物資采購管理制度及物資部門工作總結

物資采購業(yè)務管理制度第一章總則第一條為進一步規(guī)范物品采購行為，加強物品管理，節(jié)約經費開支，充分發(fā)揮物品的使用效能，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》(財政部第18號令)等法規(guī)政策，特制定本制度。第二條本制度適用于辦公設備、日常用品、接待物品、后勤服務物品和單位工作開展相關所需的各類采購。第三條物品采購應按照服務工作的原則，既要及時周到，又要精打細算，避免損失和浪費。第四條辦公室全體人員要發(fā)揚艱苦奮斗、勤儉節(jié)約的優(yōu)良傳統(tǒng)，愛護與珍惜國家財物，配合、支持管理人員做好物品采購管理工作。第五條物品采購、管理人員要認真履行崗位職責，嚴格遵守規(guī)章制度，廉潔自律、全心全意地做好服務工作。第二章采購方式及流程第六條物資采購要嚴格執(zhí)行預算計劃和審批程序，按照預算計劃，并通過審批后購買的原則，未預算計劃或未通過審批的不得采購。第七條日常辦公中的采購和列入政府采購目錄中的采購需分類進行，采購辦理流程如下：（一）日常辦公中低易品采購。一律由辦公室安排專人負責采購，其他人員一律不得自行采購或在指定采購點簽字采購。一次性采購物品金額在1000元以內的，由采購申請人填寫“物品采購計劃單”，分管副主任提出采購意見和建議，報辦公室主任審批后，分管副主任和專門負責采購的人員一同采購。一次性采購物品金額在1000元以上的，由采購申請人填寫“物品采購計劃單”，分管副主任提出采購意見和建議，報主任審批后，分管后勤工作的副主任、采購申請人和專門負責采購的人員一同采購。對采購物品有特殊要求的，采購物品時，采購申請人可提出詳細采購要求或由申請采購部門的分管副主任派人一同采購。（二）列入政府采購目錄中的采購。由采購申請部門預先填寫“物品采購計劃單”，分管部門副主任提出采購意見和建議，由分管辦公室的副主任審批通過后，根據(jù)采購金額報主任辦公會集體審批通過，并由辦公室安排專門負責采購的人員前往采購。采購完成后，由辦公室物資管理人員和采購申請部門人員對物資驗收入庫登記，并在采購申請部室辦理完物品領取登記后，建立好使用臺賬。第八條凡未經審批自行采購物品，采購點不能提供辦公室簽批的“物品采購計劃單”，財務室一律不得報銷。第三章物品管理第九條辦公室所購物品按照收支兩條線的原則，實行報領制度，由辦公室派專人分別對物品入庫和領用進行登記，領用人員需注明領用日期、用途、數(shù)量等內容。辦公室物資管理人員每季度應對物品購買和領用情況進行匯總，報辦公室主任，并在場務會上通報。第十條采購的各種物資只能用于辦公室工作和服務，不得私自使用或送、借他人使用。第十一條辦公室物品實行統(tǒng)一登記、分類保管、責任到人的管理辦法，所有固定資產由財務室建檔立帳，逐一清點編號造冊。第十二條人員調動或離退休后，應自覺交清個人經管使用的公用物品，不得私自占用或故意損毀。第十三條因個人原因，造成領、借用物品丟失、損壞的，由領用人照價賠償。因保管人員管理不善，致使物品損毀、被盜、遺失的，由保管人員照價賠償。第四章附則第十四條本制度自發(fā)布之日起施行。物資部工作總結一、總結目的XXXXX即將結束，項目管理總結工作至關重要，總結目的在于將做的好的在下一個工程上繼續(xù)發(fā)揚，做的不好的要有針對性的提出可行的整改措施，避免交二次學費。下面對物資部工作做以下總結。