數(shù)字檔案館調(diào)研報(bào)告

歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對(duì)您有所幫助!歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對(duì)您有所幫助!感謝閱讀本文檔，希望本文檔能對(duì)您有所幫助!感謝閱讀本文檔，希望本文檔能對(duì)您有所幫助!歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對(duì)您有所幫助!感謝閱讀本文檔，希望本文檔能對(duì)您有所幫助!數(shù)字檔案館調(diào)研報(bào)告1對(duì)檔案館工作性質(zhì)的認(rèn)識(shí)

1.1部門(mén)職能

高等學(xué)校檔案是高校社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，也是衡量高教事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要標(biāo)志，它記載過(guò)去，服務(wù)現(xiàn)在，昭啟未來(lái)。高等院校作為人才聚集地和知識(shí)傳播地，其各類檔案尤其是教學(xué)、科研、黨政管理等檔案的科學(xué)價(jià)值和開(kāi)發(fā)利用價(jià)值是社會(huì)信息資源中的重要組成部分。通過(guò)檔案，可以再現(xiàn)歷史的面貌和發(fā)展變化的軌跡，為領(lǐng)導(dǎo)決策和日后各項(xiàng)工作的發(fā)展提供依據(jù)。

近年來(lái)在檔案工作人員的努力下，我校檔案工作有了長(zhǎng)足的進(jìn)步和發(fā)展。高校檔案的收集、整理、傳遞、開(kāi)發(fā)利用也成為高校發(fā)展一項(xiàng)重要工作，使檔案成為教育教學(xué)、學(xué)科建設(shè)、日常管理等的基礎(chǔ)和依據(jù)。為了使檔案工作更好地為高?？蒲小⒔虒W(xué)、管理服務(wù)，確保各門(mén)類檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，要完善檔案管理，嚴(yán)格把好檔案收集、整理、歸檔關(guān)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，采用高校統(tǒng)一規(guī)范的分類法，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案，這樣可以提高檔案工作的質(zhì)量效率，又可為實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化打下堅(jiān)定的基礎(chǔ)。

作為學(xué)校內(nèi)部行政管理的重要部門(mén)，檔案館具有雙重性，作為職能部門(mén)，它負(fù)有“監(jiān)督和指導(dǎo)”的職能，要“對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)”，同時(shí)作為業(yè)務(wù)部門(mén)，還要“負(fù)責(zé)保管本機(jī)關(guān)的檔案”，具有“保管”的職責(zé)。

1.2部門(mén)工作特點(diǎn)

檔案管理工作是一種專門(mén)的管理活動(dòng)。作為專門(mén)負(fù)責(zé)管理各部門(mén)檔案的一種獨(dú)立的業(yè)務(wù)工作，是國(guó)家科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。與此同時(shí)，針對(duì)特定的部門(mén)來(lái)說(shuō)，檔案管理又是該部門(mén)各項(xiàng)管理工作的組成部分，如干部檔案管理是干部管理工作的一部分，科技檔案管理是科研管理的重要組成部分等。

檔案作為一種文獻(xiàn)，是重要的信息來(lái)源，檔案管理是文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)的重要組成部分。隨著檔案工作的發(fā)展，社會(huì)對(duì)檔案需求的提高，現(xiàn)代檔案管理工作已經(jīng)不僅僅是對(duì)檔案的簡(jiǎn)單保管，而是采用各種新技術(shù)、新方法來(lái)開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，以滿足社會(huì)的需要。檔案管理活動(dòng)與其他文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過(guò)程，是一種信息控制系統(tǒng)。但由于檔案原始記錄性的特點(diǎn)，又使得檔案管理活動(dòng)區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)等其它文獻(xiàn)信息工作，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面[1]：

第一，檔案資源積累過(guò)程的緩慢性。檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的歷史記錄，是隨著人們的實(shí)踐活動(dòng)逐步積累起來(lái)的，檔案大多數(shù)是“孤本”，不能隨意復(fù)制，尤其是歷史檔案，能夠流傳至今的很少。因此，檔案較之于一般的圖書(shū)資料而言更顯珍貴，在其保管和利用過(guò)程中不得不重視對(duì)它的保護(hù)，這樣無(wú)形中就降低了他的利用率。

第二，檔案管理過(guò)程的階段性。就檔案的流轉(zhuǎn)程序而言，檔案管理過(guò)程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，檔案管理方式也有不少差異。檔案室管理階段，檔案具有憑證價(jià)值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過(guò)渡性；檔案館階段，檔案對(duì)其形成單位的作用降低，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值，進(jìn)入永久保存時(shí)期。這個(gè)階段的檔案管理工作不僅僅是為某個(gè)單位服務(wù)，而是要有意識(shí)地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)地提供檔案為整個(gè)社會(huì)各項(xiàng)工作服務(wù)。

第三，檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性。檔案是在其形成者過(guò)程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來(lái)為形成者所有與控制，其價(jià)值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來(lái)源聯(lián)系的作法就充分說(shuō)明了這一點(diǎn)。檔案對(duì)形成者的依附性，使得檔案難以像圖書(shū)資料那樣廣為傳遞和交流，這在某種程度上限制了檔案管理活動(dòng)的范圍。

第四，檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性。檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，并且有相當(dāng)一部分檔案涉及到學(xué)校的政治、經(jīng)濟(jì)與技術(shù)機(jī)密。所以，檔案一般自形成之日起，對(duì)外有相當(dāng)一段時(shí)間的封閉期，過(guò)了這段封閉期后才能有選擇地向社會(huì)開(kāi)放，檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個(gè)過(guò)程，并由此推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

2本部門(mén)工作現(xiàn)狀和存在的主要問(wèn)題

2.1主要工作成績(jī)

自2007年12月14日成立以來(lái)，貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院檔案館立足國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和本校的實(shí)際情況，致力于檔案管理信息化建設(shè)，積極推進(jìn)檔案收集、整理方式的改革，在全校推廣應(yīng)用檔案管理信息系統(tǒng)，并投入力量積極開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)站建設(shè)，以期使檔案檢索利用更加貼近學(xué)校發(fā)展需要、貼近教職員工研究查考的需要。館內(nèi)目前設(shè)有館長(zhǎng)室、綜合檔案科、干部檔案科、保密室及3間庫(kù)房，占地面積近1000平方米，現(xiàn)有工作人員共8人，其中碩士研究生學(xué)歷1人，大學(xué)本科學(xué)歷6人，大專學(xué)歷1人，另有退休返聘人員1人。綜合檔案館館藏檔案包括文書(shū)、教學(xué)、科研、基建、聲像、學(xué)報(bào)、設(shè)備、財(cái)會(huì)八大類。

2008年12月31日，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)懷下，經(jīng)過(guò)檔案館工作人員的努力，我校試卷保密室獲得XX省國(guó)家統(tǒng)一考試試卷保密室合格證，是繼貴州大學(xué)、貴州師范大學(xué)之后的XX省第三家獲得試卷保密室合格證的高校。

2009年1月9日，在省直機(jī)關(guān)保密工作第十一協(xié)作組、省直國(guó)家安全工作第三協(xié)作組2008年度總結(jié)表彰暨移交工作會(huì)議上，我校榮獲了省教育廳、第十一協(xié)作組組長(zhǎng)單位貴陽(yáng)中醫(yī)學(xué)院頒發(fā)的“2008年度先進(jìn)單位”稱號(hào)。我校院辦副主任、檔案館副館長(zhǎng)黃竹慧、檔案館工作人員朱青榮獲XX省直機(jī)關(guān)工作保密論文征文競(jìng)賽一等獎(jiǎng)；我校部分檔案工作者分獲二等獎(jiǎng)、優(yōu)秀獎(jiǎng)。

2009年4月8日，經(jīng)XX省檔案局決定，XX省直單位檔案協(xié)作組第十二組工作會(huì)議在我校召開(kāi)，中共XX省委組織部部務(wù)委員尹新黔、XX省檔案局局長(zhǎng)王傳福以及XX省檔案局經(jīng)科處、XX省教育廳、XX省直單位檔案協(xié)作組第十二組各成員單位院校檔案工作人員參加了本次會(huì)議。這既是對(duì)我校檔案工作發(fā)展的一種肯定，同時(shí)也是對(duì)我校檔案事業(yè)繼續(xù)穩(wěn)步推進(jìn)的一種鼓勵(lì)，是我們轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念、調(diào)整發(fā)展思路、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、妥善解決問(wèn)題的契機(jī)。

2.2省內(nèi)外高校同類部門(mén)工作經(jīng)驗(yàn)借鑒

2.2.1本部門(mén)與省內(nèi)高校同類部門(mén)對(duì)比分析

XX省內(nèi)高校目前僅有三家設(shè)立檔案館，分別是貴州大學(xué)檔案館、貴州師范大學(xué)檔案館和我校檔案館。

貴州大學(xué)檔案館成立于2004年11月，即原貴州大學(xué)和原貴州工業(yè)大學(xué)合并時(shí)，由兩校的干部人事檔案室、綜合檔案室合并組建而成。貴州大學(xué)檔案館為正處級(jí)建制單位，下設(shè)辦公室、人事檔案科、綜合檔案科?，F(xiàn)有在編工作人員11人，其學(xué)歷結(jié)構(gòu)是：大學(xué)本科學(xué)歷5人，大專學(xué)歷6人；職稱結(jié)構(gòu)是：副高職稱1人，中級(jí)職稱8人，初級(jí)職稱1人。全館總面積977平方米，館藏有人事檔案9339卷、綜合檔案（含黨群、行政、教學(xué)、科研、財(cái)會(huì)、基建、出版、外事、實(shí)物等類檔案）29878卷，配置有復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、檔案裝訂機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、空調(diào)等設(shè)備。

1991年初，貴州師范大學(xué)根據(jù)國(guó)家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，理順了領(lǐng)導(dǎo)體制，成立了綜合檔案室，隸屬校長(zhǎng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)，由校長(zhǎng)分管。除原有的黨政管理類檔案外，綜合檔案室集中統(tǒng)一管理了學(xué)校黨政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)、聲像等九大類檔案。2005年初學(xué)校成立檔案館，在原有綜合檔案的基礎(chǔ)上，將人事檔案并入檔案館集中統(tǒng)一管理。2004年初，省政府決定將XX省理工職業(yè)學(xué)校并入我校。根據(jù)教育部有關(guān)規(guī)定，檔案館接收了該校的全部檔案并按不同的全宗實(shí)行統(tǒng)一管理。檔案館現(xiàn)有專職檔案工作人員7人，其中本科學(xué)歷6人，大專學(xué)歷1人；副高級(jí)職稱1人，中級(jí)職稱2人，初級(jí)職稱3人。檔案館現(xiàn)有辦公室、檔案庫(kù)房、閱覽室，面積近1000平方米，有適應(yīng)工作需要的規(guī)范的各種檔案裝具，另配有服務(wù)器電腦、掃描儀、打印機(jī)、照片打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)、吸塵器等現(xiàn)代化管理設(shè)備。

根據(jù)以上情況分析，貴州師范大學(xué)檔案館和我校情況比較接近，我校也接收了XX省計(jì)劃管理干部學(xué)院的全部檔案并按不同的全宗實(shí)行統(tǒng)一管理。從檔案館機(jī)構(gòu)設(shè)立來(lái)看，我校設(shè)立較為齊全，但缺少公開(kāi)閱覽室，檔案的利用開(kāi)發(fā)受到一定局限。

2.2.2本部門(mén)與省外先進(jìn)院校同類部門(mén)對(duì)比分析

我們選取了位于經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的上海財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館作為參照，進(jìn)行對(duì)比分析。

