行政工作操作手冊

行政助理的工作內(nèi)容：1、協(xié)助行政主管各項工作事務(wù)，準(zhǔn)時完畢行政主管下達(dá)的工作任務(wù)及工作目的。2、做好來訪接待事宜。3、辦公用品申請采購、發(fā)放及登記一、辦公設(shè)備及公共設(shè)施1.1辦公室的設(shè)備檢查登記：辦公室設(shè)備，如飲水機(jī)、電扇、取暖器、傳真機(jī)、打印機(jī)、空調(diào)等，做好登記、維護(hù)、保養(yǎng)工作，對慣用設(shè)備進(jìn)行日常的檢修，方便確保正常的工作運(yùn)作。公共設(shè)施的門窗、天花、開關(guān)、燈具等要常檢常修。如發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備及公共設(shè)施損壞或存在安全隱患，及時上報并做好警示標(biāo)志。1.2維護(hù)及更換：若辦公設(shè)備需要檢修和更換，需讓使用部門在OA上寫維修申請，維修和更換先由電工進(jìn)行核算及操作，若電工無法維修及更換的，再視具體狀況解決。1.3涉及到公共設(shè)施大面積安全隱患的，需及時聯(lián)系施工方進(jìn)行溝通協(xié)商解決。在涉及安全隱患的地方設(shè)立安全警示標(biāo)志。二、辦公用品采購管理2.1辦公用品采購每月第一周集中登記各部門所需的辦公用品，以O(shè)A上的流程為準(zhǔn)，并核對單價。統(tǒng)計完畢，提交辦公用品采購審批。審批流程走完，及時讓供應(yīng)商送貨，貨到驗收登記，核對訂單，并及時告知各部門及時簽字領(lǐng)取。保存好送貨單和收據(jù)，及時做好付款。2.2員工所需辦公用品供應(yīng)商無貨，采用網(wǎng)購或其它方式購置，金額較大的及時申請借款，超出預(yù)算較大的，需及時上報解決。三、固定資產(chǎn)管理及低值易耗品管理3.1固定資產(chǎn)登記對固定資產(chǎn)盤點(diǎn)登記，登記信息涉及不限于下列：名稱、規(guī)格、大小、顏色、購置日期、價格、折舊方式、使用狀態(tài)、使用部門、負(fù)責(zé)人等，并登記入冊備案管理。3.2固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移調(diào)撥、報廢、新購固定資產(chǎn)的調(diào)撥：接受到固定資產(chǎn)申請的OA流程，流程上須有物品具體的調(diào)撥信息，調(diào)入調(diào)出部門、時間、接受人、負(fù)責(zé)人，并告知調(diào)出部門及時發(fā)貨，調(diào)出部門需檢查物品與否有損壞，能否正常工作。需物流第三方托運(yùn)的，物品在包裝前后需拍照留存，并將物流運(yùn)單號及時告知接受人。對于報廢的固定資產(chǎn)，需登記入冊，并寫明報廢因素，申請人寫明物品的信息，解決日期，解決方式，若變賣需寫明變賣金額，并對物品拍照留存。需要重新購置的，首先查詢倉庫有無存貨，其它部門有無閑置，并要做好價格查詢，在市場上進(jìn)行比價。確認(rèn)無誤后登記入冊，入冊的信息寫明、購置金額、商家地址、電話、物品名稱、規(guī)格、保修期限，同樣拍照留念。3.3低值易耗品低值易耗品，需有節(jié)省及環(huán)保意識，能不使用一次性用品的盡量不使用，能循環(huán)運(yùn)用的果斷不浪費(fèi)。