高級(jí)工程師參評(píng)論文

./OA流程設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)單位：姓名：現(xiàn)任專業(yè)技術(shù)職務(wù)：評(píng)審任職資格：.摘要隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)〔OA,OfficeAutomation應(yīng)用越來越多。但目前基于LotusDomino/Notes的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還存在著一些不足之處。例如公文流轉(zhuǎn)中流程的靈活性和智能化問題、文檔安全問題等。本文以基于LotusDomino/Notes的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中存在的問題為出發(fā)點(diǎn),探討OA系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)的開發(fā)技術(shù)和策略。本文以某公司現(xiàn)有公文流轉(zhuǎn)模式為參考,設(shè)計(jì)開發(fā)該公司的公文管理模塊,包括可視化表單、收發(fā)文流程,從而實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)電子化,提高工作效率。關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化,OA,工作流,公文流轉(zhuǎn),LotusDomino/Notes目錄摘要 1第一章緒論 3第二章系統(tǒng)架構(gòu) 42.1需求分析 42.2開發(fā)平臺(tái) 42.3流程描述 42.4數(shù)據(jù)庫規(guī)劃5第三章系統(tǒng)設(shè)計(jì) 63.1數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì) 63.2表單設(shè)計(jì) 73.3視圖設(shè)計(jì) 93.4安全設(shè)計(jì) 10第四章結(jié)束語 10第五章參考文獻(xiàn) 11..第一章 緒論步入二十一世紀(jì)后,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展飛速,建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)辦公、實(shí)現(xiàn)信息共享是企業(yè)發(fā)展中面臨的問題。如何解決這些問題,需要企業(yè)加快信息化建設(shè)步伐。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)做為信息化建設(shè)中基礎(chǔ)管理系統(tǒng),建設(shè)尤其重要。最近十年,我國(guó)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展,企業(yè)快速擴(kuò)充,隨即出現(xiàn)了很多問題,如辦公地點(diǎn)分散,辦公人員眾多,文件下達(dá)滯后等,傳統(tǒng)辦公方式效率較低,辦公自動(dòng)化有效解決了異地辦公、信息共享。公文流轉(zhuǎn)做為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)核心引擎流,一直是建設(shè)的重點(diǎn)容,也是難點(diǎn)之一。本文以某公司的辦公自動(dòng)化應(yīng)用為背景,根據(jù)該公司現(xiàn)行公文處理過程,使用LotusDomino/Notes的基礎(chǔ)平臺(tái),設(shè)計(jì)公文管理模塊。本文設(shè)計(jì)的公文管理模塊容上主要包括兩大部分：可視化表單和公文流程,功能上主要有發(fā)文流程和收文流程。.第二章 系統(tǒng)架構(gòu)2.1需求分析現(xiàn)有一個(gè)大型集團(tuán)公司,某公司屬于集團(tuán)公司的二級(jí)子公司,公司下設(shè)分子公司及項(xiàng)目部。該公司日常公文有兩大部分：一是發(fā)布本公司的文件,發(fā)文需經(jīng)過公司職能部門、辦公室、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等流轉(zhuǎn)過程,然后分發(fā)至相關(guān)職能部門；二是接收集團(tuán)的文件,收文相對(duì)簡(jiǎn)單,主要經(jīng)過辦公室和總經(jīng)理審批,然后分發(fā)至相關(guān)職能部門。發(fā)文過程涉及各職能部門會(huì)簽,需要各部門協(xié)作配合,同時(shí)需要主管部門監(jiān)督,收集整理各職能部門提出的意見后進(jìn)行修訂,所以該流程必須有以下功能：第一,會(huì)簽功能,解決多人同時(shí)處理公文問題,加快流轉(zhuǎn)效率；第二,留痕功能,流程處理人可以提出自己的意見和看法,然后對(duì)文件進(jìn)行修訂,系統(tǒng)需記錄每個(gè)人的操作痕跡；第三,加密功能,按照集團(tuán)檔案管理辦法,每個(gè)文件設(shè)定了不同的瀏覽權(quán)限,所以需對(duì)文件進(jìn)行加密,以防外泄。2.2開發(fā)平臺(tái)選擇一個(gè)好的開發(fā)平臺(tái)對(duì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)非常重要,本系統(tǒng)開發(fā)平臺(tái)是IBM公司的LotusDomino/Notes6.5。