行政管理之印章管理課件

第四章、辦公室日常事務(wù)處理第一節(jié)辦公室電話通訊第二節(jié)印章和介紹信管理第三節(jié)值班管理第四節(jié)小額現(xiàn)金管理第五節(jié)處理領(lǐng)導(dǎo)身邊事物行政管理之印章管理

案例一某日上午8：20小王來到辦公室上班，她先打開主任辦公室的窗戶通風(fēng)．然后，將空調(diào)調(diào)到適宜的溫度。接著開始整理主任的桌面，將文件擺整齊，將廢紙簍的垃圾清理干凈。之后，她回到自己的辦公桌前，開始整理自己的辦公桌。清掃擦拭桌面和文件柜．并用酒精棉擦拭電話送話器和傳真機(jī)的磁頭。這時(shí)，主任走進(jìn)來，小王坐在自己的座位上，向主任打招呼：“主任，早晨好?！敝魅蜗虻攸c(diǎn)頭示意后．進(jìn)入自己的辦公室。小王開始在電腦上打一份主任下午開會急需的講話稿．這時(shí)，主任打電話過來：“請把我今天的工作安排拿來，順便給我倒一杯咖啡”。小王便離開自己的座位，去給主任送咖啡。此時(shí)行政科辦事員劉麗來了，見沒有人，就坐在小王的辦公桌前等她，閑得無聊，就隨意翻看小王打印的講話稿。小王推門進(jìn)入主任辦公室，主任正在打電話，他示意秘書放下咖啡先出去。小王回到自己的座位，看見行政科的劉麗正在等她。兩人稍事寒暄后，劉麗說明了來意，一是提醒小王她辦公室內(nèi)的設(shè)備存在著安全隱患，電線纏繞在一起，有的插線板漏電；二是讓小王將她的幾張出租車車票給報(bào)銷了；三是順路替小王取來了今天的信函。小王發(fā)現(xiàn)這幾張車票都沒有按要求先讓行政部科長簽字，劉麗連忙解釋說科長出差了，而她等錢急用。兩人關(guān)系一直都很好，小王也沒有再仔細(xì)追究，就用掌握的零用現(xiàn)金為她報(bào)銷了車費(fèi)。劉麗拿了錢離去，小王隨意地把信函往辦公桌上一放就急忙打文件了。這時(shí)桌上的電話響了，是某市政府辦的秘書打來的，協(xié)商下周他們副主任一行四人前來商討合作的事宜。小王因急于將講話稿打好，就簡單地應(yīng)付了幾句，沒有認(rèn)真做記錄。此時(shí)正好來了位客人，小王趕忙掛斷了電話。來的客人是某公司的公關(guān)經(jīng)理，他想見辦公室的李副主任，小王告訴他：“很不巧，李主任出差了?！币矝]問來人的電話和來意，就讓來客人走了。小王繼續(xù)打講話稿，這是主任突然打電話過來問某市政府辦的來客的食宿安排好了沒有，小王這才意識到她沒有在電話里問清對方四人中有幾位女士和飛機(jī)到達(dá)的確切時(shí)間，只好再打電話去確認(rèn)。行政管理之印章管理第一節(jié)辦公室電話通訊一、接打電話原則要求(一)清楚準(zhǔn)確(二)簡短高效(三)安全保密(四)提高警惕(五)文明禮貌二、接打電話的基本禮儀(一)語言表達(dá)(二)動作表現(xiàn)(三)聲音語調(diào)(四)時(shí)間控制(五)場合選擇行政管理之印章管理三、撥打電話的程序與技巧(一)準(zhǔn)備工作1．判電話前先將要點(diǎn)整理好2、了解電話的使用方法，熟悉電話號碼(二)撥打電話1．正確撥號2．主動自我介紹

