會(huì)展場館配套服務(wù)第7章

會(huì)展場館配套服務(wù)第7章會(huì)展場館配套服務(wù)及現(xiàn)場管理Loremipsumdolorsitamet1展覽項(xiàng)目現(xiàn)場管理及流程2會(huì)議項(xiàng)目現(xiàn)場管理及流程3展覽會(huì)的開幕式4展覽工程服務(wù)5參會(huì)人員的登記、進(jìn)出和各類證件管理6會(huì)展場館廣告位的管理目錄CONTENTS7合同的起草、執(zhí)行與管理“”7.1展覽項(xiàng)目現(xiàn)場管理及流程7.1.1基本概念

指場館工作人員依照辦展單位與場館雙方簽訂的合同，在實(shí)施布展，展出，撤展過程中，對(duì)展覽活動(dòng)進(jìn)行現(xiàn)場管理，以確保項(xiàng)目圓滿成功的過程?！啊爆F(xiàn)場服務(wù)的特點(diǎn)時(shí)間緊對(duì)象多內(nèi)容雜要求高硬件相對(duì)固定，軟件尤為重要基本流程展覽服務(wù)管理總流程簡圖

社會(huì)化合作單位展館主、承辦方參展方參觀者由此圖可見，展館的服務(wù)對(duì)象是全面廣泛和多層次的，同時(shí)也是其他對(duì)象得以完成其所提供服務(wù)的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。展覽現(xiàn)場管理流程分圖展館現(xiàn)場服務(wù)臺(tái)各相應(yīng)部門或人員指令展館現(xiàn)場服務(wù)臺(tái)各相應(yīng)部門或人員參展客服服務(wù)實(shí)施指令展館現(xiàn)場服務(wù)臺(tái)各相應(yīng)部門或人員反饋確認(rèn)承接展覽業(yè)務(wù)服務(wù)要點(diǎn)展館在展會(huì)承辦單位簽訂合同后，至少應(yīng)于展會(huì)前15天（根據(jù)展會(huì)規(guī)模及復(fù)雜程度確定提前量）召開對(duì)接會(huì)，掌握該次展會(huì)的接待細(xì)節(jié)。根據(jù)組委會(huì)的要求及時(shí)下達(dá)任務(wù)通知書，呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)及抄送相關(guān)部門，其中涉及的主要服務(wù)部門有展館管理部、展館部、保衛(wèi)部、場地部、工程部等。其服務(wù)運(yùn)作程序細(xì)化如下：布展前10—15天展館管理部、展館部、保衛(wèi)部、場地部、工程部根據(jù)展會(huì)情況，制訂出切實(shí)可行的接待方案，并以此為依據(jù)進(jìn)行籌備工作?！啊薄啊辈颊骨?-10天展館管理部：現(xiàn)場服務(wù)組：按照消防、保衛(wèi)部門核準(zhǔn)后的展位圖劃分展位管理責(zé)任。美工組：提供參展商名單制作楣板。會(huì)議接待組：根據(jù)展會(huì)規(guī)模、形式及要求備料，布置各崗位的人員。保衛(wèi)部：在此期間進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。工程部：按照圖紙要求進(jìn)行布線、備料。場地部：搭建攤位、清潔展具、備齊展館清潔物料?！啊辈颊辜罢钩觯ㄕ麄€(gè)展會(huì)的重中之重）展場管理部：設(shè)立服務(wù)臺(tái)，為展商提供租賃、咨詢、解決投訴等服務(wù)；現(xiàn)場服務(wù)人員進(jìn)入各廳就位，確保參展商的正常操作，并第一時(shí)間了解、解決現(xiàn)場出現(xiàn)的問題。商務(wù)中心：提供打字、復(fù)印、等服務(wù)。美工室：楣板的改動(dòng)修正以及參展商的美工制作業(yè)等。展場經(jīng)營部：開始啟動(dòng)相關(guān)項(xiàng)目。保衛(wèi)部：保安人員在各個(gè)出入口進(jìn)行巡視，維護(hù)現(xiàn)場的秩序，確保參展商及展品的安全。工程部：保證水、電、空調(diào)、等工程設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。場地部：確保布展、展出期間展廳內(nèi)的清潔衛(wèi)生?！啊背氛箍偡?wù)臺(tái)、商務(wù)中心、美工室整理展會(huì)期間開出的單據(jù)及各種物品；現(xiàn)場服務(wù)人員協(xié)助撤展；會(huì)議接待組人員整理會(huì)議室；展場經(jīng)營部進(jìn)行收尾工作；保安控制出入口。對(duì)參展商進(jìn)行放行；工程部依舊保證水、電、空調(diào)、運(yùn)轉(zhuǎn)，并針對(duì)些租用的水源、電源線路管道進(jìn)行拆除，并對(duì)設(shè)備和器材進(jìn)行維修；場地部拆除展架，全面清潔展具、展廳?！啊薄啊笨偡?wù)臺(tái)一、根據(jù)參展商要求開具工作單，將工程申請單發(fā)至工程申請單發(fā)至工程部；布展加班申請單發(fā)至保衛(wèi)部；展具租賃單發(fā)至庫房；監(jiān)督各項(xiàng)工作的完成狀況。二、對(duì)參展商提出的各類相關(guān)問題給于答復(fù)或協(xié)助解決，并對(duì)參展商對(duì)于展館工作的投訴及時(shí)進(jìn)行安撫及妥善處理。“”商務(wù)中心

