合同管理制度(同名3932)

PAGE11PAGE5廣州市展航物流有限公司合同管理規(guī)范化制度第一章

總

則第一條

為依法經營管理，規(guī)范市場競爭行為，樹立依法為本，維護當事人合法權益，根據《中華人民共和國合同法》、《廣東省合同監(jiān)督條例》、《廣州市展航物流有限公司章程》及有關法律、行政法規(guī)及規(guī)章規(guī)定，特制定《廣州市展航物流有限公司合同管理規(guī)范化制度》。企業(yè)對外簽訂的各類合同一律適用本制度。

第二條

合同管理的總目標：機構網絡化，制度系列化，行為規(guī)范化、經營管理和合同管理一體化。

第三條

合同管理是企業(yè)管理的一項重要內容，搞好合同管理，對于公司經濟活動的開展和經濟利益的維護，都有積極的作用。各級部門經理、法人委托人以及其他有關人員，都必須嚴格遵守，切實執(zhí)行本制度。各有關部門必須互相配合，共同努力，做好以“守合同重信用”為核心的合同管理工作。

第二章

合同的簽訂制度第四條

簽訂合同，必須遵守國家法律、法規(guī)及公司有關規(guī)定。

第五條

對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人。法人委托人必須對本企業(yè)負責，對本職工作負責，在授權范圍內行使簽約權。超越代理權限和非法委托人均無對外簽約權。

第六條

建立合同信用評價體系，簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的資信情況。包括：簽約方是否具有法人資格、有無經營權、有無履約能力及其信用情況；堅持對合作伙伴資信調查制度，著重了解對方企業(yè)（單位）年檢等級，守重等級，合同信用、稅務信用、質量信用情況，進行企業(yè)信用綜合評估，減少交易風險，防止上當受騙，防止簽訂無效合同，確保所簽合同有效、有利。

第七條

簽訂合同，必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的原則和效益原則。

第八條

簽訂合同，如涉及公司內部其他單位的，應事先在內部進行協(xié)商，相互協(xié)調，然后簽約。

第九條

合同除即時清結者，應當采用書面形式。應當采用國家和省制定的示范文本，企業(yè)確實需要可以參照示范文本制定合同文本，但不得含有損害當事人利益的格式條款，對企業(yè)單位自制的合同文本必須認真審查，防止“霸王條款”以及“合同陷阱”。盡量避免使用對方企業(yè)單位自制的合同文本。

第十條

合同對方當事人權利、義務的規(guī)定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。對方在合同中每一項應負擔的義務均應與違約責任相對應。

合同內容應審查的主要問題是：1、部首部分，注意寫明雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。2、正文部分，注意：價金必須執(zhí)行現行的國家定價或國家指導價、市場調節(jié)價；違約責任有法定違約金的按規(guī)定寫明，法律沒規(guī)定或規(guī)定不具體的，應具體寫明約定的違約金數額、比例及計算方法。

3、結尾部分雙方都必須使用合格的印章——公章或合同專用章，不得使用財務章、部門章或業(yè)務章等不合格印章，注明合同有效期限。

第十一條

簽訂合同，除合同履行地在我方住所所在地外，簽約時應力爭協(xié)議合同由我方所在人民法院管轄或選擇仲裁機構仲裁。第十二條

簽訂合同付款盡可能采用托收承付，簽訂合同應以現款為主，不準賒銷；確需賒銷或代銷的，由公司法定代表人審批。

第十三條

任何人對外簽訂合同，都必須以維護本公司合法權益和提高經濟效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利，給公司造成經濟損失，依法追究刑事責任。3、因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯；因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，并盡量采取補救措施，減少我方損失；因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。第三十三條

各部門在處理糾紛時，應加強聯(lián)系，及時通氣，積極主動地做好應做的工作，不互相推委、指責、埋怨、統(tǒng)一意見，統(tǒng)一行動，一致對外。第三十四條

法務部處理合同糾紛的范圍是：1、總經理交辦的；2、經各有企業(yè)處理解決不了的；3、其他應由法律部處理的。第三十五條

提請?zhí)幚砗贤m紛的程序是：1、承辦人填寫“對外合同糾紛申報表”，按本《制度》的規(guī)定報批。2、審批單位可依據情況，在1天內作出由上報單位負責處理；由法務部負責處理。3、法務部對經協(xié)商仍無法解決或認為有必要的合同糾紛，經主管領導同意，可提交上級主管機關、仲裁部門或人民法院依法處理。第三十六條