3．準(zhǔn)確陳述內(nèi)容

4．耐心解答疑問5．要求對方復(fù)述6．禮貌告別對方行政管理之印章管理

(三)整理記錄行政管理之印章管理四、接聽電話的程序與技巧(一)接聽準(zhǔn)備(二)接聽電話1．迅速摘機(jī)2．主動自報(bào)家門3．辨明對方身份4．聽記對方陳述5．復(fù)述來電內(nèi)容6．禮貌告別對方如果來電要找的人不在或者因?yàn)殚_會不能來接電話如果剛接聽一個(gè)電話，另一個(gè)電話又響行政管理之印章管理

(三)整理記錄

行政管理之印章管理在接聽電話過程中，記錄和處理對方留言要做到以下兩點(diǎn)：

第一，準(zhǔn)確記錄。

第二，及時(shí)送達(dá)。（留言單）行政管理之印章管理

五、正確處理通話過程中出現(xiàn)的問題(一)線路中斷(二)通話時(shí)受到干擾

(三)沒有時(shí)間談話(四)很難對付的電話(五)正確轉(zhuǎn)接打給上司的電話六、話費(fèi)控制行政管理之印章管理

第二節(jié)印章和介紹信管理

案例一張某找到建委辦公室王某，告知王某，他有一筆好買賣，但他是個(gè)人身份，不如單位簽合同方便，想借用建委的名義，讓王某給他出具一份建委的業(yè)務(wù)介紹信，等合同簽完后就還給她，并答應(yīng)給王某一萬元報(bào)酬。王某應(yīng)允后，張某利用從建委借用的業(yè)務(wù)介紹信，以建委的名義與XX公司簽訂了一份鋼材購銷合同，騙取了該公司價(jià)值一百萬元的鋼材。張某將鋼材賣掉后，攜款潛逃。這一事件給建委造成了信譽(yù)和財(cái)產(chǎn)上的損失。在上述案例中，XX公司在簽訂合同時(shí)并不知道張某是借用建委的業(yè)務(wù)介紹信，該公司沒有過錯，所以，建委應(yīng)該承擔(dān)賠償責(zé)任。行政管理之印章管理

根據(jù)最高人民法院《關(guān)于在審理經(jīng)濟(jì)糾紛案件中涉及經(jīng)濟(jì)犯罪嫌疑若干問題的規(guī)定》的規(guī)定，個(gè)人借用單位的業(yè)務(wù)介紹信、合同專用章或蓋有公章的空白合同書，以出借單位名義簽訂經(jīng)濟(jì)合同，騙取財(cái)物歸個(gè)人占有、使用、處分或進(jìn)行其他犯罪活動，給對方造成經(jīng)濟(jì)損失構(gòu)成犯罪的，除依法追究借用人的刑事責(zé)任外，出借業(yè)務(wù)介紹信、合同專用章或蓋有公章的空白合同書的單位，依法應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。但是，有證據(jù)證明被害人明知簽訂合同的對方當(dāng)事人是借用行為，仍與之簽訂合同的，出借單位不承擔(dān)賠償責(zé)任。使用印章、介紹信，一般應(yīng)該經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，辦理簽批手續(xù)，秘書人員不得擅自做主。秘書人員要嚴(yán)格執(zhí)行監(jiān)印制度，他們對使用印章有監(jiān)督權(quán)，對不合法或不合手續(xù)的使用印章、介紹信，有權(quán)拒絕蓋印或者提出異議，而不能違反規(guī)定，“有求必應(yīng)”，以避免給自己和單位帶來無法挽回的損失。公章是單位職責(zé)權(quán)力的象征，介紹信則是證明本單位員工的身份，介紹聯(lián)系業(yè)務(wù)之用。如果管理使用不當(dāng)，會給本單位乃至社會造成危害，秘書人員必須認(rèn)真對待這項(xiàng)工作。行政管理之印章管理本節(jié)主要學(xué)習(xí)如何在工作中正確保管和使用印章和介紹倍，以更好地維護(hù)單位的合法權(quán)益。一、印章管理

