有效會(huì)議培訓(xùn)課程

有效會(huì)議大多數(shù)的企業(yè)在會(huì)議里決定其根本走向……花在開會(huì)上的時(shí)間越來越多……開會(huì)的頻率越來越高……每天都在開會(huì)，您會(huì)開會(huì)嗎？

——調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費(fèi)時(shí)間的事情列表上，會(huì)議總是居于首位。因?yàn)闀?huì)議通常都沒有很好的組織和召開。店長會(huì)議一年所需花費(fèi)14*12*3*6=3024課程目標(biāo)讓管理者充分意識(shí)到有效會(huì)議的重要性提高店例會(huì)的效果和效率提升業(yè)績能力

課程內(nèi)容何為“有效會(huì)議〞連鎖店會(huì)議的根本類型如何開好一個(gè)店例會(huì)？為什么要開會(huì)？會(huì)議的目的：發(fā)布信息，收集信息作出決定達(dá)成共識(shí)解決問題以上三項(xiàng)的綜合必須依靠集思廣益才能解決的問題；按常規(guī)步驟來不及決定的事情；需要作出決定的事；發(fā)生重大變革和實(shí)行新方法時(shí)；會(huì)議對(duì)參加者具有訓(xùn)練價(jià)值和鼓勵(lì)作用，或容易在會(huì)議上接受的決定。開會(huì)的理由為什么要開會(huì)？連鎖店會(huì)議的根本類型按時(shí)間頻率：一月經(jīng)管會(huì)〔本節(jié)重點(diǎn)要講解的〕二日常例會(huì)〔晨會(huì)、碰頭會(huì)〕信息性會(huì)議舉行這類會(huì)議是為了向與會(huì)者傳播信息。它可以采用講話或上課的形式，也可以通過、電視、幻燈等形式。雖然也進(jìn)行一些討論，可能提出問題，但它著重于向與會(huì)者提供信息。征求意見會(huì)

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人想通過其他人的設(shè)想和意見來幫助決策時(shí)，就要召開這種會(huì)議。通常是領(lǐng)導(dǎo)提出問題，征求雇員們的意見，了解雇員會(huì)怎樣應(yīng)付局勢(shì)。按會(huì)議內(nèi)容：解難會(huì)

解難會(huì)議要求在會(huì)上擺出事實(shí)以供參考和討論，并找出解決問題的方法。這種會(huì)議一般要展開自由活潑的討論。在解難會(huì)議上，要給予大家出謀劃策的權(quán)利，即使他們的解決方法并不是最好的，但這是由他們通過的，并將由他們來執(zhí)行。

新設(shè)想會(huì)議

新設(shè)想會(huì)議的目的是提出新設(shè)想，引導(dǎo)大家提出新的觀點(diǎn)意見。目的不在于采取行動(dòng)，面貌一新于開發(fā)今后可能有用的新方案和設(shè)想。

沒有目的性，形成多中心會(huì)議；開會(huì)只是為了走形式；主持人會(huì)前沒準(zhǔn)備，而且缺乏引導(dǎo)控制會(huì)議的能力；開會(huì)者缺乏效率觀念，不準(zhǔn)時(shí)參加；重復(fù)。重復(fù)內(nèi)容發(fā)言，眾多陪會(huì)者重復(fù)表態(tài)；對(duì)于許多問題反復(fù)研究，卻不能形成決議；匯報(bào)不得要領(lǐng)，像流水帳。低效會(huì)議

開了幾個(gè)會(huì)？

為會(huì)議花掉多少時(shí)間？

因?yàn)殚_會(huì)達(dá)成幾項(xiàng)共識(shí)？

因?yàn)殚_會(huì)完成幾個(gè)結(jié)論？

因?yàn)殚_會(huì)加了多久的班？

因?yàn)殚_會(huì)失去多少關(guān)鍵時(shí)刻？

因?yàn)殚_會(huì)耽誤多少工作？算算看，你一周內(nèi)總共：終結(jié)無效率的浪費(fèi)，管理您的會(huì)議！一、會(huì)前準(zhǔn)備明確會(huì)議舉行的目的合理安排會(huì)議時(shí)間3.邀請(qǐng)適當(dāng)?shù)娜顺鱿?.準(zhǔn)備背景資料5.設(shè)定會(huì)議議程1.明確舉行會(huì)議的目的信息傳播共享發(fā)動(dòng)鼓勵(lì)問題解決和決策制定不要遲到