參展商到達(dá)商務(wù)中心，提出服務(wù)要求，工作人員按要求下達(dá)工作單，由參展商交到收銀處；付款后，由財(cái)務(wù)人員簽字蓋章再交到商務(wù)中心工作人員；工作人員完成服務(wù)后任務(wù)，把單據(jù)和工作成品交還給參展商完成工作流程“”美工服務(wù)前期設(shè)計(jì)會(huì)展的展位圖展前與組委會(huì)協(xié)調(diào)制作楣板布展期間對(duì)外承接制作業(yè)務(wù)0103020405展廳現(xiàn)場服務(wù)點(diǎn)門票銷售（發(fā)放）服務(wù)點(diǎn)花卉租售點(diǎn)展品倉儲(chǔ)、搬運(yùn)、運(yùn)輸現(xiàn)場服務(wù)點(diǎn)餐飲服務(wù)點(diǎn)展覽現(xiàn)場服務(wù)點(diǎn)的設(shè)置及提供的服務(wù)展廳服務(wù)人員崗位職責(zé)廳長崗位職責(zé)展廳工作人員崗位職責(zé)展會(huì)前準(zhǔn)備工作規(guī)程展位搭建預(yù)約租賃服務(wù)項(xiàng)目管理提前到達(dá)貨物的管理和運(yùn)輸準(zhǔn)備工作保潔管理綠色植物租擺準(zhǔn)備工作租賃物品管理布展管理期間規(guī)程LOREMIPSUM展覽期間的管理規(guī)程展覽期間管理規(guī)范展廳現(xiàn)場服務(wù)規(guī)范租賃服務(wù)管理規(guī)范服務(wù)項(xiàng)目的退組、更換管理規(guī)范撤展期間管理規(guī)程LOREMIPSUM展覽項(xiàng)目現(xiàn)場服務(wù)工作規(guī)范“”“”展品搬運(yùn)服務(wù)規(guī)范布展前接運(yùn)提前到達(dá)展品境外展品的處理展品運(yùn)輸綜合服務(wù)部職責(zé)展會(huì)運(yùn)輸服務(wù)的準(zhǔn)備布展期間提前到達(dá)展品的領(lǐng)取發(fā)放現(xiàn)場運(yùn)輸服務(wù)與管理運(yùn)輸展品的管理展覽期間撤展期間展覽結(jié)束會(huì)議的規(guī)模和種類1.會(huì)議種類規(guī)模分形式分小型會(huì)議：小于100人中型會(huì)議：100~1000人大型會(huì)議：1000~10000人特大型會(huì)議：大于10000人國際會(huì)議：國際會(huì)議相關(guān)組織及各國會(huì)議協(xié)會(huì)對(duì)國際會(huì)議有不同的定義和評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)。有會(huì)有議：年會(huì)、專業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議、論壇、研討會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、文化交流會(huì)洽談會(huì)等等。會(huì)而不議：報(bào)告會(huì)、傳達(dá)會(huì)、表彰會(huì)、簽字儀式、運(yùn)動(dòng)大會(huì)2.客戶的需要接待會(huì)議的流程會(huì)前準(zhǔn)備制訂會(huì)議通知單制訂會(huì)議具體活動(dòng)工作單會(huì)中會(huì)后結(jié)算感謝會(huì)議組織者建立客史檔案接待工作人員的儀容儀表

