北京市機關檔案工作指南

北京市機關檔案工作指南北京市檔案局2015年7月

目錄1工作背景………………………12適用范圍………………………13編制依據(jù)………………………14概念……………25機關檔案工作總則……………26檔案工作組織…………………26.1組織系統(tǒng)建設……………26.2檔案工作分管領導職責…………………36.3文件形成部門職責………………………36.4檔案部門職責……………46.5檔案人員要求……………47檔案工作制度建設……………47.1工作規(guī)章…………………47.2管理制度…………………57.3業(yè)務規(guī)范…………………57.4制度修訂…………………67.5制度審核與印發(fā)執(zhí)行……………………68檔案業(yè)務建設…………………68.1文件材料形成、積累、整理與歸檔……………………68.2檔案收集工作……………78.3檔案整理工作……………78.4檔案保管工作……………88.5檔案鑒定、銷毀工作……………………98.6檔案統(tǒng)計工作……………98.7檔案利用工作……………98.8檔案移交工作…………108.9檔案購買服務…………109檔案信息化建設……………119.1檔案數(shù)字資源獲取……………………119.2檔案數(shù)字資源保管……………………119.3檔案數(shù)字資源移交……………………129.4檔案數(shù)字資源利用……………………139.5數(shù)字檔案室建設………………………13附件1檔案安全工作責任書參考模板……………………14附件2歸檔文件材料交接登記表…………15附件3檔案購買服務情況報告表…………16附件4電子文件登記表……………………17附件5電子文件目錄………………………19附件6電子檔案離線載體包裝盒標簽樣式………………20北京市機關檔案工作指南1工作背景機關檔案是機關的重要信息資源，是黨和國家的寶貴財富。機關檔案工作是機關工作的重要組成部分，是機關提高工作效率和工作質量的必要條件，是維護黨和國家歷史真實面貌的一項重要事業(yè)。隨著北京市檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展，機關檔案工作面臨著新機遇、新挑戰(zhàn)，特別是中共中央辦公廳和國務院辦公廳2014年2月聯(lián)合印發(fā)的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，針對機關檔案工作提出的新要求，部署的新任務，有必要對各級機關的檔案資源體系建設、安全體系建設、利用體系建設，以及制度建設、信息化建設等，進行系統(tǒng)的規(guī)范，為全面提高機關檔案工作水平提供依據(jù)。為此，北京市檔案局組織編寫了《北京市機關檔案工作指南》（以下簡稱《指南》），以指導各級機關開展檔案工作。本《指南》參照多年來檔案工作領域的國家標準、行業(yè)標準、北京市地方標準及規(guī)范性文件中有關機關檔案工作的內容，結合北京市機關檔案工作的具體實際，規(guī)定了各級機關檔案工作總體原則、組織和制度要求，規(guī)定了機關檔案工作業(yè)務建設、檔案信息化建設、檔案工作設施設備配置等方面的方法與要求。2適用范圍本《指南》適用于市、區(qū)（縣）級黨政機關及其所屬工作部門，各級法院、檢察院機關，街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關，市、區(qū)（縣）級團體和事業(yè)單位。各民主黨派市、區(qū)（縣）級委員會可參照執(zhí)行。3編制依據(jù)本《指南》的編制主要依據(jù)以下規(guī)范、標準：·《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號令）·《各級各類檔案館收集檔案范圍規(guī)定》（國家檔案局第9號令）·《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》（中華人民共和國監(jiān)察部中華人民共和國人力資源和社會保障部國家檔案局第30號令）·《數(shù)字檔案室建設指南》（國家檔案局檔發(fā)〔2014〕4號）·《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（國家檔案局辦公室檔辦發(fā)〔2014〕7號）·《北京市實施<歸檔文件整理規(guī)則>細則》（北京市檔案局京檔發(fā)〔2010〕5號）·《關于加強市屬單位檔案安全工作的意見》（北京市檔案局京檔發(fā)〔2012〕8號）·《關于進一步加強民生檔案工作的意見》（北京市檔案局京檔發(fā)〔2013〕8號）·《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》（北京市檔案局北京市密碼管理局京檔發(fā)〔2014〕3號）·《電子信息系統(tǒng)機房設計規(guī)范》（GB50174-2008）·《計算機場地通用規(guī)范》（GB/T2887-2011）·《計算機場地安全要求》（GB/T9361-2011）·《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）·《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）·《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）·《檔案館建筑設計規(guī)范》（JGJ25-2010）·《檔案工作基本術語》（DA/T1