erp系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

erp系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

20世紀(jì)90年代初，美國著名的顧問pg集團(tuán)首次提出了材料需求計(jì)劃（mrp）和制造資源計(jì)劃（mrp）的更高的管理理念和模式。ERP是將企業(yè)各種資源進(jìn)行整合集成,簡單地說就是將企業(yè)的三大流——物流、資金流、信息流進(jìn)行全面一體化的管理信息系統(tǒng)。ERP的功能模塊不同于以往的財(cái)務(wù)管理軟件,也不是單純的財(cái)務(wù)管理軟件,而是全面一體的管理信息系統(tǒng)。隨著ERP的產(chǎn)生和發(fā)展,不僅應(yīng)用于生產(chǎn)企業(yè),還應(yīng)用于非生產(chǎn)企業(yè)、行政事業(yè)單位。無論是傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)軟件還是ERP軟件,財(cái)務(wù)管理始終是核心的模塊,所以,會計(jì)信息系統(tǒng)仍然是ERP管理信息系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)具有很好的信息集成性,層次豐富,并把特定的管理要求固化。ERP系統(tǒng)一般分為財(cái)務(wù)系統(tǒng)、供應(yīng)鏈系統(tǒng)、生產(chǎn)制造系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)等。其中財(cái)務(wù)系統(tǒng)涵蓋會計(jì)和財(cái)務(wù)管理的所有功能,包括現(xiàn)金管理、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)計(jì)劃,應(yīng)收和應(yīng)付款管理、費(fèi)用管理、報(bào)表分析、財(cái)務(wù)管理等功能。隨著ERP的產(chǎn)生和發(fā)展,財(cái)務(wù)信息也由過的事后反饋?zhàn)優(yōu)槭轮械谋O(jiān)控和事前的預(yù)測、決策,信息由簡單轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄬哟?、多結(jié)構(gòu)。一、pmp與內(nèi)部控制之間的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)(一)為特定的企業(yè)服務(wù)內(nèi)部控制的目標(biāo)涵蓋了企業(yè)的整個(gè)經(jīng)營管理活動(dòng),而ERP作為企業(yè)的管理信息系統(tǒng),是為特定的企業(yè)服務(wù)的。所以在ERP程序設(shè)計(jì)過程中,可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際內(nèi)部控制要求加以考慮,設(shè)計(jì)出適合特定企業(yè)的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)。(二)管理決策錯(cuò)誤的原因分析ERP是由主觀意識的人設(shè)計(jì)和開發(fā)出來的,所以內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是輸入環(huán)節(jié)。若輸入環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤,那么可能會導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)的管理決策錯(cuò)誤,具有一定的主觀性;另外,ERP和其他信息系統(tǒng)一樣也面臨著諸如決策風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)產(chǎn)價(jià)值、實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)、管理變革風(fēng)險(xiǎn)、內(nèi)部環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)、外圍風(fēng)險(xiǎn)、法律責(zé)任等風(fēng)險(xiǎn),也需要對其進(jìn)行有效的控制。(三)erp各模塊的開發(fā)ERP作為企業(yè)的管理信息系統(tǒng),是企業(yè)管理工具之一,但是不能代替所有的管理工作;ERP各模塊的開發(fā)是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)設(shè)置的,沒有標(biāo)準(zhǔn)化的模型,所以對于不同類型的企業(yè)來說,ERP的內(nèi)容也不相同,因面對于眾多企業(yè)來說,很難設(shè)置一個(gè)統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn);ERP管理信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)復(fù)雜,使用和維護(hù)成本高,規(guī)模較小的企業(yè)不適合。二、會計(jì)信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制的新要求(一)電子數(shù)據(jù)的輸出在企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)中,確保輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是內(nèi)部控制的前提,若輸入的數(shù)據(jù)是錯(cuò)誤的,電腦不會自動(dòng)識別,只能將錯(cuò)就錯(cuò)地得出錯(cuò)誤的結(jié)論,而操作人員可能毫不知情。電子數(shù)據(jù)如會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等的輸出靠的就是會計(jì)軟件對原始數(shù)據(jù)的加工處理,并將結(jié)果存儲在磁盤或軟盤中。所有的記賬、會計(jì)報(bào)表的生成、預(yù)測等工作都由電腦完成。電腦輸出數(shù)據(jù)的正確與否在很大程度上取決了輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,這要求一切數(shù)據(jù)的處理過程和處理方法都必須規(guī)范,并保持輸入數(shù)據(jù)的方法相對穩(wěn)定性和輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度高。這樣才能保證會計(jì)信息質(zhì)量的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性。