企業(yè)技術(shù)檔案管理制度

技術(shù)檔案管理制度編制人：審核人：審批人：XXXXXXXXXXXXXXX公司日期：XXXX年XX月XX日目錄TOC\o"1-1"\h\z\u一、機構(gòu)設(shè)立和職責(zé)分工 1二、工程技術(shù)檔案資料的編制 2三、技術(shù)檔案資料的構(gòu)成 4四、各項資料的填寫、簽字、格式及整頓規(guī)定 5五、竣工技術(shù)資料的管理 6六、技術(shù)檔案的鑒定和銷毀 6七、技術(shù)檔案的保管和借閱 6技術(shù)檔案管理制度為建立、健全公司技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)檔案，充足發(fā)揮技術(shù)檔案在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用，更加好地為公司各生產(chǎn)技術(shù)部門服務(wù)。特制訂本管理制度。一、機構(gòu)設(shè)立和職責(zé)分工1、公司工程技術(shù)檔案管理機構(gòu)總工程師總工程師綜合部工程部公司檔案室部門兼職檔案員工程資料室2、職責(zé)分工1）總工程師總工程師負(fù)責(zé)整個工程的檔案管理工程，組織制度本項工程的歸檔范疇、管理制度、收集整頓工程前期文獻(xiàn)、組織審查，接受各部門編制的檔案文獻(xiàn)。2）綜合部a、公司檔案室的直接管理部門，負(fù)責(zé)建立規(guī)范的公司檔案室，設(shè)立專職工程技術(shù)檔案管理人員。b、負(fù)責(zé)根據(jù)國家和行業(yè)的檔案法規(guī)制訂公司工程技術(shù)檔案管理制度，報公司同意后，印發(fā)個部門執(zhí)行。c、及時向公司檔案室移交本部門的構(gòu)成檔案元素的工程項目資料。3）公司檔案室a、負(fù)責(zé)公司工程技術(shù)資料及檔案的日常管理工作，負(fù)責(zé)圖紙、設(shè)備資料、合同文獻(xiàn)、聯(lián)系單、洽商統(tǒng)計、技術(shù)安全交底統(tǒng)計等綜合文檔的接受、發(fā)放、借閱及其登記、計算機錄入及編碼歸檔。b、負(fù)責(zé)歸檔數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)備份。c、負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司各部門收集、整頓有關(guān)工程技術(shù)資料。d、負(fù)責(zé)檔案設(shè)施、設(shè)備的維護(hù)管理、負(fù)責(zé)庫存工程技術(shù)檔案的安全和保密工作。e、負(fù)責(zé)在建工程項目的資料整頓工作。4）工程部a、建立規(guī)范的工程技術(shù)資料室，設(shè)立專職工程技術(shù)檔案管理人員。b、督促參建單位涉及（設(shè)備、材料供應(yīng)單位、施工分包單位、監(jiān)理單位、調(diào)試實驗單位）嚴(yán)格恪守公司工程技術(shù)檔案資料管理方法，并納入合同條款中進(jìn)行管理。c、協(xié)調(diào)參建各單位工程技術(shù)資料管理中的重大問題。d、審定通過監(jiān)理單位審查的各類技術(shù)資料，并及時移交資料室。5）工程部資料室a、負(fù)責(zé)圖紙、設(shè)備、材料資料，技術(shù)安全合同，信函傳真文獻(xiàn)，綜合文檔等的接受、傳遞及移交公司檔案室前的保管。b、負(fù)責(zé)多個工地會議紀(jì)要、施工方法、監(jiān)理月（周）報、質(zhì)檢報驗單等的接受整頓、登記、發(fā)放和借閱。c、負(fù)責(zé)工作聯(lián)系單，變更單的接受、發(fā)放和登記。d、負(fù)責(zé)施工技術(shù)檔案全方面收集整頓。e、參加設(shè)備開箱驗收、收取設(shè)備開箱資料。f、及時向公司檔案室移交上述各類需永久或長久保存的資料檔案。g、協(xié)助公司檔案室做好在建工程資料的整頓工作。