-2000）·《全宗卷規(guī)范》（DA/T12-2012）·《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T15-1995）·《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（DA/T31-2005）·《公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T32-2005）·《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）·《檔案數(shù)字化規(guī)范》（DB11/T765.1～7）4概念4.1機關檔案各級黨政機關、群眾團體、事業(yè)單位（以下統(tǒng)稱“機關”）在組織領導、行政管理、行業(yè)建設、科學研究等活動中直接形成的、對國家和社會具有保存價值的、各種形式的歷史記錄。4.2機關檔案工作各級機關依法履行檔案管理職責的活動。4.3數(shù)字檔案室機關在履行職能過程中，運用現(xiàn)代信息技術對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本等數(shù)字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺。5機關檔案工作總則5.1機關檔案工作實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理的原則，維護機關檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全，便于本機關和社會各方面的利用。5.2機關檔案工作應以建立健全檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系為目標，逐步完善檔案工作體制機制，運用現(xiàn)代信息技術與管理方法，對檔案進行科學管理和資源整合、開發(fā)，為提升機關效能和公共服務能力提供有效服務。5.3機關應把檔案信息化納入本機關信息化建設整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施，確保檔案部門實現(xiàn)對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導和電子檔案的管理工作。6檔案工作組織6.1組織系統(tǒng)建設6.1.1檔案工作領導6.1.1.1機關應明確檔案工作的分管領導，明確檔案部門的負責人，明確各文件形成部門檔案工作的負責人，明確各部門專職或兼職檔案工作人員。機關應明確重大活動臨時機構檔案工作的負責人。6.1.1．2機關檔案工作接受同級檔案行政管理部門和上級機關檔案部門的監(jiān)督指導和檢查。6.1.1.3每年年底，機關檔案部門應向同級檔案行政管理部門報送全年檔案工作情況材料，下級機關應向上級機關報送全年檔案工作情況材料。6.1.2檔案機構設立機關應設立與其職能、任務相適應的檔案機構。檔案機構的設立、變更和撤銷，應按照檔案法律法規(guī)的規(guī)定，向同級檔案行政管理部門備案。6.1.3檔案人員配備6.1.3.1機關應配備政治可靠、責任心強，具有檔案專業(yè)知識的專職或兼職人員從事檔案工作。6.1.3.2檔案人員應保持相對穩(wěn)定，在檔案工作崗位上連續(xù)工作，市級機關檔案人員宜不少于五年，區(qū)（縣）級及其以下機關檔案人員宜不少于三年。6.1.3.3檔案人員調離或退休前，應辦理好交接手續(xù)，確保檔案工作的連續(xù)性。6.1.4檔案工作體系機關應建立以檔案部門為核心，各文件形成部門、所屬單位檔案部門專職或兼職檔案人員為基礎的機關檔案工作體系。6.1.5檔案工作經費機關每年應將檔案工作經費納入本機關整體預算。經費包括檔案收集、整理、保管、保護等業(yè)務工作經費，檔案設施設備配備和維護經費，檔案信息化建設經費，檔案宣傳、培訓等其他經費，為檔案工作順利開展提供保障。6.2檔案工作分管領導職責6.2.1將檔案工作納入發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，為檔案工作的開展提供人力、財力、物力保障。6.2.2把檔案工作列入議事日程，納入機關目標管理責任制。對各部門文件材料歸檔工作進行績效考核，考核結果列為各部門年終評比內容之一。6.2.3定期聽取檔案部門工作匯報，討論審核本機關檔案工作計劃、經費預算、管理辦法和制度。6.2.4對在檔案工作中作出顯著成績的部門和個人提出表彰獎勵建議；對違反規(guī)定造成檔案損失的人員提出查處意見。6.3文件形成部門職責6.3.1把文件材料形成、積累、整理和歸檔工作納入本部門工作計劃，列入相關人員的職責范圍。6.3.2完成本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，對歸檔文件材料的完整性、系統(tǒng)性、準確性負責。參加相關檔案的鑒定和銷毀工作。6.3.3協(xié)調解決本部門文件材料歸檔工作中的實際困難，在經費、設施設備等方面提供必要的條件和保障。6.3.4檢查本部門專職或兼職檔案人員履行崗位職責情況，與年終考核評比掛鉤。6.4檔案部門職責6.4.1貫徹國家有關檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，落實北京市及上級行業(yè)主管機關的檔案工作規(guī)定，統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調本機關檔案工作，制定檔案工作各項規(guī)章制度。