接待人員在工作中要保持最佳狀態(tài)。良好的儀表有利于提高接待工作的效果，也可以同時(shí)反映出工作水平及辦事效率。在舉止上要自然隨和，動(dòng)作注重大方得體，顯示出具有很強(qiáng)的自信心。會(huì)議服務(wù)工作規(guī)范會(huì)議室基本臺(tái)型：戲院式、教學(xué)式、U字形、回字形、會(huì)見式、簽字儀式型聽眾席布置提示牌、舞臺(tái)布置花草布置主席臺(tái)布置簽到桌布置檢查程序備品要求會(huì)議現(xiàn)場服務(wù)規(guī)范：會(huì)前準(zhǔn)備、迎賓與服務(wù)、會(huì)中服務(wù)、茶點(diǎn)服務(wù)、退場服務(wù)、注意事項(xiàng)茶杯、茶具清洗消毒托盤服務(wù)規(guī)范會(huì)議音響設(shè)備服務(wù)工作規(guī)范1、服務(wù)規(guī)范會(huì)議保障時(shí)應(yīng)穿公司制服，著裝整齊，禮貌用語，注意儀容儀表。不再會(huì)議室大聲喧嘩、吸煙，保持會(huì)議室安靜和整潔。會(huì)議保障人員應(yīng)密切配合，互相提醒注意事項(xiàng)。主辦單位工作人員提出的有關(guān)問題和要求應(yīng)耐心、禮貌地回答和解決，若無法解決應(yīng)聯(lián)系相應(yīng)的部門人員或匯報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)，做到“首站式”服務(wù)。2、操作規(guī)范：擴(kuò)聲系統(tǒng)、投影系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)預(yù)展

指展覽布置完成后，在正式開館前進(jìn)行的內(nèi)部展出，由主辦單位邀請有關(guān)專家、領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、新聞界到場參觀，依照辦展宗旨和計(jì)劃進(jìn)行檢查和驗(yàn)收。7.3展覽會(huì)的開幕式開幕與開幕式開幕式是展覽會(huì)正式展出開始的儀式，其目的是擴(kuò)大影響，樹立展覽會(huì)在社會(huì)和公眾中的形象，引起更多的社會(huì)關(guān)注，吸引更多的觀眾參加。傳統(tǒng)的做法和重視開幕式的觀點(diǎn)認(rèn)為成功的開幕式等于展會(huì)進(jìn)行了一半。但近幾年我國許多原來重視舉辦開幕式的名牌展覽會(huì)承辦單位，開始向外國學(xué)習(xí)簡化開幕式或取消開幕式，但完全取消開幕式還要有一個(gè)漫長的過程。“”“”開幕儀式準(zhǔn)備工作及現(xiàn)場管理開幕式結(jié)束服務(wù)工作三級(jí)檢查保障制度開幕式結(jié)束后的工作合同簽訂后現(xiàn)場服務(wù)提供之前的準(zhǔn)備工作開幕式現(xiàn)場服務(wù)準(zhǔn)備工作開幕式期間工作“”合同簽訂后現(xiàn)場服務(wù)提供之前的準(zhǔn)備工作

