而正確調(diào)整供貨頻率。九.采購交期控制3.交期延誤處理要點(diǎn)①分析延誤原因：排查供應(yīng)商.工廠以及雙方溝通等因素，并確定交期延誤責(zé)任方。②擬定解決方案：工廠自身原因.供應(yīng)商原因.雙方溝通原因.其他原因。③溝通協(xié)商解決繼續(xù)履行解決合同、責(zé)令對方賠償損失采取補(bǔ)救措施④工作改善責(zé)任方造成交期延誤的原因供應(yīng)商1.接單量超過生產(chǎn)能力2.技術(shù).工藝能力不足3.對時(shí)間估計(jì)錯(cuò)誤4.品質(zhì)管理不當(dāng)5.經(jīng)營者的顧客服務(wù)理念不佳6.欠缺交期管理能力工廠采購部1.供應(yīng)商選定錯(cuò)誤2.業(yè)務(wù)手續(xù)不完整或某個(gè)環(huán)節(jié)有所耽誤3.價(jià)格不合理4.下單量超過供應(yīng)商之產(chǎn)能5.步驟更換供應(yīng)商6.付款條件過于苛刻工廠其他部門1.請購置時(shí)間不足2.技術(shù)資料不齊備3.設(shè)計(jì)變更或標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整4.訂貨數(shù)量太少5.對供應(yīng)商的品質(zhì)輔導(dǎo)不足6.點(diǎn)收.檢驗(yàn)等工作延誤7.未按合同約定按時(shí)付款雙方溝通不良1.未能掌握一方或雙方的產(chǎn)能變化2.指示、聯(lián)絡(luò)不確定、不到位3.技術(shù)資料交接不充分4.品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)溝通不一致5.單方面確定交期、缺少溝通6.首次合作出現(xiàn)偏差不可抗力自熱災(zāi)害、經(jīng)濟(jì)因素、國家政策、法律因素等十.采購作業(yè)績效管理1.采購職責(zé)①采購戰(zhàn)略與模式選擇②建立采購組建并合理分工③建立健全采購管理制度體系④制訂并執(zhí)行采購計(jì)劃與預(yù)算⑤供應(yīng)商開發(fā)管理與維護(hù)⑥招標(biāo)采購管理與實(shí)施⑦采購價(jià)格管控⑧采購合同簽訂與執(zhí)行管理⑨采購進(jìn)度控制與交期管理⑩采購驗(yàn)收與問題處理⑩①建立采購組建并合理分工⑩②采購驗(yàn)收與問題處理⑩③采購人員管理⑩④采購稽核管理2.采購工作指標(biāo)①合適的時(shí)間②合適的數(shù)量③合適的質(zhì)量④合格的價(jià)格⑤合適的地點(diǎn)3.采購績效考核指標(biāo)設(shè)計(jì)采購績效評估質(zhì)量績效指標(biāo)數(shù)量績效指標(biāo)價(jià)格績效指標(biāo)時(shí)間績效指標(biāo)采購效率指標(biāo)采購績效指標(biāo)具體指標(biāo)質(zhì)量績效指標(biāo)進(jìn)料驗(yàn)收合格、在制品驗(yàn)收合格率、退貨率數(shù)量績效指標(biāo)呆費(fèi)料金額、廢料處理損失、庫存周轉(zhuǎn)率時(shí)間績效指標(biāo)緊急采購費(fèi)用差額、停工斷料時(shí)損失價(jià)格績效指標(biāo)實(shí)際價(jià)格與標(biāo)準(zhǔn)成本的差額、實(shí)際價(jià)格與過去移動(dòng)平均價(jià)格的差額效率（活動(dòng)）績效指標(biāo)采購金額、采購計(jì)劃完成率、新供應(yīng)商開發(fā)個(gè)數(shù)、訂單處理的時(shí)間、錯(cuò)誤采購次數(shù)管理類指標(biāo)采購人員離職率、協(xié)助滿意度十一.采購成本控制工具1.定量采購12345確定訂貨點(diǎn)計(jì)算經(jīng)濟(jì)訂貨批量隨時(shí)檢查庫存

發(fā)現(xiàn)庫存下降到既定訂貨點(diǎn)發(fā)出訂貨量為經(jīng)濟(jì)訂貨批量的訂單2.定期采購①以自然日歷習(xí)慣為依據(jù)設(shè)定，如周、月度、季度等。②根據(jù)工廠的生產(chǎn)周期或者供應(yīng)周期制定。③根據(jù)歷史采購經(jīng)驗(yàn)或者工廠經(jīng)營計(jì)劃制定。④根據(jù)經(jīng)濟(jì)訂貨周期計(jì)算結(jié)果確定。確定訂貨周期確定最高庫存水平定期檢查庫存后續(xù)跟進(jìn)3.采購物料分類A類物料C類物料B類物料A.采購單元累計(jì)約占采購總量20%，但成本卻占總成本80%的物料B.采購單元累計(jì)約占采購總量30%，成本占總成本15%的物料C.采購單元累計(jì)約占采購總量50%，成本占總成本5%的物料十二.采購稽核管理采購稽核管理采購預(yù)算稽核請購作業(yè)稽核采購價(jià)格稽核采購作業(yè)稽核采購驗(yàn)收稽核采購人員稽核采購付款稽核采購稽核內(nèi)容建立稽核投訴舉報(bào)渠道建立稽核異議反饋機(jī)制完善稽核人員考核制度十三.采購方式管理1.集中采購優(yōu)點(diǎn)：1.獲得規(guī)模效應(yīng)，降低采購成本和物流成本2.發(fā)揮采購特長，利于采購業(yè)務(wù)活動(dòng)的協(xié)調(diào)3.易于穩(wěn)定和供應(yīng)商之間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)長期合作4.集體決策，有效防止相關(guān)人員存在不法行為缺點(diǎn)：1.過程復(fù)雜，時(shí)效性差2.缺乏靈活性3.缺乏對特殊需要的認(rèn)可4.對采購人員要求較高5.缺乏對本門及供應(yīng)商的關(guān)注適用范圍：1.大宗和批量的物資采購2.易出現(xiàn)質(zhì)量問