公司文件編號(hào)管理制度辦法

公司文件編號(hào)管理制度辦法公司文件編號(hào)管理制度辦法為使公司文件管理合理化、制度化、規(guī)范化，應(yīng)制定規(guī)范的公司文件編號(hào)管理制度。下面店鋪為大家整理了有關(guān)公司文件編號(hào)管理制度的范文，希望對(duì)大家有幫助。公司文件編號(hào)管理制度辦法11.總則1.1.制定目的使本公司文件編號(hào)管理合理化、制度化、規(guī)范化。1.2.適用范圍本公司文件編號(hào)之管理，除另有規(guī)定外，悉依照本辦法處理。1.3.權(quán)責(zé)單位(1)總務(wù)部負(fù)責(zé)本辦法制定、修改、廢止之起草工作。(2)總經(jīng)理負(fù)責(zé)本辦法制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。1.4.文件類別分外來文件、內(nèi)創(chuàng)文件兩種：(1)外來文件包括公文、商務(wù)信函、傳真資料、E-mail等。(2)內(nèi)創(chuàng)文件包括內(nèi)部聯(lián)絡(luò)文件、內(nèi)部業(yè)務(wù)文件等。2.文件編號(hào)管理2.1.編號(hào)原則本公司文件的分類編號(hào)管理分為五碼，前兩碼為大寫英文字母，后三碼為流水阿拉伯?dāng)?shù)字。2.1.1.第一碼第一碼代表文件類別。(1)A代表外來文件。(2)B代表內(nèi)部文件。2.1.2第二碼第二碼代表文件部門。(1)A代表有關(guān)總務(wù)部門之文件。(2)B代表有關(guān)人事部門之文件。(3)C代表有關(guān)會(huì)計(jì)部門之文件。(4)D代表有關(guān)財(cái)務(wù)部門之文件。(5)E代表有關(guān)營(yíng)業(yè)部門之文件。(6)F代表有關(guān)生產(chǎn)部門之文件。(7)G代表有關(guān)技術(shù)部門之文件。(8)H代表有關(guān)品質(zhì)部門之文件。2.1.3.第三碼第三碼代表年度別0～9。2.1.4.第四碼第四碼代表月別01～12。2.1.5.第五碼第五碼代表序號(hào)流水碼001～999。2.2.編號(hào)管理總務(wù)部收文件后，對(duì)文件進(jìn)行統(tǒng)一登記編號(hào)管理后，始得處理。公司文件編號(hào)管理制度辦法21.目的為了加強(qiáng)公司文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，便于文件的識(shí)別、追溯和控制，規(guī)范存檔，確保公司重要文件具有唯一編號(hào)，保證公司文件體系有效運(yùn)轉(zhuǎn)。2.適用范圍適用于公司文件的編號(hào)管理和控制。a)技術(shù)類文件：是指在公司的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)中與技術(shù)有關(guān)的各類文件和資料。b)其他文件：包括公司規(guī)章制度、管理文件、合同協(xié)議、傳真等;c)編號(hào)文件包括紙介文件以及電子文件。3.編號(hào)辦法3.1技術(shù)文件編號(hào)：YS-AA-YYMMZZNNYS：公司名稱縮寫AA：部門名稱YYMMZZ：年月日NN：流水號(hào)3.2其他文件的編號(hào)3.2.1公司規(guī)章制度和管理文件公司規(guī)章制度和管理文件的編號(hào)格式為：YS(AA)-TT-YYMMZZNNAA：大寫英文字母，部門代號(hào)，如該制度是公司級(jí)文件，適用于公司全體人員，該部分編碼省略;如該文件是部門內(nèi)部管理制度，則應(yīng)標(biāo)記部門編號(hào)，表示該制度由部門內(nèi)部使用。相應(yīng)的部門代號(hào)如下：行政部：XZ預(yù)算部：YS設(shè)計(jì)部：SJ采購(gòu)部：CG工程部：GC資料部：ZL財(cái)務(wù)部：CWTT文件類型：1.規(guī)章制度—RR，指公司頒布執(zhí)行的各種規(guī)章制度;2.質(zhì)量管理文件—QS，公司運(yùn)轉(zhuǎn)過程中的各類文件和記錄。YYMMZZ：年月日NN：流水號(hào)例如：考勤管理制度的文件編號(hào)為：YS(XZ)-RR-13120901，表示2013年12月9日發(fā)布的考勤管理制度，適用于公司全體人員的規(guī)章制度。3.2.2合同協(xié)議合同協(xié)議的編號(hào)格式為：YS(HT)-TT-YYMMZZNNTT：合同類型CG-采購(gòu)合同HZ-合作協(xié)議LD-勞動(dòng)合同GC-工程合同QT-其它合同YYMMZZ：簽訂合同的年月日NN：合同流水號(hào)3.2.3傳真發(fā)出的傳真編號(hào)結(jié)構(gòu)為：YS(AA)-R/S-YYMMZZNNAA：部門名稱R表示收到傳真，S表示發(fā)出傳真YYMMZZ：表示日期NN：傳真流水號(hào)傳真屬于臨時(shí)文件，一般不做長(zhǎng)期保存，如需要保存，則應(yīng)對(duì)其復(fù)印，并以外來文件的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并且與外來文件一起管理。例如：YS-GC-R-20131209-01(表示在2012年10月12日收到的第一份工程文件傳真)。4.編號(hào)管理所有文件由資料部統(tǒng)一管理。除附件流水號(hào)起始值為1外，其余文件流水號(hào)起始值均為01。所有文件流水號(hào)在每年1月1日自動(dòng)歸零。公司文件編號(hào)管理制度辦法3第一章總則第一條為使我公司體系文件管理合理化、制度化、規(guī)范化，制定本規(guī)定。第二條公司各部室體系文件編號(hào)，除另有規(guī)定外，均依本規(guī)定執(zhí)行。第三條辦公室負(fù)責(zé)本規(guī)定制定、修改、廢止的起草工作。第二章管理內(nèi)容第四條本公司的體系文件按四層體系文件進(jìn)行編號(hào)，即規(guī)章制度、崗位職責(zé)、操作流程和表格。編號(hào)由五碼組成：前兩碼為英文字母，第三碼為羅馬序號(hào)，后兩碼為阿拉伯?dāng)?shù)字。