企業(yè)差旅管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

企業(yè)差旅管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

旅行管理是指公司通過(guò)信息技術(shù)對(duì)旅行活動(dòng)進(jìn)行整個(gè)過(guò)程監(jiān)控，以實(shí)現(xiàn)控制差旅費(fèi)的目的。傳統(tǒng)的差旅管理模式存在巨大的浪費(fèi)、有著難以克服的管理漏洞,而現(xiàn)代化的差旅管理能夠?yàn)槠髽I(yè)提供完善、快捷、方便、經(jīng)濟(jì)的差旅服務(wù),為企業(yè)節(jié)約費(fèi)用、減輕企業(yè)行政人員和財(cái)務(wù)人員的負(fù)擔(dān),為企業(yè)管理層提供差旅管理報(bào)告以利于差旅費(fèi)用的控制和提升整個(gè)企業(yè)的管理水平。差旅費(fèi)用的控制目前中國(guó)多數(shù)企業(yè)缺乏差旅管理意識(shí),其差旅費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)流程復(fù)雜而繁瑣,財(cái)務(wù)人員的工作量巨大,出差員工差旅費(fèi)用控制薄弱,管理效率低下。1.差旅用的管理激發(fā)了中小型企業(yè)的參企業(yè)的并購(gòu)、商務(wù)談判、營(yíng)銷(xiāo)、采購(gòu)已經(jīng)牽扯了中國(guó)企業(yè)管理層太多的精力,他們決不肯花時(shí)間去考慮一年來(lái)有多少人出過(guò)差,去過(guò)哪些地方,差旅費(fèi)開(kāi)支的總額是多少。管理層認(rèn)為這些事情應(yīng)由企業(yè)行政人員或財(cái)務(wù)人員管理,而實(shí)際上企業(yè)行政人員多能從預(yù)訂酒店和機(jī)票中獲得高額回扣,財(cái)務(wù)人員本著多一事不如少一事的觀念缺乏對(duì)差旅費(fèi)用進(jìn)行管理的積極性,因此應(yīng)用差旅管理的中國(guó)企業(yè)數(shù)量不多。根據(jù)《CorporateTravelManagementandTravelPracticesinChina》報(bào)告顯示,在被采訪(fǎng)的國(guó)內(nèi)私營(yíng)企業(yè)中只有5%使用差旅管理服務(wù),而國(guó)有企業(yè)的這個(gè)比例尚不足5%。2.報(bào)銷(xiāo)方式單一、酒店費(fèi)用高中國(guó)的企業(yè)通常由行政、財(cái)務(wù)、人事等部門(mén)的人員來(lái)專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)差旅費(fèi)用的支出,這類(lèi)專(zhuān)門(mén)人員在為企業(yè)訂購(gòu)機(jī)票、酒店時(shí)可以獲得高額回扣,出差員工住酒店時(shí)采用虛開(kāi)住宿費(fèi)發(fā)票或者購(gòu)買(mǎi)假發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)的方式賺取“外快”;另一方面,中國(guó)的一些大中型企業(yè)在國(guó)內(nèi)的攤子鋪得很大,公司職員每年都要坐上好幾回飛機(jī),可謂是航空公司標(biāo)準(zhǔn)的大客戶(hù),但從來(lái)沒(méi)有人想到去和航空公司協(xié)商,獲得一定的折扣。酒店費(fèi)用也是如此:由于公司所有職員有權(quán)選擇自己偏好的酒店,使得企業(yè)員工在特定酒店的住宿天數(shù)無(wú)法達(dá)到一定數(shù)量,因此很難和某家酒店簽訂長(zhǎng)期合同,以獲得更優(yōu)惠的價(jià)格。由于缺乏有效監(jiān)控,與差旅活動(dòng)相關(guān)的票據(jù)的真實(shí)性、合法性難以甄別,加大了管理成本,嚴(yán)重影響了企業(yè)利潤(rùn)的獲得。