合同管理辦法

合同管理辦法1目的為依法維護(hù)公司的合法權(quán)益、規(guī)范合同管理、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范，保證依法簽訂、履行、變更和解除合同，最終保障經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法通則》及《中華人民共和國(guó)合同法》等有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，結(jié)合我公司實(shí)際情況，特制訂本辦法。2適用范圍（1）本辦法所稱(chēng)合同是指本公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中與法人、自然人或其他經(jīng)濟(jì)組織之間發(fā)生的所有書(shū)面合同。（2）本辦法所稱(chēng)合同管理，是指對(duì)合同的起草、審查、審批、簽署、履行、變更、續(xù)訂、解除、糾紛處理、編號(hào)、檔案管理、檢查等全過(guò)程的管理工作。3職責(zé)劃分3.1歸口管理部門(mén)職責(zé)行政綜合部是公司合同歸口管理部門(mén)，履行下列職責(zé)：（1）對(duì)合同實(shí)行綜合歸口、分類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)管理：公司合同原件存檔屬財(cái)務(wù)部，行政部對(duì)僅對(duì)復(fù)印件進(jìn)行存檔、備案。（2）負(fù)責(zé)制定合同管理制度并進(jìn)行規(guī)范、監(jiān)督、檢查。（3）參與公司對(duì)外交易文件中合同文本的談判、制定、審查等。（4）參與合同糾紛的協(xié)調(diào)、處理，辦理合同糾紛的仲裁、訴訟等法律事務(wù)工作。（5）參與審查所有合同，負(fù)責(zé)審查下列內(nèi)容：a合同內(nèi)容、形式是否合法；b合同條款是否完備、嚴(yán)密、準(zhǔn)確；c合同附件是否完備、嚴(yán)密、準(zhǔn)確；d相關(guān)程序是否符合本辦法的規(guī)定；e行政綜合部認(rèn)為應(yīng)當(dāng)審查的其他內(nèi)容。（6）負(fù)責(zé)合同信息的統(tǒng)計(jì)、分析，并組織制定、修訂公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)合同文本。3.2合同承辦部門(mén)職責(zé)合同承辦部門(mén)，是根據(jù)工作和業(yè)務(wù)需要，負(fù)責(zé)合同立項(xiàng)、談判、起草、履行、歸檔等工作的職能部門(mén)及各子公司。履行下列職責(zé)：（1）調(diào)查并跟進(jìn)合同當(dāng)事人資信情況，對(duì)資信調(diào)查結(jié)果負(fù)直接責(zé)任。資信調(diào)查內(nèi)容包括：a營(yíng)業(yè)執(zhí)照及其有效性，法定代表人身份證明書(shū)，授權(quán)委托書(shū)等；b商業(yè)信譽(yù)及經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)等；c承擔(dān)該合同業(yè)務(wù)必須具備的其他資質(zhì)條件等；（2）承擔(dān)合同立項(xiàng)、談判、起草、履行、歸檔等工作；（3）審查合同的經(jīng)濟(jì)性、可行性、完整性、項(xiàng)目合法性、價(jià)款合理性及合同與項(xiàng)目要求的一致性；（4）負(fù)責(zé)處理未進(jìn)入訴訟或仲裁程序的合同糾紛，參與處理進(jìn)入訴訟或仲裁程序的合同糾紛；（5）建立合同檔案及管理臺(tái)帳,將正式合同文本準(zhǔn)確歸檔;并及時(shí)按要求向行政綜合部報(bào)送有關(guān)臺(tái)帳和報(bào)表等資料;（6）按行政綜合部要求檢查、匯總合同履行情況并及時(shí)匯報(bào)；（7）負(fù)責(zé)收集、保管合同爭(zhēng)議、糾紛的相關(guān)證據(jù)、材料等資料。3.3財(cái)務(wù)管理部門(mén)職責(zé)（1）參與審查所有合同，特別是重大合同及所有涉及資金收付的合同。具體審查下列內(nèi)容：a合同條款是否符合國(guó)家財(cái)經(jīng)法規(guī)，是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定；b合同資金來(lái)源是否符合預(yù)算計(jì)劃；c合同支付條款是否合法、合規(guī)、合理，賬戶(hù)信息是否完備、準(zhǔn)確；d擔(dān)保事項(xiàng)是否符合國(guó)家及公司有關(guān)規(guī)定；e財(cái)務(wù)管理部門(mén)認(rèn)為應(yīng)當(dāng)審查的其他內(nèi)容。4合同的簽訂和履行4.1一般規(guī)定（1）必須以公司的名義對(duì)外簽訂合同，不得以本部門(mén)名義對(duì)外簽訂合同。（2）合同附件應(yīng)當(dāng)包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照（個(gè)人應(yīng)附身份證復(fù)印件）、項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、資質(zhì)證明、圖紙、技術(shù)協(xié)議書(shū)、會(huì)議紀(jì)要等與合同項(xiàng)目相關(guān)的資料。式通知對(duì)方，并說(shuō)明理由。（2）在接到對(duì)方解除合同的通知時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即審查解除合同的理由是否正當(dāng)，并聯(lián)系公司法律顧問(wèn)處理；如果因解除合同而損害了自身利益，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向?qū)Ψ教岢鰰?shū)面索賠請(qǐng)求。