我國數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系研究

我國數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系研究

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體制的建立是對(duì)數(shù)字文件的重要支持和保證，是數(shù)字文件資源安全管理和平臺(tái)建設(shè)的基礎(chǔ)和條件，是數(shù)字文件建設(shè)的重要任務(wù)之一。自2003年國際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)發(fā)布數(shù)字檔案館模型標(biāo)準(zhǔn)《ISO14721空間數(shù)據(jù)和信息移交系統(tǒng)———開放檔案信息系統(tǒng)參考模型》(SpaceDataandInformationTransferSystems———OpenArchivalInformationSystemReferenceModel)以來,據(jù)筆者調(diào)研,目前該組織已經(jīng)發(fā)布了約六十余項(xiàng)和數(shù)字檔案館建設(shè)密切相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn),國際數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系初步形成。英國數(shù)字保管中心(DCC)則在其制定的數(shù)字資料保管和長久保存DIFFUSE標(biāo)準(zhǔn)體系框架中,圍繞數(shù)字保管生命周期模型(DCCLifecycleModel),對(duì)目前世界上數(shù)字檔案館應(yīng)用的主流標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行總結(jié)。而我國目前卻缺乏完整、全面的數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。本文通過建立我國數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系框架,分析其內(nèi)容,以期不斷完善我國數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)建設(shè),進(jìn)一步提升我國數(shù)字檔案館運(yùn)行效率和質(zhì)量。1標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)對(duì)中國數(shù)字檔案館的建設(shè)非常重要1.1引入標(biāo)準(zhǔn)是數(shù)字檔案館運(yùn)行的保障標(biāo)準(zhǔn)是“經(jīng)過特定組織、嚴(yán)格的審批過程而取得的一致意見和認(rèn)同的結(jié)果,代表的是一致的、可重復(fù)的規(guī)則、指南或特征”。因此,標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)重復(fù)性事物的總結(jié),當(dāng)同一事物反復(fù)多次出現(xiàn)時(shí),總結(jié)多次的經(jīng)驗(yàn),選擇最佳方案,即產(chǎn)生標(biāo)準(zhǔn)。因此,標(biāo)準(zhǔn)本身代表的就是最佳實(shí)踐。在數(shù)字檔案館運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)中引入標(biāo)準(zhǔn),即是將最佳實(shí)踐引入到數(shù)字檔案館的運(yùn)行中,能夠極大地提高數(shù)字檔案館效率。例如在數(shù)字檔案館檔案資源采集過程中,引入國際標(biāo)準(zhǔn)《文件交換業(yè)務(wù)需求標(biāo)準(zhǔn)》(RecordExchangeStandardBusinessRequirementsSpecification)設(shè)計(jì)數(shù)字檔案館采集流程,可以實(shí)現(xiàn)高效、安全的在線移交。而采集流程如果缺乏規(guī)范設(shè)計(jì),該環(huán)節(jié)也會(huì)成為瓶頸,導(dǎo)致數(shù)字檔案館后續(xù)檔案處理工作的延遲,影響無縫和高度自動(dòng)化業(yè)務(wù)流程的形成。因此,研究數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系將推動(dòng)數(shù)字檔案館采集、移交、接收、反饋等一系列業(yè)務(wù)流程,有效提升數(shù)字檔案館運(yùn)行效率。當(dāng)然,建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系意味著數(shù)字檔案館要比傳統(tǒng)檔案館承擔(dān)更多的工作,因?yàn)橐獙?duì)大量決策制定的步驟以書面標(biāo)準(zhǔn)的形式規(guī)范化,但是,一旦制定,數(shù)字檔案館可以依據(jù)這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,迅速重復(fù)之前已經(jīng)做過的決策,提升效率。1.2實(shí)現(xiàn)檔案“真實(shí)、完整、可靠和工具”數(shù)字檔案館檔案資源保管質(zhì)量的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案“真實(shí)、完整、可靠和可用性”。在數(shù)字檔案館檔案資源的全生命周期中,標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范都發(fā)揮著確保資源質(zhì)量的效用,包括:1.2.1存儲(chǔ)資金困難采集階段,標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范統(tǒng)一檔案移交格式,確保進(jìn)館檔案具備一致的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和遵循相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)則,缺乏標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,數(shù)字檔案館將接收大量不一致的對(duì)象館藏,這會(huì)使存儲(chǔ)、管理、長久保存和利用等后續(xù)工作變得困難和昂貴。又如,采集階段數(shù)字檔案館遵循移交協(xié)議規(guī)范和立檔方制定移交協(xié)議,在移交協(xié)議中明確雙方的責(zé)權(quán)分配,移交檔案的重要特征,那么數(shù)字檔案館采集檔案時(shí)可以明確其在長久保存過程中的任務(wù)和目標(biāo),對(duì)移交檔案的特征制定針對(duì)性的長久保存策略,可以確保保管檔案的可利用和可理解性。