6）市場部a、負(fù)責(zé)提交本部門構(gòu)成檔案元素的工程項目資料，涉及工程項目的合同合同、工程項目開工報告和批復(fù)文獻(xiàn)；工程開工前的施工審批方案；工程項目的技術(shù)和安全交底及其執(zhí)行文獻(xiàn)、紀(jì)要、備忘錄；工程的設(shè)備合同及其執(zhí)行文獻(xiàn)、紀(jì)要、備忘錄等；工程項目的施工合同及其執(zhí)行文獻(xiàn)、紀(jì)要、備忘錄；工程項目調(diào)試實驗合同及其執(zhí)行文獻(xiàn)、紀(jì)要、備忘錄等；工程項目招投標(biāo)文獻(xiàn)；本部門發(fā)出的有關(guān)工程前期的根據(jù)性文獻(xiàn)、報告、紀(jì)要、備忘錄等。b、負(fù)責(zé)涉及到本部門的資料收集、積累以及移交公司檔案室之前的保存及管理。c、負(fù)責(zé)借閱檔案資料的妥善保管及時償還。d、負(fù)責(zé)經(jīng)手保密檔案和資料的保密工作。e、負(fù)責(zé)與設(shè)備供貨方在技術(shù)資料方面的聯(lián)系。f、負(fù)責(zé)在新到設(shè)備開箱時告知工程部收取開箱資料。7）技術(shù)部a、負(fù)責(zé)本公司的技術(shù)原則，系統(tǒng)圖等必備圖紙、操作票、工作票、運行日志等運行臺帳；員工培訓(xùn)、事故分析、解決統(tǒng)計及結(jié)論等。b、負(fù)責(zé)涉及本部門資料收集、積累以及移交公司檔案室之前的保存及管理。c、負(fù)責(zé)借閱檔案資料的妥善保管及時償還。d、負(fù)責(zé)經(jīng)手保密檔案和資料的保密工程。二、工程技術(shù)檔案資料的編制工程竣工技術(shù)檔案資料的編制做到三同時和五統(tǒng)一。所謂三同時是指單位工程一開始，就與建立施工技術(shù)統(tǒng)計和竣工圖同時進(jìn)行；工程進(jìn)行中就與施工技術(shù)統(tǒng)計和竣工圖的積累、整編、審定工作同時進(jìn)行；工程交工驗收時，要與提交一套合格的施工技術(shù)統(tǒng)計和竣工圖同時進(jìn)行。所謂五統(tǒng)一是指工程的計劃管理、施工管理、施工圖預(yù)算、工程預(yù)算和竣工圖、施工技術(shù)統(tǒng)計編制移交統(tǒng)一進(jìn)行。五統(tǒng)一是工程技術(shù)資料和工程管理的有機結(jié)合，是確保工程技術(shù)檔案資料完整、提高管理水平的重要手段。工程技術(shù)文獻(xiàn)的編制范疇竣工技術(shù)文獻(xiàn)涉及：修改單、聯(lián)系單、技術(shù)統(tǒng)計、驗收統(tǒng)計、原材料合格證、材料質(zhì)量證明書、施工測量統(tǒng)計、設(shè)備及管線的安裝統(tǒng)計、會議統(tǒng)計及聲像材料、竣工圖等。具體內(nèi)容為：施工管理資料；施工技術(shù)資料；施工測量統(tǒng)計；施工物資資料；施工實驗資料；過程驗收資料；竣工質(zhì)量驗收資料。施工管理資料涉及：工程技術(shù)文獻(xiàn)報審表、施工進(jìn)度計劃報審表、工程開工報審表、（）月工、料、機動態(tài)表、工程變更費用報審表、見證統(tǒng)計。施工技術(shù)資料涉及：施工組織設(shè)計及施工方案、技術(shù)交底統(tǒng)計、圖紙會審統(tǒng)計、設(shè)計變更告知單、工程變更洽商統(tǒng)計。施工測量統(tǒng)計涉及：工程定位測量統(tǒng)計。施工物資資料涉及：材料、構(gòu)配件進(jìn)場檢查統(tǒng)計、設(shè)備開箱檢查統(tǒng)計、設(shè)備及管理附件實驗統(tǒng)計。施工實驗資料涉及：設(shè)備單機試運轉(zhuǎn)統(tǒng)計、系統(tǒng)試運轉(zhuǎn)調(diào)試統(tǒng)計、施工實驗統(tǒng)計。過程驗收資料涉及：檢查批質(zhì)量驗收統(tǒng)計、分項工程資料驗收統(tǒng)計、分部工程質(zhì)量驗收統(tǒng)計、隱蔽工程驗收統(tǒng)計?？⒐べ|(zhì)量驗收資料涉及：單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收統(tǒng)計、單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查統(tǒng)計、單位（子單位）工程安全和功效檢查資料核查及重要功效抽查統(tǒng)計、單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查統(tǒng)計、工程竣工驗收統(tǒng)計、工程竣工報告?？