報(bào)銷制度建議書

員工報(bào)銷規(guī)定一、員工費(fèi)用報(bào)銷費(fèi)用核銷細(xì)則：1.費(fèi)用項(xiàng)目核銷焦點(diǎn)問題：1.1員工費(fèi)用核銷項(xiàng)目涉及：?jiǎn)T工國(guó)內(nèi)差旅費(fèi)、出租費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、手機(jī)費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、員工零星走訪費(fèi)、車輛費(fèi)7個(gè)費(fèi)用項(xiàng)目。1.2業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅住宿費(fèi)、等申請(qǐng)必須事前申請(qǐng)，不能事后直接確認(rèn)核銷；出租費(fèi)、手機(jī)費(fèi)、市內(nèi)車船費(fèi)、車輛費(fèi)的申請(qǐng)可隨時(shí)費(fèi)用確認(rèn)，也能夠當(dāng)月一次性,全部費(fèi)用項(xiàng)目必須要當(dāng)月錄入，當(dāng)月預(yù)算于月末最后一天23：59前有效；1.3各部門月度員工費(fèi)用預(yù)算由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)編制，財(cái)務(wù)部審核完畢，經(jīng)總經(jīng)理同意1.4有關(guān)補(bǔ)貼兌現(xiàn)的闡明住宿費(fèi)：憑住宿發(fā)票預(yù)算、原則內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷；伙食費(fèi)：預(yù)算原則內(nèi)兌現(xiàn)，需附費(fèi)用票據(jù)；公雜費(fèi)：指出差期間發(fā)生的出租費(fèi)、通訊費(fèi)、上網(wǎng)費(fèi)，需附業(yè)務(wù)發(fā)生票據(jù)預(yù)算、原則內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷；1.5有關(guān)市內(nèi)車船費(fèi)的規(guī)范：市內(nèi)車船費(fèi)泛指：?jiǎn)T工青島市內(nèi)發(fā)生的車船費(fèi)、公交車費(fèi)或IC卡費(fèi)出租費(fèi)按照單獨(dú)的規(guī)范細(xì)則執(zhí)行，員工在青島發(fā)生的船、車費(fèi)用根據(jù)業(yè)務(wù)操作需要在市內(nèi)交通費(fèi)列支，發(fā)生、控制原則同出租費(fèi)，按照個(gè)人定標(biāo)控制，月度一次性確認(rèn)報(bào)銷；1.6車輛費(fèi)配車報(bào)銷費(fèi)用項(xiàng)目：油料費(fèi)，停車費(fèi)，路橋費(fèi)，年審費(fèi)，保險(xiǎn)費(fèi)，維修費(fèi)、養(yǎng)路費(fèi)、道口費(fèi)和車船稅。其它車輛內(nèi)飾品等費(fèi)一律不予報(bào)銷，報(bào)銷費(fèi)用發(fā)票戶頭均應(yīng)是結(jié)算公司戶頭，個(gè)人戶頭不予報(bào)銷。（此條僅限總經(jīng)理及經(jīng)理）1.7IC卡發(fā)票戶頭：自07.9.1起稅務(wù)局規(guī)定全部戶頭為“個(gè)人”的IC卡充值發(fā)票不能作為公司付款、報(bào)銷憑證,IC卡報(bào)銷戶頭必須是公司全稱，以避免稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)！1.8有關(guān)違規(guī)票據(jù)的解決：A、虛假票據(jù)：虛假報(bào)銷票據(jù)不予退回，由財(cái)務(wù)審核人加蓋假票章并留存?zhèn)洳?