例水杯、垃圾袋、一次性手套等。每月末檢查庫存，及時提前購置，避免日慣用品缺失影響正常的工作。有大型組織活動可申請增量購置。四、費(fèi)用繳納及報銷4.1費(fèi)用繳納常規(guī)付款的項目有：4.1.1食堂原材料、調(diào)料、燃油等供應(yīng)商結(jié)算。4.1.2電信固定電話及寬帶費(fèi)用，按照話費(fèi)單上明細(xì)進(jìn)行統(tǒng)計各部門消費(fèi)的金額。4.1.3辦公區(qū)域綠化租賃費(fèi)用，每季度收到發(fā)票后，寫明付款申請單、發(fā)票、租賃明細(xì)，領(lǐng)導(dǎo)簽字后交予財務(wù)經(jīng)理助理處審核。4.1.4桶裝礦泉水水費(fèi)：核對供應(yīng)商送水?dāng)?shù)量及空桶數(shù)，核對無誤后，復(fù)印明細(xì)，附上填寫完畢的付款申請單、發(fā)票、送水明細(xì)，領(lǐng)導(dǎo)簽字后遞交財務(wù)經(jīng)理助理處審核。4.1.5生產(chǎn)基地、物流基地租金及水電費(fèi)租金：截止已付款期限前一種月查看合同付款金額，提前OA申請，附件附上原合同掃描件或拍照。水電費(fèi)：收到收據(jù)發(fā)票后交與財務(wù)出納陳歡樂處。高層人員外租房租金（水電物業(yè)費(fèi)等自理）：截止已付款期限前一種月先和高層確認(rèn)與否繼續(xù)續(xù)租，如繼續(xù)查看合同付款金額，提前OA申請，附件附上原合同掃描件或拍照。如不續(xù)租或有其它規(guī)定另找房。4.1.6公司車輛加油卡充值：每月月初查看車輛初始公里數(shù)并統(tǒng)計備案，查詢公司油卡的余額統(tǒng)計、上月共充值多少。若有重大活動可提前充值。申請流程，付款申請單（寫明車牌、充值時公里數(shù)、充值金額），領(lǐng)導(dǎo)簽字后遞交財務(wù)經(jīng)理助理處審批。采購部羅超每季度一次3000元充值。4.1.7快遞費(fèi)用：財務(wù)整頓人事行政中心費(fèi)用給到行政人員，核算簽字確認(rèn)，領(lǐng)導(dǎo)簽字遞交財務(wù)會計處。五、后勤保障及衛(wèi)生5.1后勤保障：行政部要保障公司的后勤供應(yīng)，平日保障物品有：茶葉、咖啡、一次性紙杯、桶裝礦泉水、廁紙、抽紙巾、藥品、垃圾袋。藥品要經(jīng)常檢查，有過期或缺失的，及時補(bǔ)充更換。5.2衛(wèi)生整潔：行政部保潔人員每天工作內(nèi)容5.2.1做好責(zé)任區(qū)域內(nèi)衛(wèi)生，及時清理垃圾5.2.2配合行政不定時做好4害防治工作。六、車輛管理6.1市內(nèi)派車：申請?zhí)顚懪绍噯?，寫明申請部門、申請人、申請時間、用車時間、隨車人員、目的地、用車因素、申請人部門領(lǐng)導(dǎo)簽字。派車人員填寫安排車輛車號，車輛駕駛?cè)?、出車前里程?shù)、油表刻度，并檢查車輛與否可正常安全行駛。6.2車輛維護(hù)與保養(yǎng)：公司車輛要定時檢修及保養(yǎng)，長久停放車輛要不定時檢修，大型活動用車前，需作較全方面的檢查，特別是安全性能。要定點(diǎn)進(jìn)行維護(hù)及保養(yǎng)。七、安全管理及安全知識普及7.1安全管理7.1.1公司行政人員下班后檢查與否有未關(guān)閉的電腦、空調(diào)、電燈、水龍頭以及其它設(shè)備，避免存在浪費(fèi)。