根據(jù)主辦單位組織機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)及要求，組建展館現(xiàn)場服務(wù)保障機(jī)構(gòu)，并在機(jī)構(gòu)內(nèi)明確職責(zé)與分工，直接指出具體的工作要求。與兩個(gè)以上的展會(huì)舉辦時(shí)間出現(xiàn)重疊，制定方案將時(shí)間重疊的項(xiàng)目做綜合考慮，以利于各項(xiàng)目間提供服務(wù)的協(xié)調(diào)與銜接。工作單位的內(nèi)容應(yīng)：開幕式的時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、出席人員及數(shù)量（如：主席臺(tái)嘉賓、臺(tái)下貴賓區(qū)、參展團(tuán)長）進(jìn)場安排（如：貴賓、參展單位人員、來賓）主持人、議程（奏樂、司儀進(jìn)行展會(huì)簡介、禮儀小姐引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)及貴賓就位）任務(wù)分工準(zhǔn)備工作流程：（主席臺(tái)貴賓區(qū)名單確定、請柬制作分配及發(fā)送、各種致辭的準(zhǔn)備、貴賓休息室的布置及服務(wù)落實(shí)、樂隊(duì)的聯(lián)系、選曲、排練、演奏，音響準(zhǔn)備及調(diào)控等）工作單連同附件制定完成后，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，總經(jīng)理審批，及時(shí)告知主辦單位，而后下發(fā)至相關(guān)部門。跟蹤檢查服務(wù)進(jìn)度及質(zhì)量?！啊?.開幕式現(xiàn)場服務(wù)準(zhǔn)備工作

場地管理部：開幕式場地衛(wèi)生工作，配齊必要設(shè)施，做到地面、桌椅等會(huì)議設(shè)備。網(wǎng)絡(luò)信息部：根據(jù)工作單、參加開幕式的人數(shù)、講話人員的身高要求擺好各種用具和音響設(shè)備，并提前做好調(diào)試工作。工程部：安排電源、空調(diào)、電梯等，提前安排現(xiàn)場保障人員。保衛(wèi)部：做好現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作，按時(shí)開啟出入口，疏導(dǎo)車輛與人員。“”3.開幕式期間工作

開幕式開始前3小時(shí)，按工作單要求，廣告部負(fù)責(zé)完成各項(xiàng)背景板、指示牌等。業(yè)務(wù)部門開幕式2小時(shí)前，檢查布置是否符合要求，指示牌是否符合客服要求，放在特定的位置。工程部：安排電源、空調(diào)、電梯等，提前安排現(xiàn)場保障人員。保衛(wèi)部：做好現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作。網(wǎng)絡(luò)信息部：音響師做好音響設(shè)備的保障工作?！啊?.開幕式結(jié)束服務(wù)工作

工作人員仔細(xì)檢查會(huì)場，做好現(xiàn)場設(shè)備的管理，如有損壞，要認(rèn)真做好記錄。各職能部門組織人員做好租賃物品的回收。發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，工作人員協(xié)助保衛(wèi)人員處理好工作。5.三級(jí)檢查保障制度

為保障開幕式圓滿順利地進(jìn)行，開幕式服務(wù)實(shí)行三級(jí)檢查保障制度。大型會(huì)議期間，設(shè)開幕式項(xiàng)目經(jīng)理一職，代表總經(jīng)理全面負(fù)責(zé)開幕式布置工作。開幕式項(xiàng)目經(jīng)理向客戶提供全過程、全方位、全天候的服務(wù)，體現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)的宗旨。執(zhí)行開幕式檢查制度：服務(wù)人員自查，落實(shí)服務(wù)細(xì)節(jié)項(xiàng)目經(jīng)理全面檢查，協(xié)調(diào)服務(wù)，跟蹤客戶服務(wù)需求及時(shí)改進(jìn)，提高效率“”開幕式結(jié)束后的工作

