電力檔案管理工作中存在的問題與對策分析

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在電力企業(yè)不斷建設(shè)及發(fā)展的背景下，不斷加強企業(yè)檔案管理工作，使之規(guī)范化、科學(xué)化，可為電力企業(yè)高效的經(jīng)營管理和安全運行提供有力保障。但當(dāng)前電力企業(yè)的檔案管理工作尚存在較多問題，導(dǎo)致電力企業(yè)難以健康、迅速地發(fā)展?；诖?，本文就當(dāng)前電力企業(yè)檔案管理工作中存在的問題及對策進(jìn)行分析?！娟P(guān)鍵詞】

檔案管理；問題；對策；電力企業(yè)

隨著社會的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們對電力檔案管理工作有了更高的要求。在過去的幾年，我國在電力檔案管理工作方面雖取得了較大成就，但在管理制度、方法及管理人員等方面還存在較多問題。這要求電力企業(yè)必須直視問題，不斷改進(jìn)和創(chuàng)新管理模式，以確保電力檔案管理工作效率的提高，促進(jìn)電力企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。

1.正確認(rèn)識和理解電力檔案管理工作

電力企業(yè)的檔案管理工作是電力企業(yè)總體管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是最重要的環(huán)節(jié)之一，做好電力企業(yè)的檔案管理工作，是保證電力企業(yè)在激烈的市場競爭下獲取主動權(quán)的關(guān)鍵，也是促進(jìn)電力企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的重要舉措。電力檔案記錄了電力企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展史，其涉及面廣、信息量大、種類繁多，且包含了企業(yè)經(jīng)營機密等內(nèi)容，是電力企業(yè)最大的財富。因此，做好電力企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)的安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理、經(jīng)濟收益及長遠(yuǎn)發(fā)展等均具有重要意義。鑒于此，針對當(dāng)前電力企業(yè)檔案存在的問題，企業(yè)中的檔案管理部門必須堅持科學(xué)創(chuàng)新的管理理念，不斷分析并抓住機遇，推動檔案管理的信息化建設(shè)，建立符合市場經(jīng)濟體制，促進(jìn)檔案管理工作新領(lǐng)域的開發(fā)，以保證電力企業(yè)的健康和發(fā)展。

2.電力檔案管理工作存在的問題2.1缺乏健全的檔案管理體系

由于電力企業(yè)缺乏健全的檔案管理體系，導(dǎo)致在實際管理工作中出現(xiàn)很多問題，如管理人員對檔案分類無規(guī)范性，使檔案編號混亂，加大檔案查詢和管理的難度；還有檔案案卷編排混亂、目錄缺失、標(biāo)題不規(guī)范等問題。這些問題使電力企業(yè)檔案管理工作效率低下、質(zhì)量難以保證，影響了檔案資源的利用率，容易造成檔案在使用過程中出現(xiàn)丟失、損壞等，降低檔案的使用價值。

2.2領(lǐng)導(dǎo)層未引起足夠重視

在電力企業(yè)實際檔案管理中，多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)為企業(yè)的檔案管理主要是一些文字的工作，其重要程度是不可與企業(yè)其它項目如市場份額、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行比擬的，因此，只需要

[2][1]檔案管理人員完成工作，并未引起自身對檔案管理的重視。領(lǐng)導(dǎo)層錯誤的認(rèn)識及對檔案工作的不重視，使電力企業(yè)在檔案管理方面的投資經(jīng)費不足，使檔案管理設(shè)備不齊全、管理方法落后，最后直接導(dǎo)致電力企業(yè)管理的決策效率不高，影響電力企業(yè)發(fā)展。

2.3檔案管理政策指導(dǎo)及理論研究滯后

電力企業(yè)所涉及的服務(wù)范圍較為寬泛，營運的內(nèi)容包括建設(shè)、生產(chǎn)、運輸、銷售、維護(hù)等，為滿足電力企業(yè)管理的發(fā)展需要，電力企業(yè)應(yīng)建立一個能承載大量信息的計算機管理系統(tǒng)，同時隨著企業(yè)發(fā)展腳步不斷更新管理信息。目前，電力檔案管理工作以逐漸成為多數(shù)電力企業(yè)管理部門共同面臨的一個重大挑戰(zhàn)，但就當(dāng)前的形式而言，電力企業(yè)在檔案管理政策指導(dǎo)及理論研究方面還呈現(xiàn)出明顯的滯后性，在這方面所投入的人力、物力及財力均遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

2.4信息化管理效率不高

在網(wǎng)絡(luò)化時代，電力企業(yè)實現(xiàn)檔案管理信息化是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要性因素。但現(xiàn)階段普遍存在檔案管理信息化管理效率不高的現(xiàn)象，究其根因，其一，缺乏齊全的檔案管理硬件設(shè)施，計算機配置更新速度過于滯后，難以與軟件的更新速度匹配，降低使用效率；其二，數(shù)字化硬件設(shè)備的使用率不高，而一些電力企業(yè)即使配備了數(shù)字化設(shè)施，但錄入的檔案數(shù)據(jù)有限，導(dǎo)致檔案資源不能充分利用；其三，部分檔案管理人員，無法根據(jù)需求及時、有效查閱到檔案資料相關(guān)的圖紙信息。

2.5檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

由于電力企業(yè)中多數(shù)檔案管理人員屬于資歷不深的畢業(yè)生或?qū)n案管理工作認(rèn)識不全面的人員，其缺乏專業(yè)的檔案管理知識和技能，也不具備豐富的管理經(jīng)驗和較強工作責(zé)任心。因此，在管理過程中，沒有形成正確的檔案管理意識，未能認(rèn)識到檔案管理工作聯(lián)系到整個電力企業(yè)的經(jīng)濟效益和長遠(yuǎn)發(fā)展問題的重要性，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不高，利用效率低，影響企業(yè)的發(fā)展。

3.電力檔案管理工作改進(jìn)對策3.1建立和完善檔案管理體制

建立健全檔案管理機制是電力企業(yè)提高檔案管理效率的重要保障。因此，電力企業(yè)應(yīng)根據(jù)我國檔案部門頒發(fā)的各項規(guī)章制度，并結(jié)合企業(yè)本身的檔案管理實際情況建立并貫徹落實檔案管理體制，切實將檔案管理工作納入企業(yè)的管理工作中，嚴(yán)格實施責(zé)任分工，規(guī)范管理過程，并進(jìn)行全程跟蹤記錄。另外，電力企業(yè)還需建立一項以檔案管理工作為主、其他部門工作輔助配合的管理體系，以確保企業(yè)內(nèi)部各個部門互相協(xié)調(diào)管理，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。[3]3.2加強領(lǐng)導(dǎo)層的重視