6.4.2負責監(jiān)督指導本機關各文件形成部門及重大活動、重大建設項目、重大科研項目等工作中文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。6.4.3負責統(tǒng)一管理本機關各類檔案，并依法向同級國家檔案館移交檔案。6.4.4負責監(jiān)督指導和檢查本機關所屬單位檔案工作。市級行業(yè)主管機關負責監(jiān)督指導和檢查全市本行業(yè)專業(yè)檔案工作。6.4.5負責組織本機關和所屬單位工作人員學習貫徹執(zhí)行檔案法律、法規(guī)和各項規(guī)章制度，提高機關全體工作人員檔案意識。6.4.6負責組織對本機關和所屬單位檔案工作人員的業(yè)務培訓，提高檔案工作人員業(yè)務素質。6.4.7參與機關績效考核，對各文件形成部門歸檔工作完成情況、檔案人員履職情況提出考核意見。6.5檔案人員要求6.5.1認真貫徹執(zhí)行檔案法律、法規(guī)和規(guī)章制度，熱愛檔案事業(yè)，遵紀守法，忠于職守。6.5.2參加檔案業(yè)務培訓，通過相關考核。6.5.3具備大學?？埔陨蠈W歷或相關專業(yè)技術職稱。6.5.4熟悉本機關基本業(yè)務知識，掌握本機關工作特點和規(guī)律。6.5.5掌握基本的現(xiàn)代信息管理技術，并能夠在檔案業(yè)務工作中熟練運用。7檔案工作制度建設機關應結合檔案工作具體實際，構建檔案工作規(guī)章制度體系，包括工作規(guī)章、管理制度、業(yè)務規(guī)范等。7.1工作規(guī)章7.1.1制定機關檔案工作規(guī)定。機關應統(tǒng)一制定機關檔案工作規(guī)定，主要內容包括：檔案工作領導體制及組織管理原則，文件材料形成、積累與歸檔的職責及任務，檔案業(yè)務工作總體要求，獎勵與處分等。7.1.2制定檔案安全工作責任制度。機關應依據(jù)檔案法律法規(guī)，制定檔案安全工作責任制度，主要內容包括：本機關分管領導、部門領導、專職或兼職檔案人員在檔案安全方面的職責、權限、任務、素質要求及考核標準、獎懲措施等。機關應建立檔案安全工作責任書簽訂制度，每年年初由分管領導與檔案部門領導簽訂安全責任書，安全責任書模板參見附件1，明確本年度檔案安全工作的責任與任務；每年年底，檔案部門應認真檢查安全責任書落實情況，以書面形式向本機關分管檔案工作的領導匯報。7.1.3明確文件材料歸檔責任。機關在起草的有關行政規(guī)章、制定的有關業(yè)務標準和工作制度中，應明確提出相應的文件材料收集、整理和歸檔的責任要求。7.1.4制定檔案管理應急預案。機關應制定應對突發(fā)事件和自然災害的檔案管理應急預案，主要內容包括：組織領導、處置原則、搶救方法、處置程序、保障措施等。7.2管理制度7.2.1制定文件材料歸檔制度。應建立各種門類和載體的文件材料歸檔制度，明確歸檔范圍與保管期限、歸檔時間、歸檔程序和歸檔質量要求。市、區(qū)（縣）機關應制定《文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限表》，經同級檔案行政管理部門審批后執(zhí)行。機關的內設機構調整或職能發(fā)生變化的，應適時修訂歸檔范圍與保管期限表，并報送同級檔案行政管理部門備查。7.2.2制定專業(yè)檔案管理辦法。本行業(yè)或本系統(tǒng)形成專業(yè)檔案的，應由市級行業(yè)主管機關制定專業(yè)檔案管理辦法，主要內容包括：專業(yè)檔案的管理體制，職責與分工，收集、整理、保管、保密、統(tǒng)計、利用，鑒定銷毀與歸屬流向，條件與保障，獎勵與處分等。市級行業(yè)主管機關沒有制定專業(yè)檔案管理辦法的，區(qū)（縣）級行業(yè)主管機關可先行研究制定本區(qū)域專業(yè)檔案管理辦法，并報送市級行業(yè)主管機關備查。7.2.3制定檔案保管制度。應明確各門類檔案的保管條件、特殊載體檔案的保管方式、檔案清點檢查方法、對受損檔案的處置辦法、檔案入庫出庫的要求、庫房管理要求和檔案保管人員職責等。7.2.4制定檔案保密制度。應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應承擔的保密責任。7.2.5制定檔案鑒定、銷毀制度。應明確鑒定、銷毀工作的組織領導、原則標準、方法步驟、審批手續(xù)等。7.2.6制定檔案統(tǒng)計制度。應明確統(tǒng)計的內容、方法、數(shù)據(jù)分析等要求。7.2.7制定檔案利用制度。應明確檔案提供利用的范圍、方式，規(guī)定查閱、借出檔案的權限和審批手續(xù)，提出利用檔案的要求等。7.2.8制定數(shù)字檔案室各項管理制度。應制定各門類電子文件歸檔及電子檔案管理制度，檔案數(shù)字資源備份制度，應用系統(tǒng)運維和安全管理制度，檔案部門與電子文件形成部門、信息化部門職責分工及獎懲制度等。7.3業(yè)務規(guī)范7.3.1文件、檔案整理規(guī)范。市、區(qū)（縣）機關及其所屬單位可按照京檔發(fā)〔2010〕5號的規(guī)定，結合本機關實際，制定歸檔文件整理規(guī)范；按卷整理檔案的，可按照GB/T9705-2008的規(guī)定，制定文書檔案整理規(guī)范。市級行業(yè)主管機關應統(tǒng)一制定本行業(yè)專業(yè)檔案整理規(guī)范。7.3.2特殊形態(tài)檔案管理規(guī)范。對于形成的照片（含數(shù)碼照片）、音頻、視頻、實物等特殊形態(tài)的檔案，機關應按照國家和北京市有關規(guī)定、標準，結合本機關實際，明確其收集、整理的具體方法與要求，以及保管的特殊條件等。