上海財(cái)經(jīng)大學(xué)綜合檔案室成立于1984年12月，2002年12月建立校檔案館，內(nèi)設(shè)收集科、管理科、編研科和人事檔案室?，F(xiàn)有在編人員11人，其中正高職稱1人、副高職稱1人、中級(jí)職稱6人。2000年建成學(xué)校專用檔案樓，建筑面積1350平方米，配備了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀等設(shè)備；其中庫(kù)房520平方米，庫(kù)內(nèi)安裝有354節(jié)密集架、8組24臺(tái)空調(diào)機(jī)及防火、防盜、去濕等現(xiàn)代化設(shè)施。1978年復(fù)校以來(lái)的檔案均按《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、排架，共分為黨群、行政、教學(xué)、科研、校產(chǎn)、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)、人物、聲像、字畫(huà)等十三大類。檔案館從2001年開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理系統(tǒng)，2005年開(kāi)始引進(jìn)“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，并于2007年在全校推廣使用，目前全校所有院（系、所）、部門(mén)均已使用檔案管理軟件進(jìn)行歸檔工作，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化邁出了重要一步。除計(jì)算機(jī)檢索外，檔案館編制了案卷目錄、專題目錄、部門(mén)移交目錄等檢索工具；編制了專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格通知匯編、干部任免通知匯編、學(xué)?；A(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料匯編、校級(jí)發(fā)文匯編；編寫(xiě)了文書(shū)檔案、學(xué)籍檔案的查閱指南；建立了學(xué)生檔案查詢、出國(guó)人員檢索表等輔助數(shù)據(jù)庫(kù)。從以上情況分析，作為國(guó)內(nèi)設(shè)立較早的財(cái)經(jīng)類高校檔案館之一的上海財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館，無(wú)論是從檔案館的功能、檔案館管理的檔案種類，還是檔案館開(kāi)發(fā)利用的程度，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)領(lǐng)先。尤其是對(duì)于電子文件的管理和應(yīng)用，應(yīng)該是我校今后一段時(shí)期努力的重點(diǎn)和方向。

2.3存在主要問(wèn)題

2.3.1重管理輕宣傳

近年來(lái)，隨著我校檔案館建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)以及XX省直單位檔案協(xié)作組第十二組工作會(huì)議在我校召開(kāi)，檔案管理工作的重要性日益突顯，檔案的價(jià)值已愈來(lái)愈被人們重視和認(rèn)可。檔案管理規(guī)章制度不斷健全，基礎(chǔ)設(shè)施逐步得到完善，高校檔案管理制度化、現(xiàn)代化已達(dá)到一定水平。但與此同時(shí)，卻也忽略了檔案宣傳工作的開(kāi)展。這里所說(shuō)的檔案宣傳，除了《中華人民共和國(guó)檔案法》的宣傳之外，主要是指對(duì)館藏檔案內(nèi)容的宣傳。由于高校檔案部門(mén)不注意館藏內(nèi)容的宣傳，使大多數(shù)師生員工不知道檔案部門(mén)究竟有些什么東西，因此不能結(jié)合工作需要去檔案室查找有關(guān)材料。人們不知道檔案館里有什么，能不能為自己所用，怎么用等等，致使大多數(shù)教職工始終對(duì)檔案館望而卻步，認(rèn)為那是神秘、不可接近的地方，當(dāng)然更沒(méi)有什么自己需要的東西，導(dǎo)致檔案利用者較少，利用率較低。

2.3.2重收集輕鑒定

檔案收集活動(dòng)是檔案工作的起點(diǎn)，沒(méi)有檔案收集就沒(méi)有檔案，更談不上檔案的開(kāi)發(fā)利用。由于我校檔案館新近成立，為了搞好檔案收集工作，我校檔案部門(mén)制定了各種規(guī)章制度，指定了各單位、各部門(mén)提交檔案的規(guī)范格式并定期對(duì)了各單位、各部門(mén)的專兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。我校檔案館館藏正日益豐富，歸檔率也逐月遞增。但我們?cè)陉P(guān)注檔案數(shù)量的同時(shí)卻忽略了檔案質(zhì)量的控制，忽略了檔案價(jià)值鑒定工作的開(kāi)展，也就是說(shuō)忽略了檔案的“優(yōu)化”，其結(jié)果是給檔案整理編目工作增加了負(fù)擔(dān)，浪費(fèi)了人力、物力和庫(kù)房空間，也影響了那些真正具有價(jià)值的檔案被及時(shí)有效地利用。

2.3.3重整理輕編研

檔案整理工作是整個(gè)檔案工作中最為耗時(shí)費(fèi)力的一個(gè)環(huán)節(jié)。檔案人員要對(duì)文件材料進(jìn)行分類整理、組卷，要注意保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，分類正確，問(wèn)題突出，要擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，最后還要“三孔一線”將案卷裝訂的結(jié)實(shí)美觀。遇有卷內(nèi)紙張大小不一的，還要裁裁剪剪，補(bǔ)補(bǔ)貼貼，有時(shí)為了強(qiáng)調(diào)整齊，甚至把有用的文件內(nèi)容也切掉了。過(guò)于繁瑣的整理工作流程，耗費(fèi)了檔案人員大量的時(shí)間、精力，卻無(wú)暇顧及檔案編研工作，缺乏高質(zhì)量的編研材料，導(dǎo)致檔案利用工作始終停留在你來(lái)我查，只能提供單一的原件或復(fù)印件的低層次水平上。

2.3.4重部門(mén)輕個(gè)人

只重視為校內(nèi)單位、各部門(mén)提供檔案利用服務(wù)，忽略了對(duì)個(gè)體檔案用戶的宣傳和服務(wù)。以本校檔案利用登記為例，90%的借閱利用都是部門(mén)工作查考以及學(xué)校編史修志之用，而極少有個(gè)人用戶查閱與己有關(guān)的諸如工資改革、職務(wù)任免、職稱聘任、體制改革等文件，即使偶有一二，也是半遮半掩，試試探探，不知自己到底有無(wú)權(quán)利查閱。過(guò)去，由于檔案部門(mén)過(guò)于強(qiáng)調(diào)檔案工作的政治性和機(jī)要性，把檔案工作神秘化，實(shí)行自我封閉，把工作對(duì)象和工作內(nèi)容限制在黨政機(jī)關(guān)或紅頭文件上，使得大部分教職員工對(duì)檔案有一種神秘感，認(rèn)為檔案館就是保管人事檔案的地方，不可涉足、分不清人事檔案和文書(shū)檔案的界線。在他們的印象中，檔案館只是校方的檔案保管和服務(wù)機(jī)構(gòu)，個(gè)人無(wú)權(quán)利用。狹隘的服務(wù)面使館藏檔案得不到充分的開(kāi)發(fā)利用，并最終成為阻礙檔案館發(fā)展的瓶頸。

2.3.5重查借閱登記，輕利用效果反饋。

查借閱登記是檔案提供利用必做的功課。在檔案利用服務(wù)中，檔案人員往往很注重借閱情況登記，但在檔案提供利用之后，利用效果如何，利用者是否達(dá)到目的，對(duì)利用服務(wù)是否滿意，或者對(duì)服務(wù)態(tài)度、服務(wù)方式及需求的檔案內(nèi)容有無(wú)意見(jiàn)、建議等等，卻往往不加考慮，無(wú)從知曉。也就是說(shuō)，服務(wù)方與利用方缺乏溝通，利用方的需求和意愿服務(wù)方無(wú)從了解，必然導(dǎo)致工作的盲目性，在利用工作中暴露出來(lái)的問(wèn)題得不到及時(shí)解決，不能最大限度滿足利用者需求。

3影響本部門(mén)工作的“十二五”環(huán)境因素變化分析

3.1宏觀環(huán)境分析

當(dāng)前，高校也受到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮的沖擊，內(nèi)外環(huán)境的鮮明對(duì)比，與社會(huì)其他行業(yè)人員經(jīng)濟(jì)收入和物質(zhì)分配差距的拉大，打破了檔案人員的心理平衡，影響到他們的思想情緒和工作積極性，從而產(chǎn)生了悲觀情緒。因此，一部分同志為了實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值“跳槽”了，造成了檔案部門(mén)隊(duì)伍不穩(wěn)定的狀況，這是造成高校檔案利用率低下的原因之一。

同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)的發(fā)展及辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用，使信息資源存貯與傳遞向數(shù)字化、電子化發(fā)展。信息化技術(shù)在檔案方面的應(yīng)用，使電子文件在信息采集、管理及利用各方面與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有很大的不同，從而帶來(lái)管理模式、運(yùn)作程序、技術(shù)方法等諸方面的變革。數(shù)字檔案館、網(wǎng)站的建設(shè)，網(wǎng)上提供利用已成為檔案現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的方向，這給檔案館今后的發(fā)展帶來(lái)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

3.2微觀環(huán)境分析

檔案產(chǎn)生于不同的地點(diǎn)，由各單位、各部門(mén)的檔案員整理和管理，在完成檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等一系列業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，其中包括了檔號(hào)設(shè)置、著錄規(guī)則、實(shí)體排架、檔案保護(hù)等各項(xiàng)工作的實(shí)踐性操作。由于檔案實(shí)體保管在物理?xiàng)l件上的分散性以及各單位、各部門(mén)習(xí)慣于各自管理模式的差異性所致，要改變?cè)凶龇ú⒔y(tǒng)一按一個(gè)全宗的標(biāo)準(zhǔn)管理，工作難度之大不言而喻。

4本部門(mén)“十二五”期間工作的指導(dǎo)思想、發(fā)展目標(biāo)和具體思路4.1總體思路

檔案館“十二五”期間工作的總體思路是。全面貫徹黨的十七大和十七屆三中全會(huì)精神，緊緊圍繞學(xué)校中心工作，深入學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀。突出創(chuàng)新發(fā)展和服務(wù)師生主題，繼續(xù)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、資源建設(shè)、法制建設(shè)、環(huán)境建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)，抓好館室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范化建設(shè)、檔案信息資源的整合、檔案規(guī)范化管理等。

一是全面推進(jìn)館室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)精細(xì)化管理。在檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)精細(xì)化管理探索實(shí)踐的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步總結(jié)完善，帶動(dòng)全校檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)和科學(xué)管理水平的普遍提高。

二是夯實(shí)館室功能建設(shè)和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。抓住我?！笆逡?guī)劃”的有利契機(jī)，爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)支持，將檔案事業(yè)發(fā)展、檔案館庫(kù)建設(shè)列入學(xué)校工作計(jì)劃，以創(chuàng)建為目標(biāo)，大力推進(jìn)檔案館功能建設(shè)和館庫(kù)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。

三是全面提升檔案信息化建設(shè)水平。制訂2010-2015年檔案信息化實(shí)施意見(jiàn)，同步啟動(dòng)數(shù)字檔案館與數(shù)字檔案室建設(shè)，努力在電子文件與電子檔案管理、數(shù)字檔案館建設(shè)和各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)上取得明顯成效。同時(shí)，把檔案信息安全作為重點(diǎn)，從設(shè)備、技術(shù)和制度等方面全面提高檔案信息安全的保障能力。

四是切實(shí)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)服務(wù)工作。加強(qiáng)各單位、各部門(mén)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，提高各單位、各部門(mén)檔案管理水平。

4.2發(fā)展目標(biāo)