隨著社會的不斷發(fā)展及人們知識水平的提升，目前已有一些電力企業(yè)的員工對檔案管理工作的重要性引起重視，但這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，電力企業(yè)檔案管理工作效率的提升離不開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的正確引導(dǎo)。因此，企業(yè)必須注重強調(diào)領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的重視，定期組織公司領(lǐng)導(dǎo)層到檔案管理相關(guān)部門學(xué)習(xí)，加強領(lǐng)導(dǎo)層企業(yè)內(nèi)部的檔案管理培訓(xùn)，將檔案管理的內(nèi)容納入企業(yè)的日常管理事項中，加大對該部門資金、人力、物力等的投入，促使領(lǐng)導(dǎo)層正確認(rèn)識的檔案管理在企業(yè)管理及發(fā)展中的重要性，進(jìn)而全力支持與配合檔案管理工作的開展。

3.3加大軟硬件設(shè)施的投入

在網(wǎng)絡(luò)化時代，企業(yè)檔案的管理離不開計算機技術(shù)和信息化管理等，而這些管理技術(shù)和手段均需要以計算機軟硬件配置及現(xiàn)代化應(yīng)用管理設(shè)備等為基礎(chǔ)，支撐檔案管理工作的順利開展。因此，企業(yè)必須加大對計算機軟硬件及現(xiàn)代化應(yīng)用管理設(shè)備方面的投入，對于管理過程中必須配備的設(shè)施、設(shè)備，應(yīng)定時更新和完善；同時，還要注重對技術(shù)人員技術(shù)能力的培訓(xùn)，加大投資力度，鼓勵技術(shù)人員引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件和技術(shù)，以加強檔案管理工作的效率。

3.4加強檔案管理的信息化建設(shè)

信息化建設(shè)在檔案管理中，是人工管理無法比擬的，因此，必須加強檔案管理的信息化建設(shè)，借助現(xiàn)代化信息管理手段，促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。企業(yè)除了在軟硬件設(shè)施設(shè)備方面加大投入外，還需要在管理方式上大膽突破，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的管理模式，將信息化建設(shè)作為檔案管理工作的重要事項；另外，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展情況，具體分析現(xiàn)代化信息管理實施的可行性及存在的問題和困難，并通過企業(yè)內(nèi)部通過討論作出相應(yīng)的解決對策。

3.5注重管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高

在當(dāng)前激烈的市場競爭環(huán)境下，具備專業(yè)知識與專業(yè)技能的人才成了企業(yè)發(fā)展的根本因素。因此，電力企業(yè)若要實現(xiàn)經(jīng)濟效益的提高和企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，在檔案管理工作中，必須擁有一支專業(yè)能力較強的管理隊伍。首先，企業(yè)應(yīng)定期組織檔案管理人員進(jìn)行檔案管理實施的培訓(xùn)和實踐技能的提高，在培訓(xùn)過程中注重將知識與實踐相結(jié)合，培養(yǎng)真正有能力的檔案管理人員。還要注重管理人員的個體差異，形成互幫互助、共同促進(jìn)的工作環(huán)境。在進(jìn)行檔案管理工作過程中，注重培養(yǎng)管理人員形成良好的職業(yè)素養(yǎng)，加強其工作責(zé)任心。另外，建立科學(xué)、合理的獎懲制度，使管理人員形成督促自我進(jìn)步的習(xí)慣。

4.結(jié)語

總之，加強檔案管理工作對電力企業(yè)的經(jīng)濟效益和長遠(yuǎn)發(fā)展均有重要作用。電力企業(yè)必須不斷發(fā)現(xiàn)并糾正當(dāng)前檔案管理工作存在的問題，同時采取引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗和管理[4]技術(shù)，才能確保電力企業(yè)的健康、穩(wěn)定、長遠(yuǎn)發(fā)展?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】

[1]申海利.淺析電力檔案管理工作中的問題[j].辦公室業(yè)務(wù).2012，（23）：48-49.[2]賀蘇紅.電力檔案管理工作問題及對策探討[j].企業(yè)導(dǎo)報.2012，（11）：47-48.[3]祁華.淺談如何做好電力檔案管理工作[j].科技資訊.2014，（8）：169.[4]鄭衛(wèi)貞.淺析電力檔案管理工作存在的問題及對策[j].中華民居.2011，（7）：935-936.

第二篇：電力物資配送管理中存在的問題與對策我市供電公司電力物資配送管理中存在的問題與對策

XX省電力公司為了規(guī)范電力物資管理工作，適應(yīng)公司“集約化發(fā)展、精益化管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)”的需要，保障公司電網(wǎng)建設(shè)和生產(chǎn)經(jīng)營的物資供應(yīng)，提高電力物資管理效率和效益，從2007年開始全面推行“四個集中”的物資管理模式，即集中招標(biāo)、集中采購、集中配送、集中結(jié)算。構(gòu)建了“以省公司為主導(dǎo)、以省電力物資公司為主體、以基層供電公司為支撐”的組織體系。在江蘇電力物資配送體系中，省電力物資公司、省電力公司、市（縣）供電公司、市（縣）供電公司物資配送中心是物資采購配送的責(zé)任主體。電力物資配送管理的基本流程為，市（縣）供電公司上報物資需求計劃，省電力物資公司匯總?cè)∥镔Y需求計劃集中進(jìn)行招標(biāo)，負(fù)責(zé)將中標(biāo)通知發(fā)供應(yīng)商，省電力物資公司負(fù)責(zé)簽訂供應(yīng)商合同，供應(yīng)商根據(jù)合同進(jìn)行生產(chǎn)，向市（縣）供電公司物資配送中心送貨，市（縣）供電公司物資配送中心驗收后與供應(yīng)商會簽到貨物資驗收單，市（縣）供電公司物資配送中心將物資配送至市（縣）供電公司，供應(yīng)商會簽后的物資驗收單與結(jié)算發(fā)票與省電力物資公司辦理結(jié)算。由于“四個集中”的物資管理模式剛剛起步，因此在物資需求計劃、物資招標(biāo)、合同簽訂、合同履約、物資配送、物資結(jié)算等環(huán)節(jié)還存在較多問題，本文主要從我市供電公司的角度出發(fā)對物資需求計劃、合同履約、物資配送、物資結(jié)算當(dāng)中的一些問題進(jìn)行分析，并提出一些合理的建議與對策。

一、我市供電公司在電力物資配送管理中存在的問題

（一）電力物資需求計劃相對滯后、經(jīng)常出現(xiàn)遺漏或不完整

電力物資配送管理工作按照業(yè)務(wù)操作流程，分為物資需求計劃、物資招標(biāo)、合同簽訂、合同履約、物資配送、物資結(jié)算等環(huán)節(jié)?；鶎庸╇姽旧蠄蟮奈镔Y需求計劃是貫穿物資管理全過程的主線，對構(gòu)建規(guī)范、順暢的物流體系，保障物資供應(yīng)起至關(guān)重要的作用。但由于我們對該項工作艱巨性的認(rèn)識不夠深刻，工作不夠細(xì)致、不周密，導(dǎo)致物資需求計劃相對滯后、經(jīng)常出現(xiàn)遺漏或不完整，直接導(dǎo)致物資供應(yīng)脫節(jié)，從而影響整個物資配送管理。如：省公司通報2007年12月物資需求計劃正確性如下：江陰98.48%，宜興86.32%，無錫98.43%。認(rèn)真分析原因，我們認(rèn)為我市供電公司物資需求計劃主要有以下幾個問題。