；B、其它不合規(guī)票據(jù)：可整治票據(jù)由財(cái)務(wù)登記臺(tái)賬由報(bào)銷人或其部門專人簽收并在7天內(nèi)整治到位，無整治意見的票據(jù)由財(cái)務(wù)留存?zhèn)洳椋?.9出差只報(bào)銷來回機(jī)場(chǎng)出租車費(fèi)的，需在報(bào)銷憑證中附登機(jī)牌原件，否則不予核銷；2.核銷原則細(xì)則：a.加班出租車費(fèi)：周一至周六每晚加班到20：30后來；加班打車公司承當(dāng)單次不超出30元的出租車費(fèi)。下班時(shí)間以人力的“考勤明細(xì)表”為準(zhǔn)，打車車票起始時(shí)間與打卡登記時(shí)間間隔30分鐘以內(nèi)，否則不予報(bào)銷；平日及節(jié)假日加班打車均需附文員的“考勤明細(xì)表”，否則不予核銷有關(guān)費(fèi)用。b.公務(wù)用出租車費(fèi)：發(fā)生前先報(bào)審業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、金額、目的，并由部門負(fù)責(zé)人審批通過，報(bào)銷時(shí)發(fā)票的時(shí)間要與明細(xì)報(bào)告的時(shí)間一致，實(shí)報(bào)實(shí)銷。2.1接待來訪客戶的出租費(fèi)；2.2出差來回機(jī)場(chǎng)出租費(fèi)；a.規(guī)定：出租車費(fèi)時(shí)間重疊、連號(hào)發(fā)票、車票時(shí)間與報(bào)告明細(xì)內(nèi)容一致，否則一律按假票解決。特殊狀況在填報(bào)費(fèi)用核銷單時(shí)必須在提示欄注釋欄中清晰闡明，事后解釋將不予接受，一律不予報(bào)銷。b.用以報(bào)銷的出租車票時(shí)間必須與對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)時(shí)間一致，否則視同違規(guī)不予核銷！對(duì)于特殊業(yè)務(wù)產(chǎn)生的通訊費(fèi)（如部分產(chǎn)品部有出差通訊費(fèi)報(bào)銷規(guī)定的），暫按原部門原則報(bào)銷！2.3手機(jī)費(fèi)發(fā)票中的姓名和手機(jī)號(hào)碼，必須和通訊錄中信息一致。手機(jī)費(fèi)報(bào)銷所使用的發(fā)票原則上以電信局提供的原始發(fā)票為準(zhǔn)，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)包含通話類別明細(xì)。如使用電信補(bǔ)單作為報(bào)銷憑證，須得到上級(jí)權(quán)限經(jīng)理同意并附狀況闡明。必須確保不發(fā)生重復(fù)報(bào)銷的狀況，如有違反作為嚴(yán)重違紀(jì)解決，不帶手機(jī)號(hào)碼的充值、定額發(fā)票不得作為報(bào)銷票據(jù)。2.4業(yè)務(wù)招待費(fèi)a.原則：業(yè)務(wù)發(fā)生要在事前審批，審批通過后方可執(zhí)行，每筆招待都要對(duì)應(yīng)上業(yè)務(wù)事由或項(xiàng)目；在青島發(fā)生招待300元以上的必須通過人力委辦，未通過人力自行辦理的需權(quán)限審批人及BFO事前書面審批確認(rèn)。本地300元下列、外地就餐應(yīng)盡量索取機(jī)打發(fā)票，避免接受到虛假發(fā)票；b.事前審批及原則：業(yè)務(wù)發(fā)生前要報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批，寫明：接待地點(diǎn)、時(shí)間、酒店名稱、人數(shù)、職務(wù)。招待原則：局級(jí)及以上級(jí)公務(wù)員、單位負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理300元/人為原則；經(jīng)理200元/人為原則；部門主管及采購(gòu)經(jīng)理等100元/人為原則。