檔案是反映社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始的歷史記錄，是人類文明史的見(jiàn)證。檔案，只有通過(guò)檔案工作才能得以保存和流傳后世，才能起到維護(hù)歷史真實(shí)面貌的功能。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案作為一種知識(shí)資源，服務(wù)于以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，檔案工作被視為知識(shí)管理工作。作為檔案信息搜集、整理、記憶、傳播的基地，檔案館不僅可以向利用者提供文本服務(wù)，也可以進(jìn)行超文本的信息服務(wù)，從而提高知識(shí)傳播的效率和檔案信息的利用率。

盡管我校檔案館剛剛成立，但在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，檔案館上下在檔案館副館長(zhǎng)的帶領(lǐng)下，一直積極主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案館的信息資源，以適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。檔案館“十二五”期間工作的發(fā)展目標(biāo)是：緊緊圍繞學(xué)校中心工作，堅(jiān)持以“服務(wù)·創(chuàng)新”為主題，以人員素質(zhì)和提高檔案管理水平為根本，以檔案數(shù)字化建設(shè)和檔案資源建設(shè)為重點(diǎn)，努力把我校檔案工作提高到一個(gè)新水平，為把我校建設(shè)成為西部地區(qū)高水平財(cái)經(jīng)大學(xué)而努力。

4.3重點(diǎn)任務(wù)

4.3.1加強(qiáng)敬業(yè)精神和職業(yè)道德教育

加強(qiáng)檔案人員敬業(yè)精神和職業(yè)道德的教育，不斷創(chuàng)新服務(wù)方式，改善服務(wù)手段，大力推行“五個(gè)一樣”的服務(wù)，即：對(duì)來(lái)館人員做到百姓領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)樣，生人熟人一個(gè)樣，來(lái)人來(lái)函一個(gè)樣，上班下班一個(gè)樣，難查易查一個(gè)樣。以周到、熱情、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆?wù)態(tài)度，為學(xué)校和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，使檔案館成為領(lǐng)導(dǎo)的助手、師生的朋友。

4.3.2啟動(dòng)貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院數(shù)字檔案館建設(shè)

建設(shè)檔案館網(wǎng)站，把檔案館網(wǎng)站建設(shè)成為檔案工作者的家園，檔案利用者的樂(lè)園，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的智力源；起草《貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院數(shù)字檔案館建設(shè)方案》以及《貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院數(shù)字檔案館檔案管理信息系統(tǒng)需求意見(jiàn)書(shū)》，配合學(xué)校確定數(shù)字檔案館檔案管理信息系統(tǒng)；完成對(duì)文書(shū)檔案和學(xué)生成績(jī)等利用較高的檔案的電子化。

4.3.3做好電子文件的規(guī)范化管理。

起草并下發(fā)《貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院電子文件歸檔與管理規(guī)范》。

4.3.4健全學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

進(jìn)一步明確各單位檔案負(fù)責(zé)人和兼職檔案員，并做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，以保證檔案工作的順利進(jìn)行。加強(qiáng)檔案兼職隊(duì)伍建設(shè)，積極向?qū)W校呼吁，兼職檔案員可以參與檔案系列職稱的評(píng)定和考核。

4.3.5加強(qiáng)檔案的收集和業(yè)務(wù)指導(dǎo)

督促有關(guān)單位將2009年以前的檔案及時(shí)移交檔案館，確保檔案完整入庫(kù)。

5實(shí)現(xiàn)本部門(mén)“十二五”發(fā)展目標(biāo)的對(duì)策措施

5.1解放思想，更新觀念，開(kāi)拓前進(jìn)

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，我們必須深刻地認(rèn)識(shí)到社會(huì)主義事業(yè)離不開(kāi)檔案，學(xué)校工作離不開(kāi)檔案，要堅(jiān)定檔案工作者的信心，深刻認(rèn)識(shí)檔案和檔案工作的現(xiàn)狀和特點(diǎn)，認(rèn)識(shí)工作中的差距，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念。把封閉保守、求穩(wěn)怕險(xiǎn)轉(zhuǎn)變成改革開(kāi)放、積極創(chuàng)新的觀念；把坐等上門(mén)、按部就班的觀念轉(zhuǎn)變成為主動(dòng)積極開(kāi)發(fā)信息資源，千方百計(jì)為教育教學(xué)服務(wù)的觀念；把檔案行政管理僅僅看做業(yè)務(wù)指導(dǎo)的觀念，轉(zhuǎn)變成依法管理、宏觀指導(dǎo)、全面服務(wù)的觀念；把傳統(tǒng)手工式管理的觀念，轉(zhuǎn)變成面向現(xiàn)代化、面向未來(lái)的觀念；把不太重視經(jīng)濟(jì)效益的觀念，轉(zhuǎn)變成重視社會(huì)效益又重視經(jīng)濟(jì)效益的觀念。

5.2加強(qiáng)法制建設(shè)，實(shí)現(xiàn)依法治理

高校檔案工作是辦好高校的重要基礎(chǔ)工作之一，是高?？茖W(xué)管理的重要組成部分。高校檔案工作的好壞在一定程度上反映這所高校管理水平的高低，也直接影響著學(xué)校各項(xiàng)工作的開(kāi)展。要搞好高校檔案工作，就必須把檔案工作納入法制的軌道，加強(qiáng)檔案工作的法制建設(shè)，健全和完善檔案的法規(guī)體系，用法規(guī)引導(dǎo)、推進(jìn)和保障高校檔案工作的持續(xù)發(fā)展?！稒n案法》的頒布與實(shí)施，使檔案工作的法制建設(shè)得以保障。只有通過(guò)法制監(jiān)督，才能使高校檔案工作逐步走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的軌道，更好地促進(jìn)高校檔案的開(kāi)發(fā)和利用。

5.3加強(qiáng)宣傳，開(kāi)展用戶教育這里所說(shuō)的檔案宣傳，首先是指采取各種形式宣傳《檔案法》以及國(guó)家教委頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)，使廣大師生員工能了解、關(guān)心和支持檔案工作，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和支持。其次，也是著重要強(qiáng)調(diào)的，就是加強(qiáng)自我宣傳，開(kāi)展檔案用戶教育。檔案利用者要順利獲取檔案，必須知道：一是何處有檔案；二是這些檔案都包括什么內(nèi)容；三是如何能找到自己需要的檔案。然而這三點(diǎn)在目前來(lái)講多數(shù)利用者并不知曉。所以，檔案館必須重視做好自我宣傳，向全院師生員工介紹館藏檔案內(nèi)容、類別，介紹檔案利用的規(guī)章制度和手續(xù)，介紹檢索工具及使用方法等等?？刹扇≡谌悍秶鷥?nèi)舉辦檔案檢索與利用講座，利用校園網(wǎng)與宣傳欄等進(jìn)行廣泛宣傳，使外界了解自己的工作性質(zhì)、館藏內(nèi)容及所能提供的服務(wù)，這樣才能激發(fā)各部門(mén)及個(gè)體用戶對(duì)利用檔案的愿望與熱情，消除人們對(duì)檔案工作的神秘感，引導(dǎo)更多的人利用檔案。

5.4開(kāi)展現(xiàn)行文件服務(wù)

通常檔案給人們的印象就是“過(guò)時(shí)的文件”，開(kāi)展現(xiàn)行文件利用服務(wù)，實(shí)際上就是檔案利用工作的前移。所謂現(xiàn)行文件，就是指已經(jīng)產(chǎn)生，正在進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞、執(zhí)行的文件。一般來(lái)說(shuō)現(xiàn)行文件在其形成的前五年利用率最高，以后就逐年遞減。除了黨和國(guó)家機(jī)密、法律規(guī)定，學(xué)校按規(guī)定需要保密的事項(xiàng)和科技、商業(yè)秘密，凡是涉及高校改革發(fā)展、建設(shè)的重大決策，事關(guān)師生員工民主權(quán)利、切身利益，群眾關(guān)心的熱點(diǎn)、焦點(diǎn)問(wèn)題、政策規(guī)定，以及上級(jí)主管部門(mén)要求公開(kāi)的事項(xiàng)如體制改革、房改、養(yǎng)老、醫(yī)療、災(zāi)情、疫情、突發(fā)事件等不涉密文件都是老百姓急于了解的，都可提供查閱。服務(wù)方式一是可采用閱覽服務(wù)，即設(shè)置閱文室，提供文件原件閱讀及復(fù)制服務(wù)；二是依托高校局域網(wǎng)將可以開(kāi)放的文件內(nèi)容掛在網(wǎng)上，開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)；三是咨詢服務(wù)，即以現(xiàn)行文件及有關(guān)資料為依據(jù)，以解答問(wèn)題的形式向利用者提供服務(wù)。

開(kāi)展現(xiàn)行文件服務(wù)不僅拓展了檔案館的社會(huì)服務(wù)功能，提升了檔案工作的社會(huì)影響力，而且可以有效提高檔案利用率，促進(jìn)檔案工作的良性循環(huán)。開(kāi)展現(xiàn)行文件服務(wù)必須高度重視安全與保密問(wèn)題。

5.5加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵在人，在檔案管理過(guò)程中，人始終是最重要的，檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。穩(wěn)定專兼職檔案人員、提高其整體素質(zhì)，是做好檔案工作的基礎(chǔ)。因此，要樹(shù)立人才資源是第一資源的思想，在配備檔案專職人員時(shí)，既要注重人員的素質(zhì)，又要注重業(yè)務(wù)水平。

一是要注重檔案人員的知識(shí)更新。通過(guò)辦培訓(xùn)班等形式提高在職檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，使其在掌握檔案基礎(chǔ)理論的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步了解和掌握檔案的現(xiàn)代化管理方法，不斷擴(kuò)大知識(shí)面，及時(shí)調(diào)整和完美自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。要鼓勵(lì)他們學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)和參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)工作應(yīng)加強(qiáng)針對(duì)性、實(shí)用性，重點(diǎn)加強(qiáng)電子文件、電子檔案管理新技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和實(shí)際工作能力。

二是要加強(qiáng)思想政治工作，幫助檔案工作者樹(shù)立事業(yè)心和責(zé)任感，培養(yǎng)奉獻(xiàn)精神。不斷提高檔案專業(yè)階伍的整體素質(zhì)，從而使在職的檔案人員從思想上和業(yè)務(wù)水平上適應(yīng)學(xué)校教育教學(xué)工作的需要。同時(shí)，要積極引進(jìn)各層次、各類型的人才，既注重引進(jìn)具有豐富檔案專業(yè)知識(shí)面實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、精通業(yè)務(wù)的中高級(jí)研究人才，又注重引進(jìn)相關(guān)學(xué)科特別是理工科專門(mén)人才，合理調(diào)整檔案工作者的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)。

5.6加強(qiáng)館藏建設(shè)，大力豐富、優(yōu)化館藏

首先，豐富館藏，打好基礎(chǔ)。豐富的館藏是開(kāi)展利用工作的前提，但這并不是片面強(qiáng)調(diào)檔案越多越好，而是要求檔案門(mén)類齊全，結(jié)構(gòu)合理。當(dāng)前各大高校檔案館普遍存在著“三多三少”現(xiàn)象，即低價(jià)值檔案較多，公務(wù)性檔案多，紙質(zhì)檔案多;價(jià)值大的檔案少，特色檔案少，非紙質(zhì)檔案少。檔案部門(mén)在進(jìn)行館藏建設(shè)時(shí)要注意完善館藏結(jié)構(gòu)，從檔案門(mén)類看，不僅要有黨群、行政等公務(wù)性檔案，還要有突出高校特色的教學(xué)檔案、科研檔案。從檔案載體形式上看，不僅有紙質(zhì)檔案，還要有照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案，另外還要順應(yīng)時(shí)代潮流，及早起步，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的收集和整理。