1、物資需求計劃準(zhǔn)確性不高

首先，我市供電公司對電力物資的需求量大，2007年物資需求總計劃約2.81億元，2008年面臨4.6億元物資需求，2009年估計物資需求將達(dá)5.2億元，每年上報的物資需求計劃達(dá)兩萬八千多條?？梢娢镔Y需求計劃具有數(shù)量多、參數(shù)細(xì)、要求嚴(yán)特點，而在2007年省公司物資管理信息化手段尚未健全，物資需求計劃上報基本依靠基層供電公司手工操作上報，自然難免會有差錯。其次，我市供電公司物資對需求計劃上報的人員沒有固定，計劃上報人員素質(zhì)不高，使得他們對計劃上報的要求不理解，或要提供的相關(guān)資料不具備，或不按照要求上報，通常按照原有的習(xí)慣或俗語進(jìn)行上報，如物資名稱、規(guī)格型號、計量單位、參數(shù)描述不按照省公司招標(biāo)文件規(guī)定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求填寫，提供的圖紙資料不全等。第三，我市供電公司因項目沒有成立或資金渠道沒有落實就填報了物資需求計劃，或因項目設(shè)計而導(dǎo)致變化卻沒有相應(yīng)更改物資需求計劃，或受到政府決策等不可抗力原因而導(dǎo)致變化卻沒有相應(yīng)更改物資需求計劃，在物資需求上的差錯給物資管理工作帶來了極大的困難。

2、物資需求計劃缺乏及時性

現(xiàn)在省公司要求市供電公司每月20日報送物資需求計劃，在次月完成報送計劃的招標(biāo)工作。中標(biāo)通知書發(fā)出后，省物資公司組織在7天內(nèi)完成與供貨商技術(shù)協(xié)議和合同的簽訂，合同簽訂前將中標(biāo)結(jié)果發(fā)給各市供電公司核對（一般是1天時間），配送中心在接到核對的中標(biāo)文件后與供貨商聯(lián)系送貨。而我市供電公司上報物資需求計劃的時間往往與物資需用的時間脫節(jié)。往往要用的工程物資，到用時計劃才剛報出，給招標(biāo)、合同簽訂、制造、配送的時間不足，造成施工延誤。

3、物資需求計劃不夠完整性問題

我市供電公司設(shè)計提供的物資清單與實際現(xiàn)場需用的物資有遺漏或差別，上報物資需求計劃時按照設(shè)計清單上報，到施工現(xiàn)場勘察時發(fā)現(xiàn)物資有遺漏或差別，絕大部分通過各自調(diào)整解決，但也有不少因物資補招標(biāo)而延遲施工。

（二）物資供應(yīng)商逾期交貨率高，延誤項目施工進(jìn)度

目前合同簽訂的交貨期與項目單位實際需要的交貨日期有誤差的現(xiàn)象比較普遍。部分需求在合同簽訂時，交貨期已非常緊張，廠商很難保證交貨時間；供應(yīng)商按照合同簽訂的交貨期安排生產(chǎn)，當(dāng)準(zhǔn)備配送到項目單位的時候，經(jīng)常被要求等項目單位電話通知，再安排送貨。這種情況降低了供應(yīng)商生產(chǎn)效率，也影響了供應(yīng)商按時交貨；部分中標(biāo)的供應(yīng)商，超出了他們實際的生產(chǎn)能力，供應(yīng)商無法按時完成生產(chǎn)，也會影響供應(yīng)商按時交貨。據(jù)統(tǒng)計2007年全年合同逾期交貨率占合同總金額的35%，特別是項目物資的延遲交貨，對我市供電公司項目施工進(jìn)度造成了嚴(yán)重影響。

（三）物資供應(yīng)商交貨物資質(zhì)量問題嚴(yán)重，延誤項目進(jìn)度

據(jù)我市供電公司統(tǒng)計資料表明。2007年物資供應(yīng)商交貨質(zhì)量不符合要求按金額計算占合同總金額的3%，按上報物資計劃條目計算，全年有200多條物資有質(zhì)量問題。究其原因，一是有的供應(yīng)商由于交貨期比較緊

1張，為了按期交貨就忽視物資質(zhì)量問題。二是我市供電公司在上報物資計劃時是按照地方標(biāo)準(zhǔn)上報，而中標(biāo)的供應(yīng)商是按照國家標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)，而國家標(biāo)準(zhǔn)低于地方標(biāo)準(zhǔn)，造成物資質(zhì)量問題。三是省公司經(jīng)常將大件物資與零配件物資打包招標(biāo)，而中標(biāo)供應(yīng)商只注重大件物資質(zhì)量，忽視零配件物資質(zhì)量。物資質(zhì)量問題雖然可以要求供應(yīng)商修理、重做，或要求供應(yīng)商按合同賠償損失再重新招標(biāo)解決，但這樣必然會延誤工程項目進(jìn)度。

（四）物資配送人員配置不合理，無法滿足高要求的物資配送工作

我市供電公司配送中心人員無充足的崗位和人員設(shè)置，配送人員偏少，多從生產(chǎn)上借用，無明確崗位，級別待遇普遍比較低?，F(xiàn)有崗位人員面臨老化等問題，特別是倉儲人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，身體健康狀況差。同時，部分員工的業(yè)務(wù)能力和管理能力無法滿足物資管理工作要求，工作中能獨當(dāng)一面的骨干力量。這些現(xiàn)狀經(jīng)常會造成物資配送不及時和配送差錯問題。

（五）物資結(jié)算率低

我市供電公司2007年物資需求計劃約2.81億元，到目前已結(jié)算6001.5萬元，結(jié)算率為21.36%，可見結(jié)算情況很差。分析其主要原因：一是物資供應(yīng)商送貨時，配送單、到貨驗收單不齊全，尤其是由廠家委托物流公司負(fù)責(zé)運送的物資，廠家沒有把相關(guān)手續(xù)交給物流公司，致使配送中心接受物資后，無法辦理配送單、到貨驗收單等手續(xù)，無法完成結(jié)算。二是供應(yīng)商的物資可能是多家市（縣）級供電公司需用的物資，而各市（縣）級供電公司由于項目不同或項目進(jìn)度不同，對到貨期、結(jié)算時間要求不同，而供應(yīng)商的結(jié)算發(fā)票是一起開的，所以結(jié)算發(fā)票不能及時送達(dá)，無法及時完成結(jié)算。三是結(jié)算發(fā)票需經(jīng)省公司物資中心多個部門審核，而且在2007年物資結(jié)算發(fā)票都是靠人工完成，導(dǎo)致結(jié)算發(fā)票流轉(zhuǎn)時間過長，無法及時完成結(jié)算。