浪費(fèi)時(shí)間等于浪費(fèi)生命，浪費(fèi)別人的時(shí)間等于謀財(cái)害命！不要隨意推遲和變更開會(huì)時(shí)間

打亂原定方案會(huì)影響與會(huì)人員的其他工作安排，有些人可能因此不能出席會(huì)議；還會(huì)導(dǎo)致召集部門〔人〕的威信下降。嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，不要超時(shí)1、參會(huì)人員的選擇

知情者

決策參與者

執(zhí)行者

重大關(guān)系人

3.邀請(qǐng)適當(dāng)?shù)娜藚?huì)2、預(yù)約參會(huì)人員

找出最適宜所有參會(huì)人的開會(huì)時(shí)間。

會(huì)議通知〔目的、時(shí)間、地點(diǎn)〕。

有用的信息提前發(fā)布到公告欄里。

提前發(fā)放會(huì)議資料，讓與會(huì)者做好準(zhǔn)備。

會(huì)議結(jié)束2-3天內(nèi)，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。4.準(zhǔn)備背景資料5.制定議程

4.確定會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)和持續(xù)時(shí)長

議程實(shí)例《標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程》推行會(huì)議議程會(huì)議議題：如何使用和推行《標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程》會(huì)議時(shí)間：3月21日（下周一）15：00-16：00會(huì)議地點(diǎn)：五樓大會(huì)議室與會(huì)人員：作業(yè)組各組組長，運(yùn)營組、質(zhì)控組全體同事。主持人：區(qū)經(jīng)理記錄員：行政助理1、15：00-15：15

《標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程》介紹，主講人區(qū)經(jīng)理2、15：15-15：45

推行方案和時(shí)間表，推行過程中可能遇見的問題，與會(huì)者討論。3、15：45－16：00區(qū)經(jīng)理做會(huì)議總結(jié)，任務(wù)分配，并確定檢查方法會(huì)議資料：《標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程》練習(xí)

請(qǐng)制定一個(gè)會(huì)議議程，寫在白板上，并進(jìn)行點(diǎn)評(píng)。二、會(huì)中控制歡送詞講明會(huì)議背景及目的宣布會(huì)議議程制定紀(jì)律規(guī)那么開場(chǎng)白例如

首先，歡送各位按時(shí)與會(huì)。近來公司的營運(yùn)狀況因?yàn)槭艿浇?jīng)濟(jì)不景氣的影響,使得本月的營收目標(biāo)達(dá)標(biāo)率只有70%。因此今天召開會(huì)議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場(chǎng)的買氣,第二討論新市場(chǎng)的擴(kuò)展方案。首先將營運(yùn)部熊建銀經(jīng)理為我們說明目前市場(chǎng)狀況,再由各位一起討論,然后各區(qū)市場(chǎng)督導(dǎo)會(huì)一一提出配合方案,最后由行政助理整合后提出執(zhí)行方案。本次會(huì)議的進(jìn)行時(shí)間預(yù)估為1.5小時(shí)。希望今天經(jīng)由在場(chǎng)各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩,能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績提升方案,大家加油!要掌握會(huì)議節(jié)奏2.會(huì)議主持人職責(zé)營造和諧氣氛嚴(yán)格按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會(huì)者厘清不假思索的想法尊重少數(shù)人的意見，防止會(huì)中意見一面倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯與討論保持中立態(tài)度會(huì)議中的常見問題短話長說獨(dú)占發(fā)言人身攻擊時(shí)間缺乏為反對(duì)而反對(duì)離題爭功諉過爭議抱怨常見問題小組討論：作為會(huì)議主持人，面對(duì)以上問題，您有什么對(duì)策？人身攻擊☆對(duì)雙方進(jìn)行安撫☆重申議事規(guī)那么☆重提主體進(jìn)行討論離題☆兜一圈切回主題☆給予肯定再切斷話題☆將離題的議題留置最后再做討論☆請(qǐng)他做歸納或替他做歸納☆事先請(qǐng)將規(guī)那么講清楚☆發(fā)言限定時(shí)間常見問題的對(duì)策爭議☆暫停該項(xiàng)議題，容后再議☆參與第三者的意見☆將雙方意見列表比較☆進(jìn)行不記名投票☆重整雙方意見提出新的方案☆重申共同利益抱怨☆同情其不滿的情緒☆歸納其不滿的原因☆尋求解決的方法獨(dú)占發(fā)言☆主持人制止其行為。☆說明規(guī)那么強(qiáng)制執(zhí)行嘮嘮叨叨☆清楚其具體的想法☆不要粗魯打斷☆對(duì)發(fā)言予以認(rèn)可時(shí)間缺乏☆選擇重要的議題進(jìn)行討論?！钕拗瓢l(fā)言人數(shù)(可事先登記)☆限制發(fā)言時(shí)間☆征求與會(huì)人意見，是否挪到下次會(huì)議爭功諉過☆主持人應(yīng)制止不當(dāng)?shù)陌l(fā)言,并給予其適當(dāng)?shù)目隙?。☆引?dǎo)組織成員彼此說出對(duì)方的優(yōu)點(diǎn),讓大家都能受到適當(dāng)?shù)目隙榉磳?duì)而反對(duì)☆請(qǐng)他提出更好的對(duì)策?！钜龑?dǎo)他思考是否有考慮周全☆不斷施壓不參與發(fā)言☆設(shè)置暗樁,帶動(dòng)與會(huì)人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果?！钪鲃?dòng)出擊,適時(shí)發(fā)問,塑造發(fā)言時(shí)機(jī),且予以正向的肯定與鼓勵(lì)。☆有效傾聽與良好溝通。3.與會(huì)者的責(zé)任

