辦公室會議管理制度

XXX市XXX有限公司安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化文件辦公室會議管理制度第1章會議管理制度第1條為了規(guī)范公司的會議管理工作，減少不必要的會議，縮短會議時間，提高公司會議效率，特制定本制度。第2條本制度適用于公司召開的各種會議。第2章會議組織第3條公司級會議，指公司員工大會，全公司技術(shù)人員及各種代表大會，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)組織召開，公司領(lǐng)導(dǎo)參加。第4條專業(yè)會議，指技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織。第5條各部門、支部、車間召開的工作會議，由各部門、支部、車間領(lǐng)導(dǎo)決定召開并負(fù)責(zé)組織。第6條班組會由各班組長決定并主持召開。第7條上級或外單位在工廠召開的會議(如現(xiàn)場會、報告會、辦公會等)或公司之間的業(yè)務(wù)會(如聯(lián)營洽談會、用戶座談會等)，一律由公司統(tǒng)一安排，相關(guān)部門協(xié)助做好會務(wù)工作。第3章會議管理第8條會議準(zhǔn)備。1.明確參加人員。(1)對會議所要實現(xiàn)的目標(biāo)負(fù)有主要或直接責(zé)任的人。(2)對會議中心議題有專門知識和經(jīng)驗的人。(3)與會后行動直接相關(guān)的人。(4)有能力或權(quán)力參與會議決議討論的人。(5)議論問題的會議人數(shù)一般不要超過20人。(6)無關(guān)人員不參加。2.選擇開會地點。(1)選擇與會人員集中，且最近的地點召開會議。(2)會場內(nèi)外衛(wèi)生、安靜、通風(fēng)、照明、室溫有利于優(yōu)化會議效果。(3)坐位空間適宜。(4)便于停車、進山、疏散。3.安排會議時間。(1)會前調(diào)查，保證與會人員能集中精力開會的時間段。(2)與會的最關(guān)鍵人員的最佳開會時間。(3)力求開短會，但又能確保效果最好。(4)把握開會時機:時間性強的要提早開，留給與會者執(zhí)行落實會議的時間:需要大家充分醞釀和研討的，要事先發(fā)放討論內(nèi)容及主題，以留足夠時間讓大家準(zhǔn)備。4.會議議程安排。議程由主辦單位擬定，包括會議內(nèi)容、討論事項、達到目的、參加人員、時間、地點、大約時長及需要發(fā)言的人員和內(nèi)容、要求等。(1)重點、重要議題安排在會議前一時間段。(2)明確或控制會議中各議題的時長，不要失控或自流。(3)控制議題數(shù)量，保證議而有決，能解決問題。(4)保證與會者有備而來。(5)注意引導(dǎo)、歸納、提升會議議題。(6)需印發(fā)資料應(yīng)提早發(fā)下去，讓與會人員到會時已十分明確會議內(nèi)容和自己的看法。(7)連續(xù)2~3小時以的會議應(yīng)安排中間休息時間，一般為10分鐘。5.會場布置。包括會場空間安排、座位安排、條幅標(biāo)語安排、音響、投影、照明、通風(fēng)等(1)會場空間安排應(yīng)便于進出、流動。(2)座位安排要有利于主要與會人員能聽清、看清、相互交流，便于記錄、閱讀。3)會議必需的設(shè)備應(yīng)有質(zhì)量保證，并事前檢查演示過。(4)會場一般應(yīng)設(shè)“禁止抽煙”“請匆大聲喧嘩”等警示牌。6.會議通知。(1)通知的擬定和要素。參加人員名單、會期、開始時間、地點、需要準(zhǔn)備的事項及要求。(2)通知書寫要求。文字明白、清楚，力求不發(fā)生誤解，全面、周到，不要漏項。用電話或其他形式通知要寫出通知底稿，照稿通知。(3)無記名參加的人員，對范圍、對象、職務(wù)要通知清楚。(4)重要會議為保證與會人員精力集中，可采用預(yù)先通知和正式通知兩步驟進行。(5)書面通知要注明經(jīng)辦聯(lián)系人、電話號碼、職務(wù)，并應(yīng)有通知開會的單位和蓋章，需準(zhǔn)備發(fā)言或提供資料的具體要求。通知一定要保證接到通知后留有準(zhǔn)備時間。(6)重要會議預(yù)先通知后，一-定要跟蹤準(zhǔn)備情況，保證開會時各方面均準(zhǔn)備到位。(7)對會議關(guān)鍵或決定性人員要面對面或反復(fù)核實準(zhǔn)備情況，征求對會議準(zhǔn)備和開展的意見。第9條會中管理1.人員簽到。(1)會議組織部門應(yīng)編制“參會人員簽到表”，參加會議人員在預(yù)先準(zhǔn)備的簽到簿上簽名以示到會。(2)會議簽到完成后，工作人員應(yīng)盡快統(tǒng)計出應(yīng)到及實到人數(shù)，未到人員情況，然后交大會主持人。2.會場服務(wù)。(1)引導(dǎo)入座。