1.2.2檔案著錄及檔案文獻(xiàn)著錄在數(shù)字檔案館檔案著錄工作中,遵循一定的著錄標(biāo)準(zhǔn),可以實(shí)現(xiàn)檔案條目格式的規(guī)范化,除檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)外,引進(jìn)并遵循國際規(guī)范記錄著錄標(biāo)準(zhǔn),例如《檔案職能著錄規(guī)則》(InternationalStandardforDescribingFunctions)(簡稱ISDF)、《國際標(biāo)準(zhǔn)———團(tuán)體、個(gè)人和家族檔案規(guī)范記錄著錄規(guī)則》(InternationalStandardArchivalAuthorityRecordforCorporateBodies,PersonsandFamilies)(簡稱ISAAR(CPF))等,可以實(shí)現(xiàn)檔案相關(guān)責(zé)任人員、業(yè)務(wù)職能著錄,深層次挖掘檔案內(nèi)容、背景信息,提高資源的可利用性。又如長久保存過程中,數(shù)字檔案館依據(jù)相關(guān)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)捕獲檔案內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)的信息,可以實(shí)現(xiàn)檔案的可理解性。1.2.3在對(duì)外學(xué)習(xí)檔案資源在利用階段,遵循標(biāo)準(zhǔn)可以統(tǒng)一檔案資源交換格式,擴(kuò)大數(shù)字檔案館資源的利用空間,例如遵循國際標(biāo)準(zhǔn)《檔案編碼著錄格式》(EncodedArchivalDescription)(簡稱EAD)編制XML格式的檢索工具,可以推動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案資源國際范圍的交換,擴(kuò)大資源利用范圍和提升利用質(zhì)量。2數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的主要構(gòu)成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系框架的建立必須采用科學(xué)的架構(gòu)方法,例如流程分析法、生命周期法、技術(shù)應(yīng)用法、功能分析法等。本文主要采用功能分析法建立我國數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系框架,所謂功能分析法就是依據(jù)數(shù)字檔案館系統(tǒng)的主要功能來對(duì)數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)行架構(gòu),明確需要重點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)化的功能要素。國家檔案局頒布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》明確了我國數(shù)字檔案館的主要功能,即包括“檔案收集、管理、保存(存儲(chǔ)和長久保存策略)、利用”四大功能,本文在這四大功能基礎(chǔ)之上,結(jié)合國際數(shù)字檔案館建設(shè)功能模型《ISO14721空間數(shù)據(jù)和信息移交系統(tǒng)———開放檔案信息系統(tǒng)參考模型》,對(duì)這四大功能進(jìn)行了進(jìn)一步的細(xì)化和擴(kuò)展,得到如圖1所示的我國數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系框架。我國數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系框架劃分為五大部分:檔案收集、存儲(chǔ)、管理、利用、長久保存計(jì)劃。該標(biāo)準(zhǔn)體系框架覆蓋數(shù)字檔案館全生命周期,具體內(nèi)容包括:2.1收集標(biāo)準(zhǔn)文件的規(guī)則2.1.1交通流程的準(zhǔn)備和過程控制數(shù)字檔案館移交接收標(biāo)準(zhǔn)主要包括移交資源準(zhǔn)備(移交檔案歸檔和整理、移交封裝、移交協(xié)議制定、移交格式、移交載體、移交元數(shù)據(jù))和資源接收流程控制兩類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.1.2量規(guī)劃2.1.3規(guī)范信息包標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范數(shù)字檔案館生成檔案信息包標(biāo)準(zhǔn)主要包括檔案信息包持久標(biāo)識(shí)符規(guī)范、檔案信息包內(nèi)容格式規(guī)范、檔案信息包管理規(guī)范(測(cè)試、操作、解析和識(shí)別)三類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.2標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)規(guī)則2.2.1目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)字檔案館目錄數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)主要包括文本、音視頻、圖像、網(wǎng)絡(luò)資源(網(wǎng)頁、電子郵件、社交載體等)、專題資源存儲(chǔ)的目錄格式標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.2.2元數(shù)據(jù)庫2.2.3密封包數(shù)據(jù)庫數(shù)字檔案館封裝包數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)主要包括提交信息包封裝格式、檔案信息包封裝格式和分發(fā)信息包封裝格式三類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.2.4磁盤管理數(shù)字檔案館存儲(chǔ)載體管理標(biāo)準(zhǔn)主要包括載體備份、歸檔載體格式和載體銷毀三類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.3文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系2.3.1對(duì)文件進(jìn)行評(píng)估2.3.2記錄下來數(shù)字檔案館檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