印章，即圖章、“印信”，是指國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位使用的公章和上述單位相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)人使用的名章。.1．印章的效用和地位(1)標(biāo)志作用

(2)權(quán)威作用

(3)證明作用。(4)憑信作用。

2．印章的式樣。印章的式樣由質(zhì)料、形狀、印文、圖案、尺寸等組成。（1）質(zhì)料我國古代官印依品級高低分別用金、銀、銅等金屬鑄成，帝王則用珍貴玉質(zhì)，象征其地位。近代公章用過角質(zhì)、木質(zhì)，現(xiàn)代則多用橡膠和塑料到制。另有一種專用于貼有照片的身份證明上的鋼印。近幾年還有將色油或固體色料熱壓而成的“原子印”，無須印泥可連續(xù)使用萬次以上。行政管理之印章管理嘉慶皇帝冊封當(dāng)時(shí)還是皇子的道光帝為智親王時(shí)所頒授的１０公斤重的“和碩智親王”金印引起眾人驚嘆。

南京市博物院有關(guān)專家介紹，“和碩智親王”金印底部為正方形，以龍首、龜身龍爪龍尾的赑屃為印紐。印面刻有６個(gè)漢文和６個(gè)滿文。該印為純金打造，重約１０公斤。該金印保存完好，沒有明顯的使用痕跡，因該印章是皇權(quán)的象征，十分珍貴，一般會有一枚印面相同、材質(zhì)不同的印章以備日常使用金印。

金印行政管理之印章管理漢代中央政府賜給日本的倭奴國王金印

行政管理之印章管理土爾扈特銀印

清朝乾隆四十年（1775年）清頒發(fā)給土爾扈特部的官印。印為方形，邊寬10.6厘米，厚3.1厘米；印背上有小型的虎紐，紐高6.5厘米。印的邊款鐫有漢文“乾隆肆拾年玖月，禮部造”，印文系滿文和蒙文合璧。七枚銀印的印文，譯成漢文為：“忠誠的舊土爾扈特部英勇之王”。這是清政府頒發(fā)給土爾扈特渥巴錫的官印。行政管理之印章管理

銅印行政管理之印章管理

玉璽行政管理之印章管理

鋼印木質(zhì)印原子印

橡膠章牛角印行政管理之印章管理

(2)形狀古代官印為正方形?，F(xiàn)代機(jī)關(guān)、單位公章則為正圓形，用于其他公務(wù)(如收發(fā)、校對、財(cái)務(wù)等)的印章也有長方形、三角形或橢圓形的。領(lǐng)導(dǎo)人和法人代表的印章一般仍為方形。行政管理之印章管理

(3)印文按規(guī)定印文應(yīng)使用國務(wù)院公布的規(guī)范簡化漢字，字形為宋體，自左而右環(huán)行排列。領(lǐng)導(dǎo)人簽名章則由個(gè)人書寫習(xí)慣而定，民族自治機(jī)關(guān)的公章應(yīng)并列刊有漢字和當(dāng)?shù)孛褡逦淖帧?/p>

(4)圖案縣以上政府機(jī)關(guān)、法院、檢察院、駐外使館的公章的中心部分刊有國徽；黨的各級機(jī)關(guān)印章刊有黨徽；企事業(yè)單位公章則刊有五角星圖案。行政管理之印章管理

(5)尺寸按國務(wù)院規(guī)定：國務(wù)院的公章，直徑為6厘米；省、部級政府機(jī)關(guān)，直徑5厘米；地、市、州、縣機(jī)關(guān)為4．5厘米；其他機(jī)關(guān)、部門、企事業(yè)單位公章直徑一律為4．2厘米(包括邊框)。

