合同管理制度范文

合同管理制度第一章總則第一條為加強(qiáng)合同的管理，規(guī)范和約束公司的經(jīng)營(yíng)行為，維護(hù)公司的正當(dāng)權(quán)益，杜絕風(fēng)險(xiǎn)存在，根據(jù)《合同法》及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司的實(shí)際狀況，特制訂本制度。第二條公司對(duì)外發(fā)生下列業(yè)務(wù)，均須以書(shū)面形式訂立合同。1、對(duì)外投資（接受投資）；2、借入（借出）款項(xiàng)（不含公司內(nèi)借款）；3、分兩次以上收（付）款的單筆業(yè)務(wù)；4、服務(wù)期限在4個(gè)月以上的單次收（付）款業(yè)務(wù)；5、單次付款（收款）金額在10,000元以上的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)用原材料、機(jī)器設(shè)備（產(chǎn)品）采購(gòu)（銷(xiāo)售）業(yè)務(wù)。第三條合同標(biāo)的含有招投標(biāo)條件的，普通通過(guò)招投標(biāo)程序再訂立合同。第四條公司對(duì)合同實(shí)施專(zhuān)業(yè)歸口管理，法人委托書(shū)管理，合同專(zhuān)用章管理。第五條本制度合用于x公司。第六條本制度由總則、合同有關(guān)部門(mén)的職責(zé)、合同訂立條件、合同重要內(nèi)容、合同訂立、合同推行和評(píng)價(jià)、合同的變更解除、合同糾紛的解決、合同章及合同的管理、附則十部份構(gòu)成。第二章合同有關(guān)部門(mén)的職責(zé)第七條公司的合同主管部門(mén)為法務(wù)部（行政暫兼），全方面負(fù)責(zé)法律咨詢、法律事務(wù)和合同管理的日常工作，其具體職責(zé)：1、負(fù)責(zé)聯(lián)系公司聘任法律顧問(wèn)，法律顧問(wèn)參加公司合并、分立，投資、入股等重大合同談判、簽約的法律咨詢服務(wù)；負(fù)責(zé)對(duì)公司委托審查的合同提出法律意見(jiàn)，供決策參考：接受委托解決各類(lèi)合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解，代理仲裁、訴訟案件等法律事務(wù)工作；2、參加公司重大工程、采購(gòu)及投資項(xiàng)目的談判；負(fù)責(zé)從財(cái)務(wù)角度對(duì)合同進(jìn)行審核把關(guān)；3、負(fù)責(zé)管理公司合同專(zhuān)用章，建立合同臺(tái)賬，填寫(xiě)合同報(bào)表，保管合同文本、變更函件與合同有關(guān)的資料，辦理合同資料年終究檔，建立合同檔案（合同檔案原件由行政部、財(cái)務(wù)部各執(zhí)一份）。第八條合同承接部門(mén)指公司內(nèi)部需訂立合同的部門(mén)；合同承接部門(mén)由業(yè)務(wù)對(duì)口的分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)；承接人指具體負(fù)責(zé)合同訂立的公司員工。l、合同承接部門(mén)重要職責(zé)：1.1在授權(quán)范疇內(nèi)負(fù)責(zé)談判、訂立合同，既不能違章越權(quán)，也不能消極推諉；1.2根據(jù)“誰(shuí)訂立合同誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，對(duì)本部門(mén)所承接訂立合同的主體資格，履約能力的可靠性，合同內(nèi)容的正當(dāng)性、嚴(yán)密性、可行性及其執(zhí)行成果負(fù)直接、重要責(zé)任；1.3負(fù)責(zé)按質(zhì)、按量、準(zhǔn)時(shí)全方面推行合同，避免出現(xiàn)違約給公司造成損失；1.4協(xié)調(diào)對(duì)方及與合同有關(guān)部門(mén)的關(guān)系。