3.先進(jìn)的差旅管理流程和流程根據(jù)《CorporateTravelManagementandTravelPracticesinChina》報(bào)告,在被采訪(fǎng)的112家企業(yè)中,有1/4的受訪(fǎng)企業(yè)惟一使用的是手工流程和紙質(zhì)表格處理差旅申請(qǐng)和審批,另有56%使用紙質(zhì)表格和電子郵件結(jié)合的方式處理申請(qǐng)和審批。78%的受訪(fǎng)企業(yè)使用手工流程和紙質(zhì)表格進(jìn)行差旅費(fèi)用報(bào)告。由此看來(lái),中國(guó)企業(yè)多采用傳統(tǒng)的方法管理差旅費(fèi)支出。企業(yè)傳統(tǒng)的差旅管理流程復(fù)雜,出差人員要被迫填寫(xiě)各種紙質(zhì)單證,單證填寫(xiě)容易出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象,需要花費(fèi)大量的人力、物力去判斷其合法性與合理性;領(lǐng)導(dǎo)們的審批可能會(huì)由于其出差而被耽擱,從而影響業(yè)務(wù)的執(zhí)行,大量的紙質(zhì)單據(jù)傳遞到財(cái)務(wù)部門(mén)后給財(cái)務(wù)部門(mén)增加了很大壓力。由于各種出差相關(guān)票證種類(lèi)繁多,對(duì)其進(jìn)行裝訂、統(tǒng)計(jì)和匯總工作量極大,工作效率低下,還極易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤,造成不必要的損失。記錄著企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)作過(guò)程的紙質(zhì)單據(jù)上有著重要信息,分析這些信息可以得出公司一年里飛機(jī)、火車(chē)、酒店所有開(kāi)支,差旅時(shí)間的分布、旅途的時(shí)間等對(duì)公司經(jīng)營(yíng)有用的數(shù)據(jù),但是由于是紙質(zhì)介質(zhì),使分析和統(tǒng)計(jì)很不方便,難以形成規(guī)范而有價(jià)值的差旅管理報(bào)告。4.有特定的公司在中國(guó),現(xiàn)金是差旅支付的最主要模式,用于現(xiàn)金預(yù)付款和費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。這一模式對(duì)所有類(lèi)型的公司,包括跨國(guó)公司都適用。在112家受訪(fǎng)企業(yè)中,有52%的受訪(fǎng)跨國(guó)企業(yè)、86%的民營(yíng)企業(yè)和91%的國(guó)有企業(yè)表示進(jìn)行現(xiàn)金預(yù)付款并用現(xiàn)金支付差旅報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用,這與世界其它地方的公司依賴(lài)于企業(yè)信用卡作為最主要的支付方式形成了鮮明對(duì)比?，F(xiàn)代旅行管理的實(shí)施1.差旅政策的制定企業(yè)差旅政策的制定體現(xiàn)了公司差旅費(fèi)用支出的具體原則,涉及到旅行安排、付款方式、差旅開(kāi)銷(xiāo)及支出的處理程序等。在差旅政策中應(yīng)有以下條款:員工出差的審批、出差員工的職責(zé)、旅行指南、交通工具的選擇、機(jī)票和酒店預(yù)訂系統(tǒng)選擇、住宿標(biāo)準(zhǔn)、員工安全及保險(xiǎn)條款、同行家屬費(fèi)用條款、信用卡和現(xiàn)金使用條款、出差餐飲條款、電話(huà)費(fèi)及出租車(chē)費(fèi)條款、報(bào)銷(xiāo)程序條款、可以選用的差旅行程預(yù)訂系統(tǒng)、協(xié)議酒店名單、協(xié)議航空公司名單等,差旅政策條款應(yīng)盡量細(xì)化以方便嵌入差旅預(yù)訂系統(tǒng),從而保證良好的執(zhí)行效果。