行政管理之印章管理3．印章的種類。

(1)正式印章

(2)專用印章

(3)縮印行政管理之印章管理(4)鋼印(5)領(lǐng)導(dǎo)人手章（簽名章）(7)校對章(6)個(gè)人名章行政管理之印章管理(8)戳記行政管理之印章管理(二)印章的管理使用1．印章的刻制。印章的制發(fā)一般采用分級負(fù)責(zé)的原則，下級機(jī)關(guān)或單位的印章內(nèi)上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后刻制頒發(fā)，其中公章一般應(yīng)由上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后頒發(fā)給所屬機(jī)構(gòu)使用。牽涉到兩個(gè)主管部門的，應(yīng)由兩個(gè)主管部門同意后才能刻制。2．印章的頒發(fā)。(1)頒發(fā)前的檢查。(2)頒發(fā)印章。頒發(fā)正式印章的手續(xù)如下；

●頒發(fā)印章必須要有正式行文。通常是向使用機(jī)構(gòu)發(fā)布啟用公章的通知。

●使用印章的機(jī)構(gòu)在領(lǐng)取印章時(shí)，應(yīng)派兩名工作責(zé)任心強(qiáng)的人員持單位介紹信領(lǐng)取。

●印章領(lǐng)取人在接回印章后，要及時(shí)向本單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示交給印章管理人員驗(yàn)收管理。行政管理之印章管理3．印章的啟用。啟用新印章，應(yīng)由制發(fā)或批準(zhǔn)刻制機(jī)關(guān)頒發(fā)啟用通知，并于文到之后方能正式啟用，如由新印章取代舊印章，啟用新印章后，舊印章同時(shí)作廢。關(guān)于啟用新公章的通知

根據(jù)中共廣西壯族自治區(qū)委員會、廣西壯族自治區(qū)人民政府《關(guān)于自治區(qū)人民政府機(jī)構(gòu)設(shè)置的通知》（桂委發(fā)[2009]235號）精神，為了更好的開展廣西企事業(yè)單位專業(yè)管理人員關(guān)鍵崗位培訓(xùn)辦證工作，經(jīng)自治區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳批準(zhǔn)，“廣西壯族自治區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳崗位培訓(xùn)辦公室”公章從2010年12月1日起正式啟用，原“廣西壯族自治區(qū)建設(shè)廳崗位培訓(xùn)辦公室”公章同時(shí)廢止。廣西住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳崗位培訓(xùn)辦公室二0一0年十一月二日行政管理之印章管理4．印章的保管。(1)應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)管理。

(2)應(yīng)放置在安全可靠的地方。

(3)應(yīng)注意保養(yǎng)。

(4)領(lǐng)導(dǎo)人的手章可由本人自行保管，也可以由負(fù)責(zé)人委托的代理人保管。

5．用印的原則和要求。

(1)首先填寫用印申請單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后方可用印。(2)在蓋印前，必須檢查有無機(jī)關(guān)或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)用印的簽字。(3)蓋印要端正、清晰。

(4)加蓋鋼印注意事項(xiàng)：

●照片要求近照、免冠、正面、清楚，不帶深色眼鏡，頭部一般要求在1．2平方厘米以上；

●鋼印不得加蓋在照片人的頭部，更不得蓋在臉上，以免凸凹作用使照片發(fā)生細(xì)微變化，影響辨認(rèn)效果；

●應(yīng)加蓋在脖子和衣領(lǐng)以下與證件交接部位；

●鋼印印跡盡量正置，以示加印機(jī)關(guān)的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。

