《ERP123》財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)同步管理及《MM學(xué)習(xí)指南》操作記錄-3一個(gè)簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)循環(huán)

《ERP123》財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)同步管理●ERP1是實(shí)施ERP的第一步

●ERP1使財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)同步管理

●ERP1使企業(yè)管理煥然一新

●ERP1將企業(yè)帶入信息化管理殿堂

&3.1面臨的問(wèn)題

延續(xù)了幾十年甚至上百年的手工管理方式，曾經(jīng)為無(wú)數(shù)企業(yè)的輝煌做出了巨大貢獻(xiàn)，單獨(dú)審視這種方式，可能它本身并沒(méi)有什么問(wèn)題。而且可以肯定在各種不同的企業(yè)和國(guó)度里，都不乏將其演繹得盡善盡美的實(shí)例。然而人類進(jìn)步的歷史已經(jīng)反復(fù)提醒我們，舊的理論和方式之所以會(huì)被取代，不是因其有什么重大缺陷，完全是由于新的理論和方式提供了以前沒(méi)有過(guò)的新視角，這種新的視角使人們感知到了傳統(tǒng)方式的不足。

3.1.1財(cái)務(wù)報(bào)表的局限

財(cái)務(wù)報(bào)表是企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告的核心，是反映企業(yè)一定時(shí)點(diǎn)的財(cái)務(wù)狀況和一定時(shí)期的經(jīng)營(yíng)成果、資金變動(dòng)情況的書面文件，它包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表和會(huì)計(jì)報(bào)表附注，對(duì)內(nèi)對(duì)外都有著極其重要的地位。是政府實(shí)施宏觀調(diào)控、投資者和債權(quán)人做出投資決策的依據(jù)。

我國(guó)至今為止一直在使用的財(cái)務(wù)報(bào)表也是經(jīng)過(guò)不斷改進(jìn)的。但是，當(dāng)我們從信息化應(yīng)用的新視角對(duì)其進(jìn)行重新審視時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)其已經(jīng)滯后于企業(yè)管理的需要，這種滯后性并不是報(bào)表本身有什么問(wèn)題，而是由于信息化時(shí)代的今天，管理者已經(jīng)有能力可以用信息化的手段來(lái)管理企業(yè)了，人們獲取信息的方式已經(jīng)發(fā)生了根本性的改變，從而使得財(cái)務(wù)報(bào)表的局限性就日趨明顯地表現(xiàn)出來(lái)。當(dāng)然作為國(guó)家的制度，企業(yè)不可能去改變這種形式，但認(rèn)識(shí)其局限性，將對(duì)企業(yè)信息化管理的建設(shè)有較大的幫助，即通過(guò)企業(yè)管理信息化可以彌補(bǔ)其對(duì)管理需求的不足，這也是信息化管理的一個(gè)重要內(nèi)容。那么，到底其局限性表現(xiàn)在什么地方呢？可從以下幾個(gè)方面來(lái)認(rèn)識(shí)。

1.為國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)服務(wù)

報(bào)表目標(biāo)過(guò)分強(qiáng)調(diào)為國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)管理和調(diào)控服務(wù)。現(xiàn)行財(cái)務(wù)報(bào)表所提供的信息是基于權(quán)責(zé)發(fā)生制、以歷史成本為主要計(jì)量屬性的財(cái)務(wù)信息。正如我國(guó)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》第11條提出的，會(huì)計(jì)信息應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)管理的要求。財(cái)務(wù)報(bào)表成為國(guó)家實(shí)行財(cái)政稅收與物價(jià)政策等的主要手段與重要依據(jù)之一，這種報(bào)表模式產(chǎn)生于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)，財(cái)務(wù)報(bào)表的主要職能是為政府宏觀經(jīng)濟(jì)管理服務(wù)。然而，在改革開(kāi)放使市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)日益完善的情況下，企業(yè)已經(jīng)成為獨(dú)立經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，投資主體呈現(xiàn)多元化的格局，財(cái)務(wù)報(bào)表的目標(biāo)應(yīng)轉(zhuǎn)向滿足經(jīng)營(yíng)者及與企業(yè)有直接利益關(guān)系的相關(guān)集團(tuán)，如投資者、債權(quán)人和社會(huì)公眾等的信息需求。而不是使得相當(dāng)數(shù)量的企業(yè)經(jīng)營(yíng)者都看不懂的一個(gè)書面文件。

2.信息披露不完整

現(xiàn)行財(cái)務(wù)報(bào)表所提供的信息主要是面向過(guò)去的歷史信息，并且統(tǒng)一運(yùn)用貨幣計(jì)量，缺少對(duì)使用者未來(lái)決策有重要參考價(jià)值的信息，如銷售生產(chǎn)采購(gòu)的業(yè)務(wù)過(guò)程信息、預(yù)測(cè)信息、人力資源價(jià)值等被排除在財(cái)務(wù)報(bào)表之外。在經(jīng)濟(jì)全球化的形勢(shì)下，電子商務(wù)的飛速發(fā)展，資金流、物流、信息流在政府、企業(yè)、個(gè)人之間流動(dòng)，極大地豐富了企業(yè)的交易方式，同時(shí)也促進(jìn)了網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的發(fā)展。會(huì)計(jì)軟件由核算型向管理型、決策型發(fā)展，電算化會(huì)計(jì)由單一、機(jī)械地模仿手工會(huì)計(jì)核算發(fā)展到局域網(wǎng)、遠(yuǎn)程網(wǎng)的工作方式，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空資源共享與異地?cái)?shù)據(jù)交換，以電子貨幣等支付手段參與國(guó)際貿(mào)易與融資成為現(xiàn)實(shí)。但目前的財(cái)務(wù)報(bào)表由于理論認(rèn)識(shí)、政策法規(guī)上的相對(duì)滯后，網(wǎng)絡(luò)銷售、貿(mào)易現(xiàn)在仍然被認(rèn)為是傳統(tǒng)銷售業(yè)務(wù)的延伸，會(huì)計(jì)信息加工、整理、分析技術(shù)明顯跟不上經(jīng)營(yíng)方式發(fā)展的節(jié)拍，使得財(cái)務(wù)報(bào)表捉襟見(jiàn)肘。

3.過(guò)于強(qiáng)調(diào)信息的實(shí)質(zhì)

現(xiàn)行財(cái)務(wù)報(bào)表模式是立足于企業(yè)已發(fā)生的確定性交易和事項(xiàng)，對(duì)這些事項(xiàng)的分類，都是從事項(xiàng)的實(shí)質(zhì)性角度來(lái)確立的，它對(duì)使用者決策所需信息的相關(guān)性較低。比如遞延資產(chǎn)、其他應(yīng)收款、所有者權(quán)益、銷售收入與應(yīng)收款的關(guān)系等，這樣的一些事項(xiàng)對(duì)許多企業(yè)經(jīng)營(yíng)者來(lái)講并不是都能夠看得懂。又比如財(cái)務(wù)意義上的產(chǎn)品完全成本，是將所有費(fèi)用分?jǐn)偼戤呏蟮漠a(chǎn)品成本，幾乎完全失去了對(duì)經(jīng)營(yíng)品種指導(dǎo)定價(jià)的意義。而對(duì)使用者非常有用的現(xiàn)金流量預(yù)測(cè)性信息被排除在財(cái)務(wù)報(bào)表甚至是財(cái)務(wù)報(bào)告之外。

4.滯后性十分嚴(yán)重

依據(jù)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)慣例一般是按年度披露會(huì)計(jì)信息，這一方面是基于人們對(duì)年度財(cái)富分配的需要，另一方面是因手工管理情況下信息披露成本的考慮，這種基于會(huì)計(jì)分期，定期編制的財(cái)務(wù)報(bào)表具有滯后性，嚴(yán)重影響了信息的及時(shí)性。財(cái)務(wù)信息具有一項(xiàng)重要的價(jià)值，那就是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的反饋價(jià)值，這一價(jià)值的體現(xiàn)要求財(cái)務(wù)信息要及時(shí)報(bào)告，這是因?yàn)槭褂谜叩臎Q策是不間斷地進(jìn)行的，他們希望隨時(shí)得到經(jīng)營(yíng)過(guò)程中價(jià)值變化的信息。

現(xiàn)行以歷史成本為基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)報(bào)表，不能客觀反映會(huì)計(jì)期末資本的真實(shí)價(jià)值或現(xiàn)行成本、變現(xiàn)價(jià)值，不考慮不同程度的通貨膨脹和資金的時(shí)間價(jià)值。在物價(jià)持續(xù)上漲或持續(xù)下跌，且漲跌劇烈的情況下，按歷史成本原則核算企業(yè)的資產(chǎn)就缺乏現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，以歷史成本計(jì)量基礎(chǔ)提供的會(huì)計(jì)信息就不能如實(shí)反映企業(yè)當(dāng)期的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果，完全失去了對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)作用，也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足使用者對(duì)企業(yè)未來(lái)財(cái)務(wù)潛力、企業(yè)價(jià)值、市場(chǎng)占有率、企業(yè)財(cái)富變動(dòng)等信息的需求，這也是許多企業(yè)管理者不想看財(cái)務(wù)報(bào)表的一個(gè)重要原因，它提供的信息決策相關(guān)性與有用性都是不夠的。

3.1.2無(wú)法監(jiān)控業(yè)務(wù)狀況

在有一定規(guī)模而又沒(méi)有實(shí)施ERP的企業(yè)中，無(wú)法監(jiān)控業(yè)務(wù)狀況是一個(gè)普遍存在的問(wèn)題。它表現(xiàn)在企業(yè)的三個(gè)最主要的業(yè)務(wù)管理操作中。

1.銷售管理業(yè)務(wù)

銷售業(yè)務(wù)管理的目的是要完成企業(yè)的銷售收入目標(biāo)，要想對(duì)銷售業(yè)務(wù)進(jìn)行控制，必須要隨時(shí)清楚銷售收入的完成情況，只有做到對(duì)銷售收入的完成情況了如指掌，才能知道如何控制銷售業(yè)務(wù)按照既定銷售目標(biāo)進(jìn)行。那么，怎樣才算是對(duì)銷售收入的完成情況了如指掌呢？這里用圖3-1對(duì)銷售收入的分解來(lái)說(shuō)明這一點(diǎn)。

圖3-1表明，當(dāng)我們透視銷售收入時(shí)，可以從兩個(gè)不同角度來(lái)看，即產(chǎn)品和區(qū)域。

從區(qū)域的角度來(lái)看，可以知道銷售收入是由哪些區(qū)域完成的，各區(qū)域分別完成了多少。在通常進(jìn)行全國(guó)范圍內(nèi)銷售的企業(yè)中，區(qū)域一般就是一個(gè)大區(qū)，如華東大區(qū)、西南大區(qū)等都是企業(yè)通常的叫法。對(duì)于每一個(gè)區(qū)域，其銷售收入又是由它下面的機(jī)構(gòu)分別完成的，機(jī)構(gòu)通常在企業(yè)中以分公司或辦事處的形式出現(xiàn)。最后每一個(gè)機(jī)構(gòu)的銷售收入又都是由機(jī)構(gòu)中的業(yè)務(wù)員來(lái)完成的，而每個(gè)業(yè)務(wù)員又負(fù)責(zé)著若干客戶。

圖3-1銷售收入分解圖

從產(chǎn)品的角度來(lái)看，可以知道銷售收入是由哪些產(chǎn)品銷售完成的，每個(gè)產(chǎn)品的銷售額各是多少。再往下追溯又完全進(jìn)入了區(qū)域的角度，只不過(guò)此時(shí)是對(duì)某一個(gè)產(chǎn)品銷售收入的區(qū)域分解。

上述圖解銷售收入看起來(lái)其實(shí)并不復(fù)雜，然而當(dāng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的品種數(shù)在十個(gè)左右，經(jīng)營(yíng)區(qū)域或機(jī)構(gòu)也超過(guò)十個(gè)的時(shí)候，其實(shí)是比較復(fù)雜的。因?yàn)檫@不僅僅是一個(gè)單純的銷售收入的問(wèn)題。當(dāng)銷售業(yè)務(wù)每時(shí)每刻都在進(jìn)行的時(shí)候，數(shù)據(jù)量是非常大的。加之任何銷售過(guò)程都不可避免地會(huì)出現(xiàn)一些狀況，如應(yīng)收款拖期尚未收到、中途變更換貨退貨、發(fā)票遺失要求重新開(kāi)票、運(yùn)輸過(guò)程造成貨物損失等，所有狀況都應(yīng)該在這個(gè)過(guò)程中有所反映。這就是它的復(fù)雜性所在。如果覺(jué)得這并不算什么的話，請(qǐng)?jiān)倏紤]在這么一種結(jié)構(gòu)中，管理者需要隨時(shí)都知道銷售的狀況，能夠每天都進(jìn)行這種統(tǒng)計(jì)嗎？一般講，手工管理狀態(tài)是無(wú)法滿足管理者要求的。所以從這個(gè)意義上講，手工管理無(wú)法監(jiān)控銷售管理的業(yè)務(wù)狀況。

2.庫(kù)存管理業(yè)務(wù)

庫(kù)存管理的目的就是要管理好企業(yè)的庫(kù)存資產(chǎn)，這些庫(kù)存資產(chǎn)是為銷售和生產(chǎn)所用的，它也是企業(yè)流動(dòng)資金的最重要組成部分。其構(gòu)成一般有產(chǎn)成品、原料、輔料、包裝物、在制品、半成品等。對(duì)于有一定規(guī)模的生產(chǎn)企業(yè)來(lái)講，其種類少則幾百種，多則成千上萬(wàn)，如果再考慮到不同的批次分類，其管理物料類別的數(shù)量就更大了。流通企業(yè)的庫(kù)存種類多半比制造企業(yè)還要大，比如一個(gè)年經(jīng)營(yíng)額幾個(gè)億的中等規(guī)模醫(yī)藥公司，其經(jīng)營(yíng)的藥品種類在考慮批次時(shí)，動(dòng)不動(dòng)都會(huì)在萬(wàn)種以上。同樣對(duì)于一個(gè)中型超市，其經(jīng)營(yíng)品種也肯定要上萬(wàn)的。