在制定差旅政策時(shí)還應(yīng)注意以下問(wèn)題:(1)差旅政策的制定要在分析以往差旅費(fèi)用的基礎(chǔ)之上。通過(guò)分析以往的差旅費(fèi)支出找出規(guī)律性的出差行為,例如經(jīng)常入住的酒店、經(jīng)常乘坐的航班、經(jīng)常出差的城市,這樣可以了解到哪家航空公司可以成為指定航空公司以獲取最低機(jī)票折扣,哪個(gè)城市出差最多,哪種交通工具最方便且成本低廉,哪家酒店可以成為協(xié)議酒店以獲取最優(yōu)惠的價(jià)格。(2)差旅政策制定要在節(jié)約成本和員工滿(mǎn)意度之間找到平衡。如果一味地控制成本挫傷了員工的工作熱情,影響了企業(yè)的整體形象,向外界傳遞了企業(yè)資金短缺的信息,這將給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)帶來(lái)負(fù)面影響;如果一味地迎合員工,則會(huì)使企業(yè)差旅成本大幅提升,利潤(rùn)減少,最終也會(huì)影響企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此在制定差旅政策時(shí)要充分聽(tīng)取企業(yè)各方人士的意見(jiàn),尤其是要傾聽(tīng)經(jīng)常出差員工的心聲,還要讓財(cái)務(wù)人員會(huì)同差旅經(jīng)理一同參與差旅政策的制定。例如出于節(jié)約成本考慮,企業(yè)或許規(guī)定某個(gè)職位的員工出差到車(chē)程12小時(shí)以上的地區(qū)必須坐硬臥,而當(dāng)時(shí)的折扣機(jī)票可能只比火車(chē)票價(jià)貴出一至兩百元錢(qián),坐飛機(jī)則可以快速到達(dá)。出差員工傾向坐飛機(jī)出行,那樣不僅能夠得到很好的休息,又能提高工作效率。然而財(cái)務(wù)人員則會(huì)認(rèn)為成本加大了,財(cái)務(wù)效率降低。針對(duì)這一矛盾,在差旅政策中可以加上如下條款:在交通工具選擇中,飛機(jī)機(jī)票折扣如果達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn),可以選擇乘機(jī)旅行。另外,在差旅政策中還可以加上如下條款:嚴(yán)格出差審批,如果用電話(huà)或視頻以及電子郵件可以解決的業(yè)務(wù)堅(jiān)決不批準(zhǔn)出差;在出差時(shí)間確定的情況下,應(yīng)提前數(shù)天預(yù)訂機(jī)票和酒店以獲得更為優(yōu)惠的折扣等,這些條款的制定不僅能夠有效節(jié)省不必要的開(kāi)支,而且也不會(huì)遭致出差人員的強(qiáng)烈抵制。(3)差旅政策的制定應(yīng)體現(xiàn)企業(yè)文化。如果企業(yè)強(qiáng)調(diào)以人為本、上下級(jí)平等的企業(yè)文化,非常注重員工的感受,在出差規(guī)定上,也應(yīng)該力求人人平等,高級(jí)管理人員和普通員工間的待遇不要過(guò)于懸殊;如果企業(yè)強(qiáng)調(diào)權(quán)本等級(jí)的企業(yè)文化,那么在差旅政策的制定上應(yīng)為不同等級(jí)員工制定不同的差旅標(biāo)準(zhǔn),以體現(xiàn)等級(jí)觀念。(4)在差旅政策的制定上要細(xì)致入微。差旅政策中應(yīng)嚴(yán)格規(guī)定可以報(bào)銷(xiāo)的差旅費(fèi)用明細(xì)以及出差人員的職責(zé),例如出差員工必須嚴(yán)格執(zhí)行差旅和住宿標(biāo)準(zhǔn),必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)用規(guī)定的預(yù)訂系統(tǒng)完成預(yù)訂機(jī)票和酒店,并利用信用卡支付與之相關(guān)的費(fèi)用并打出消費(fèi)明細(xì),必須按照規(guī)定的流程和期限報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)用,不得報(bào)銷(xiāo)與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的消費(fèi)支出,不得將公務(wù)艙位轉(zhuǎn)換為經(jīng)濟(jì)艙位,從而為同行的配偶換取機(jī)票等。