7.3.3檔案信息化有關管理性、技術性標準規(guī)范。機關在開展檔案信息化建設時，應在同級檔案行政管理部門的指導下，結合本機關信息化具體實際，制定檔案信息化有關管理性、技術性標準規(guī)范。7.4制度修訂機關制定的各項檔案工作規(guī)章制度，應根據(jù)檔案工作實際變化情況，適時組織修訂工作。7.5制度審核與印發(fā)執(zhí)行市級機關的檔案工作規(guī)章、專業(yè)檔案管理辦法及業(yè)務規(guī)范，應經市檔案行政管理部門審核批準后制發(fā)。涉及全市性的專業(yè)檔案管理辦法，應與市檔案行政管理部門聯(lián)合印發(fā)執(zhí)行。8檔案業(yè)務建設8.1文件材料形成、積累、整理與歸檔8.1.1文件材料形成與積累8.1.1.1文件材料形成時，應使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。8.1.1.2機關領導人和承辦人員應將辦理完畢、具有保存價值的文件材料，及時交本部門檔案人員保管。機關重大活動、重點工作等專項工作臨時機構的各文件形成部門承辦人員，應將辦理完畢、具有保存價值的文件材料，隨時交本部門檔案人員保管。8.1.1.3在日常工作中，文件形成部門檔案人員應加強對本部門應歸檔文件材料的積累和分類，并專柜保存。8.1.1.4檔案部門應經常監(jiān)督、檢查各文件形成部門應歸檔文件材料的積累情況，及時指導歸檔工作。8.1.2文件材料整理8.1.2.1文件材料整理基本原則：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。8.1.2.2歸檔文件材料的整理按照本機關制訂的整理規(guī)范所明確的方法與要求進行。凡屬移交進館的，各級機關應分別按照市、區(qū)（縣）檔案局（館）進館檔案的質量標準和方法要求進行整理。8.1.2.3各類專業(yè)文件材料的整理，應按照相關專業(yè)文件材料的整理標準和方法要求進行。8.1.2.4照片（含數(shù)碼照片）、音頻、視頻、電子等形態(tài)的文件材料整理，按照GB/T11821-2002、DA/T15-1995、GB/T18894-2002、DA/T32-2005等標準要求，結合市、區(qū)（縣）檔案行政管理部門的具體要求執(zhí)行。8.1.3文件材料歸檔范圍8.1.3.1反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料。8.1.3.2機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料。8.1.3.3本機關應貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料。8.1.3.4其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。8.1.3.5機關應按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號令）及北京市實施細則的規(guī)定開展文件材料歸檔工作，不得擅自擴大或縮小文件材料歸檔范圍。8.1.3.6各類專業(yè)文件材料的歸檔范圍，按照上級行業(yè)主管機關的有關規(guī)定執(zhí)行。8.1.4文件材料歸檔時間8.1.4.1機關各文件形成部門將歸檔文件材料整理完畢后，應定期向檔案部門移交，任何部門和人員不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。8.1.4.2歸檔文件材料應在次年6月底以前歸檔完畢；各類專業(yè)文件材料的歸檔時間，按照各行業(yè)主管機關的相關規(guī)定執(zhí)行。8.1.4.3特殊載體形態(tài)的文件材料應在工作結束后及時歸檔，或與相應的紙質載體文件材料歸檔時間一致。8.1.5文件材料歸檔要求8.1.5.1歸檔的文件材料應做到齊全、完整、準確、系統(tǒng)，制成和整理材料應使用耐久性材料。8.1.5.2歸檔文件材料的裝訂應美觀、結實，封皮、目錄與備考表填寫規(guī)范。8.1.5.3歸檔文件材料應為原件。8.1.5.4歸檔文件材料宜一式一份。重要的、使用頻繁的和有特殊需要的可適當增加歸檔份數(shù)。8.1.5.5文件材料歸檔時，交接雙方共同清點，核對移交的文件材料和目錄，填寫《歸檔文件材料交接登記表》并簽字?！稓w檔文件材料交接登記表》的編制應符合附件2格式要求。交接目錄一式兩份，交接雙方各存一份，以備查考。8.2檔案收集工作8.2.1機關應每年定期接收本機關各部門形成的歸檔文件材料。8.2.2機關應補充收集本機關各部門形成的具有保存價值的文件材料。8.2.3機關應接收本機關所屬撤銷或合并單位的全部檔案（屬于國家綜合檔案館接收范圍的除外）。8.2.4機關應接收本機關所屬已結束任務的臨時機構全部檔案（屬于國家綜合檔案館接收范圍的除外）。8.2.5機關可根據(jù)需要，收集宣傳報道本機關、本行業(yè)工作的新聞資料。8.2.6機關可根據(jù)需要，向本機關離退休人員和社會征集檔案、資料，豐富檔案室室藏資源。8.3檔案整理工作8.3.1機關檔案的整理應區(qū)分全宗。同一全宗不得分散，不同全宗不得混淆。8.3.1.1一個機關在其工作活動中形成的各種門類和載體的檔案為一個全宗。機關的內設機構不宜建立單獨全宗。8.3.1.2新成立的機關、一個機關分為兩個以上的機關、幾個機關合并為一個機關，應分別建立新的全宗。8.3.1.3機關改變隸屬關系、名稱，但其工作性質和業(yè)務范圍未發(fā)生變化，仍接續(xù)原來的全宗。