合同管理規(guī)范管理制度

合同管理規(guī)范管理制度 合同管理制度 為明確各部門的合同管理的職責(zé)和規(guī)定，切實(shí)推動全公司項(xiàng)目合同管理工作，有效控制成本和規(guī)避法律風(fēng)險，維護(hù)公司利益，增進(jìn)公司穩(wěn)定、健康的發(fā)展，加強(qiáng)合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)《合同法》及其它有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際狀況，制訂本管理制度。一、合同檔案特點(diǎn)合同檔案除含有普通檔案共性外，還含有下列的特點(diǎn)。1、突出的根據(jù)憑證性根據(jù)憑證性，是合同檔案最突出也是重要的特點(diǎn)，意思是說依法訂立的合同對當(dāng)事人含有法律的約束力。合同的訂立、生效、推行、變更以及權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責(zé)任等等，都必須完全地、唯一地根據(jù)合同檔案，否則，就要承當(dāng)由此產(chǎn)生的法律后果。由于含有這一作用，在市場經(jīng)濟(jì)體制下，合同檔案時維護(hù)當(dāng)事人正當(dāng)權(quán)益的最直接、最有效的手段之一。這點(diǎn)特點(diǎn)需要引發(fā)領(lǐng)導(dǎo)、管理部門以及檔案工作者的重視。2、時效性強(qiáng)時效是一種法律術(shù)語，指時間在法律上的效力。時間本身就是一種法律事實(shí)，能夠引發(fā)一定的法律后果。《合同法》《民法》等許多有關(guān)法律對在合同的要約、承諾、推行以及爭議解決各個不同階段內(nèi)合同的效力以及當(dāng)事人多個權(quán)力、義務(wù)的存在與消亡等都有所規(guī)定，能夠說時效性特性貫穿于合同始終。3、形式與內(nèi)容的規(guī)范性程序較高合同要對當(dāng)事人有法律的約束力，其本身必須含有法律規(guī)定的許可性，即對于合同本身與否含有法律效力，法律規(guī)定了特定的形式，不含有法律所規(guī)定的特定形式，該合同就不含有法律效力，視為無效合同。在訴訟中，要證明一種合同法律效力的成立，就應(yīng)當(dāng)以法律規(guī)定的特定形式去加以證明。而在合同檔案管理工作中經(jīng)常發(fā)生的“證據(jù)滅失”問題，因素正是對合同形式與內(nèi)容的規(guī)范性規(guī)定不甚理解，以致在收集、保管過程中缺失了合同檔案的若干構(gòu)成部分，造成合同檔案法律效力的部分乃至全部的喪失，造成當(dāng)事人正當(dāng)權(quán)益受到損害。這些就是設(shè)立專人專管的重要性。二、合同實(shí)施統(tǒng)一管理和寄存： 1、公司行政工作部門對全部合同原件實(shí)施統(tǒng)一管理，各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整頓、歸檔工作體系，并擬定一名專門人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。全部公司需要的合同原件由辦公室設(shè)專人集中統(tǒng)一保管。記載合同名稱、數(shù)量、時間、部門、經(jīng)營范疇。確保合同的及時性、持續(xù)性、有效性、安全性。以確保合同完整、完全和有效運(yùn)用。2、公司綜合管理部檔案室負(fù)責(zé)集團(tuán)公司各類合同和復(fù)印件的寄存。各部門因業(yè)務(wù)需要合同復(fù)印件的,指定專人統(tǒng)一到檔案室領(lǐng)取,并按公司合同管理規(guī)定辦理有關(guān)登記備案手續(xù)。3、各子公司的合同由各子公司負(fù)責(zé)辦理年檢、升級等工作，集團(tuán)公司合同管理員負(fù)責(zé)督促、指導(dǎo)、咨詢、檢查、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整頓、保管公司全部合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門的合同管理工作。 4、財務(wù)合同、發(fā)票及有價證券由財務(wù)部統(tǒng)一管理。5、合同文檔管理能夠以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號。6、保存的合同文檔每六個月清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明因素，及時解決，并追究有關(guān)人員責(zé)任。7、合同管理組要加強(qiáng)對合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始統(tǒng)計(jì)為根據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。8、合同管理組應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具，方便有效地開展合同文檔的查詢、運(yùn)用工作。三、合同檔案管理應(yīng)著眼于全局有別于普通文書檔案，合同檔案的收集、整頓和組卷都有很大的不規(guī)律性，不可能指望它會像普通文書檔案那樣準(zhǔn)時、定時送上門來，稍不留心，就會出現(xiàn)遺漏。因此，在合同檔案的收集、整頓過程中，合同檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與有關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合作，明確合同檔案的具體內(nèi)容，理解合同的推行狀況，從而擬定合同檔案的歸檔范疇，并隨狀況的變化不停進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，從而使合同檔案及時、完整地歸檔有了制度確保。在實(shí)際的工作過程中，合同檔案的管理人員還應(yīng)用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光看待收集到的合同檔案材料，為此后可能出現(xiàn)的該合同的多個有關(guān)或補(bǔ)充材料留下余地。在提供檔案合同運(yùn)用時，能夠及時主動地提供有關(guān)材料上門服務(wù)?？偠灾?，要著眼全局，做到未雨綢繆，才干確保合同檔案收集的完整、及時，進(jìn)而發(fā)揮應(yīng)有功效，維護(hù)當(dāng)事人的正當(dāng)權(quán)益。收集應(yīng)及時這規(guī)定檔案工作人員理解合同的辦理狀況，正式合同文本簽字典禮都應(yīng)到場，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后就及時收集歸檔。