運(yùn)營(yíng)管控型能源集團(tuán)集中采購策略研究

運(yùn)營(yíng)管控型能源集團(tuán)集中采購策略研究本文以某運(yùn)營(yíng)管控型能源集團(tuán)為例,通過梳理集團(tuán)內(nèi)部各業(yè)務(wù)板塊管理現(xiàn)狀及歷史采購數(shù)據(jù)，分析了集團(tuán)集中采購工作的主要短板，剖析問題產(chǎn)生的原因，對(duì)標(biāo)國(guó)內(nèi)優(yōu)秀企業(yè)集中采購管理的成功經(jīng)驗(yàn),提出了集團(tuán)的集中采購策略。希望通過文中的案例分析、采購策略和方案介紹對(duì)相關(guān)企業(yè)在復(fù)雜供應(yīng)鏈模式下優(yōu)化集中采購管理有所啟發(fā)。采購工作是能源企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程的重要環(huán)節(jié)。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，采購量日益增大，采購降本增效已成為提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的主要方式之一。本文介紹了某能源集團(tuán)職能整合，定位為運(yùn)營(yíng)管控型企業(yè)后總部采購職能部門推進(jìn)集中采購管理工作的相關(guān)情況，旨在通過對(duì)標(biāo)外部先進(jìn)，結(jié)合內(nèi)部各業(yè)務(wù)板塊管理現(xiàn)狀分析以及歷史采購數(shù)據(jù)，開展集中采購策略研究。一、集中采購內(nèi)外部分析集中采購主要是指在企業(yè)總部或二級(jí)企業(yè)采購部門的統(tǒng)一管理下，發(fā)揮集團(tuán)化整體采購優(yōu)勢(shì)，對(duì)直屬企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)及經(jīng)營(yíng)所需物資、工程和服務(wù)，組織實(shí)施集中統(tǒng)一的對(duì)外采購。自國(guó)資委啟動(dòng)管理提升以來，各大中央企業(yè)加快推進(jìn)集中采購，帶動(dòng)了采購需求計(jì)劃管理、供應(yīng)商管理、招標(biāo)投標(biāo)管理、采購信息化管理的提升，促進(jìn)了從采買管理向供應(yīng)鏈管理轉(zhuǎn)變。在推進(jìn)集中采購過程中，基本經(jīng)歷了從集中管理型集中采購（集團(tuán)建標(biāo)準(zhǔn)、搭平臺(tái)，企業(yè)實(shí)施），到中央領(lǐng)導(dǎo)型集中采購（集團(tuán)與企業(yè)分級(jí)集采），最后向高度集中型集中采購（集團(tuán)對(duì)企業(yè)絕大部分物資實(shí)行集采）的發(fā)展過程。1.行業(yè)領(lǐng)先企業(yè)集中采購實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)中國(guó)石油化工集團(tuán)公司整合各直屬企業(yè)大宗、通用、重要物資需求，統(tǒng)一對(duì)外實(shí)施集團(tuán)化采購。對(duì)特別重要的物資，由總部實(shí)施直接采購。對(duì)其他大宗通用物資，總部牽頭組織各下屬企業(yè)開展集中招標(biāo)或聯(lián)合談判，并與供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議。一般物資由下屬企業(yè)采購部門實(shí)施集中采購。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)如下：(1）建立了統(tǒng)一的供應(yīng)資源管理體系，實(shí)行“資源共享、資格審查、動(dòng)態(tài)考評(píng)、分級(jí)管理”，對(duì)違約供應(yīng)商公開曝光、統(tǒng)一處理，營(yíng)造出誠(chéng)實(shí)守信的商業(yè)環(huán)境。(2）借助信息化的驅(qū)動(dòng)和支撐，形成完整的電子化采購業(yè)務(wù)鏈，推動(dòng)了采購需求高效整合，實(shí)現(xiàn)采購資源高度集中，需求和市場(chǎng)、供應(yīng)商和價(jià)格、采購工作經(jīng)驗(yàn)等各類信息充分共享。推動(dòng)內(nèi)部采購管理成果向外轉(zhuǎn)化，打造出易派客工業(yè)品電商平臺(tái)，在讓采購更為專業(yè)的同時(shí)也為全球工業(yè)企業(yè)搭建了貿(mào)易流通的橋梁，創(chuàng)造出更大的價(jià)值。2.對(duì)標(biāo)企業(yè)集中采購總體情況根據(jù)經(jīng)營(yíng)規(guī)模以及主營(yíng)業(yè)務(wù)屬性，選定國(guó)內(nèi)某知名石油化工企業(yè)為集中采購工作對(duì)標(biāo)對(duì)象。