會(huì)議流程手冊(cè)

公司會(huì)議流程與規(guī)范手冊(cè)公司會(huì)議流程與規(guī)范手冊(cè)目錄指定手冊(cè)的目的手冊(cè)適用范圍會(huì)議的類別3.1總經(jīng)理大會(huì)3.2市場(chǎng)部主管大會(huì)3.3周會(huì)3.4店長(zhǎng)會(huì)3.5緊急會(huì)議會(huì)議操作程序會(huì)議紀(jì)律會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)后整理目的1.實(shí)現(xiàn)公司有效的管理，促進(jìn)公司各部門之間的溝通與合作。2.提高公司各部門的工作效率和執(zhí)行力，以便于追蹤各部門的工作進(jìn)度。3.收集各部門的提議，提出行之有效的意見和建議，做出更有利于公司的改進(jìn)方案。4.銜接各部門之間的工作進(jìn)程、工作進(jìn)度、人員以及相關(guān)物資的調(diào)配。適用范圍1.凡是本公司組織的綜合類會(huì)議和重要會(huì)議，如總經(jīng)理大會(huì)、公司市場(chǎng)部主管大會(huì)、銷售部會(huì)議、技術(shù)部會(huì)議、電商部會(huì)議、主管會(huì)議、公司晨會(huì)、店長(zhǎng)會(huì)、緊急會(huì)議等，都適用本流程。2.大型會(huì)議由行政辦公室負(fù)責(zé)，部門會(huì)議由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)，其它部門全力配合。原則上實(shí)行“誰(shuí)主辦誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則”，特殊情況由總部領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一安排。3.公司對(duì)各級(jí)管理者貫徹充分授權(quán)管理的指導(dǎo)思想，基于公司頒發(fā)的各項(xiàng)管理制度和規(guī)定，采用誰(shuí)主管誰(shuí)決策，誰(shuí)主管誰(shuí)對(duì)過程管理的結(jié)果和效果負(fù)責(zé)，誰(shuí)主管誰(shuí)有權(quán)決定和處理所屬范圍內(nèi)事務(wù)的管理思路。三．會(huì)議類別1.總經(jīng)理大會(huì)：總經(jīng)理辦公會(huì)是公司的領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)構(gòu)，直接對(duì)公司董事會(huì)負(fù)責(zé)。2.公司市場(chǎng)部主管大會(huì)：為了及時(shí)合理的，做出本部門的工作計(jì)劃，（5）會(huì)議時(shí)間：每周一到周五早8點(diǎn)到9點(diǎn)。4.會(huì)議地點(diǎn)：公司三樓會(huì)議室5.會(huì)議時(shí)間：例如上午半小時(shí)（四）店長(zhǎng)會(huì)1.會(huì)議組織：培訓(xùn)部2.會(huì)議主持人：培訓(xùn)部部長(zhǎng)王平3.會(huì)議參加人員：全體加盟商和公司員工4.會(huì)議內(nèi)容：公司為了更好的對(duì)加盟店進(jìn)行指導(dǎo)，每?jī)芍苷匍_一次店長(zhǎng)會(huì)，為加盟商解決日常管理和系統(tǒng)運(yùn)行中的問題，以及為加盟商解答疑問。5.記錄員：公司指定人員5.會(huì)議時(shí)間：每個(gè)月的第一周和第三周的周四下午1點(diǎn)半到5點(diǎn)6：會(huì)議地點(diǎn)：公司貿(mào)易部公司專題例會(huì)時(shí)間：公司或部門根據(jù)工作實(shí)際需要隨時(shí)確定。地點(diǎn)：公司一樓會(huì)議室（或臨時(shí)指定）。參會(huì)人員：公司指定的參會(huì)人員（臨時(shí)通知）主持人：提出專題會(huì)議的公司主管或者部門負(fù)責(zé)人。會(huì)務(wù)組織：行政辦公室會(huì)議內(nèi)容：（1）參會(huì)人員討論研究專題內(nèi)容，并提出具體的意見和建議。（2）總經(jīng)理做總結(jié)點(diǎn)評(píng)，并提出工作計(jì)劃和要求。（3）對(duì)提出的問題做出會(huì)議決議。工作程序工作步驟1.明確會(huì)議性質(zhì)和目的2.確定會(huì)議日期、出席者和主持人及會(huì)議地點(diǎn)3.通知方式：電話、文件、信函、請(qǐng)柬、傳真等內(nèi)容：會(huì)議性質(zhì)、目的、議題、需準(zhǔn)備材料、日期、地點(diǎn)、出席者和主持人4.準(zhǔn)備落實(shí)會(huì)場(chǎng)，會(huì)前一小時(shí)布置會(huì)場(chǎng)；準(zhǔn)備所需材料及物品（會(huì)議簽到本、擴(kuò)音、錄音和影像器材）；準(zhǔn)備好會(huì)議文件和資料。5.會(huì)中填寫會(huì)議記錄扉頁(yè)，注明會(huì)議時(shí)間、名稱、地點(diǎn)、議題、主持人、記錄人及出席和缺席人員名單等；做好會(huì)議記錄，要格式準(zhǔn)確，內(nèi)容完整，不遺漏、不發(fā)揮；指導(dǎo)會(huì)議服務(wù)人員做好會(huì)議服務(wù)工作。6.會(huì)后會(huì)后半日內(nèi)形成會(huì)議紀(jì)要，按程序上報(bào)下發(fā)。向缺席人員傳達(dá)會(huì)議精神和跟蹤督辦會(huì)議落實(shí)情況五．會(huì)議紀(jì)律會(huì)議召開前應(yīng)該認(rèn)真做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，例如自備筆記本、中性筆和其他與會(huì)議相關(guān)的資料。