其次，在豐富館藏的同時(shí)必須重視優(yōu)化館藏，即以最低限度的費(fèi)用消耗保存最大限度的檔案信息資源。開(kāi)展檔案價(jià)值鑒定，是優(yōu)化館藏的重要途徑，各高校應(yīng)高度重視，成立檔案鑒定小組，保證有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展此項(xiàng)工作，把好文件材料的歸檔鑒定關(guān)及到期檔案鑒定關(guān)，以達(dá)到優(yōu)化館藏，方便利用的目的。

經(jīng)過(guò)大量的前期調(diào)研，筆者認(rèn)為，豐富、優(yōu)化館藏應(yīng)包括以下三個(gè)方面內(nèi)容：

第一，增加館藏?cái)?shù)量。檔案館自開(kāi)始運(yùn)作以來(lái)，一直積極地接收各單位、各部門(mén)檔案，征集檔案史料，充實(shí)館藏各類資料。

第二，提高館藏質(zhì)量。要“清源截流”地把好檔案進(jìn)館關(guān)，同時(shí)豐富檔案載體，使紙質(zhì)、木質(zhì)、磁帶，甚至現(xiàn)代機(jī)讀檔案都具有。

第三，克服館藏臃腫現(xiàn)象。大量重復(fù)的檔案和無(wú)價(jià)值檔案的存在，占據(jù)了檔案館庫(kù)存有限的空間，使館庫(kù)無(wú)法最大限度地容納有效檔案的進(jìn)館。所以，消腫精檔也是豐富館藏的一個(gè)內(nèi)容。

5.7加快推進(jìn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)，以網(wǎng)絡(luò)為依托開(kāi)展檔案利用工作

當(dāng)今是信息時(shí)代，信息網(wǎng)絡(luò)化消除了時(shí)空的限制，使人類在更大程度上實(shí)現(xiàn)了知識(shí)與信息的全社會(huì)共享。對(duì)于高校檔案工作來(lái)講，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化更是勢(shì)在必行。當(dāng)前的首要任務(wù)就是進(jìn)行檔案信息數(shù)字化建設(shè)。一方面要積極開(kāi)展電子檔案的收集、保管和利用工作，另一方面對(duì)于庫(kù)存的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行必要的數(shù)字化處理，使之轉(zhuǎn)換成可聯(lián)機(jī)上網(wǎng)的數(shù)字信息。在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作中，可以根據(jù)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件和分步實(shí)施的具體步驟，選擇在兩個(gè)不同層次上分別進(jìn)行：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，其目標(biāo)是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù);二是檔案全文信息的數(shù)字化。

檔案信息數(shù)字化是開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。檔案館必須下大力氣做好此項(xiàng)工作，夯實(shí)基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理、檢索利用的現(xiàn)代化，并最終以此為依托，借助高校局域網(wǎng)開(kāi)展網(wǎng)上檔案查詢服務(wù)，最大限度地為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效快捷的服務(wù)。但據(jù)《高等學(xué)校業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范》，“已建館的學(xué)校，對(duì)館藏檔案，自形成之日起滿三十年的，除未解密或需要控制使用的部分外，均應(yīng)按國(guó)家規(guī)定，報(bào)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，分期分批向社會(huì)開(kāi)放，未建館的不向社會(huì)開(kāi)放。其它單位或個(gè)人需要利用時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)室主任或校辦主任同意后，方可查閱”?？梢?jiàn)，高校檔案的利用絕非完全的開(kāi)放，利用過(guò)程中需要特別注意保密，如人事檔案要高度重視人事檔案的隱私問(wèn)題，科研檔案要注意個(gè)人成果的保護(hù)問(wèn)題等。

5.8增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，熱情周到地為教育教學(xué)提供服務(wù)

檔案工作是項(xiàng)服務(wù)性的工作，服務(wù)態(tài)度的好壞直接關(guān)系到檔案利用工作的好壞。要改變目前檔案部門(mén)被動(dòng)服務(wù)的狀況，應(yīng)努力實(shí)現(xiàn)三個(gè)轉(zhuǎn)變。第一，在服務(wù)思想上，由過(guò)去為政治服務(wù)為主轉(zhuǎn)向?yàn)榻?jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)為主；第二，在服務(wù)形式上，由過(guò)去“坐等調(diào)卷”的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向“面向社會(huì)，多方聯(lián)系”的主動(dòng)服務(wù)；第三，在服務(wù)工具上，由過(guò)去檢索工具單一，不系統(tǒng)、不配套、平行重復(fù)，轉(zhuǎn)向逐步建立一個(gè)形式統(tǒng)一，內(nèi)容穩(wěn)定，功能健全的檢索體系，以滿足不同角度，不同方面利用檢索的需要。

做好高校檔案工作，其目的就是為學(xué)校的各項(xiàng)工作服務(wù)，離開(kāi)這一點(diǎn)，高校檔案就變成死檔案，檔案工作就沒(méi)有生命力。因此，我們應(yīng)注意抓好高校檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，以便更好地為高校教育和教學(xué)服務(wù)。一是可以利用檔案信息資源對(duì)學(xué)生開(kāi)展愛(ài)國(guó)主義思想教育，以激勵(lì)學(xué)生奮發(fā)向上的學(xué)習(xí)精神；二是可以利用教學(xué)檔案總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量分析，提高教學(xué)水平；三是可以利用教師人事檔案信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)掌握教師各方面情況提供檔案資料，為職務(wù)晉升和業(yè)務(wù)考評(píng)提供重要依據(jù)；四是可以利用學(xué)籍檔案資源，滿足社會(huì)和各方面對(duì)畢業(yè)生有關(guān)情況的了解，為畢業(yè)生工作后的提干，工資晉升以及出國(guó)提供原始的學(xué)歷證明等。

檔案利用是檔案工作永恒的話題。信息時(shí)代的巨大變革，為檔案利用工作帶來(lái)了機(jī)遇，更帶來(lái)了挑戰(zhàn)。高校檔案工作者必須抓住機(jī)遇，直面挑戰(zhàn)，更新觀念，走出“誤區(qū)”，打破傳統(tǒng)的檔案管理和服務(wù)模式，積極探索，大膽實(shí)踐，努力開(kāi)創(chuàng)檔案信息服務(wù)的新局面，更好地為高校黨政管理、教學(xué)科研和公眾服務(wù)?？傊浞职l(fā)揮高校檔案的作用，就應(yīng)進(jìn)一步深化高校檔案的改革，切實(shí)加強(qiáng)高校檔案的開(kāi)發(fā)利用，使其能更好地為高校的教育教學(xué)服務(wù)。

十二五是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，也是檔案館建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期。全體檔案工作者一定要齊心協(xié)力，克難奮進(jìn)，扎實(shí)工作，努力完成“十二五”規(guī)劃的各項(xiàng)任務(wù)，為把我館建設(shè)成為在國(guó)內(nèi)財(cái)經(jīng)院校同行中有重要影響的館而奮斗。

[1]周景偉，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校檔案管理研究，大連理工大學(xué)碩士學(xué)位論文。

貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院檔案館

copyright(c)2008貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院檔案館allrightsreserved.

第二篇：數(shù)字檔案館建設(shè)需求報(bào)告數(shù)字檔案館建設(shè)需求報(bào)告

目錄

1概述12總體要求12.1指導(dǎo)思想12.2總體要求13技術(shù)要求23.1系統(tǒng)架構(gòu)與運(yùn)行環(huán)境23.2性能要求23.3安全要求24業(yè)務(wù)需求24.1型號(hào)、產(chǎn)品、預(yù)研課題檔案24.2文書(shū)檔案34.3技改、基建、設(shè)備檔案34.4聲像檔案44.5專題44.6資料45功能需求55.1數(shù)據(jù)采集55.1.1與oa系統(tǒng)的接口55.1.2與pdm系統(tǒng)的接口65.1.3與文件編號(hào)系統(tǒng)的集成65.1.4與定型數(shù)據(jù)上報(bào)系統(tǒng)的接口65.2歸檔整編65.3檔案著錄75.4原文管理105.5檔案查詢115.6統(tǒng)計(jì)/報(bào)表115.7鑒定與銷毀135.8技術(shù)資料接收、分發(fā)與調(diào)撥135.9受控管理145.10資料管理155.11編研155.12館務(wù)管理155.13web利用166系統(tǒng)管理與維護(hù)176.1系統(tǒng)設(shè)置176.2用戶、權(quán)限176.3日志管理186.4備份與恢復(fù)196.5人員分工197其他需求19附件1：檔案各著錄項(xiàng)目屬性表20附件2：oa系統(tǒng)流程數(shù)據(jù)字段屬性表24附件3：文件編號(hào)系統(tǒng)字段屬性表26

1概述

數(shù)字檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，總體架構(gòu)包括基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)庫(kù)、管理應(yīng)用系統(tǒng)、運(yùn)行機(jī)制、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系和安全保障體系六大部分，其中管理系統(tǒng)平臺(tái)是數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵部分，本著長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、分布實(shí)施的原則，結(jié)合我單位工作實(shí)際，提出此需求。明確應(yīng)具有的功能、性能，使系統(tǒng)分析人員和軟件開(kāi)發(fā)人員清楚了解我單位的需求，并在此基礎(chǔ)上完成符合我單位要求的系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)工作。2總體要求2.1指導(dǎo)思想

×××數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)是航空工業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)的重要組成部分，也是所信息化平臺(tái)建設(shè)建項(xiàng)目之一。在系統(tǒng)構(gòu)上首先要滿足《××××企事業(yè)單位數(shù)字化檔案館建設(shè)內(nèi)容》的需要，同時(shí)應(yīng)符合××信息化平臺(tái)建設(shè)的技術(shù)要求。

系統(tǒng)應(yīng)在目前的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理＋檔案管理系統(tǒng)＋oa系統(tǒng)檔案管理模式基礎(chǔ)上，著眼于現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理的發(fā)展要求，充分考慮到未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，在檔案資源管理的功能設(shè)計(jì)方面具有拓展性、前瞻性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性，使本系統(tǒng)既滿足現(xiàn)實(shí)管理的需要，又能夠適應(yīng)未來(lái)發(fā)展的需要。

2.2總體要求

系統(tǒng)功能應(yīng)包含數(shù)字檔案管理工作的全部領(lǐng)域。功能模塊的設(shè)置應(yīng)適合我××檔案管理實(shí)際要求和未來(lái)發(fā)展的需求。

系統(tǒng)應(yīng)具有良好的交互性和操作的便捷性，界面友好且可以定制。對(duì)操作人員的重要操作提供信息反饋，設(shè)計(jì)良好的聯(lián)機(jī)幫助。系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)，要充分考慮系統(tǒng)當(dāng)前和將來(lái)可能承受的工作量，使系統(tǒng)的處理能力和響應(yīng)時(shí)間能夠滿足企業(yè)對(duì)信息處理的需求。系統(tǒng)要封裝和集成一些常用工具軟件。

系統(tǒng)安全性、保密性符合國(guó)家和行業(yè)通用要求。

3技術(shù)要求

3.1系統(tǒng)架構(gòu)與運(yùn)行環(huán)境采用b/s方式和c/s方式?？蛻舳酥С治C(jī)和工作站。

支持windowsxp和windows2000等操作系統(tǒng)。

3.2性能要求

系統(tǒng)易維護(hù)、可擴(kuò)充。

接口功能強(qiáng)大，實(shí)現(xiàn)與外部系統(tǒng)的無(wú)縫連接。數(shù)據(jù)處理響應(yīng)速度快。

查詢、統(tǒng)計(jì)結(jié)果準(zhǔn)確，保證查全查準(zhǔn)。

具有可擴(kuò)展性，檔案管理系統(tǒng)必須能夠在用戶的使用率、用戶的數(shù)目增加很快的情況下，保持合理的性能。

3.3安全要求

軟件運(yùn)行性能穩(wěn)定，滿足系統(tǒng)安全性和數(shù)據(jù)保密性的需要。具備故障預(yù)警、檢查和處理機(jī)制、防止數(shù)據(jù)因意外情況丟失或損壞，有完善的備份和恢復(fù)機(jī)制。