它不僅可以滿足以上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的基本要求,其自身還具有許多獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。第一,LotusDomino/Notes作為文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),能夠高效處理信息；第二,作為群件平臺(tái),能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享；第三,具有先進(jìn)的通信機(jī)制,便于多人同時(shí)操作；第四,兼容性好,可以將Web瀏覽器作為Notes的客戶機(jī),從而實(shí)現(xiàn)順暢連接Internet?；谝陨戏治?選擇LotusDomino/Notes6.5工作流軟件平臺(tái)做為OA系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ),使系統(tǒng)的開發(fā)具有較高的技術(shù)起點(diǎn)。2.3處理流程本系統(tǒng)是為某公司而實(shí)現(xiàn)的電子政務(wù)系統(tǒng),經(jīng)過實(shí)際調(diào)查,在整個(gè)公司辦公流程的處理流程中,人員角色首先從崗位角度劃分為：主辦單位核稿〔部門經(jīng)理、主辦單位領(lǐng)導(dǎo)審核〔分管領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)簽〔專業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo),審批〔總經(jīng)理,辦公室閱辦〔辦公室主任,簽發(fā)〔董事長(zhǎng),文書登記編號(hào)〔辦公室文員,文書歸檔〔檔案員等幾個(gè)崗位。辦公信息處理分為兩類就可以滿足現(xiàn)實(shí)需要,即發(fā)文流程和收文流程。<1>發(fā)文流程。部門的日常發(fā)文流程如圖2-1所示。首先,主辦單位擬稿發(fā)起流程,然后主辦單位部門經(jīng)理核稿,部門經(jīng)理具有修改權(quán)限,可以對(duì)文件進(jìn)行修改。部門經(jīng)理同意后發(fā)給主辦單位分管領(lǐng)導(dǎo),主辦單位分管領(lǐng)導(dǎo)有三種選擇,第一種"不同意"情況,文件返還部門經(jīng)理；第二種"同意"情況,如果需要其他分管領(lǐng)導(dǎo)提出意見,發(fā)至相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo),各分管領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)收到文件,分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后返還主辦單位分管領(lǐng)導(dǎo)；第三種"同意"情況,主辦單位分管領(lǐng)導(dǎo)發(fā)至總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理有兩種選擇,一是"同意"后發(fā)至辦公室主任,二是"不同意",發(fā)至主辦單位部門經(jīng)理修改。辦公室主任根據(jù)公司發(fā)文授權(quán)體系決定文件是否需要經(jīng)董事長(zhǎng)簽發(fā),如果不需要直接發(fā)至辦公室文員,如果需要發(fā)給董事長(zhǎng)。董事長(zhǎng)如果同意,發(fā)至辦公室秘書登記編號(hào),如果不同意發(fā)給主辦單位部門經(jīng)理修改,部門經(jīng)理修改完成后繼續(xù)流轉(zhuǎn)。辦公室文員負(fù)責(zé)對(duì)文件登記編號(hào),然后發(fā)給檔案員,檔案員完成歸檔工作。<2>收文流程。收文主要是公司接收集團(tuán)下發(fā)的文件。收文流程如圖2-2所示。首先辦公室文員接收文件并登記,然后發(fā)給辦公室主任擬辦意見,根據(jù)文件容不同,如果需要總經(jīng)理批辦的,辦公室主任發(fā)給總經(jīng)理批辦,如果不需要總經(jīng)理批辦的,直接發(fā)辦公室秘書承辦,辦公室秘書根據(jù)批示容分發(fā)給相關(guān)部門后歸檔。圖2-1發(fā)文流程圖2-2收文流程2.4數(shù)據(jù)庫規(guī)劃文檔、人員、權(quán)限等的管理都要通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理,數(shù)據(jù)庫中的文檔包含了所有的應(yīng)用對(duì)象。一般來說,先設(shè)計(jì)表單、視圖等文檔,然后按照定制的工作流程對(duì)文檔進(jìn)行處理。每個(gè)數(shù)據(jù)庫都可以包含不同格式和類型的文檔。在本系統(tǒng)中,可以充分利用Notes的工作流自動(dòng)開發(fā)功能實(shí)現(xiàn)收發(fā)文的電子化操作。而有些部門則存在大量的業(yè)務(wù)處理,這些處理產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù),最后生成許多報(bào)表。本系統(tǒng)充分利用Notes和關(guān)系數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢(shì),將二者集成到一起,增強(qiáng)系統(tǒng)功能。