合同糾紛的提出，加上由我方與對方當事人協(xié)商處理糾紛的時間，應在法律規(guī)定的時效內進行，并必須考慮有申請仲裁或訴訟的足夠時間。第三十七條

凡由法務部處理的合同糾紛，有關企業(yè)必須主動提供下列證據材料（原件或影印件）：1、合同的文本（包括變更、解除合同的協(xié)議）以及與合同有關的附件、文書、電報、圖表郵件、傳真等；

2、發(fā)票等有關憑證；

3、有關財務帳目；4、有關違約的證據材料；5、其他與處理糾紛有關的材料。第三十八條

對于合同糾紛經雙方協(xié)商達成一致意見的，應簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方法人公章或合同專用章。第三十九條各部門對雙方已經簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書，上級主管機關或仲裁機關的調解書、仲裁書，在正式生效后，應復印若干份，分別送與該糾紛處理及履行有關的部門收執(zhí)，各部門應由專人負責該文書的履行。對于對方當事人在規(guī)定期限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關規(guī)定的，承辦人應及時向主管領導和法務部匯報。第四十條

對當事人逾期不履行已經發(fā)生法律效力的調解書、仲裁決定書或判決書的，由法務部配合各單位向人民法院申請執(zhí)行。第四十一條

在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前，有關單位應認真檢查對方的執(zhí)行情況，防止差錯。執(zhí)行中若達成和解協(xié)議的，應制作協(xié)議書并按協(xié)議書規(guī)定辦理。第四十二條

合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應及時通知有關單位，并將有關資料匯總、歸檔，以備查考。第七章

合同的管理制度第四十三條

設立合同管理領導小組（委員會）主要職責是：一、貫徹執(zhí)行《合同法》及有關法律法規(guī)，組織有關人員的學習和培訓。二、制定合同管理章程、制度。并貫徹實施。三、負責各類合同的簽訂、履行、變更、轉讓和終止，并審核企業(yè)對外簽訂的重大合同。四、審查合同，建立合同臺帳和檔案，管理合同文本、合同專用章、《授權委托書》，進行合同統(tǒng)計，做出統(tǒng)計分析。五、決定合同評估、評審、審批、登記、備案、咨詢事宜；決定格式合同制作、合同鑒證、合同催告、合同撤銷事宜；決定合同擔保及抵押等事宜。六、協(xié)調單位內部和外部合同關系，解決合同問題和處理合同糾紛。七、領導開展“守合同重信用”活動。八、開展合同調研活動。第四十四條

合同管理員及其職責一、合同管理員應具有一定的文化水平和語言文字能力，具有相應的合同法律、法規(guī)知識，懂業(yè)務，懂管理，工作認真細致。二、合同管理員除搞好自身的學習外，應對相關業(yè)務人員進行合同知識培訓，實行持證上崗制度。三、參與合同的會商、評審。根據委托訂立合同，進行變更和解除。四、檢查合同的訂立與履行，辦理合同公證，辦理抵押物登記等。五、管理合同文本、合同專用章和法人授權委托書并按規(guī)定使用。登記臺帳，填報統(tǒng)計報表，建立合同檔案。登記、保管與合同有關的文字、單證材料。六、清理債務，追討欠款，參與仲裁、訴訟活動。七、合同管理員調崗，應認真辦理檔案、資料移交等手續(xù)，經領導同意后離任。第四十五條

本公司對合同實行分級管理、專業(yè)歸口制度，法人委托書制度，合同專用章制度及基礎管理制度。

第四十六條

法人委托制度。法人委托人的主要職責是：1、在授權范圍內負責談判、簽訂合同，既不能違章越權，也不能消極推諉；2、對所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負責；3、對須報請上級領導審批的合同，辦理申報手續(xù)，提出本人意見并對本人意見負責；4、對所簽合同的全面履行具體負責，履行中發(fā)現問題應立即上報、并積極想辦法解決，對發(fā)生的合同糾紛負責處理好或協(xié)助有關部門處理好；5、負責保管好本人所簽合同的一切資料；合同履行完畢后應立即將資料上交歸檔。第四十七條

