行政管理培訓(xùn)

企業(yè)行政管理如何做好行政工作心管理服務(wù)協(xié)調(diào)行政管理工作的一般內(nèi)容日常規(guī)范著裝、秩序、通知、公告、制度檢查辦公環(huán)境清潔、綠化、物品擺放、形象牌會(huì)議管理會(huì)議通知、會(huì)議室協(xié)調(diào)、紀(jì)要、后勤辦公用品預(yù)算、采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、統(tǒng)計(jì)，供應(yīng)商商旅接待來(lái)賓安排、票務(wù)預(yù)訂、協(xié)議酒店、簽證、名片合同管理行政合同、商務(wù)合同存檔、查詢印鑒管理公章、行政章保管與登記、監(jiān)督車(chē)輛管理車(chē)輛維護(hù)、保潔、出車(chē)登記、年檢證照管理工商執(zhí)照、工牌工卡、出門(mén)證明、介紹信員工活動(dòng)生日PARTY、旅游、拓展、競(jìng)賽、年會(huì)等組織設(shè)備管理電子設(shè)備、打印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、飲水機(jī)、空調(diào)資產(chǎn)管理配合財(cái)務(wù)做資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)安全管理門(mén)禁、餐卡、保安、電力、消防物業(yè)管理物業(yè)、房東溝通，費(fèi)用核算，關(guān)系維護(hù)行政管理工作的一般內(nèi)容費(fèi)用管理行政運(yùn)營(yíng)費(fèi)用控制（預(yù)算、報(bào)銷、分析）資料管理照片、大事記、檔案、圖書(shū)管理文印管理重要文件資料制作公共關(guān)系企業(yè)資質(zhì)申報(bào)、軟件谷活動(dòng)、政府活動(dòng)工作催辦落實(shí)決議、任務(wù)，催辦事項(xiàng)反饋上級(jí)協(xié)調(diào)溝通配合HR組建各項(xiàng)目小組，接收員工建議員工交流關(guān)注員工想法、心態(tài)、融洽員工關(guān)系物料管理橫幅、授帶等（配合公司各項(xiàng)活動(dòng)需要）行政人員應(yīng)具備素質(zhì)、能力職位名稱行政經(jīng)理職位代碼所屬部門(mén)行政部職系職等職級(jí)直屬上級(jí)職位概要:規(guī)劃、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司行政服務(wù)支持等各項(xiàng)工作，組織管理下屬人員完成本職工作。工作內(nèi)容:

%組織制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃與預(yù)算方案；

%組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行；

%組織、協(xié)調(diào)公司年會(huì)、員工活動(dòng)、市場(chǎng)類活動(dòng)及各類會(huì)議，負(fù)責(zé)外聯(lián)工作及辦理公司所需各項(xiàng)證照；

%起草及歸檔公司相關(guān)文件；

%搜集、整理公司內(nèi)部信息，及時(shí)組織編寫(xiě)公司大事記；

%管理公司重要資質(zhì)證件；

%組織好來(lái)客接待和相關(guān)的外聯(lián)工作；

%主持部門(mén)內(nèi)部的建設(shè)工作，建設(shè)及維護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)；

%協(xié)調(diào)公司內(nèi)部行政人事等工作；

%對(duì)控制成本的方法提出建議。任職資格:教育背景:◆秘書(shū)、中文、公關(guān)、行政管理等相關(guān)專業(yè)本科以上學(xué)歷。培訓(xùn)經(jīng)歷:◆受過(guò)管理學(xué)、戰(zhàn)略管理、管理技能開(kāi)發(fā)、公共關(guān)系、財(cái)務(wù)知識(shí)等方面的培訓(xùn)。經(jīng)驗(yàn):5年以上行政管理工作經(jīng)驗(yàn)。技能技巧:◆熟練的中英文寫(xiě)作、口語(yǔ)、閱讀能力；◆優(yōu)秀的外聯(lián)與公關(guān)能力，具備解決突發(fā)事件的能力；◆較強(qiáng)的分析、解決問(wèn)題能力，思路清晰，考慮問(wèn)題細(xì)致；◆熟練使用辦公軟件、辦公自動(dòng)化設(shè)備。態(tài)度:◆做事客觀、嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)、踏實(shí)、敬業(yè)；◆具有很強(qiáng)的人際溝通、協(xié)調(diào)、組織能力以及高度的團(tuán)隊(duì)精神，責(zé)任心強(qiáng)。職位名稱行政助理職位代碼所屬部門(mén)行政部職

