展會(huì)活動(dòng)應(yīng)急預(yù)案一式兩份裝訂文檔

展會(huì)活動(dòng)應(yīng)急預(yù)案應(yīng)急預(yù)案是為可能出現(xiàn)的意想不到的事件準(zhǔn)備的，對(duì)此在撰寫展會(huì)應(yīng)急預(yù)案時(shí)，需要預(yù)想所有可能會(huì)發(fā)生的最壞情況和事件。同時(shí)也需要在發(fā)生不可控事件的時(shí)刻采取最好的解決方法。一、制定應(yīng)急預(yù)案的目的應(yīng)急預(yù)案是指面對(duì)突發(fā)事件如自然災(zāi)害、重特大事故、環(huán)境公害及人為破壞的應(yīng)急管理、指揮、救援計(jì)劃等。它一般應(yīng)建立在綜合防災(zāi)規(guī)劃上。其幾大重要子系統(tǒng)為：完善的應(yīng)急組織管理指揮系統(tǒng)；強(qiáng)有力的應(yīng)急工程救援保障體系；綜合協(xié)調(diào)、應(yīng)對(duì)自如的相互支持系統(tǒng)；充分備災(zāi)的保障供應(yīng)體系；體現(xiàn)綜合救援的應(yīng)急隊(duì)伍等。為了在展會(huì)期間發(fā)生事故時(shí)，能以最快的速度、發(fā)揮最大的效能，有序的實(shí)施救援，達(dá)到盡快控制事態(tài)發(fā)展，降低事故造成的危害，減少財(cái)產(chǎn)的損失。展會(huì)一般以“預(yù)防為主，準(zhǔn)備充分，反應(yīng)迅速，有效救援”為原則，制定展會(huì)的應(yīng)急救援預(yù)案。二、展會(huì)應(yīng)急預(yù)案的具體內(nèi)容1.組織架構(gòu)與職責(zé)

成立展會(huì)安全應(yīng)急管理團(tuán)隊(duì)，落實(shí)每小組人員數(shù)量、人員分工，明確職責(zé)。比如說可以分為現(xiàn)場(chǎng)指揮組、后勤組、安保組、醫(yī)療救護(hù)組、輿情危機(jī)處理小組、供應(yīng)商管理小組。2.應(yīng)急物資準(zhǔn)備巧婦難為無米之炊，在主辦方充足完備的人力、物力準(zhǔn)備的前提下，以及多年的臨場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)，按照應(yīng)急方案對(duì)事件進(jìn)行迅速、果斷的處理，便可以做到活動(dòng)的順利與圓滿。3.現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急實(shí)施分為不可預(yù)見性突發(fā)事件發(fā)生的應(yīng)急預(yù)案和可預(yù)見性突發(fā)事件發(fā)生的應(yīng)急預(yù)案。不可預(yù)見性突發(fā)事件發(fā)生的應(yīng)急預(yù)案分為：對(duì)自然因素的應(yīng)急措施；恐怖襲擊事件；突發(fā)性傳染病爆發(fā)等?？深A(yù)見性突發(fā)事件發(fā)生的應(yīng)急預(yù)案分為：人員意外傷害事件應(yīng)急；現(xiàn)場(chǎng)秩序應(yīng)急；防火應(yīng)急；電源應(yīng)急；現(xiàn)場(chǎng)布置應(yīng)急；表演人員應(yīng)急等。三、撰寫應(yīng)急預(yù)案的注意事項(xiàng)1.應(yīng)急預(yù)案的內(nèi)容要完整應(yīng)急預(yù)案就是案例管理的補(bǔ)充條例，內(nèi)容要完整，要形成完整的文件體系。一旦發(fā)生突發(fā)狀況就能立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。