(二)電子數(shù)據(jù)的保存和修改在ERP會計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)境下通過計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪的可能性更大,計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪造成的危害可能就更大。因?yàn)槿藗冇弥苯佑涗浽陔娔X磁盤或光盤上的電子數(shù)據(jù)取代了手工會計(jì)環(huán)境下的紙質(zhì)數(shù)據(jù),電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)數(shù)據(jù)的保存和修改有很多方面是不同的。計(jì)算機(jī)犯罪具有很大的隱弊性和危害性,因此,ERP管理信息系統(tǒng)要求提高計(jì)算機(jī)技術(shù)和手段,改善內(nèi)部控制環(huán)境。(三)事中控制和事前預(yù)測在手工會計(jì)系統(tǒng)中,對于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過具有相應(yīng)權(quán)限的會計(jì)人員審核和簽章。但會計(jì)電算化進(jìn)入ERP時(shí)代后,會計(jì)職能發(fā)生了巨大的變化,由原來的事后核算轉(zhuǎn)向了事中控制和事前預(yù)測的決策。因?yàn)闃I(yè)務(wù)處理都是以電算化系統(tǒng)為主,電算化功能的高度集中導(dǎo)致了職權(quán)的集中,某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入,又可以從事數(shù)據(jù)的輸出。因些,如果不加強(qiáng)企業(yè)的信息系統(tǒng)內(nèi)部控制,就會使某些軟件操作員直接對使用中的數(shù)據(jù)和程序進(jìn)行個(gè)人操縱,從而導(dǎo)致了會計(jì)的錯(cuò)誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。(四)會計(jì)電算化系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)被破壞的問題會計(jì)電算化后,會計(jì)的檔案包括軟盤備份的數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)內(nèi)存在的數(shù)據(jù)和打印輸出的數(shù)據(jù)。會計(jì)電算化的最大載體是會計(jì)軟件,會計(jì)軟件在安裝或者操作過程中出現(xiàn)任何問題,都可能導(dǎo)致系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)被破壞甚至丟失。因些,不僅要保管好相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件,還要保管好已存儲在磁性介質(zhì)中的各種會計(jì)數(shù)據(jù)。三、在ep環(huán)境下，公司會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制得到了完善(一)會計(jì)基礎(chǔ)管理工作基礎(chǔ)管理工作主要是指企業(yè)應(yīng)有一套比較全面、規(guī)范的管理體系,以及完整的規(guī)范數(shù)據(jù)。會計(jì)基礎(chǔ)管理工作主要指企業(yè)會計(jì)制度是否建立健全,核算規(guī)程是否規(guī)范,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否完整正確等,這是做好會計(jì)信息系統(tǒng)工作的重要保證。沒有好的管理基礎(chǔ)工作,電算化會計(jì)信息系統(tǒng)就無法正常處理,ERP工作的開展將遇到重重困難。(二)靜態(tài)審核、二次錄入校驗(yàn)在會計(jì)電算化的操作過程中,需要對輸入數(shù)據(jù)進(jìn)行審核,防止輸入環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。審核數(shù)據(jù)的方法包括靜態(tài)審核(人工審核)、屏幕審核、二次錄入審核(重復(fù)輸入校驗(yàn))。靜態(tài)審核,即人工審核,是指將打印的憑證與人工憑證進(jìn)行核對。屏幕審核,指對屏幕上顯示的憑證進(jìn)行人工審核,這種方法受操作員業(yè)務(wù)水平的影響較大,而且長時(shí)間目測會引起眼睛疲勞,效率比較低。二次錄入校驗(yàn)(重復(fù)輸入校驗(yàn)),是將同一憑證輸入兩次,通過計(jì)算比較兩次輸入的憑證是否相同,從而檢查輸入錯(cuò)誤的一種審核方法,這種方法查錯(cuò)效率較高,但是輸入時(shí)間花費(fèi)較多。在實(shí)際工作中,人們根據(jù)不同情況,對輸入數(shù)據(jù)采用以上方法進(jìn)行審核,確保輸入數(shù)據(jù)的真實(shí)性、正確性和完整性。(三)堅(jiān)持并完善相關(guān)制度。我國當(dāng)前的法主要包括:(1)制度控制。制度控制是指由主管部門制定一系列的規(guī)章制度,以管理制度的形式實(shí)施的,監(jiān)督會計(jì)部門實(shí)施,從而實(shí)現(xiàn)保證會計(jì)軟件的正常運(yùn)行,防止外界干擾之目的。主要包括:上機(jī)操作管理制度、組織人事管理制度、機(jī)房管理制度、會計(jì)檔案管理制度、系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)制度等。制定相應(yīng)的上機(jī)操作守則與操作規(guī)程,是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。上機(jī)操作守則是對電腦機(jī)房工作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則提出了計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)處理過程的具體操作步驟和具體要求,包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說明以及非常情況的處理等。這些制度并不是一成不變的,而必須隨著經(jīng)營的變化而不斷修改和完善。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯(cuò)誤的發(fā)生,從源頭上確保會計(jì)信息的真實(shí)性、正確性和完整性。(2)程序控制。程序控制是指依靠計(jì)算機(jī)程序?qū)?jì)核算、會計(jì)管理進(jìn)行內(nèi)部控制,以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的自我保護(hù)之目的。這種自我保護(hù)的內(nèi)部控制往往比上述各種管理制度實(shí)現(xiàn)的控制功能更為有效,主要包括:對用戶、設(shè)備、文件分別授予不同級別的特權(quán)、身份和權(quán)限控制等,以防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入ERP系統(tǒng),不允許合法用戶使用權(quán)限之外的文件、設(shè)備或程序,不允許進(jìn)行各種越權(quán)操作。