第五條編號(hào)說明：(1)第一碼：代表物業(yè)公司即"JBWY"(2)第二碼：代表文件部門即："A"代表辦公室"B"代表人事培訓(xùn)部"C"代表督導(dǎo)室"D"代表服務(wù)中心"E"代表工程部"F"代表經(jīng)營(yíng)部"G"代表保安部"H"代表環(huán)衛(wèi)部"I"代表園藝部(3)第三碼：代表文件類別Ⅰ代表規(guī)章制度類Ⅱ代表崗位職責(zé)類Ⅲ代表操作流程類Ⅳ代表表格類(4)第四碼：代表流水號(hào)001-999(5)第五碼：代表文件下發(fā)年度如：2003第六條由辦公室確定文件編號(hào)辦法，各部門按確定編號(hào)辦法進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、整理后由辦公室統(tǒng)一裝訂成冊(cè)。第七條各部門體系文件均按此規(guī)定編號(hào)，如有未按此規(guī)定編號(hào)或編號(hào)錯(cuò)誤，每處罰款50元。第八條以上條款執(zhí)行情況由督導(dǎo)室負(fù)責(zé)跟蹤檢查，檢查周期為每季度一次，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)后由人事培訓(xùn)部按規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處罰。第三章附則第九條本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行，其他相關(guān)規(guī)定如與本規(guī)定相沖突，以本規(guī)定為準(zhǔn)。第十條本規(guī)定由辦公室負(fù)責(zé)解釋。拓展閱讀：公司文件管理制度1目的為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對(duì)公司的文件的格式、編制、編號(hào)、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。2適用范圍適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。3定義3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。3.2受控文件：需要對(duì)文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持有效版本的文件。3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無“受控”標(biāo)識(shí)，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。4職責(zé)4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。4.2各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。4.3文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)4.3.1各部門負(fù)責(zé)制定部門職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。4.3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負(fù)責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。5文件分級(jí)分類5.1文件分級(jí)5.1.1一級(jí)文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長(zhǎng)期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊(cè)、經(jīng)營(yíng)管理規(guī)范等。5.1.2二級(jí)文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。5.1.3三級(jí)文件：各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實(shí)施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項(xiàng)目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn)。5.1.4四級(jí)文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。6文件編號(hào)、標(biāo)識(shí)與控制6.1文件編號(hào)：[Microsof1]公司名稱+部門代號(hào)+文件名稱+文件順序號(hào)+時(shí)間注：各部門代號(hào)部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼6.2文件的標(biāo)識(shí)與控制文件分受控與非受控兩種,在管理體系運(yùn)行的有關(guān)場(chǎng)所應(yīng)用的文件及提供給審核機(jī)構(gòu)的文件為受控文件,以編號(hào)為受控標(biāo)識(shí);如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標(biāo)識(shí);長(zhǎng)期有效的文件予以編號(hào)和標(biāo)識(shí)，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;一次性或短時(shí)間有效的文件過期自然失效，以其標(biāo)題、日期作為標(biāo)識(shí)，不必跟蹤回收其過期版本。7文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布7.1行政文件與管理性文件的編制與審批(1)公司級(jí)行政性文件：公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎(jiǎng)懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負(fù)責(zé)編制。