面對(duì)如此多的庫(kù)存管理對(duì)象，手工管理狀態(tài)下的庫(kù)存管理數(shù)據(jù)能讓企業(yè)管理者對(duì)自己經(jīng)營(yíng)的企業(yè)庫(kù)存情況了解到什么程度呢？盡管管理科學(xué)已經(jīng)為企業(yè)提供了一些很科學(xué)的管理方法。如ABC分類法、最佳訂貨點(diǎn)法等。但是有沒(méi)有考慮過(guò)在手工管理狀態(tài)下，對(duì)如此多數(shù)量的物品進(jìn)行分類管理的工作量，特別是今天的市場(chǎng)環(huán)境往往要求這種分類是在不斷變化的，這幾乎使得這些管理科學(xué)的方法無(wú)法為企業(yè)帶來(lái)應(yīng)有的效果。因?yàn)槭止す芾砣绻馨堰@樣龐大的品種、種類、批次的庫(kù)存賬目記清楚已經(jīng)是超水平發(fā)揮了，基本上不能指望要每天的統(tǒng)計(jì)分析。所以，相對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的處理能力，可以認(rèn)為手工管理無(wú)法幫助管理者實(shí)時(shí)監(jiān)控庫(kù)存管理業(yè)務(wù)。

3.采購(gòu)管理業(yè)務(wù)

采購(gòu)管理業(yè)務(wù)是服務(wù)于生產(chǎn)的，在手工管理狀態(tài)下，采購(gòu)管理的任務(wù)是來(lái)自于生產(chǎn)的需求，采購(gòu)量則取決于對(duì)庫(kù)存量的計(jì)算。顯然，當(dāng)庫(kù)存量的計(jì)算不及時(shí)的時(shí)候，為了保證生產(chǎn)，惟一的方法就是加大采購(gòu)量。

手工管理狀態(tài)下對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)難以監(jiān)控的問(wèn)題表現(xiàn)在兩個(gè)方面。其一為對(duì)采購(gòu)量的控制力度較弱，原因是對(duì)庫(kù)存量的把握不及時(shí)。其二為對(duì)采購(gòu)資金的控制力度不夠，原因在于財(cái)務(wù)現(xiàn)金流量不清楚。采購(gòu)管理業(yè)務(wù)監(jiān)控失效的結(jié)果往往造成停工待料和庫(kù)存積壓兩種情況在企業(yè)中同時(shí)存在，給企業(yè)帶來(lái)雙重的資金浪費(fèi)。

3.1.3業(yè)務(wù)得不到財(cái)務(wù)的支持

企業(yè)是一個(gè)經(jīng)濟(jì)實(shí)體，其所有業(yè)務(wù)必然圍繞獲取經(jīng)濟(jì)利益展開(kāi)，所以銷售、庫(kù)存、采購(gòu)業(yè)務(wù)都需要財(cái)務(wù)給予支持，得不到應(yīng)有的支持，必然影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。所以下面仍然以三個(gè)主要業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)明業(yè)務(wù)得不到財(cái)務(wù)支持的問(wèn)題。

1.銷售管理方面

銷售管理需要財(cái)務(wù)給予的最大支持體現(xiàn)在應(yīng)收款方面，對(duì)于具有一定規(guī)模的企業(yè)而言，在中國(guó)的市場(chǎng)環(huán)境下，可能都要面對(duì)幾百甚至上千個(gè)客戶，這些客戶有的是經(jīng)銷商，也有的直接就是終端用戶。不管他們是新客戶還是老客戶，很難做到嚴(yán)格的先款后貨。除非是強(qiáng)勢(shì)的企業(yè)，或者有獨(dú)特的產(chǎn)品，一般必然有應(yīng)收款存在，即先貨后款是不可避免的?？紤]到與客戶的交易往往都不是一次性的，假如你的產(chǎn)品價(jià)格又是隨行就市的，那么如何清楚掌握客戶應(yīng)收款，及時(shí)催交應(yīng)收款會(huì)成為企業(yè)非常關(guān)鍵的一個(gè)經(jīng)營(yíng)因素。應(yīng)收款是以開(kāi)出發(fā)票為標(biāo)志的，開(kāi)出發(fā)票后就記入了銷售收入，并且還要完稅。所以如果應(yīng)收款不能及時(shí)收回，將導(dǎo)致企業(yè)的銷售收入徒有虛名，還要貼上稅款。因此銷售管理者非常希望財(cái)務(wù)能夠給予應(yīng)收款管理的強(qiáng)力支持，因?yàn)榘l(fā)票通常由財(cái)務(wù)開(kāi)出，應(yīng)收款的賬期賬齡都由財(cái)務(wù)掌握。然而在手工管理狀態(tài)下，財(cái)務(wù)面對(duì)如此多的客戶，或許還有不計(jì)其數(shù)的各種變化情況，也只能是心有余而力不足了。甚至有相當(dāng)數(shù)量的企業(yè)，在年末時(shí)還不得不出動(dòng)財(cái)務(wù)及銷售業(yè)務(wù)人員到客戶那里去對(duì)賬。

銷售業(yè)務(wù)得不到財(cái)務(wù)支持的另外一個(gè)方面是反映在產(chǎn)品的銷售定價(jià)方面，在很多手工管理狀態(tài)的企業(yè)中，產(chǎn)品根本就無(wú)法核算到單品成本，即便給出了單品的成本，也是一個(gè)將各種費(fèi)用按照一定的分?jǐn)偙嚷史值礁鲉纹飞先ズ蠼o出的成本。這樣的成本實(shí)際上已經(jīng)抹殺了各單品對(duì)企業(yè)利潤(rùn)的貢獻(xiàn)，基本上不能用來(lái)作為產(chǎn)品定價(jià)的依據(jù)。當(dāng)然，企業(yè)管理者對(duì)產(chǎn)品的定價(jià)肯定是根據(jù)市場(chǎng)的需求來(lái)確定的。但是，在激烈競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)中，清楚把握自己產(chǎn)品價(jià)位的底線，一定是每個(gè)銷售管理者所希望的。

2.庫(kù)存管理方面

庫(kù)存管理需要財(cái)務(wù)給予的支持來(lái)自于對(duì)存貨的核算。當(dāng)庫(kù)存品的數(shù)量達(dá)到成百上千甚至上萬(wàn)時(shí)，對(duì)于庫(kù)存物品的評(píng)價(jià)如果僅僅停留在一個(gè)匯總的價(jià)值總數(shù)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。曾經(jīng)有一家企業(yè)，其生產(chǎn)線用的是進(jìn)口設(shè)備，為生產(chǎn)線準(zhǔn)備的備品備件庫(kù)存在一億左右。在該企業(yè)上ERP之前，誰(shuí)也沒(méi)有把這一個(gè)億的備品備件盤點(diǎn)清楚過(guò)，因?yàn)橛猩先f(wàn)種備品備件。該企業(yè)上ERP實(shí)施庫(kù)存管理后，終于使財(cái)務(wù)賬與實(shí)物賬對(duì)清楚了。結(jié)果發(fā)現(xiàn)，其實(shí)只需五千萬(wàn)的備品備件就足以滿足設(shè)備的需求。由于許多備品備件的數(shù)量沒(méi)有搞清楚，每年的采購(gòu)量中有許多是完全不必要的。盡管采購(gòu)和庫(kù)存資產(chǎn)核算都不是庫(kù)存管理者的直接責(zé)任，但是作為有責(zé)任心的庫(kù)存管理者，一定是要想辦法為企業(yè)的流動(dòng)資產(chǎn)管理提出建設(shè)性的意見(jiàn)。此時(shí)，他需要財(cái)務(wù)方面的配合來(lái)支持他為企業(yè)管理的改善盡力。沒(méi)有財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的同步管理，這種配合支持顯然是困難的，特別是對(duì)于有成千上萬(wàn)種庫(kù)存品的企業(yè)更是如此。在庫(kù)存管理中絕不僅僅是備品備件的管理如此，復(fù)雜的產(chǎn)品又何嘗沒(méi)有這樣的問(wèn)題呢？

3.采購(gòu)管理方面

顯然，采購(gòu)管理方面需要財(cái)務(wù)給予的支持主要來(lái)源于應(yīng)付款。采購(gòu)管理主管常常面臨的問(wèn)題是隨時(shí)都會(huì)接到許多供應(yīng)商催交貨款電話。此時(shí)，很難給供應(yīng)商一個(gè)確切的回答，因?yàn)椴荒芮宄刂垃F(xiàn)時(shí)企業(yè)的付款能力，也沒(méi)有辦法快速判斷哪些供應(yīng)商的應(yīng)付款應(yīng)當(dāng)立即支付，哪些供應(yīng)商的應(yīng)付款還可以緩一緩。這也是手工管理分散性的具體體現(xiàn)，采購(gòu)業(yè)務(wù)是由采購(gòu)部門進(jìn)行的，當(dāng)供應(yīng)商將所采購(gòu)的物品送達(dá)企業(yè)后，每一個(gè)供應(yīng)商都想盡快收回貨款，供應(yīng)商的發(fā)票交給了企業(yè)財(cái)務(wù)，付款條件是由采購(gòu)主管與供應(yīng)商的采購(gòu)合同中規(guī)定，客觀上已經(jīng)造成了分散。當(dāng)然，企業(yè)制度中可能會(huì)規(guī)定合同都必須交財(cái)務(wù)一份，然而當(dāng)采購(gòu)業(yè)務(wù)較多的時(shí)候，統(tǒng)計(jì)工作是需要較多時(shí)間的，也不可能立刻準(zhǔn)確知道每一次供應(yīng)商催交應(yīng)收款的賬期、賬齡、付款條件和付款方式。

采購(gòu)管理需要財(cái)務(wù)支持的另外一個(gè)內(nèi)容就是采購(gòu)資金的時(shí)效，即在什么時(shí)間，可以支付多少金額。如果能有這樣的支持，則其在與供應(yīng)商確定付款時(shí)間和方式時(shí)，會(huì)做得更加合理，這種合理性一定會(huì)大大降低供應(yīng)商催交應(yīng)收款的頻率。

3.1.4管理者不能實(shí)時(shí)掌控企業(yè)運(yùn)營(yíng)

在手工管理狀態(tài)下，由于不能做到財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)同步管理，所以使得管理者不能實(shí)時(shí)掌控企業(yè)的運(yùn)作狀況。如果企業(yè)的規(guī)模還不夠大，也許會(huì)認(rèn)為不會(huì)有太多的問(wèn)題，但此時(shí)銷售、采購(gòu)、庫(kù)存管理中的所有問(wèn)題都會(huì)集中在企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)這里。就算是沒(méi)有前述問(wèn)題的嚴(yán)重性，也足以讓最高領(lǐng)導(dǎo)找到失控的感覺(jué)了。而假如企業(yè)規(guī)模比較大，手工管理的分散性，一定會(huì)使企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)走上匯報(bào)制的管理方式。當(dāng)你想清楚你的各職能部門的經(jīng)營(yíng)狀況時(shí)，只能通過(guò)召集各部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)。此時(shí)，每個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)單獨(dú)給你匯報(bào)時(shí)，你多少都會(huì)懷疑其是否只講成績(jī)，漏掉了隱患。而各部門領(lǐng)導(dǎo)一起給你匯報(bào)時(shí)，你一定會(huì)感到其中有很多說(shuō)法是在互相推諉，或許還需要使出一套太極功夫來(lái)化解恩怨。掌控企業(yè)運(yùn)營(yíng)確實(shí)不易，ERP1的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)同步管理肯定會(huì)給實(shí)時(shí)掌控企業(yè)帶來(lái)很大的幫助。

&3.2ERP1應(yīng)用方案

ERP1應(yīng)用方案將圍繞規(guī)范企業(yè)的銷售、采購(gòu)、庫(kù)存、財(cái)務(wù)管理，提高業(yè)務(wù)運(yùn)作效率來(lái)展開(kāi)。以實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)同步管理為目標(biāo)，即能夠?qū)N售、采購(gòu)、庫(kù)存管理業(yè)務(wù)中的各種原始單據(jù)實(shí)時(shí)生成記賬憑證轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)手中，做到財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)反映，隨時(shí)可以對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況算細(xì)賬。

3.2.1ERP1的管理內(nèi)容

ERP1的管理內(nèi)容如圖3-2所示。圖中顯示出在企業(yè)實(shí)施ERP1的階段中，基本上沒(méi)有生產(chǎn)管理的內(nèi)容，這是因?yàn)樯a(chǎn)管理是相對(duì)復(fù)雜的管理內(nèi)容，涉及到生產(chǎn)計(jì)劃管理方式，關(guān)聯(lián)著銷售計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃的協(xié)調(diào)，而這種協(xié)調(diào)是必須要有基礎(chǔ)的，這個(gè)基礎(chǔ)就是ERP1的內(nèi)容。生產(chǎn)計(jì)劃的協(xié)調(diào)作用要得到發(fā)揮，必須要知道銷售任務(wù)中有多少品種和數(shù)量是需要進(jìn)行生產(chǎn)的，而這樣的數(shù)據(jù)又取決于對(duì)庫(kù)存品的精確了解。此外，生產(chǎn)計(jì)劃一定是一個(gè)按時(shí)間順序進(jìn)行排序的，這種時(shí)間順序除了銷售業(yè)務(wù)要求的交貨期之外，另一個(gè)重要影響因素就是采購(gòu)提前期?？梢?jiàn)，ERP1的管理內(nèi)容完全是在為ERP2的應(yīng)用打下基礎(chǔ)，沒(méi)有這樣的基礎(chǔ)，生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)是什么樣的呢？顯然肯定是與手工管理狀態(tài)下的計(jì)劃一樣。另外一點(diǎn)需要說(shuō)明的是，雖然ERP1的管理內(nèi)容從圖3-2中看起來(lái)沒(méi)有生產(chǎn)管理的內(nèi)容。但其實(shí)不然，生產(chǎn)物料的領(lǐng)用和產(chǎn)成品的入庫(kù)都會(huì)在庫(kù)存管理中涉及到，從這個(gè)意義上講，ERP1保持了企業(yè)管理的整體性，這也說(shuō)明了ERP1劃分原則的合理性。

圖3-2ERP1的管理內(nèi)容

圖3-2反映了ERP1的基本管理內(nèi)容，它包括銷售管理、采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、財(cái)務(wù)管理四大管理職能。但這只是一個(gè)總圖，為了讓讀者更進(jìn)一步了解ERP1，以下就對(duì)這幾個(gè)主要管理內(nèi)容進(jìn)行更詳細(xì)的介紹。

