辦公室會(huì)議管理制度

XXX市XXX有限公司安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化文件辦公室會(huì)議管理制度第1章會(huì)議管理制度第1條為了規(guī)范公司的會(huì)議管理工作，減少不必要的會(huì)議，縮短會(huì)議時(shí)間，提高公司會(huì)議效率，特制定本制度。第2條本制度適用于公司召開的各種會(huì)議。第2章會(huì)議組織第3條公司級會(huì)議，指公司員工大會(huì)，全公司技術(shù)人員及各種代表大會(huì)，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)組織召開，公司領(lǐng)導(dǎo)參加。第4條專業(yè)會(huì)議，指技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會(huì)，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織。第5條各部門、支部、車間召開的工作會(huì)議，由各部門、支部、車間領(lǐng)導(dǎo)決定召開并負(fù)責(zé)組織。第6條班組會(huì)由各班組長決定并主持召開。第7條上級或外單位在工廠召開的會(huì)議(如現(xiàn)場會(huì)、報(bào)告會(huì)、辦公會(huì)等)或公司之間的業(yè)務(wù)會(huì)(如聯(lián)營洽談會(huì)、用戶座談會(huì)等)，一律由公司統(tǒng)一安排，相關(guān)部門協(xié)助做好會(huì)務(wù)工作。第3章會(huì)議管理第8條會(huì)議準(zhǔn)備。1.明確參加人員。(1)對會(huì)議所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)負(fù)有主要或直接責(zé)任的人。(2)對會(huì)議中心議題有專門知識和經(jīng)驗(yàn)的人。(3)與會(huì)后行動(dòng)直接相關(guān)的人。(4)有能力或權(quán)力參與會(huì)議決議討論的人。(5)議論問題的會(huì)議人數(shù)一般不要超過20人。(6)無關(guān)人員不參加。2.選擇開會(huì)地點(diǎn)。(1)選擇與會(huì)人員集中，且最近的地點(diǎn)召開會(huì)議。(2)會(huì)場內(nèi)外衛(wèi)生、安靜、通風(fēng)、照明、室溫有利于優(yōu)化會(huì)議效果。(3)坐位空間適宜。(4)便于停車、進(jìn)山、疏散。3.安排會(huì)議時(shí)間。(1)會(huì)前調(diào)查，保證與會(huì)人員能集中精力開會(huì)的時(shí)間段。(2)與會(huì)的最關(guān)鍵人員的最佳開會(huì)時(shí)間。(3)力求開短會(huì)，但又能確保效果最好。(4)把握開會(huì)時(shí)機(jī):時(shí)間性強(qiáng)的要提早開，留給與會(huì)者執(zhí)行落實(shí)會(huì)議的時(shí)間:需要大家充分醞釀和研討的，要事先發(fā)放討論內(nèi)容及主題，以留足夠時(shí)間讓大家準(zhǔn)備。4.會(huì)議議程安排。議程由主辦單位擬定，包括會(huì)議內(nèi)容、討論事項(xiàng)、達(dá)到目的、參加人員、時(shí)間、地點(diǎn)、大約時(shí)長及需要發(fā)言的人員和內(nèi)容、要求等。(1)重點(diǎn)、重要議題安排在會(huì)議前一時(shí)間段。(2)明確或控制會(huì)議中各議題的時(shí)長，不要失控或自流。(3)控制議題數(shù)量，保證議而有決，能解決問題。(4)保證與會(huì)者有備而來。(5)注意引導(dǎo)、歸納、提升會(huì)議議題。(6)需印發(fā)資料應(yīng)提早發(fā)下去，讓與會(huì)人員到會(huì)時(shí)已十分明確會(huì)議內(nèi)容和自己的看法。(7)連續(xù)2~3小時(shí)以的會(huì)議應(yīng)安排中間休息時(shí)間，一般為10分鐘。5.會(huì)場布置。包括會(huì)場空間安排、座位安排、條幅標(biāo)語安排、音響、投影、照明、通風(fēng)等(1)會(huì)場空間安排應(yīng)便于進(jìn)出、流動(dòng)。(2)座位安排要有利于主要與會(huì)人員能聽清、看清、相互交流，便于記錄、閱讀。3)會(huì)議必需的設(shè)備應(yīng)有質(zhì)量保證，并事前檢查演示過。(4)會(huì)場一般應(yīng)設(shè)“禁止抽煙”“請匆大聲喧嘩”等警示牌。6.會(huì)議通知。(1)通知的擬定和要素。參加人員名單、會(huì)期、開始時(shí)間、地點(diǎn)、需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)及要求。(2)通知書寫要求。文字明白、清楚，力求不發(fā)生誤解，全面、周到，不要漏項(xiàng)。用電話或其他形式通知要寫出通知底稿，照稿通知。(3)無記名參加的人員，對范圍、對象、職務(wù)要通知清楚。(4)重要會(huì)議為保證與會(huì)人員精力集中，可采用預(yù)先通知和正式通知兩步驟進(jìn)行。(5)書面通知要注明經(jīng)辦聯(lián)系人、電話號碼、職務(wù)，并應(yīng)有通知開會(huì)的單位和蓋章，需準(zhǔn)備發(fā)言或提供資料的具體要求。通知一定要保證接到通知后留有準(zhǔn)備時(shí)間。(6)重要會(huì)議預(yù)先通知后，一-定要跟蹤準(zhǔn)備情況，保證開會(huì)時(shí)各方面均準(zhǔn)備到位。(7)對會(huì)議關(guān)鍵或決定性人員要面對面或反復(fù)核實(shí)準(zhǔn)備情況，征求對會(huì)議準(zhǔn)備和開展的意見。第9條會(huì)中管理1.人員簽到。(1)會(huì)議組織部門應(yīng)編制“參會(huì)人員簽到表”，參加會(huì)議人員在預(yù)先準(zhǔn)備的簽到簿上簽名以示到會(huì)。(2)會(huì)議簽到完成后，工作人員應(yīng)盡快統(tǒng)計(jì)出應(yīng)到及實(shí)到人數(shù)，未到人員情況，然后交大會(huì)主持人。2.會(huì)場服務(wù)。(1)引導(dǎo)入座。