8.3.1.4在機關內部設置的臨時機構不宜建立單獨全宗，其檔案納入本機關檔案全宗統(tǒng)一管理。但屬于黨委、政府直接領導，執(zhí)行全局性任務，為期比較長的，應建立單獨全宗。8.3.1.5機關檔案的分類、排列、編目，應以全宗為單位進行。8.3.2機關應按照檔案內容和載體的不同，制定統(tǒng)一的分類方案。應對機關檔案進行科學分類，最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系，完整地反映立檔單位的職能活動和歷史面貌，便于檔案的管理和利用。8.3.2.1文書檔案宜采用“保管期限—年度—組織機構（或問題）”或“年度—組織機構（或問題）—保管期限”復合分類法進行分類。8.3.2.2專業(yè)檔案可按照檔案行政管理部門或各行業(yè)主管機關制定的分類標準進行分類。8.3.2.3分類方案一經確定，前后應保持一致，不得隨意變動。8.3.3同一全宗內的檔案，應按照不同門類、載體和保管期限分別排列。按照檔案的排列順序編制檔號，固定每卷（件）檔案位置。檔案排列方法應保持前后一致，不得任意改動。8.3.4區(qū)分不同全宗、門類、載體和保管期限編制檔案目錄，在同一檔案目錄內不得出現(xiàn)重復的或空的卷號（件號）。8.3.5機關應對每個全宗建立全宗卷。全宗卷的編制原則、內容結構、管理方法和基本格式按照DA/T12的要求執(zhí)行。8.4檔案保管工作8.4.1檔案存放應采用密閉的五節(jié)柜或密集架，嚴禁采用木質柜、玻璃門柜等不符合要求的裝具。存放電子、音像等磁性載體檔案應選擇防磁裝具；底圖應選擇底圖柜。重要的檔案應異地、異質備份。8.4.2檔案入庫前宜去污、消毒。受損的檔案應及時修復或補救。對于易損的檔案制成材料和字跡，應采取復制手段加以保護。8.4.3庫房建設8.4.3.1機關應設置與檔案工作發(fā)展相適宜的專用庫房，做到辦公、閱覽、庫房三分開。應根據(jù)每年檔案增量，庫房面積至少滿足容納10年的檔案保管空間。8.4.3.2庫房應建在地面之上，其防火、防盜、防潮、防光、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物等防護功能，應符合JGJ25-2010的規(guī)定。已建于地下的，應采取更為嚴格的防水、防潮措施。8.4.3.3機關新建或改（擴）建檔案庫房的建設方案，應在開工前向同級檔案行政管理部門報告。報告材料的內容主要包括：設計說明、庫房位置、總建筑面積及各項用房面積、設施設備情況和效果圖等。8.4.3.4有條件的機關應設立檔案信息化用房，用于檔案信息化作業(yè)。8.4.3.5機關應配備滿足檔案安全管理和工作需要的設施設備。庫房和閱覽室應配備全封閉防盜門窗，安裝防護欄、遮光窗簾。庫房和閱覽室應配置消防滅火、溫濕度調控、防盜報警、安全監(jiān)控等設備；有條件的機關可采用智能門禁識別、紅外報警等先進設備。8.4.4庫房管理8.4.4.1檔案人員應定期監(jiān)測和記錄庫房溫濕度，根據(jù)需要采取措施調節(jié)；定期檢查維護檔案庫房設施設備，及時排除隱患，確保安全正常運轉；保持庫房清潔；投放并定期更換防蟲、防鼠藥品；不得在庫房存放與檔案無關的物品。8.4.4.2檔案部門應定期組織人員對檔案保管狀況進行全面檢查，清點檔案數(shù)量，檢查案卷有無損壞情況，并做好清庫記錄并歸檔保存。如發(fā)現(xiàn)問題應及時匯報，并采取補救措施，保護檔案的安全。8.5檔案鑒定、銷毀工作8.5.1機關應成立檔案鑒定工作小組（或委員會），機關分管檔案工作的領導為組長，檔案部門和文件形成部門相關人員為成員。檔案鑒定工作小組（或委員會）負責文件材料保管期限的確定和保管期限已滿檔案的鑒定工作。8.5.2檔案保管期限的長短應根據(jù)文件材料對國家、社會、機關、人民群眾所具有的現(xiàn)實和今后的查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。8.5.3檔案保管期限分為永久和定期兩種。定期保存的文書檔案，分為30年和10年兩種；定期保存的專業(yè)檔案，應按照各行業(yè)主管機關的統(tǒng)一規(guī)定確定。8.5.4檔案部門應定期組織對保管期限已滿的文書檔案進行銷毀鑒定。經檔案鑒定工作小組（或委員會）的鑒定，對仍需繼續(xù)保存的檔案應重新劃定保管期限；對確已失去保存價值的文書檔案，應編制檔案銷毀清冊，報經機關主要領導批準后，由二人以上在指定地點監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊上簽字。專業(yè)檔案的鑒定銷毀工作，按照各行業(yè)主管機關的統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行。8.5.5對已銷毀的檔案，應及時在相關檢索工具上標注，并做好統(tǒng)計數(shù)據(jù)的變更。銷毀清冊應永久保存。8.5.6機關應協(xié)助同級國家綜合檔案館做好移交檔案的開放鑒定工作。8.6檔案統(tǒng)計工作8.6.1機關應按時編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，及時報送同級檔案行政管理部門或上級檔案部門。8.6.2機關應建立完備的統(tǒng)計臺賬，主要內容包括檔案室室藏情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交進館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案人員情況、檔案購買服務情況等，保證檔案管理數(shù)據(jù)清晰、準確。