2、合同承接人重要職責(zé)：2.1承接人對(duì)客戶資信調(diào)查的真實(shí)性負(fù)直接責(zé)任；2.2負(fù)責(zé)本部門(mén)合同文本及有關(guān)文書(shū)的起草，送部門(mén)負(fù)責(zé)人修改，再由法務(wù)人員斟酌完善；2.3送有關(guān)部門(mén)會(huì)簽；2.4呈送分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核審批；2.5及時(shí)掌握合同推行的進(jìn)展?fàn)顩r，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向部門(mén)經(jīng)理報(bào)告，并提出解決問(wèn)題的意見(jiàn)和建議；2.6負(fù)責(zé)保管合同文書(shū)及與推行、變更、轉(zhuǎn)讓、解除合同的有關(guān)文獻(xiàn)，及時(shí)送交合同主管部門(mén)行政部、財(cái)務(wù)部歸檔。第三章合同訂立條件第九條公司法定代表人對(duì)承接人訂立合同實(shí)施授權(quán)委托代理制度。承接人根據(jù)經(jīng)有關(guān)權(quán)限人簽字審批后的“合同評(píng)審簽發(fā)單”代表法定代表人訂立合同。承接人未辦理“合同評(píng)審簽發(fā)單”對(duì)外訂立的合同無(wú)效（其經(jīng)辦人將負(fù)全責(zé)）。第十條合同承接部門(mén)對(duì)經(jīng)辦的合同，經(jīng)審查含有下列條件的，方可辦理簽約手續(xù)。1、“合同評(píng)審單”中的評(píng)審流程已完畢；2、根據(jù)合同性質(zhì)擬定合同類(lèi)別，對(duì)的使用合同示范文本；3、對(duì)方應(yīng)含有的條件：3.1對(duì)新客戶（供應(yīng)商）的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證以及履約能力的有關(guān)證件經(jīng)審查正當(dāng)、真實(shí)、可靠；對(duì)已有業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶（供應(yīng)商）應(yīng)審查其以往付款狀況，以及近期經(jīng)營(yíng)狀況有無(wú)負(fù)面的重大變動(dòng)；3.2所需的生產(chǎn)許可證、經(jīng)營(yíng)許可證、產(chǎn)品合格證、計(jì)量合格證、建筑工程資質(zhì)證、裝修資質(zhì)證、物業(yè)管理資質(zhì)證、廣告許可證等有關(guān)法定證件齊備；3.3正式規(guī)范的委托代理手續(xù)、簽字蓋章手續(xù)、審批手續(xù)；3.4合同訂立人的身份、資格，正當(dāng)有效。4、合同內(nèi)容含有正當(dāng)性、嚴(yán)密性、可靠性。合同條款齊備、文字精確，風(fēng)險(xiǎn)控制到位。第四章合同重要內(nèi)容第十一條合同重要內(nèi)容涉及以下八項(xiàng)：1、當(dāng)事人的基本狀況：①當(dāng)事人的姓名（自然人）或名稱(chēng)（經(jīng)濟(jì)組織）；②法定代表人（負(fù)責(zé)人）；③住所（自然人的戶口所在地或常住地址、經(jīng)濟(jì)組織的重要辦事機(jī)構(gòu)或重要經(jīng)營(yíng)場(chǎng)地）；④電話、傳真；⑤營(yíng)業(yè)執(zhí)照號(hào)；⑥銀行賬號(hào)；2、合同標(biāo)的：標(biāo)的是指合同各方當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)指向的對(duì)象。如買(mǎi)賣(mài)合同中的具體買(mǎi)賣(mài)的物品、工程合同中的工程范疇等；3、數(shù)量；4、質(zhì)量；5、價(jià)款、結(jié)算方式和付款方式；6、推行期限、地點(diǎn)和方式；7、違約責(zé)任；8、解決爭(zhēng)議的方法。第五章合同訂立第十二條合同訂立程序，普通涉及調(diào)研準(zhǔn)備階段和洽談簽約兩個(gè)階段。