省委黨校檔案工作培訓(xùn)

文件、檔案文件的范圍很大。公文、便函、內(nèi)部簽單、合同、圖表、聲音、圖像、出生證、結(jié)婚證、畢業(yè)證…檔案：簡言之，有保存價值的文件兩者之間的連接點就是“歸檔〞〔文件生命周期理論〕成為檔案的文件關(guān)鍵詞：記錄歷史有保存價值原始記錄歷史內(nèi)容：就一個單位而言，記錄職能活動過程、結(jié)果，記錄根本歷史面貌就國家而言，記錄國家的開展歷程，是國家民族的文化載體之一形式：紙質(zhì)、感光材料、磁性載體、電子有保存價值檔案的作用：現(xiàn)實查考、歷史研究國家綜合檔案館檔案的主要來源：機關(guān)檔案室縣級檔案館館藏檔案數(shù)量十幾萬卷，建國六十幾年，平均每年不到2000卷。根本缺乏以反映一個縣經(jīng)濟社會開展?fàn)顩r原始真實具有法律效用直接形成〔照片ps〕唯一文件形成過程中的本卷須知載體和書寫材料的耐久性〔紙質(zhì)材料、特殊載體〕文件形成過程中簽署完備，保證真實性、有效性〔電子簽章〕內(nèi)容的不可更改〔主要針對電子文件〕檔案工作體制大的方面：集中統(tǒng)一，分級管理具體單位：機關(guān)檔案工作條例：文件形成部門立卷歸檔制度：誰形成，誰立卷?！擦私夤ぷ餍再|(zhì)和文件形成情況，新到崗人員可以盡快熟悉工作內(nèi)容〕扎口部門：各單位檔案室檔案工作的幾個環(huán)節(jié)

收集整理保管鑒定統(tǒng)計利用信息化〔貫穿始終〕收集就一個單位而言，將檔案接收進檔案室的過程；就一個部門而言，是將應(yīng)歸檔的文件材料集中的過程歸檔范圍是檔案收集的依據(jù)性文件，是做好檔案工作的第一步國家檔案局8號令F:\8號令相關(guān)\國家檔案局令第8號.doc、?高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍?、?科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行歸檔?重點關(guān)注：職能活動、維護合法權(quán)利、以人為本歸檔范圍反映本機關(guān)主要職能活動和根本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料〔指各種合同、證書〕本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料不歸檔范圍1上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需要辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件本機關(guān)的文件材料中，重份文件、無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、記錄，機關(guān)內(nèi)部相互抄送的文件材料，本機關(guān)負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料〔起草文件時附的參考、依據(jù)性材料，例如某法律〕不歸檔范圍2同級機關(guān)的文件材料中，不需要貫徹執(zhí)行的文件，不需要辦理的抄送文件下級機關(guān)的文件材料中，供參考的簡報、情況反映〔歸檔的比較多〕，抄報或越級抄報的文件材料收集本卷須知齊全：除紅頭文件外，注意工作活動中形成的非紅頭文件〔尤其是業(yè)務(wù)部門，〕；注意工作過程中形成的文件材料；〔例：表彰決定，沒有申報材料〕人事部門形成的材料，有的是與個人檔案重復(fù)的。重復(fù)歸檔是必須的完整：正式文件+底稿；〔領(lǐng)導(dǎo)簽字問題〕正文+附件?江蘇黨校報?+審稿單+原稿+樣書收集齊全完整是檔案工作的重中之重檔案交接文據(jù)整理制定統(tǒng)一的分類方案※※※分類方案 本單位檔案根據(jù)不同門類和載體，分為文書檔案、基建檔案、會計檔案、感光材料照片檔案、錄音錄像磁性載體檔案、電子檔案等門類。 文書檔案 本單位形成的紙質(zhì)檔案，除國家有明確文件規(guī)定的，一般都列為文書檔案。 黨校的檔案類別還有：學(xué)籍檔案、科研檔案、基建檔案、電子檔案〔教案ppt)整理歸檔文件整理〔文書檔案〕其他門類檔案的整理：科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求照片檔案管理標(biāo)準磁性載體檔案管理與保護標(biāo)準會計檔案管理方法電子文件歸檔與管理標(biāo)準根本建設(shè)工程檔案資料管理暫行規(guī)定歸檔文件整理1指導(dǎo)思想：強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用整理原那么：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用整理要求：收集齊全完整、保管期限劃分準確歸檔文件整理2件確實定：一般以自然件為一件特殊情況：請示和批復(fù)；正文與定稿、發(fā)文稿紙、文件處理單；轉(zhuǎn)發(fā)文和被轉(zhuǎn)發(fā)文裝訂：按件裝訂一個單位的裝訂方式相對統(tǒng)一，裝訂材料耐久特殊情況的件的裝訂注意先后順序：批復(fù)在前，請示在后；正文在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后短期保存的以及成冊的不易拆釘?shù)模３衷膊煌募荒苎b訂在一起歸檔文件整理3分類：就一個部門而言，分類包括：分年度和保管期限年度：文件形成年度，注意區(qū)分文件內(nèi)容針對年度關(guān)于請示和跨年的批復(fù)的處理：1、為保持文件之間的有機聯(lián)系，建議放在批復(fù)年歸檔2、因可以作為一件處里，更要放在批復(fù)年歸檔