8.6.3機關應加強對檔案工作變化情況的統(tǒng)計和分析，掌握規(guī)律和特點，找出不足和問題，研究解決途徑和方法，為領導決策提供參考。8.7檔案利用工作8.7.1機關檔案部門主要面向本機關提供服務。確需對外提供利用時，應經相關領導批準。8.7.2機關檔案的利用一般采取閱覽、借閱、復制、摘錄等方式，閱覽、摘錄應在專門的檔案閱覽室進行。對外提供檔案信息利用的機關，有條件的可開設檔案利用大廳、電子閱覽室等，并規(guī)范利用工作流程，方便提供利用。8.7.3檔案人員應熟悉室藏，了解機關工作對檔案的利用需求，主動做好服務。8.7.4檔案部門應根據(jù)工作需要編制目錄、卡片、索引等檢索工具，應用檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案利用效率。8.7.5利用者利用檔案時應履行借閱手續(xù)，認真填寫檔案借閱登記和檔案利用效果登記。機關工作人員在辦理調離或退休前，應將借閱的檔案全部歸還。檔案部門提供檔案利用不得收取任何費用。8.7.6檔案部門應充分利用檔案信息，獨立或聯(lián)合有關部門編制各類參考資料和檔案文件匯集，如全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數(shù)字匯編、專題文件匯集等。8.7.7檔案部門應積極拓展檔案服務領域，創(chuàng)新服務方式，通過舉辦檔案史料展覽、開展專題編研、拍攝專題片等活動，充分發(fā)揮檔案的作用。8.8檔案移交工作8.8.1按照《各級各類檔案館收集檔案范圍規(guī)定》（國家檔案局第9號令）的規(guī)定，市級機關及其所屬單位應將永久保管的文書檔案在本機關保存20年，區(qū)（縣）級以下機關應將保管期限為永久和30年的檔案在本機關保存10年，期滿后連同檢索工具一并向有關國家綜合檔案館移交。有關專業(yè)檔案向國家綜合檔案館移交的期限，按照相關規(guī)定執(zhí)行。8.8.2機關在機構變動時應加強對檔案的管理，明確各類檔案的歸屬與流向，妥善處置檔案。8.8.2.1列入同級國家綜合檔案館檔案接收范圍的撤銷機關檔案，應向同級國家綜合檔案館移交；或經同級國家綜合檔案館同意后，由相關主管機關代管。8.8.2.2撤銷機關的業(yè)務分別劃歸幾個機關的，其檔案不得分散，可由其中一個機關代管或向同級國家綜合檔案館移交。8.8.2.3一個機關并入另一個機關，或幾個機關合并為一個新的機關，其檔案材料應根據(jù)實際工作需要，由合并后的機關代管，或向同級國家綜合檔案館移交。8.8.2.4一個機關內的部分業(yè)務，或個別部門劃給另一個機關接收，其檔案材料應留在原機關，不得帶入接收機關，如果接收機關需要利用，可到原機關借閱或復制。8.8.2.5機關合并時，沒有辦理完畢的文件材料，在新機關繼續(xù)辦理后，作為新機關的文件材料歸檔保存。8.8.2.6一個機關改變了隸屬關系，在其工作活動中形成的全部檔案仍由原機關管理。8.8.3臨時機構撤銷前，其檔案應向有關主管機關或同級國家綜合檔案館移交。8.9檔案購買服務8.9.1機關根據(jù)需要，按照國家和北京市相關規(guī)定，可向社會購買非涉密檔案的整理、數(shù)字化、托管和檔案管理信息系統(tǒng)研發(fā)等服務。8.9.2市、區(qū)（縣）機關開展非涉密檔案的整理、數(shù)字化、托管和檔案管理信息系統(tǒng)研發(fā)等購買服務，應在外包合同簽訂后的一個月內，向同級檔案行政管理部門報告；所屬單位有上述情況的，應向本級機關報告。檔案購買服務情況報告表的編制應符合附件3格式要求。8.9.3在檔案購買服務中發(fā)生檔案安全泄密問題的，檔案行政管理部門應追究有關機關檔案部門負責人的相關責任。9檔案信息化建設9.1檔案數(shù)字資源獲取9.1.1電子文件歸檔前應由電子文件形成部門編制《電子文件登記表》和《電子文件目錄》?！峨娮游募怯洷怼泛汀峨娮游募夸洝返木幹茟謩e符合附件4、附件5格式要求。9.1.2電子文件歸檔的一般程序是：鑒定、填寫歸檔處理單、給予歸檔標識、預歸檔、調整歸檔電子文件、檢測歸檔電子文件、歸檔。9.1.3電子文件形成機關應制定《電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表》。制定的《電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表》應報同級檔案行政管理部門審核批準后執(zhí)行。9.1.4電子文件形成部門應履行歸檔責任，按時完成歸檔任務。不得以任何借口拒絕歸檔，不得將有保存價值的電子文件據(jù)為己有。9.1.5電子文件應在辦理完畢后實時或定期歸檔。定期歸檔應在次年6月底前完成。已經實現(xiàn)信息系統(tǒng)全程管理電子文件的機關應在電子文件辦理完畢后實時歸檔。9.1.6電子文件應與其元數(shù)據(jù)一并歸檔，且確保元數(shù)據(jù)齊全完整，無遺漏，無殘缺。應歸檔的元數(shù)據(jù)項目應符合DA/T46-2009的規(guī)定。電子文件與其元數(shù)據(jù)應建立持久有效的關聯(lián)。9.1.7電子文件應采用符合國家規(guī)定的、適合長期保存的文件存儲格式歸檔。9.1.8歸檔的電子文件應真實展現(xiàn)所載內容并可供調取查用，確保電子文件重要的過程稿及其重要的修改痕跡留存，確保電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起完整無缺、來源可靠且未被非法更改，確保在信息交換、存儲和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響電子文件內容真實、完整。