調(diào)研準(zhǔn)備招標(biāo)工作合同談判起草合同合同評(píng)審合同簽字合同歸檔外部手續(xù)對(duì)方證照復(fù)印件前期調(diào)查表公示開(kāi)標(biāo)會(huì)議統(tǒng)計(jì)開(kāi)標(biāo)記錄表招標(biāo)工作小組名單合同談判會(huì)議記錄合同文本合同評(píng)審單公司有關(guān)授權(quán)負(fù)責(zé)人簽字（蓋章）第十三條調(diào)研準(zhǔn)備階段l、訂約資格與履約能力的調(diào)查。按照對(duì)客戶資信調(diào)查的規(guī)定，對(duì)新開(kāi)客戶要即時(shí)調(diào)查，長(zhǎng)久客戶要定時(shí)考察的規(guī)定，合同正式訂立前，對(duì)于新客戶，承接部門(mén)需填寫(xiě)“前期調(diào)查表”，對(duì)客戶資信狀況做出評(píng)價(jià)，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，作為審批合同的附件；2、可行性研究。擬定了目的市場(chǎng)與客戶關(guān)系后，應(yīng)根據(jù)公司的經(jīng)營(yíng)意圖和本身特點(diǎn)、市場(chǎng)需求制訂出經(jīng)營(yíng)方案。作為對(duì)外洽談、交易的根據(jù)。第十四條洽談簽約階段：1、合同談判：合同談判應(yīng)由含有合同談判經(jīng)驗(yàn)并含有對(duì)應(yīng)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和法律知識(shí)的人員負(fù)責(zé)；重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同應(yīng)由合同主管領(lǐng)導(dǎo)和承接部門(mén)聯(lián)合構(gòu)成談判小組。合同談判小組負(fù)責(zé)人由董事長(zhǎng)擬定。合同承接部門(mén)為合同談判小組牽頭部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)談判要點(diǎn)進(jìn)行紀(jì)錄，形成“談判會(huì)議紀(jì)錄”并由談判小構(gòu)組員簽字確認(rèn)。2、合同起草：合同起草原則上由承接部門(mén)的談判人員或談判小組負(fù)責(zé)，必要時(shí)可由律師根據(jù)談判要點(diǎn)起草和修正。合同起草應(yīng)做到標(biāo)的明確、平等互利、內(nèi)容齊全、條款完備、責(zé)任明確、風(fēng)險(xiǎn)控制到位。3、合同評(píng)審：合同承接部門(mén)的承接人員應(yīng)填寫(xiě)“合同評(píng)審單”，將合同文本、合同對(duì)方資料、招標(biāo)有關(guān)資料送至有關(guān)要限人評(píng)審，必要時(shí)還須提供合同訂立背景狀況闡明。若評(píng)審人提出有需要修改的地方，應(yīng)由承接人修改后重新執(zhí)行修改、復(fù)審及完善。3.1合同金額評(píng)審人權(quán)限，合同總價(jià)在300，000元下列的總經(jīng)理為最后評(píng)審人；合同總價(jià)超出300，000元的，董事長(zhǎng)為最后評(píng)審人；3.2合同條款評(píng)審人分為專(zhuān)業(yè)評(píng)審人和普通評(píng)審人兩種。普通評(píng)審人根據(jù)合同金額擬定最后評(píng)審人（評(píng)審小組人員由董事長(zhǎng)選定）；3.2.1工程類(lèi)合同①本制度所稱(chēng)建設(shè)工程指建筑工程、設(shè)備安裝工程、基礎(chǔ)設(shè)施工程（供水、供電、煤氣燃?xì)狻⒐┡?、通訊、智能化、社區(qū)配套、環(huán)境工程、公建）等；②工程合同由工程部負(fù)責(zé)起草、談判。建設(shè)工程合同條款的起草應(yīng)參考《建設(shè)工程施工合同示范文本》（GF-91-0201）(工商同字(1991)第83號(hào)）及《建設(shè)工程價(jià)款結(jié)算暫行方法》（財(cái)建[]369號(hào)）。