工作人員按事前安排的座位，引導(dǎo)與會人員盡快就坐，特別要注意主要領(lǐng)導(dǎo)人和主席臺就座人員的座次、位置。(2)分發(fā)會議文件、材料。重要文件可發(fā)到個人或主要負(fù)責(zé)人手里，可事先認(rèn)領(lǐng)簽收，也可于會場提前認(rèn)領(lǐng)簽收。(3)內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息。對大會進行中領(lǐng)導(dǎo)對外要辦的事項，外來人員電話重要日程安排布置等的辦理，外來記者等的接待陪同等事項。(4)維護會場秩序。保證會場內(nèi)外的肅靜，注意周圍警戒和保衛(wèi)，嚴(yán)防各種事故發(fā)生，會議中一般不再添加茶水。(5)處理會中臨時事項。承辦主要領(lǐng)導(dǎo)或重要與會人員交辦的緊急事項。(6)其他服務(wù)。對會中一般需用物品應(yīng)有余量準(zhǔn)備，以應(yīng)付個別需求。保持通風(fēng)、采光和地面干凈。時間長的應(yīng)準(zhǔn)備茶水。(7)需提供食宿的，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)管理。3.會議記錄。會議記錄主要包括會議組織情況、會議名稱、時間、地點、出席人員情況、主持人等。重點內(nèi)容是會議議題，討論發(fā)言情況，形成的決議、紀(jì)要、決定等。(1)應(yīng)有專用記錄本。(2)會議記錄人員應(yīng)對本會議內(nèi)容熟悉，且有較高的筆錄能力、速度、歸納分析和總結(jié)能力。第10條會后工作。整理會議記錄，形成會議文件。1.分析、總結(jié)、提升記錄、形成會議結(jié)論性材料的提綱，以及要反映的具體事項事例等。2.按提綱和中心議題，起草會議結(jié)論性材料。3.會議紀(jì)要(1)會議簡況，包括時間、地點、參加人員、議題。(2)會議結(jié)果，指會議主要精神。這部分是重點，是會議效果的反映。4.會議紀(jì)要等結(jié)論材料經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批后，打印、下發(fā)給相關(guān)部門。5.按照一會一卷的立卷方法設(shè)立案卷并加以保存。第11條各相關(guān)部門按紀(jì)要等會議決定要求逐項落實，真正達到開會的預(yù)期目的。第12條出會議主持單位對會務(wù)情況進行總結(jié)，不斷提高主持會議的能力。其總結(jié)與會議記錄、會議簡報、會議文件等并作為完整的案卷歸入檔案。第4章會議安排第13條為避免會議過多或重復(fù)，公司正常性的會議(如質(zhì)量分析會、安全工作會、生產(chǎn)調(diào)度會)一般納入例會制，原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容組織召開。第14條其他會議安排。1.凡涉及多部門負(fù)責(zé)人參加的會議，均需于會議召開前_日經(jīng)部門或工廠分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，分別報行政部匯總，由行政部統(tǒng)一安排，方可召開。2.行政部應(yīng)于每周五下班前將全工廠例會和各種臨時會議，統(tǒng)一平衡編制會議計劃并裝訂、分發(fā)到工廠相關(guān)部門。3.已列入會議計劃的會議，如需改期或遇特殊情況需安排新的其他會議時，召集部門應(yīng)提前2日報請工廠行政部并經(jīng)工廠相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。4.對于參加人員相同、內(nèi)容相近、時間相近的幾個會議，工廠有權(quán)安排合并召開。5.各部門會期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會不應(yīng)安排在與工廠例會同期召開(與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外),應(yīng)堅持小會服從大會、局部服從整體的原則。第5章會議紀(jì)律第15條凡不能參加會議或不能準(zhǔn)時參加會議的，要主管領(lǐng)導(dǎo)請假，不請假又不按時到場的，將記工作差錯一次，并責(zé)令寫出檢查。第16條與會人員提前10分鐘入場，不得無故遲到、早退，不得中途退會。第17條會議期間關(guān)閉手機或?qū)⑹謾C設(shè)為振動。第18條不準(zhǔn)在會場或有上級領(lǐng)導(dǎo)出席的任何會議和正規(guī)場合接打手機。第19條會議期間不準(zhǔn)大聲喧嘩、交頭接耳或打瞌睡。第20條會議內(nèi)不得隨地吐痰，不得亂扔廢棄物。第21條