9.1.9涉密電子文件應按照相關保密規(guī)定履行歸檔手續(xù)。在批量歸檔電子文件的過程中，按照密級和安全等級最高的電子文件執(zhí)行保密與信息安全管理制度。在保證電子文件安全的前提下，應選擇在線歸檔方式。9.1.10經信息技術手段加密的電子文件應在解密后進行歸檔。壓縮電子文件應解壓縮后再進行歸檔。9.1.11傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作應按照DA/T31-2005、DB11/T7651～7的具體要求執(zhí)行。9.2檔案數(shù)字資源保管9.2.1機關應對檔案室室藏的檔案數(shù)字資源進行定期檢查。檢查方法包括人工抽檢和技術檢測。人工抽檢主要檢驗存儲在脫機載體中的檔案數(shù)字資源，每滿2年抽檢一次，抽檢工作應在3個月內完成，抽樣率不低于電子檔案總量的10％；技術檢測主要檢驗信息系統(tǒng)中運轉的在線數(shù)據(jù)，通過檔案數(shù)字資源真實性和完整性檢測、存儲器I/O性能檢測等技術，遍歷檢測信息系統(tǒng)中運行的全部檔案數(shù)字資源和存儲器，每滿1年檢測一次，檢測工作應在5個工作日內完成。在定期檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題時應及時采取補救措施。9.2.2機關應做好對檔案數(shù)字資源的安全備份工作。9.2.3機關應至少制作一套檔案數(shù)字資源的本地脫機備份，脫機備份載體應選用磁帶或硬磁盤。原備份載體至少再保存4年，保存期滿后按照相關保密規(guī)定處理。用作檔案數(shù)字資源備份的載體不得用于其他任何用途。9.2.4檔案數(shù)字資源的保管環(huán)境應符合GB50174-2008、GB/T2887-2011、GB/T9361-2011等標準的規(guī)定，具備防塵、防磁場干擾、防電磁泄露、防機械振動、防有害氣體（二氧化碳、二氧化氮、氯氣等）、防光（主要是紫外線）、防霉變、防有害生物、防火、防水、防盜條件，進行必要的溫濕度控制。9.2.5保存涉密檔案數(shù)字資源的載體，應選擇安全保密的場所，配備必要的保密防護設施。9.2.6按照國家信息安全等級保護標準和涉密信息系統(tǒng)分級保護管理規(guī)定，保存檔案數(shù)字資源的場所應該封閉，存儲涉密檔案數(shù)字資源的信息系統(tǒng)應與其他信息系統(tǒng)實行物理隔離，或采取符合保密標準要求的安全隔離措施；應按照信息系統(tǒng)保存的密級和安全等級最高的檔案數(shù)字資源執(zhí)行信息安全與保密管理制度。9.2.7銷毀檔案數(shù)字資源應履行審批手續(xù)。銷毀涉密電子檔案，應進行監(jiān)銷并保證其內容不可恢復。9.2.8保存在脫機載體中的檔案數(shù)字資源應每滿4年遷移一次，數(shù)據(jù)遷移至新載體后即刻進行一次檢查。機關應根據(jù)技術與管理的發(fā)展變化，及時對檔案數(shù)字資源進行不同信息系統(tǒng)平臺間、不同信息載體間的遷移，確保遷移前后檔案數(shù)字資源內容的一致性和憑證的有效性。9.3檔案數(shù)字資源移交9.3.1列入國家綜合檔案館檔案接收范圍的機關，應在電子文件歸檔后4年內，將電子檔案向同級國家綜合檔案館移交。在條件允許的情況下，可在歸檔后實時向同級國家綜合檔案館移交。9.3.2傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本應隨檔案原件一并向同級國家綜合檔案館移交。9.3.3移交的電子檔案應為歸檔的原生性電子文件，電子檔案的內容信息、目錄和元數(shù)據(jù)必須齊全完整，并確保真實、可用和安全。9.3.4檔案數(shù)字資源移交方式分為在線移交和離線移交兩種。9.3.4.1在線移交應使用同級檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統(tǒng)和互聯(lián)網絡，不得使用因特網移交電子檔案。9.3.4.2離線移交應使用移動硬盤、U盤或DVD±R光盤作為離線移交載體，數(shù)據(jù)容量大于等于4GB不得使用DVD±R光盤移交。單次移交工作僅可選擇一種離線移交載體，不得混用，且應根據(jù)單次移交的數(shù)據(jù)容量選擇適當?shù)妮d體，盡可能減少離線移交載體數(shù)量。用于離線移交的載體不得存儲任何與電子檔案無關的數(shù)據(jù)，離線移交載體應單個裝盒并在包裝盒外加貼標注其內容的標簽。電子檔案離線移交載體包裝盒標簽式樣見附件6。使用DVD±R光盤移交電子檔案的，應采用一次寫刻錄模式（Disc-at-once），且刻錄速度不得超過12倍速。使用移動硬盤移交電子檔案的，應使用硬盤生產廠商原廠封裝的移動硬盤。9.3.5電子檔案移交格式9.3.5.1文本類電子檔案宜用XML、DOCX、WPS、PDF、PDF/A格式移交。9.3.5.2數(shù)據(jù)類電子檔案應將待移交的數(shù)據(jù)類電子檔案所包含的數(shù)據(jù)庫字段與電子檔案接收系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫字段進行映射，并通過互聯(lián)網絡將待移交的數(shù)據(jù)類電子檔案導入電子檔案接收系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中；或將數(shù)據(jù)類電子檔案轉換為MicrosoftExcel數(shù)據(jù)表文件格式移交。