Notes客戶端訪問關(guān)系數(shù)據(jù)庫時(shí),首先掃描關(guān)系型數(shù)據(jù)庫,生成待處理文檔,訪問接口按照當(dāng)前打開的文檔類型,把其表單屬性賦給新生成的文檔,然后將讀出的關(guān)系數(shù)據(jù)添加到文檔條目中,要顯示該值,則可將該值賦給表單中預(yù)先定義好的域中。這樣我們就實(shí)現(xiàn)了Notes對(duì)關(guān)系數(shù)據(jù)庫的訪問,將兩者相結(jié)合,后臺(tái)擁有關(guān)系數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)管理優(yōu)勢(shì),前臺(tái)充分發(fā)揮Notes分布數(shù)據(jù)管理的優(yōu)點(diǎn)。這樣我們一方面可以滿足日常辦公流程中非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)較多而且通信要求較高的需求,另一方面又方便用戶對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行高效管理。第三章 系統(tǒng)設(shè)計(jì)本系統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)模塊主要分為發(fā)文管理和收文管理兩大部分,系統(tǒng)界面如圖3-1。在發(fā)文管理中,定義了以下節(jié)點(diǎn)：登記編號(hào)、分送、歸檔、核稿、會(huì)簽、擬稿、簽發(fā)、清稿、審批、文章、校對(duì)、用印、閱辦,另外用戶可以根據(jù)實(shí)際工作需要另外定義其它節(jié)點(diǎn)。功能菜單如下：新建、打開、保存、打印、查詢等。在收文管理中,定義了以下節(jié)點(diǎn)：承辦、登記、分送、歸檔、擬辦、批辦。由于收文管理主要處理的公文來自于集團(tuán),這些文檔經(jīng)過收文的一套處理流程,到達(dá)各部門基本上僅僅需要部門領(lǐng)導(dǎo)閱覽一下,給出批示意見即可。根據(jù)以上分析,設(shè)計(jì)了FWGL.nsf和SWGL.nsf兩個(gè)數(shù)據(jù)庫。由于兩個(gè)數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)類似,所以只重點(diǎn)闡述FWGL.nsf的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)。3.1數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫FWGL.nsf,數(shù)據(jù)庫的重要屬性如圖3-2所示。首先生成數(shù)據(jù)庫中的文檔,然后用戶通過可視化界面對(duì)文檔選擇,組織設(shè)計(jì)好的視圖,最后將整個(gè)數(shù)據(jù)庫的容顯示出來。圖3-1系統(tǒng)主界面圖3-1系統(tǒng)主界面圖3-2發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫屬性圖3-2發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫屬性3.2表單設(shè)計(jì)表單是數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)的基本元素,也就是用戶在前臺(tái)操作的直接界面。在FWGL.nsf中,最重要的表單為報(bào)告表單〔別名BG。做為公文管理的一部分,該表單就是一個(gè)發(fā)起模板。操作人員通過該表單啟動(dòng),起草公文初稿,然后通過公文流轉(zhuǎn),形成正式的公文。該表單的設(shè)計(jì)示意圖如圖3-3和圖3-4所示。在完成該表單上述功能設(shè)計(jì)時(shí),涉及到兩個(gè)關(guān)鍵問題：<1>辦公人員按崗位角色不同,權(quán)限劃分不同,操作不同。該問題的解決是通過隱藏文檔的操作按鈕來實(shí)現(xiàn)的。文檔的操作按鈕根據(jù)不同的角色和狀態(tài)進(jìn)行隱藏,有權(quán)限的人員就可以看到按鈕,沒權(quán)限的人就看不到,從而完成公文操作。下面通過具體實(shí)例來進(jìn)行詳細(xì)闡述。"董事長(zhǎng)簽發(fā)"操作的隱藏公式如下：!<Status="辦公室主任"&<QCBM!="辦公室主任"&QCBM!="董事長(zhǎng)"&QCBM!="辦公室"&QCBM!="董事長(zhǎng)">。該公式完成的功能是：如果當(dāng)前文檔的操作人是"辦公室主任"而且簽發(fā)部門不是董事長(zhǎng),且簽發(fā)標(biāo)志域QF為空值；以上的條件全不成立,則"董事長(zhǎng)簽發(fā)"操作被隱藏。這樣就保證了對(duì)不同人員的操作權(quán)限的控制。另外BG表單中的"分管領(lǐng)導(dǎo)審核"、"總經(jīng)理審批"、"會(huì)簽"、"董事長(zhǎng)簽發(fā)"等操作也都用公式隱藏的方法對(duì)使用人員的權(quán)限進(jìn)行了限制,這里就不一一介紹了。<2>公文流轉(zhuǎn)中,同一時(shí)點(diǎn)節(jié)點(diǎn)操作權(quán)限唯一性,避免兩個(gè)人同時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行操作。解決該問題是通過在BG表單的Globals選項(xiàng)中定義的一些全局變量、引用單元、一些公用的函數(shù)來實(shí)現(xiàn)的。