二、加強我市供電公司電力物資配送管理問題的建議與對策

（一）加強電力物資需求計劃的準(zhǔn)確性、及時性、完整性

物資需求計劃是物資管理工作的龍頭，從物資計劃開始，就成為物資招標(biāo)、物資采購、物資配送、物資驗收、物資結(jié)算的唯一線索，所有環(huán)節(jié)的工作都圍繞物資計劃開展，因此物資需求計劃是整個物資配送管理能否順暢的最關(guān)鍵工作。目前要把物資需求計劃的準(zhǔn)確性、超前性和完整性放在最突出的位置。

1、完善物資信息系統(tǒng)，確保物資需求計劃準(zhǔn)確

07年由于基礎(chǔ)管理臺賬不夠健全，省公司物資信息系統(tǒng)處于試用階段而顯現(xiàn)出的諸多不足等不利因素，因此完善物資信息系統(tǒng)迫在眉睫。2008年省公司推出了新版的物資管理系統(tǒng)（sg186物資信息系統(tǒng)），由于在起步階段，該系統(tǒng)尚不健全，其功能仍需不斷完善和調(diào)整。

首先，進(jìn)一步加大推行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計的力度。省公司在新的物資信息系統(tǒng)中已經(jīng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計了部分物資，以后要在物資信息系統(tǒng)中要進(jìn)一步嚴(yán)格按照新編的物資辭條進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計，我市供電公司上報計劃也必須按照標(biāo)準(zhǔn)化編制，避免物資計劃上報技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的偏差。其次，應(yīng)加強我市供電公司應(yīng)用人員的信息系統(tǒng)操作實務(wù)培訓(xùn)，加強計算機應(yīng)用知識和物資規(guī)范填寫要求的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)使物資計劃上報人員熟悉管理制度，能熟練掌握和應(yīng)用物資信息系統(tǒng)，全面提高物資計劃上報水平，圓滿完成當(dāng)月的物資計劃上報工作。最后，我們要進(jìn)一步的加快適應(yīng)，加速應(yīng)用新信息系統(tǒng)的速度和能力，在不斷完善調(diào)整中不斷學(xué)習(xí)，要緊跟省公司的要求補充完善數(shù)據(jù)，其中的問題要及時反映，促進(jìn)新信息系統(tǒng)運作的有效性和穩(wěn)定性，確保物資計劃的準(zhǔn)確。

2、提高計劃人員素質(zhì)，保證物資需求計劃質(zhì)量

完善物資需求計劃流程，市（縣）供電公司各部門設(shè)立計劃人員，由計劃人員將本部門物資需求上報單位項目主管部門，市（縣）供電公司項目主管部門設(shè)立計劃管理專職崗位，計劃管理專職負(fù)責(zé)按照省公司物資需求計劃上報要求，組織物資需求計劃的編制、整理、匯總、審核、上報工作。負(fù)責(zé)每月專項物資計劃（包括部門通過條線上報計劃）的登記和整理工作，最后匯總審核并上報公司招投標(biāo)管理中心。我市供電公司目前要把計劃的超前性和編制的準(zhǔn)確性、完整性放在最突出的位置，因計劃編制有相當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)要求，各部門要相對固定計劃人員，計劃管理人員也必須相對固定，以保證計劃人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。經(jīng)常對物資計劃人員進(jìn)行物資需求計劃編制要求、物資標(biāo)準(zhǔn)化、物資信息系統(tǒng)使用等方面的培訓(xùn)，提高計劃人員素質(zhì)，保證物資需求計劃質(zhì)量。

3、完善物資計劃流程，解決物資需求計劃差錯

完善物資計劃流程，為強調(diào)物資計劃的唯一性和嚴(yán)肅性，物資需求計劃上報并經(jīng)省公司招標(biāo)中心審核確認(rèn)后，不得隨意變更。因受到特殊情況確需變化的，須按合同簽訂前變更流程執(zhí)行；因項目設(shè)計、受到政府決策、計劃外項目導(dǎo)致變化的應(yīng)急物資，需按應(yīng)急物資處理流程執(zhí)行。因此要建立XX省電力公司物資采購供應(yīng)業(yè)務(wù)操作手冊，規(guī)范合同簽訂前變更流程和應(yīng)急物資處理流程。如因特殊情況確需變更的，須嚴(yán)格按照合同簽訂前變更流程和應(yīng)急物資處理流程，經(jīng)我市供電公司項目主管部門審核確認(rèn)后，從物資需求計劃源頭進(jìn)行變更，規(guī)范解決物資需求計劃差錯。

4、提前物資計劃上報，確保物資需求計劃及時

我市供電公司要在物資需求計劃和到貨期限的準(zhǔn)確性上下工夫，達(dá)到省公司“物資招標(biāo)、制造、交貨周

2期”規(guī)定的要求。上報物資計劃既要保證正常的招標(biāo)、制造、交貨周期，防止因上報延遲造成的招標(biāo)、制造、交貨周期緊張而無法按時供應(yīng)。因此物資計劃上報要考慮一定的物資招標(biāo)采購周期，計劃要適當(dāng)超前。對于搶修常規(guī)性物資提前上報，保證搶修物資供應(yīng)。公司各部門、單位應(yīng)根據(jù)工程時間節(jié)點，充分考慮招投標(biāo)時間和物資生產(chǎn)周期，及早上報物資計劃，盡量控制緊急計劃上報條數(shù)。但上報物資計劃也不是越早越好，上報物資計劃時要細(xì)細(xì)斟酌，使之與項目實際進(jìn)度能夠盡量接近，以減輕庫存和二次運輸?shù)膲毫Α?/p>

5、強化物資計劃審核與考核，保證物資需求計劃準(zhǔn)確、完整、及時

按照省公司的工作流程，我市供電公司可以在四個環(huán)節(jié)上加強對物資計劃正確性、完整性的審核。首先是物資計劃編制上報人員的自身檢查，在編制上報物資計劃的時候?qū)椖啃畔?、物資信息都很了解，上報的時候不要再出現(xiàn)錯誤；其次是部門領(lǐng)導(dǎo)的審核，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對本部門（單位）的物資上報情況都有了解，避免出現(xiàn)不符合實際情況的事情發(fā)生；第三是公司內(nèi)部審核會時的檢查，在相關(guān)專業(yè)部門、單位的參與下，檢查所有上報的物資計劃，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行修改。同時在會上公布上月的物資上報計劃的正確率，并形成會議紀(jì)要。最后是省公司的審核。通過審核我們還應(yīng)加強考核，參照省公司辦法，從設(shè)計提供的清單開始，實行一級對一級負(fù)責(zé)，我們也將對計劃的及時性、準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行匯總考核。并根據(jù)考核結(jié)果落實相關(guān)責(zé)任，以次來確保物資計劃的及時、正確與完整。