1.銷售管理

銷售管理是企業(yè)管理的龍頭，在ERP1中的銷售管理包含了企業(yè)進(jìn)行銷售業(yè)務(wù)的所有工作內(nèi)容，這些內(nèi)容大致可以分為售前管理、銷售執(zhí)行與控制、售后統(tǒng)計(jì)分析三部分內(nèi)容。

售前管理中以銷售報(bào)價(jià)為核心內(nèi)容，其管理形式主要是通過(guò)銷售報(bào)價(jià)單的方式來(lái)進(jìn)行的。銷售報(bào)價(jià)單中包含了客戶、品種、數(shù)量、價(jià)格等內(nèi)容，它也可以作為生成銷售訂單的一種自動(dòng)參照數(shù)據(jù)，即銷售報(bào)價(jià)單中的內(nèi)容可以直接用于銷售訂單。

銷售執(zhí)行與控制則是圍繞銷售訂單來(lái)進(jìn)行的一系列銷售管理操作。在企業(yè)中，銷售任務(wù)是通過(guò)與客戶的銷售合同來(lái)確定的。一旦簽訂合同，銷售任務(wù)便由此展開(kāi)。在手工管理狀態(tài)下，可以直接根據(jù)銷售合同就開(kāi)發(fā)貨單，有了發(fā)貨單倉(cāng)庫(kù)就可以開(kāi)出庫(kù)單，有了出庫(kù)單就可以開(kāi)出發(fā)票，根據(jù)發(fā)票就可以進(jìn)行收款，由此而完成了銷售任務(wù)。在ERP中，所采用的是計(jì)算機(jī)的處理方式，用一個(gè)銷售訂單來(lái)作為銷售任務(wù)的執(zhí)行驅(qū)動(dòng)。銷售合同簽訂之后，將合同內(nèi)容輸入銷售訂單，也可以從銷售報(bào)價(jià)單中直接取數(shù)據(jù)形成銷售訂單。以后就可以根據(jù)銷售訂單自動(dòng)生成發(fā)貨單，由發(fā)貨單又自動(dòng)生成出庫(kù)單，同樣還可以生成發(fā)票和收款單。可見(jiàn)由于引入了銷售訂單，使得后續(xù)的操作全部都可以自動(dòng)進(jìn)行了，這是ERP銷售管理與手工管理的根本差別。

從理論上來(lái)講，其實(shí)發(fā)貨單和出庫(kù)單都是可以不要的，信息化管理實(shí)現(xiàn)了信息的共享，銷售訂單一旦確定，倉(cāng)庫(kù)就可以看到并可以根據(jù)銷售訂單中的數(shù)據(jù)進(jìn)行發(fā)貨操作，而倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨的操作也同樣可以記入銷售訂單中，財(cái)務(wù)同樣又可以看到銷售訂單已經(jīng)發(fā)貨，由此就可以開(kāi)出發(fā)票。這種情況可以想象成所有與銷售有關(guān)的操作都可以在銷售訂單上來(lái)操作，豈不是用一張銷售訂單來(lái)取代了所有銷售任務(wù)完成過(guò)程中所需要的單據(jù)了嗎？其實(shí)這就是實(shí)施ERP想要得到的結(jié)果。

然而目前的實(shí)施結(jié)果并非如此，為了適應(yīng)手工管理模式，在ERP系統(tǒng)中仍然保留了發(fā)貨單與出庫(kù)單等各種在手工管理狀態(tài)下管理人員已經(jīng)習(xí)慣的操作方式?；蛟S是ERP軟件開(kāi)發(fā)商已經(jīng)充分意識(shí)到了，要想徹底改變企業(yè)管理人員已經(jīng)形成的習(xí)慣，只能循序漸進(jìn)，目前讓他們能夠使用計(jì)算機(jī)已經(jīng)是非常大的管理進(jìn)步了，不可操之過(guò)急。

整個(gè)銷售管理過(guò)程的數(shù)據(jù)都記錄在案之后，對(duì)于采用計(jì)算機(jī)的ERP系統(tǒng)來(lái)講，要想從這些數(shù)據(jù)中得到各種各樣的統(tǒng)計(jì)分析資料顯然是非常容易的，其效率肯定是手工管理方式根本就無(wú)法與之相比的。對(duì)于ERP來(lái)講，各種報(bào)表僅僅是展示數(shù)據(jù)的一種方式，只不過(guò)是人們已經(jīng)習(xí)慣將其叫做報(bào)表而已。

2.庫(kù)存管理

庫(kù)存管理是企業(yè)物流管理的核心地帶，企業(yè)的增值過(guò)程就是在倉(cāng)庫(kù)的進(jìn)進(jìn)出出中實(shí)現(xiàn)的，所以把握好企業(yè)的庫(kù)存管理，就能對(duì)企業(yè)進(jìn)行精細(xì)的管理，這里是企業(yè)算細(xì)賬的最基本的單元。

ERP的庫(kù)存管理就是對(duì)物品進(jìn)出的精細(xì)化管理，其實(shí)并不是手工管理不想精細(xì)化，而是由于手工管理的低效率使其不得不犧牲精細(xì)化來(lái)?yè)Q得可以接受的效率。手工管理的低效率體現(xiàn)在對(duì)于每一筆進(jìn)出業(yè)務(wù)，都必須要手工開(kāi)出入庫(kù)單，可以想象，當(dāng)其出入的業(yè)務(wù)量較大時(shí)，這種重復(fù)而簡(jiǎn)單的工作，變成了需要很大的意志力才能堅(jiān)持不懈的，當(dāng)倉(cāng)庫(kù)管理人員集中精力，力爭(zhēng)做到不開(kāi)錯(cuò)出入庫(kù)單的時(shí)候，再要求他們要對(duì)各種出入庫(kù)單中的各種內(nèi)容進(jìn)行分門別類的統(tǒng)計(jì)，這種要求恐怕無(wú)論如何都是屬于過(guò)分的，除非是一個(gè)很小的企業(yè)，本來(lái)就沒(méi)有多大的業(yè)務(wù)量。ERP的庫(kù)存管理顯然將徹底改變這種情況，在絕大多數(shù)情況下，倉(cāng)庫(kù)管理人員將不再需要手工填制各種出入庫(kù)單，即便是在計(jì)算機(jī)中輸入各種出入庫(kù)單，也只需輸入極少的數(shù)據(jù)。采購(gòu)入庫(kù)單可以由采購(gòu)訂單直接生成，銷售出庫(kù)單可以由銷售管理產(chǎn)生的發(fā)貨單直接生成。在沒(méi)有上ERP2之前，關(guān)系到生產(chǎn)的領(lǐng)料和產(chǎn)成品入庫(kù)是倉(cāng)庫(kù)管理人員還需要完整輸入計(jì)算機(jī)的出入庫(kù)單。但此時(shí)的輸入方式也要比手工管理狀態(tài)時(shí)要簡(jiǎn)單的多。

當(dāng)然，ERP庫(kù)存管理絕不僅僅是為了解決手工管理低效率的輸入問(wèn)題，它的意義在于可以隨時(shí)方便地盤清庫(kù)存這本賬。為企業(yè)算細(xì)賬提供可靠而完備的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。ERP中的庫(kù)存數(shù)據(jù)的完備性表現(xiàn)在它與銷售和采購(gòu)以至于今后實(shí)施ERP2的生產(chǎn)都是密切關(guān)聯(lián)的，前面已經(jīng)提到出入庫(kù)單都是根據(jù)采購(gòu)訂單和銷售訂單生成的，實(shí)施ERP2以后，領(lǐng)料和產(chǎn)成品的出入庫(kù)單都可以根據(jù)生成訂單生成。所以，在ERP中，企業(yè)管理中的銷售、生產(chǎn)、采購(gòu)這三大任務(wù)驅(qū)動(dòng)物流的事實(shí)真相，在庫(kù)存管理中反映的淋漓盡致。此時(shí)要從這樣的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)中得到一些分析報(bào)告還會(huì)很困難嗎？對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，只要認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，相信庫(kù)存管理一定能給您帶來(lái)一種撥開(kāi)云霧見(jiàn)青天的感覺(jué)。

3.采購(gòu)管理

采購(gòu)是企業(yè)資金流出的最大出口，如果企業(yè)要對(duì)資金和生產(chǎn)費(fèi)用采取一些控制措施，往往首當(dāng)其沖的一定是采購(gòu)，但又苦于沒(méi)有一個(gè)很好的理由，盡管很想從巨大的采購(gòu)資金占用中擠壓出些挪作他用，結(jié)果根本就無(wú)從下手。這是在手工管理狀態(tài)下，常常會(huì)面臨的窘境，原因就在于心中無(wú)數(shù)。在此時(shí)，如果您實(shí)施了ERP1的采購(gòu)管理，或許遇到這種窘境的機(jī)會(huì)就會(huì)少了。

從賬面上來(lái)看，庫(kù)存的原輔材料占用著很大的資金，但同時(shí)采購(gòu)的資金申請(qǐng)報(bào)告還在等待著需要審批。造成這種狀況是由于無(wú)法清楚了解成千上萬(wàn)種物料的實(shí)際可用量，實(shí)施ERP的采購(gòu)管理，它采用的管理方法是用采購(gòu)訂單的方式來(lái)確定采購(gòu)任務(wù)，對(duì)于采購(gòu)訂單中所列的每一種物料，都可以直接在采購(gòu)訂單中就進(jìn)行實(shí)際可用量的查詢，可以最大程度地減少重復(fù)采購(gòu)情況的發(fā)生，這在手工管理狀態(tài)下是難以做到的。還是那句話，除非是一個(gè)規(guī)模較小的企業(yè)，假如真是如此，或許這個(gè)企業(yè)本來(lái)就不需要ERP。關(guān)于采購(gòu)訂單的應(yīng)用方式與銷售訂單也是基本類似的，它同樣是采購(gòu)管理內(nèi)容的核心。

ERP采購(gòu)管理的另外一個(gè)突出的特點(diǎn)體現(xiàn)在對(duì)供應(yīng)商的管理上。對(duì)于采購(gòu)部門的每一個(gè)業(yè)務(wù)員來(lái)講，要向他們了解供應(yīng)商的情況肯定是沒(méi)有問(wèn)題的，一般他們對(duì)供應(yīng)商的各種情況都能倒背如流，原因在于業(yè)務(wù)員所接觸的供應(yīng)商是少數(shù)供應(yīng)商，在幾百個(gè)供應(yīng)商中，每個(gè)具體的業(yè)務(wù)員通常都只是固定與某幾個(gè)打交道，情況熟悉是肯定的。盡管不可否定人在交易過(guò)程中的決定作用，但如果能將供應(yīng)商的信息進(jìn)行共享，那將是給企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)又加上了一個(gè)保險(xiǎn)，避免了一些供應(yīng)商變化和業(yè)務(wù)人員調(diào)離可能給企業(yè)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)然最重要的是變?nèi)藶楣芾頌樾畔⒒o助的制度管理。完備的供應(yīng)商檔案和供應(yīng)商存貨對(duì)照檔案，將非常容易進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)中的尋價(jià)和比價(jià)。

4.財(cái)務(wù)管理

財(cái)務(wù)管理做為企業(yè)管理中最基礎(chǔ)的管理職能，承擔(dān)著對(duì)企業(yè)的物流運(yùn)作過(guò)程進(jìn)行價(jià)值評(píng)價(jià)的作用，企業(yè)的運(yùn)作目的就是為了獲取利潤(rùn)，利潤(rùn)一定是在物流運(yùn)作的過(guò)程中有了增值才會(huì)產(chǎn)生，如果沒(méi)有這種價(jià)值評(píng)價(jià)，企業(yè)管理將完全失去管理的目標(biāo)。

手工管理狀態(tài)下，財(cái)務(wù)管理基本上是依賴于財(cái)務(wù)報(bào)表，而財(cái)務(wù)報(bào)表的局限性在前面的問(wèn)題分析中已經(jīng)進(jìn)行了闡述。在ERP的財(cái)務(wù)管理中，財(cái)務(wù)報(bào)表的形式一點(diǎn)都沒(méi)有改變，因?yàn)楦揪筒辉试S改變。但財(cái)務(wù)管理卻有了巨大的改變，幾乎所有涉及到業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始單據(jù)，都可以自動(dòng)生成財(cái)務(wù)記賬憑證，這一方面極大地減少了財(cái)務(wù)人員的工作量，同時(shí)這些憑證還能自動(dòng)記入各種賬簿，又最大限度地減少了手工登賬可能會(huì)發(fā)生的錯(cuò)誤。當(dāng)然，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止如此，這種自動(dòng)做憑證和登賬的高效率最有意義的方面是實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的實(shí)時(shí)管理，即只要有業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生，立即就能反應(yīng)到財(cái)務(wù)中去，這就是所謂的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)同步管理。這種方式使得企業(yè)天天都可以做財(cái)務(wù)報(bào)表(當(dāng)然時(shí)間上與通常的財(cái)務(wù)報(bào)表是不一致的)，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的監(jiān)控。

當(dāng)財(cái)務(wù)人員從繁瑣的四則運(yùn)算匯總統(tǒng)計(jì)中解放出來(lái)時(shí)，他們完全可以將精力放在對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)進(jìn)行分析評(píng)價(jià)的管理會(huì)計(jì)中來(lái)。制定標(biāo)準(zhǔn)成本進(jìn)行成本控制，制定每一個(gè)品種的變動(dòng)成本以便于進(jìn)行產(chǎn)品定價(jià)指導(dǎo)，整理企業(yè)的各種考核指標(biāo)，根據(jù)信息化財(cái)務(wù)管理能夠提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為企業(yè)經(jīng)營(yíng)者出謀劃策，制定預(yù)算指標(biāo)體系，為企業(yè)進(jìn)一步精細(xì)化管理打下良好的基礎(chǔ)等等。由于ERP的財(cái)務(wù)管理使得整個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)工作效率徹底改變，或許對(duì)財(cái)務(wù)管理的影響是最為直接的。因?yàn)樵谒械墓芾順I(yè)務(wù)中，就數(shù)財(cái)務(wù)管理的計(jì)算匯總統(tǒng)計(jì)工作量最大，所以使得應(yīng)用計(jì)算機(jī)于管理的ERP在財(cái)務(wù)管理中顯示了最為明顯的效用，加之財(cái)務(wù)管理本身在管理企業(yè)中的重要性，這就致使ERP的實(shí)施似乎只能從財(cái)務(wù)開(kāi)始。因此，現(xiàn)實(shí)中絕大多數(shù)企業(yè)在實(shí)施ERP時(shí)都自覺(jué)或不自覺(jué)地將財(cái)務(wù)管理放在首位。事實(shí)確實(shí)如此，如果不先實(shí)施財(cái)務(wù)管理，那么做的再好的業(yè)務(wù)管理，也不能將結(jié)果反應(yīng)到財(cái)務(wù)指標(biāo)上來(lái)，對(duì)企業(yè)管理的作用又何在呢？沒(méi)有一個(gè)高效的價(jià)值評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，銷售、生產(chǎn)、采購(gòu)的所有活動(dòng)不能及時(shí)地映射到收入和費(fèi)用上，又怎么能夠及時(shí)知道企業(yè)的終極目標(biāo)利潤(rùn)完成的如何呢？當(dāng)然，也不可否認(rèn)，在沒(méi)有實(shí)施銷售采購(gòu)庫(kù)存業(yè)務(wù)管理時(shí)，財(cái)務(wù)是不能有如此高的效率自動(dòng)根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)生成記賬憑證的，但這并不足以否定財(cái)務(wù)在ERP實(shí)施中的首要地位。