重點(diǎn)代碼如下：?Options。OptionPublicUse"Aha"http://其中"Aha"是表單〔BG資源中所編寫好的Script庫?Declarations。DimAllowEditAsIntegerDimAllowChangeAsInteger//定義了是否允許修改的全局變量標(biāo)志?InitializeSubInitializeAllowChange=0//給全局變量AllowChange賦初值0EndSub?OutOfEditSubOutOfEditAllowEdit=FalseEndSub?MyGotoEditSubMyGotoEdit//該函數(shù)主要是將文檔置于編輯狀態(tài)AllowEdit=TrueUidoc.EditMode=True//將文檔置于編輯模式EndSub除此之外,還有相應(yīng)的PostOpen,QueryModeChange,QuerySave,QueryClose等事件,實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的控制以及具體的功能,保證系統(tǒng)的安全性和可操作性,具體就不一一例舉了。以上所述的BG表單是發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫中最重要的表單,提供了幾乎所有對(duì)文檔的操作。另外數(shù)據(jù)庫中還設(shè)計(jì)了"填寫意見"、"擬稿紙"、"引入文檔"等表單,這里就不再敘述了。圖3-3BG表單第一部分圖3-3BG表單第一部分圖3-4BG表單第二部分圖3-4BG表單第二部分3.3視圖設(shè)計(jì)在發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫中視圖的主要作用是根據(jù)公文的不同狀態(tài),對(duì)公文進(jìn)行歸類,從而方便用戶在使用過程中的一些工作習(xí)慣,主要設(shè)計(jì)的視圖如圖3-5所示。視圖是以一定的表單為模板創(chuàng)建的,例如：視圖的選擇公式為SELECT<Form="Information">,表明該視圖是以Information表單為模板創(chuàng)建的。其中Form是Notes文檔Notesdocument的一個(gè)重要屬性。圖3-5發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫中的視圖圖3-5發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫中的視圖3.4安全設(shè)計(jì)不同部門的工作人員他們所看到的文檔是各不相同的,考慮到實(shí)際使用過程中文檔的安全性,視圖所選的文檔應(yīng)能夠根據(jù)用戶的身份選擇相應(yīng)所能看見的文檔,這里運(yùn)用公式語言來解決該問題就可以了。編寫這類視圖的公式,只要根據(jù)公式語言中的UserName函數(shù)和相應(yīng)的文檔表單以及視圖信息編寫相應(yīng)的選擇公式就可以了。關(guān)鍵代碼：Condition3:=If<Name<[CN];UserName>="admin";0;Name<[OU2];UserName>=QCBM;0;Contains<Sendto;Name<[CN];UserName>>;0;1>;SELECTFORM="BG"&Condition3=0其中Name、UserName、Contains和If都是公式語言的函數(shù)。"BG"為表單名稱。Name函數(shù)用來對(duì)層次名進(jìn)行操作。UserName函數(shù)用來返回當(dāng)前用戶名。Contains<Sendto;Name<[CN];UserName>>的含義就是當(dāng)前用戶名的公共部分是否包含子串"Sendto"。If函數(shù)是公式語言中一個(gè)用語判斷條件的函數(shù)。第四章結(jié)束語本文在基于LotusDomino的平臺(tái)上進(jìn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文管理模塊流程的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn),在設(shè)計(jì)過程中參照了某公司公文管理現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)流程,并將這些流程以流程圖的方式表示,根據(jù)流程圖對(duì)公文業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn),包括數(shù)據(jù)庫、表單、視圖等元素的設(shè)計(jì)。同時(shí)對(duì)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)過程中遇到的關(guān)鍵性問題給出了具體的解決方案和關(guān)鍵代碼,實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)電子化。第五章參考文獻(xiàn)蘭雨晴,賈素玲,璐等．LotusDomino/NotesR6系統(tǒng)管理[M]．機(jī)械工業(yè),2003．289~356徐寶民．CIMS環(huán)境下基于LOTUSNOTES的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)[J]．計(jì)算機(jī)工程與應(yīng)用,1998<6>：75~77紅巖,何軍．群件系統(tǒng)Lot