建設(shè)工程合同及合同預(yù)算須送造價(jià)審計(jì)部、財(cái)務(wù)部審核；③工程合同需經(jīng)工程師（質(zhì)量、工期、形象進(jìn)度等技術(shù)部分）、預(yù)算師（合同價(jià)款、計(jì)價(jià)方式、費(fèi)用、經(jīng)濟(jì)簽證等）、財(cái)務(wù)經(jīng)理（付款方式）進(jìn)行專(zhuān)業(yè)評(píng)審后，方可提交合同承接部門(mén)的分管副總（就合同條款的正當(dāng)性、完整性負(fù)第一責(zé)任）、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)進(jìn)行普通評(píng)審。工程類(lèi)合同評(píng)審附屬文獻(xiàn)涉及：施工圖、預(yù)算書(shū)、招標(biāo)文獻(xiàn)、投標(biāo)文。合同對(duì)方應(yīng)提供施工資質(zhì)證復(fù)印件。3.3合同均需財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行專(zhuān)業(yè)評(píng)審后，提交合同承接部門(mén)的分管副總（就合同條款的正當(dāng)性、全方面性）、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)、進(jìn)行普通評(píng)審。4、合同定稿：合同由承接部門(mén)經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)評(píng)審意見(jiàn)定稿。若評(píng)審人會(huì)簽的有“需修改”意見(jiàn)，則需重新修改和評(píng)審。對(duì)于評(píng)審意見(jiàn)無(wú)法達(dá)成一致同意的，為不耽擱時(shí)間將由合同金額最后評(píng)審人直接定稿（附公司文獻(xiàn)號(hào)）。歷次“合同評(píng)審簽發(fā)單”作為最新“合同評(píng)審簽發(fā)單”的附件，合同承接部門(mén)不得廢棄。5、簽字蓋章：定稿的合同，承接人可憑“合同評(píng)審單”簽字，并持“合同評(píng)審單”申請(qǐng)加蓋合同專(zhuān)用章。公司合同一律蓋“合同專(zhuān)用章”，凡申請(qǐng)蓋公章的，須由合同專(zhuān)用章保管人簽字同意。6、合同原件資料歸檔：全部合同普通公司留存兩份。7、外部有關(guān)手續(xù)：法律法規(guī)規(guī)定需經(jīng)專(zhuān)門(mén)機(jī)關(guān)同意的合同，合同訂立后應(yīng)由承接部門(mén)辦理審批手續(xù)；凡國(guó)家規(guī)定需經(jīng)有關(guān)部門(mén)登記或備案的合同，必須向規(guī)定的部門(mén)申請(qǐng)登記或備案；凡按有關(guān)規(guī)定必須鑒證的合同，必須申請(qǐng)鑒證；法律規(guī)定或合同商定進(jìn)行公證的合同必須進(jìn)行公證。第六章合同推行和評(píng)價(jià)第十五條合同的推行階段1、承接部門(mén)負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)合同規(guī)定的公司義務(wù)的全方面推行，督促檢查、驗(yàn)收、確認(rèn)合同對(duì)方義務(wù)的推行。合同承接人應(yīng)將合同的推行狀況及時(shí)向董事長(zhǎng)報(bào)告；2、合同訂立后，承接部門(mén)應(yīng)在2日內(nèi)將合同文本復(fù)印件送達(dá)與推行合同有關(guān)的部門(mén)并將合同義務(wù)分解貫徹；3、對(duì)應(yīng)驗(yàn)收的標(biāo)的物，應(yīng)由有關(guān)部門(mén)驗(yàn)收后訂立驗(yàn)收證明。對(duì)驗(yàn)收不合格或與合同規(guī)定不符的標(biāo)的物，應(yīng)由承接部門(mén)在即日提出書(shū)面意見(jiàn)，按國(guó)家規(guī)定或合同商定的時(shí)間向?qū)Ψ教岢霎愖h，盡快采用適宜方法解決；4、凡不按合同規(guī)定的結(jié)算方式辦理收款和支付手續(xù)的，財(cái)務(wù)部有權(quán)回絕辦理。