發(fā)言內(nèi)容要有組織

適時(shí)發(fā)言

一次只討論一個(gè)重點(diǎn)

口齒清晰，陳述有力

一針見血

音量適當(dāng)

解釋方式讓人易懂

口吻要自信

在要點(diǎn)處可稍加大音量注意傾聽4.會(huì)議記錄要點(diǎn)

時(shí)間

地點(diǎn)

與會(huì)人

議題

重要發(fā)言

行動(dòng)方案

會(huì)議決策或結(jié)論

完成時(shí)限

執(zhí)行追蹤檢驗(yàn)會(huì)議記錄的技巧

活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、howmuch.

掌握主語、動(dòng)詞、形容詞

明確數(shù)字

運(yùn)用關(guān)鍵詞

列點(diǎn)說明:可了解發(fā)言重點(diǎn),歸納出主題方向

一言以蔽之三、會(huì)后追蹤會(huì)議記錄發(fā)放執(zhí)行催促按會(huì)議決議追蹤檢驗(yàn)準(zhǔn)備下階段會(huì)議課程回憶情景模擬第三局部：有效會(huì)議的方法高效會(huì)議清單會(huì)議準(zhǔn)備☆會(huì)議目的明確☆與會(huì)人選適宜☆會(huì)議地點(diǎn)確定☆所需會(huì)議資料已經(jīng)準(zhǔn)備就緒并可用☆已按時(shí)發(fā)出會(huì)議通知☆會(huì)議通知應(yīng)包括如下要點(diǎn)：–會(huì)議目的–待討論的日程要點(diǎn)–會(huì)議地點(diǎn)–會(huì)議開始、結(jié)束時(shí)間–與會(huì)者應(yīng)作的準(zhǔn)備會(huì)議主持人☆主持會(huì)議☆與會(huì)議安排在時(shí)間上保持一致☆鼓勵(lì)與會(huì)者☆讓與會(huì)者充分交流他們的觀點(diǎn)☆確保不偏題☆總結(jié)會(huì)議要點(diǎn)☆確保已做出了決定〔誰？是什么？什么時(shí)候？〕與會(huì)人員☆按時(shí)到會(huì)☆認(rèn)真傾聽并盡力理解別人的發(fā)言☆不要打斷別人的發(fā)言☆創(chuàng)造一種開放的、創(chuàng)造性的氣氛☆清晰地交流，井井有條、切中要點(diǎn)會(huì)議記錄☆計(jì)時(shí)考勤☆記下誰在何時(shí)做了何事☆會(huì)議結(jié)論，行動(dòng)方案☆會(huì)后及時(shí)下發(fā)成功會(huì)議的黃金規(guī)那么發(fā)布/通知會(huì)議日程按時(shí)到會(huì)——按時(shí)開會(huì)——按時(shí)散會(huì)有備而來始終切中主題——不要偏離議事工程不要打斷別人——傾聽以便理解次日發(fā)布會(huì)議備忘錄/通過的決策清楚了解以下各點(diǎn)：做出了什么決定由誰負(fù)責(zé)要求何時(shí)完成如何開好一個(gè)店例會(huì)？

三如何開好一個(gè)店例會(huì)？：會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議的準(zhǔn)備工作三如何開好一個(gè)店例會(huì)？：會(huì)議的準(zhǔn)備工作一明確會(huì)議的議題二每個(gè)議題的時(shí)間控制三收集事實(shí)和數(shù)據(jù)資料，支持議題的闡述四會(huì)議的行政安排三如何開好一個(gè)店例會(huì)？：會(huì)議的準(zhǔn)備工作一明確會(huì)議的議題