（二）積極溝通協(xié)調(diào)、加大催交力度，降低物資逾期交貨率

1、突出重點，跟蹤到位，積極與相關(guān)專業(yè)人員的溝通協(xié)調(diào)

我市供電公司配送人員要主動與各項目主管部門和施工單位加強溝通，抓住“迎峰度夏”和“百日沖刺”工作重點，全面梳理和排查重要物資和供應(yīng)難點，加強跟蹤落實，建立周報制度，切實協(xié)調(diào)和解決物資供應(yīng)和項目施工之間的矛盾和困難。一是通過工程協(xié)調(diào)或上門溝通，加強和主管部門、施工單位的實時溝通，了解工程整體實施進(jìn)度，了解物資供應(yīng)進(jìn)度和項目施工之間的匹配情況，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商和項目單位進(jìn)行溝通，保證物資按期供應(yīng)。二是指定項目負(fù)責(zé)人，采取電話催交、傳真催交和駐廠催交，隨時跟蹤物資生產(chǎn)進(jìn)度和交貨進(jìn)度。三是關(guān)注緊急計劃物資供應(yīng)，提前介入，即使合同尚未簽訂，配送人員也能積極與廠家溝通，取得理解并及時生產(chǎn)，保證供應(yīng)。四是關(guān)注安裝和售后服務(wù)中出現(xiàn)的問題，及時與廠家聯(lián)系尋求解決辦法。

2、加大催交力度，降低物資逾期交貨率，保障物資配送到位

我市供電公司配送人員要嚴(yán)格按照省公司有關(guān)按照合同交貨期配送物資的工作要求，加大物資催交力度，保障全年物資配送到位，為項目施工提供物質(zhì)保障，為工程結(jié)算提供保證。一是全方位加大催交力度，所有物資嚴(yán)格按照合同交貨期保質(zhì)保量配送，凡是無法按照合同交貨期交貨的物資，按照生產(chǎn)廠家原因、項目單位原因進(jìn)行分類梳理，分別落實交貨。二是對于生產(chǎn)能力無法滿足配送交貨期要求的生產(chǎn)廠家，主動與廠家聯(lián)系，講清利害關(guān)系，要求廠家及時安排生產(chǎn)，加快交貨進(jìn)度。三是對于配送中出現(xiàn)的交貨難點問題、多次催交無果的工程緊急物資，及時向省公司匯報，反映情況，爭取上級支持，同時加強與廠家溝通，主動作為，及時協(xié)調(diào)解決問題，落實供應(yīng)渠道。

（三）加強驗收監(jiān)造，嚴(yán)把物資質(zhì)量關(guān)

貨物驗收是保證物資質(zhì)量的關(guān)鍵，必須嚴(yán)格把關(guān)。我市供電公司配送員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行省公司物質(zhì)驗收監(jiān)造管理辦法，切實做好物資到貨驗收工作。一是要組織專業(yè)人員嚴(yán)格按照省公司物資驗收規(guī)定，按照合同約定的數(shù)量，規(guī)格型號和質(zhì)量要求進(jìn)行驗收，對發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題要及時向廠方提出更換或修復(fù)，并做好雙方簽字的書面記錄，確保到貨物資的質(zhì)量。二是要嚴(yán)格按照物資工作手冊做好物資驗收單、投運單和質(zhì)保單的簽署工作，根據(jù)配送物資的驗收情況，準(zhǔn)確而翔實地評價供應(yīng)商履約情況，不斷提高配送物資質(zhì)量。三是要配合好省公司組織的監(jiān)造工作，派技術(shù)人員到廠監(jiān)造，從嚴(yán)把好質(zhì)量關(guān)，確保進(jìn)入施工安裝的物資質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

（四）加強物資配送隊伍建設(shè)，提升物資配送水平

物資“四集中”管理對物資配送人員所具有的綜合素質(zhì)提出了較高的要求。物資管理是重要工作，責(zé)任重要求高，因此我市供電公司首先必須提高物資配送人員待遇，吸引高素質(zhì)人才穩(wěn)定物資配送隊伍。讓他們成為物資配送隊伍中能獨當(dāng)一面的骨干力量。其次，認(rèn)真組織配送中心職工學(xué)習(xí)上級公司文件精神，嚴(yán)格執(zhí)行省公司的工作要求和制定的崗位職責(zé)以及工作流程，加強物資配送人員的技術(shù)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，結(jié)合崗位實際，采用請進(jìn)來，走出去和自學(xué)相結(jié)合的方法，開展經(jīng)常性的技術(shù)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，有針對性地進(jìn)行電腦操作培訓(xùn)和物資系統(tǒng)管理軟件的應(yīng)用。力爭使配送中心每一個員工的技能水平盡快勝任崗位的要求，從源頭上確保配送零誤差。最后，積極組織配送中心職工加強對省公司物資配送工作要求的文件學(xué)習(xí)，加強對企業(yè)文化有關(guān)服務(wù)理念的學(xué)習(xí)，開展配送服務(wù)勞動決賽活動，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變觀念，提高服務(wù)意識和責(zé)任意識，提高服務(wù)能力和業(yè)務(wù)工作能力，更好地服務(wù)于工程項目建設(shè)、生產(chǎn)運行，按時保質(zhì)保量把物資配送到位，不斷提高配送服務(wù)質(zhì)量。

（五）積極采取措施，力保結(jié)算工作順利進(jìn)行

1、堅決貫徹執(zhí)行《到貨物資驗收單管理規(guī)定的通知》

3經(jīng)過對“四集中”的物資管理模式運作，我市供電公司積累了一定經(jīng)驗，我們在結(jié)算工作發(fā)現(xiàn)，影響物資結(jié)算的因素雖然很多，但是物資結(jié)算工作最基本的條件是需辦理好到貨物資驗收單，到貨物資驗收單在結(jié)算過程中起者舉足輕重的作用。而08年省公司推行《到貨物資驗收單管理規(guī)定的通知》以來，物資結(jié)算工作較07年有顯著進(jìn)步，因此我們物資配送中心必須繼續(xù)堅決貫徹執(zhí)行《到貨物資驗收單管理規(guī)定的通知》的有關(guān)規(guī)定，貨到三天必須辦理完《到貨物資驗收單》手續(xù)，三天內(nèi)負(fù)責(zé)送達(dá)省公司物資配送處，sg186系統(tǒng)中的物資，貨已到同樣在三天內(nèi)將“到貨驗收單”進(jìn)行點擊提交，為物資結(jié)算提供先行條件。對有些委托物流公司送貨的廠家，配送專職應(yīng)主動與廠家進(jìn)行聯(lián)系，督促其在規(guī)定時間內(nèi)來辦理到貨物資驗收單。