在差旅途中會(huì)遇到很多不確定因素,在差旅政策的制定上應(yīng)列示安全旅行指南,與此同時(shí)應(yīng)注明列示有關(guān)保險(xiǎn)的條款以保障出差員工的權(quán)益。(5)對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行差旅政策的培訓(xùn),確保差旅政策的順利實(shí)施。差旅政策作為企業(yè)的重要公共文件應(yīng)放在公司網(wǎng)頁(yè),以便員工熟悉了解。在執(zhí)行差旅政策時(shí),要加強(qiáng)與員工的溝通,例如對(duì)新員工進(jìn)行差旅政策的宣講,提供一個(gè)公司內(nèi)部的論壇用以討論政策的相關(guān)條款,這樣能夠增強(qiáng)員工對(duì)公司差旅制度的認(rèn)知和理解,并自覺(jué)遵守。2.差旅管理人員當(dāng)一家企業(yè)或者企業(yè)集團(tuán)每年的差旅費(fèi)用達(dá)到一定規(guī)模,任命一名專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)企業(yè)或者企業(yè)集團(tuán)差旅事務(wù)的經(jīng)理人員將是十分必要的。其工作職責(zé)應(yīng)該包括:(1)參與制定差旅政策,負(fù)責(zé)向員工宣講差旅政策。差旅經(jīng)理應(yīng)配合企業(yè)差旅業(yè)務(wù)發(fā)展的需要,協(xié)同財(cái)務(wù)人員、經(jīng)常出差的員工參與制定差旅政策,提出適合企業(yè)文化和業(yè)務(wù)需求的建議;差旅政策一旦確定,差旅經(jīng)理所帶領(lǐng)的差旅管理團(tuán)隊(duì)需要采用網(wǎng)上公示、進(jìn)行培訓(xùn)、和出差人員充分溝通等方式確保差旅相關(guān)人員了解該政策。(2)擔(dān)當(dāng)外部商旅供應(yīng)商與企業(yè)內(nèi)部出差員工的中介。差旅經(jīng)理所帶領(lǐng)的團(tuán)隊(duì)有義務(wù)與每位差旅者進(jìn)行溝通,使他們了解安排差旅時(shí)能夠利用哪些資源;當(dāng)差旅政策中列示的供應(yīng)商發(fā)生改變時(shí),差旅部門(mén)應(yīng)及時(shí)將新供應(yīng)商名單告知全體員工,同時(shí)定期更新和增加差旅網(wǎng)頁(yè)的信息,使出差員工及時(shí)了解差旅管理部門(mén)的工作;隨時(shí)與以下供應(yīng)商簽訂合同并協(xié)調(diào)關(guān)系:差旅管理公司、航空公司、酒店、汽車(chē)租賃公司、企業(yè)信用卡提供商等。(3)監(jiān)控差旅活動(dòng)。差旅經(jīng)理需要監(jiān)控、追蹤并評(píng)估公司差旅過(guò)程的各個(gè)方面,并就差旅工作質(zhì)量進(jìn)行管理和監(jiān)督,確保差旅工作的準(zhǔn)確性和及時(shí)性;及時(shí)妥當(dāng)?shù)匕才挪盥檬聞?wù)中遇到的特殊情況;根據(jù)差旅業(yè)務(wù)的需求,引進(jìn)新的差旅服務(wù)方案并制定相應(yīng)的工作計(jì)劃,以達(dá)到高效率、高標(biāo)準(zhǔn)地服務(wù)內(nèi)部差旅員工的目標(biāo);負(fù)責(zé)開(kāi)發(fā)新的商旅供應(yīng)商以及評(píng)估現(xiàn)有供應(yīng)商,保證現(xiàn)有供應(yīng)商所提供的服務(wù)能夠最大程度地滿(mǎn)足本企業(yè)差旅需求。