系職等職級(jí)直屬上級(jí)行政經(jīng)理職位概要:協(xié)助行政經(jīng)理完成公司行政事務(wù)性工作及部門(mén)內(nèi)部日常事務(wù)工作。工作內(nèi)容:

%協(xié)助上級(jí)制定行政、總務(wù)及安全管理工作發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃；

%協(xié)助審核、修訂行政管理規(guī)章制度，進(jìn)行日常行政工作的組織與管理；

%協(xié)助高級(jí)管理人員進(jìn)行財(cái)產(chǎn)、內(nèi)務(wù)、安全管理，為其他部門(mén)提供及時(shí)有效的行政服務(wù)；

%考核和指導(dǎo)行政部工作人員的工作并給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)；

%協(xié)助承辦公司相關(guān)法律事務(wù)；

%參與公司經(jīng)營(yíng)事務(wù)的管理和執(zhí)行工作；

%會(huì)務(wù)安排。技能技巧:◆具有較強(qiáng)的時(shí)間管理能力；◆優(yōu)秀的外聯(lián)和公關(guān)能力，具備解決突發(fā)事件能力；◆良好的中英文寫(xiě)作、口語(yǔ)、閱讀能力；◆熟練使用辦公軟件；◆熟練使用操作辦公自動(dòng)化設(shè)備。態(tài)度:◆工作細(xì)致認(rèn)真，謹(jǐn)慎細(xì)心，責(zé)任心強(qiáng)；◆具有很強(qiáng)的人際溝通、協(xié)調(diào)能力，團(tuán)隊(duì)意識(shí)強(qiáng)。職位名稱總經(jīng)理秘書(shū)職位代碼所屬部門(mén)行政部職

系職等職級(jí)直屬上級(jí)行政經(jīng)理職位概要:協(xié)助總經(jīng)理完成日常事務(wù)性工作。工作內(nèi)容:

%起草公司年度工作總結(jié)及總經(jīng)理講話稿；

%起草公司股東會(huì)和董事會(huì)的會(huì)議材料；

%作好公司重要會(huì)議的記錄及會(huì)議紀(jì)要的整理；

%起草、打印、登記和存檔總經(jīng)理簽發(fā)文件；

%協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司來(lái)賓的接待工作；

%接聽(tīng)電話、妥當(dāng)應(yīng)答，如有必要，做好電話記錄；

%掌握總經(jīng)理的日程安排，為總經(jīng)理接見(jiàn)訪客做好預(yù)約工作；

%收發(fā)傳真，并及時(shí)交給總經(jīng)理處理；

%完成總經(jīng)理或行政經(jīng)理交辦的其他工作。技能技巧:◆熟悉公司文檔管理；◆良好的中英文寫(xiě)作、口語(yǔ)、閱讀能力；◆熟練使用辦公軟件及辦公自動(dòng)化設(shè)備。態(tài)度:◆良好的組織溝通協(xié)調(diào)能力；◆工作細(xì)致認(rèn)真，謹(jǐn)慎細(xì)心，條理性強(qiáng)；◆責(zé)任心強(qiáng)，勇于承擔(dān)挑戰(zhàn)性的工作；◆具有開(kāi)拓精神和團(tuán)隊(duì)精神。職位名稱秘書(shū)職位代碼所屬部門(mén)行政部職

系職等職級(jí)直屬上級(jí)行政經(jīng)理職位概要:安排會(huì)談、向電話詢問(wèn)者提供信息、收發(fā)日常郵件，進(jìn)行文檔管理，對(duì)其他行政和業(yè)務(wù)方面的工作提供行政支持。工作內(nèi)容:

%接聽(tīng)電話，向電話詢問(wèn)者提供信息，記錄留言，轉(zhuǎn)接電話；

%收發(fā)與回復(fù)日常郵件；

%撰寫(xiě)會(huì)議通知、會(huì)議記要、日常信件和工作報(bào)告；

%會(huì)談、會(huì)務(wù)安排；

%將信件及其他記錄歸檔；

%備份信件及其他文檔；

%安排商務(wù)旅行，做好預(yù)訂工作；

%接待訪客；

%采購(gòu)、分發(fā)和控制辦公用品；

%分發(fā)錢(qián)款，進(jìn)行簡(jiǎn)單的賬務(wù)管理。技能技巧:◆熟練使用操作辦公自動(dòng)化設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等；◆有良好的文字表達(dá)能力，有一定英語(yǔ)基礎(chǔ)，具備較強(qiáng)的聽(tīng)說(shuō)能力。態(tài)度:◆認(rèn)真負(fù)責(zé)，責(zé)任心強(qiáng)，積極主動(dòng)執(zhí)行交辦工作；◆工作效率高，條理性強(qiáng)，有團(tuán)隊(duì)合作精神；◆保密意識(shí)強(qiáng)。職位名稱前臺(tái)職位代碼所屬部門(mén)行政部職

系職等職級(jí)直屬上級(jí)行政主管職位概要:做好公司日常行政事務(wù)工作，保證公司信息通訊順暢，提高公司運(yùn)作效率。工作內(nèi)容:

%轉(zhuǎn)接總機(jī)電話，收發(fā)傳真、信件和報(bào)刊；

%接待來(lái)訪客人，并通報(bào)相關(guān)部門(mén)；

%管理辦公用品，管理維修打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公器材；

%打印、復(fù)印文件和管理各種表格文件；

%承辦員工考勤和外出登記；

%安排約會(huì)、會(huì)議室及差旅預(yù)定；

%保管各種手續(xù)、手冊(cè)；

%更新和管理員工通訊地址和電話號(hào)碼等聯(lián)系方式；

%協(xié)助組織公司活動(dòng)。技能技巧:◆有良好的文字表達(dá)能力，有一定的英語(yǔ)基礎(chǔ)；◆熟練使用辦公軟件、辦公自動(dòng)化設(shè)備。態(tài)度:◆工作細(xì)致認(rèn)真，謹(jǐn)慎細(xì)心，熱情，積極主動(dòng)；◆工作效率高，責(zé)任心強(qiáng)，具有團(tuán)隊(duì)精神；◆保密意識(shí)強(qiáng)。職位名稱行政事務(wù)管理專員職位代碼所屬部門(mén)行政部職

系職等職級(jí)直屬上級(jí)行政主管職位概要:管理公司的后勤服務(wù)工作、提供后勤保障。工作內(nèi)容:

%安排落實(shí)上級(jí)要求的各項(xiàng)任務(wù)，提供相關(guān)服務(wù)和后勤保障；

%參與擬訂和完善公司后勤管理規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行，確保行政后勤管理的順利進(jìn)行；

%負(fù)責(zé)公司辦公家具、設(shè)備、用品的選購(gòu)與使用管理；

%負(fù)責(zé)公司各類設(shè)備、設(shè)施維護(hù)，水、電、氣、熱等能源后勤保障工作；

%進(jìn)行宣傳與安全檢查，代表公司與物業(yè)部門(mén)交涉，管理公司用水、用電情況；

%辦理公司購(gòu)車(chē)、車(chē)輛年檢的相關(guān)手續(xù)，安排活動(dòng)用車(chē)，并統(tǒng)計(jì)人員用車(chē)的費(fèi)用；