6合同糾紛的處理（1）對(duì)外簽訂的合同在發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)，首先要協(xié)商解決，形成書(shū)面協(xié)議，并加蓋雙方單位公章后執(zhí)行，如協(xié)商不成，應(yīng)完整保存協(xié)商時(shí)的各種資料，報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和公司法律顧問(wèn)研究決策，采取必要措施。（2）未進(jìn)入訴訟或仲裁法律程序的合同爭(zhēng)議或糾紛，由合同承辦部門(mén)負(fù)責(zé)處理，公司行政綜合部和主管部門(mén)提供必要的協(xié)助。（3）進(jìn)入訴訟或仲裁法律程序的合同爭(zhēng)議或糾紛，交由公司法律顧問(wèn)全權(quán)處理，行政綜合部及合同承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)提供充分的配合和協(xié)助。）（4）發(fā)生合同爭(zhēng)議或糾紛時(shí)，合同承辦部門(mén)應(yīng)盡快收集相關(guān)證據(jù)并在爭(zhēng)議或糾紛發(fā)生后五個(gè)工作日內(nèi)向行政綜合部報(bào)送糾紛報(bào)告。7合同檔案管理（1）合同管理人員對(duì)已生效的合同，要及時(shí)建立本公司的合同管理臺(tái)帳及各類(lèi)報(bào)表，實(shí)行分類(lèi)管理。（2）與合同有關(guān)的文書(shū)（含圖紙、往來(lái)信函、電報(bào)、電傳、報(bào)告、批示等）應(yīng)當(dāng)附在合同卷內(nèi)存檔,合同履行終止后，統(tǒng)一存檔保管。（3）使用統(tǒng)一的合同編碼，合同審批后根據(jù)合同性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)。具體見(jiàn)《合同分類(lèi)編碼規(guī)則》。（4）合同正式簽訂后，承辦部門(mén)應(yīng)整理下列檔案資料并妥善保管：a完整的合同紙質(zhì)文本、合同附件、資信材料；b《合同審批表》；c合同糾紛報(bào)告單及處理情況記載；d其他相關(guān)資料。（5）在合同正式簽訂后3天內(nèi)，（需寄送簽訂方地區(qū)蓋章的，增加寄送時(shí)間），合同承辦部門(mén)應(yīng)將合同電子文本歸檔，合同正本（紙質(zhì)文檔）、《合同審批表》及與合同相關(guān)檔案資料移交財(cái)務(wù)部歸檔。8合同的監(jiān)督檢查（1）行政綜合部應(yīng)會(huì)同合同承辦部門(mén)組織有關(guān)部門(mén)定期（每半年）檢查合同的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)告，同時(shí)提出處理意見(jiàn)，并注意保存書(shū)面記錄和證據(jù)，盡量減少或避免損失。（2）合同監(jiān)督檢查的主要內(nèi)容:a合同管理臺(tái)帳及報(bào)表建立情況；b合同的簽訂和履行情況；c合同糾紛的處理情況；d合同管理人員的教育培訓(xùn)情況；e對(duì)于在簽訂、履行和管理經(jīng)濟(jì)合同工作中，因違反合同管理制度，造成重大經(jīng)濟(jì)損失的人員的責(zé)任追究情況。（3）行政綜合部履行監(jiān)督檢查職責(zé)時(shí)，相關(guān)人應(yīng)當(dāng)如實(shí)提供與檢查事項(xiàng)有關(guān)的文件、資料，并對(duì)有關(guān)檢查事項(xiàng)涉及的問(wèn)題做出解釋和說(shuō)明。（4）合同管理部門(mén)根據(jù)檢查情況，可以向被檢部門(mén)提出如下意見(jiàn)：對(duì)于未按規(guī)定執(zhí)行合同管理制度，或者落實(shí)制度有重大漏洞的，責(zé)令限期改正；對(duì)于在簽訂、履行合同中，因違反合同管理制度，造成重大經(jīng)濟(jì)損失的部門(mén)或者個(gè)人，建議追究其相關(guān)法律責(zé)任；對(duì)于在合同管理工作中成績(jī)顯著，為企業(yè)避免或者挽回經(jīng)濟(jì)損失的部門(mén)和個(gè)人，建議按有關(guān)規(guī)定給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。（5）被檢部門(mén)應(yīng)當(dāng)自收到檢查意見(jiàn)書(shū)之日起日內(nèi)將落實(shí)情況書(shū)面報(bào)告合同管理部門(mén)。9獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰（1）合同管理部門(mén)及承辦人員有下列表現(xiàn)的，應(yīng)視不同情況授予榮譽(yù)證書(shū)、記功、發(fā)給獎(jiǎng)金等獎(jiǎng)勵(lì)：盡職盡責(zé)，使公司所簽訂的合同得以全面履行，為公司取得重大經(jīng)濟(jì)效益，工作成績(jī)顯著的；在處理合同糾紛中，起到重大作用，為本公司獲得較大經(jīng)濟(jì)效益或免受重大經(jīng)濟(jì)損失的；按上級(jí)合同管理部門(mén)的要求定期上報(bào)本公司合同管理資料，在合同檔案管理工作中表現(xiàn)突出的；（2）合同管理部門(mén)及承辦人員有以下情況之一，視情節(jié)輕重分別給予不同的行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰，構(gòu)成犯罪的移交司法機(jī)關(guān)處理。在以法人名義進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，應(yīng)簽訂書(shū)面經(jīng)濟(jì)合同而沒(méi)有簽訂，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的：合同承辦人員，在簽訂、履行合同過(guò)程中未盡職盡責(zé)，造成經(jīng)濟(jì)損失或違反法律規(guī)定導(dǎo)致合同糾紛的；丟失、擅自銷(xiāo)毀、涂改合同文件造成經(jīng)濟(jì)損失的；失職、瀆職、玩忽職守，造成經(jīng)濟(jì)損失的；追究違約責(zé)任，造成重大經(jīng)濟(jì)損失的；接受賄賂，內(nèi)外勾結(jié)，