合同檔案管理制度(2014.2)

PAGE1北京博興寶信息技術(shù)有限公司文件編碼XZ-ZD-008版本A修改狀態(tài)0名稱合同檔案管理制度頁(yè)數(shù)1/4合同檔案管理制度總則一、為了規(guī)范公司合同檔案管理，有效地收集合同簽訂和履行過(guò)程中的有價(jià)值材料，維護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本管理制度。二、公司合同檔案由簽訂和履行合同過(guò)程中形成的協(xié)議、單證、函電及與此相關(guān)的具有保存價(jià)值的材料形成。合同分類一、采購(gòu)合同：指為生產(chǎn)產(chǎn)品采購(gòu)原器件、外協(xié)部件、商品、禮品、固定資產(chǎn)等而簽訂的合同或框架協(xié)議。二、銷售合同：指銷售公司產(chǎn)品而簽訂的合同或框架協(xié)議。三、技術(shù)服務(wù)合同：指提供技術(shù)服務(wù)、產(chǎn)品維修、技術(shù)咨詢、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等簽訂的合同。四、產(chǎn)品合作合同：指公司購(gòu)買或轉(zhuǎn)讓技術(shù)、合作開發(fā)技術(shù)或產(chǎn)品、合作或委托生產(chǎn)產(chǎn)品、外協(xié)加工以及商務(wù)合作等簽訂的合同。五、測(cè)試協(xié)議：指用公司產(chǎn)品、商品、部件等用于外部測(cè)試的協(xié)議。六、聯(lián)盟協(xié)議：指為拓展銷售渠道而簽訂的分銷商或代理商協(xié)議。七、市場(chǎng)營(yíng)銷合同：指為市場(chǎng)運(yùn)作、品牌推廣等簽訂的廣告、宣傳等市場(chǎng)活動(dòng)合同。財(cái)務(wù)合同：指與相關(guān)金融機(jī)構(gòu)簽訂的借款、還款、債券、保險(xiǎn)等合同。企發(fā)合同：指為企業(yè)發(fā)展與相關(guān)機(jī)構(gòu)、部門、行業(yè)組織簽訂的合同。綜合合同：區(qū)別于上述類別的其他合同或協(xié)議。檔案管理的責(zé)任分配一、合同檔案管理的歸口部門為經(jīng)營(yíng)管理部。經(jīng)營(yíng)管理部合同管理專員負(fù)責(zé)所有文件編號(hào)歸檔；非采購(gòu)、非銷售類合同的蓋章和合同編號(hào)分配；合同相關(guān)檔案資料的收集、整理；所負(fù)責(zé)文件合同檔案的借閱、保存和銷毀。二、各部門設(shè)檔案管理員予以協(xié)助管理。各部門負(fù)責(zé)本部門合同或協(xié)議的編號(hào)北京博興寶信息技術(shù)有限公司文件編碼XZ-ZD-008版本A修改狀態(tài)0名稱合同檔案管理制度頁(yè)數(shù)2/4分配、檔案資料的收集整理。文件合同歸檔要求一、文件合同編號(hào)規(guī)則合同號(hào)是合同檔案唯一的保管單位。銷售合同號(hào)14位，其余均為12位。文件合同號(hào)由公司號(hào)、年度號(hào)、分類號(hào)、順序號(hào)、部門代碼組成?；灸Ｊ剑篠T-2004－XS－0001－HT公司號(hào)年度號(hào)分類號(hào)順序號(hào)部門代碼年度號(hào)：年度號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，指文件材料形成的年度。分類號(hào)：分類號(hào)是檔案號(hào)的主體,分別依照合同類別拼音首字母給予識(shí)別代碼。順序號(hào)：順序號(hào)4位，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示：0001、0002……，表示公司當(dāng)年某一類合同的序號(hào)。部門代碼:部門代碼僅限銷售合同，為各部門的漢語(yǔ)拼音簡(jiǎn)稱；二、合同簽訂人在合同上簽字后，由簽訂人或經(jīng)辦人辦理合同評(píng)審手續(xù)；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理員處編號(hào)并登記，到印鑒管理員處登記并蓋章。合同在雙方均蓋章生效后須將原件一份送到檔案管理員處存檔。合同簽訂人或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將合同相關(guān)檔案資料及時(shí)提交給檔案管理員，并按月將合同的所有檔案資料提交完整。所有檔案資料整理完整后，每月月初部門檔案管理員辦理檔案移交，填寫《檔案移交單》，雙方簽字認(rèn)可，管理專員歸檔。所有以公司名義簽訂的有效合同（訂單）原件一律要求在公司歸檔，各部門及平臺(tái)只留復(fù)印件備查。檔案管理員每月初將統(tǒng)計(jì)出各部門30天前簽訂的合同中尚未收回合同的清單，以電子郵件或傳真的形式發(fā)給各部門，各部門須將合同按要求歸檔。小計(jì)：共件借閱日期：年月日借閱人：歸還日期：年月日簽收人：審核人批準(zhǔn)人注：本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于案卷退還后由檔案室退還調(diào)卷人，第二聯(lián)留存檔案室備案。附件4