2.條理清晰應(yīng)急預(yù)案包括的內(nèi)容比較多，撰寫人需要運(yùn)用超強(qiáng)的邏輯思維能力，內(nèi)容要環(huán)環(huán)相扣，突出重點(diǎn)，要注意制度的完整性，規(guī)范性，將各種條例準(zhǔn)確地列舉出來。可以用大標(biāo)題和小標(biāo)題結(jié)合的方式去撰寫，分類說明，做到條理清晰，內(nèi)容準(zhǔn)確，這樣才能讓相關(guān)人員迅速抓住重點(diǎn)。3.用語簡(jiǎn)潔明了應(yīng)急預(yù)案的概括性一定要強(qiáng)，要簡(jiǎn)明扼要，用語準(zhǔn)確，通俗易懂。應(yīng)急預(yù)案需要涉及的內(nèi)容比較多，大多都是用一、兩句話都概括出來了。寫這類文案不需要華麗的文字，長(zhǎng)篇大論。要想寫出更高質(zhì)量的應(yīng)急預(yù)案，撰寫人需要有豐富的寫作經(jīng)驗(yàn)，超強(qiáng)的語言組織能力和邏輯思維能力，也需要了解一定的法律條例，結(jié)合實(shí)際情況撰寫。

展覽會(huì)突發(fā)事件應(yīng)急反應(yīng)預(yù)案白皮書介紹在2003年9月11日之前，大部分人對(duì)展會(huì)安保工作認(rèn)識(shí)就是防范盜竊和非法進(jìn)入事件的發(fā)生。自從911發(fā)生后，有關(guān)展會(huì)運(yùn)作的每一項(xiàng)工作流程都被上升為安保重點(diǎn)。但現(xiàn)實(shí)情況是，人們?nèi)匀粚?duì)展會(huì)中突發(fā)事件的發(fā)生不知所措。由于911的原因，現(xiàn)在大型活動(dòng)管理者和策劃者們必須學(xué)會(huì)考慮到各種危險(xiǎn)發(fā)生的可能性。為了應(yīng)對(duì)各種情況，他們開始制作緊急情況反應(yīng)預(yù)案，挑選有能力的安保公司并保持與參展商和觀眾的聯(lián)系。911事件給我們的教訓(xùn)是：安保工作必須要保持常態(tài)化，因?yàn)槲覀冸S時(shí)都面臨著恐怖主義的威脅。在許多案例中，自然災(zāi)害會(huì)造成比恐怖襲擊更加嚴(yán)重的人身傷害和財(cái)產(chǎn)損失。因此，不論是應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害還是恐怖襲擊，危機(jī)處理的最有效辦法是：制定有效的安保預(yù)案和緊急情況反應(yīng)預(yù)案，在危機(jī)發(fā)生時(shí)，應(yīng)保持和相關(guān)方的合作。緊急情況反應(yīng)預(yù)案應(yīng)該包含動(dòng)態(tài)和數(shù)據(jù)兩個(gè)部分。如果展會(huì)是每年舉辦一次，預(yù)案需要適應(yīng)不同場(chǎng)館設(shè)備和環(huán)境條件。需要注意的是，預(yù)案的基本結(jié)構(gòu)必須嚴(yán)格固定，這樣當(dāng)危機(jī)發(fā)生時(shí)，在場(chǎng)的每一個(gè)人才會(huì)知道他們應(yīng)該怎么做。除了打印和分發(fā)預(yù)案，安保工作的負(fù)責(zé)人還需要按照預(yù)案開展模擬演習(xí)，并使演習(xí)成為常態(tài)化。我們都知道，危機(jī)會(huì)造成恐慌，因此，展開模擬演習(xí)有助于減輕恐慌情緒，培養(yǎng)人員應(yīng)對(duì)緊急情況的能力。對(duì)于模擬演習(xí)，應(yīng)保持至少每換一個(gè)新場(chǎng)館，重新演練一次，要讓每個(gè)成員熟悉緊急出口的位置、撤離路徑，掌握如何迅速處理緊急通道中可能出現(xiàn)的障礙和“危機(jī)”。