服務(wù)部門協(xié)助業(yè)務(wù)部門完成結(jié)算工作。各部門針對(duì)此次開幕式展館方面發(fā)現(xiàn)的問題，結(jié)合客戶反饋或投訴的意見及建議，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，主動(dòng)與客戶溝通。深入分析，持續(xù)改進(jìn)，不斷完善管理體系。“”展覽工程服務(wù)展覽工程服務(wù)工作規(guī)范一、展前準(zhǔn)備工作程序1.根據(jù)公司下達(dá)的工作單，相關(guān)部門及時(shí)組織策劃水、電、氣等配套設(shè)施的布置方案。2.工程部現(xiàn)場服務(wù)人員根據(jù)布置方案，領(lǐng)取布置所需要的材料、零件和工具，為參展商布置電氣設(shè)備。3展覽前工程部組織對(duì)展覽期間主要設(shè)備的完好狀況、人員安排、通信聯(lián)絡(luò)、工具配備和布置工作等進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)整改，并進(jìn)行統(tǒng)一部署。4.在規(guī)定時(shí)間對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查，并在展覽期間駐守場館。5.培訓(xùn)部門值班人員服務(wù)態(tài)度良好?！啊倍⒄褂[期間工作程序1.展廳現(xiàn)場服務(wù)2.展覽的保障服務(wù)3.客戶投訴服務(wù)“”撤展期間工作程序1.工程部現(xiàn)場服務(wù)人員及時(shí)切斷展位的電源。2.部門全體員工配合參展商撤展3.部門負(fù)責(zé)配合參展商和有關(guān)部門費(fèi)用結(jié)算4.各部門將本次展覽的各項(xiàng)數(shù)據(jù)及時(shí)上報(bào)部門，部門匯總后上報(bào)公司5.展覽結(jié)束后，召開部門會(huì)議，分析優(yōu)劣，糾正改錯(cuò)，保證服務(wù)。“”7.5參會(huì)人員的登記、進(jìn)出和各類證件管理1.現(xiàn)場登記2.證件證件種類：車輛證件、人員證件、物品出管證、其他主辦單位和場館認(rèn)為有必要的證件證件的發(fā)放與使用：通常由主辦或承辦單位根據(jù)需要制作和發(fā)放，場館工作人員（主要是門衛(wèi)）根據(jù)事先承辦單位提供的各類證件樣本和這些證件的有效期，對(duì)持證人進(jìn)行資格認(rèn)可和放行?！啊?.6會(huì)展場館廣告位的管理1.會(huì)展廣告的含義(1)會(huì)展廣告是各種會(huì)展活動(dòng)的宣傳媒介和營銷手段，借此向市場和消費(fèi)者展示商品或服務(wù)信息，以達(dá)到一定目的的商務(wù)活動(dòng)廣告(2)會(huì)展主辦單位在會(huì)展現(xiàn)場內(nèi)外為參展參會(huì)單位設(shè)置的廣告“”LOREMIPSUMDOLOR承接展覽廣告業(yè)務(wù)的單位大體有三種：1.專營單位2.兼營單位3.代理單位會(huì)展廣告的布置“”廣告合同書廣告刊戶（甲方）：_________

營業(yè)執(zhí)照號(hào)：_________

廣告經(jīng)營單位（乙方）：_________

經(jīng)雙方同意簽訂本合同信守執(zhí)行。

一、有關(guān)廣告業(yè)務(wù)達(dá)成下列項(xiàng)目：

廣告種類：_________；廣告內(nèi)容：_________；廣告面積：_________；廣告字?jǐn)?shù)：_________；廣告費(fèi)用：_________。

二、按《中華人民共和國廣告法》規(guī)定甲方應(yīng)提供的證明文件：

_________。

三、本合同簽訂后不得更改，但遇特殊情況，經(jīng)雙方同意，并按規(guī)定賠償損失費(fèi)：

_________。

四、本合同一式_________份，甲方_________份，乙方_________份。報(bào)有關(guān)部門_________份。3．甲方在乙方網(wǎng)站上刊登廣告，必須提供給甲方一份《營業(yè)執(zhí)照》復(fù)印件。

4．甲方應(yīng)按時(shí)交納廣告費(fèi)用。

5．甲方如需乙方幫助制作廣告，制作費(fèi)用應(yīng)同廣告費(fèi)用一起付清。

6．甲方應(yīng)按時(shí)交廣告稿或圖形圖片。如因此造成的延誤由乙方按所簽定當(dāng)月廣告費(fèi)金額付廣告違約金。

7．甲方所提供的廣告素材必須符合《中華人民共和國廣告法》及相關(guān)規(guī)定，若由此造成的法律及相關(guān)責(zé)任均由甲方負(fù)責(zé)。2．乙方必須保證甲方廣告按合同