)主要包括著錄數(shù)據(jù)值、著錄數(shù)據(jù)內(nèi)容、著錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)三類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.3.3檔案被撤銷2.3.4處理文件2.3.5文件應(yīng)該單獨(dú)記錄數(shù)字檔案館檔案規(guī)范記錄標(biāo)準(zhǔn)主要包括館藏機(jī)構(gòu)規(guī)范記錄、責(zé)任者規(guī)范記錄、機(jī)構(gòu)職能規(guī)范記錄三類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.3.6原始數(shù)據(jù)數(shù)字檔案館元數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)主要包括文書檔案元數(shù)據(jù)、多媒體檔案元數(shù)據(jù)、專門檔案元數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)注冊(cè)四類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.4標(biāo)準(zhǔn)文件的使用2.4.1搜索條目數(shù)字檔案館檔案檢索入口標(biāo)準(zhǔn)主要包括檢索系統(tǒng)開發(fā)、檢索語言、規(guī)范記錄檢索三類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.4.2使用搜索結(jié)果數(shù)字檔案館檢索結(jié)果利用標(biāo)準(zhǔn)主要包括機(jī)讀目錄格式、檔案目錄編碼格式標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.4.3檢索和使用控制2.4.4向服務(wù)機(jī)構(gòu)報(bào)告2.5各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范數(shù)字檔案館長久保存計(jì)劃包括長久保存戰(zhàn)略、長久保存環(huán)境監(jiān)督指南、長久保存可持續(xù)性計(jì)劃、代管計(jì)劃、用戶調(diào)研指南五類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。3數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系框架內(nèi)容分析我國數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系框架明確了標(biāo)準(zhǔn)體系的基本架構(gòu),但是框架中的具體內(nèi)容仍需要進(jìn)一步完善,做好以下方面工作:3.1標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)和環(huán)境管理的建立和完善數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)在基本框架之下,完善其中每一類標(biāo)準(zhǔn)下應(yīng)制定和遵循哪些具體標(biāo)準(zhǔn),這些標(biāo)準(zhǔn)主要包括三類:3.1.1應(yīng)明確的國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)3.1.2對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)的借鑒這些國際標(biāo)準(zhǔn)在國際數(shù)字檔案館建設(shè)中已得到普遍認(rèn)可,是國際數(shù)字檔案館理論和實(shí)踐的最佳總結(jié)和范例,在我國數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系中引進(jìn)這些高參考價(jià)值的國際標(biāo)準(zhǔn),可以為數(shù)字檔案館的持續(xù)發(fā)展和提升奠定強(qiáng)有力的基礎(chǔ)。例如框架中的“元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)”,目前我國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)只有《DA/T46-2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》一部標(biāo)準(zhǔn),這部標(biāo)準(zhǔn)主要是針對(duì)文書類電子文件,而其他類型例如圖像、音頻、視頻類電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)缺乏,因此可以借鑒國際上主流標(biāo)準(zhǔn),例如圖像元數(shù)據(jù)可以參考和借鑒美國國家標(biāo)準(zhǔn)《數(shù)據(jù)字典———靜態(tài)數(shù)字圖像技術(shù)元數(shù)據(jù)》(DataDictionary-TechnicalMetadataforDigitalStillImages),音頻元數(shù)據(jù)可以借鑒國際音頻集成協(xié)會(huì)制定的音頻元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)《AESCoreAudioDescriptivemetadataforaudioobjects-Coreaudioschema》、視頻元數(shù)據(jù)可以借鑒國際《多媒體內(nèi)容描述接口》(MultimediaContentDescriptionInterface(MPEG-7)標(biāo)準(zhǔn)制定等。又如在框架中的“移交接收”標(biāo)準(zhǔn)中,移交信息包封裝規(guī)范缺乏,我國現(xiàn)有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《DA/T48-2009基于XML的電子文件封裝規(guī)范》主要應(yīng)用于文書類檔案,不能應(yīng)用于其他類型電子文件封裝,在音視頻封裝方面,國際標(biāo)準(zhǔn)例如《元數(shù)據(jù)編碼和傳輸標(biāo)準(zhǔn)》(MetadataEncodingandTransmissionStandard)等應(yīng)用非常成熟,因此,我國數(shù)字檔案館應(yīng)積極借鑒國際同類標(biāo)準(zhǔn)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),不斷完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)。