大多數(shù)情況中，緊急情況應(yīng)急反應(yīng)預(yù)案的制定受場(chǎng)館條件的制約。第一，場(chǎng)館工作人員可能沒有參與制定或演練過應(yīng)急預(yù)案。場(chǎng)館翻修或設(shè)施變動(dòng)等，可能會(huì)在應(yīng)對(duì)危機(jī)處理中產(chǎn)生障礙。第二，當(dāng)災(zāi)難發(fā)生時(shí)，展商和觀眾首先會(huì)向現(xiàn)場(chǎng)管理者和組織者求助，而不是活動(dòng)負(fù)責(zé)人。所以，作為展覽場(chǎng)館的管理者和展覽會(huì)議活動(dòng)的組織者，為了你自己也為了你周圍人的安全，你應(yīng)該首先了解面臨緊急情況時(shí)，如何撤離場(chǎng)館。1、制定應(yīng)急預(yù)案如前所述，應(yīng)急預(yù)案應(yīng)該涵蓋展會(huì)管理者，展商和觀眾。制定預(yù)案的最佳辦法是成立一個(gè)專門的緊急應(yīng)對(duì)小組，這有助于協(xié)調(diào)和聯(lián)絡(luò)各方。應(yīng)急預(yù)案的基本組成應(yīng)包含以下內(nèi)容：1）做好聯(lián)絡(luò)和組織架構(gòu)圖，以防因核心員工失聯(lián)或受傷而無法執(zhí)行預(yù)案。2）確定指揮中心位置。最好建立2個(gè)指揮中心，一個(gè)場(chǎng)館內(nèi)部；一個(gè)遠(yuǎn)離場(chǎng)館，在危機(jī)對(duì)場(chǎng)館主體造成破壞時(shí)啟用。3）確定一個(gè)安全的“避難所”位置，用以保障場(chǎng)館外及場(chǎng)館內(nèi)所有人員的安全。4）根據(jù)危機(jī)的不同程度進(jìn)行分級(jí)，并據(jù)此制定相應(yīng)應(yīng)對(duì)措施。5）對(duì)所有相關(guān)電話號(hào)碼進(jìn)行記錄，并做好電話系統(tǒng)故障時(shí)的備案。6）制定向展商和觀眾傳遞信息的備案7）制定一個(gè)審查場(chǎng)館應(yīng)急預(yù)案的程序，這不僅有助于了解場(chǎng)館應(yīng)對(duì)緊急情況的措施如何運(yùn)作，更讓展會(huì)管理者可以據(jù)此制定有效的備案，以達(dá)到和場(chǎng)館協(xié)同應(yīng)對(duì)的效果。將應(yīng)急預(yù)案的大綱發(fā)布在展會(huì)網(wǎng)站上是一個(gè)好方法，這可以使參觀者、展商和他們的家人、朋友清楚地掌握：一旦遭遇突發(fā)情況，該如何避險(xiǎn)。此外，在避難所上標(biāo)注標(biāo)識(shí)也是讓人們?cè)谕话l(fā)情況下有效避險(xiǎn)的好辦法。當(dāng)然，最有效的方法之一還是讓人群回到下榻賓館，并通過賓館、會(huì)議中心和管理機(jī)構(gòu)方面發(fā)布實(shí)時(shí)消息。2、制定與場(chǎng)館相協(xié)調(diào)的應(yīng)急預(yù)案為了確保預(yù)案符合場(chǎng)館的實(shí)際條件，應(yīng)特別注意以下方面內(nèi)容：1）當(dāng)場(chǎng)館發(fā)生緊急情況時(shí)，如何保持信息暢通？2）誰是信息溝通的主要聯(lián)絡(luò)人？3）警報(bào)和廣播如何運(yùn)作？4）當(dāng)遭遇緊急情況時(shí)，場(chǎng)館工作人員該做什么？5）上一次開展應(yīng)當(dāng)緊急突發(fā)的演習(xí)是在什么時(shí)候？6）對(duì)殘疾人士的撤離方案如何制作？