該國(guó)有能源集團(tuán)企業(yè)2009年開始推進(jìn)集中采購工作，經(jīng)過10余年的發(fā)展，采購管理體制從各三級(jí)單位獨(dú)立實(shí)施、二級(jí)公司和集團(tuán)負(fù)責(zé)管理的金字塔結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變?yōu)槿?jí)單位零星、應(yīng)急采辦，二級(jí)公司集中采購，集團(tuán)公司監(jiān)管及資源配置的棗核型管理模式。集團(tuán)總部設(shè)立采購工作職能部門——采辦部，采辦部設(shè)立6個(gè)二級(jí)部門，對(duì)采辦計(jì)劃、招標(biāo)投標(biāo)、戰(zhàn)略采辦、供應(yīng)商、進(jìn)出口、物資數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及采辦隊(duì)伍等實(shí)行專業(yè)化管理。重點(diǎn)負(fù)責(zé)建章立制，搭建統(tǒng)一業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，組織實(shí)施一級(jí)集中采購，對(duì)所屬單位采辦工作進(jìn)行管理、指導(dǎo)、監(jiān)督和協(xié)調(diào)。在工程、煉化公司等12家二級(jí)公司分別設(shè)立采辦共享中心，負(fù)責(zé)實(shí)施所屬企業(yè)各類采購，組織實(shí)施二級(jí)集中采購，為采辦體系中的主力和運(yùn)作實(shí)體。截至2019年底，兩級(jí)集中采購率達(dá)到88.9%。(1）在采購計(jì)劃方面，圍繞集中采購工作，該集團(tuán)強(qiáng)化采辦策略計(jì)劃管理，1億元以上工程建設(shè)項(xiàng)目的采辦策略計(jì)劃、與預(yù)算相匹配的年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)采辦策略計(jì)劃需報(bào)集團(tuán)審批，并組織對(duì)集采品類采購方案交叉審查，設(shè)立了年度采辦策略覆蓋率考核指標(biāo)，通過從嚴(yán)管控采辦計(jì)劃，為需求有效集中、采購需求規(guī)律的研究建立了基礎(chǔ)。(2）在集中采購方面，推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，涵蓋采辦包劃分、技術(shù)文件和商務(wù)文件標(biāo)準(zhǔn)化、采辦策略和評(píng)標(biāo)辦法標(biāo)準(zhǔn)化。目前正組織研究院及相關(guān)單位，從設(shè)計(jì)源頭開始，開展設(shè)計(jì)選型標(biāo)準(zhǔn)化，已經(jīng)試點(diǎn)實(shí)施43大類551個(gè)小類物資選型標(biāo)準(zhǔn)化，減少了同類物資的品牌數(shù)量，為建設(shè)及運(yùn)營(yíng)期物資、配件形成規(guī)模優(yōu)勢(shì)打下基礎(chǔ)。持續(xù)提升采辦部所屬招標(biāo)中心以及12個(gè)采辦共享中心的專業(yè)力量，推動(dòng)品類采辦，設(shè)立品類經(jīng)理崗級(jí)，通過公開競(jìng)聘選擇對(duì)品類深刻了解、對(duì)市場(chǎng)變化及市場(chǎng)分析充分掌握的專業(yè)人員為品類經(jīng)理，由其牽頭各需求單位組成工作小組，提出工作計(jì)劃、確定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織供方考察、制訂品類采辦方案，集團(tuán)組織相關(guān)部門審批后實(shí)施，品類經(jīng)理對(duì)合同執(zhí)行情況、供方評(píng)價(jià)等全過程負(fù)責(zé)。集團(tuán)一級(jí)集采物資根據(jù)年度采購需求計(jì)劃、歷史采購數(shù)據(jù)以及下屬企業(yè)的需求，每年動(dòng)態(tài)調(diào)整，以保證集中采購的規(guī)模優(yōu)勢(shì)和可持續(xù)性。(3）在供應(yīng)商管理方面，建立了統(tǒng)一的管理規(guī)則與管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了供應(yīng)商基礎(chǔ)資料、考核情況、違規(guī)信息共享。其中一級(jí)集采供應(yīng)商由采辦部負(fù)責(zé)準(zhǔn)入、考核、約談、清出管理，二級(jí)集采供應(yīng)商由二級(jí)公司按照統(tǒng)一規(guī)則進(jìn)行管理，供應(yīng)商違規(guī)信息按季度通報(bào)，并在評(píng)標(biāo)時(shí)予以扣分處理，實(shí)現(xiàn)了考核結(jié)果的有效運(yùn)用。(4）在采購信息化方面，統(tǒng)籌建設(shè)采辦業(yè)務(wù)管理與交易系統(tǒng)，從最初的“支撐業(yè)務(wù)管理”延伸為“業(yè)務(wù)、交易、風(fēng)控、審計(jì)、決策綜合商務(wù)平臺(tái)”。