全面質(zhì)量管理下圖書館編目工作的思考

全面質(zhì)量管理下圖書館編目工作的思考

文獻(xiàn)的質(zhì)量直接關(guān)系到圖書館數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，影響圖書的提示，影響讀者的搜索效果，并影響公共資源共享的實(shí)現(xiàn)。因此，無論是自建還是套錄數(shù)據(jù)，質(zhì)量都是關(guān)鍵。我館雖已實(shí)行計(jì)算機(jī)編目，但從思想觀念、工作方式、管理方式上卻沒有跳出傳統(tǒng)圖書館的模式，如大家都認(rèn)為自己是按照編目標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行著錄的，殊不知由于能力水平的差異，理解掌握的不同，加之各館種種特殊規(guī)定，造成所編數(shù)據(jù)五花八門；因此我們應(yīng)用規(guī)范控制，提高其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，改善圖書館文獻(xiàn)編目質(zhì)量。本文就我館編目工作現(xiàn)狀、中文圖書編目工作中容易出現(xiàn)的問題、及改善圖書館編目質(zhì)量談一點(diǎn)想法。1當(dāng)前和存在的問題1.1圖書匯編加工我館編目部現(xiàn)有工作人員14人，其中學(xué)歷結(jié)構(gòu)：本科9人，大專3人，高中2人(負(fù)責(zé)圖書的加工)，職稱結(jié)構(gòu)：副高1人，中級(jí)職稱9人,初級(jí)職稱2人，工人2人。為了迎接2005年11月的教育部本科教學(xué)工作水平評(píng)估，按折合在校生人數(shù)計(jì)算，我校在校生人數(shù)為15071人，要求生均圖書總量114.5冊(cè)，因此，近三年半，學(xué)校投入2554萬元購置紙質(zhì)文獻(xiàn)85.3萬冊(cè)（含紙質(zhì)圖書、期刊合訂本）。我館還接受石漢基贈(zèng)書約1.2萬冊(cè)，接受全校師生捐書近2萬冊(cè)。在這么短的時(shí)間里對(duì)近90萬冊(cè)圖書的編目加工工作成了編目部的頭等大事。我館編目員在保質(zhì)保量完成工作的前提下，在2004年暑期對(duì)60名學(xué)生進(jìn)行了短期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，經(jīng)考試合格后方可從事圖書編目工作；所有的編目員都承擔(dān)起審校的重任，即便如此，編目工作人員仍覺得力不從心，只能對(duì)學(xué)生所做的數(shù)據(jù)進(jìn)行抽檢再批交送到中央庫，這樣做的結(jié)果使得學(xué)生的數(shù)據(jù)質(zhì)量難以得到保證，致使我館的數(shù)據(jù)庫造成混亂。由于時(shí)間緊任務(wù)重，以前設(shè)的審校、總審校的崗位也臨時(shí)撤掉，編目員在平時(shí)工作中一般都自己審校，沒有通過自校、互校、領(lǐng)導(dǎo)抽查等方式對(duì)編目數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，因此編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量也有所降低。1.2著錄不規(guī)范的部分實(shí)體(1)重復(fù)著錄在著錄過程中，如果只求速度忽略查重功能，就可能重復(fù)著錄；重復(fù)著錄的危害是無端增加了數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)量，增加了負(fù)荷，占用了書目記錄號(hào)，無論對(duì)數(shù)據(jù)庫還是對(duì)工作人員的工作成果都是很大的浪費(fèi)；如果審效不及時(shí)發(fā)現(xiàn)，等到完成了移送到中央庫后，則可能出現(xiàn)一書多記錄；館藏?cái)?shù)據(jù)不準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)庫也因此混亂；(2)規(guī)則不統(tǒng)一每個(gè)圖書館進(jìn)行文獻(xiàn)編目時(shí)，在著錄MARC格式時(shí)都會(huì)有自己的具體規(guī)定，國(guó)家圖書館聯(lián)機(jī)編目中心通過修改規(guī)則統(tǒng)一了著錄MARC格式。例如在著錄7――字段外國(guó)責(zé)任者時(shí)，一般按原書著錄，如果圖書的外國(guó)責(zé)任者既有原名，又有譯名，相應(yīng)的7――字段就有兩個(gè)檢索點(diǎn)，一個(gè)是中文的，一個(gè)是原文的；而我館是將中文的、原文的全部著錄在一個(gè)7――字段中，檢索點(diǎn)就比修改后的規(guī)則少；如：例12001#@aWeb應(yīng)用測(cè)試@f(美)HungQ.Nguyen著@g馮學(xué)民、唐映、楊海燕等譯701#1@紐恩，@bH.Q.