行政事務(wù)管理制度

行政事務(wù)管理制度第一章總則第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本制度。第二條本制度所指行政事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公用品管理、庫(kù)房管理、報(bào)刊及郵發(fā)管理等。第二章檔案管理第三條歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知、資產(chǎn)管理等具有參考價(jià)值的文件材料。第四條檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，做好分類管理方便查閱；要保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。第五條檔案的借閱與索?。?、總裁、副總裁、部門經(jīng)理借閱非密級(jí)檔案，可通過行政部檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；2、公司其他人員需借閱檔案時(shí)，要經(jīng)主管副總裁批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)；3、借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總裁批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔案必須由行政部經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。第六條檔案的銷毀：1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；2、若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。第三章印鑒管理第七條公司印鑒由總裁辦主任負(fù)責(zé)保管。第八條公司印鑒的使用一律由總裁批準(zhǔn)許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項(xiàng)規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。第九條公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對(duì)外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記，以備查詢，存檔。第十條公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時(shí)，必須經(jīng)主管副總裁簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報(bào)其介紹信的用途，未使用的必須交回。第十一條蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。第四章公文打印管理第十二條公司公文的打印工作由行政部負(fù)責(zé)。第十三條各部室打印的公文或文件須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，交由行政部辦公室統(tǒng)一打?。黄渌詡滟Y料可由各部室負(fù)責(zé)人指定本部人員完成。第十四條公司各部、室所有打印公文、文件，必須一式三份，交行政部辦公室留底存檔。第五章辦公用品的管理第十五條辦公用品的購(gòu)發(fā)：1、每月月底前，各部、室負(fù)責(zé)人將本部所需要的辦公用品制定計(jì)劃提交行政部辦公室；2、辦公室指定專人制定每月辦公用品計(jì)劃及預(yù)算；經(jīng)總裁審批后負(fù)責(zé)將辦公用品購(gòu)回，根據(jù)實(shí)際工作需要有計(jì)劃的分發(fā)給各個(gè)部、室；各部室填寫好單據(jù)由負(fù)責(zé)人簽字領(lǐng)回；3、除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)方可領(lǐng)用；物品原則上實(shí)行以舊（損）換新制；4、公司新聘工作人員的辦公用品，行政部根據(jù)部室負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；5、負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對(duì)路、量足質(zhì)優(yōu)、庫(kù)存合理、開支適當(dāng)、保管得當(dāng)；6、負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)。出庫(kù)一定要由領(lǐng)取人員簽字；7、辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫(kù)房。第十六條辦公電腦耗材的購(gòu)發(fā)：針對(duì)于辦公電腦的耗材，由行政部根據(jù)各部、室的實(shí)際工作需要，按規(guī)定統(tǒng)一采購(gòu)，并由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)維護(hù)。第六章庫(kù)房管理第十七條庫(kù)房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號(hào)分別建立帳卡。第十八條采購(gòu)人員購(gòu)入的物品必須附有合格證及入庫(kù)單，收票時(shí)要當(dāng)面點(diǎn)清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包清點(diǎn)數(shù)目，如發(fā)現(xiàn)實(shí)物與入庫(kù)單數(shù)量、規(guī)格不符時(shí)，庫(kù)房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負(fù)責(zé)人。第十九條物資入庫(kù)后，應(yīng)當(dāng)日填寫帳卡。第二十條嚴(yán)格執(zhí)行出入庫(kù)手續(xù)，物資出庫(kù)必須填寫出庫(kù)單，經(jīng)公司行政經(jīng)理批準(zhǔn)后方可出庫(kù)。第二十一條庫(kù)房物資一般不可外借，特殊情況須由總裁或副總裁批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)。第二十二條嚴(yán)格管理帳單資料，所有帳冊(cè)、帳單要填寫整潔、清楚、計(jì)算準(zhǔn)確，不得隨意涂改。第二十三條庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，禁止無關(guān)工作人員入內(nèi)，庫(kù)內(nèi)必須配備消防設(shè)施，做到防火、防盜、防潮。第七章報(bào)刊及郵發(fā)管理第二十四條行政部報(bào)刊管理人員每半年按照公司的要求作出訂閱報(bào)刊計(jì)劃及預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。第二十五條報(bào)刊管理人員每日負(fù)責(zé)將報(bào)刊取回并進(jìn)行處理、分類、登記，并分別送到有關(guān)部門。有關(guān)部門處理后，一周內(nèi)交回辦公室由報(bào)刊管理人員統(tǒng)一保管、存檔備查。第二十六條任何人不得隨意將報(bào)刊挪作他用，若需處理，需經(jīng)行政部辦公室批準(zhǔn)。第八章附則第二十七條公司行政部負(fù)責(zé)為各部室郵發(fā)信件、郵件。1、私人信件，一律實(shí)行自費(fèi)，交行政部代寄或自己送寄。2、所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負(fù)責(zé)寄發(fā)；3、控制各類凡因公快遞，須經(jīng)各部室經(jīng)理批準(zhǔn)，行政部登記后方可