信息平臺(tái)建設(shè)經(jīng)歷了三個(gè)階段，第一階段是供應(yīng)商管理、合同管理以及與ERP、MDM集成；第二階段是需求計(jì)劃管理，建立審批工作流；第三階段上線電子招標(biāo)投標(biāo)、物資價(jià)格分析、集中采購、大數(shù)據(jù)應(yīng)用。2018年實(shí)現(xiàn)采辦過程全面無紙化、采辦單據(jù)歸檔無紙化，全程留痕可追溯。3.本企業(yè)內(nèi)部采購管理現(xiàn)狀分析通過梳理集團(tuán)各專業(yè)公司采購管理現(xiàn)狀，從機(jī)構(gòu)職能、管理體制、工作機(jī)制方面開展對(duì)標(biāo)，分析集中采購管理主要短板：(1）集采規(guī)模優(yōu)勢(shì)不突出。各專業(yè)公司自行組織開展集中采購，集采物資范圍還不夠全面，跨專業(yè)公司集中采購尚未實(shí)施，區(qū)域協(xié)同采購進(jìn)展緩慢，物資集中的區(qū)域相對(duì)分散，集中的規(guī)模還不高。(2）采購計(jì)劃管理不強(qiáng)。采購計(jì)劃授權(quán)各級(jí)企業(yè)自行管理，尚未建立統(tǒng)一管理規(guī)則，各級(jí)企業(yè)在采購需求統(tǒng)計(jì)、物資消耗規(guī)律研究、采購計(jì)劃執(zhí)行方面管理需求不同，物資需求計(jì)劃管理形式各異。(3）采購標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。未建立統(tǒng)一的物料數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，缺少技術(shù)、商務(wù)及評(píng)標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)需求計(jì)劃準(zhǔn)確填報(bào)、采辦高效實(shí)施、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等基礎(chǔ)工作造成較大影響，管理質(zhì)量亟待提升。(4）采購專業(yè)人員不足。各級(jí)企業(yè)采購人員配置與能力不均衡，專家僅在企業(yè)內(nèi)部發(fā)揮作用，部分專業(yè)公司尚未設(shè)置采購職能專崗，統(tǒng)籌資源開展采辦專項(xiàng)工作的機(jī)制還不健全。(5）采購大數(shù)據(jù)分析能力較弱。采購數(shù)據(jù)貫穿采購工作各個(gè)環(huán)節(jié)，在采購計(jì)劃方面有需求分析、執(zhí)行率指標(biāo)分析；在采辦實(shí)施方面有采辦方式、合同金額統(tǒng)計(jì)；在采辦結(jié)果方面有物資單價(jià)、集采節(jié)資率、供應(yīng)商履約、物資質(zhì)量合格率等統(tǒng)計(jì)分析；在采購基礎(chǔ)管理方面有物資庫存、廢舊物資、閑置物資等統(tǒng)計(jì)。當(dāng)前采購全流程信息化程度低，數(shù)據(jù)分析的及時(shí)、準(zhǔn)確性薄弱。二、集采策略研究集中采購是將全公司的需求整合起來，通過統(tǒng)一實(shí)施形成合力，不僅能提高議價(jià)能力，降低采購成本，更能通過統(tǒng)談統(tǒng)簽、統(tǒng)談分簽等方式，提高工作效率，節(jié)約企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本。能源集團(tuán)企業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈條長(zhǎng)，各專業(yè)公司業(yè)務(wù)模式各異且分布區(qū)域廣，共性通用物資需求規(guī)模小，集團(tuán)總部應(yīng)以“降本增效”為目標(biāo)，以對(duì)標(biāo)提升短板為抓手，分步推進(jìn)集中采購工作。1.夯實(shí)集采管理基礎(chǔ)集中采購實(shí)施過程主要通過集合采購需求，統(tǒng)籌形成總采購計(jì)劃，集中統(tǒng)一進(jìn)行采購尋源管理、物資集中訂購及供應(yīng)商管理，在集采實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)需要完善夯實(shí)管理基礎(chǔ)。(1）在采購計(jì)劃管理方面，重點(diǎn)要規(guī)范需求填報(bào)行為，通過建立統(tǒng)一的需求提報(bào)模板，規(guī)定統(tǒng)一的物料數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)需求到采辦的準(zhǔn)確傳遞，實(shí)現(xiàn)物資、供應(yīng)商、價(jià)格、合同、庫存信息的有機(jī)串聯(lián)，為數(shù)據(jù)分析打下基礎(chǔ)。(2）在采購尋源階段，實(shí)行“開門采購”。積極推進(jìn)公開采購和上網(wǎng)采購，利用多種渠道拓展供應(yīng)市場(chǎng)。發(fā)揮總部需求集中、資源集中、信息集中的三集中優(yōu)勢(shì)，同時(shí)借助業(yè)內(nèi)良好的品牌優(yōu)勢(shì)，為采購尋源打下良好基礎(chǔ)。