3.在線(xiàn)線(xiàn)購(gòu),實(shí)現(xiàn)差旅信息的互聯(lián)互通一家專(zhuān)業(yè)的差旅公司,能夠消化企業(yè)差旅管理中較為繁瑣且專(zhuān)業(yè)性甚強(qiáng)的內(nèi)部事務(wù),而使企業(yè)將有限的精力集中于主業(yè)的開(kāi)拓上。在選擇差旅管理公司時(shí)要注意以下幾點(diǎn):(1)選擇經(jīng)驗(yàn)豐富、講求信譽(yù)的差旅管理公司。認(rèn)真審閱差旅管理公司的“報(bào)價(jià)表”,確認(rèn)其所提供服務(wù)的全部?jī)?nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)是否符合公司的經(jīng)營(yíng)目標(biāo),是否能夠與公司的差旅政策相符合。(2)挑選具有強(qiáng)大網(wǎng)絡(luò)的差旅管理公司。網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)大的差旅管理公司可根據(jù)企業(yè)的各種實(shí)際要求和變化對(duì)差旅活動(dòng)適時(shí)進(jìn)行調(diào)整和重新做出安排,以確保企業(yè)差旅活動(dòng)的順利進(jìn)行。(3)差旅管理公司應(yīng)能夠在為企業(yè)開(kāi)辟的專(zhuān)門(mén)網(wǎng)頁(yè)上提供在線(xiàn)預(yù)訂服務(wù),使企業(yè)員工能夠方便地使用該系統(tǒng)進(jìn)行機(jī)票和酒店以及行程的預(yù)訂。(4)保證企業(yè)的差旅政策與差旅管理公司的系統(tǒng)相整合。例如將差旅審批、各部門(mén)差旅預(yù)算、各種人員出差住宿的標(biāo)準(zhǔn)等嵌入差旅公司的預(yù)訂系統(tǒng)。預(yù)訂系統(tǒng)通過(guò)自動(dòng)辨認(rèn)個(gè)人賬號(hào)和個(gè)人身份證號(hào)碼,為出差員工顯示他(她)所能夠乘坐的艙位和入住的酒店,因此出差人員只需輸入事先得到的個(gè)人賬號(hào),輸入身份證號(hào)碼即可在網(wǎng)上申請(qǐng)出差,出差申請(qǐng)被批準(zhǔn)后購(gòu)買(mǎi)機(jī)票、挑選座位、預(yù)訂賓館、租車(chē)等均不需擔(dān)心會(huì)違反企業(yè)的相關(guān)規(guī)定。企業(yè)在差旅政策中可能會(huì)要求員工在預(yù)訂時(shí)選擇最低票價(jià),那么在預(yù)訂系統(tǒng)中就會(huì)有相應(yīng)的提示。(5)差旅管理公司應(yīng)能用電子郵件將旅行路線(xiàn)圖以及機(jī)票確認(rèn)號(hào)碼發(fā)送給即將出差的員工,而員工也可利用在線(xiàn)預(yù)訂系統(tǒng)、打印確認(rèn)函確認(rèn)電子機(jī)票和酒店的預(yù)訂是否成功。(6)差旅管理公司的預(yù)訂系統(tǒng)能夠與企業(yè)的網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)、企業(yè)的ERP系統(tǒng),網(wǎng)上銀行實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享,從而最大程度地避免信息孤島,提高工作效率,規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。(7)差旅管理公司將能提供除預(yù)訂行程以外的其他增值服務(wù),例如提供差旅管理報(bào)告以便于企業(yè)對(duì)各種出差數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、協(xié)同企業(yè)差旅經(jīng)理分析現(xiàn)有差旅政策的合理性并提出改進(jìn)建議、利用企業(yè)消費(fèi)的數(shù)據(jù)向航空公司和酒店議價(jià),為企業(yè)爭(zhēng)取最優(yōu)惠的價(jià)格。