二、部門管理（一）部門工作亮點部分1、物資專項檢查集團物資采購中心于10月29日到我XXXXXX項目上檢查指導工作，其中我分部代表XXX接受檢查，其中我分部物資前期策劃、物資計劃管理、物資成本分析以及資料歸檔等工作得到了檢查組的好評。檢查結束后，XXX領導組織各公司物資人員到我分部來學習內業(yè)以及管理經驗。2、內部交流局項目部物設部多次組織三個分部到我分部來學習內業(yè)資料整理工作以及XXX建物資采購平臺的應用。3、集中采購管理工作我項目部在2016年全年的集中采購管理工作上表現(xiàn)可圈可點，XXX建物資采購平臺電子化采購比例、采購集中度、采購主體、采購方式、降本增效、統(tǒng)一付款率6個定量考核指標上都圓滿完成了公司年初下達的指標任務。并在年底公司物資分公司組織的指標評比活動中獲得第一名。系統(tǒng)應用情況總體介紹，本工程自2014年10月正式開工以來，大宗物資均由XXX云南XXX指揮部采取線上和線下同時進行招標的方式采購。采取“統(tǒng)談分簽”的采購模式直接降低采購成本，截止2016年底，其中鋼材降低額為745.912萬元、水泥降低額為1616.206萬元、燃潤料降低額為161.08萬元，總計2523.198萬元。4、用友項目管理信息系統(tǒng)工作我項目部能夠出色的完成公司要求的NC項目管理信息系統(tǒng)的錄入工作任務，每月及時更新，并與線下報表數(shù)據(jù)完全吻合。并得到了上級部門的認可和好評。5、物資成本分析工作分析：1、量差分析防水板盤盈12175.21平米、止水帶盤盈3290.11米、止水條盤虧56.41米、鋼筋總體盤盈523.53噸、工字鋼盤虧14.78噸、無縫鋼管盤盈566.1噸、水泥盤虧1964.49噸（用于臨建）、減水劑盤盈211.85噸、粉煤灰盤虧3183.17噸（用于臨建）、中空錨桿盤盈106962.5米、地材盤盈2036.99噸、C25噴射混凝土因實際采購量只是前期XXX保攪拌站的量，不包含隧道初噴站的量。2、剩余采購量分析大部分材料都在預算總用量控制范圍內。6、障施工生產物資供應物資部門在項目施工生產過程中，克服資金困難、雨季施工道路中斷、材料質量問題、老百姓堵路等多方面的不利因素。雖然在過程中也有因一些突發(fā)情況而導致短暫的停工待料的情況出現(xiàn)。但是從整個工程整體來分析，物資部門還是可以說圓滿完成了保障施工生產的物資供應工作。（二）經驗教訓總結部分1、施工材料計劃管理工作本項目工程開始的時候，物資工作重點雖然放在了物資計劃管理方面，但是從過程中的效果來看，管理還存在漏洞。最為重要的是物資總計劃的編制工作不到位，數(shù)據(jù)不夠完整、不夠準確。物資部門過程中沒有監(jiān)督到位。項目初始階段，只要施工圖紙確定下來，物資部門乃至項目整體工作重點應放在施工所需物資的總計劃上面。做好總計劃工作的好處有三點，其一是為物資采購招標工作帶來便利，數(shù)量更為準確，讓有意向的潛在供應商掌握真實情況；其二是讓項目部更好的掌握和控制本工程的物資成本，為項目領導決策提供真實數(shù)據(jù)；其三是能夠更好的做好控制材料進場工作，既要保證正常施工用料，又要合理控制庫存，避免過多占用資金和場地。必須要把物資總計劃的重要性和項目領導講清楚，讓其重視此項工作。2、地方材料運輸工作本項目在地材采購方面，尤其是在地材運輸方面吃虧很多，在一定程度上影響了正常施工，由于對由當?shù)乩习傩战M成的運輸車隊缺乏正確的預判與合理的引導。老百姓在利益的驅使下，用盡各種手段來阻擾我項目部正常施工，目的是提高運價，并要求壟斷所有地材運輸業(yè)務。且能夠得到當?shù)卣抵袔椭刮覀兊墓ぷ髯兊酶颖粍?。