對于其它有關(guān)的合同材料已經(jīng)推行過程中當(dāng)事人之間全部有關(guān)合同內(nèi)容的意思體現(xiàn)信件、催告函件等，也應(yīng)采用隨時收集的辦法歸檔，避免合同檔案的遺漏及時效的損失。收集范疇?wèi)?yīng)注意全方面與精確通過對合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析，我們能夠懂得，人們對合同檔案的全方面性與精確性的規(guī)定較之于其它種類的檔案要高諸多。這就規(guī)定檔案管理專人熟悉有關(guān)的法律法規(guī)，理解合同的辦理狀況，確保不遺漏與合同有關(guān)的檔案材料，能夠精確、有力地反映當(dāng)事人的正當(dāng)權(quán)益。提供運(yùn)用應(yīng)注意規(guī)范鑒于合同檔案的重要意義，檔案部門在提供運(yùn)用時，除特殊狀況時普通不應(yīng)提供合同文本原件，而是提供復(fù)印件，既方便了運(yùn)用又減少了磨損，同時對合同檔案的查閱也應(yīng)制度化，對于事關(guān)單位機(jī)密的合同檔案應(yīng)采用保密方法，以免泄露單位機(jī)密。四、檔案管理與業(yè)務(wù)部門的協(xié)作互動要做好檔案合同的管理工作，離不開業(yè)務(wù)部門的合作與支持。同時，檔案部門也能夠發(fā)揮主觀能動性，配合業(yè)務(wù)部門定時檢查合同的辦理狀況，對辦理完畢的新合同或補(bǔ)充合同等及時歸檔，清理遺漏的合同材料，對有期限規(guī)定的合同的辦理狀況進(jìn)行通報督促。還應(yīng)大力宣傳合同檔案的重要意義與有關(guān)的法律知識，加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門的檔案意識，為合同檔案的管理奠定良好的基礎(chǔ)。五、公司合同的借用、借出及復(fù)印程序： 各部門因工作急需借用公司有關(guān)合同，須出據(jù)書面申請，并在申請上注明使用時間、事由及有關(guān)事項(xiàng)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，到行政部門辦理借用登記手續(xù)。使用合同的部門和當(dāng)事人，應(yīng)妥善保管，不得遺失。用完及時償還。如合同遺失，應(yīng)及時向行政部報告。凡遺失合同所造成的一切經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任均由借用當(dāng)事人或部門承當(dāng)和賠償。六、管理制度細(xì)則1、公司對外訂立的各類合同一律合用本制度。2、合同管理是公司管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，搞好合同管理，對于公司經(jīng)濟(jì)活動的開展和經(jīng)濟(jì)利益的獲得，都有主動的意義。各級領(lǐng)導(dǎo)干部、法人委托人以及其它有關(guān)人員，都必須嚴(yán)格恪守、切實(shí)執(zhí)行本制度。各有關(guān)部門必須互相配合，共同努力，搞好公司以“重疊同、守信譽(yù)”為核心的合同管理工作。 3、合同談判須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理與有關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同參加，不得一種人直接與對方談判合同。4、訂立合同必須恪守國家的法律、政策及有關(guān)規(guī)定。對外訂立合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人，法人委托人必須對本公司負(fù)責(zé)。5、簽約人在訂立合同之前，必須認(rèn)真理解對方當(dāng)事人的狀況。6、合同除即時清結(jié)者外，一律采用書面格式，并必須采用統(tǒng)一合同文本。7、合同對各方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字體現(xiàn)要清晰、精確。8、訂立合同：除合同推行地在我方所在地外，簽約時應(yīng)力求合同合同由我方所在市人民法院管轄。9、任何人對外訂立合同，都必須以維護(hù)我司正當(dāng)權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，決不允許在訂立合同時假公濟(jì)私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴(yán)懲。10、合同在正式訂立前，必須按規(guī)定上報領(lǐng)導(dǎo)審查同意后，方能正式訂立。11、合同原則上由部門負(fù)責(zé)人具體經(jīng)辦，擬訂初稿后必須經(jīng)分管副總經(jīng)理審視后按合同審批權(quán)限審批。重要合同必須經(jīng)法律顧問審查。合同審查的要點(diǎn)是：（1）、合同的正當(dāng)性。涉及：當(dāng)事人有無訂立、推行該合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi)容與否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。（2）、合同的嚴(yán)密性。涉及：合同應(yīng)含有的條款與否齊全；當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)與否具體、明確；文字表述與否確切無誤。（3）、合同的可行性。涉及：當(dāng)事人雙方特別是對方與否含有推行合同的能力、條件；預(yù)計(jì)獲得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承當(dāng)?shù)娘L(fēng)險；合同非正常推行時可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。12、根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，合同還應(yīng)當(dāng)或能夠呈報上級主管機(jī)關(guān)鑒證、同意，或報工商行政管理部門鑒證，或請公證處公證。13、合同依法成立，既含有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“重疊同、守信譽(yù)”的原則。嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同的實(shí)際推行或全方面推行。14、合同推行完畢的原則，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有合同條款或法律規(guī)定的，普通應(yīng)以物資交清，工程竣工并驗(yàn)收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。