內(nèi)控管理制度之操作手冊存貨管理

操作手冊-存貨管理存貨分類及主檔管理已明確存貨的分類，存貨存儲的倉庫歸類與財務(wù)報表中的存貨明細(xì)項目分類一致，確保財務(wù)報告存貨數(shù)據(jù)與實物有關(guān)聯(lián)。采購部門聯(lián)合生產(chǎn)部及其它有關(guān)部門，編制各倉庫庫位圖及庫位闡明，對倉庫進行整頓規(guī)劃。實物倉庫標(biāo)記清晰,與庫位圖規(guī)劃相符。全部存貨按倉庫分類存儲，對貴重物品、核心備件、精密儀器和危險品的保管，實施接觸限制。存貨寄存有序、擺放整潔、標(biāo)記清晰，按存貨存儲規(guī)定建立和建全防火、防潮、防鼠、防盜和防變質(zhì)等方法。對危險化學(xué)品進行特別標(biāo)記，單獨寄存，儲存管理及領(lǐng)用，實施雙人收發(fā)，領(lǐng)用人員需含有安全作業(yè)資格證。存貨主文檔發(fā)生信息變更(指已通過審批且實物收發(fā)貨操作的出入庫單上信息進行變動，如品名、規(guī)格，數(shù)量等)時，變更人員制作反向單據(jù)經(jīng)部門經(jīng)理審核后沖銷原錯誤單據(jù)，并制作對的單據(jù)按正常操作流程進行錄入、復(fù)核。ERP系統(tǒng)內(nèi)顧客及權(quán)限實施申請審批控制，與存貨業(yè)務(wù)無關(guān)的人員不得擁有存貨主檔數(shù)據(jù)錄入與修改的權(quán)限。存貨主文檔信息發(fā)生變更時，系統(tǒng)中的存貨基礎(chǔ)信息與存貨數(shù)量應(yīng)分別由不同部門含有對應(yīng)權(quán)限的人員錄入。全部存貨紙質(zhì)檔案都明確規(guī)定保存期限,由專人保管,寄存地?fù)碛蟹浪?、防火、防鼠、防盜條件。材料入庫制訂進貨檢查制度,明確采購入庫材料需抽樣化驗的范疇,明確抽樣辦法，取樣崗位,檢查部門,合格參數(shù)；對無需化驗直接現(xiàn)場檢查的材料規(guī)定檢查崗位。質(zhì)檢及采購方共同取樣，填制取樣單并簽字確認(rèn)。質(zhì)檢部門對樣品進行及時檢查，出具書面檢查報告并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人復(fù)核。不需化驗的材料由檢查人員現(xiàn)場確認(rèn)無誤后在入庫單上簽字確認(rèn)。倉庫管理員根據(jù)請購單、采購訂單/采購合同核算到庫材料的品名、規(guī)格、數(shù)量，品名、規(guī)格不符的拒收，數(shù)量超出請購單的部分拒收且同時在供應(yīng)商送貨單上標(biāo)明實收數(shù)量并簽字確認(rèn)，倉庫管理員保存一聯(lián)送貨單備查。倉庫管理員填制采購入庫單，由倉庫管理員、采購員簽字確認(rèn)；采購入庫單編號持續(xù)唯一。倉庫管理員在供應(yīng)商《送貨單》上注明《采購入庫單》單號，并與入庫單統(tǒng)一保存。倉庫已接受的材料均于當(dāng)天辦理驗收入庫手續(xù)，錄入ERP系統(tǒng)并登記財務(wù)賬。收到合同規(guī)定領(lǐng)用前全部權(quán)歸供應(yīng)商的寄存物料，入供應(yīng)商倉，及時進行備查賬簿登記及管理。經(jīng)檢查有瑕疵的原材料，由質(zhì)檢部門負(fù)責(zé)人根據(jù)合格材料技術(shù)參數(shù)簽發(fā)《不合格來料解決單》，生產(chǎn)部、油品部提出具體解決意見，擬定退貨的由油品部負(fù)責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商退回；對建議讓步接受的材料，應(yīng)測算對公司造成的損失，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，油品部向供應(yīng)商提出書面折讓與索賠規(guī)定并跟蹤解決。不接受的原材料與其它原材料分開寄存，并標(biāo)記清晰。由采購部門安排及時退回給供應(yīng)商，倉庫管理員對該部分原材料建立日志管理，并定時監(jiān)督以確保及時退回給供應(yīng)商。材料出庫倉庫管理員根據(jù)經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審批過的領(lǐng)料單進行材料發(fā)放。發(fā)放時，倉庫管理員認(rèn)真核對領(lǐng)料單內(nèi)容與實物。領(lǐng)用人在領(lǐng)用材料時，需在領(lǐng)料單上簽收。