行政管理之印章管理(5)要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，建立詳細(xì)的用印登記本。附：印章使用登記表(6)領(lǐng)導(dǎo)人個(gè)人名章，需經(jīng)其本人或委托授權(quán)人簽字同意后方可加蓋(7)一般事務(wù)性的公文、介紹信、便函，可用機(jī)關(guān)辦公室印章。(8)部門印章使用范圍，只限于上下對口業(yè)務(wù)之間的查詢、解答、介紹和一般性的事務(wù)聯(lián)系，一般情況下不對外。行政管理之印章管理6．印章的停用。機(jī)關(guān)印章在該機(jī)關(guān)名稱變更、機(jī)構(gòu)撤銷、合并或因其他原因不復(fù)存在時(shí)停用。停用印章要發(fā)文通知有關(guān)單位，并在通知中說明停用的原因，印章的印模和停用時(shí)間。停用的作廢印章要及時(shí)送交原頒發(fā)機(jī)關(guān)處理，不得在原機(jī)關(guān)留存。7．印章的存檔和銷毀。銷毀方法有兩種，一種是自行銷毀，一種是送刻章部門回爐銷毀，但是銷毀時(shí)都必須報(bào)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。銷毀的廢舊印章都要留下印模保存起來，以備日后查考。

行政管理之印章管理二、介紹信的管理(一)介紹信的基本知識1．介紹信的作用。介紹信是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位因?qū)ν饴?lián)系工作、商洽事務(wù)而由派出人員所持有的憑證性信函。在身份證制度不完備的情況下，它往往也是個(gè)人的身份證明。介紹信管理是辦公室的一項(xiàng)重要事務(wù)工作。介紹信與用印緊密相連。機(jī)關(guān)介紹信通常由印章管理人員負(fù)責(zé)掌管。

2．介紹信的種類機(jī)關(guān)使用的介紹信一般分為黨委介紹信、行政介紹信、專用介紹信（如購買機(jī)票)三種。所有的介紹信都要嚴(yán)格管理，嚴(yán)格控制。帶有機(jī)關(guān)或單位名稱的介紹信，一般按固定格式印刷，裝訂成冊。介紹信由信文和存根兩部分。信文交持有人攜帶，存根留本機(jī)關(guān)或單位存查。行政管理之印章管理介紹信的種類行政管理之印章管理(二)介紹信的管理使用1．介紹信的填寫要求。(1)介紹信內(nèi)容要明確具體，不能含糊籠統(tǒng)。(2)要填寫有效限期。介紹信上一般都有“有效期：X年X月X日止”字樣。不可不填。(3)辦公室工作人員要對開出的介紹信負(fù)責(zé)。

(4)介紹信開出后未用，應(yīng)交回保管人員，粘貼在存根上。(5)嚴(yán)禁將印章帶出機(jī)關(guān)或在空白介紹信上加蓋印章，在印章使用時(shí)出現(xiàn)問題，按“誰批準(zhǔn)，進(jìn)負(fù)責(zé)”的原則追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理。2．介紹信的印制和保管。正式介紹信通常為專門印制并有編號，如聯(lián)系一般事務(wù)也有以單位信箋代替的。介紹信一般和公章由同一人保管并使用，須與公章同等重視，不可缺頁或丟失。

3．介紹信的開具。(1)開介紹信要經(jīng)過一定的批準(zhǔn)予續(xù)。

(2)使用單位的介紹信，須經(jīng)單位的領(lǐng)導(dǎo)人或辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。(3)嚴(yán)禁開具空白介紹信，同時(shí)，嚴(yán)格控制蓋有印章的空白憑信、介紹信外流。行政管理之印章管理

4．介紹信的使用。(1)凡領(lǐng)用介紹信者須經(jīng)主管批準(zhǔn)，秘書不得擅自開具發(fā)放。開具介紹信時(shí)，應(yīng)由秘書自己填寫領(lǐng)用人姓名、身份、去何單位、聯(lián)系何業(yè)務(wù)、領(lǐng)用日期、有效期限等項(xiàng)，正本和存根必須一致。于落款處及騎縫章上應(yīng)加蓋兩次公章。(2)使用介紹信要有明確的規(guī)定，即什么事由誰批。超出規(guī)定范圍的，應(yīng)先請示而后辦。(3)對于一些下屬部門較多的單位，辦公室工作人員為下級機(jī)關(guān)換開領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)介紹信時(shí)，要把好關(guān)，必要時(shí)。應(yīng)交單位負(fù)責(zé)人審批。