15、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)部及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時理解、掌握合同的推行狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決或報告。否則，造成合同不能推行、不能完全推行的，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。16、在合同推行過程中，碰到困難的，首先應(yīng)盡一切努力克服困難，極力保障合同的推行。如實(shí)際推行或適宜推行確有人力不可克服的困難而需變更，解除合同時，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商。17、對方當(dāng)事人提出變更、解除合同的，應(yīng)從維護(hù)我司正當(dāng)權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制。18、變更、解除合同，必須符合《合同法》的規(guī)定，并應(yīng)在公司內(nèi)辦理有關(guān)的手續(xù)。19、變更、解除合同的手續(xù)，應(yīng)按本制度規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行。20、變更、解除合同，一律必需采用書面形式（涉及當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。21、變更、解除合同的合同在未達(dá)成或未同意之前，原合同仍有效，仍應(yīng)推行。但特殊狀況經(jīng)雙方一致同意的例外。22、因變更、解除合同而使當(dāng)事人的利益遭受損失的，除法律允許免責(zé)任的以外，均應(yīng)承當(dāng)對應(yīng)的責(zé)任，并在變更、解除合同的合同書中明確規(guī)定。23、以變更、解除合同為名，行以權(quán)謀私、假公濟(jì)私之實(shí)，損公肥私的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)懲處。24、合同在推行過程中如與對方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的，應(yīng)按《合同法》等有關(guān)法規(guī)和本《制度》規(guī)定妥善解決。25、合同糾紛由有關(guān)業(yè)務(wù)部門與法律顧問負(fù)責(zé)解決，經(jīng)辦人對糾紛的解決必須具體負(fù)責(zé)終究。26、解決合同糾紛的原則是：（1）、堅(jiān)持以事實(shí)為根據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩，法律沒規(guī)定的，以國家政策或合同條款為準(zhǔn)。（2）、以雙方協(xié)商解決為基本方法。糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時與對方當(dāng)事人和諧協(xié)商，在既維護(hù)我司正當(dāng)權(quán)益，又不侵犯對方正當(dāng)權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓，達(dá)成合同，解決糾紛。（3）、因?qū)Ψ截?zé)任引發(fā)的糾紛，應(yīng)堅(jiān)持原則，保障我方正當(dāng)權(quán)益不受侵犯；因我方責(zé)任引發(fā)的糾紛，應(yīng)尊重對方的正當(dāng)權(quán)益，主動承當(dāng)責(zé)任，并盡量采用補(bǔ)救方法，減少我方損失；因雙方責(zé)任引發(fā)的糾紛，應(yīng)實(shí)事求是，分清主次，合情合理解決。27、在解決糾紛時，應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)系，及時溝通，主動主動地做好應(yīng)做的工作，不互相推諉、指責(zé)、埋怨，統(tǒng)一意見，統(tǒng)一行動，一致對外。28、合同糾紛的提出，加上由我方與當(dāng)事人協(xié)商解決糾紛的時間，應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)進(jìn)行，并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠的時間。29、凡由法律顧問解決的合同糾紛，有關(guān)部門必須主動提供下列證據(jù)材料。(1)、合同的文本（涉及變更、解除合同的合同），以及與合同有關(guān)的附件、文書、傳真、圖表等；(2)、有關(guān)方違約的證據(jù)材料；(3)、其它與解決糾紛有關(guān)的材料。30、對于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的，應(yīng)訂立書面合同，由雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章或合同專用章。31、對雙方已經(jīng)訂立的解決合同糾紛的合同書，上級主管機(jī)關(guān)或仲裁機(jī)關(guān)的調(diào)解書、仲裁書，在正式生效后，應(yīng)復(fù)印若干份，分別送與對該糾紛解決及推行有關(guān)的部門收執(zhí)，各部門應(yīng)由專人負(fù)責(zé)該文書執(zhí)行的理解或推行。32、對于當(dāng)事人在規(guī)定的期限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關(guān)規(guī)定的，承接人應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告。33、對方當(dāng)事人逾期不推行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的，可向人民法院申請執(zhí)行。34、在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前，有關(guān)部門應(yīng)認(rèn)真檢核對方的執(zhí)行狀況，避免差錯。執(zhí)行中若達(dá)成和解合同的，應(yīng)制作合同書并按合同書規(guī)定辦理。35、合同糾紛解決或執(zhí)行完畢的，應(yīng)及時告知有關(guān)單位，并將有關(guān)資料匯總、歸檔，以備考。36、我司對合同實(shí)施專業(yè)歸檔制度，法人委托書制度，基礎(chǔ)管理制度。37、公司全部合同均由辦公