5.ERP1可選管理內(nèi)容

前面介紹的是ERP1的核心應(yīng)用內(nèi)容，是企業(yè)實(shí)施ERP第一步要完成的最基礎(chǔ)的應(yīng)用。當(dāng)這些基礎(chǔ)應(yīng)用完成時(shí)，企業(yè)已經(jīng)完成了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的同步管理。此時(shí)，可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要選擇一些其他管理模塊的應(yīng)用來(lái)擴(kuò)大企業(yè)的應(yīng)用成果。在ERP1核心應(yīng)用的基礎(chǔ)上可供選擇的管理內(nèi)容分為兩大類：一類稱為擴(kuò)展應(yīng)用；另一類稱為增值應(yīng)用。

6.擴(kuò)展應(yīng)用

如圖3-3所示。擴(kuò)展應(yīng)用主要是能使已經(jīng)實(shí)施的ERP1盡量擴(kuò)大應(yīng)用范圍。在ERP1實(shí)施的基礎(chǔ)上能夠選擇的擴(kuò)展應(yīng)用內(nèi)容有下列幾項(xiàng)。

●售前分析：通過(guò)可用量(ATP)運(yùn)算實(shí)現(xiàn)售前對(duì)可交付產(chǎn)品數(shù)量的確認(rèn)；

●合同管理：實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商和客戶合同進(jìn)行全程管理；

●客戶關(guān)系管理：實(shí)現(xiàn)從售前、售中跟進(jìn)到售后交付的全過(guò)程客戶管理；

●網(wǎng)上銀行：幫助企業(yè)出納足不出戶即可享受工行、建行、招行等16家國(guó)內(nèi)主流銀行的網(wǎng)上銀行自動(dòng)對(duì)賬；

●網(wǎng)上報(bào)銷：方便快捷處理企業(yè)內(nèi)部員工日常借款、報(bào)銷業(yè)務(wù)，以及在報(bào)銷時(shí)的費(fèi)用控制；

●人力資源管理：實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、便捷的*、合同、薪資等管理，為企業(yè)建立標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的人力資源工作平臺(tái)，極大地提高辦事效率；

●辦公自動(dòng)化：為企業(yè)規(guī)范辦公流程，實(shí)現(xiàn)及時(shí)溝通與協(xié)同辦公，保障企業(yè)制度的高效執(zhí)行。

圖3-3ERP1的擴(kuò)展應(yīng)用

7.增值應(yīng)用模塊

如圖3-4所示。增值應(yīng)用是在不影響核心應(yīng)用的基礎(chǔ)上，充分利用已經(jīng)實(shí)施的ERP1中的數(shù)據(jù)，為企業(yè)增加ERP的使用價(jià)值。能夠選擇的增值應(yīng)用內(nèi)容有下列幾項(xiàng)。

圖3-4ERP1的增值應(yīng)用

●管理駕駛艙：管理駕駛艙顧名思義就是企業(yè)管理的控制室，在用友ERP軟件里，管理駕駛艙用于綜合提取ERP中的各種數(shù)據(jù)，通過(guò)這些數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)洞察企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀態(tài)。它同時(shí)也具備對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，指導(dǎo)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的管理職能。它是企業(yè)經(jīng)營(yíng)者利用ERP掌控企業(yè)的有力工具。

●成本管理：提供成本預(yù)測(cè)、成本核算、成本分析等功能，幫助企業(yè)解決同產(chǎn)品跨部門生產(chǎn)的成本費(fèi)用歸集，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)單產(chǎn)品核算成本，實(shí)現(xiàn)更加精細(xì)的成本管理。

●預(yù)算管理：在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)同步管理的基礎(chǔ)上，應(yīng)用預(yù)算管理，真正幫助企業(yè)把制定的預(yù)算目標(biāo)落實(shí)到日常業(yè)務(wù)執(zhí)行中，通過(guò)預(yù)算有效控制企業(yè)經(jīng)營(yíng)。

●資金管理：根據(jù)應(yīng)收、應(yīng)付與現(xiàn)金的運(yùn)行狀態(tài)，做出資金預(yù)測(cè)，制定資金使用計(jì)劃，幫助企業(yè)隨時(shí)掌握企業(yè)未來(lái)的資金流向、流量和盈缺情況，防患于未然。

3.2.2ERP1的應(yīng)用流程

ERP1的管理內(nèi)容介紹讓讀者了解了ERP1具體包含哪些改善管理的內(nèi)容。但是企業(yè)管理的任何職能都是按照一定的邏輯規(guī)則來(lái)履行的，同樣ERP軟件必須要滿足這樣的邏輯規(guī)則才能為企業(yè)管理所用。所以認(rèn)識(shí)ERP軟件，除了其能夠具有的管理內(nèi)容之外，還必須知道這些管理內(nèi)容的應(yīng)用流程。當(dāng)然，在ERP軟件中，應(yīng)用流程也不是絕對(duì)不能改變的。一般而言，軟件供應(yīng)商通常都是根據(jù)企業(yè)對(duì)一類業(yè)務(wù)的處理邏輯設(shè)計(jì)應(yīng)用流程的，盡管每一項(xiàng)管理內(nèi)容僅僅是這種應(yīng)用邏輯上的一個(gè)環(huán)節(jié)，但無(wú)論什么樣的流程經(jīng)過(guò)細(xì)分的結(jié)果，最終肯定落實(shí)到一個(gè)底層的軟件功能模塊中。所以，從這個(gè)意義上講，流程幫助人們認(rèn)識(shí)ERP產(chǎn)品的應(yīng)用方式，最終真正認(rèn)識(shí)每一個(gè)功能模塊的作用。而真正認(rèn)識(shí)了模塊的作用之后，或許能夠用這些模塊組成新的流程，完成企業(yè)所需的管理內(nèi)容，只要這個(gè)流程是企業(yè)管理進(jìn)步需要的。

ERP1是企業(yè)實(shí)施信息化管理的第一步，但這并不就意味著ERP1只有很簡(jiǎn)單的應(yīng)用流程，在3.2.1節(jié)里介紹了ERP1的管理內(nèi)容，其實(shí)并沒(méi)有涉及到軟件中的模塊，要知道哪怕在僅僅是ERP1的管理內(nèi)容范圍內(nèi)，其底層模塊數(shù)也有數(shù)千種，而設(shè)計(jì)出這些模塊的應(yīng)用流程數(shù)也是一個(gè)龐大的數(shù)字。所以ERP1同樣是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，只不過(guò)在實(shí)施ERP時(shí)，先集中實(shí)施ERP1要相對(duì)簡(jiǎn)單的多。本節(jié)也是從對(duì)ERP1的基本理解出發(fā)，僅介紹幾個(gè)最基本的流程。圖3-5首先給出基于ERP1管理內(nèi)容的應(yīng)用主流程。

圖3-5ERP1管理內(nèi)容的應(yīng)用主流程

該ERP1主流程反映的基本上是一級(jí)模塊構(gòu)成的應(yīng)用流程，圖中模塊之間的連線所反映的關(guān)聯(lián)關(guān)系基本上是對(duì)應(yīng)企業(yè)中部門之間的關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)，這種部門間的流程在各種類型的企業(yè)中幾乎都是一樣的。甚至流通類企業(yè)與生產(chǎn)類企業(yè)都沒(méi)有太大的區(qū)別。圖中列出了ERP1實(shí)施涉及到的部門和主管，也列出了在ERP1的基礎(chǔ)上可選擇的擴(kuò)展應(yīng)用和增值應(yīng)用。

本節(jié)以下的內(nèi)容將分別介紹銷售、庫(kù)存、采購(gòu)、財(cái)務(wù)的基本應(yīng)用流程。

1.銷售管理應(yīng)用流程

銷售管理應(yīng)用基本流程如圖3-6所示。

圖3-6銷售管理應(yīng)用基本流程

這是系統(tǒng)中處理普通銷售業(yè)務(wù)的一個(gè)流程，該流程核心在于銷售訂單，它承載了銷售任務(wù)下達(dá)、銷售任務(wù)執(zhí)行、銷售結(jié)果統(tǒng)計(jì)的管理功能。銷售訂單生成(銷售任務(wù)下達(dá))的方式有三種：其一為通過(guò)銷售報(bào)價(jià)直接生成銷售訂單，這種方式一般是給客戶發(fā)送報(bào)價(jià)單，根據(jù)客戶確認(rèn)的報(bào)價(jià)單直接自動(dòng)生成銷售訂單；其二為根據(jù)與客戶簽訂的銷售合同，在有合同管理模塊的情況下，要登記合同，此時(shí)可以根據(jù)合同內(nèi)容自動(dòng)生成銷售訂單；其三為直接手工編制銷售訂單。企業(yè)銷售人員可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況選用任何一種方式，或者幾種方式同時(shí)使用。銷售訂單經(jīng)過(guò)審批后就正式下達(dá)了銷售任務(wù)。此時(shí)，就可以根據(jù)銷售訂單發(fā)貨，發(fā)貨后進(jìn)行銷售出庫(kù)確認(rèn)，有銷售出庫(kù)單記錄。根據(jù)銷售出庫(kù)單就可以進(jìn)行銷售開(kāi)票、應(yīng)收單據(jù)審核、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)等操作。根據(jù)所開(kāi)發(fā)票即可進(jìn)行收款操作。另外，可以隨時(shí)查詢銷售訂單執(zhí)行情況，一旦銷售訂單執(zhí)行完畢，即可進(jìn)行銷售訂單關(guān)閉的操作。亦可根據(jù)銷售訂單執(zhí)行情況對(duì)客戶進(jìn)行貨款催交。

以上僅僅是一種簡(jiǎn)單的說(shuō)明，應(yīng)用中肯定要復(fù)雜一些。比如：銷售發(fā)貨中可以根據(jù)銷售訂單生成發(fā)貨單，也可以進(jìn)行批量處理，還可以手工填制發(fā)貨單；銷售訂單執(zhí)行統(tǒng)計(jì)查詢中，不僅僅可以查詢銷售訂單的執(zhí)行情況，同時(shí)還可以根據(jù)執(zhí)行情況進(jìn)行預(yù)警和報(bào)警，及早提醒企業(yè)，盡量避免造成損失。幾乎每一個(gè)模塊都有許多可變通的內(nèi)容，這里就不作介紹了。

2.庫(kù)存統(tǒng)計(jì)分析應(yīng)用流程

庫(kù)存統(tǒng)計(jì)分析應(yīng)用流程如圖3-7所示。

圖3-7庫(kù)存統(tǒng)計(jì)分析應(yīng)用流程

庫(kù)存管理的主要流程應(yīng)該是以出入庫(kù)業(yè)務(wù)和調(diào)撥業(yè)務(wù)為主，但由于入庫(kù)流程與采購(gòu)流程密切關(guān)聯(lián)，材料領(lǐng)用和產(chǎn)品入庫(kù)則與生產(chǎn)管理密切關(guān)聯(lián)，而產(chǎn)成品出庫(kù)是與銷售管理密切關(guān)聯(lián)。所以，這些主要業(yè)務(wù)會(huì)在相互關(guān)聯(lián)較密切的各管理流程中分別出現(xiàn)，由于本書并不是產(chǎn)品手冊(cè)，所以就不一一列舉了。這里給出的庫(kù)存統(tǒng)計(jì)分析流程，力圖使讀者了解ERP是如何做統(tǒng)計(jì)分析的。首先，所有物品的出入庫(kù)操作都記錄在庫(kù)存賬中，根據(jù)出入庫(kù)物品的操作屬性，庫(kù)存賬分為現(xiàn)存量、流水賬、庫(kù)存臺(tái)賬、代管賬、委托代銷備查簿、不合格品備查簿、呆滯積壓備查簿、供應(yīng)商庫(kù)存、入庫(kù)跟蹤表等等。此外還有貨位卡片和貨位匯總表。這些是屬于基本的庫(kù)存數(shù)據(jù)，以這些數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，就可以進(jìn)行庫(kù)存統(tǒng)計(jì)，由于庫(kù)存賬是實(shí)時(shí)的，所以統(tǒng)計(jì)也可以是實(shí)時(shí)進(jìn)行的，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括庫(kù)存展望、業(yè)務(wù)類型匯總、存貨分布表、收發(fā)存匯總表和限額領(lǐng)料匯總表等等。同樣有了庫(kù)存賬這個(gè)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，也可以進(jìn)行一些庫(kù)存的分析，如安全庫(kù)存預(yù)警、呆滯積壓分析、短缺存貨查詢、超儲(chǔ)存貨查詢、庫(kù)齡分析、缺料表等等。在庫(kù)存賬基礎(chǔ)上進(jìn)行的庫(kù)存統(tǒng)計(jì)分析是控制庫(kù)存的有效方法，在手工管理狀態(tài)下，這些統(tǒng)計(jì)分析都是很難做出的。

