項目九 制作成績報告單

制作成績報告單Office辦公軟件實用案例教程項目九

每學(xué)期末，班主任老師會給各位同學(xué)郵寄成績報告單，這些成績報告單，我們可以使用Word來制作完成。在Word中，郵件合并用于一次創(chuàng)建多個文檔。這些文檔具有相同的布局、格式、文本和圖形。僅特定部分的每個文檔變量和已進(jìn)行了個性化設(shè)置。批量標(biāo)簽、信函、信封和電子郵件，包括Word可以使用郵件合并創(chuàng)建的文檔。郵件合并過程中包含有三個文檔︰主文檔、數(shù)據(jù)源、合并的文檔。項目簡介知識點導(dǎo)入利用“郵件合并向?qū)А眮硗瓿舌]件合并的制作，首先建立需要進(jìn)行郵件合并的主文檔和數(shù)據(jù)源文件，依次執(zhí)行【郵件】→【開始郵件合并】→【郵件合并分步向?qū)А棵?，啟動郵件合并的向?qū)?，在此向?qū)е?，分別完成主文檔與數(shù)據(jù)源的連接、在主文檔中插入域直至郵件合并完成。任務(wù)實施樣張重點步驟新建文檔，創(chuàng)建如圖9.2所示的表格，保存為“成績報告單”。重點步驟本例中所使用的成績報告單在項目六的課后練習(xí)中已經(jīng)制作完成，可以輸入相應(yīng)的文本后直接使用。編輯好的成績單將作為主文檔，素材包里的“成績信息.xlsx”（如圖9.3所示）作為數(shù)據(jù)源來制作最終的成績報告單。重點步驟主文檔必須和數(shù)據(jù)源文件進(jìn)行連接才能實現(xiàn)郵件合并的功能，執(zhí)行【郵件】→【開始郵件合并】→【郵件合并分步向?qū)А棵?如圖9.4所示；重點步驟在Word窗口右邊打開的“郵件合并”窗口中，依次選擇【信函】→【下一步：正在啟動文檔】→【使用當(dāng)前文檔】→【下一步：選取收件人】→【瀏覽】，如圖9.5所示；重點步驟在打開的如圖9.6所示的“選取數(shù)據(jù)源”對話框中，選擇“成績信息.xlsx”文件，單擊【打開】按鈕；重點步驟【在打開如圖9.7所示的“選擇表格”對話框中選擇“Sheet1”，單擊【確定】按鈕重點步驟此時，在“郵件合并收件人”窗口中，如圖9.8所示，會顯示數(shù)據(jù)表內(nèi)的記錄信息，單擊【確定】按鈕重點步驟（1）選取數(shù)據(jù)源后，在郵件合并的第3步繼續(xù)單擊【下一步：撰寫信函】；（2）撰寫信函時，將插入點定位在“成績的下面”，選擇如圖所示的【其他項目】，打開【插入合并域】對話框，如圖9.9所示重要步驟（3）在打開【插入合并域】對話框中，將各個域插入對應(yīng)的位置，如圖9.10所示重要步驟（1）將各個域插入完成后，繼續(xù)執(zhí)行【下一步：預(yù)覽信函】，此時顯示數(shù)據(jù)源中第一位學(xué)生的成績單，如圖9.11所示重要步驟圖9.12預(yù)覽結(jié)果圖9.13預(yù)覽信函如想瀏覽其他人的成績單，可在如圖9.12所示的【郵件】→【預(yù)覽結(jié)果】中單擊【下一條記錄】按鈕，也可以如圖9.13所示的向?qū)е袉螕簟鞠乱粭l記錄】按鈕。重要步驟預(yù)覽信函不需要修改后，單擊【下一步：完成合并】→【下一步：編輯單個信函】按鈕，在彈出的【合并到新文檔】對話框中，如圖9.14所示，選擇“全部”，并單擊【確定】按鈕重要步驟此時，會打開名為“信函1”的文檔，里面包含所有學(xué)生的成績單信息，如圖9.15所示；預(yù)覽信函不需要修改后，單擊【下一步：完成合并】→【下一步：編輯單個信函】按鈕，在彈出的【合并到新文檔】對話框中，如圖9.14所示，選擇“全部”，并單擊【確定】按鈕將“信函1”保存為“合并后成績單”。拓展項目制作信封樣張重點步驟在新建的Word文檔中，單擊【郵件】→【創(chuàng)建】→【中文信封】命令，如圖9.17所示。重點步驟在打開的如圖9.18所示的“信封制作向?qū)А睂υ捒蛑?，單擊【下一步】按鈕。重點步驟在“信封樣式”這一步中，如圖9.19所示，選擇所需的信封樣式，并單擊【下一步】按鈕。重點步驟在如圖9.20所示的“信封數(shù)量”這一步中，選擇“基于地址簿文件，生成批量信封”，并單擊【下一步】按鈕。重點步驟選在“收件人信息”這一步中，單擊【選擇地址簿】按鈕，在打開的如圖9.21所示的對話框中選取數(shù)據(jù)源“成績信息.xlsx”文件。重點步驟連接好數(shù)據(jù)源后，在匹配收信人信息欄中，匹配地址簿中的對應(yīng)項，匹配完成后如圖9.22所示。重點步驟單擊【下一步】按鈕，在“輸入寄信人信息”這一步中，輸入寄信人的相關(guān)信息，如圖9.23所示。單擊【下一步】→【完成】按鈕，會自動啟動完成后的文檔。將該文檔以“信封”為名保存，至此完成成章報告單信封的制作。課后練習(xí)課后練習(xí)項目小結(jié)通過對“制作成績報告單”、“制作信封”、“制