⒐D2、項目施工文獻(xiàn)的編制1）質(zhì)量驗評和施工技術(shù)統(tǒng)計表應(yīng)符合《北京建筑工程資料管理系統(tǒng)GB-50300-》規(guī)定，使用統(tǒng)一表式，局限性部分由監(jiān)理單位提出用表式樣，經(jīng)建設(shè)單位核批后使用。2）過程驗收資料的填寫不得以“Ο”或“√”替代“不合格”或“合格”；應(yīng)填數(shù)字處必須如實填寫數(shù)字，不得以“符合原則”、“符合設(shè)計規(guī)范”等字樣替代；實驗報告應(yīng)填寫報告編號。3）統(tǒng)計表格未填滿內(nèi)容處必須該上“下列空白”或“空白”的紅色條形印章加以注明，各級驗收的簽名處不能蓋“此欄空白”。4）過程驗收資料中的分部工程、分部工程中的分項工程名稱、編號一定要與后續(xù)表式中的名稱、編號一致。5）隱蔽工程隱蔽前，要有隱蔽統(tǒng)計并辦理現(xiàn)場簽證；簽證在前統(tǒng)計在后。6）若一種“單位工程”由多家單位施工，由檔案部門視具體狀況劃分案卷編號，各施工單位均應(yīng)視為一種獨立的“單位工程”立卷整頓。3、項目施工技術(shù)總結(jié)的編制各單位工程項目竣工后，必須編制施工技術(shù)總結(jié)。施工結(jié)束總結(jié)重要內(nèi)容：工程概況；施工管理（涉及：施工組織機構(gòu)、主設(shè)備及工程量、施工計劃管理、施工總平面及機械布置、新工藝、新技術(shù)、新設(shè)備、新材料應(yīng)用）；工程管理（質(zhì)量確保及環(huán)保體系、質(zhì)量管理、焊接管理、實驗管理、安全管理、機械管理、設(shè)備材料管理、文獻(xiàn)資料管理、培訓(xùn)管理）；經(jīng)營管理；勞動力管理。其它項目施工文獻(xiàn)的編制項目竣工后，項目施工文獻(xiàn)中應(yīng)附有：本工程全部驗收項目總數(shù)及項目清單明細(xì)、優(yōu)良率、合格率統(tǒng)計；為了提高工程竣工技術(shù)檔案資料的使用價值和運用率適應(yīng)長久保管、重復(fù)查考和使用目的，在編制時必須符合建設(shè)單位檔案管理流程規(guī)定規(guī)定，做到表式規(guī)格統(tǒng)一，文字符號清晰，圖文整潔，數(shù)據(jù)精確、齊全、不得漏項。用紙規(guī)格和填寫規(guī)定以下：用紙尺寸為A4型297mm*210mm（長*寬）。文字填寫及繪圖，不得使用鉛筆、圓珠筆、易褪色的墨水，也不得采用復(fù)寫的文獻(xiàn)資料歸檔。印章或自制工程竣工技術(shù)檔案資料用表時，除應(yīng)確保用紙幅面尺寸和紙幅面圖文尺寸外，在裝訂時應(yīng)避免產(chǎn)生裝訂后內(nèi)文覆蓋或裝訂不牢等缺點。工程竣工技術(shù)的檔案資料應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定采用統(tǒng)一的表式，在實際應(yīng)用時可適宜調(diào)節(jié)圖文尺寸和線路間距。抄件和復(fù)印件。為確保工程竣工技術(shù)檔案資料的真實性和精確性，對于抄件與復(fù)印件，必須將出廠的廠家名稱、公章及原經(jīng)辦人，產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、原件編號，出場的時間，性能參數(shù)等重要項目內(nèi)容毫無遺漏地抄寫、復(fù)印清晰，并應(yīng)有抄寫、復(fù)印人的簽字，方便于追蹤核查。三、技術(shù)檔案資料的構(gòu)成重要由施工綜合資料、施工技術(shù)資料、工程竣工圖構(gòu)成。資料編制的具體內(nèi)容綜合資料重要有一下內(nèi)容工程總結(jié)：含工程量匯總表、材料用量匯總表?？⒐そ?、構(gòu)筑物影像資料。工程合同名稱、編號（或復(fù)印工程合同封頁、蓋章）。2、施工技術(shù)資料內(nèi)容及規(guī)定1）施工管理資料涉及：a工程技術(shù)文獻(xiàn)報審表；b施工進(jìn)度計劃報審表；c工程開工報審表；d（）月工、料、機動態(tài)表；e工程變更費用報審表；f見證統(tǒng)計。