3.采購(gòu)管理應(yīng)用流程

采購(gòu)管理的基本應(yīng)用流程如圖3-8所示。

圖3-8采購(gòu)管理的基本應(yīng)用流程

采購(gòu)管理的基本應(yīng)用流程同樣是以采購(gòu)訂單為核心的應(yīng)用操作。首先采購(gòu)訂單的產(chǎn)生方式有三種，其一為參照物料申請(qǐng)生成采購(gòu)訂單，這當(dāng)中又分為來(lái)自庫(kù)存管理本身的庫(kù)存物料申請(qǐng)，來(lái)自其他消耗物料的申請(qǐng)，來(lái)自生產(chǎn)物料需求計(jì)劃(MRP)的生成物料申請(qǐng)；其二為參照采購(gòu)合同生成采購(gòu)訂單；其三為手工編制采購(gòu)訂單。生成的采購(gòu)訂單經(jīng)過(guò)采購(gòu)主管審批后，進(jìn)入采購(gòu)到貨維護(hù)，貨物到達(dá)時(shí)則進(jìn)行采購(gòu)到貨檢驗(yàn)，檢驗(yàn)結(jié)果合格的則完成采購(gòu)入庫(kù)，若有不合格的則進(jìn)行采購(gòu)?fù)素浕蛘哌M(jìn)入不良品處理，不良品或許可以作為降級(jí)入庫(kù)。采購(gòu)入庫(kù)之后還需要進(jìn)行的操作有采購(gòu)付款、采購(gòu)結(jié)算，并可隨時(shí)查詢采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，對(duì)于已經(jīng)執(zhí)行完畢的訂單，要進(jìn)行采購(gòu)訂單關(guān)閉。該流程是一個(gè)規(guī)范的采購(gòu)流程，對(duì)于規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)管理，減少管理漏洞，應(yīng)該可以發(fā)揮積極作用。

4.財(cái)務(wù)管理應(yīng)用流程

財(cái)務(wù)管理的基本應(yīng)用流程如圖3-9所示。

圖3-9財(cái)務(wù)管理的基本應(yīng)用流程

財(cái)務(wù)管理的最根本任務(wù)就是對(duì)企業(yè)的所有管理操作進(jìn)行價(jià)值評(píng)價(jià)，這種評(píng)價(jià)過(guò)程是通過(guò)對(duì)企業(yè)擁有的各種資源的核算來(lái)進(jìn)行的。企業(yè)所擁有的資源可歸結(jié)為人財(cái)物，在上述流程中，薪資福利管理就是對(duì)“人”這個(gè)資源進(jìn)行的核算，現(xiàn)金收支與銀行對(duì)賬、應(yīng)收管理、應(yīng)付管理就是對(duì)“財(cái)”這個(gè)資源進(jìn)行的核算，而固定資產(chǎn)、存貨核算、跌價(jià)準(zhǔn)備就是對(duì)“物”這類資源進(jìn)行的核算。對(duì)這些資源進(jìn)行核算的記錄就是憑證處理，對(duì)憑證的分類處理就形成各種賬表查詢。最終評(píng)價(jià)結(jié)果就是財(cái)務(wù)報(bào)表、現(xiàn)金流量表。除此之外，還可以對(duì)這些記錄結(jié)果進(jìn)行一些特殊的分析，那就是財(cái)務(wù)分析。信息化的財(cái)務(wù)管理與手工管理的最大區(qū)別在于天天都有評(píng)價(jià)結(jié)果，而不是期末才有結(jié)果，這就是實(shí)時(shí)管理，實(shí)時(shí)管理使得財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)同步。3.2.3實(shí)施ERP1的基礎(chǔ)設(shè)置

企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化工作，是應(yīng)用ERP的基礎(chǔ)，當(dāng)然也是實(shí)施ERP1的基礎(chǔ)。因?yàn)镋RP是以計(jì)算機(jī)做為工具的，要使得計(jì)算機(jī)能夠幫助管理者進(jìn)行管理，首先要解決計(jì)算機(jī)對(duì)管理對(duì)象的識(shí)別問(wèn)題。計(jì)算機(jī)對(duì)管理對(duì)象的識(shí)別只能是通過(guò)代碼來(lái)識(shí)別，所以標(biāo)準(zhǔn)化工作的核心是建立企業(yè)所有管理對(duì)象的標(biāo)準(zhǔn)編碼。在企業(yè)實(shí)施ERP1時(shí)，首先遇到的問(wèn)題就是進(jìn)行應(yīng)用基礎(chǔ)設(shè)置。此時(shí)，就是將企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作的結(jié)果用到應(yīng)用基礎(chǔ)設(shè)置上。ERP1的應(yīng)用基礎(chǔ)設(shè)置要求是多方面的，這里只列舉一些關(guān)鍵的應(yīng)用基礎(chǔ)設(shè)置。

1.存貨

存貨是指企業(yè)的所有物品，包括原料、材料、輔料、包裝物、在制品、半成品、產(chǎn)成品、低值易耗品、備品備件等等。存貨主要用于設(shè)置企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中使用到的各種物品的信息，以便于對(duì)這些物品進(jìn)行資料管理、實(shí)物管理和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析。需要設(shè)置的主要內(nèi)容有：存貨編碼、存貨代碼、存貨名稱、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位組、主計(jì)量單位、系統(tǒng)默認(rèn)單位等等。所設(shè)置內(nèi)容在以后系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)就會(huì)自動(dòng)引用。

2.供應(yīng)商與客戶

建立供應(yīng)商檔案主要是為企業(yè)的采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、應(yīng)付賬管理服務(wù)的。同理，設(shè)置往來(lái)客戶的檔案信息，以便于對(duì)客戶資料管理和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入、統(tǒng)計(jì)、分析。需要設(shè)置的內(nèi)容，供應(yīng)商與客戶類似，現(xiàn)以客戶為例，主要有：客戶編碼、客戶名稱、客戶簡(jiǎn)稱、所屬分類、所屬地區(qū)碼、所屬行業(yè)、稅號(hào)、法人代表、開(kāi)戶銀行、銀行賬號(hào)等。

3.部門

部門是指企業(yè)下轄的具有分別進(jìn)行財(cái)務(wù)核算或業(yè)務(wù)管理要求的單元體，可以是實(shí)際中的部門機(jī)構(gòu)，也可以是虛擬的核算單元。通常如辦公室、車間、銷售部、供應(yīng)部等等。需要設(shè)置的內(nèi)容有：部門名稱、負(fù)責(zé)人、電話、地址、部門屬性、上級(jí)部門、傳真等。

4.人員

企業(yè)各職能部門中需要進(jìn)行核算和業(yè)務(wù)管理的職員信息，必須先設(shè)置好部門檔案才能在這些部門下設(shè)置相應(yīng)的職員檔案。需要設(shè)置的內(nèi)容有：人員編號(hào)、性別、行政部門名稱、人員屬性、人員類別、銀行賬號(hào)、照片、年齡、職稱等。

5.倉(cāng)庫(kù)

存貨一般是用倉(cāng)庫(kù)來(lái)保管的，對(duì)存貨進(jìn)行核算管理，首先應(yīng)對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行管理，因此進(jìn)行倉(cāng)庫(kù)設(shè)置也是信息化管理系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作之一。需要設(shè)置的內(nèi)容有：倉(cāng)庫(kù)編碼、倉(cāng)庫(kù)名稱、所屬部門、倉(cāng)庫(kù)地址、電話、負(fù)責(zé)人、計(jì)價(jià)方式、是否貨位管理、倉(cāng)庫(kù)屬性等等。

3.2.4同步管理應(yīng)用分析

前面對(duì)ERP1的主要管理內(nèi)容和應(yīng)用流程都作了介紹，但是讀者不難發(fā)現(xiàn)，在這些介紹中都是以一個(gè)管理職能為基礎(chǔ)展開(kāi)的。但是，真正體現(xiàn)ERP對(duì)于管理促進(jìn)的特征是信息共享，幾乎任何一個(gè)供應(yīng)商在對(duì)企業(yè)進(jìn)行ERP產(chǎn)品講解時(shí)都會(huì)談到如何消除信息孤島實(shí)現(xiàn)信息共享，在財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)之間真正實(shí)現(xiàn)了信息共享，也就達(dá)到了財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的同步管理。所以本節(jié)內(nèi)容就是想通過(guò)進(jìn)一步分析ERP1中的各種管理內(nèi)容的關(guān)聯(lián)應(yīng)用，一方面對(duì)信息共享進(jìn)行一些解析，另外一方面也再次證明ERP1做為實(shí)施ERP的第一步所具有的合理性。由于任何ERP產(chǎn)品都是十分龐大的，就像不可能將所有流程都進(jìn)行一一介紹一樣，也不可能將所有關(guān)聯(lián)的信息共享應(yīng)用進(jìn)行介紹。在ERP1的范圍內(nèi)同樣如此，所以這里選擇一些最能表明財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)同步管理的關(guān)聯(lián)應(yīng)用來(lái)進(jìn)行解析。

1.銷售業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的同步管理

在沒(méi)有進(jìn)行信息化管理的企業(yè)中，所有業(yè)務(wù)管理之間的聯(lián)系都是要通過(guò)各種單據(jù)的傳遞來(lái)實(shí)現(xiàn)的，這些單據(jù)是一種依據(jù)、一種證據(jù)、一種責(zé)任。為了這種依據(jù)、證據(jù)和責(zé)任，手工管理不得不呈現(xiàn)出一種低效率，這種低效率就是在對(duì)這些單據(jù)的等待、核實(shí)、匯總、分類、統(tǒng)計(jì)中形成的。所有的企業(yè)管理操作中不能沒(méi)有依據(jù)、證據(jù)、責(zé)任，所以，這種低效率就是不得已而為之，是一種必然的結(jié)果。

在此，在ERP1的應(yīng)用程度范圍內(nèi)，分析銷售管理、庫(kù)存管理、財(cái)務(wù)管理三者之間是如何實(shí)現(xiàn)信息共享，從而達(dá)到銷售業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的同步管理。

首先在銷售管理中其銷售業(yè)務(wù)是從銷售訂單開(kāi)始的，這里再重申一點(diǎn)，銷售訂單是ERP特有的概念，它與企業(yè)內(nèi)的銷售合同是完全不同的，它是ERP為了適合計(jì)算機(jī)應(yīng)用而創(chuàng)立的一種形式。在企業(yè)的銷售管理中，一旦與客戶簽訂了銷售合同，就相當(dāng)于是確立了一項(xiàng)銷售任務(wù)，當(dāng)然銷售合同的形式可以是多種多樣的，對(duì)于老客戶或許僅僅是一個(gè)電話或傳真的確認(rèn)。不管它的形式是什么，總之是確認(rèn)了一項(xiàng)銷售任務(wù)。此時(shí)，在ERP的銷售管理方式中，就是要將這項(xiàng)銷售任務(wù)錄入到銷售訂單之中，銷售主管可以對(duì)這張銷售訂單進(jìn)行審核，一旦審核完成，也就相當(dāng)于確定了一種銷售任務(wù)的依據(jù)、證據(jù)、責(zé)任。銷售訂單與合同的區(qū)別在于合同是企業(yè)與客戶之間的一種交易的約定，而銷售訂單是企業(yè)內(nèi)部的一種銷售任務(wù)全過(guò)程的記錄，包括任務(wù)下達(dá)、執(zhí)行和完成結(jié)果。如果每個(gè)銷售合同就是一項(xiàng)銷售任務(wù)的話，那么銷售訂單可以由銷售合同自動(dòng)產(chǎn)生。但是，銷售管理中可以是幾個(gè)銷售合同構(gòu)成一項(xiàng)銷售任務(wù)，此時(shí)一個(gè)銷售訂單對(duì)應(yīng)著幾個(gè)銷售合同。也可能一個(gè)銷售合同會(huì)派生出若干項(xiàng)銷售任務(wù)，此時(shí)，一個(gè)銷售合同對(duì)應(yīng)著幾個(gè)銷售訂單。

在ERP中，一旦銷售訂單經(jīng)過(guò)了審核，就相當(dāng)于確定了一項(xiàng)銷售任務(wù)，此時(shí)的信息共享體現(xiàn)在，所有與該項(xiàng)銷售任務(wù)相關(guān)的部門和人員都看到這張銷售訂單，當(dāng)然，信息共享絕對(duì)不是僅僅看一看，重要的是能夠充分利用才是共享。

●銷售部門本身可以用銷售訂單直接產(chǎn)生發(fā)貨單，而無(wú)須再重新填制發(fā)貨單。

●庫(kù)存管理可以根據(jù)發(fā)貨單直接生成銷售出庫(kù)單，無(wú)須重新填制銷售出庫(kù)單。

●核算存貨時(shí)可以直接根據(jù)銷售出庫(kù)單產(chǎn)生記賬憑證，無(wú)須重新再做憑證。

●銷售發(fā)票開(kāi)出時(shí)，可直接取用銷售訂單中的客戶、品名、數(shù)量、價(jià)格。

●可以根據(jù)銷售發(fā)票自動(dòng)產(chǎn)生記賬憑證。

在ERP的財(cái)務(wù)管理中，由于財(cái)務(wù)根據(jù)記賬憑證進(jìn)行記賬的過(guò)程也是自動(dòng)完成的，所以銷售出庫(kù)自動(dòng)產(chǎn)生的記賬憑證也會(huì)自動(dòng)記入相應(yīng)的賬簿，這個(gè)過(guò)程可以是實(shí)時(shí)的，此外，對(duì)于銷售業(yè)務(wù)而言，所開(kāi)發(fā)票同樣可以用生成憑證的功能來(lái)自動(dòng)生成憑證。由于生成憑證的時(shí)間可以是任意的，且可以一張單據(jù)生成一張憑證，也可以多張單據(jù)生成一張憑證，所以可以做到實(shí)時(shí)管理。即任何時(shí)候只要發(fā)生了銷售業(yè)務(wù)，隨時(shí)都能直接反映到財(cái)務(wù)賬簿中。這在手工管理狀態(tài)下是不能夠做到的。這就是銷售業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)同步管理的含義。這種同步管理，徹底改變了財(cái)務(wù)事后記賬的傳統(tǒng)方式，使財(cái)務(wù)能夠發(fā)揮對(duì)業(yè)務(wù)的監(jiān)控職能，使得管理者隨時(shí)都能從企業(yè)效益的角度了解業(yè)務(wù)的進(jìn)展。同步管理的另外一個(gè)意義在于，由于憑證的生成是實(shí)時(shí)自動(dòng)的，所以憑證的記錄是細(xì)致而精準(zhǔn)的，在系統(tǒng)中完全可以由憑證追溯到業(yè)務(wù)上，即可以由記賬憑證追溯到銷售訂單，這在管理上體現(xiàn)為可以由管理指標(biāo)的變化，追查到發(fā)生這些變化的原因。