2、利用信息平臺，工作積極主動，力爭做到月結(jié)月清我市供電公司要充分利用信息平臺這一有利工具，每天及時將已辦理驗收單但發(fā)票為到的物資清單導(dǎo)出，通過sg186系統(tǒng)查詢發(fā)票開具情況，若是廠家未開給物資中心的，配送中心立即與其聯(lián)系，催其將發(fā)票趕快開給物資中心，并作好臺賬記錄，對于某些催促好幾次仍未開具發(fā)票的廠家，我們將依靠省公司的支持，因此我們希望省公司能采取一些制約措施，從根本上解決此類問題。若是省公司物資中心有關(guān)部門延誤發(fā)票流轉(zhuǎn)，配送中心應(yīng)立即與有關(guān)部門聯(lián)系，催促其加緊審核，加快發(fā)票流轉(zhuǎn)，及時完成結(jié)算工作。

總之，物資配送管理工作要繼續(xù)以“四集中”為專業(yè)管理的思路，物資戰(zhàn)線上的全體員工要統(tǒng)一認(rèn)識，緊緊圍繞省公司工作大局，加強溝通和協(xié)同步伐，克服一切困難，認(rèn)真解決物資需求計劃、合同履約、物資配送、物資結(jié)算當(dāng)中的問題，完善物資配送管理能力，提高物資供應(yīng)的保障能力，全面完成物資供應(yīng)任務(wù)。

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第三篇：檔案管理工作中存在的問題及對策檔案管理工作中存在的問題及對策

摘要。目前我國大多數(shù)檔案部門在檔案管理工作中仍存在問題，影響到檔案管理工作的進(jìn)一步的發(fā)展。因此，強化檔案管理工作在其部門中的重要地位，及時改進(jìn)檔案管理工作中遇到的問題加以及時解決，勢必成為我國檔案管理工作的重點。

關(guān)鍵詞：檔案管理檔案管理制度資源開發(fā)

前言

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案管理工作以其機密性較高、政策性和專業(yè)性較強的主要特點，成為我國經(jīng)濟、科研等主要信息的載體，在我國經(jīng)濟管理工作中發(fā)揮著重要的作用。因此，在現(xiàn)今高速發(fā)展的市場經(jīng)濟下，建立科學(xué)、系統(tǒng)、民主的的檔案管理制度，可以有效的保證經(jīng)濟的協(xié)調(diào)、高效、有序的運行，對人們的生存與發(fā)展都起著至關(guān)重要的作用。

一、檔案管理工作中存在的具體問題

1.1管理存在誤區(qū)

長久以來，我國很大部分人員和領(lǐng)導(dǎo)干部在檔案管理上存在認(rèn)識的誤區(qū)，將檔案管理工作看成時簡單的抄寫與資料管理的事物性工作，既不是主要的工作內(nèi)容，也不能為單位帶來一定的經(jīng)濟利益，只要管好、不將檔案丟失、不泄露檔案機密，可以隨時應(yīng)付單位資料查檔或外調(diào)。因而造成了檔案管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作的認(rèn)識偏差，它已經(jīng)適應(yīng)不了現(xiàn)代管理的需求。

1.2管理水平低，管理力量弱，管理手段過于落后

我國對于檔案管理方面沒有專門的檔案管理培訓(xùn)，檔案管理人員對檔案的歸集、整理、裝訂等業(yè)務(wù)流程并不熟悉，檔案人員缺乏正確的檔案收集意識，嚴(yán)重影響了檔案的管理水平。

1.3并不齊全的硬件環(huán)境設(shè)施

由于單位對檔案管理工作的重視不夠，致使單位并不為檔案管理部門制備的硬件設(shè)施，個別單位甚至沒有專門的的檔案室管理檔案，單位的檔案的完整、美觀及整潔將會面臨霉變、蟲蛀等問題的影響，甚至?xí)B基本的檔案管理設(shè)備都缺乏。如：檔案夾、切刀等。

二、檔案管理工作的應(yīng)對策略

為了適應(yīng)社會主義的發(fā)展需求，提高檔案管理的工作效率，發(fā)揮其工作的重要性。

2.1提高檔案管理人員的工作素質(zhì)

增強干部檔案工作隊伍的建設(shè)，同時從事檔案管理工作的管理人員必須要選擇責(zé)任心較強、政治上可靠、作風(fēng)正派的共產(chǎn)黨員。加強對這部分人員的道德教育、崗位管理知識的培養(yǎng)，多關(guān)心對他們的日常生活工作，使他們在工作中充分發(fā)揮其主動熱情的工作態(tài)度和思維創(chuàng)立能力。檔案人員的自身素質(zhì)和工作態(tài)度決定了檔案管理的好壞，因此，檔案管理人員的自身素質(zhì)的提高時極為重要的。同時，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)注意自身專業(yè)水平的提高，積極參加技能培訓(xùn)等提高專業(yè)水平的活動中來，熟悉檔案管理工作的基本要求和工作流程，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。積極發(fā)展檔案管理事業(yè)，使檔案管理更加科學(xué)、實用，為社會的發(fā)展貢獻(xiàn)有利的信息資源。

2.2設(shè)立健全的檔案管理制度

2.2.1檔案管理工作要建立具有科學(xué)性、合理性的規(guī)章制度，并且要求該制度要符合單位的特點，切合實際的檔案管理情況，以滿足單位對檔案管理的具體需求。

2.2.2制定的檔案管理制度必須適用于單位，并將簡便易行、方便實用與可操作性強作為檔案管理制度建立的目標(biāo)，更好的進(jìn)行和約束檔案管理工作，為其工作提供良好的指導(dǎo)與規(guī)范作用。

2.2.3制度的制定必須遵循雙向性原則，使其在約束員工的同時也約束。因為領(lǐng)導(dǎo)是制度的執(zhí)行者，而單位則是由員工構(gòu)成的群體，單位領(lǐng)導(dǎo)要做好單位的帶頭作用，是檔案管理制度得到切實有效的實施。

2.2.4堅持檔案管理制度的嚴(yán)肅性。由于檔案管理制度是本部門自行制定并實施的，所以在其制度的執(zhí)行過程中一定要堅持嚴(yán)肅的執(zhí)行態(tài)度，做到賞罰分明，體現(xiàn)其制度的權(quán)威性。