7.1.2行政人員不定時檢查公司的消防器材與否過期，滅火器抽檢與否合格。應(yīng)急燈與否能正常工作，消防批示牌有無懸掛有無脫落，公共走廊與否由雜物堆放的狀況。電予延誤警報器，消防水閘，火警鈴能夠邀請物業(yè)進(jìn)行測試，各公共電氣設(shè)備與否存在安全隱患，例：飲水機(jī)與否漏水、漏電。其它辦公設(shè)備的電源線與否有破損外露。電燈工作有無異常。天花板有無脫落現(xiàn)象的存在。發(fā)現(xiàn)異常及時上報解決。7.1.3嚴(yán)禁任何人攜帶易燃易爆有毒等物品進(jìn)入公司，發(fā)現(xiàn)陌生人來訪，要做好登記和詢問。原則上是讓被訪的公司員工到門口將到訪人員接進(jìn)辦公區(qū)域。外賣、快遞、推銷等其它與工作無關(guān)的人員或?qū)巨k公場合秩序有影響的一律不準(zhǔn)進(jìn)入辦公區(qū)域。備注：公司員工不得攜帶小孩、寵物等上班。7.1.4行政部管理的手機(jī)及其它貴重的辦公設(shè)備都要上鎖，員工交回的手機(jī)要登記入冊，妥善保管鑰匙，避免丟失。公司員工攜帶公司的物品離開公司，需開具物品放行條，寫明所攜帶的物品、數(shù)量，離開辦公區(qū)域的時間，攜帶人部門負(fù)責(zé)人的簽字同意才能夠放行（負(fù)責(zé)人不在公司由行政部致電其負(fù)責(zé)人核算后簽字）7.1.5行政部人員在下午5:30下班時，關(guān)閉管轄區(qū)內(nèi)的空調(diào)及設(shè)備。最后一位行政人員下班時，關(guān)閉公司全部公共區(qū)域的空調(diào)和無員工加班區(qū)域的燈光。關(guān)閉飲水機(jī)的電源。查看與否有未關(guān)閉的辦公設(shè)備設(shè)施。7.2安全知識普及7.2.1行政人員時時刻刻心里都要有安全防備意識，防火防盜，安全使用各類辦公設(shè)備。7.2.2行政人員需掌握一定的消防安全技能，純熟使用滅火器材，熟悉安全消防通道，熟悉公司各個電源開關(guān)所在位置。7.2.3行政部人員不定時的對公司的員工進(jìn)行安全知識教育。涉及對的的安全的使用辦公設(shè)備，消防安全演習(xí)，讓員工有能力解決小的安全意外事故以及當(dāng)火宅、地震發(fā)生時，緊張有序的撤離到安全區(qū)域。八、宿舍的衛(wèi)生及安全檢查工作宿舍衛(wèi)生與安全8.1公司提供員工住宿的宿舍，行政人員不定時要檢查衛(wèi)生，宿舍應(yīng)安排衛(wèi)生值班制度，共同承當(dāng)宿舍的衛(wèi)生工作。干凈整潔的環(huán)境有助于保障員工獲得良好的休息。8.2員工宿舍的安全行政人員每月也不定時的檢查。檢查有無私自按接電線，有無使用大功率電器，有無寸易燃易爆物品等狀況。發(fā)現(xiàn)違規(guī)的立刻規(guī)定員工整治。也要注意宿舍的門窗有無損壞，電燈、空調(diào)以及其它用品與否存在安全隱患。8.3員工宿舍除消防安全緊抓之外，還要注意人員的管理。不定時抽查與否有容留非公司人員入住或留宿，與否有離職工工無申請滯留，與否有空占宿舍床位，與否有聚眾賭博等其它違反公司規(guī)定的現(xiàn)象發(fā)生。執(zhí)行上級交辦及其它緊急事務(wù)，主動及時完畢。特別是緊急事務(wù)，要第一時間解決，實時報告進(jìn)度。