當(dāng)然，銷售信息的共享絕不只是在已經(jīng)闡述的這些內(nèi)容上。盡管不能一一列舉，但有一點(diǎn)是必須要指出的，那就是當(dāng)企業(yè)下一步實(shí)施ERP2以后，銷售訂單的共享在生產(chǎn)計(jì)劃管理中是更加重要了，它是生產(chǎn)計(jì)劃的依據(jù)、證據(jù)、責(zé)任。

2.采購(gòu)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)同步管理

采購(gòu)業(yè)務(wù)與銷售業(yè)務(wù)一樣可以做到與財(cái)務(wù)管理同步。采購(gòu)管理同樣是以采購(gòu)訂單為核心達(dá)到各相關(guān)部門間實(shí)現(xiàn)信息共享。采購(gòu)任務(wù)的下達(dá)反映在采購(gòu)訂單之中，采購(gòu)任務(wù)的執(zhí)行情況都可以圍繞采購(gòu)訂單通過(guò)信息共享完整記錄下來(lái)。采購(gòu)訂單與銷售訂單類似，也是ERP中特有的一種用來(lái)進(jìn)行采購(gòu)管理的形式。

一旦采購(gòu)訂單通過(guò)審批，就意味著采購(gòu)任務(wù)已經(jīng)明確，此時(shí)所有各相關(guān)部門都可以看到采購(gòu)訂單，并且可以直接引用采購(gòu)訂單中的數(shù)據(jù)，諸如供應(yīng)商、品名、數(shù)量、價(jià)格等等。

●可以通過(guò)采購(gòu)訂單直接生成到貨單。

●可以通過(guò)采購(gòu)到貨單直接生成采購(gòu)入庫(kù)單。

●可以根據(jù)采購(gòu)訂單直接生成采購(gòu)發(fā)票。

●可以根據(jù)采購(gòu)入庫(kù)單直接生成記賬憑證。

●可以根據(jù)采購(gòu)發(fā)票直接產(chǎn)生記賬憑證。

這樣的一些信息共享在手工管理狀態(tài)下都是不能夠做到的，這是ERP能夠提高管理工作效率的原因所在。同樣其真正提高管理水平的地方仍然是實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的同步管理，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的監(jiān)控。

3.精準(zhǔn)的庫(kù)存可用量共享

由于庫(kù)存管理是整個(gè)企業(yè)物流狀況集中表現(xiàn)的地方，所以庫(kù)存管理中的信息與其他各管理業(yè)務(wù)共享就顯得尤為突出，在此以庫(kù)存物品的可用量為例，來(lái)說(shuō)明庫(kù)存管理與其他管理業(yè)務(wù)之間的信息共享關(guān)聯(lián)應(yīng)用。如圖3-10所示。

圖3-10庫(kù)存管理與其他管理業(yè)務(wù)之間的信息共享關(guān)聯(lián)應(yīng)用

一般在ERP軟件中，都會(huì)有類似讓ERP用戶自己定義企業(yè)的可用量的公式設(shè)置。

可用量與四個(gè)因素相關(guān)，即現(xiàn)存量、凍結(jié)量、預(yù)計(jì)入庫(kù)量、預(yù)計(jì)出庫(kù)量。其中現(xiàn)存量和凍結(jié)量是一種固定狀態(tài)，而預(yù)計(jì)入庫(kù)量和預(yù)計(jì)出庫(kù)量則是根據(jù)不同企業(yè)的管理要求自己進(jìn)行選擇設(shè)置。如果選擇了出入庫(kù)時(shí)都要做可用量檢查，則在出入庫(kù)的操作中就會(huì)自動(dòng)給予提示和警示。顯然這種庫(kù)存管理的精確性在手工狀態(tài)下是無(wú)法做到的。

該可用量用于銷售管理業(yè)務(wù)時(shí)，用來(lái)檢查是否可以立即進(jìn)行交貨，因?yàn)閷?duì)于銷售管理而言，很多時(shí)候都會(huì)遇到需要馬上交貨的情況，當(dāng)這種情況發(fā)生時(shí)，往往意味著客戶將收入送到了企業(yè)，在這種情況下，如果不能交貨，對(duì)企業(yè)的機(jī)會(huì)損失是最大的。而如果盲目接單又交不了貨，則企業(yè)信譽(yù)又將受到較大的影響，再則如果因?yàn)榻涣素浂绊懙狡渌唵蔚陌磿r(shí)完成，這很可能是得不償失的，這種時(shí)候顯然最重要的事情就是知道一個(gè)準(zhǔn)確的可用量，從而做出正確的選擇。

該可用量用于采購(gòu)時(shí)，顯然能夠明顯地幫助采購(gòu)人員控制采購(gòu)數(shù)量，盡量避免重復(fù)或過(guò)剩采購(gòu)給企業(yè)帶來(lái)的負(fù)擔(dān)和浪費(fèi)。當(dāng)然對(duì)于采購(gòu)的指導(dǎo)意義最終要等ERP2實(shí)施以后，在生產(chǎn)計(jì)劃生成的過(guò)程中，對(duì)于采購(gòu)量的計(jì)算依據(jù)這個(gè)可用量來(lái)運(yùn)算，此時(shí)才是可用量最能體現(xiàn)出對(duì)采購(gòu)的作用之時(shí)。

此外從圖3-10中也可以看出，本身可用量的計(jì)算公式中就是考慮了采購(gòu)和銷售的因素的，銷售和采購(gòu)都是使得可用量在一個(gè)時(shí)間段中成為動(dòng)態(tài)數(shù)量的直接原因，這種動(dòng)態(tài)就是實(shí)時(shí)管理最現(xiàn)實(shí)的客觀要求，同時(shí)也是最能體現(xiàn)ERP優(yōu)越于手工的地方。

4.給財(cái)務(wù)管理帶來(lái)的變化

前面在介紹ERP1的管理內(nèi)容時(shí)闡述過(guò)一個(gè)觀點(diǎn)，那就是“由于ERP的財(cái)務(wù)管理使得整個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)工作效率徹底改變，或許給財(cái)務(wù)管理的影響是最為直接的。”但是，必須要清楚地看到，如果不實(shí)施ERP1，而僅僅是實(shí)施一個(gè)財(cái)務(wù)管理。那么，財(cái)務(wù)工作的效率是不會(huì)得到徹底改變的，此時(shí)的改變更多的是體現(xiàn)在一些四則運(yùn)算量的減少，其效率的提高是有限的，盡管手工管理已經(jīng)無(wú)法與之相比，然而信息化管理的優(yōu)越性則還遠(yuǎn)遠(yuǎn)未能體現(xiàn)。惟有實(shí)施ERP1之后，通過(guò)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息共享，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的同步管理，才是真正徹底改變了財(cái)務(wù)管理工作的效率，真正發(fā)揮出財(cái)務(wù)管理對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作的重要指導(dǎo)作用。

財(cái)務(wù)對(duì)于業(yè)務(wù)信息的共享表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

●可以根據(jù)出入庫(kù)單直接自動(dòng)產(chǎn)生記賬憑證，無(wú)須再輸入憑證；

●可以根據(jù)采購(gòu)和銷售發(fā)票直接自動(dòng)產(chǎn)生記賬憑證，無(wú)須再輸入憑證；

●可以同采購(gòu)管理共享供應(yīng)商信息，直接引用方便了應(yīng)付款的管理；

●可以同銷售管理共享客戶信息，直接引用方便了應(yīng)收款的管理；

●可以根據(jù)已經(jīng)有的記賬憑證追溯業(yè)務(wù)單據(jù)，極大減少了差錯(cuò)時(shí)間。

在這些信息共享的情況下，再加之記賬憑證可以自動(dòng)登入賬簿，財(cái)務(wù)報(bào)表可以根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式自動(dòng)產(chǎn)生，而標(biāo)準(zhǔn)格式可以由財(cái)務(wù)管理人員根據(jù)企業(yè)的實(shí)際應(yīng)用要求自己設(shè)置定義。這所有的一切最終達(dá)成了財(cái)務(wù)管理工作效率的徹底改變。

當(dāng)然，改進(jìn)是無(wú)止境的，ERP1雖然使得財(cái)務(wù)管理工作的效率有了實(shí)質(zhì)性的改變。但是隨著ERP2、ERP3的應(yīng)用深入，財(cái)務(wù)管理工作還將會(huì)進(jìn)一步展現(xiàn)其對(duì)于企業(yè)管理的重要性，特別是在成本、資金、預(yù)算管理當(dāng)中尤為顯著。

&3.3管理價(jià)值體現(xiàn)

作為實(shí)施ERP的第一步，當(dāng)企業(yè)實(shí)施完成ERP1后，將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)一些什么樣的價(jià)值呢？對(duì)價(jià)值的評(píng)價(jià)或許會(huì)有多種方法，看待ERP也會(huì)有各種視角，然而有一點(diǎn)是不可否認(rèn)的。那就是：ERP代表著目前最先進(jìn)的管理工具，它是科學(xué)管理之集大成。所以實(shí)施ERP1就意味著向最新的管理技術(shù)領(lǐng)域邁出了堅(jiān)實(shí)的一步。具體地，還有下面的分析。

3.3.1面臨的問(wèn)題得到解決

實(shí)施了ERP1以后，企業(yè)獲得了豐富的業(yè)務(wù)操作數(shù)據(jù)，并且有了非常方便地應(yīng)用這些數(shù)據(jù)的工具。嚴(yán)格地說(shuō)主要還是后者，因?yàn)樵谑止す芾頎顟B(tài)下，也有著豐富的業(yè)務(wù)操作數(shù)據(jù)，只不過(guò)這時(shí)的業(yè)務(wù)操作數(shù)據(jù)分散在成百上千種單據(jù)之中，管理較好的企業(yè)也只不過(guò)多有幾本臺(tái)賬。這些數(shù)據(jù)日積月累，即便規(guī)模不大的企業(yè)，一年的單據(jù)量也很容易達(dá)到百萬(wàn)這個(gè)數(shù)量級(jí)以上。此時(shí)，很難對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的處理，從而得到想要的信息。所以相當(dāng)數(shù)量的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人只能依據(jù)難懂的財(cái)務(wù)報(bào)表來(lái)掌握企業(yè)的運(yùn)作情況，而企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表本身又有著前述的局限性。ERP1的實(shí)施將徹底改變這種狀況，完全彌補(bǔ)了財(cái)務(wù)報(bào)表的局限性，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人得以從多個(gè)角度全面掌握企業(yè)情況，并且由于情況掌握的及時(shí)，甚至在計(jì)劃期中都隨時(shí)可以對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)操作進(jìn)行調(diào)整。

對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)操作進(jìn)行的調(diào)整，是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)狀況監(jiān)控的結(jié)果。ERP1提供的數(shù)據(jù)組織方式，是按照一定的邏輯進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的，這種邏輯將保證數(shù)據(jù)的出處是惟一的，而使用的部門則是多個(gè)部門共用同一個(gè)數(shù)據(jù)，這就是所謂的數(shù)據(jù)共享，這種方式使得企業(yè)主管們不僅僅能夠?qū)崟r(shí)了解本部門的運(yùn)作情況，而且也能很方便地知道其他部門的運(yùn)作情況，只要有相關(guān)的數(shù)據(jù)權(quán)限就行。ERP1帶來(lái)的管理方式改變中，最大的改變就是企業(yè)部門間溝通方式的改變，溝通變得更簡(jiǎn)單了，這是ERP能夠提高工作效率的最根本的原因。例如前述的銷售收入的分解查詢問(wèn)題，在ERP1里僅僅是一個(gè)對(duì)銷售訂單統(tǒng)計(jì)分析的功能。庫(kù)存對(duì)采購(gòu)的指導(dǎo)，只要使用可用量這個(gè)概念，不管有多少種庫(kù)存品，一樣會(huì)為采購(gòu)提供可用量查詢，指導(dǎo)采購(gòu)作業(yè)。

ERP1應(yīng)用后，解決企業(yè)面臨問(wèn)題的另一個(gè)重要方面，就是提供了財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的支持，系統(tǒng)完整的應(yīng)收應(yīng)付管理，使得銷售主管和采購(gòu)主管能夠胸有成竹地面對(duì)供應(yīng)商和客戶，這將會(huì)大大提高企業(yè)的信譽(yù)。存貨核算功能對(duì)庫(kù)存資產(chǎn)的精確核算，為倉(cāng)庫(kù)主管消除了后顧之憂，使其能將更多的精力放在如何合理利用有限的資源，管好庫(kù)存資產(chǎn)的問(wèn)題上。

毫無(wú)疑問(wèn)，ERP1使得管理者掌控企業(yè)的能力得到加強(qiáng)。管理者對(duì)企業(yè)的掌控將不再是僅僅依靠財(cái)務(wù)報(bào)表對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況的回顧，而是在計(jì)劃期內(nèi)隨時(shí)都可以了解經(jīng)營(yíng)狀況，并且根據(jù)情況可以對(duì)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)做出調(diào)整。只要他們?cè)敢猓瑤缀跏窃谌魏螘r(shí)候都可以了解到經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的每一個(gè)細(xì)節(jié)、每一個(gè)客戶、每一個(gè)供應(yīng)商、每一張訂單、每一項(xiàng)應(yīng)收應(yīng)付、每一種物料的可用量，在需要知道時(shí)都可以了然于胸。而假如他們沒(méi)有時(shí)間，他們要將全部精力貫注在涉及企業(yè)生死攸關(guān)的重大經(jīng)營(yíng)決策上，則盡可以只選擇那些他們認(rèn)為是關(guān)鍵經(jīng)營(yíng)要素的狀態(tài)進(jìn)行展示，只要其關(guān)鍵性就足以表明企業(yè)經(jīng)營(yíng)是否正常。

3.3.2對(duì)企業(yè)效益的貢獻(xiàn)

實(shí)施ERP1與通常實(shí)施ERP一樣都是一項(xiàng)投入，且一般不能直接計(jì)算出投資ERP給企業(yè)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益，盡管ERP1已經(jīng)將企業(yè)對(duì)ERP的整體投入分步而使其開(kāi)始投入變得較小了。然而，這畢竟是一項(xiàng)投資，相信每一個(gè)投資者仍然想知道ERP1實(shí)施后能給企業(yè)帶來(lái)什么效益。