另外,對ERP軟件修改、升級、更換時(shí),要有一定的審批手續(xù),必要時(shí)要由專人進(jìn)行監(jiān)督,以保證ERP數(shù)據(jù)的連續(xù)性、系統(tǒng)性和完整性。同時(shí)要定期對計(jì)算機(jī)程序及軟件系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù),建立防止計(jì)算機(jī)病毒入侵的各種措施。(四)erp系統(tǒng)崗位的設(shè)置“不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離”是ERP時(shí)代對操作人員權(quán)限控制的要求。企業(yè)必須制定相應(yīng)的崗位管理制度,明確職責(zé)分工,加強(qiáng)組織控制。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統(tǒng)崗位。其中基本職能崗位可以設(shè)置為出納、審核、財(cái)務(wù)等崗位。ERP系統(tǒng)崗位分為銷售、生產(chǎn)、采購、庫存、物流、投資戰(zhàn)略等直接管理操作維護(hù)ERP系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)軟、硬件人員等。企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位工作的需要,在保證數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置崗位,各崗位應(yīng)保持相對獨(dú)立,但又相互聯(lián)系,相互制約。根據(jù)內(nèi)部牽制制度要求,如出納人員不得兼管審核、記賬、會計(jì)檔案的保管;制單員與審核記賬員不得兼任;出納不能兼任制單;系統(tǒng)開發(fā)人員和維護(hù)人員不能兼任系統(tǒng)操作員等。通過進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工,減少操作利用計(jì)算機(jī)舞弊的可能性。(五)定期審查,確保資金內(nèi)部審計(jì)即是企業(yè)、公司內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是強(qiáng)化內(nèi)部會計(jì)監(jiān)督的重要制度。內(nèi)部審計(jì)工作必須包括:第一,對會計(jì)資料進(jìn)行定期審查,檢查企業(yè)賬務(wù)處理是否正確,是否遵守《會計(jì)法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定,出納簽字、審核記賬的操作是否符合公司有關(guān)內(nèi)部控制制度的要求,憑證附件張數(shù)是否規(guī)范完整等;第二,審查電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)數(shù)據(jù)的一致性;第三,監(jiān)督數(shù)據(jù)保存的安全合法性,防止發(fā)生擅自非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;第四,對系統(tǒng)運(yùn)行過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格審查,杜絕舞弊現(xiàn)象發(fā)生。(六)加強(qiáng)會計(jì)檔案保管會計(jì)電算化后的會計(jì)檔案包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的數(shù)據(jù)及以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲的數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印輸出的數(shù)據(jù),系統(tǒng)的開發(fā)資料也應(yīng)視同會計(jì)檔案保管。會計(jì)電算化檔案管理要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定,并由專人負(fù)責(zé)保管。對會計(jì)電算化檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計(jì)檔案應(yīng)雙備份,存放在不同的地點(diǎn)。對采用存儲介質(zhì)保存的會計(jì)檔案,要定期檢查、定期復(fù)制,防止由于存儲介質(zhì)損壞而使會計(jì)檔案丟失。(七)加大人才培養(yǎng)力度一方面ERP帶來內(nèi)部控制工作的革新,內(nèi)部控制工作由傳統(tǒng)的以人為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂?jì)算機(jī)軟件為主。相對于傳統(tǒng)控制業(yè)務(wù)量大、出錯(cuò)率高、效率低、勞動(dòng)強(qiáng)度高等嚴(yán)重缺陷而言,ERP是對傳統(tǒng)會計(jì)人員的解放。另一方面ERP又對企業(yè)員工提出了新的要求,企業(yè)需要的是跨財(cái)會專業(yè)、計(jì)算機(jī)專業(yè)、管理專業(yè)及企業(yè)相關(guān)專業(yè)的復(fù)合型人才。要提高會計(jì)人員的素質(zhì),必須加大人才培訓(xùn)的力度。企業(yè)應(yīng)立足于國際水準(zhǔn),培養(yǎng)或聘用一批高級技術(shù)人才,推動(dòng)企業(yè)會計(jì)信息化事業(yè)由核算型向管理型、智能型轉(zhuǎn)變。各基層單位應(yīng)積極支持并組織會計(jì)人員學(xué)習(xí)會計(jì)電算化知識,掌握計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù),力爭成為復(fù)合型人才,同時(shí)維護(hù)軟件正常運(yùn)行,為本單位盡快建立高效的ERP管理信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。(八)預(yù)防計(jì)算病毒具體包括:(1)加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)病毒的防范,建立預(yù)防的安全保障措施。計(jì)算機(jī)病毒的出現(xiàn),會對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性造成了極大的影響,對ERP軟件本身也會造成破壞,最終會損壞到計(jì)算機(jī)硬件。會計(jì)電算化系統(tǒng)中的會計(jì)數(shù)據(jù)是會計(jì)工作的重要資料,一旦遭到破壞,會造成不可估量的損失,因此,要加強(qiáng)對計(jì)算病毒的防范。(2)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全控制。網(wǎng)絡(luò)安全包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻技術(shù)等。如進(jìn)行用戶