保管期限：三種：永久、30年、10年注意：不能等同于原來的永久、長期、短期歸檔文件整理4劃分保管期限永久：反映單位根本歷史面貌、主要職能活動及其成就的文件材料。例如：工作總結(jié)、管理制度、人事任免、數(shù)額較大或有效期限較長的合同、年度教學(xué)方案、碩士點、重點學(xué)科申報、科研方案、重大科研成果、獲國家、省級特殊津貼、有突出奉獻的中青年專家、學(xué)科帶頭人等榮譽稱號的批復(fù)和相關(guān)申報材料…30年：主要職能活動、日常管理工作中形成的文件材料10年：一般事務(wù)性文件，同級、上級制發(fā)的需要貫徹執(zhí)行的文件歸檔文件整理4文件排列：分類方案中最低一級類目內(nèi)〔即一個部門的檔案按照保管期限的不同分別排列〕，按事由結(jié)合時間排列〔即一件事一件事的排〕名詞解釋：事由：是指一件具體的事。一項工程、一次活動、一次會議結(jié)合時間：一是事由之間按時間先后排列；二是同一件事形成的假設(shè)干文件之間，按照文件形成的先后順序〔請示和批復(fù)不作為一件的時候按此操作〕歸檔文件整理5建議：1、一個工作階段〔事由〕結(jié)束，就可以整理，不必等到年終集中。2、可以確保文件材料的齊全完整3、兼職人員的時間壓力減小歸檔文件整理6歸檔章樣式歸檔章的位置：件的首頁上端居中空白位置建議：可以偏左歸檔文件整理7編目：歸檔文件目錄備考表盒內(nèi)文件情況說明：填寫文件缺損情況，增加、減少情況整理人：部門內(nèi)勤檢查人：部門負責(zé)人整理時間：此盒的整理時間，也可以是檢查時間其他檔案的整理原那么：遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系個別提示：1、照片檔案及時寫好說明，要素：人物、時間、事件2、基建檔案包括前期文件，最好提前介入，要求雙套圖紙〔竣工圖〕3、專業(yè)檔案按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保管檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定檔案用房：辦公室、閱檔室、庫房關(guān)鍵詞：溫度：14-24；相對濕度：45%-60%八防：防高溫、防潮濕、防火、防水、放有害生物、防塵、防盜、防光

鑒定依據(jù)：保管期限表關(guān)鍵詞：以我為主以人為本國家意識維護合法權(quán)益價值鑒定：確定保管期限存毀鑒定：到期鑒定〔慎重。例：南通大生檔案〕鑒定方法：成立工作小組 逐件鑒定 形成鑒定報告〔附銷毀清冊〕報分管領(lǐng)導(dǎo)批準到期檔案的處置：提升保管期暫存n年、轉(zhuǎn)為資料、銷毀銷毀清冊上注明銷毀地點、方式、監(jiān)銷人〔2人以上〕