4.通過(guò)對(duì)基本型對(duì)公務(wù)消費(fèi)的管理,提高了成本控制的效果信用卡能夠有效地幫助企業(yè)管理日常開(kāi)支,如機(jī)票、酒店住宿、餐飲以至辦公用品的支出等,為企業(yè)省時(shí)省錢(qián)。采用信用卡結(jié)算機(jī)票和酒店等一系列差旅費(fèi)支出能使企業(yè)透過(guò)此卡所提供的全面性綜合報(bào)告,對(duì)賬項(xiàng)一目了然,掌握全盤(pán)開(kāi)支,也免除了預(yù)借現(xiàn)金、歸還現(xiàn)金的環(huán)節(jié)。由于信用卡具有免息期的功能,也避免了占用企業(yè)流動(dòng)資金,能夠有效地提高企業(yè)資金的使用效率。具體做法是為企業(yè)不同級(jí)別的人員辦理不同信用額度的信用卡。企業(yè)工作人員外出公務(wù)消費(fèi)時(shí),可以不再預(yù)借現(xiàn)金,而是持信用卡先行刷卡支付,并取得發(fā)票及刷卡憑證,出差回來(lái)后通過(guò)網(wǎng)上提請(qǐng)單位財(cái)務(wù)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo),單位財(cái)務(wù)審核無(wú)誤后將在銀行預(yù)先確定的信用卡還款日前將款項(xiàng)打入工作人員信用卡賬戶(hù)。由于企業(yè)財(cái)務(wù)人員可以通過(guò)專(zhuān)門(mén)的信用卡支持系統(tǒng)直接查詢(xún)?cè)摴ぷ魅藛T公務(wù)消費(fèi)的時(shí)間、地點(diǎn)、消費(fèi)金額、商戶(hù)名稱(chēng)等十多項(xiàng)明細(xì)信息,并與發(fā)票及刷卡憑證一一核對(duì)審核,杜絕利用虛假發(fā)票報(bào)銷(xiāo)等漏洞,提高了差旅費(fèi)用支出的透明度,并在一定程度上起到了成本控制的作用。有的企業(yè)擔(dān)心公卡私用,其實(shí)這個(gè)問(wèn)題很好解決,只要在差旅政策中規(guī)定可以報(bào)銷(xiāo)的明細(xì)項(xiàng)目和消費(fèi)限額,如果出差人員的消費(fèi)不符合差旅政策,那么他(她)多花費(fèi)的錢(qián)應(yīng)自動(dòng)從其下月工資中扣除。當(dāng)企業(yè)選擇信用卡發(fā)卡行時(shí)應(yīng)考慮免息期是否足夠長(zhǎng)、是否能夠提供較為完善的網(wǎng)上銀行服務(wù),從而便于企業(yè)在網(wǎng)上進(jìn)行消費(fèi)明細(xì)的查詢(xún)、還款,并能夠方便地將交易數(shù)據(jù)下載至企業(yè)會(huì)計(jì)系統(tǒng),極大地方便企業(yè)對(duì)差旅費(fèi)用的管理。5.中小型企業(yè)的差旅管理系統(tǒng)近年來(lái)航空機(jī)票實(shí)現(xiàn)了電子化,各家酒店開(kāi)始建立電子商務(wù)平臺(tái),在其開(kāi)放式的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上查詢(xún)價(jià)格、預(yù)訂房間、查看消費(fèi)報(bào)表和消費(fèi)記錄成為可能。分銷(xiāo)渠道的價(jià)格優(yōu)勢(shì)已經(jīng)不像以前那樣突出,因此一些中小型企業(yè)開(kāi)始轉(zhuǎn)向使用軟件公司開(kāi)發(fā)的網(wǎng)上差旅管理系統(tǒng),這個(gè)系統(tǒng)可以使差旅計(jì)劃制定、預(yù)訂機(jī)票和酒店全部自動(dòng)化,這種差旅管理系統(tǒng)與企業(yè)ERP系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等能夠做到無(wú)縫聯(lián)接,前提是全部采用一家公司的軟件。