3、選擇安保公司安保計(jì)劃和員工將如何保證展會(huì)的安全？首先，對(duì)于一個(gè)安保計(jì)劃來說，要選擇合適的安保公司負(fù)責(zé)運(yùn)行?，F(xiàn)實(shí)中許多時(shí)候，選擇安保公司不是依靠安保理念，而是對(duì)根據(jù)財(cái)務(wù)預(yù)算的考量。大體上，這種選擇會(huì)產(chǎn)生很多問題，并讓展會(huì)管理者在一些突發(fā)情況中處于尷尬地位。目前市場(chǎng)上的安保公司數(shù)不勝數(shù)，如果你有幸選擇了一個(gè)專業(yè)的安保公司，相信你們之間成功合作的機(jī)會(huì)將大大增加。每個(gè)安保公司都有出色的業(yè)績(jī)。不幸的是，這些業(yè)績(jī)往往存在這樣那樣的問題：要么非常陳舊，要么就是有作假的痕跡。因此，向其最新服務(wù)的三場(chǎng)展會(huì)組織方、承辦方詢問才是最穩(wěn)妥的。在與組織方、承辦方交談時(shí)，切記要詢問其對(duì)安保公司的評(píng)價(jià)。另外，調(diào)查安保公司的溝通能力也很重要。通過確認(rèn)起最近的業(yè)績(jī)，你可以得到更多關(guān)于安保公司的真實(shí)信息。還要向安保公司索要訓(xùn)練手冊(cè)和保證書。訓(xùn)練手冊(cè)可以讓你知道安保公司是否設(shè)立了訓(xùn)練項(xiàng)目，如果設(shè)立了，這些項(xiàng)目是否符合你的要求和標(biāo)準(zhǔn)。保證書可以證明投保的保險(xiǎn)種類、限制和保額是否符合你的要求。如果可能，你可以嘗試在活動(dòng)開始前扮作觀眾來一次暗訪，這樣能夠了解安保公司的實(shí)際工作情況和他們的人員構(gòu)成。如果可以的話，選擇和安保公司員工而不是管理者交談，這會(huì)讓你對(duì)其公司有更深入的了解。最后，調(diào)查安保公司的營(yíng)業(yè)額。注意安保服務(wù)費(fèi)會(huì)因城市不同而有差異。如果主辦方僅僅憑借去年的安保預(yù)算選擇承包商，那么你可能要被迫選擇開價(jià)最低的那家。同樣，很多人會(huì)對(duì)他們的安保公司提出很高的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，這也是一個(gè)誤區(qū)。原因在于，一般安保人員大多只負(fù)責(zé)展會(huì)內(nèi)公共安保領(lǐng)域的工作，如果你希望得到高水平安保的服務(wù)，需要花費(fèi)更多。一旦你完成了安保公司的選擇，就要盡快與其共同制定安保方案，以便安保公司有充足的時(shí)間挑選最合適的人手。除此以外，還要認(rèn)真與安保公司一起探討場(chǎng)館的安保運(yùn)作方式以及場(chǎng)館和大型活動(dòng)之間的協(xié)調(diào)問題。例如：與場(chǎng)館協(xié)作中有多次出現(xiàn)的同一問題？自動(dòng)扶梯會(huì)否因人流量大產(chǎn)生故障？這些都可以幫助安保公司確定合適的人員完成安保任務(wù)。最后，將場(chǎng)館上一年度的安保工作日程提交給安保公司，以便在制作安保計(jì)劃時(shí)考慮到本場(chǎng)館的一些特殊因素。此外，還應(yīng)該確認(rèn)安保公司的方案和規(guī)定中是否包含突發(fā)情況報(bào)告，大廳簽到表和日?；顒?dòng)報(bào)告等信息，記住向安保公司索要一份完整的日常工作報(bào)告。最后，在制作突發(fā)情況預(yù)案和如何最大程度利用場(chǎng)館設(shè)備方面，你也應(yīng)該聽取安保公司的專業(yè)意見，你可以直接詢問預(yù)案哪處需要改動(dòng)，有無建議等等。