%對(duì)公司人員申領(lǐng)辦公用品進(jìn)行記錄、發(fā)放、管理及流程優(yōu)化；

%辦理上級(jí)臨時(shí)交辦的其他工作。技能技巧:◆能根據(jù)公司不同時(shí)期的發(fā)展需要，提供相應(yīng)的物資設(shè)備配備方案；能根據(jù)辦公需求、市場(chǎng)行情，制定相應(yīng)的計(jì)劃及書(shū)面匯報(bào)；◆有一定的英語(yǔ)水平，能熟練使用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備；◆良好的溝通協(xié)調(diào)能力、組織安排能力、具備靈活有序的物料控制能力。態(tài)度:◆人品端正，愛(ài)崗敬業(yè)，工作態(tài)度細(xì)致、踏實(shí)，責(zé)任心強(qiáng)，能吃苦耐勞。-13-6W2HPDCASWOT常用工作方法-14-2H6W1W—Why—目的2W—What—內(nèi)容3W—Who—人4W—Whom—對(duì)象5W—When—何時(shí)6W—Where—地點(diǎn)1H—How—方法2H—Howmuch或Howmany—費(fèi)用-15-PDCA1、P（Plan）--計(jì)劃，確定方針和目標(biāo)，確定活動(dòng)計(jì)劃；2、D（Do）--執(zhí)行，實(shí)地去做，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃中的內(nèi)容；3、C（Check）--檢查，總結(jié)執(zhí)行計(jì)劃的結(jié)果，注意效果，找出問(wèn)題；4、A（Action）--行動(dòng)，對(duì)總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，成功的經(jīng)驗(yàn)加以肯定并適當(dāng)推廣、標(biāo)準(zhǔn)化；失敗的教訓(xùn)加以總結(jié)，以免重現(xiàn)，未解決的問(wèn)題放到下一個(gè)PDCA循環(huán)。-16-1、S：Strength，優(yōu)勢(shì)、強(qiáng)項(xiàng)2、W：Weakness，弱勢(shì)、缺點(diǎn)3、O：Opportunity，機(jī)會(huì)4、T：Threatness，威脅SWOTSWOT是一種分析方法關(guān)于企業(yè)：用來(lái)確定企業(yè)本身的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，競(jìng)爭(zhēng)劣勢(shì)，機(jī)會(huì)和威脅，從而將公司的戰(zhàn)略與公司內(nèi)部資源、外部環(huán)境有機(jī)結(jié)合。因此，清楚的確定公司的資源優(yōu)勢(shì)和缺陷，了解公司所面臨的機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn)，對(duì)于制定公司未來(lái)的發(fā)展戰(zhàn)略有著至關(guān)重要的意義。關(guān)于個(gè)人：職業(yè)規(guī)劃——經(jīng)營(yíng)自己的長(zhǎng)處-17-行政部工作流程辦公用品及日常用品的采購(gòu)、發(fā)放管理檢查驗(yàn)收部門(mén)申請(qǐng)出入登記月末盤(pán)存帳物相符監(jiān)督檢查物品采購(gòu)主管審批請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃單查看庫(kù)存定期詢價(jià)議價(jià)第一條每月25日，各部門(mén)負(fù)責(zé)人將該部門(mén)所需要的辦公用品應(yīng)及時(shí)上報(bào)行政部。行政部指定專人制定每月辦公用品計(jì)劃及預(yù)算；經(jīng)主管副總審批后由行政部統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)、根據(jù)實(shí)際工作需要有計(jì)劃的于次月10日分發(fā)給各部門(mén);第二條公司新員工的辦公用品，行政部根據(jù)人力資源部提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新員工的正常工作。負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品的齊全、品種對(duì)路、量足質(zhì)優(yōu)、庫(kù)存合理、開(kāi)支適當(dāng)、用品保管好;第三條負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)。出庫(kù)一定要由領(lǐng)取人員簽字;第四條因工作需要，確需某種專用辦公用品的部門(mén)，須由本部門(mén)經(jīng)理簽字、報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可購(gòu)買(mǎi)。發(fā)票除本部門(mén)經(jīng)理簽批外，需由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可報(bào)銷;第五條領(lǐng)用辦公用品的部門(mén)，應(yīng)將本部門(mén)所需的辦公用品匯總填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字后方可領(lǐng)取，如確實(shí)急需用品可到行政助理領(lǐng)取，填寫(xiě)相應(yīng)的《部門(mén)辦公用品領(lǐng)用表》，流水號(hào)由行政部按月份及順序由行政部編寫(xiě)，如9月第一張流水號(hào)0901、第二張流水號(hào)0902，以此類推且行政部所有記錄流水號(hào)均按此編寫(xiě)；第六條日常領(lǐng)用文具需填寫(xiě)《文具領(lǐng)用登記表》；第七條辦公用品管理一定要做到清潔、注意安全、放火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫(kù)房;第八條對(duì)于離開(kāi)公司的員工，按照入職時(shí)所領(lǐng)的清單收回辦公用品（已用過(guò)的筆、本除外）第九條每月月底，行政助理統(tǒng)計(jì)各部門(mén)費(fèi)用，與財(cái)務(wù)部共同盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存.辦公用品購(gòu)發(fā)管理辦法固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理