（三）建立完善的印信管理制度既然印信管理在實(shí)際工作中具有這樣重要的作用，其使用也有十分嚴(yán)格的程序要求，所以，制定嚴(yán)格的印信管理制度是十分必要的，它對于保證印信在實(shí)際工作中的規(guī)范使用，保障單位或者公司的合法利益和工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，都具有十分重要的意義。行政管理之印章管理第三節(jié)值班管理本節(jié)我們將要學(xué)習(xí)值班工作的一些基本知識，包括值班工作的職責(zé)、制度要求、對值班人員的工作要求等。了解值班工作中接待來訪客人和處理突發(fā)事件的一些程序，掌握編制值班工作表，合理安排值班工作的技能要求。一、值班工作概述值班，是指各類企事業(yè)單位，在一段時(shí)間內(nèi)，由專人擔(dān)負(fù)處理全部工作的方式和制度。作為辦公室的一項(xiàng)重要事務(wù)，值班工作具有明顯的崗位責(zé)任性質(zhì)。

(一)值班工作的特點(diǎn)值班工作有兩個(gè)顯著的特性

(1)連續(xù)性。在各重要單位，值班工作可以輪流，但不能間斷。

(2)應(yīng)急性。在值班工作中．值班人員可能有時(shí)會臨時(shí)接收、傳達(dá)上級的指示，可能處理內(nèi)部的突發(fā)事情，要完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。這些工作的具體內(nèi)容一般都是事先不知道的。行政管理之印章管理（二）值班工作的意義

(1)值班工作是組成一個(gè)單位工作網(wǎng)絡(luò)的重要細(xì)胞，是一個(gè)單位的樞紐工作，起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，起著保證上級重要指示及時(shí)傳達(dá)，保證本單位發(fā)生的重大緊急事情能夠及時(shí)反映，及時(shí)處理，保證工作順利進(jìn)行的作用。非工作時(shí)間和節(jié)假日，值班工作的這種作用表現(xiàn)得尤為明顯。(2)出于值班工作要經(jīng)常應(yīng)急處理一些重要工作，在一定意義或者一定程度上來說，值班工作代表了本單位的工作，值班人員是本單位的總代表。值班工作的好壞，將直接反映和影響上下級之間、左右平級機(jī)關(guān)之間、領(lǐng)導(dǎo)和群眾之間的關(guān)系，直接反映著本單位的精神風(fēng)貌。(三)值班工作的職責(zé)

(1)通訊聯(lián)絡(luò)。

(2)承辦各種交辦的事項(xiàng)。

(3)負(fù)責(zé)公務(wù)接洽和來訪接待工作。

(4)處理突發(fā)事件。

(5)安全保衛(wèi)。

(6)編排總值班表。行政管理之印章管理（四）．值班工作的主要內(nèi)容。

(1)記錄工作一是值班電話記錄。二是值班接待記錄。主要記錄的內(nèi)容為：來訪人員的姓名、單位、來訪事由、聯(lián)系方法等。參見“值班登記表”：行政管理之印章管理(2)記好值班日志。主要對外來的信函、電報(bào)、反映情況、外來的電話等，進(jìn)行認(rèn)真登記，使接班人員保持工作的連續(xù)性。