2.3提升并完善檔案的功能

增加檔案內(nèi)容，使其更加全面完善，以客觀的態(tài)度對檔案進(jìn)行分析處理，及時更像檔案的內(nèi)容管理，使檔案可以及時的反映當(dāng)前的動態(tài)狀況。因此，我們應(yīng)重新對檔案的功能進(jìn)行定位；首先，我們要保證將原有檔案進(jìn)行妥善保管；其次要擴大檔案內(nèi)容的涵蓋范圍，使其更加豐富全面，使其更加適應(yīng)單位對信息的大量需求，為單位提供更好更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.4采用信息化的檔案管理手段

社會主義市場經(jīng)濟迅速發(fā)展的今天，信息化已經(jīng)成為當(dāng)今社會的主要發(fā)展趨勢和重要的工作工具。它要求檔案人員具備良好的計算機水平，同時也是對檔案工作提出的新要求。我國經(jīng)濟已經(jīng)于世界接軌，強烈的市場競爭與社會需要，要求我們要將檔案管理的新手段與當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)研究成果應(yīng)用到實際工作中來，以期達(dá)到提升檔案管理工作的工作效率與管理水平。

2.5提高檔案管理的服務(wù)水平

檔案管理人員必須樹立正確的服務(wù)理念，樹立“工作就是服務(wù)的”正確觀念，將增強崗位服務(wù)意識與主動熱情服務(wù)作為檔案管理工作的根本出發(fā)點和主要歸宿。要確立明確的檔案管理服務(wù)方向，端正工作態(tài)度，增強服務(wù)意識，樹立新的服務(wù)意識，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。檔案服務(wù)工作的好壞取決于檔案管理者，而服務(wù)的好壞則是衡量一個單位部門檔案管理人員的重要標(biāo)準(zhǔn)。

結(jié)束語：

新世紀(jì)下，要求我們的檔案管理工作要時刻緊跟時代發(fā)展的潮流，，建立符合時代發(fā)展的檔案管理工作。同時，從根本上更新檔案管理的觀念，采取切實有效的應(yīng)對措施。積極探索現(xiàn)代化檔案管理的管理模式，以此進(jìn)一步改善現(xiàn)檔案管理模式，為促進(jìn)社會主義的進(jìn)步、經(jīng)濟的良好發(fā)展，貢獻(xiàn)一份力量。

第四篇：企業(yè)檔案收集工作中存在的問題與對策企業(yè)檔案收集工作中存在的問題與對策

【摘要】

檔案收集是檔案工作的起點，但是“收集難”是一直困擾很多企業(yè)檔案工作人員的難題。企業(yè)檔案收集難，既有企業(yè)內(nèi)部管理的缺陷，也有檔案收集方式本身滯后等因素。通過分析企業(yè)檔案收集工作難以開展的原因和探究如何從檔案收集工作的基礎(chǔ)做起，輔以考核，并采用新收集方式等改善檔案收集難的現(xiàn)狀，是值得每個企業(yè)檔案工作者深入探討的課題。

【關(guān)鍵詞】

檔案收集；問題；對策

檔案收集作為檔案工作的起點，起著至關(guān)重要的作用，然而收集難卻成為企業(yè)檔案工作開展的阻礙。究其原因，往往是歸結(jié)于檔案宣傳力度不夠，企業(yè)職能部門、業(yè)務(wù)部門對檔案的重要性、歸檔要求、檔案材料的收集等業(yè)務(wù)知識了解不多，檔案收集意識不夠強。然而作為新時期的現(xiàn)代化企業(yè)，隨著國家各項檔案制度的逐步健全和對檔案工作的大力宣傳，檔案工作已逐漸被部分領(lǐng)導(dǎo)和員工認(rèn)可和重視，檔案意識有了很大的提高。本文筆者將通過對現(xiàn)階段企業(yè)檔案收集工作中存在的問題和對策的闡述，希望對企業(yè)檔案收集難的現(xiàn)狀有所改善。

一、企業(yè)檔案收集難的主要原因

（一）企業(yè)內(nèi)部各部門對需要移交的檔案心中無數(shù)。多數(shù)企業(yè)會在各部門設(shè)置兼職檔案員，兼職檔案員主要負(fù)責(zé)收集和移交本部門的檔案給企業(yè)的檔案管理部門。然而這些兼職檔案員，一般都有各自的業(yè)務(wù)工作，他們對自己的工作比較認(rèn)真，卻往往對檔案工作精力投入不足，所以對于本部門產(chǎn)生的文件資料，哪些需要移交，哪些不需要移交，心里沒底，每到檔案管理部門收集檔案的時候，不是覺得沒有可以移交的，就是攤開一桌子文件讓檔案人員自己挑。兼職檔案員的設(shè)置猶如擺設(shè)，能夠擺上一桌子文件的都已經(jīng)算是不錯的了，自然也就談不上能順利移交檔案了。

（二）企業(yè)檔案管理部門對于檔案收集的附加要求使檔案形成部門不易接受。隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和檔案信息化的實行，企業(yè)對檔案的要求也越來越高，檔案管理部門對檔案收集的要求也越來越多，很多企業(yè)開始使用檔案管理軟件對檔案進(jìn)行信息化管理，不。h提高了檔案的利用效率，還減少了對檔案原件的損害。這就要求檔案需要逐頁高質(zhì)量掃描，并上傳于檔案軟件中，這種工作無疑給那些每日工作繁重的業(yè)務(wù)部門增加了很大負(fù)擔(dān)。再有，有的企業(yè)要求檔案移交要按照一定要求對檔案進(jìn)行初步整理，合格后方可接收，這就讓有些部門以種種借口拖延移交，有檔案也不愿意移交，反正檔案部門也不了解業(yè)務(wù)部門具體的檔案情況，不移交，少移交，檔案管理部門也根本不會追究。

（三）企業(yè)內(nèi)部缺少強有力的制度保障和執(zhí)法。雖然每個企業(yè)內(nèi)部都會制定相應(yīng)的檔案管理制度，制度中會明確規(guī)定每個部門都應(yīng)按時將檔案上交檔案室集中保管，不得拒交。但是，即使不按時向檔案室移交檔案，或是部門私自留存了檔案，檔案部門也只能是追討，但是業(yè)務(wù)部門照舊不交，即使搬出制度，業(yè)務(wù)部門依舊可以各種理由推托，最后也是不了了之。即使得到領(lǐng)導(dǎo)支持，領(lǐng)導(dǎo)過問后，業(yè)務(wù)部門也會以“業(yè)務(wù)還在辦理中，手里的檔案還要用”為由不移交檔案，領(lǐng)導(dǎo)也會以業(yè)務(wù)為重，檔案移交就此擱下。對于拒交檔案的部門和個人，檔案部門也不敢據(jù)理上門討要，處罰自然就更談不上了。所以缺少強有力的制度保障和執(zhí)法，難以保障檔案的收集。