財(cái)務(wù)部經(jīng)理應(yīng)隨時(shí)督促合同承接部門(mén)保障合同雙方如約推行合同；5、合同承接部門(mén)應(yīng)定時(shí)對(duì)到期合同推行狀況進(jìn)行檢查。問(wèn)題較大的應(yīng)書(shū)面上報(bào)董事長(zhǎng)。第十六條總結(jié)評(píng)價(jià)階段合同承接部門(mén)要對(duì)重大合同的推行狀況按進(jìn)行總結(jié)，分析執(zhí)行成果，評(píng)價(jià)合同伙伴，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。第七章合同的變更、解除第十七條合同雖已訂立，但發(fā)現(xiàn)顯失公平、重大誤解或?qū)Ψ接衅墼p行為，嚴(yán)重?fù)p害公司利益的，合同承接部門(mén)應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商變更或解除合同，并以“工作審批單”逐級(jí)審批報(bào)告，申請(qǐng)采用正當(dāng)有效的方法，制止危害行為的發(fā)生，必要時(shí)可請(qǐng)求仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院予以變更或撤銷(xiāo)。第十八條對(duì)于工程類(lèi)合同在執(zhí)行過(guò)程中涉及經(jīng)濟(jì)簽證的，合同承接部門(mén)應(yīng)根據(jù)明確的修改圖紙，則按圖紙計(jì)算變更工程量；如無(wú)明確圖紙須進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)丈量確認(rèn)，并繪制圖紙或拍照錄像，以保存第一手原始資料。第十九條經(jīng)雙方協(xié)商變更、解除合同的內(nèi)容，應(yīng)訂立書(shū)面合同，訂立的補(bǔ)充合同按正常合同依本制度的規(guī)定辦理手續(xù)，作為原合同的附件進(jìn)行管理。第八章合同糾紛的解決第二十條合同違約必須依法承當(dāng)違約責(zé)任。對(duì)方違約要按規(guī)定索取違約金，如造成經(jīng)濟(jì)損失還應(yīng)索取賠償金；我方違約或給對(duì)方造成經(jīng)濟(jì)損失應(yīng)由承接部門(mén)查清因素，以“工作審批單”形式逐級(jí)審批后按規(guī)定辦理違約金和賠償手續(xù)。第二十一條發(fā)生合同糾紛后，承接部門(mén)應(yīng)首先及時(shí)與對(duì)方協(xié)商解決。因?qū)Ψ截?zé)任引發(fā)的糾紛，應(yīng)堅(jiān)持原則，保障我公司正當(dāng)權(quán)益不受侵犯；因我公司責(zé)任引發(fā)的糾紛，應(yīng)尊重對(duì)方的正當(dāng)權(quán)益，主動(dòng)承當(dāng)責(zé)任，并盡量采用補(bǔ)救方法，減少我公司損失；因雙方責(zé)任引發(fā)的糾紛，應(yīng)實(shí)事求是，分清主次，合情合理解決。對(duì)于雙方經(jīng)協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)訂立書(shū)面合同，訂立的補(bǔ)充合同按正常合同依本方法的規(guī)定辦理手續(xù)，作為原合同的附件進(jìn)行管理。第二十二條發(fā)生合同糾紛協(xié)商不成時(shí)，承接部門(mén)應(yīng)于三個(gè)工作日內(nèi)以“工作審批單”形式上逐級(jí)審批，并在法定代表人的授權(quán)下配合律師向有管轄權(quán)的仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁或向法院起訴，任何部門(mén)不準(zhǔn)私自對(duì)外委托有關(guān)部門(mén)或個(gè)人解決糾紛（對(duì)外公布消息對(duì)口統(tǒng)一）。第九章合同的管理第二十三條法務(wù)部作為合同的主管部門(mén)，合同的具體份數(shù)按實(shí)際狀況擬定，但我公司最少留存兩份原件，合同管理部門(mén)行政部一份、