c.業(yè)務(wù)結(jié)算：如有部門負(fù)責(zé)人參加發(fā)生的餐費(fèi)，必須由其本人報(bào)銷。d.規(guī)定：業(yè)務(wù)發(fā)生后，報(bào)銷人將“業(yè)務(wù)招待申請(qǐng)表”、“發(fā)票”一并作為報(bào)銷單據(jù)。其中，申請(qǐng)單的金額≥發(fā)票金額；審批單中的宴請(qǐng)地點(diǎn)和發(fā)票蓋章上單位名稱一致。3.費(fèi)用貼票規(guī)定3.1.報(bào)銷憑證a.應(yīng)提供國(guó)家正式稅務(wù)發(fā)票報(bào)銷。b.員工應(yīng)對(duì)所報(bào)發(fā)票的真實(shí)性負(fù)責(zé)。員工必須在離開提供發(fā)票的消費(fèi)地前，核對(duì)發(fā)票的真實(shí)性，方便及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)調(diào)換。c.識(shí)別假發(fā)票的方法：I有密碼區(qū)的發(fā)票：多張發(fā)票密碼相似，或密碼區(qū)無法刮開；II在公司曾經(jīng)出現(xiàn)過假發(fā)票的餐館名單中列出的餐館中消費(fèi)，并獲得假發(fā)票；III能夠撥打納稅服務(wù)熱線（本地區(qū)號(hào)）12366，根據(jù)語音提示進(jìn)行查詢，還可登錄發(fā)票所在地方稅務(wù)局網(wǎng)站的“發(fā)票專欄”進(jìn)行真?zhèn)尾樵儭?.2填寫規(guī)范：a.員工應(yīng)確保差旅費(fèi)用報(bào)告的內(nèi)容精確完整；報(bào)銷費(fèi)用發(fā)票戶頭必須精確開具公司全稱,報(bào)銷金額與所附發(fā)票一一對(duì)應(yīng)并嚴(yán)格按照日期次序，嚴(yán)禁跳回日期報(bào)銷，如有特殊因素必須特別闡明。b.員工必須認(rèn)真填寫費(fèi)用報(bào)銷單并在報(bào)銷單上簽字，確保負(fù)責(zé)其真實(shí)性并符合公司有關(guān)平臺(tái)規(guī)定。c.為方便經(jīng)理審批和財(cái)務(wù)部審核，員工應(yīng)將發(fā)票按日期整頓好后提交。4、費(fèi)用確實(shí)認(rèn)：4.1針對(duì)經(jīng)營(yíng)體前期提報(bào)的申請(qǐng)單進(jìn)行金額確實(shí)認(rèn)，確認(rèn)的根據(jù)是真實(shí)發(fā)生的業(yè)務(wù)，其憑證是費(fèi)用報(bào)銷票據(jù)。4.2費(fèi)用確認(rèn)單的金額應(yīng)以實(shí)事求是原則進(jìn)行確認(rèn)，最后核銷金額以最小值原則進(jìn)行核銷。即：確認(rèn)的金額>費(fèi)用票據(jù)金額，則以費(fèi)用票據(jù)金額進(jìn)行核銷；確認(rèn)的金額<費(fèi)用票據(jù)金額，則以費(fèi)用確認(rèn)金額進(jìn)行核銷。5、費(fèi)用報(bào)銷單證具體規(guī)定：5.1各部門須將費(fèi)用報(bào)銷發(fā)票等單證整頓完畢，簽字完全，由部門專人交給財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部經(jīng)理需對(duì)票據(jù)金額負(fù)責(zé)并匯總登記臺(tái)帳，如出現(xiàn)收到票據(jù)與報(bào)銷費(fèi)用金額不符，財(cái)務(wù)部會(huì)做出下列處分，對(duì)于虛假票據(jù)財(cái)務(wù)予以沒收。第一次，對(duì)當(dāng)事人和部門經(jīng)理進(jìn)行警告。第二次對(duì)當(dāng)事人罰虛假金額的50%，部門經(jīng)理自罰承當(dāng)本部門虛假票據(jù)金額的50%。