2）施工技術(shù)資料涉及：a施工組織設(shè)計及施工方案；b技術(shù)交底統(tǒng)計；c圖紙會審統(tǒng)計；d設(shè)計變更告知單；e工程變更洽商統(tǒng)計。3）施工測量統(tǒng)計涉及：a工程定位測量統(tǒng)計。4）施工物資資料涉及：a材料、構(gòu)配件進(jìn)場檢查統(tǒng)計；b設(shè)備開箱檢查統(tǒng)計；c設(shè)備及管理附件實驗統(tǒng)計。5）施工實驗資料涉及：a設(shè)備單機試運轉(zhuǎn)統(tǒng)計；b系統(tǒng)試運轉(zhuǎn)調(diào)試統(tǒng)計；c施工實驗統(tǒng)計。6）過程驗收資料涉及：a檢查批質(zhì)量驗收統(tǒng)計；b分項工程資料驗收統(tǒng)計；c分部工程質(zhì)量驗收統(tǒng)計；d隱蔽工程驗收統(tǒng)計。7）竣工質(zhì)量驗收資料涉及：a單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收統(tǒng)計；b單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查統(tǒng)計；c單位（子單位）工程安全和功效檢查資料核查及重要功效抽查統(tǒng)計；d單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查統(tǒng)計；e工程竣工驗收統(tǒng)計；f工程竣工報告。3、工程竣工圖1）項目竣工圖是項目建設(shè)最后狀況的真是反映，是項目工程建成后維護(hù)、保養(yǎng)必不可少的憑證和根據(jù)。因此，竣工圖必須精確、清晰、完整，真實反映工程竣工驗收時的實際狀況。施工圖和施工圖數(shù)要相符。2）項目設(shè)計圖紙由設(shè)計單位編制，但施工單位要編制一份與現(xiàn)場實際相符的竣工草圖供設(shè)計院編制竣工圖用；設(shè)備圖紙由施工單位編制。3）竣工圖必須使用經(jīng)審查簽字的全新施工圖編制，不得使用未經(jīng)審查簽字、褪色、有污點的施工圖編制。4）無設(shè)計變更的施工圖，竣工圖編制單位必須逐張審核，確認(rèn)與現(xiàn)場相符后方可在原圖標(biāo)題欄正上方空白處或其它空白處加蓋、訂立“竣工圖”章，蓋印材料應(yīng)用紅色印泥。5）編制竣工圖時，應(yīng)編制“竣工圖編制總闡明”（敘述竣工圖編制原則并涉及各專業(yè)的竣工圖卷冊目錄）。對每冊修改圖紙，應(yīng)編制分冊闡明（涉及修改內(nèi)容、修改因素、修改根據(jù)文獻(xiàn)等）。6）凡有普通性圖紙變更，可在原圖（新圖）上進(jìn)行修改，并標(biāo)注“修改根據(jù)”，加蓋“竣工圖”章。7）竣工圖的修改部分須用碳素墨水更改，改圖要工整、清晰。若修改部位狹小，可引至空白處繪制，在修改部位旁加蓋“修改根據(jù)”章，標(biāo)出“變更單”編號；凡構(gòu)造形式、工藝、平面布置等重大變化及圖面變更面積超出三分之一的，應(yīng)重新繪制竣工圖。重繪圖按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標(biāo)內(nèi)注明“竣工階段”。四、各項資料的填寫、簽字、格式及整頓規(guī)定1、全部資料的表格，電力建設(shè)工程應(yīng)采用電力部頒發(fā)的《電力建設(shè)施工質(zhì)量驗收及評定規(guī)程》或《北京建設(shè)工程資料管理系統(tǒng)GB50300-》以及業(yè)主單位頒發(fā)的《資料歸檔制度與流程》制度。2、資料的整頓，必須確保內(nèi)容與工程實際狀況相符；各項資料之間必須交圈對口。3、整頓歸檔的工程竣工技術(shù)檔案資料，必須對的地反映工程施工全過程的工程成果，不得私自修改、仿造或事后補做。但凡文獻(xiàn)資料在達(dá)不到規(guī)定的技術(shù)原則和對某些資料的精確性有懷疑時，必須經(jīng)設(shè)計單位技術(shù)負(fù)責(zé)人和施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人審核，并訂立解決意見。