系統(tǒng)設(shè)計(jì)中要遵循嚴(yán)格身份認(rèn)證和有限授權(quán)原則和安全審計(jì)原則，采用嚴(yán)格的安全體系，保證數(shù)據(jù)在處理和傳輸過(guò)程中的安全。支持ca安全認(rèn)證系統(tǒng)，能夠進(jìn)行密碼升級(jí)。應(yīng)用模塊功能安全應(yīng)分級(jí)控制。系統(tǒng)應(yīng)具備完備的安全日志。

4業(yè)務(wù)需求

系統(tǒng)要能夠能滿足日常業(yè)務(wù)管理需要，主要包括對(duì)型號(hào)、產(chǎn)品、預(yù)研課題、文書(shū)、技改、基建、設(shè)備、聲像、專題、資料等門(mén)類檔案的管理。

4.1型號(hào)、產(chǎn)品、預(yù)研課題檔案

型號(hào)、產(chǎn)品、預(yù)研課題檔案主要為我單位科研活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、技術(shù)圖紙（含技術(shù)單、更改單）。技術(shù)文件采用文件級(jí)著錄模式（取消案卷級(jí)著錄），著錄時(shí)，應(yīng)包含案卷號(hào)、分類號(hào)、卷內(nèi)序號(hào)、案卷題名等反映案卷級(jí)信息的著錄項(xiàng)，以便自動(dòng)生成案卷級(jí)信息（技術(shù)文件走oa流程，歸檔過(guò)程參見(jiàn)文書(shū)檔案歸檔過(guò)程）。技術(shù)圖紙（含技術(shù)單、更改單）以單份文件圖紙為單位進(jìn)行管理（取消案卷級(jí)著錄），文件級(jí)著錄時(shí)，目錄單號(hào)等反映同一目錄單信息的屬性必著，更改單和技術(shù)單與圖紙要關(guān)聯(lián)管理。

在管理系統(tǒng)中，能夠?qū)@些檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集、整編、歸檔、著錄、修改、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打?。ň韮?nèi)文件目錄、面簽、背簽、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）、全文掛接、鑒定銷毀、分發(fā)、調(diào)撥等業(yè)務(wù)操作。

型號(hào)、產(chǎn)品、預(yù)研課題檔案著錄項(xiàng)目屬性表見(jiàn)附件1部分。

4.2文書(shū)檔案

文書(shū)檔案以件為保管單位，主要管理oa系統(tǒng)歸檔的電子文件和一些紙質(zhì)文件掃描后電子文件。對(duì)于oa系統(tǒng)中的文書(shū)檔案數(shù)據(jù)信息（條目信息、全文、文件處理單信息），自動(dòng)歸檔到文件管理模塊中，補(bǔ)充著錄信息后，再整編歸檔到檔案管理模塊中。對(duì)于紙質(zhì)掃描的電子文件，直接在檔案管理模塊中，進(jìn)行條目信息著錄，并進(jìn)行全文掛接。

在這些業(yè)務(wù)流程中，能夠進(jìn)行著錄、修改、全文掛接、整編、歸檔、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打?。ň韮?nèi)文件目錄、面簽、背簽、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）、鑒定銷毀等基本的業(yè)務(wù)操作。文書(shū)檔案著錄項(xiàng)目屬性表見(jiàn)附件1部分4.3技改、基建、設(shè)備檔案

技改、基建、設(shè)備檔案主要為我單位在技術(shù)改造、基本建設(shè)、設(shè)備采購(gòu)過(guò)程中形成的技術(shù)文件、合同、圖紙、設(shè)備資料等，對(duì)這些檔案主要以項(xiàng)目成套或單臺(tái)（套）配套管理，只進(jìn)行目錄級(jí)著錄管理。由于這些檔案的形成存在著階段性、不確定性，在管理過(guò)程中，采取預(yù)歸檔立卷的方式，先在文件管理中進(jìn)行文件級(jí)著錄，等文件齊全，再批量歸檔整編到檔案管理模塊中。

在管理過(guò)程中，系統(tǒng)要能夠?qū)@些檔案進(jìn)行整編、歸檔、著錄、修改、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打印（卷內(nèi)文件目錄、面簽、背簽、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）、全文掛接、鑒定銷毀等基本的業(yè)務(wù)操作。技改、基建、設(shè)備檔案著錄項(xiàng)目屬性表見(jiàn)附件1部分。

4.4聲像檔案

聲像檔案主要是在科研生產(chǎn)生活過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的以聲音、圖像等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄，主要有照片、底片、光盤(pán)、磁帶、錄像帶等，分為科研類（型號(hào)、設(shè)備）、人物類、會(huì)議類、文娛活動(dòng)類等。對(duì)于光盤(pán)、磁帶、錄像帶進(jìn)行目錄級(jí)管理，照片、數(shù)字視頻進(jìn)行文件級(jí)著錄、全文掛接，照片檔案全文掛接時(shí)，十個(gè)文件一個(gè)壓縮包進(jìn)行掛接，掛接的第一個(gè)壓縮包中的文件為這個(gè)主題中最為重要的十個(gè)照片，數(shù)字視頻則著錄完信息后直接掛接。在管理過(guò)程中，能夠進(jìn)行整編、歸檔、著錄、修改、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打印、全文掛接、鑒定銷毀等業(yè)務(wù)操作，支持各種音頻、視頻格式的全文讀取。聲像檔案著錄項(xiàng)目屬性見(jiàn)附件1部分。

4.5專題

專題中管理的對(duì)象包括編研庫(kù)（大事記、組織沿革、專題匯編等）和素材庫(kù)（從系統(tǒng)目錄結(jié)構(gòu)的檔案庫(kù)或從檔案庫(kù)外通過(guò)輸入、掃描、摘錄等方式得到的材料）。對(duì)其管理的功能包括制作專題目錄，管理各專題的名稱、時(shí)間、期限、專題類別、狀態(tài)、創(chuàng)建者、參與者等信息，并提供增加、修改、刪除、查詢專題等功能。專題著錄項(xiàng)目屬性見(jiàn)附件1部分4.6資料

我單位資料主要為外來(lái)的參考資料、密級(jí)資料。

對(duì)于外來(lái)的參考資料，可以進(jìn)行整編、著錄、修改、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打印、全文掛接、鑒定銷毀等業(yè)務(wù)操作。

對(duì)于密級(jí)資料，除了可以進(jìn)行整編、著錄、修改、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打印、全文掛接、鑒定銷毀等業(yè)務(wù)操作外，還可以進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，非檔案管理員只能進(jìn)行目錄級(jí)的檢索，不可以瀏覽全文。

資料著錄項(xiàng)目屬性見(jiàn)附件1部分。5功能需求5.1數(shù)據(jù)采集

通過(guò)數(shù)據(jù)接口及其他方式對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集與單位的oa、pdm、文件編號(hào)系統(tǒng)、軍工上報(bào)系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)或定時(shí)歸檔。

5.1.1與oa系統(tǒng)的接口

通過(guò)管理應(yīng)用系統(tǒng)與oa系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)oa系統(tǒng)中的收文、發(fā)文、技術(shù)文件在流轉(zhuǎn)結(jié)束后，通過(guò)驗(yàn)證，將全文（pdf格式）、條目信息及文件處理單提取的屬性信息傳輸至檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)歸檔，并向oa系統(tǒng)反饋預(yù)歸檔成功和失敗的信息。

對(duì)于收、發(fā)文的條目屬性信息，通過(guò)接口，將oa系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)中的字短信息進(jìn)行匹配，傳輸至文檔管理模塊中。全文信息則在oa系統(tǒng)中轉(zhuǎn)換成pdf格式，通過(guò)接口，與條目信息自動(dòng)匹配掛接后，上傳至全文ftp站點(diǎn)。

對(duì)于收、發(fā)文的文件處理單中的信息，oa系統(tǒng)提取其屬性信息，傳至檔案管理系統(tǒng)中，與條目信息自動(dòng)匹配，建立關(guān)聯(lián)，生成數(shù)據(jù)庫(kù)表，檔案管理系統(tǒng)提供文件處理單模板，并在文書(shū)檔案全文瀏覽界面上增加瀏覽文件處理單按鈕，根據(jù)模板生成信息完整的文件處理單。對(duì)于技術(shù)文件，在oa系統(tǒng)中將審簽信息和全文自行匹配生成全文信息，轉(zhuǎn)換成pdf格式和條目屬性信息一起傳輸至檔案管理模塊，并進(jìn)行自動(dòng)匹配。

oa系統(tǒng)數(shù)據(jù)在向檔案系統(tǒng)歸檔過(guò)程中，oa系統(tǒng)將全文信息上傳到管理應(yīng)用系統(tǒng)ftp服務(wù)器后，需要將oa數(shù)據(jù)歸檔的操作日志寫(xiě)入到檔案系統(tǒng)中備查。

能夠?qū)崿F(xiàn)從oa辦公系統(tǒng)向管理應(yīng)用系統(tǒng)自動(dòng)移交，保證oa系統(tǒng)的屬性與檔案系統(tǒng)的屬性保持一致（oa系統(tǒng)流程數(shù)據(jù)字段屬性見(jiàn)附件2）。

管理應(yīng)用系統(tǒng)可以嚴(yán)格控制用戶對(duì)電子附件瀏覽、下載、打印等功能權(quán)限。對(duì)電子附件操作的控制上，滿足對(duì)用戶訪問(wèn)oa歸檔數(shù)據(jù)時(shí)的安全性要求。

5.1.2與pdm系統(tǒng)的接口

通過(guò)開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)接口，將lca系統(tǒng)中的定型狀態(tài)數(shù)據(jù)包括產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、零件的三維模型、二維圖樣、及相關(guān)屬性信息導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)中管理，實(shí)現(xiàn)飛機(jī)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理。

5.1.3與文件編號(hào)系統(tǒng)的集成

通過(guò)數(shù)據(jù)接口，進(jìn)行字段匹配，可以將文件編號(hào)系統(tǒng)中的條目信息，通過(guò)點(diǎn)擊“歸檔”按鈕，傳輸至檔案管理系統(tǒng)中的整編模塊，檔案管理員進(jìn)行信息補(bǔ)充，再進(jìn)行歸檔組卷、全文掛接，形成完整的檔案信息。

文件編號(hào)系統(tǒng)字段屬性表見(jiàn)附件三。

5.1.4與定型數(shù)據(jù)上報(bào)系統(tǒng)的接口

通過(guò)此接口，將檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入定型系統(tǒng)，完成軍工產(chǎn)品定型電子文檔的上報(bào)工作。對(duì)兩個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行連接配置，配置成功后，進(jìn)行兩系統(tǒng)的節(jié)點(diǎn)對(duì)應(yīng)和字段對(duì)應(yīng)，建立庫(kù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系。在定型接口主界面中，左右顯示檔案管理系統(tǒng)和定型系統(tǒng)的節(jié)點(diǎn)，可以選擇檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入定型系統(tǒng)的指定節(jié)點(diǎn)下，同時(shí)將數(shù)據(jù)的全文傳送到定型系統(tǒng)中。

