會(huì)議組織與活動(dòng)管理

會(huì)議組織與活動(dòng)管理一、會(huì)議的正確認(rèn)知1.會(huì)議的現(xiàn)狀研究表明，企業(yè)員工每天有一半以上的時(shí)間在開(kāi)會(huì)，而會(huì)議議題達(dá)成一致和通過(guò)認(rèn)可的卻很少。由于會(huì)議的頻繁召開(kāi)，可能耽誤和影響許多計(jì)劃內(nèi)的工作，為企業(yè)帶來(lái)各種隱形損失。例如，企業(yè)中常常流傳著有關(guān)會(huì)議的順口溜，“上班沒(méi)干啥，一直忙開(kāi)會(huì)，大會(huì)接小會(huì)，神經(jīng)快崩潰；上午有早會(huì)，下午有午會(huì)，下班不能走，還要開(kāi)晚會(huì)；每周開(kāi)周會(huì)，每月有月會(huì)，隨時(shí)檢討會(huì)，年底是年會(huì)?！贝蠖鄶?shù)企業(yè)認(rèn)為，通過(guò)會(huì)議的效率和會(huì)后的執(zhí)行效率，可以決定企業(yè)的最終效率。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全球每天要舉行數(shù)百萬(wàn)次會(huì)議，例如英國(guó)每天有4000000小時(shí)被用于會(huì)議；美國(guó)平均每天舉行1100萬(wàn)次會(huì)議；經(jīng)理們花費(fèi)在會(huì)議上的時(shí)間占工作時(shí)間的40%～70%；《哈佛商業(yè)評(píng)論》通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每個(gè)主管每天用于正式會(huì)議的時(shí)間為3.5小時(shí)，非正式會(huì)議的時(shí)間為1小時(shí)。通常情況下，企業(yè)行政部門(mén)參與的會(huì)議較多，部門(mén)員工不僅要出席會(huì)議、組織會(huì)議，更多的時(shí)間是策劃和安排會(huì)議。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》雜志中提道：“開(kāi)會(huì)于中國(guó)好比是騎自行車(chē)，全球數(shù)量最多，水平卻極差?！币虼耍髽I(yè)要想提高會(huì)議的成功率，很大程度上取決于成功的會(huì)前組織、籌劃和安排。2.會(huì)議的重要性會(huì)議的召開(kāi)非常重要，大多數(shù)企業(yè)都是通過(guò)會(huì)議決定其基本走向，認(rèn)為召開(kāi)會(huì)議的效率和執(zhí)行的效率決定企業(yè)真正的效率。而且企業(yè)90%以上的重大決策都是在會(huì)議中制定和貫徹，通過(guò)會(huì)議可以解決和處理問(wèn)題，但是由于會(huì)議水平有限，導(dǎo)致舊問(wèn)題沒(méi)有解決，又帶來(lái)更多新問(wèn)題，因此企業(yè)花費(fèi)在開(kāi)會(huì)上的時(shí)間越來(lái)越多，召開(kāi)會(huì)議的頻率也越來(lái)越高。3.會(huì)議的定義會(huì)議是由三個(gè)或三個(gè)以上的人集合在一起，為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對(duì)面的多向溝通。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了視頻會(huì)議，例如QQ群會(huì)議、MSN會(huì)議、甚至通過(guò)Skype也可以開(kāi)會(huì)。然而視頻會(huì)議相比面對(duì)面會(huì)議具有特殊的要求，視頻會(huì)議需要大量的數(shù)據(jù)流、指定的會(huì)議地點(diǎn)且不能夠隨意更改、嚴(yán)格的會(huì)議時(shí)間和超強(qiáng)技術(shù)手段的支撐。4.會(huì)議的作用會(huì)議的作用主要包括：第一，會(huì)議能夠?yàn)槠髽I(yè)提供信息；第二，匯聚信息；第三，重大關(guān)系人必須到場(chǎng)原則，重大關(guān)系人是具體的執(zhí)行者，不僅需要知情還需要具體的落實(shí)和展開(kāi)工作。