把罰款交給公司出納，由出納開收據(jù)給被罰人，被罰人把出納給的收據(jù)條交行政文員。文員負(fù)責(zé)匯總每月罰款收據(jù)條，對(duì)于一年出現(xiàn)兩次以上的，扣發(fā)當(dāng)事人50%年終獎(jiǎng)金。5.2如因單證未附全而造成的當(dāng)期費(fèi)用未審核，責(zé)任由各部門承當(dāng)，如補(bǔ)審前期發(fā)票，須由主管經(jīng)理簽字同意，并占本期經(jīng)營(yíng)體費(fèi)用額度；如發(fā)票因遲郵寄造成的費(fèi)用無法報(bào)銷，則責(zé)任由部門郵寄員承當(dāng)。6.對(duì)報(bào)銷違規(guī)、假票及票據(jù)提交期限的界定原則：1.虛假發(fā)票2..虛報(bào)費(fèi)用或提供不真實(shí)的文獻(xiàn)向公司申請(qǐng)付款3.重復(fù)報(bào)銷7違規(guī)類1.業(yè)務(wù)事項(xiàng)違規(guī)打卡統(tǒng)計(jì)與票據(jù)時(shí)間不符2.超標(biāo)費(fèi)用無批示3.發(fā)票戶頭未開具公司全稱4.發(fā)票內(nèi)容不完整、不清晰5.發(fā)票蓋章名稱與系統(tǒng)收款單位不一致6.發(fā)票蓋章不清晰、重疊蓋章或無蓋7.打卡統(tǒng)計(jì)與票據(jù)時(shí)間不符8.費(fèi)用報(bào)銷單證涂改或損毀9.發(fā)票大小寫金額不符10.發(fā)票過期11.費(fèi)用項(xiàng)目違規(guī)使用12.發(fā)票開具時(shí)間與發(fā)票號(hào)碼次序顛倒13.預(yù)算原則外費(fèi)用審批14.費(fèi)用超期提交15.實(shí)際貼票金額局限性16.發(fā)票類型不合規(guī)17.報(bào)銷見證資料不全或不合格18.無碳復(fù)寫發(fā)票，自行墊復(fù)寫紙?zhí)顚?9.機(jī)打或定額類發(fā)票時(shí)間重疊、連號(hào)發(fā)票或號(hào)碼重復(fù)20.故意毀損發(fā)票的票號(hào)或日期……（將根據(jù)案例不停補(bǔ)充，以供借鑒規(guī)避雷區(qū)）21.費(fèi)用核銷期限規(guī)定：?jiǎn)T工要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)交票報(bào)銷，逾期一律不予報(bào)銷。8.1國(guó)內(nèi)出差費(fèi)用在7個(gè)日歷日（指從員工返回日起至差旅報(bào)銷報(bào)告及費(fèi)用提交至共享中心日），超出14個(gè)日歷日的出差費(fèi)用將不予報(bào)銷（以發(fā)票日期距共享中心費(fèi)用系統(tǒng)“費(fèi)用信箱“收到日期為準(zhǔn)）。持續(xù)出差（指兩次差旅持續(xù)或員工僅在周末返回）狀況，按最后一次返回起開始計(jì)算，遇公共假日?qǐng)?bào)銷期限順延。出租車費(fèi)、車輛費(fèi)、車船費(fèi)、住宿費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、手機(jī)費(fèi)等全部員工費(fèi)用費(fèi)用發(fā)票自票據(jù)開具日期3個(gè)月內(nèi)有效，年終使用期為1個(gè)月，過期票據(jù)不予核銷。8.2對(duì)于各部門員工兩周或兩周以上持續(xù)休病假特殊狀況可酌情考慮：書面得到部門權(quán)限經(jīng)理同意后，再經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，總經(jīng)理批復(fù)后方可報(bào)銷過期費(fèi)用。8.3當(dāng)月產(chǎn)生的個(gè)人費(fèi)用必須在當(dāng)月報(bào)銷，每月預(yù)算當(dāng)月最后一天23：59前有效。二、本內(nèi)控規(guī)范自公布之日起生效，后期業(yè)務(wù)需要