通常展會(huì)開始和結(jié)束的時(shí)候是盜賊作案的高發(fā)時(shí)段，要布置足夠的安保力量，此外，展會(huì)閉展后也是盜竊頻發(fā)的時(shí)段。注意監(jiān)控夜間場(chǎng)館的進(jìn)出路徑，對(duì)進(jìn)入大廳的人員進(jìn)行監(jiān)視，留意從場(chǎng)館中移除的廢物垃圾。安保公司必須對(duì)這些垃圾進(jìn)行篩選、檢查。要求所有安保人員佩戴無線通信裝置，確保管理者可以隨時(shí)聯(lián)系他們。以下列出的展覽安保基本要點(diǎn)應(yīng)被安保公司、展覽場(chǎng)館管理者或展覽會(huì)議的主辦方注意：1.關(guān)于現(xiàn)場(chǎng)管理，場(chǎng)館方，裝修施工方和安保公司要提供各方安保體系的方案。不過，從根本上來說，展商和雇員對(duì)其財(cái)物的安全負(fù)有主要責(zé)任。2.切勿打開貨箱確認(rèn)產(chǎn)品或制造商。將公司名稱和展棚編號(hào)標(biāo)記在正被運(yùn)輸?shù)呢浵渖稀＝o承運(yùn)人提供一份準(zhǔn)確完整的提單。3.如果有可能，安排人員護(hù)送商品或貨物安全抵達(dá)展館展臺(tái)。展臺(tái)搭建和拆除的時(shí)段最易發(fā)生偷盜事件，要加倍警惕。其次，展會(huì)開幕和閉展后也屬于高危時(shí)段。一旦展會(huì)開幕，應(yīng)盡量做到最早到達(dá)展廳，最晚離開崗位。4.對(duì)諸如原型或獨(dú)一無二的珍貴展品要特別關(guān)注。如果某件展品確實(shí)是獨(dú)一無二的，舉辦方可以安排安保人員與展商負(fù)責(zé)人協(xié)商，如果可行，要保證在每天閉展后移動(dòng)該展品至保險(xiǎn)柜，絕不能讓其離開安保人員的視線。電子攝像頭，電視監(jiān)控設(shè)備和電腦等其他電子設(shè)備特別容易遭到盜賊破壞。5.每天閉展后，對(duì)所有展臺(tái)進(jìn)行遮擋，這可以擋住好奇的觀眾，同時(shí)也讓竊賊難以挑選目標(biāo)進(jìn)而無法實(shí)施盜竊。展品和儲(chǔ)備物應(yīng)交予保安公司保管或存放在保險(xiǎn)箱中。切勿在展臺(tái)下存放過多展品和儲(chǔ)備物，因?yàn)檎古_(tái)是竊賊的首要目標(biāo)。將垃圾放在過道，這樣保潔人員就不需要進(jìn)入每一個(gè)展臺(tái)。6.在展臺(tái)拆卸階段，展商應(yīng)該始終在場(chǎng)，直到空箱被運(yùn)走，展品打包封箱并貼上適當(dāng)標(biāo)簽。7.為展品購(gòu)買合適的商業(yè)保險(xiǎn)，內(nèi)容涵蓋進(jìn)入和搬出展會(huì)的過程。8.發(fā)現(xiàn)某人任何可疑舉動(dòng)，馬上向展會(huì)組織者和安保人員報(bào)告。在舉辦活動(dòng)期間，每天定點(diǎn)與你的安保公司進(jìn)行會(huì)談，討論相關(guān)事宜和為即將舉辦的下個(gè)活動(dòng)制定計(jì)劃。通過向展商和觀眾展示應(yīng)急反應(yīng)預(yù)案，讓每個(gè)活動(dòng)相關(guān)方知曉安保措施的基本內(nèi)容，來達(dá)到穩(wěn)定人心的效果。作為最基本的要求，確保每個(gè)人在遇到突發(fā)情況時(shí)，知道應(yīng)該去哪里報(bào)告和求助。另外，場(chǎng)館內(nèi)外都應(yīng)設(shè)有安保崗?fù)?。確認(rèn)場(chǎng)館周圍的危險(xiǎn)區(qū)域，避免觀眾進(jìn)入這些區(qū)域。建議觀眾和展商不