凡具備下列條件的，可以發(fā)給法人委托證書：1、品格思想好。能自覺遵守國家的法律政策，遵守公司各項規(guī)章制度；能拒腐蝕，不貪污受賄，不假公濟私、損公肥私。2、業(yè)務工作好。熟悉本職工作，能夠良好地完成本人業(yè)務工作，并以公司利益為重，擇優(yōu)簽約，嚴格履約，節(jié)約資金，增加收益，取得一定成績，無遺留問題。3、法律意識強。對《合同法》等經濟法規(guī)認真學習，初步掌握并能運用有關法規(guī)。第四十八條

公司根據各部門和下屬公司、企業(yè)的實際情況，決定法人委托人的設置及數額，具體人選由各單位確定，經培訓考核合格后，才能取得法人委托書，委托人應當在授權范圍內進行有效代理。第四十九條

法人委托證書應妥善保管，防止遺失。一般實行一事一委托，不準將法人委托證書轉借他人或用作其他證明，否則，要追究相應的責任。第五十條

合同專用章制度。公司及下屬企業(yè)對外簽訂合同所加蓋的印章，除各企業(yè)的公章外，一律使用公司統(tǒng)一編號的合同專用章，其他印章一律不準代替使用。否則，財務部門有權拒絕辦理結算手續(xù)，由此所引起的責任由有關人員承擔，還可以予以處罰。

第五十一條合同專用章由有關公司統(tǒng)一刻制、編號和頒發(fā)；嚴禁任何人私自刻制、使用。

第五十二條合同專用章應嚴格按照授權的范圍使用，不準混用、代用或借用。

第五十三條合同專用章應妥善保管，若有遺失，除立即登報聲明作廢外，還要追究有關人員的經濟責任和行政責任。

第五十四條

合同檔案管理制度1、合同檔案的管理，應做到規(guī)范化、科學化、統(tǒng)一化。2、建立合同檔案。每一份合同都必須有一個編號，不得重復或遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議（包括文書、電傳等），均應妥善保管。3、合同檔案還應當包括：合同臺帳；合同文本；合同專用章使用登記；授權委托登記；合同學習、培訓情況；幫扶情況記錄；重合同守信用情況記錄；合同糾紛卷宗材料等。4、合同檔案可實行微機管理，但必須具有機讀和文字記載相結合。5、合同檔案應裝訂成冊，實行一份一檔，由專人管理備查。6、查閱合同檔案需經過批準并進行登記。第五十五條

合同臺帳制度1、合同臺帳包括合同登記臺帳、合同檢查臺帳、合同統(tǒng)計臺帳、合同法律法規(guī)學習與培訓臺帳、合同專用章使用登記臺帳、合同文本領用登記臺帳、《授權委托書》使用登記臺帳。2、建立合同臺帳，旨在通過合同管理，管理本單位的生產經營行為，使決策者了解本企業(yè)的生產、銷售情況。3、合同綜合管理部門按合同類別建立健全合同匯總臺帳，分管單位（部門）應建立健全分類臺帳。4、建立合同管理臺帳。各企業(yè)應根據合同的不同種類，建立合同的分類臺帳和總臺帳。每個企業(yè)必須設一個總臺帳。其主要內容包括：序號、合同號、經手人、簽約日期、合同標的、價金、對方單位、履行情況及備注等。臺帳應逐日填寫，做到準確、及時、完整。填寫“合同情況月報表”。各企業(yè)應在每月5日之前將上月月報表填寫好后報送總經理，同時抄報計劃財務部和法務部。

第五十六條

合同管理獎懲制度

一、凡在合同簽訂、審查、履行以及合同規(guī)范化管理制度工作中做出下列成績之一的，對有關部門和人員給予表揚和獎勵：1、在訂立、審查、履行合同過程中，工作認真負責，為本單位爭取較大效益、避免或挽回經濟損失的；2、在合同管理工作中做出成績，被有關部門評為先進的；3、在合同管理工作中，提出合理化建議，為本企業(yè)增加較大效益，節(jié)約較大資金、避免或挽回經濟損失的；4、追討欠款、索賠成功。在合同的仲裁、訴訟中由于自身的工作獲得勝訴的；

5、勇于檢舉、揭發(fā)他人利用合同行賄受賄、牟取私利等違法行為的。二、凡具有下列情況之一的部門和人員，視其情節(jié)輕重給予行政處分，經濟賠