5.2歸檔整編

檔案整編能夠?qū)⒋淼奈募l目進(jìn)行整理編輯，并進(jìn)行歸檔立卷，其功能結(jié)構(gòu)如圖所示：將待整理的文件（動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)管理的文件、條目錄入的數(shù)據(jù)、文件歸檔的數(shù)據(jù)、檔案拆檔的數(shù)據(jù)、其他數(shù)據(jù)接口的數(shù)據(jù)）條目進(jìn)行整理，補(bǔ)充形成檔案所需的基本信息，然后根據(jù)歸檔立卷的規(guī)則，將整編好的文件轉(zhuǎn)化形成檔案。用戶可以自定義歸檔立卷的規(guī)則，按歸檔立卷規(guī)則將文件組卷歸檔，將已形成檔案的文件進(jìn)行拆檔、卷內(nèi)調(diào)整、以及整理案卷級(jí)與其對(duì)于文件級(jí)的關(guān)系（如案卷級(jí)的總頁(yè)數(shù)為文件頁(yè)數(shù)和，案卷級(jí)密級(jí)為文件密級(jí)最高條目的密級(jí)等）。多條文件組卷時(shí)，自動(dòng)形成案卷級(jí)條目的一些信息。

待整理文件庫(kù)與檔案庫(kù)的所存儲(chǔ)的信息字段結(jié)構(gòu)如果不一致，用戶可以進(jìn)行對(duì)應(yīng)關(guān)系設(shè)置，保存，以便歸檔時(shí)自動(dòng)調(diào)用。

在檔案整編點(diǎn)擊歸檔時(shí)，增加數(shù)據(jù)查重功能，對(duì)于已經(jīng)歸檔的數(shù)據(jù)，則提示用戶不能歸檔。在檔案整編主界面中，應(yīng)顯示待整編狀態(tài)的文件數(shù)據(jù)，可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯，如修改、插入、刪除、導(dǎo)入、導(dǎo)出等，以完成數(shù)據(jù)信息的添加。

歸檔立卷時(shí)，系統(tǒng)提供手動(dòng)立卷和自動(dòng)立卷功能，手動(dòng)立卷只需補(bǔ)充一些數(shù)據(jù)信息，就可以生成一個(gè)案卷，自動(dòng)立卷，按照用戶設(shè)置的整理規(guī)則生成相關(guān)的案卷級(jí)或類目項(xiàng)的基本內(nèi)容。自動(dòng)組卷時(shí)，如果系統(tǒng)檢索到案卷號(hào)的字段信息與檔案庫(kù)中已存在的案卷信息重復(fù)，系統(tǒng)應(yīng)提示用戶并由用戶選擇自動(dòng)將文件歸屬到原始案卷中還是手動(dòng)立卷。歸檔成功后的案卷記錄和所屬文件應(yīng)以不同顏色顯示。

5.3檔案著錄

檔案著錄是管理應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行管理的基礎(chǔ)，提供數(shù)據(jù)收集的功能。檔案著錄功能結(jié)構(gòu)圖如下：

數(shù)據(jù)著錄?？梢詫?duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行增加、刪除、修改、保存、復(fù)制、剪切，可以進(jìn)行單個(gè)文件或批量文件的掃描、掛接、上傳等操作。在錄入數(shù)據(jù)時(shí)，可以設(shè)置一定的時(shí)間進(jìn)行自動(dòng)保存，權(quán)限可以控制到字段級(jí)。一般用戶修改和刪除的權(quán)限只限于操作自己著錄的數(shù)據(jù)。

選擇檔案管理樹(shù)型結(jié)構(gòu)中的某一類型數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)時(shí)，即可以進(jìn)行數(shù)據(jù)瀏覽與編輯工作，系統(tǒng)默認(rèn)瀏覽狀態(tài)。

插入功能。用戶選中一條要修改的數(shù)據(jù)，右鍵或者點(diǎn)擊工具欄上的插入圖標(biāo)，可以在這一條數(shù)據(jù)的前面插入一條新的數(shù)據(jù)。

修改功能。用戶可以對(duì)所有字段實(shí)現(xiàn)批量修改或替換。修改方式提供填充方式、序列生成方式和高級(jí)方式。其中填充方式為針對(duì)選中數(shù)據(jù)記錄的數(shù)據(jù)庫(kù)已定義數(shù)據(jù)字段，按照輸入的內(nèi)容進(jìn)行批量替換或置空處理；序列生成方式按照用戶輸入的起始值及所定義的步長(zhǎng)（如＋1或＋2）來(lái)完成數(shù)據(jù)字段的批量替換；高級(jí)方式可以按照用戶自定義的規(guī)則來(lái)完成數(shù)據(jù)字段的批量替換。

刪除功能。能夠一次刪除多條記錄，在刪除前，系統(tǒng)提示是否要?jiǎng)h除，經(jīng)用戶確定后方可刪除。

保存功能。除了在工具欄上有保存按鈕，右鍵有保存功能，ctrl+s快捷保存外，還可以設(shè)定一定的時(shí)間實(shí)現(xiàn)自動(dòng)保存。

導(dǎo)入功能：能夠?qū)⒁汛嬖诘臄?shù)據(jù)源文件（如：dbf、xml、excell和access數(shù)據(jù)文件）導(dǎo)入到當(dāng)前數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)下。檔案著錄信息批量導(dǎo)入時(shí)，當(dāng)重復(fù)導(dǎo)入時(shí)，能夠提示重復(fù)的數(shù)據(jù)，不重復(fù)的數(shù)據(jù)提示是否繼續(xù)導(dǎo)入，。在導(dǎo)入的過(guò)程中，系統(tǒng)能夠自動(dòng)校正數(shù)據(jù)字段類型。導(dǎo)出功能：能夠?qū)?dāng)前節(jié)點(diǎn)下的某些或者全部檔案數(shù)據(jù)記錄導(dǎo)出成數(shù)據(jù)文件保存（如：dbf、xml、和excel數(shù)據(jù)文件）。

編輯功能。提供剪切、復(fù)制、粘貼、全選、批量修改、查找替換、數(shù)據(jù)查重功能。選擇數(shù)據(jù)記錄的方式，既可用鼠標(biāo)左鍵選中某一條記錄，也可以用shift鍵＋鼠標(biāo)左鍵來(lái)順序選擇多條記錄，或者用ctrl鍵＋鼠標(biāo)左鍵來(lái)間隔選擇多條記錄，或者用全選功能選擇當(dāng)前窗口下的所有數(shù)據(jù)。

查重功能。能夠?qū)Ξ?dāng)前數(shù)據(jù)記錄窗口或者制定數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)下的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較查詢，執(zhí)行后，列出具有重復(fù)字段的數(shù)據(jù)記錄。要查重的數(shù)據(jù)字段可由用戶自定義。

記錄功能：可以對(duì)數(shù)據(jù)記錄方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)的定位和查看，當(dāng)用戶定位到指定的數(shù)據(jù)記錄項(xiàng)后，再打開(kāi)這個(gè)節(jié)點(diǎn)，仍然顯示定位到的那個(gè)數(shù)據(jù)記錄。記錄排序可以通過(guò)點(diǎn)擊瀏覽界面的字段名稱，進(jìn)行快速的排序，也可以設(shè)置自定義排序條件進(jìn)行排序。當(dāng)輸入不合法的數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)提示數(shù)據(jù)不合法的原因，并返回上一步操作。著錄界面：用戶可以自定義著錄界面，可以預(yù)覽著錄界面效果。

設(shè)置后退功能按鈕，以便著錄保存后取消上一步操作，并自動(dòng)刷新到最新操作界面。各種數(shù)據(jù)窗口的界面，字段的先后順序、長(zhǎng)度，行高度等界面風(fēng)格在窗口退出時(shí)保存其變化，再次打開(kāi)窗口時(shí)與退出時(shí)保持一致。最后一次排序條件、查詢條件也將保存，便于再次利用。在左側(cè)顯示型代號(hào)下的數(shù)據(jù)庫(kù)分類信息，點(diǎn)擊相關(guān)節(jié)點(diǎn)即可在右側(cè)顯示數(shù)據(jù)表。數(shù)據(jù)表每頁(yè)顯示記錄數(shù)目可以自定義，多出的記錄分頁(yè)顯示。可以對(duì)數(shù)據(jù)表進(jìn)行類似excell的操作，如可以進(jìn)行查找，替換，隱藏列，雙擊記錄進(jìn)行編輯，并可以在其上進(jìn)行文件的分發(fā)，調(diào)撥，報(bào)表打印等功能。

著錄規(guī)則：根據(jù)數(shù)據(jù)著錄時(shí)一些具有共性的特點(diǎn)，用戶可以制定不同檔案的著錄規(guī)則，如“份數(shù)”字段默認(rèn)為1，“序號(hào)”字段為序列增長(zhǎng)，“題目”字段上下條相似，定義為順帶。字段顯示：不同用戶對(duì)于同一檔案庫(kù)，需要看到（或被允許看到）數(shù)據(jù)庫(kù)的字段（或先后順序）不同，通過(guò)字段顯示模塊能夠?qū)崿F(xiàn)用戶自定義需要顯示的字段。

代碼維護(hù)：某些著錄字段，只有幾種固定的代碼可供輸入，如“密級(jí)”字段的內(nèi)部、國(guó)內(nèi)、秘密、機(jī)密、絕密；“保管期限”字段的永久、長(zhǎng)期、短期等。為了便于著錄和防止輸入錯(cuò)誤，將這些字段定義為代碼，在數(shù)據(jù)著錄時(shí)形成下拉選擇框提供用戶選擇。特殊字符：用到特殊的中文字符或外文字符，用戶可以在系統(tǒng)中選擇。

回收站：系統(tǒng)刪除文件時(shí)，并不將文件從數(shù)據(jù)庫(kù)中直接刪除，而是刪除到回收站中。對(duì)于一些誤刪除的文件，通過(guò)回收站可以進(jìn)行還原，達(dá)到保護(hù)文件的目的?；厥照局械臄?shù)據(jù)再次刪除或清空的權(quán)限分為兩種情況：

1、無(wú)限制（隨時(shí)可將回收站中的數(shù)據(jù)刪除）；

2、刪除的記錄在一定時(shí)間后，才能刪除。

在打開(kāi)回收站時(shí)，顯示出全部的刪除文件及路徑

5.4原文管理

管理應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)原文能夠?qū)崿F(xiàn)掃描、掛接/上傳、瀏覽、下載等功能，其功能結(jié)構(gòu)如下圖所示：

原文掃描。提供原文批量掃描的功能，將紙質(zhì)的文件通過(guò)掃描儀批量掃描后形成電子文件保存在一起。為圖像處理、文字識(shí)別、原文掛接上傳做準(zhǔn)備。

原文掛接。提供原文批量掛接上傳的功能，將需要掛接原文的條目與相對(duì)應(yīng)的原文建立關(guān)聯(lián)，并將關(guān)聯(lián)好的原文上傳到對(duì)應(yīng)的原文服務(wù)器，以便提供原文瀏覽利用的功能。

用戶選中要掛接原文的數(shù)據(jù)記錄，點(diǎn)擊工具欄上的原文掛接或者右鍵，可以進(jìn)行原文掛接，用戶可以一次選取多個(gè)電子文件進(jìn)行掛接，對(duì)于錯(cuò)選的電子原文，可以進(jìn)行刪除，在掛接過(guò)程中，用戶可以對(duì)原文進(jìn)行壓縮加密，并提供解密功能。

原文下載。能夠?qū)⒃膹奈募?wù)器上下載到本地，進(jìn)行利用。原文下載的功能需要嚴(yán)格審查利用者的權(quán)限，沒(méi)有相應(yīng)的權(quán)限，便不能進(jìn)行原文下載。