在以往ERP應(yīng)用的文獻(xiàn)中，許多資料在談到ERP的實(shí)施效益時(shí)，都會(huì)列舉出一些數(shù)字。如降低庫(kù)存25％、交貨周期縮短30％、資金利潤(rùn)率提高10％等等一些所謂的硬指標(biāo)。當(dāng)然，并不能認(rèn)為這樣的說(shuō)法有什么錯(cuò)誤，但確實(shí)會(huì)感到有些證據(jù)不足，因?yàn)檫@些硬指標(biāo)的改變是多種經(jīng)營(yíng)因素造成的，在這些因素中，不可排除實(shí)施ERP這個(gè)提升管理的重要因素，但如果將這些硬指標(biāo)的變化全部歸結(jié)于ERP的應(yīng)用肯定是非常牽強(qiáng)的。反之，并不能肯定不實(shí)施ERP的企業(yè)就不會(huì)有這些指標(biāo)朝著好的方面發(fā)展。ERP始終只是一種管理工具，要使用這種新的工具，肯定要改變一些操作習(xí)慣。猶如今天的通訊工具從電話座機(jī)到傳真再到手機(jī)和EMAIL一樣。這是通訊工具不斷推陳出新，用戶也不斷改變習(xí)慣的過(guò)程。不使用手機(jī)和EMAIL肯定是落伍的，但不是一使用手機(jī)就什么問(wèn)題都解決了。使用是一回事，用得好是另一回事，用來(lái)賺錢能否如愿差異就更大了。管理工具好了，管理企業(yè)相對(duì)容易了，但能否讓企業(yè)真正減少費(fèi)用，提高利潤(rùn)，或許更多的還是經(jīng)營(yíng)層面的問(wèn)題，這應(yīng)該是實(shí)話實(shí)說(shuō)。

需要實(shí)話實(shí)說(shuō)的另外一個(gè)方面是，企業(yè)運(yùn)用了ERP1，就實(shí)現(xiàn)了相對(duì)的精細(xì)管理，天天都可以算細(xì)賬。這里不妨用家庭理財(cái)?shù)那闆r來(lái)做一個(gè)比較說(shuō)明：兩個(gè)家庭主婦都在操持家務(wù)，假設(shè)這兩個(gè)家庭的月開(kāi)支基本都是在2000千元左右，一個(gè)會(huì)精打細(xì)算，一個(gè)是大大咧咧。會(huì)精打細(xì)算的那個(gè)家庭主婦要想每月節(jié)約100元左右應(yīng)該是沒(méi)有問(wèn)題的。ERP1的實(shí)施成功，就意味著讓企業(yè)管理者能夠?qū)?fù)雜的企業(yè)經(jīng)營(yíng)進(jìn)行精打細(xì)算，而如果他這樣做了，可以設(shè)想，對(duì)于一個(gè)有幾千萬(wàn)業(yè)務(wù)量的企業(yè)，通過(guò)算細(xì)賬而節(jié)約幾十萬(wàn)甚至上百萬(wàn)將是非常容易的。那么如果是一個(gè)幾億業(yè)務(wù)量的企業(yè)又會(huì)如何呢？所以說(shuō)ERP1給企業(yè)帶來(lái)的真正效益應(yīng)該源于此。

3.3.3規(guī)范了業(yè)務(wù)管理

ERP1在企業(yè)實(shí)施后，實(shí)際上是迫使企業(yè)各項(xiàng)管理工作走上了規(guī)范化的道路。在上ERP之前，難免會(huì)有一部分人認(rèn)為：企業(yè)的管理太不規(guī)范，不適合上ERP，因?yàn)镋RP要求的是規(guī)范化的管理。這種認(rèn)識(shí)確實(shí)有他的道理，ERP是采用電腦技術(shù)來(lái)做為數(shù)據(jù)載體的，電腦只能識(shí)別代碼，如果管理不規(guī)范，許多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不健全，確實(shí)沒(méi)有辦法用電腦來(lái)管理數(shù)據(jù)。然而，這種認(rèn)識(shí)只是從靜態(tài)的角度來(lái)看問(wèn)題。如果從動(dòng)態(tài)的、變化的角度來(lái)看：正是由于企業(yè)管理的不規(guī)范，才需要通過(guò)實(shí)施ERP來(lái)規(guī)范企業(yè)的管理運(yùn)作。通過(guò)實(shí)施ERP1給企業(yè)帶來(lái)的規(guī)范化體現(xiàn)在如下兩個(gè)方面：

1.數(shù)據(jù)的規(guī)范化

數(shù)據(jù)的規(guī)范化是通過(guò)企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化工作來(lái)實(shí)現(xiàn)的，標(biāo)準(zhǔn)化工作是企業(yè)在實(shí)施ERP1之前的一項(xiàng)必不可少的工作。本來(lái)這項(xiàng)工作是任何企業(yè)，不管上與不上ERP都應(yīng)該進(jìn)行的企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作。但是，如果沒(méi)有ERP系統(tǒng)，這項(xiàng)工作做得再好，恐怕也很難在實(shí)際工作中完全貫徹下去，因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)化工作規(guī)范了數(shù)據(jù)之后，如果還在手工管理狀態(tài)，那么必然會(huì)增加手工的工作量。因?yàn)槊恳粡垎螕?jù)都會(huì)要求填寫標(biāo)準(zhǔn)的代碼，可以想象如果一個(gè)倉(cāng)庫(kù)每天有幾百項(xiàng)出入庫(kù)業(yè)務(wù)，假如每項(xiàng)業(yè)務(wù)又涉及到幾個(gè)物品編碼，這種工作量是很難承受的，而如果在標(biāo)準(zhǔn)化時(shí)讓編碼盡量簡(jiǎn)單，則又起不到能反映物品特征的作用。所以企業(yè)管理教科書告訴企業(yè)管理者們應(yīng)該進(jìn)行的標(biāo)準(zhǔn)化工作，幾乎在所有的企業(yè)中都難以貫徹下去。ERP則不同，它在運(yùn)作中幾乎都不需要操作者輸入編碼，絕大多數(shù)應(yīng)用中只需查找編碼、選擇編碼。而且由于有了標(biāo)準(zhǔn)編碼，也就不再需要輸入其他說(shuō)明性的文字內(nèi)容。如品名、規(guī)格、計(jì)量單位等等，這些都是隨編碼自動(dòng)引入的，這是根本性的差別。從這個(gè)意義上講，似乎標(biāo)準(zhǔn)化就是為ERP而誕生的。因此，企業(yè)的數(shù)據(jù)規(guī)范化只有通過(guò)實(shí)施ERP才能實(shí)現(xiàn)。

2.業(yè)務(wù)處理流程規(guī)范化

以數(shù)據(jù)的規(guī)范化為保證，ERP1的實(shí)施上線，將使得銷售、采購(gòu)、庫(kù)存、財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)處理方式規(guī)范化。在ERP系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)規(guī)范的結(jié)果是每一項(xiàng)數(shù)據(jù)都是可以找到責(zé)任人的，且每一項(xiàng)數(shù)據(jù)只能有一個(gè)出處。這與管理上要求的責(zé)任制是非常符合的，這也是ERP規(guī)范企業(yè)管理流程的最好的證據(jù)。為此，企業(yè)各部門的人員將會(huì)有更加明確的職責(zé)分工，并且這種分工會(huì)比上ERP之前要細(xì)的多。明確的崗位職責(zé)將使得企業(yè)對(duì)管理人員的配備更加合理。如果說(shuō)有些企業(yè)不適合上ERP的話。那么，除了其規(guī)模較小沒(méi)有必要之外，或許害怕這種管理變革才是真正的理由。其實(shí)，ERP使得業(yè)務(wù)流程規(guī)范化的更強(qiáng)有力的證據(jù)，或許要通過(guò)相當(dāng)一段時(shí)間的應(yīng)用才能顯現(xiàn)出來(lái)，那就是逐步消除目前業(yè)務(wù)處理流程中的各種單據(jù)，因?yàn)檫@些單據(jù)都是在手工管理狀態(tài)下，為了明確責(zé)任，記錄管理操作而發(fā)明創(chuàng)造的?，F(xiàn)在既然有了計(jì)算機(jī)可以來(lái)做這樣的事，為什么還要這樣多的單據(jù)呢？現(xiàn)在確實(shí)還不能將這些單據(jù)取消掉，管理人員多年來(lái)形成的習(xí)慣不可能立即改變，管理進(jìn)步一定是一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程。很多企業(yè)在實(shí)施ERP的過(guò)程中，使用人員都會(huì)向?qū)嵤┤藛T提出要求提供某種報(bào)表或單據(jù)，其實(shí)大多是手工管理習(xí)慣的延續(xù)。這種慣性之大足以使軟件供應(yīng)商都不得不按照這種慣性來(lái)開(kāi)發(fā)ERP軟件。但相信隨著ERP的普及，企業(yè)的業(yè)務(wù)處理流程一定會(huì)達(dá)到更好的規(guī)范化。ERP1實(shí)施上線后，諸如自動(dòng)產(chǎn)生記賬憑證、合同自動(dòng)生成訂單、訂單自動(dòng)生成發(fā)貨單等等都是這種規(guī)范化趨勢(shì)的表現(xiàn)。這些特征最終一定會(huì)最大限度地簡(jiǎn)化并規(guī)范管理操作。

&3.4行業(yè)應(yīng)用特征

ERP1到底適合什么樣的企業(yè)呢？這是一個(gè)讓人很自然就想到的問(wèn)題，盡管在前面關(guān)于上ERP前的思考中已經(jīng)涉及到這個(gè)問(wèn)題。但是，在對(duì)ERP1做了較為全面的介紹后，有必要對(duì)這個(gè)問(wèn)題給出更為清楚的回答。

3.4.1各行業(yè)的普遍需求

首先讓我們仔細(xì)看看圖3-11和圖3-12，前面的圖3-11是工業(yè)企業(yè)管理流程，后面的圖3-12是商業(yè)企業(yè)管理流程，如果認(rèn)為這兩張圖所反映的流程沒(méi)有什么明顯錯(cuò)誤的話，請(qǐng)注意它們的差別。

圖3-11工業(yè)企業(yè)管理流程

圖3-12商業(yè)企業(yè)管理流程

兩個(gè)圖中的箭頭以及它們旁邊的文字表示了企業(yè)中這些主要管理職能的管理內(nèi)容及其關(guān)聯(lián)性。仔細(xì)分析這兩張圖的差異不難發(fā)現(xiàn)，工業(yè)企業(yè)與商業(yè)企業(yè)的差別就在于是否有生產(chǎn)管理職能。當(dāng)我們將工業(yè)企業(yè)管理流程中的生產(chǎn)和設(shè)計(jì)連同與之相關(guān)的箭頭和文字拿掉的時(shí)候，這兩張圖居然是一摸一樣的。這并不是在故弄玄虛，也不是玩什么把戲。這就是企業(yè)管理的共性，這是企業(yè)管理學(xué)之所以能夠成為一門學(xué)科的客觀存在性。也是ERP之所以能夠成為企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的必要條件。

如果再繼續(xù)對(duì)這兩張圖進(jìn)行分析，分別拿掉這兩張圖中的上下兩條，即不考慮預(yù)算計(jì)劃任務(wù)下達(dá)及監(jiān)控和經(jīng)營(yíng)執(zhí)行結(jié)果統(tǒng)計(jì)及績(jī)效評(píng)估。此時(shí)，它們所反映的正好是ERP1的管理內(nèi)容。所以，得出ERP1適合所有的工業(yè)企業(yè)和商業(yè)企業(yè)的結(jié)論并不為過(guò)。從這個(gè)意義上講，ERP1是ERP標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品中的標(biāo)準(zhǔn)是成立的，這也進(jìn)一步證明了將ERP劃分為ERP123是相對(duì)合理的。ERP1是最基礎(chǔ)的ERP，它最充分地反映了企業(yè)管理的共性。因此，企業(yè)在實(shí)施ERP1時(shí)，似乎不應(yīng)該過(guò)分強(qiáng)調(diào)行業(yè)特性。即便要強(qiáng)調(diào)行業(yè)特性，也只應(yīng)該是考慮到要從ERP1升級(jí)到ERP2而做的準(zhǔn)備。

本書在闡述ERP1的過(guò)程中，多以工業(yè)企業(yè)做為應(yīng)用對(duì)象。至此如果是商業(yè)企業(yè)的讀者在看到此時(shí)，應(yīng)該不會(huì)再有什么異議，在ERP1的應(yīng)用層面上，基本內(nèi)容并沒(méi)有太大的差異，這就是ERP1反映企業(yè)管理共性帶來(lái)的結(jié)果。至于ERP1對(duì)服務(wù)類企業(yè)的適用性，就只好放在下面的內(nèi)容來(lái)闡述了。

3.4.2行業(yè)特征的應(yīng)用變通

前面雖然強(qiáng)調(diào)了企業(yè)管理的共性，然而工業(yè)企業(yè)、商業(yè)企業(yè)、服務(wù)類企業(yè)客觀上畢竟是不同的，這就使得軟件供應(yīng)商們?cè)跐M足不同企業(yè)的應(yīng)用需求時(shí)，不得不考慮這種行業(yè)不同帶來(lái)的差異性，只不過(guò)在ERP1的層面上，這種差異性就顯得要小的多了。特別是在工業(yè)企業(yè)和商業(yè)企業(yè)之間，這種差異性大多表現(xiàn)在動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)上，而靜態(tài)數(shù)據(jù)的差異是很小的。如商業(yè)企業(yè)通常是經(jīng)營(yíng)的產(chǎn)品種類繁多，而工業(yè)企業(yè)是原輔材料繁多，產(chǎn)品種類相對(duì)較少。商業(yè)企業(yè)出入庫(kù)業(yè)務(wù)十分頻繁，而工業(yè)企業(yè)出入庫(kù)業(yè)務(wù)相對(duì)較少。但不管是原輔材料還是產(chǎn)成品都可以做為存貨來(lái)進(jìn)行管理，出入庫(kù)業(yè)務(wù)的多少，則只是影響到庫(kù)存管理記錄的多少。