(2)公司級(jí)管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財(cái)務(wù)管理制度，由各部門依本制度4.3條負(fù)責(zé)編制。(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。7.2文件歸檔、發(fā)放、保管7.2.1文件歸檔(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負(fù)責(zé)填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。(2)各部門收到的文件由部門負(fù)責(zé)人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。7.2.2文件發(fā)放公司受控文件、記錄由人事行政部負(fù)責(zé)按以下范圍發(fā)放：(1)管理手冊(cè)、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門;(3)各個(gè)部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本，人事行政部及時(shí)收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號(hào)，并由領(lǐng)用者簽名。(4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。7.2.3文件保管與借閱(1)文件保管：所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的`歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識(shí)別。a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。(2)各部門需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。(3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份，并作出版本標(biāo)識(shí)，采用密碼進(jìn)行保護(hù)，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進(jìn)行操作。(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動(dòng)或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。7.3文件的更改與回收作廢7.3.1文件更改(1)當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時(shí)，由文件歸口部門提出，并實(shí)施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時(shí)相關(guān)的文件應(yīng)進(jìn)行同步更改。(2)文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)由原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門/人員按負(fù)責(zé)填寫《文件更改/評(píng)審單》并實(shí)施更改。(3)文件修改內(nèi)容較少時(shí)，可以采用劃改、換頁(yè)的方式進(jìn)行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版。(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號(hào)為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號(hào)。版本號(hào)與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號(hào)最高是10，當(dāng)超過10次時(shí)，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。(5)文件更改內(nèi)容必須及時(shí)到達(dá)文件使用場(chǎng)所，對(duì)文件的宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門進(jìn)行檢查，并確認(rèn)更改效果。(6)公司鼓勵(lì)各部門及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。7.4文件的作廢與銷毀(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí)，原文件應(yīng)作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標(biāo)明回收日期。(2)文件作廢或換頁(yè)換版時(shí)，對(duì)已回收的作廢文件由行政辦公室及時(shí)銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時(shí)要在文件上標(biāo)注“作廢”字樣。(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。7.5外來文件管理7.5.1外來文件接收與歸口(1)國(guó)家法律、法規(guī);國(guó)家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn);上級(jí)主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批