原文瀏覽。系統(tǒng)提供通用的瀏覽器，可以打開(kāi)一般格式的電子原文，包括一些二維和三維的圖形文件。

第三篇：檔案館數(shù)字化、數(shù)字化檔案館、數(shù)字檔案館關(guān)于檔案館數(shù)字化建設(shè)的思考

2006-11-9網(wǎng)友評(píng)論0條點(diǎn)擊進(jìn)入論壇

當(dāng)二十世紀(jì)的尼葛洛龐帝（nicholasnegroponte）在《數(shù)字化生存》（beingdigital）一書(shū)中，向人們描述著數(shù)字時(shí)代對(duì)我們的生活方式、工作方式甚至思維方式帶來(lái)的各種沖擊時(shí)，人類文明已經(jīng)真實(shí)地邁進(jìn)了二十一世紀(jì)，數(shù)字化信息時(shí)代的大潮朝著我們撲面而來(lái)。檔案管理和利用如何應(yīng)對(duì)及適應(yīng)數(shù)字化信息時(shí)代的需求，是我們檔案工作者要思考的。

一、傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路

2000年12月，國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國(guó)家檔案局在中國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國(guó)將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問(wèn)題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開(kāi)始對(duì)此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，對(duì)這個(gè)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。

傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路由三個(gè)相互聯(lián)系的階段組成：

（一）檔案館數(shù)字化。檔案館的數(shù)字化包含著以下三層含義，其一是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，建立檔案館的自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案館自動(dòng)化管理，完成檔案管理的數(shù)字化；其二是館藏信息數(shù)字化，數(shù)字化的館藏檔案信息能直接被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理，建成完備的信息數(shù)據(jù)庫(kù)；其三是構(gòu)建平滑高效的檔案信息數(shù)字化傳輸平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和資源共享。

（二）數(shù)字化檔案館。在檔案館數(shù)字化基礎(chǔ)上，形成以數(shù)字化信息為館藏內(nèi)容，以計(jì)算機(jī)為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為利用方式的一種新型檔案館，是采用現(xiàn)代高新技術(shù)的數(shù)字信息資源系統(tǒng)。

（三）數(shù)字檔案館。通過(guò)國(guó)家信息基礎(chǔ)工程聯(lián)合數(shù)字化檔案館，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，將個(gè)體數(shù)字化檔案館聯(lián)合起來(lái)，進(jìn)行擴(kuò)張、伸展，組成完全意義的數(shù)字檔案館，遵循共同協(xié)議，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息共享，是超大規(guī)模的、便于使用的、沒(méi)有時(shí)空限制的知識(shí)信息中心。用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)終端提出需求，由數(shù)字檔案館系統(tǒng)完成查找和調(diào)閱檔案信息，完全不受時(shí)間和地理?xiàng)l件的限制。如果說(shuō)運(yùn)用虛擬技術(shù)，建立虛擬檔案館的話，那么，檔案館發(fā)展到第三個(gè)階段，才真正可以稱得上是虛擬檔案館。

二、檔案館數(shù)字化——數(shù)字化的起點(diǎn)

檔案館的數(shù)字化建設(shè)作為傳統(tǒng)檔案館數(shù)字之路的起點(diǎn)，如何走好這首要一步，就顯得至關(guān)重要。為此我們就著重于這一點(diǎn)來(lái)談一下我們的觀點(diǎn)。

計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，為檔案館數(shù)字化建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。檔案館數(shù)字化建設(shè)包含以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理的數(shù)字化。檔案管理自動(dòng)化是對(duì)檔案館自身管理行為現(xiàn)代化的確定，而這種現(xiàn)代化是建立在計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理基礎(chǔ)上的。這個(gè)特征是基礎(chǔ)性的，有普遍意義的，是開(kāi)展其他數(shù)字化工作的前提條件。現(xiàn)在許多文章在探討數(shù)字檔案館或虛擬檔案館時(shí)，較多是對(duì)檔案館美好前景的預(yù)測(cè)與憧憬，很少涉及傳統(tǒng)檔案館的現(xiàn)代化管理問(wèn)題，忽視檔案管理具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理問(wèn)題，如檔案自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引、文檔一體化管理、檔案館辦公自動(dòng)化、檔案庫(kù)房保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)與建立等。而這些不僅是檔案管理基本的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是檔案管理自動(dòng)化的具體體現(xiàn)，更是檔案管理數(shù)字化全面實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。這些問(wèn)題不解決，檔案館數(shù)字化建設(shè)就是“空中樓閣”，無(wú)從談起。

20世紀(jì)90年代以來(lái)，我國(guó)各級(jí)各類檔案館開(kāi)始進(jìn)行檔案管理數(shù)字化的實(shí)踐與探索，大致可以歸納為三方面的發(fā)展方向。

1、建立著錄檔案信息檢索系統(tǒng)。著錄檔案信息檢索系統(tǒng)，應(yīng)該說(shuō)是計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案工作的最早結(jié)合點(diǎn)。由于檔案館的館藏量巨大，檔案的信息資源又是如此豐富多樣，為了方便利用者，提高查詢效率，檔案館利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案目錄或?qū)ｎ}文件級(jí)目錄著錄，以達(dá)到快速檢索的目的，檢索工具的數(shù)字化帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)盡顯無(wú)遺。

2、“文檔一體化”管理。1992年國(guó)家檔案局提出“文檔一體化”管理思路，許多檔案部門(mén)紛紛嘗試?yán)糜?jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件與檔案的一體化管理，從文件形成之時(shí)到文件辦結(jié)歸檔乃至檔案管理成為一條流水線的操作過(guò)程。“文檔一體化”操作管理軟件與傳統(tǒng)手工操作相比，避免應(yīng)歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準(zhǔn)確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質(zhì)量。但它也只是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)模擬傳統(tǒng)手工操作流程，不是真正意義上的文檔管理數(shù)字化。

3、檔案館數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)。我國(guó)檔案工作數(shù)字化管理起步時(shí)間較晚，目前還是以針對(duì)上述檔案信息檢索系統(tǒng)和文檔一體化數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的管理為主，停留在檔案工作數(shù)字化管理的初級(jí)階段，數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)和潛能并未充分發(fā)掘出來(lái)。檔案工作數(shù)字化管理系統(tǒng)實(shí)際上是一個(gè)可以涵蓋檔案館行政管理和業(yè)務(wù)管理、檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作等諸方面的大型的系統(tǒng)工程。檔案館數(shù)字化管理應(yīng)該以此為契入點(diǎn)，朝著這個(gè)方向積極發(fā)展。

（二）館藏信息的數(shù)字化。根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，綜合性檔案館作為黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久集中保存檔案的基地，與國(guó)家歷史同在。綜合性檔案館通常都有數(shù)量龐大的館藏，內(nèi)容及形式也是豐富多樣的。就傳統(tǒng)的檔案載體而言，其記錄信息都是平面的，文字、圖像、聲音等不同載體的信息難以有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與多媒體技術(shù)，所有的館藏信息都能以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強(qiáng)化；而且更有前景的是數(shù)字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉(zhuǎn)換到另一種媒介，給長(zhǎng)期以來(lái)沉悶、形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標(biāo)簽”。館藏信息的數(shù)字化是檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心，其數(shù)字化建設(shè)的工程量巨大，各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)采取不同的建設(shè)模式：

1、大型綜合性檔案館，它們的館藏基礎(chǔ)一般都較好，館藏信息的利用也較頻繁，在建設(shè)經(jīng)費(fèi)充足的情況下，可以采取技術(shù)優(yōu)先的原則，劃出專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，成立館藏信息數(shù)字化部門(mén)，專門(mén)負(fù)責(zé)檔案信息數(shù)字化工作。這種模式見(jiàn)效快，但投入高，需要很強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)支持和技術(shù)支持。

2、中小型綜合檔案館，在建設(shè)經(jīng)費(fèi)不夠充足的情況下，可以采取資源優(yōu)先的原則，購(gòu)置少量的設(shè)備，對(duì)重要的檔案資源先期進(jìn)行數(shù)字化處理，循序漸進(jìn)逐步擴(kuò)大數(shù)字化規(guī)模。這種模式見(jiàn)效慢，投入較少，對(duì)技術(shù)要求也不高。館藏檔案信息經(jīng)數(shù)字化后轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式存在。

目前大部分檔案館館藏檔案載體仍然是以紙質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作方式一般有二種：第一種是通過(guò)計(jì)算機(jī)人工錄入或通過(guò)掃描儀掃描由字符識(shí)別軟件（ocr）識(shí)別，制成文本文件；第二種是將檔案文件的每一頁(yè)看成是一張圖片，不管上面具體是什么內(nèi)容，由掃描儀按頁(yè)掃入計(jì)算機(jī)制成圖形文件。第一種方式占據(jù)空間小，是一種真正意義上的全文數(shù)字化，但紙質(zhì)檔案信息的記錄方式是多種多樣的，有的是手寫(xiě)體、繁體字，有的字跡褪化及非文字形式等，此時(shí)采用第一種方式就會(huì)暴露出如下致命弱點(diǎn)：用ocr字符識(shí)別的準(zhǔn)確率低；若采用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時(shí)還不能馬上勝任此項(xiàng)工作，差錯(cuò)率大且核對(duì)困難，投入大，收效慢。而第二種方式實(shí)現(xiàn)容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓(xùn)，即可操作機(jī)器，且工作可以定量化，差錯(cuò)率相對(duì)較低，即便有一些錯(cuò)掃、漏掃等，也能很快被發(fā)現(xiàn)。至于圖形文件占空間大的問(wèn)題，在計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異的今天，相信適合的軟件很快就會(huì)被開(kāi)發(fā)出來(lái)，如果能采用先進(jìn)的高速掃描機(jī)，那么對(duì)檔案信息數(shù)字化無(wú)疑是如虎添翼。另外，還因?yàn)閳D像掃描保持了檔案原件本來(lái)面目，可以使利用者在看到文字內(nèi)容的同時(shí)，也能看到紙質(zhì)檔案的其它一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點(diǎn)、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的線索，開(kāi)展一些更深入的研究。

（三）檔案信息傳輸平臺(tái)數(shù)字化。檔案信息只有在傳遞過(guò)程中才能體現(xiàn)出它應(yīng)有的價(jià)值，以往信息存在于一次文獻(xiàn)即檔案原件或經(jīng)過(guò)處理的二次文獻(xiàn)范疇內(nèi)，人們需要檔案信息，往往需要親臨檔案館，通過(guò)閱覽摘錄、靜電復(fù)制或拍攝等形式來(lái)獲取需要的信息。但檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時(shí)，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺(tái)，為檔案信息的快速流動(dòng)提供可能。數(shù)字化了的檔案信息在傳遞過(guò)程中可以同時(shí)進(jìn)行多向傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且通過(guò)因特網(wǎng)可以方便地進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞，不受時(shí)間與空間的限制，利用者不必親臨檔案館，就可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)通過(guò)計(jì)算機(jī)方便地利用檔案信息。

如果把檔案館數(shù)字化建設(shè)比作一個(gè)人體的話，那么檔案管理數(shù)字化和館藏信息數(shù)字化的建設(shè)就是這個(gè)人體的骨架和血肉，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就是它的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)。檔案館信息傳輸平臺(tái)應(yīng)首先構(gòu)建的是檔案館局域網(wǎng)也可稱為內(nèi)網(wǎng)，一般的要求是在遵循統(tǒng)一的通信協(xié)議前提下，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連線將各個(gè)部門(mén)的計(jì)算機(jī)資源整合在一起?？筛鶕?jù)不同的應(yīng)用設(shè)置服務(wù)器，部門(mén)的個(gè)體計(jì)算機(jī)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享網(wǎng)絡(luò)信息資源，為檔案館核心數(shù)據(jù)庫(kù)提供檔案信息，也可以得到權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。其次是構(gòu)建外網(wǎng)、公眾網(wǎng)等，可使檔案信息通過(guò)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)入信息交流的大動(dòng)脈----互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