@g(Nguyen,HungQ.)@4著例22001#@a國(guó)際貨幣與金融@f(美)邁克爾?梅爾(MichaelMelvin)@4著(3)著錄不完整在編目規(guī)則中，3――字段中作了嚴(yán)格了細(xì)分；充分反映了文獻(xiàn)內(nèi)容的主要特征。例如版本與書目史字段為305字段，記錄了圖書版本及書目史的說明或補(bǔ)充，影印本的原版、出版授權(quán)、出版轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)印等說明在305字段中著錄，出版發(fā)行的字段為306字段，載體形態(tài)附注為307字段，裝訂或獲得方式附注為310字段，內(nèi)容附注為327字段，提要項(xiàng)為330字段；而我館編目員沿用以往的300字段的自由行文方式，沒有嚴(yán)格的細(xì)分去著錄305、306、310、307等字段，只草率地在300字段統(tǒng)一作附注或作多個(gè)300字段，有的甚至不作說明，不能反映文獻(xiàn)的完整信息。(4)著錄不規(guī)范題名中的外文、數(shù)字、符號(hào)按圖書原題著錄，漢字間的外文、數(shù)字、符號(hào)一律采用全角著錄，外文中的外文、數(shù)字、符號(hào)、一律采用半角著錄。關(guān)于510字段的著錄，行文時(shí)，題名首字母、形容詞、動(dòng)詞和名詞的首字母，個(gè)人名稱的首字母以及專用名詞縮寫均應(yīng)大寫；題名內(nèi)的連詞、介詞和冠詞應(yīng)小寫。我館因?qū)徯Ｈ藛T參照的規(guī)則不統(tǒng)一，造成編目員概念模糊，著錄不規(guī)范。2提高閱讀容量的質(zhì)量2.1分類整理規(guī)范(1)嚴(yán)格執(zhí)行圖書分類原則，制定本館分類細(xì)則。編目人員要嚴(yán)格執(zhí)行《中國(guó)圖書館分類法》、《中國(guó)分類主題詞表》等分類工具制定的分類規(guī)則，并以此為依據(jù)，根據(jù)本館的藏書特色制定出本館的分類細(xì)則，并保證分類細(xì)則的穩(wěn)定性和延續(xù)性。(2)做好分類主題分析主題分析是分類程序中至關(guān)頭重要的一環(huán)。對(duì)同一主題的圖書能否做到分類一致，對(duì)于新興的邊緣學(xué)科及多主題的圖書能否準(zhǔn)確地判斷歸類，反映出著者的寫作上目的和意圖，這些都直接關(guān)系到圖書編目的質(zhì)量。(3)把好圖書查重關(guān)，確保相同或相近似的書集中歸類。查重是圖書分類規(guī)范統(tǒng)一化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是書目質(zhì)量控制的一個(gè)主要手段。通過查重不僅可以使同種書及其不同版本集中在一起，而且能確保先后進(jìn)館的多卷書、叢書著錄統(tǒng)一、標(biāo)引一致。通過查重還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)已編目錄的差錯(cuò)，及時(shí)更正。2.2加強(qiáng)編碼數(shù)據(jù)的查重，提高編碼質(zhì)量當(dāng)編目工作完成后，校對(duì)工作同樣重要。因工作人員的素質(zhì)差異或是同一工作人員不同時(shí)間段對(duì)著錄標(biāo)引規(guī)則的理解不同，編目工作中的錯(cuò)誤總是難免的。所以要通過自校、互校、領(lǐng)導(dǎo)抽查等方式對(duì)編目數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)、修改、增加、刪除，減少錯(cuò)誤出現(xiàn)的機(jī)會(huì)，提高編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。查重是校對(duì)工作中的關(guān)鍵，也是編目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的一個(gè)主要手段。