盡量在最短的時間完畢上級領(lǐng)導(dǎo)交代的事務(wù)。訂貨會行政方面需配合及準(zhǔn)備的工作：1、訂貨會場地擬定：根據(jù)我們大概活動時間，篩選幾家符合規(guī)定的酒店，并將費(fèi)用一起提交領(lǐng)導(dǎo)擬定。確保訂貨場地、就餐廳、房間數(shù)量、內(nèi)部人員就餐的場地都滿足。2、舞臺搭建布置入場時間擬定，注意避免因占用時間問題產(chǎn)生費(fèi)用狀況。3、客戶接送，車輛安排。大巴車租賃預(yù)約、公司車輛預(yù)訂4、部分客戶機(jī)票、動車票購置及修改。5、客戶菜品擬定。6、客戶房間水果及溫馨提示牌擺放7、員工、客戶夜宵安排：夜宵時間、人數(shù)、垃圾放置問題及其它準(zhǔn)備8、一次性紙杯、咖啡、礦泉水（酒店提供）、泡面、香腸、豆腐干等吃飽物品及水果。9、客戶忌諱豬肉：擬定人數(shù)、天數(shù)購置植物油罐頭及水果等。10、人員入住安排，核對每日入住人數(shù)，接車晚的客戶電話擬定確實入住預(yù)留房間。11、公司工作人員每日結(jié)束工作安排回家，及在司人員訂貨會期間班車無的提示告知。12、設(shè)計部樣衣、陳列物品貨車及搬運(yùn)工安排，信息部設(shè)備依維柯安排。13、訂貨期間客戶接送及安排。14、擬定訂貨會每日日程安排，合理安排客戶就餐時間及入場時間。15、第一天客戶來的斷斷續(xù)續(xù)，根據(jù)時間段安排就餐或者人數(shù)多于6人開始安排就餐上菜。16、員工餐提前半小時以部門為單位，簽字拿券。憑券入場就餐。告知員工就餐時間段合理安排工作，直營、加盟、總代等部門（及高層）與客戶一起就餐者去除員工餐人數(shù)。17、員工餐注意人員：物流搬運(yùn)、商品設(shè)計幫忙整頓及穿衣人員、模特、空間外協(xié)、司機(jī)。18、客戶手機(jī)嚴(yán)禁帶入訂貨會場。19、咖啡、飲品供應(yīng)，注意量的把握，濃度適宜（攪拌器沖調(diào)）客戶入住安排：1、從酒店前臺拿到空房間號碼，梳理雙人房、單人房，夫妻盡量安排單人房。2、準(zhǔn)備簽到表2份，一份給酒店前臺（注意手機(jī)號碼隱藏）、一份給我們自己用于客戶簽到用（留有手機(jī)根據(jù)所屆時間確認(rèn)最后入?。?、最佳讓代表收齊各區(qū)域同時達(dá)成的人員身份證并配對好同一房間人員，然后登記房間號及入住條.4、暫單住無人拼房間，和客人說清后期要和人一起住，總代與總代拼，加盟與加盟拼，否則涉及到后期費(fèi)用不好核算。5、每日結(jié)束要與酒店核對人員入住狀況，并計算今天人員在住狀況。6、及時與派車人員溝通，人員走得狀況，進(jìn)行退宿跟進(jìn)。客戶接送安排：1、各區(qū)域接車單統(tǒng)一模板，便于后期統(tǒng)計及分派車輛。直營、加盟、總代、市場部，意向客戶及老總盡量好車安排。2、按攝影似接車地點(diǎn)，時間從前往后排序，相近的一起接送，合理安排車輛。3、預(yù)留來回時間，機(jī)場的預(yù)算出機(jī)場時間10分鐘左右。4、如有不同酒店，盡量分開安排車輛?？蛻艚訖C(jī)/接車安排：1、高舉歡迎牌讓客戶容易看見。2、提前以短信或電話方式主動與客戶聯(lián)系，將他們相近時間聚集一起，予以接待并安排車輛入坐。2、如遇司機(jī)臨時還沒到狀況，可先帶客戶進(jìn)舒適區(qū)，提供飲料等，闡明狀況獲得諒解并