解決后的成果要有技術(shù)負(fù)人的簽字承認(rèn)，否則其工程不算竣工，也不能驗收和結(jié)算，檔案資料不能歸檔。4、科學(xué)分類、規(guī)格統(tǒng)一、筆跡清晰、圖形規(guī)整、無漏項，所蓋公章清晰。5、全部簽名必須齊全、真實、易于識別，不能代簽和簡化。6、不準(zhǔn)用鉛筆和其它易于褪色的墨水填表和繪圖，一律使用炭黑墨水。7、復(fù)印件、抄件注明原件寄存單位，抄件應(yīng)有抄件人、抄件單位的簽字和印章。8、匯總后的資料應(yīng)有清晰的目錄、頁次。五、竣工技術(shù)資料的管理1、全部資料除施工日志外，均應(yīng)在分發(fā)時預(yù)留竣工資料歸檔時的份數(shù)，施工技術(shù)資料應(yīng)及時，不得寫“回想錄”，更不得偽造。2、項目總工、項目技術(shù)負(fù)責(zé)人是資料管理的第一責(zé)任者，負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)、主持、檢查、督促資料工作的職責(zé)和權(quán)限。3、項目施工員、質(zhì)檢員、實驗員、測量員對各自分工的資料負(fù)有如實填寫、辦理簽證。分發(fā)并交檔的責(zé)任；生產(chǎn)技術(shù)組負(fù)責(zé)開工報告、竣工報告的辦理及交檔、工程承包合同的辦理及交檔；材料科負(fù)責(zé)多個原材料、成品、半成品、設(shè)備的出廠合格證必須隨貨（機）實驗、檢查報告單的收集、歸檔。4、項目部資料員負(fù)責(zé)資料的收發(fā)、復(fù)制、收集、校核、送審、歸檔等工作。5、竣工資料的份數(shù)及移交事項a、項目部資料的份數(shù)一式四份，施工方存二份，接受方存二份；b、裝訂原則規(guī)格必須按工程監(jiān)理或業(yè)主以及檔案館的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；c、資料移交有關(guān)部門后必須索取收條備查；d、竣工技術(shù)資料屬公司的技術(shù)機密，必須按保密制度進(jìn)行保管，嚴(yán)防泄密或遺失。六、技術(shù)檔案的鑒定和銷毀認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為六個月。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為一年。

2、凡要銷毀的技術(shù)檔案，必須造具清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，避免失密。有關(guān)鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。七、技術(shù)檔案的保管和借閱1、對接受來的技術(shù)檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位寄存，妥善保管，方便運用。2、認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年終全方面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并與12月30日以前整頓出檢查報告，交技術(shù)主管審查。技術(shù)主管根據(jù)檢查報告的成果，對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進(jìn)行整治，并對檢查報告的真實性進(jìn)行復(fù)查。3、做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并推行同意和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。避免檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時修補和提出復(fù)制。4、

技術(shù)檔案的保密制度：

1）全公司職工必須嚴(yán)守機密，維護(hù)技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的檔案（涉及外來、外購的資料，隨儀器、設(shè)備