工作人員按事前安排的座位，引導(dǎo)與會(huì)人員盡快就坐，特別要注意主要領(lǐng)導(dǎo)人和主席臺(tái)就座人員的座次、位置。(2)分發(fā)會(huì)議文件、材料。重要文件可發(fā)到個(gè)人或主要負(fù)責(zé)人手里，可事先認(rèn)領(lǐng)簽收，也可于會(huì)場提前認(rèn)領(lǐng)簽收。(3)內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息。對大會(huì)進(jìn)行中領(lǐng)導(dǎo)對外要辦的事項(xiàng)，外來人員電話重要日程安排布置等的辦理，外來記者等的接待陪同等事項(xiàng)。(4)維護(hù)會(huì)場秩序。保證會(huì)場內(nèi)外的肅靜，注意周圍警戒和保衛(wèi)，嚴(yán)防各種事故發(fā)生，會(huì)議中一般不再添加茶水。(5)處理會(huì)中臨時(shí)事項(xiàng)。承辦主要領(lǐng)導(dǎo)或重要與會(huì)人員交辦的緊急事項(xiàng)。(6)其他服務(wù)。對會(huì)中一般需用物品應(yīng)有余量準(zhǔn)備，以應(yīng)付個(gè)別需求。保持通風(fēng)、采光和地面干凈。時(shí)間長的應(yīng)準(zhǔn)備茶水。(7)需提供食宿的，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)管理。3.會(huì)議記錄。會(huì)議記錄主要包括會(huì)議組織情況、會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員情況、主持人等。重點(diǎn)內(nèi)容是會(huì)議議題，討論發(fā)言情況，形成的決議、紀(jì)要、決定等。(1)應(yīng)有專用記錄本。(2)會(huì)議記錄人員應(yīng)對本會(huì)議內(nèi)容熟悉，且有較高的筆錄能力、速度、歸納分析和總結(jié)能力。第10條會(huì)后工作。整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議文件。1.分析、總結(jié)、提升記錄、形成會(huì)議結(jié)論性材料的提綱，以及要反映的具體事項(xiàng)事例等。2.按提綱和中心議題，起草會(huì)議結(jié)論性材料。3.會(huì)議紀(jì)要(1)會(huì)議簡況，包括時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、議題。(2)會(huì)議結(jié)果，指會(huì)議主要精神。這部分是重點(diǎn)，是會(huì)議效果的反映。4.會(huì)議紀(jì)要等結(jié)論材料經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批后，打印、下發(fā)給相關(guān)部門。5.按照一會(huì)一卷的立卷方法設(shè)立案卷并加以保存。第11條各相關(guān)部門按紀(jì)要等會(huì)議決定要求逐項(xiàng)落實(shí)，真正達(dá)到開會(huì)的預(yù)期目的。第12條出會(huì)議主持單位對會(huì)務(wù)情況進(jìn)行總結(jié)，不斷提高主持會(huì)議的能力。其總結(jié)與會(huì)議記錄、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議文件等并作為完整的案卷歸入檔案。第4章會(huì)議安排第13條為避免會(huì)議過多或重復(fù)，公司正常性的會(huì)議(如質(zhì)量分析會(huì)、安全工作會(huì)、生產(chǎn)調(diào)度會(huì))一般納入例會(huì)制，原則上要按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開。第14條其他會(huì)議安排。1.凡涉及多部門負(fù)責(zé)人參加的會(huì)議，均需于會(huì)議召開前_日經(jīng)部門或工廠分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，分別報(bào)行政部匯總，由行政部統(tǒng)一安排，方可召開。2.行政部應(yīng)于每周五下班前將全工廠例會(huì)和各種臨時(shí)會(huì)議，統(tǒng)一平衡編制會(huì)議計(jì)劃并裝訂、分發(fā)到工廠相關(guān)部門。3.已列入會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議，如需改期或遇特殊情況需安排新的其他會(huì)議時(shí)，召集部門應(yīng)提前2日報(bào)請工廠行政部并經(jīng)工廠相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。4.對于參加人員相同、內(nèi)容相近、時(shí)間相近的幾個(gè)會(huì)議，工廠有權(quán)安排合并召開。5.各部門會(huì)期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會(huì)不應(yīng)安排在與工廠例會(huì)同期召開(與會(huì)人員不發(fā)生時(shí)間上的沖突除外),應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)、局部服從整體的原則。第5章會(huì)議紀(jì)律第15條凡不能參加會(huì)議或不能準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議的，要主管領(lǐng)導(dǎo)請假，不請假又不按時(shí)到場的，將記工作差錯(cuò)一次，并責(zé)令寫出檢查。第16條與會(huì)人員提前10分鐘入場，不得無故遲到、早退，不得中途退會(huì)。第17條會(huì)議期間關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑹謾C(jī)設(shè)為振動(dòng)。第18條不準(zhǔn)在會(huì)場或有上級領(lǐng)導(dǎo)出席的任何會(huì)議和正規(guī)場合接打手機(jī)。第19條會(huì)議期間不準(zhǔn)大聲喧嘩、交頭接耳或打瞌睡。第20條會(huì)議內(nèi)不得隨地吐痰，不得亂扔廢棄物。第21條