至于服務(wù)行業(yè)，由于其產(chǎn)品是一種特殊產(chǎn)品，肯定是不能用存貨這種方式來(lái)進(jìn)行管理的，因?yàn)檫@種產(chǎn)品沒(méi)有庫(kù)存價(jià)值。但是服務(wù)企業(yè)正是由于提供的是特殊產(chǎn)品，所以其種類是有限的，更多的產(chǎn)品管理內(nèi)容或許在財(cái)務(wù)管理的明細(xì)摘要中就能反映。而通常企業(yè)的采購(gòu)庫(kù)存可能就演變?yōu)榉?wù)行業(yè)的低值耗用品、常用工具、宣傳資料等等。當(dāng)然，前提是企業(yè)認(rèn)為這些物品的管理對(duì)于企業(yè)的影響是重要的。比如服務(wù)行業(yè)中的餐飲業(yè)、賓館酒店業(yè)，應(yīng)該說(shuō)這類服務(wù)業(yè)的采購(gòu)庫(kù)存對(duì)企業(yè)的影響是不能忽略的。服務(wù)業(yè)的業(yè)態(tài)種類繁多，不好一概而論，在清楚ERP能做什么的基礎(chǔ)上，企業(yè)管理者可以根據(jù)實(shí)際情況做出選擇。

對(duì)于不同的行業(yè)，有一些管理內(nèi)容上的區(qū)別是十分明顯的，那就是在不同行業(yè)會(huì)有不同的會(huì)計(jì)科目設(shè)置方法，政府對(duì)不同行業(yè)也有不同財(cái)務(wù)報(bào)表的要求，為此ERP供應(yīng)商會(huì)在其軟件的應(yīng)用設(shè)置中考慮到這種需求。以用友軟件公司的產(chǎn)品為例：

用友產(chǎn)品提供行政、工業(yè)企業(yè)、商品流通、旅游飲食、施工企業(yè)、外商投資、鐵路運(yùn)輸、對(duì)外合作、房地產(chǎn)、交通運(yùn)輸、民航運(yùn)輸、金融企業(yè)、保險(xiǎn)企業(yè)、郵電通信、農(nóng)業(yè)企業(yè)、股份制、科學(xué)事業(yè)、醫(yī)院、建設(shè)單位、種子、國(guó)家物資儲(chǔ)備、中小學(xué)校、高校、新會(huì)計(jì)制度科目、社會(huì)保險(xiǎn)-醫(yī)療、社會(huì)保險(xiǎn)-失業(yè)、社會(huì)保險(xiǎn)-養(yǎng)老、社會(huì)保險(xiǎn)-其他、律師行業(yè)、中國(guó)鐵路等不同性質(zhì)的行業(yè)。請(qǐng)您選擇適用于您企業(yè)的行業(yè)性質(zhì)。這為下一步“是否按行業(yè)預(yù)置科目”確定科目范圍，并且系統(tǒng)會(huì)根據(jù)企業(yè)所選行業(yè)(工業(yè)和商業(yè))預(yù)制一些行業(yè)的特定方法和報(bào)表。

這是摘自用友產(chǎn)品中關(guān)于如何設(shè)置企業(yè)賬套的一段文字。這段文字表明，在企業(yè)應(yīng)用ERP時(shí)，首先遇到的問(wèn)題就是要明確行業(yè)屬性，對(duì)于不同的行業(yè)，ERP軟件會(huì)提供不同的管理設(shè)置內(nèi)容。當(dāng)然還有更好的變通方法，那就是幾乎所有的ERP軟件，都允許自行定義會(huì)計(jì)科目和財(cái)務(wù)報(bào)表格式。

&3.5ERP1案例分析

本節(jié)是對(duì)一些實(shí)施ERP1初見(jiàn)成效的企業(yè)進(jìn)行的介紹，這些企業(yè)都是用友公司的用戶，希望能對(duì)讀者有一些啟發(fā)。

3.5.1北京某視頻技術(shù)有限公司

1.公司簡(jiǎn)介

該公司主要從事廣播電影電視專業(yè)系統(tǒng)集成、設(shè)備制造，并代理AVID、Thomson、SONY等許多國(guó)際知名公司的產(chǎn)品。公司現(xiàn)擁有22600平方米的生產(chǎn)基地，設(shè)計(jì)和生產(chǎn)電視轉(zhuǎn)播車、數(shù)字衛(wèi)星新聞采訪車、衛(wèi)星通信指揮車、移動(dòng)通信車、數(shù)字接口設(shè)備、內(nèi)部通話系統(tǒng)、音視頻分配器、切換器、數(shù)字制式轉(zhuǎn)換器、專業(yè)用標(biāo)準(zhǔn)或非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)柜、控制臺(tái)、電視墻等18個(gè)系列103種產(chǎn)品；為用戶提供全數(shù)字(包括應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù))電視臺(tái)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、集成、安裝和全方位的技術(shù)支持與服務(wù)，提供衛(wèi)星通信、衛(wèi)星高速數(shù)字網(wǎng)絡(luò)和SNG(新聞采集)測(cè)控網(wǎng)技術(shù)支持，提供衛(wèi)星地面站的全系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)集成、系統(tǒng)工程和技術(shù)服務(wù)。公司年?duì)I業(yè)額為4億元人民幣，他們的目標(biāo)是8億元。

2.為什么要實(shí)施ERP

2002年，該公司的業(yè)績(jī)?cè)鲩L(zhǎng)迅猛，除了傳統(tǒng)的廣電行業(yè)的市場(chǎng)繼續(xù)上揚(yáng)，中國(guó)移動(dòng)的市場(chǎng)也被開(kāi)發(fā)出來(lái)。同年7月，公司啟用了新的廠房。就在這時(shí)候，生產(chǎn)擴(kuò)張與企業(yè)管理的發(fā)展速度出現(xiàn)矛盾：業(yè)務(wù)量增長(zhǎng)以后，訂單的丟失率也隨之有所增加，同時(shí)人員也有一定的流失。企業(yè)規(guī)模的壯大，呼喚管理方式的更新?！盁o(wú)論什么樣的管理模式和方法，沒(méi)有基礎(chǔ)信息都是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的?！惫綜IO鮑總認(rèn)為，“只有首先做好ERP，將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)完善起來(lái)，同時(shí)通過(guò)BPR的過(guò)程，把公司十多年來(lái)在經(jīng)營(yíng)管理上的思路理順，將這些優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)沉淀在系統(tǒng)之中，才能形成新的管理模式?！?/p>

對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，降低費(fèi)用是根本的目的，而要降低費(fèi)用只有通過(guò)管理水平的提升才能做到，所以為了較大幅度地降低費(fèi)用，公司把提升企業(yè)管理水平定為2003年工作的重中之中。同年7月，公司在行業(yè)內(nèi)率先通過(guò)國(guó)家3C認(rèn)證，如今ERP又要進(jìn)行驗(yàn)收，年底還將通過(guò)ISO9000認(rèn)證。鮑總將2003年定義為公司的管理年。

3.實(shí)施簡(jiǎn)介

公司2003年4月開(kāi)始實(shí)施ERP1，用友ERP1一般實(shí)施45天就能完成，但是在這個(gè)ERP項(xiàng)目中，實(shí)施時(shí)間長(zhǎng)達(dá)半年。原因在于該公司ERP項(xiàng)目組和用友實(shí)施小組花了大量的時(shí)間細(xì)化公司的管理業(yè)務(wù)，以期與ERP1的功能模塊更好地對(duì)接?！癊RP不僅是一種管理技術(shù)，更是一種管理理念，是提升企業(yè)管理價(jià)值的基礎(chǔ)?！惫綜IO鮑總這樣解釋實(shí)施周期長(zhǎng)的原因，“只有將前期細(xì)化流程的工作做足、做深、做透，后期實(shí)施才會(huì)更加便捷，系統(tǒng)效果才能得到更加充分的體現(xiàn)?！庇捎谇捌诠ぷ髟鷮?shí)，系統(tǒng)一經(jīng)上線，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率就達(dá)到了80%?！拔覀?cè)谀甑字斑€將進(jìn)行一次系統(tǒng)初始化，”鮑總充滿信心地表示，“到時(shí)候數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率將接近100%?！?/p>

4.算細(xì)賬挖出利潤(rùn)

該公司的原材料有時(shí)是“組件采購(gòu)”，而實(shí)際生產(chǎn)中這個(gè)“組件”沒(méi)有全部使用，有可能剩下幾個(gè)零部件。那么，剩下部分的成本該如何計(jì)算？經(jīng)過(guò)與用友實(shí)施人員的研究，公司決定做一個(gè)備件庫(kù)，組件的整體成本計(jì)入申請(qǐng)采購(gòu)的項(xiàng)目，剩下的部件進(jìn)入備件庫(kù)，備件庫(kù)只計(jì)算數(shù)量不計(jì)算成本。當(dāng)下一次生產(chǎn)用到這些備件時(shí)，就可以直接放到項(xiàng)目中核銷前期的成本。在做備件庫(kù)之前，公司對(duì)這些被分拆的零部件進(jìn)行了全面盤點(diǎn)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)價(jià)值近百萬(wàn)元?！跋襁@樣的細(xì)節(jié)，以前我們根本管不了，既沒(méi)有人想到去管，也沒(méi)有手段去管?！盓RP1對(duì)企業(yè)管理的幫助體現(xiàn)在每一個(gè)細(xì)節(jié)上，鮑總對(duì)實(shí)施結(jié)果比較滿意：“這次做細(xì)化流程的時(shí)候，這些小的細(xì)節(jié)發(fā)現(xiàn)得特別多，而這些細(xì)節(jié)都涉及公司的利潤(rùn)?！?/p>

鮑總肯定不滿足于一個(gè)環(huán)節(jié)上的利益，她認(rèn)為“意識(shí)的轉(zhuǎn)變”是最具有價(jià)值的?！按蠹遗楣镜睦麧?rùn)進(jìn)行挖掘，ERP是一個(gè)非常好的管理工具?！?/p>

5.規(guī)范現(xiàn)有管理

該公司準(zhǔn)備在今年10月完善供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，這也是得益于用友ERP1。公司改裝車的底盤很多都從國(guó)外進(jìn)口，在與這些國(guó)外供應(yīng)商打交道的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)他們的流程非常清晰。公司也希望通過(guò)ERP來(lái)建立起自己的流程，然后把上游、下游的廠商都納入自己的規(guī)范中來(lái)。

通過(guò)實(shí)施ERP，公司對(duì)近年來(lái)供應(yīng)商的供貨和付款情況進(jìn)行了整理，把供應(yīng)商的信用狀況做了對(duì)比，接下來(lái)要做的就是和生產(chǎn)、質(zhì)量控制結(jié)合，制定準(zhǔn)入制度，并于2004年開(kāi)始實(shí)施。

“這就是做ERP的好處，有了ERP，你就可以在上面實(shí)現(xiàn)很多管理思想?！滨U總表示，接下來(lái)，公司的HR部門也會(huì)利用用友ERP這個(gè)平臺(tái)，來(lái)完善績(jī)效管理方面的工作。

6.引發(fā)高層思考

ERP1給該公司的管理層也帶來(lái)很大影響，通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)，高層領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到了企業(yè)文化建設(shè)的重要。由于公司盈利狀況一直很好，在行業(yè)中一直遙遙領(lǐng)先，因此公司對(duì)企業(yè)文化的建設(shè)并不像對(duì)市場(chǎng)開(kāi)發(fā)那樣重視。通過(guò)實(shí)施ERP，公司高層發(fā)現(xiàn)ERP需要公司所有人的共同配合，他們認(rèn)識(shí)到需要?jiǎng)?chuàng)造一種文化氛圍，來(lái)讓大家時(shí)刻關(guān)心公司動(dòng)向，為公司的利潤(rùn)、發(fā)展前景去思考。在ERP1的實(shí)施過(guò)程中，項(xiàng)目組發(fā)現(xiàn)公司存在部門職責(zé)不夠分明的現(xiàn)象。這使得該公司高層意識(shí)到了公司的組織結(jié)構(gòu)相對(duì)公司的發(fā)展速度是滯后的，組織結(jié)構(gòu)同樣還需要優(yōu)化。為此，公司高層組織人員進(jìn)行研究，并決定在今年12月對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行適應(yīng)性調(diào)整。

3.5.2黑龍江某乳業(yè)科技股份有限公司

1.公司簡(jiǎn)介

該公司是經(jīng)國(guó)家科技部和中國(guó)科學(xué)院審核批準(zhǔn)的高科技企業(yè)，是國(guó)家乳業(yè)工程技術(shù)研究中心的產(chǎn)業(yè)基地，也是全國(guó)十大乳品企業(yè)之一。至2002年年底，公司生產(chǎn)能力已達(dá)到日處理鮮奶400噸，年生產(chǎn)奶粉20000噸、飲料及液體奶40000噸。該公司生產(chǎn)的系列產(chǎn)品包括乳粉、乳飲料、果蔬飲料和發(fā)酵乳制品等，共4大類67個(gè)品種。在全國(guó)27個(gè)省、市、自治區(qū)有銷售網(wǎng)點(diǎn)300多個(gè)。公司先后被黑龍江省政府授予“振興經(jīng)濟(jì)”一等獎(jiǎng)、三等獎(jiǎng)及“黑龍江省重點(diǎn)龍頭企業(yè)”稱號(hào)。公司現(xiàn)有員工915名，其中具有大專以上學(xué)歷的349名(博士1人，碩士11人，本科生99人，?？粕?38人)，占員工總數(shù)的38.1%。

2.為什么要實(shí)施ERP

從2000年開(kāi)始，在黑龍江省，來(lái)自外省的蒙牛、伊利等品牌迅速成長(zhǎng)起來(lái)，乳品市場(chǎng)價(jià)格戰(zhàn)也愈演愈烈，為保持在競(jìng)爭(zhēng)激烈的乳品市場(chǎng)的價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力，成本控制成了該公司的第一生命線。早在1999年，公司就設(shè)計(jì)了目標(biāo)責(zé)任制成本管理方式。將工廠中的生產(chǎn)成本耗費(fèi)分解為5000多個(gè)指標(biāo)，層層簽訂指標(biāo)責(zé)任書，把成本目標(biāo)落實(shí)到每個(gè)員工身上，使成本管理深入到基層，由原來(lái)只是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心成本，到人人參與成本管理控制。公司的三級(jí)成本管理分為集團(tuán)公司、工廠、基本車間的三級(jí)控制體系。為實(shí)現(xiàn)這種管理模式，公司用了一年的時(shí)間設(shè)計(jì)各種標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)，就公司的70多種產(chǎn)品，每種產(chǎn)品都設(shè)計(jì)出5個(gè)標(biāo)準(zhǔn)配方，共350多個(gè)配方。同時(shí)，每種配方還要確定標(biāo)準(zhǔn)消耗、理論消耗的數(shù)量，涉及這些配方的還有