（四）某些部門貪圖自己利用方便使檔案收集遭遇障礙。企業(yè)內(nèi)部檔案難以收集不得不說還有個原因，就是某些部門重視自身業(yè)務(wù)，認(rèn)為盈利是企業(yè)的最終目標(biāo)，一切皆為企業(yè)盈利為主，一些業(yè)務(wù)方面的檔案已被這些部門作為自己部門的無形資產(chǎn)。他們?yōu)榉奖阕约豪帽阋愿鞣N理由拒絕將這部分檔案移交給檔案管理部門，而這些檔案往往是一些關(guān)系企業(yè)利益的重要檔案。雖然這些部門十分重視這部分檔案，一般會將這部分檔案指定專人保管或是部門領(lǐng)導(dǎo)親自保管，但是對于整個企業(yè)來講，想要利用，卻往往找不到這些檔案的去處。更嚴(yán)重的后果是機構(gòu)變動或是人事變動造成這些重要的檔案被當(dāng)作廢紙丟棄，還有的則被帶出企業(yè)，造成泄密，給企業(yè)釀成嚴(yán)重的經(jīng)濟損失。某些部門為貪圖自己利用方便，將檔案據(jù)為己有，也成為檔案收集的嚴(yán)重障礙。

（五）收集方式過于傳統(tǒng)。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案收集方式一般是檔案管理部門制定歸檔計劃，下達(dá)收集通知后坐等各部門將檔案送上門或是到了時間到各部門去收。但是這種收集方式，不能及時得到各部門的響應(yīng)，在最后期限草草交上幾件文件應(yīng)付差事也是常有發(fā)生。即使檔案部門上門去收，往往得到的答復(fù)是業(yè)務(wù)工作繁忙，沒時間整理，檔案移交則是一拖再拖。傳統(tǒng)的檔案收集方式不但不能及時收集齊全檔案，而且檔案的質(zhì)量也難以保障。

二、解決企業(yè)檔案收集難的對策

（一）明確檔案的具體收集范圍是檔案收集工作的第一步，也是作為企業(yè)檔案管理部門最基礎(chǔ)性工作。過去企業(yè)檔案歸檔范圍的制定缺少參考依據(jù)，往往都是根據(jù)實際工作中產(chǎn)生的檔案和行業(yè)慣例來確定收集范圍，這樣的確定方式全憑檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任心，每個企業(yè)制定的范圍參差不齊。隨著國家對企業(yè)檔案工作的重視和宣傳力度的加大，2012年國家檔案局發(fā)布的10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》的頒布及一些檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的施行，（下轉(zhuǎn)第126頁）（上接第116頁）企業(yè)檔案管理人員應(yīng)參照相關(guān)法規(guī)并向各業(yè)務(wù)部門征集意見，根據(jù)本企業(yè)的實際工作制定出較為完善的歸檔范圍。

（二）現(xiàn)代化企業(yè)的檔案管理方式同樣應(yīng)該與企業(yè)績效考核有機結(jié)合。績效考核是利用科學(xué)的方法對企業(yè)的業(yè)務(wù)部門和管理部門的任務(wù)和業(yè)績進(jìn)行考評，以達(dá)到激勵員工工作的目的，這種績效方式已被廣大的企業(yè)所應(yīng)用。檔案的收集也應(yīng)列入績效考核范圍，對于檔案管理部門年初既定的收集目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，在相關(guān)部門的兼職檔案人員的績效考核中設(shè)置相應(yīng)權(quán)重，檔案管理部門參與考核的評價，對兼職檔案員移交檔案的效果進(jìn)行評價，做到賞罰分明。如果能夠讓檔案工作在相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的績效考核中也占有相應(yīng)的權(quán)重，那么經(jīng)常被抱怨的檔案工作不被重視的現(xiàn)象或許能夠得到改善。

（三）檔案的收集與企業(yè)管理信息化的聯(lián)動是檔案收集工作的新方式。在檔案快速信息化的今天，隨著檔案管理軟件和企業(yè)oa系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，很多企業(yè)通過使用oa軟件與檔案管理軟件聯(lián)動，線上收集檔案，這大大提升了收集資料的完整性以及及時性，但仍存在不少問題。首先，企業(yè)在設(shè)置oa線上收集檔案時，往往重視企業(yè)內(nèi)部的紅頭文件和合同，而企業(yè)日常管理中的一些重要會議記錄、工作計劃、總結(jié)、簡報等具有原始憑證性的材料卻容易被忽略或是不被重視，繼而導(dǎo)致文件檔案收集不齊全、不完整，這些文件材料恰恰是在以后的查考編研等工作中有著關(guān)鍵的不可替代的作用。要想實現(xiàn)檔案線上收集的齊全、完整，要將檔案管理系統(tǒng)需要收集的信息范圍和內(nèi)容確定下來，以便在信息收集的范圍之內(nèi)定時接收各個部門產(chǎn)生的相關(guān)信息。

（四）檔案員由各部門熟悉業(yè)務(wù)的人員擔(dān)任，也是保障檔案收集工作質(zhì)量的重要一環(huán)。檔案管理人員由專業(yè)的檔案人員擔(dān)任，檔案工作的專業(yè)性是具備了，但是他們并不熟悉企業(yè)各部門的具體業(yè)務(wù)，對檔案的收集只能停留在檔案收集的理論層面上，缺乏務(wù)實性。隨著企業(yè)的發(fā)展，業(yè)務(wù)的變化，業(yè)務(wù)量的增加，檔案收集工作必然會滯后于企業(yè)的發(fā)展。而企業(yè)各部門的專業(yè)人員，憑著對自身業(yè)務(wù)的熟悉和敏感，再加上檔案專業(yè)人員的指導(dǎo)，檔案收集工作就能夠與企業(yè)的實際緊密聯(lián)系，檔案收集的質(zhì)量才能夠有保障。

（五）檔案工作的宣傳應(yīng)從服務(wù)性入手。檔案收集離不開大眾對檔案工作的了解與重視，檔案工作的宣傳不應(yīng)只停留在宣傳檔案的重要性，更要宣傳檔案的服務(wù)性，讓檔案不再是“舊時王謝堂前燕”，而是要“飛入尋常百姓家”。檔案工作人員更要放下身段，主動為檔案利用者提高服務(wù)的質(zhì)量，從檔案的利用下手，更加方便于檔案的利用者，才能夠讓檔案的收集不再令人排斥。

隨著檔案工作在企業(yè)管理工作中越來越重要，企業(yè)對檔案的要求也越來越高，檔案的種類也從單一的紙質(zhì)檔案向多種載體化延伸。新形勢下，檔案的收集不可避免的要主動放下身段，從整體的宏觀統(tǒng)籌，逐漸向微觀、細(xì)節(jié)處拓展。檔案工作者應(yīng)履行服務(wù)于企業(yè)各部門職能，在檔案收集工作中，融入以人為本、協(xié)調(diào)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展的理念，為檔案工作可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。如何使檔案