3.1.3內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范數(shù)字檔案館在內(nèi)部也需建立和完善一系列用于對(duì)館內(nèi)重復(fù)性事務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范的操作規(guī)程、規(guī)范等,這些內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對(duì)內(nèi)可以規(guī)范業(yè)務(wù)流程運(yùn)行,對(duì)外也可以作為數(shù)字檔案館評(píng)估的依據(jù),例如框架中長久保存類標(biāo)準(zhǔn)主要是數(shù)字檔案館內(nèi)部完善的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,包括長久保存戰(zhàn)略計(jì)劃、代管計(jì)劃、用戶需求調(diào)研指南等。3.2完善我國的標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)容數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的更新主要包括兩個(gè)方面的工作:3.2.1傳統(tǒng)著錄標(biāo)準(zhǔn)從我國現(xiàn)有國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來看,要適應(yīng)數(shù)字檔案館管理對(duì)象特點(diǎn)的變化,必須賦予新的內(nèi)容,以標(biāo)準(zhǔn)體系框架中的“檔案著錄”類標(biāo)準(zhǔn)為例,目前我國使用的是檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《DA/T20.1-1999檔案著錄規(guī)則》,從該標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容來看,需要引進(jìn)多級(jí)著錄的思想,所謂多級(jí)著錄,指的是檔案著錄應(yīng)從全宗著錄起,由全宗逐級(jí)向下著錄到類別,然后從類別到案卷、文件的規(guī)則。我國傳統(tǒng)著錄標(biāo)準(zhǔn)只提供從案卷到文件級(jí)別的著錄,而未提供類別級(jí)以上的著錄。多級(jí)著錄不僅能完整反映數(shù)字檔案館電子檔案的實(shí)體管理級(jí)次,也是數(shù)字檔案館檢索工具的基礎(chǔ),例如美國電子文件檔案館的ARC檢索系統(tǒng)就是在多級(jí)著錄思想的基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)的。因此,我國應(yīng)當(dāng)對(duì)《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行修訂和更新。3.2.2編制數(shù)字檔案館檔案歸檔和移送標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范數(shù)字檔案館應(yīng)盡可能將框架中大量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范轉(zhuǎn)化為機(jī)讀對(duì)象,以推動(dòng)數(shù)字檔案館的自動(dòng)化實(shí)施。以框架中的“元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)”為例,如果數(shù)字檔案館的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)僅僅是一張紙質(zhì)的、內(nèi)容簡單的說明文檔,那么也就無法自動(dòng)化,如果元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)詳細(xì)說明每一種文件格式詳細(xì)的、可機(jī)器理解的元數(shù)據(jù)采集方法,那么數(shù)字檔案館系統(tǒng)可以根據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,設(shè)計(jì)自動(dòng)驗(yàn)證、采集元數(shù)據(jù)的功能,因此,標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系可以支持?jǐn)?shù)字檔案館以自動(dòng)化和可擴(kuò)展的方法采集檔案,其是否豐富、詳細(xì)會(huì)影響到數(shù)字檔案館自動(dòng)化實(shí)施程度。當(dāng)然,將標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范轉(zhuǎn)化為機(jī)讀對(duì)象,需要相當(dāng)大的投資,每一個(gè)檔案館可以根據(jù)自己運(yùn)行效率問題選擇自動(dòng)化等級(jí)。3.3研制前瞻性意義的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系內(nèi)容數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系應(yīng)當(dāng)根據(jù)新時(shí)代、新對(duì)象的管理特點(diǎn)不斷擴(kuò)展,提出應(yīng)研究制定一批具有前瞻性意義的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,例如網(wǎng)絡(luò)上各種新興資源的出現(xiàn),例如微博、微信等,框架中提出應(yīng)積極研究和制定對(duì)這些網(wǎng)絡(luò)資源新興載體的檔案歸檔和移交標(biāo)準(zhǔn),在這方面,國際標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)域例如國際文件聯(lián)合會(huì)(ARMA)已經(jīng)開始制定《組織中使用社會(huì)載體》(UsingSocialMediainOrganizations)標(biāo)準(zhǔn)研究和探索該類資源的歸檔和移交問題。除實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館質(zhì)量目標(biāo)外,標(biāo)準(zhǔn)也可以用于檢驗(yàn)和評(píng)估數(shù)字檔案館檔案管理成效,幫助數(shù)字檔案館進(jìn)一步提升其質(zhì)量,例如國際數(shù)字檔案館認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)《ISO16363空間數(shù)據(jù)與信息傳輸系統(tǒng)—可信任數(shù)字倉儲(chǔ)的審計(jì)和認(rèn)證》(Spacedataandinformationtransfersystems———Auditandce