(3）建立專家工作機(jī)制，擬由各單位推薦，組建覆蓋各專業(yè)的采購專家團(tuán)隊(duì)，為開展集中采購提供專業(yè)支持，包括各需求單位技術(shù)專家，以及采辦商務(wù)專家，制訂符合實(shí)際的采辦技術(shù)和商務(wù)文件及評(píng)分辦法，并將管理要求固化成標(biāo)準(zhǔn)文件，提高管理的質(zhì)量和效率。(4）在供應(yīng)商管理方面，針對(duì)集采供應(yīng)商將為多家企業(yè)服務(wù)的管理現(xiàn)狀，以及供應(yīng)商管理薄弱環(huán)節(jié)，完善能源企業(yè)供應(yīng)商管理系統(tǒng)。與物料主數(shù)據(jù)集成，規(guī)范準(zhǔn)入物資信息，為供應(yīng)商分類管理建立基礎(chǔ)；健全供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)，根據(jù)供應(yīng)商服務(wù)類別建立不同的評(píng)價(jià)指標(biāo)，為供應(yīng)商分級(jí)管理提供依據(jù)；建立按合同或訂單評(píng)價(jià)機(jī)制，與合同系統(tǒng)集成，抓取合同信息，評(píng)價(jià)結(jié)果公示接受監(jiān)督；以確保供應(yīng)商評(píng)價(jià)真實(shí)、客觀、準(zhǔn)確，推動(dòng)集中采購持續(xù)提升。(5）在管理體制方面，按照總部以管為主、集采實(shí)施單位以辦為主、使用單位以評(píng)為主的管辦分離工作方式，將集中采購的管理權(quán)和選商定價(jià)的實(shí)施權(quán)以及使用評(píng)價(jià)權(quán)分置管理，通過不同管理層級(jí)的相互監(jiān)督制衡，在公司內(nèi)部形成“公開、公正、公平、誠(chéng)實(shí)守信”的采購環(huán)境，形成集中采購長(zhǎng)效機(jī)制。2.推進(jìn)區(qū)域協(xié)同集采集團(tuán)項(xiàng)下各專業(yè)公司業(yè)務(wù)類型相差較大，從石油儲(chǔ)運(yùn)、煉化工廠、終端銷售到石油化工品貿(mào)易，產(chǎn)業(yè)鏈較長(zhǎng)?；诋?dāng)前統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，總體上采購的共性物資不多，應(yīng)以各專業(yè)公司為單元推進(jìn)同一區(qū)域內(nèi)的集中采購工作，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步推進(jìn)區(qū)域協(xié)同集采，努力擴(kuò)大規(guī)模效應(yīng)。(1）確立采購管理基礎(chǔ)好的單位為試點(diǎn)。通過開展試點(diǎn)，對(duì)采購計(jì)劃、專家共享機(jī)制、供應(yīng)商管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行總結(jié)，形成跨地區(qū)、多法人組織的集采實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，并固化形成相關(guān)制度。(2）統(tǒng)籌推進(jìn)跨專業(yè)公司區(qū)域集采。在專業(yè)公司內(nèi)部企業(yè)實(shí)行區(qū)域集采的基礎(chǔ)上，根據(jù)下屬各業(yè)務(wù)板塊特點(diǎn)，擴(kuò)大區(qū)域集采規(guī)模，按照以強(qiáng)帶弱、以批量集采實(shí)現(xiàn)降本增效的原則。3.提升總部管控統(tǒng)籌能力從夯實(shí)基礎(chǔ)、試點(diǎn)開展區(qū)域集采到統(tǒng)籌跨專業(yè)公司開展區(qū)域協(xié)同采購，是對(duì)集中采購管理規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、協(xié)同機(jī)制的成熟完善過程，也是提升管理短板的主要工作。與此同時(shí)，集團(tuán)總部采購管理部門充分發(fā)揮總部資源統(tǒng)籌能力，集中優(yōu)勢(shì)人力物力通過采購數(shù)據(jù)分析，從需求和成本兩方面發(fā)掘降本增效潛力。(1）在分析需求規(guī)律方面，引導(dǎo)各級(jí)企業(yè)采購工作由計(jì)劃的準(zhǔn)確性向計(jì)劃的前瞻性轉(zhuǎn)變，借助數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析工具，各級(jí)企業(yè)對(duì)歷史采購計(jì)劃進(jìn)行分析，研究企業(yè)物資消耗規(guī)律，提升年度物資采購計(jì)劃準(zhǔn)確性。(2）在分析采購成本方面，通過各區(qū)域采購物資的成交價(jià)格，按照物料編碼統(tǒng)計(jì)價(jià)格和供應(yīng)商，結(jié)合履約情況、電商平臺(tái)公開價(jià)格、市