三、檔案館數(shù)字化建設(shè)需要注意的幾個(gè)方面

（一）建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系?！吨腥A人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化管理?xiàng)l例》指出：“標(biāo)準(zhǔn)化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分，在社會(huì)主義建設(shè)中推行標(biāo)準(zhǔn)化，是國(guó)家的一項(xiàng)重要技術(shù)經(jīng)濟(jì)政策。”這充分闡明了標(biāo)準(zhǔn)化的地位和作用?，F(xiàn)在各地的檔案館對(duì)數(shù)字化建設(shè)還都處在試驗(yàn)和探索階段，采用的方式方法也不盡相同，因此在檔案館數(shù)字化建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系的確立就顯得尤為重要，它是檔案館數(shù)字化建設(shè)高質(zhì)量的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。如XX省檔案局指出數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)要本著保證質(zhì)量、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的精神，并決定在2002年正式出臺(tái)統(tǒng)一的《XX省綜合檔案館電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式》相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)全省各級(jí)檔案館現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫(kù)與軟件進(jìn)行修改、規(guī)范，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，完善軟件功能，特別是數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口功能。在建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系方面我們應(yīng)遵循以下原則：

1、以標(biāo)準(zhǔn)化管理為主，制度管理為輔。標(biāo)準(zhǔn)化適合于技術(shù)工作領(lǐng)域的規(guī)范化管理，可操作性強(qiáng)，而且與管理體制的關(guān)系較為超脫，因此在不與法律相沖突的情況下，標(biāo)準(zhǔn)化管理更有利于不同部門(mén)之間的協(xié)調(diào)。制度通常以法規(guī)形式出現(xiàn)，特別是約束力強(qiáng)，但管理范圍有限，所以在標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)上，配合制度可以形成檔案館數(shù)字化工作所需的嚴(yán)密的規(guī)范化管理體系。

2、首先考慮采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，其次才是國(guó)家、行業(yè)及地方標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴(kuò)展和變化之中，因此即使在檔案館數(shù)字化階段也應(yīng)優(yōu)先采用適用范圍盡可能廣泛的標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到一次到位。檔案館數(shù)字化建設(shè)中確定標(biāo)準(zhǔn)的原則是：面向計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)及信息平臺(tái)的處理，直接采用國(guó)際和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；面向綜合性信息的處理優(yōu)先采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；面向檔案信息的處理以借鑒為主進(jìn)行補(bǔ)充，由此形成標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系。

（二）建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。早在1992年就有學(xué)者指出檔案工作現(xiàn)代化的核心是建設(shè)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)，這個(gè)認(rèn)識(shí)到今天仍然具有指導(dǎo)意義?，F(xiàn)在我們檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心依然是建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行信息傳遞和信息交流。

檔案館計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)類型以檢索性數(shù)據(jù)庫(kù)和文件性數(shù)據(jù)庫(kù)兩種較為常見(jiàn)，檢索性數(shù)據(jù)庫(kù)主要用于揭示館藏內(nèi)容，介紹開(kāi)放檔案的范圍、目錄和提供網(wǎng)上檢索途徑；文件性數(shù)據(jù)庫(kù)，主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息。檔案信息數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案信息組織形式就發(fā)生了本質(zhì)上的變化，從原先紙張上順序的、線形的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)的直接的、網(wǎng)狀的方式，索引文件、超文本技術(shù)可以使信息按本身的邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，依賴先進(jìn)的智能化信息管理技術(shù)，以人工語(yǔ)言或自然語(yǔ)言進(jìn)行搜索，為用戶提供方便、高效的服務(wù)。一個(gè)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)字信息要達(dá)到以下質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：第

一、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；第

二、數(shù)據(jù)項(xiàng)目和內(nèi)容的完整性；第

三、數(shù)據(jù)的規(guī)范性；第

四、數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。

（三）檔案信息安全問(wèn)題。安全是檔案館數(shù)字化建設(shè)不可忽視的一個(gè)重要方面。檔案館與圖書(shū)館最根本的不同在于圖書(shū)信息基本上是面對(duì)普通公眾，而檔案信息則對(duì)安全保密有嚴(yán)格的要求，有相當(dāng)一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案館數(shù)字化建設(shè)中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分為制度管理和技術(shù)保證兩類，檔案館在數(shù)字化建設(shè)中對(duì)此應(yīng)該形成一套管理制度體系，此外還需要有相應(yīng)的技術(shù)措施進(jìn)行自動(dòng)控制，才能做到更加嚴(yán)密。如中國(guó)第二歷史檔案館在進(jìn)行民國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的探索時(shí)就十分重視數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題。他們認(rèn)為在黑客猖獗和網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)手段不健全的情況下，為了確保檔案信息的保密和安全，可以有計(jì)劃、有步驟、分階段地進(jìn)行數(shù)字化民國(guó)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。他們首先對(duì)已有的檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)分化，對(duì)館內(nèi)不同用戶根據(jù)權(quán)限提供全文檔案信息，使館藏信息首先在館內(nèi)達(dá)到資源共享。當(dāng)館內(nèi)數(shù)據(jù)庫(kù)接入internet網(wǎng)時(shí)，除盡最大可能保證網(wǎng)絡(luò)安全外，將那些有機(jī)密性的、不開(kāi)放的檔案不存放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上。在當(dāng)前的技術(shù)條件下，為了解決檔案信息的安全問(wèn)題，也可以使用intranet技術(shù)，提供授權(quán)的檔案信息服務(wù)。

（四）加快相關(guān)人才的培養(yǎng)和使用。人才問(wèn)題是關(guān)系到檔案館數(shù)字化建設(shè)成敗的另一關(guān)鍵。檔案館數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程是與新知識(shí)、新技術(shù)的普及密不可分的，所以各類相關(guān)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)必須引起高度的重視。檔案館數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中必須考慮培養(yǎng)的人員有以下幾類：系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與維護(hù)、數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行管理等。

目前我國(guó)的檔案專業(yè)教育，無(wú)論是高等教育，還是各種專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，都顯得知識(shí)陳舊，內(nèi)容更新慢，缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案及檔案工作關(guān)系的內(nèi)容，其結(jié)果也就使得檔案界嚴(yán)重缺乏既具有檔案專業(yè)知識(shí)又具有計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)的復(fù)合性人才，阻礙了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)在檔案事業(yè)上的運(yùn)用。對(duì)此，檔案教育界必須引起高度重視，奮起直追，加大培訓(xùn)力度。

同時(shí)檔案館也必須重視對(duì)在職人員的培訓(xùn)工作，重視引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)人才，以適應(yīng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的需要。在相關(guān)的崗位培訓(xùn)及人才引進(jìn)時(shí)應(yīng)該遵守以下原則：

1、做到有提前量，使有關(guān)人員對(duì)新技術(shù)新設(shè)備提前了解。

2、針對(duì)不同對(duì)象分層次培養(yǎng)，要求知識(shí)技能與崗位相適應(yīng)。

3、充分依靠社會(huì)支持，引進(jìn)人才但不浪費(fèi)人才，做到人員結(jié)構(gòu)合理。

以上是我們對(duì)檔案館數(shù)字化建設(shè)的一些淺見(jiàn)?，F(xiàn)在各地檔案部門(mén)都很重視這方面的信息，有些單位已將此擺上了議事日程，但相對(duì)于圖書(shū)館部門(mén)，檔案部門(mén)的動(dòng)作已經(jīng)滯后。中國(guó)數(shù)字圖書(shū)館工程現(xiàn)已進(jìn)入了實(shí)質(zhì)性操作階段，其在數(shù)字圖書(shū)館的總體結(jié)構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)線路等方面已經(jīng)積累了相當(dāng)?shù)慕?jīng)驗(yàn)。1999年3月成立的“國(guó)家圖書(shū)館文獻(xiàn)數(shù)字化中心”年生產(chǎn)規(guī)模已經(jīng)達(dá)到5000萬(wàn)至6000萬(wàn)頁(yè)全文影像數(shù)據(jù)，它的網(wǎng)絡(luò)可以提供1000g存儲(chǔ)量的網(wǎng)上信息服務(wù)。檔案館如果還不重視檔案館的數(shù)字化建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞檔案信息，就無(wú)法融入信息時(shí)代的快車道，最終將被信息社會(huì)淘汰。因此，為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，檔案館數(shù)字化建設(shè)不僅僅是一項(xiàng)具有前瞻性的舉措，它還具有更深刻的戰(zhàn)略意義。

第四篇：檔案館調(diào)研介紹信介紹信

某某大學(xué)檔案館：

茲介紹某某大學(xué)學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合會(huì)副主席xxx（學(xué)號(hào)：xxx）、xxx（學(xué)號(hào)：xxx）、xxx（學(xué)號(hào)：xxx）一行3人，將于xx月xx日到1xx月xx日前往貴館查閱2002年到2013年檔案，以獲悉某某大學(xué)社團(tuán)發(fā)展相關(guān)情況，請(qǐng)予接洽為感。此致

敬禮

共青團(tuán)某某大學(xué)委員會(huì)

日期

第五篇。檔案館檔案利用情況調(diào)研報(bào)告以下提供一篇調(diào)研報(bào)告給大家參考。

作為區(qū)（縣）級(jí)檔案館，其檔案利用更多的是與廣大人民群眾的生活相聯(lián)系著的，那么，近幾年來(lái)其檔案利用的現(xiàn)狀又如何呢。筆者試圖以所在**區(qū)檔案館近幾年來(lái)的檔案利用現(xiàn)狀為例，作一分析，通過(guò)分析、思考，提出問(wèn)題，并以期解決問(wèn)題。

一、本館基本狀況

本館是一個(gè)位于大中型城市并處于中心XX縣區(qū)的區(qū)級(jí)綜合檔案館。館藏檔案從20xx年的3萬(wàn)余卷（件）增加到2007年5.6萬(wàn)余卷（件），館藏結(jié)構(gòu)在近幾年來(lái)的變化情況見(jiàn)下二表：

表一20xx年初區(qū)檔案館館藏檔案結(jié)構(gòu)比例一覽表

表二20xx年區(qū)檔案館館藏檔案結(jié)構(gòu)比例一覽表

從以上二表的比較中可以看出，館藏檔案的數(shù)量以年平均9.95%增加；其中文書(shū)檔案所占比例下降，專門(mén)檔案和科技檔案所占比例均有所上升。館藏結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，得到改善，趨于合理。特別是關(guān)連著人民群眾生活方方面面的婚姻、城建執(zhí)照、房屋拆遷、獨(dú)生子女等內(nèi)容的檔案，即一部分民生檔案的種類與數(shù)量都增加了。隨之而來(lái)的是檔案利用的人數(shù)、范圍、目的等也相應(yīng)發(fā)生了變化。見(jiàn)本館從20xx至20xx年檔案利用狀況綜合統(tǒng)計(jì)表。

表三

區(qū)檔案館20xx至20xx年檔案利用狀況綜合統(tǒng)計(jì)表

分析此表可以看出：

1、每年利用檔案人數(shù)以年平均約8%遞增上升。說(shuō)明館藏檔案數(shù)量增加、結(jié)構(gòu)優(yōu)化是檔案利用增加、利