資產(chǎn)分類建立臺(tái)帳清單每月盤(pán)存核對(duì)帳物

各部門(mén)基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施維修管理

維修申請(qǐng)安排維修維修結(jié)束檢查驗(yàn)收記錄備案文件檔案的歸檔管理

文件、資料收集分類整理編號(hào)立卷歸檔裝訂成冊(cè)存放使用、傳閱控制文件資料收發(fā)、傳真管理

文件資料的收發(fā)行政審閱上傳下達(dá)準(zhǔn)確記錄傳真往來(lái)各種費(fèi)用的支付、控制

統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)所要交納費(fèi)用申請(qǐng)審批資金部門(mén)主管審批領(lǐng)導(dǎo)審批簽字支付各項(xiàng)費(fèi)用歸類登記管理對(duì)外關(guān)系建立維護(hù)

關(guān)系建立溝通協(xié)調(diào)檔案情況匯報(bào)合理調(diào)整處理突發(fā)事件

突發(fā)事件出現(xiàn)主要情況收集妥善解決處理及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)減少不利影響處理結(jié)果匯報(bào)后勤服務(wù)保障

擬定制度加強(qiáng)檢查收集建議員工滿意提高質(zhì)量安撫員工反饋后勤服務(wù)保障熟悉安全制度明確安全目標(biāo)組織實(shí)施檢查提高防范意識(shí)規(guī)劃教育培訓(xùn)確保整體安全安全執(zhí)行上級(jí)交辦事務(wù)

接受上級(jí)交辦任務(wù)匯報(bào)結(jié)果及時(shí)完成保質(zhì)保量確實(shí)了解、記錄工作要求行政經(jīng)理-30-行政助理行政內(nèi)務(wù)行政接待行政總務(wù)行政部崗位架構(gòu)前臺(tái)接待前臺(tái)接待管理一、來(lái)客接待1、來(lái)客接待流程（預(yù)約/未預(yù)約）2、接待禮儀二、來(lái)電轉(zhuǎn)接1、來(lái)電接入/轉(zhuǎn)接流程2、電話禮儀三、函件收發(fā)1、信函與快件簽收/寄送流程

前臺(tái)接待五、文件收發(fā)1、傳真發(fā)文/收文工作流程六、涉及表單1、來(lái)客登記表2、接待來(lái)訪登記表3、信函與快件簽收/寄送登記表4、傳真記錄清單內(nèi)部事務(wù)管理一、辦公用品管理1、辦公用品申購(gòu)流程2、辦公用品購(gòu)買(mǎi)/領(lǐng)用流程3、使用表單辦公用品訂購(gòu)審批單辦公用品臺(tái)賬報(bào)廢物品清單辦公用品領(lǐng)用表

內(nèi)部事務(wù)管理二、辦公設(shè)備管理辦公設(shè)備購(gòu)買(mǎi)審批流程辦公設(shè)備詢價(jià)流程辦公設(shè)備比價(jià)流程辦公設(shè)備采購(gòu)流程使用表單：辦公設(shè)備配備登記表辦公設(shè)備更換登記表辦公設(shè)備性能狀態(tài)一覽表辦公設(shè)備維修記錄表內(nèi)部事務(wù)管理三、文書(shū)檔案管理發(fā)文/收文管理流程檔案歸檔流程檔案借閱/歸還流程檔案銷毀流程使用表單：文書(shū)檔案借閱審批表文書(shū)檔案借閱登記表內(nèi)部事務(wù)管理四、印章管理制刻申請(qǐng)流程使用審