倉庫管理員根據(jù)經(jīng)審批、領(lǐng)用人簽字確認(rèn)后的領(lǐng)料單核對系統(tǒng)信息，及時在系統(tǒng)內(nèi)對領(lǐng)料單執(zhí)行簽字程序以扣減系統(tǒng)內(nèi)庫存，全部領(lǐng)料單必須在領(lǐng)用當(dāng)天在系統(tǒng)內(nèi)執(zhí)行簽字。月末已領(lǐng)但未用完的原材料需進行退料解決，退料人編制紅字領(lǐng)料單，紙質(zhì)單據(jù)由領(lǐng)用部門經(jīng)理審核，倉庫管理員進行現(xiàn)場清點簽字確認(rèn)。倉庫管理員于當(dāng)月及時在系統(tǒng)內(nèi)錄入退庫數(shù)量。銷售出庫倉庫管理員復(fù)核提貨人所持的提貨單據(jù),已通過銷售部經(jīng)理或授權(quán)人同意，沒有同意的發(fā)貨指令或提貨單據(jù)不能作為倉庫發(fā)貨根據(jù)。提貨人員在提貨單上簽字證明已收到貨品，成品庫裝運人員核對簽收人員身份。發(fā)貨完畢，倉管人員核對磅單與經(jīng)審批的提貨單（或銷售出庫單）一致并簽字。每月財務(wù)部成本會計在計算成本前檢查當(dāng)月全部銷售出庫單據(jù)都已在系統(tǒng)內(nèi)進行簽字解決。公司門衛(wèi)檢查提貨單經(jīng)審批，核對無誤在提貨單上統(tǒng)計出廠時間并簽字，準(zhǔn)予出廠，保存提貨單門衛(wèi)聯(lián)，定時將門衛(wèi)聯(lián)交財務(wù)部，由財務(wù)部核對所簽提貨單與實際裝貨放行一致。財務(wù)部成本核算員根據(jù)倉庫管理員錄入的已出庫產(chǎn)品信息，對已確認(rèn)收入的發(fā)貨于當(dāng)月結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本，不符合確認(rèn)收入條件的發(fā)貨按公司會計準(zhǔn)則——收入準(zhǔn)則規(guī)定解決，將庫存商品轉(zhuǎn)入發(fā)出商品。存貨成本銷售、生產(chǎn)、油品及財務(wù)等部門應(yīng)根據(jù)銷售計劃、生產(chǎn)計劃等，定時會同協(xié)商擬定各重要原材料的最低庫存量或安全庫存量原則，并由各參加人員簽字確認(rèn)，審批后執(zhí)行。該標(biāo)精擬定后，應(yīng)根據(jù)需要定時進行維護和更新，并重新推行審批程序。對于毀損存貨，應(yīng)建立已報廢存貨的處置制度。仍可使用的或有價值的報廢存貨，收發(fā)過程應(yīng)視同正常存貨出入庫進行管理，外購的和生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的報廢存貨應(yīng)分開寄存。如不能使用而需對外處置且可產(chǎn)生收益的，應(yīng)經(jīng)倉庫及生產(chǎn)部門出具專門意見，經(jīng)適宜審批后處置，處置收益計入當(dāng)期損益。對已做領(lǐng)用出庫但可較長時間內(nèi)使用且財務(wù)核算已進入成本的備品備件、周轉(zhuǎn)材料等存貨進行臺賬管理，嚴(yán)格監(jiān)管其領(lǐng)用、使用、報廢回收狀況。公司最少每六個月應(yīng)對存貨進行全方面盤點，并制訂存貨盤點工作程序和規(guī)范。成本核算會計設(shè)定產(chǎn)品成本分?jǐn)傁禂?shù)，及材料成本與費用歸集參數(shù)。參數(shù)設(shè)立或修改通過財務(wù)、技術(shù)及生產(chǎn)部門共同擬定。財務(wù)部成本核算會計每月根據(jù)存貨收發(fā)單據(jù)，對系統(tǒng)內(nèi)的存貨收發(fā)統(tǒng)計進行復(fù)核，確保用于成本計算的原輔材料成本真實、完整。生產(chǎn)過程中所耗用的原輔材料、人工成本、設(shè)備折舊、水電費等，按權(quán)責(zé)發(fā)生制統(tǒng)計于費用發(fā)生的當(dāng)期，費用憑證通過審核。成本發(fā)生時系統(tǒng)將各項材料成本及費用等自動在各個工序、各產(chǎn)品中歸集。月末，成本核算會計在系統(tǒng)中運行成本計算程序，系統(tǒng)根據(jù)已設(shè)定的參數(shù)自動生成完畢產(chǎn)品單位成本計算，該成本分?jǐn)偧皻w集過程系統(tǒng)生成成本計算單，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人進行分析性復(fù)核，同時，系統(tǒng)自動生成成本和制造費用歸集、結(jié)轉(zhuǎn)的有關(guān)會計憑證，經(jīng)憑證復(fù)核人員審核。成本核算會計每月對歸集的費用、材料成本與產(chǎn)成