要保證按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退，更不得無故中途離會(huì)；如的確有特殊情況不能參加會(huì)議的必須提前向本部門負(fù)責(zé)人請(qǐng)假，由部門負(fù)責(zé)人告知行政辦公室（原則上公司重要會(huì)議，如公司總經(jīng)理大會(huì)、店長(zhǎng)會(huì)不得請(qǐng)假）公司員工必須認(rèn)真開會(huì)，做好工作記錄，在開會(huì)時(shí)玩手機(jī)是嚴(yán)重不允許的。會(huì)議期間要統(tǒng)一著裝，儀容整潔，嚴(yán)肅有序，會(huì)風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，友好溝通。會(huì)議期間必須將收集調(diào)至“靜音”狀態(tài)，任何人不得接聽電話（特殊情況除外）會(huì)議期間不得有抽煙、吃東西、聊天等違紀(jì)行為。在會(huì)議期間要保持一個(gè)好的精神狀態(tài)。會(huì)議期間的紀(jì)律情況由行政辦公室負(fù)責(zé)記錄，公司根據(jù)有關(guān)管理規(guī)定對(duì)違紀(jì)人員作出處理，并將其納入個(gè)人的績(jī)效考核。六．會(huì)前準(zhǔn)備1.公司重要會(huì)議的通知應(yīng)該在2天前發(fā)出，如公司的店長(zhǎng)會(huì)由客服部對(duì)加盟商進(jìn)行提前告知。固定時(shí)期的例會(huì)，如果遇到節(jié)假日，應(yīng)該順延一天，會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)如果沒有沒有固定負(fù)責(zé)人，則由公司事先決定再通知，會(huì)議記錄人員由公司專門人員記錄，例會(huì)除非有重大事項(xiàng)，均需按照正確時(shí)間進(jìn)行。會(huì)議記錄應(yīng)該在一天內(nèi)交由上級(jí)主管，主管限定時(shí)間完成，再交由會(huì)議主持人進(jìn)行追蹤辦理。2.重大會(huì)議召開前，需要對(duì)進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置，準(zhǔn)備會(huì)議進(jìn)行需要使用的設(shè)備，如多媒體、投影儀、話筒等物品。其他的會(huì)議接待等也需要進(jìn)行準(zhǔn)備。3.在會(huì)議期間要準(zhǔn)備七．會(huì)后整理1.各類會(huì)議由行政辦公室現(xiàn)場(chǎng)做會(huì)議記錄，會(huì)后形成統(tǒng)一的會(huì)議記錄，經(jīng)總經(jīng)理批示后下發(fā)至各部門。2.行政辦公室要對(duì)在會(huì)議中形成的會(huì)議決議進(jìn)行監(jiān)督，具體監(jiān)督各部門對(duì)會(huì)議決議的落實(shí)情況，并根據(jù)具體辦理結(jié)果提出考評(píng)意見。3.會(huì)議決議事項(xiàng)全部辦理完畢后，由行政辦公室將所有的會(huì)議資料進(jìn)行匯總，形成會(huì)議記錄進(jìn)行統(tǒng)一管理，方便日后調(diào)閱使用。重大會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)化操作流程目的為使公司會(huì)議能夠有效的召開，特制訂如下標(biāo)準(zhǔn)流程流程流程內(nèi)容時(shí)間節(jié)點(diǎn)分工負(fù)責(zé)人會(huì)議通知基本信息：與會(huì)名單、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、匯報(bào)模版主管確認(rèn)：會(huì)議通知、匯報(bào)模版經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)發(fā)放方式：OA正式發(fā)放、電話、短信、書面等會(huì)議召開前5天會(huì)議召開前4天會(huì)議召開前3天通知撰寫通知確認(rèn)通知發(fā)放會(huì)議籌備場(chǎng)地安排：會(huì)議場(chǎng)地確認(rèn)（總經(jīng)辦提前預(yù)定會(huì)議室）硬件設(shè)施：音響、話筒、筆記本、投影儀、座椅、名牌等必須品：紙杯、礦泉水、寫字板、白板、白板筆以及白板擦和計(jì)時(shí)器資料收集：匯報(bào)內(nèi)容收集、會(huì)議資料鏈接檢查會(huì)議召開前一天會(huì)議場(chǎng)地確認(rèn)軟硬件設(shè)施檢查匯報(bào)材料收集會(huì)場(chǎng)進(jìn)行服務(wù)：兩名工作人員每隔一段時(shí)間添一次水以及其他需要會(huì)議記錄：會(huì)議內(nèi)容記錄以及整理。會(huì)議進(jìn)程中服務(wù)人員安排記錄人員安排突發(fā)事件人員：回報(bào)參會(huì)人員以及人員變動(dòng)和會(huì)議有關(guān)內(nèi)容的改變?cè)O(shè)備：當(dāng)筆記本、投影儀。話筒等設(shè)備出現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)通知相關(guān)人員會(huì)議全程匯報(bào)參會(huì)人員變更信息通報(bào)設(shè)備故障處理會(huì)后清理會(huì)議材料收集、標(biāo)牌和寫字板等整理、電腦等設(shè)備整理、座椅歸位、設(shè)備、空調(diào)電源關(guān)閉等。會(huì)后會(huì)議資料收集設(shè)備歸位及整理紀(jì)要發(fā)放會(huì)議紀(jì)要