9.3.5.3圖形類電子檔案靜態(tài)位圖檔案宜用TIFF、PNG格式移交；動態(tài)位圖檔案宜用GIF格式移交；矢量圖宜用原始生成格式移交。9.3.5.4圖像類電子檔案宜用JPEG、TIFF格式移交。較為重要和珍貴的拍攝圖像宜用RAW格式移交。9.3.5.5影像類電子檔案宜用AVI、MPEG格式移交。9.3.5.6聲音類電子檔案宜用WAVE、MP3格式移交。9.3.6傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本移交格式按照有關規(guī)定執(zhí)行。9.3.7電子檔案在線或離線移交的業(yè)務流程主要工作包括：接收電子檔案移交通知、移交安排、檔案篩選、檔案整理、技術處理、檔案檢測、移交報審、移交辦理等。9.4檔案數(shù)字資源利用9.4.1機關應依法依規(guī)向利用者提供檔案數(shù)字資源的檢索、利用服務。9.4.2檔案數(shù)字資源應有文件級的計算機檢索目錄。計算機檢索目錄與原文應建立持久有效的關聯(lián)。9.4.3檔案數(shù)字資源的利用系統(tǒng)應設置科學，并建立嚴格的利用權限控制機制，完善審批和登記程序，確保檔案數(shù)字資源不會超越權限提供利用或公布。9.4.4檔案數(shù)字資源查閱利用的一般程序是：利用者查看檔案目錄、提出利用申請、系統(tǒng)審核利用權限、調閱檔案原文。系統(tǒng)審核未通過的，利用者可向檔案部門直接提出利用申請。9.4.5利用系統(tǒng)應設置檔案數(shù)字資源借閱期限，到期時可自動將檔案閱覽權限收回。9.4.6利用系統(tǒng)應具有對利用者以及利用目的、時間、內容等信息進行記錄、分析、統(tǒng)計的功能。9.4.7機關應制作電子檔案的利用件，并將電子檔案利用件用于利用服務。9.5數(shù)字檔案室建設機關應按照國家檔案局《數(shù)字檔案室建設指南》（檔發(fā)〔2014〕4號）的統(tǒng)一部署和要求，根據(jù)實際工作需要，遵循“資源為先，標準規(guī)范，整體推進，確保安全”的原則，建設本機關數(shù)字檔案室。

附件1檔案安全工作責任書參考模板為認真貫徹落實北京市檔案局關于建立檔案安全工作責任制的要求，強化檔案安全責任，確保檔案實體和檔案信息的安全，特簽訂本責任書。一、責任期限：自簽訂本責任書之日起至下年度簽訂責任書之日止。二、責任雙方：分管檔案工作的領導負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調與監(jiān)督檢查檔案安全工作；檔案主管部門的領導負責組織本機關及所屬單位的檔案安全工作。三、檔案主管部門主要職責：（一）建立完善檔案安全制度，將檔案安全的有關要求，充分體現(xiàn)到收集、整理、保管、鑒定、利用等各項制度以及相關人員崗位職責。（二）嚴格執(zhí)行檔案安全制度，按照有關規(guī)定開展檔案工作，并及時糾正違反檔案安全規(guī)定的行為。（三）按時組織完成年度歸檔工作，無逾期未歸檔文件和未整理的積存零散檔案。（四）配備滿足檔案安全管理需要的庫房、檔案裝具以及保護檔案安全的設施、設備。（五）開展檔案安全情況檢查，及時消除在檔案收集、保管、利用等各環(huán)節(jié)存在的安全隱患。四、責任考核：（一）本責任書執(zhí)行期滿前，檔案主管部門應對照本責任書，認真檢查落實情況，并向分管領導作出書面匯報。（二）本責任書執(zhí)行期滿前，分管領導應監(jiān)督檢查檔案主管部門履行檔案安全管理職責的情況，對充分履行職責的提出表揚；對未有效履行職責的予以批評；對有《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》（第30號令）所列的二十種違法違紀行為的有關人員給予行政處分，構成犯罪的，應提請有關部門依法追究刑事責任。本責任書一式兩份，分管領導、檔案主管部門領導各執(zhí)一份。分管領導簽字：檔案主管部門領導簽字：年月日 年月日

附件2歸檔文件材料交接登記表移交時間：移交部門：序號題名年度文號頁數(shù)保管期限備注移交人簽名：接收人簽名：附件3檔案購買服務情況報告表購買服務機關名稱購買服務機關責任人聯(lián)系電話服務公司名稱服務公司法人聯(lián)系電話（服務公司背景和規(guī)模、服務內容、服務形式、檔案數(shù)量、安全措施、場地位置等情況）（注：《保密協(xié)議》附后。）檔案部門領導簽字：單位公章：分管領導簽字：日期：

附件4電子文件登記表電子文件格式（后綴名）電子文件數(shù)據(jù)類型依托的操作系統(tǒng)平臺操作系統(tǒng)名稱操作系統(tǒng)版本操作系統(tǒng)生產廠商操作系統(tǒng)類型依托的軟件（設備）平臺軟件（設備）名稱軟件（設備）版本軟件（設備）生產廠商軟件類型依托的數(shù)據(jù)庫平臺數(shù)據(jù)庫名稱數(shù)據(jù)庫版本數(shù)據(jù)庫生產廠商數(shù)據(jù)庫類型依托的業(yè)務系統(tǒng)業(yè)務系統(tǒng)名稱產生電子文件的控件名稱產生電子文件的控件版本產生電子文件的控件生產廠商產生電子文件的控件類型內嵌的專業(yè)控件控件作用控件名稱控件版本控件生產廠商控件類型控件作用控件名稱控件版本控件生產廠商控件類型控件作用控件名稱控件版本控件生產廠商控件類型填表人（簽字）填表時間：年月日審核人（簽字）審核時間：年月日填表說明：1.本表每一種電子文件格式填寫一份，本表隨電子文件一并歸檔至檔案室；2.“電子文件格式（后綴名）”僅填寫電子文件的