我館的查重依據(jù)為編目庫和總書目庫，主要以題名查重為主，ISBN(ISRC)為輔，通過查重，將文獻(xiàn)分為新書、復(fù)本書、不同版次、版本的書、有連續(xù)性的書和關(guān)連圖書（評(píng)論、習(xí)題等）五部分；數(shù)據(jù)校驗(yàn)應(yīng)首先制定嚴(yán)密的審核制度和適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量指標(biāo)，對(duì)各編目員提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，把嚴(yán)密的計(jì)算機(jī)校驗(yàn)程序和負(fù)有高度責(zé)任感的人工校對(duì)相結(jié)合，通過人工或計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)庫中的每條記錄逐一進(jìn)行校對(duì)。書目數(shù)據(jù)的維護(hù)工作應(yīng)做到經(jīng)?；椭贫然?，對(duì)書目數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查，同時(shí)對(duì)出現(xiàn)錯(cuò)誤記錄分門別類，逐一及時(shí)修正，并規(guī)定以后的工作中對(duì)類似的問題的預(yù)防辦法，將書目數(shù)據(jù)庫的差錯(cuò)率降到最低限度。2.3信息共享，及時(shí)修改編目人員應(yīng)有計(jì)劃、有目的地與流通部門管理人員、讀者就工作、借閱中發(fā)現(xiàn)的編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量問題迸行交流，及時(shí)得到編目錯(cuò)誤、及時(shí)修改、增減編目數(shù)據(jù)，對(duì)已有數(shù)據(jù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)維護(hù)?？梢灾贫ň幠繑?shù)據(jù)質(zhì)量信息反饋制度，流通部門隨時(shí)記錄日常工作中發(fā)現(xiàn)的問題，編目人員定時(shí)收集、整理、修改、總結(jié)。只有通過對(duì)編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的信息反饋，才能真正在實(shí)踐中檢驗(yàn)它，才能保證編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。2.4加強(qiáng)人員的培訓(xùn)和管理(1）編目員除系統(tǒng)掌握?qǐng)D書情報(bào)專業(yè)知識(shí)之外，還應(yīng)掌握操作計(jì)算機(jī)，能掌握一些計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和外語知識(shí)等基本功。(2）編目員要熟悉用各種軟件功能和信息查詢工具，并能對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理和維護(hù)。(3）引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，強(qiáng)化編目人員的管理；如實(shí)行全員聘用制、工作業(yè)績(jī)考核制等，激勵(lì)員工充分發(fā)揮出才智和能力。(4）提高編目員的整體的道德水平和思想素質(zhì)，經(jīng)常性地對(duì)編目人員進(jìn)行培訓(xùn)，鼓勵(lì)現(xiàn)有人員不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，跟蹤了解新知識(shí)、新規(guī)則和新方法，及時(shí)掌握新工具、新技術(shù)，以改善他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高編目工作水平。我館自2004年7月起引進(jìn)ISO9000質(zhì)量管理體系，任命了質(zhì)量管理代表，成立了質(zhì)量管理辦公室，確定了我館的質(zhì)量方針與目標(biāo)，同時(shí)也制定了編目部的工作手冊(cè)，依據(jù)ISO9000管理認(rèn)證體系的標(biāo)準(zhǔn)，將編目部工作具體細(xì)化，主要內(nèi)容包括：(1)部門工作職責(zé)；(2)人員構(gòu)成；(3)崗位職責(zé)與任職條件；(4)編目工作流程；(5)編目工作目標(biāo)與檢查；(6)編目相關(guān)文件和規(guī)范；(7)記錄表單；(8)附件等共8部分。依據(jù)國(guó)家統(tǒng)一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的著錄細(xì)則，使文獻(xiàn)著錄統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化；制定圖書編目加工的規(guī)范性文件，如：《海南大學(xué)圖書館查重工作規(guī)范》、《海南大學(xué)圖書館圖