參見：值班日志(3)做好信息傳遞。

（五）值班工作的組織形式。

(1)設(shè)有專門的值班機(jī)構(gòu)。(2)首長電話值班室。(3)工作人員輪流值班。(4)專兼職值班相結(jié)合的形式。

行政管理之印章管理（六）值班工作的要求。對值班人員的工作要求包括：(1)確立服務(wù)思想。即為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為上級服務(wù)，為內(nèi)部各部門、為下級服務(wù)。(2)樹立嚴(yán)謹(jǐn)、熱情、周到的工作作風(fēng)和時(shí)效觀念。對每項(xiàng)工作一定要嚴(yán)肅認(rèn)真，頭腦一定要清楚，不能輕率處理每一件事，不能放過收到的信息中的每一個(gè)疑點(diǎn)．不能越權(quán)行事。(3)增強(qiáng)組織紀(jì)律觀念，做好保密工作，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。(4)值班人員有一個(gè)良好的工作作風(fēng)，努力做到：搞清楚發(fā)生問題的具體情況。對沒有把握的問題，處理要慎重；待人要熱情；辦事要考慮周密，傳遞信息要及時(shí)、準(zhǔn)確。(5)有較高的理論政策水平和一定的業(yè)務(wù)能力。值班工作涉及本機(jī)關(guān)或者本單位的方方面面，要求值班人員應(yīng)該熟悉本單位的業(yè)務(wù)，具有較寬的知識面。(6)要有健康的身體和良好的精神狀態(tài)以及較強(qiáng)的應(yīng)急反應(yīng)能力。

行政管理之印章管理（七）．值班資料的要求。

(1)電話薄。包括上下級機(jī)關(guān)單位、本單位的常用電話，領(lǐng)導(dǎo)同志及秘書辦公室、宿舍電話，有關(guān)車站、機(jī)場、碼頭、招待所、新聞單位等的電話。對電話表應(yīng)該經(jīng)常核對、整理，有變動的要立即更改過來、以免耽誤大事。(2)值班工作所涉及的機(jī)關(guān)、單位，特別是上下級單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、辦公地址、領(lǐng)導(dǎo)分工等情況。(3)常用的工具書、列車時(shí)刻表、航班表、船期表等。(4)本單位當(dāng)前中心工作的計(jì)劃安排、領(lǐng)導(dǎo)批示、開展程度，存在的問題等有關(guān)資料。（5）其它相關(guān)文件資料。行政管理之印章管理二、做好值班工作(一)建立完善的值班管理制度1．信息處理制度。2．崗位責(zé)任制度。3．安全、保密制度。4．交接班制度。交接班通常有兩種方式，一種是集體交接班；另一種是相接的值班人員單獨(dú)交接班。5．請假制度。(二)編制值班表1．編制值班表通常包括以下項(xiàng)目：

●列出值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間；

●按照要求填寫值班人員姓名；

●標(biāo)明值班的地點(diǎn)；

●標(biāo)明負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名；

●有時(shí)須用簡明的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容；

●標(biāo)明人員缺勤的備用方案或替班人員姓名。

行政管理之印章管理附：xxx集團(tuán)元旦值班表

行政管理之印章管理(三)合理處理值班過程中的問題1．接待來訪客人。(1)對待已經(jīng)預(yù)約的來訪者。(2)對待不速之客。(3)對待不受歡迎的客人。案例2：今天輪到秘書小A值班，上午10點(diǎn)左右，主任有事外出，小A來到值班室看守電話。

“小姐，你好：主任不在嗎?”不知道什么時(shí)候．一個(gè)看上去有些不三不四的男人來到了辦公室，搖頭擺腦地湊到小A的跟前?，F(xiàn)在，小A應(yīng)該怎樣回答呢？

行政管理之印章管理如果這位來訪者事先有約，那么．小A當(dāng)然應(yīng)該接待他：“您就是某某先生吧，歡迎歡迎：這邊請?！闭f著，將他帶到已經(jīng)準(zhǔn)備好的接待室。可是．現(xiàn)在這位來訪者既沒有預(yù)約，也沒有進(jìn)行自我介紹，而且態(tài)度還是這么的輕浮．那么小A是不是可以這樣回答他：“不在，主任出去了?！比绻@樣回答他的話，就是小A的失職了。秘書都應(yīng)該牢記這樣一條原則：在接待那些來歷不明的客人時(shí)，絕對不能說自己的領(lǐng)導(dǎo)“在”或者“不在”。因此，小A應(yīng)該這樣反問對方