常規(guī)店例會(huì)的內(nèi)容每月業(yè)績分析案例分享宣講公司新政策/活動(dòng)和方案制定——任務(wù)分解團(tuán)隊(duì)鼓勵(lì)重申上次店例會(huì)工作內(nèi)容同期上期數(shù)據(jù)比照分析三如何開好一個(gè)店例會(huì)？：會(huì)議的準(zhǔn)備工作三如何開好一個(gè)店例會(huì)？：會(huì)議的準(zhǔn)備工作常規(guī)店例會(huì)的羅列順序每月業(yè)績分析→首位↓案例分享↓點(diǎn)燃興奮點(diǎn)宣講公司新政策/活動(dòng)和方案制定↓團(tuán)隊(duì)鼓勵(lì)→末尾↓點(diǎn)燃興奮點(diǎn)重申上次店例會(huì)工作內(nèi)容→回憶三如何開好一個(gè)店例會(huì)？：會(huì)議的準(zhǔn)備工作二每個(gè)議題的時(shí)間控制管理者宣講時(shí)間店長討論總結(jié)時(shí)間可控性分析三如何開好一個(gè)店例會(huì)？：會(huì)議的準(zhǔn)備工作常規(guī)店例會(huì)的時(shí)間分配每月業(yè)績分析15m

案例分享10m

宣講公司新政策和決定15m

團(tuán)隊(duì)鼓勵(lì)10m

重申上次店例會(huì)工作內(nèi)容10m三收集事實(shí)和數(shù)據(jù)資料，支持議題的闡述案例業(yè)務(wù)員業(yè)務(wù)特點(diǎn)分析本周單店業(yè)務(wù)總結(jié)歷史同期業(yè)務(wù)水平比較上月業(yè)務(wù)水平比較同一商圈其他連鎖店三如何開好一個(gè)店例會(huì)？：會(huì)議的準(zhǔn)備工作三如何開好一個(gè)店例會(huì)？：會(huì)議的準(zhǔn)備工作四會(huì)議的行政安排：時(shí)間和地點(diǎn)安排和通知本卷須知〔著裝、攜帶工具、簡單紀(jì)律〕與會(huì)人員確實(shí)定值班人員的選擇：根據(jù)內(nèi)容而定三如何開好一個(gè)店例會(huì)？：會(huì)議的準(zhǔn)備工作小組討論一：做一個(gè)店例會(huì)的準(zhǔn)備方案本次會(huì)議的議題有：工資改革月業(yè)績分析案例培訓(xùn)店長晉級(jí)三如何開好一個(gè)店例會(huì)？：會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議紀(jì)律：主持人提前抵達(dá)會(huì)議地點(diǎn)處理遲到現(xiàn)象延遲會(huì)議的補(bǔ)救方法提醒關(guān)閉所有通訊設(shè)備所有問題的提出都通過主持人三如何開好一個(gè)店例會(huì)？：會(huì)議進(jìn)行中保證任何討論與議程有關(guān)重復(fù)與會(huì)者提出的動(dòng)議，并保證每個(gè)人都聽到和理解讀出消極信號(hào)區(qū)分積極信號(hào)評(píng)估氣氛維持秩序會(huì)議的節(jié)奏控制三如何開好一個(gè)店例會(huì)？：會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議的前言局部按時(shí)召開會(huì)議開會(huì)的原因需要大家提供哪些幫助介紹議程三如何開好一個(gè)店例會(huì)？：會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議的主體局部講解信息或討論問題通過開放式提問使員工參與鼓勵(lì)說出問題或信息示范或進(jìn)行活動(dòng)三如何開好一個(gè)店例會(huì)？：會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議的總結(jié)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)對(duì)達(dá)成的共識(shí)進(jìn)行復(fù)述設(shè)定追蹤方法及期限進(jìn)行檢查用正面積極的話語結(jié)束會(huì)議按時(shí)結(jié)束會(huì)議，表示你能尊重員工的其它職責(zé)三如何開好一個(gè)店例會(huì)？：會(huì)議進(jìn)行中提醒一：提供與會(huì)者發(fā)表個(gè)人意見和建議的時(shí)機(jī)利用議程控制會(huì)議步驟和時(shí)間圍繞會(huì)議議題，防止離題維持會(huì)議秩序，排除會(huì)議干擾評(píng)估會(huì)議氣氛，調(diào)整會(huì)議節(jié)奏提醒二：不要在個(gè)別人或個(gè)別問題上討