會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)選擇關(guān)于會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)的選取也有一定的要求。時(shí)間。影響重要會(huì)議的時(shí)間因素，首先是決策人的時(shí)間必須要保證，其次避開(kāi)公司重要活動(dòng)或慶典，最后避開(kāi)放假和收假時(shí)間。地點(diǎn)。會(huì)議地點(diǎn)選取一定關(guān)乎到會(huì)議的整體討論議題、規(guī)格和涉及的人員，會(huì)議談?wù)摰膯?wèn)題非常保密而且不愿受到干擾，因此，小型會(huì)議在公司內(nèi)部的辦公室，或者大型公司的會(huì)議室召開(kāi)即可；而大型會(huì)議則可能需要選擇外部的一些會(huì)議中心。

會(huì)議座次安排會(huì)議召開(kāi)時(shí)，座次的安排同樣有講究，如果會(huì)議的召開(kāi)或宴請(qǐng)中沒(méi)設(shè)群眾席，則右邊永遠(yuǎn)是尊位；相反如果設(shè)有群眾席則左邊為尊位，主席臺(tái)是以左為上。

圖1

會(huì)議座次安排（奇數(shù)）

圖2

會(huì)議座次安排（偶數(shù)）

當(dāng)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)，1號(hào)居中，2號(hào)在1號(hào)左手邊，3號(hào)排右手邊，其他依次排列，如圖1所示；當(dāng)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)，座次安排如圖2所示。

會(huì)議可能的結(jié)論會(huì)議可能形成的結(jié)論比較多，一般是由會(huì)議紀(jì)要來(lái)記錄。

會(huì)議文件準(zhǔn)備會(huì)議所需文件的內(nèi)容更多，比如會(huì)議通知、事前事中事后的一些文字內(nèi)容，因此文件準(zhǔn)備和發(fā)放工作同樣不容忽視。3.會(huì)議文化會(huì)議文化包括會(huì)前各種各樣會(huì)議資源的準(zhǔn)備、管理過(guò)程中對(duì)事中的監(jiān)控、生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)品的產(chǎn)出和團(tuán)隊(duì)的氛圍、士氣、會(huì)議紀(jì)要（記錄）、效率目標(biāo)。4.場(chǎng)外工夫場(chǎng)外工夫是指成功的會(huì)議形成的是一個(gè)不斷“PDCA”的過(guò)程，即溝通、協(xié)調(diào)、精心的過(guò)程。高效的會(huì)議特點(diǎn)是“會(huì)而有議，議而有決，決而能行，行必有果”；相對(duì)應(yīng)低效會(huì)議的特點(diǎn)有“會(huì)而不議，議而不行，行而不決，決未必有果”

要點(diǎn)提示保證會(huì)議成功的準(zhǔn)備工作包括：①會(huì)議政策；②會(huì)議程序；③會(huì)議文化；④場(chǎng)外工夫。

三、大型會(huì)議活動(dòng)的組織和策劃一般常用的大型會(huì)議有簽字儀式、慶典活動(dòng)和新聞發(fā)布會(huì)。1.簽字儀式簽字儀式是特殊類型的會(huì)議形式，主要是人員的準(zhǔn)備和禮儀的準(zhǔn)備。

人員準(zhǔn)備人員準(zhǔn)備是指簽字人、助理簽字人、嘉賓、主持人、群眾和媒體的確定。

禮儀準(zhǔn)本禮儀準(zhǔn)備往往由簽字、交換文本和合影三個(gè)環(huán)節(jié)組成。如果簽字儀式有外方參加，禮儀的準(zhǔn)備則需要增加考慮國(guó)旗的懸掛及座次的安排。2.慶典活動(dòng)慶典更多的時(shí)候需要考慮主持人、嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)、致辭人和群眾，慶典一般要安排大型的文藝演出和參觀游覽活動(dòng)。例如，公司在成立五年、十年或五十年時(shí)，一般都會(huì)有大型的慶典，首先選擇主持人，然后剪彩，之后是文藝演出階段，最后組織相關(guān)人員游覽參觀和購(gòu)買(mǎi)禮品。3.新聞發(fā)布會(huì)隨著溝通信息越來(lái)越透明，新聞發(fā)布會(huì)這種會(huì)議形式，也越來(lái)越多被認(rèn)可，不僅是政府機(jī)關(guān)而且