項目開始的時候，首先要做好地方材料的考察工作，并與實驗室配合做好地材的檢測工作，確定好料源地之后。組織有合作意向的供應商進行地材競爭性談判，通過考察供應商資質、信譽、資金實力、服務能力，并且最為重要的一點是該供應商一定要在當?shù)赜邢喈斝酆竦纳鐣f(xié)調能力。我們只需要與符合條件的至少兩家供應商簽訂采購合同，單價為到場固定單價，合同一定要規(guī)定由外界導致的一切運輸風險由供應商來承擔，且如果出現(xiàn)由外界力量導致的項目停工，造成一切損失由供應商來承擔。3、材料招標工作大部分大宗物資供應都是在可控范圍之內，值得一提的是型鋼的招標組織工作，由于實行低價中標的評標辦法，中標單位在組織供應的時候要求我方降低對質量的要求，后在我方的堅持下，該供應商自動退出，在其中一段時間內影響了工程生產進度。再例如鋼筋網片的供應也是出現(xiàn)上述情況，廠家在中標以后，提出按照理論重量計量，否則就無法供應，招標文件和合同上都是規(guī)定按照過磅計量。對于廠家提出的無理要求，我項目部積極與局指和廠家溝通，后經局指的協(xié)調下，啟用備選供應商，后備選供應商也沒有能夠按照我們的要求進行，為不影響正常施工，經局指的同意下，按照廠家的要求計量后才正常供應。個人建議像這種在市場上質量等級多的物資在招標的時候就要采用合理低價中標的辦法，要做市場調研，數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析一下該包件的標底是多少，然后在評標時候就將一些供應商直接淘汰，然后再進行下一輪評審，重點關注那些集團區(qū)域年度供應商。否則的話就可能導致惡性循環(huán)。不能一味的追求降低成本，要實現(xiàn)雙贏。否則就很有可能以犧牲工程質量來換取節(jié)約成本。選定供應商的時候要盡量選擇那些有合作基礎的集團戰(zhàn)略合作供應商，并且談判時候一定要盡量降低付款比例，這樣做的好處是可以大大降低履約供應風險。4、甲供材料清單本工程前期與分包簽訂合同的時候沒有能夠與分包方簽訂甲供材料清單，導致后期在施工過程中屢屢發(fā)生扯皮現(xiàn)象。為避免出現(xiàn)上述情況，個人建議在與分包方簽訂合同之前，要組織項目部各領導和各相關部門開會討論甲供材料清單明細與合同中材料方面的條款。5、燃油管理本工程項目部負責租賃機械設備以及發(fā)電機的情況很多，因此用油管理混亂，出現(xiàn)丟失和浪費的情況。為規(guī)避出現(xiàn)上述情況再次出現(xiàn)，特制訂以下管理辦法。此管理辦法是針對用油量不大，施工進度較快的橋梁工程。且項目部負責租賃設備和燃油。5.1協(xié)作隊伍去油庫加油時必須有分部材料員在場，否則油庫負責加油人員不得供油。5.2分部材料員記錄好各工點每天的加油量，并負責統(tǒng)計油料到工地后，分加給各個用油設備的具體量，工點施工員必須協(xié)助材料員做好上述工作。5.3材料員負責在工點用油統(tǒng)計本上記錄數(shù)據(jù)，要求分包隊伍負責人、設備司操人員、施工員、分部材料員四方簽字。5.4分部材料員每天根據(jù)統(tǒng)計的加油量復核油庫剩余存量，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給物資部和工點施工員。另建議下個工程機械設備以及發(fā)電機交由分包隊伍自行租賃，并承擔燃油費用。這樣做可以極大的降低丟失和浪費的風險。如果項目部負責租賃的話，那么就需要專門配備材料員，顯然是不現(xiàn)實的。6、零星材料采購本項目前期因與業(yè)主合同遲遲不能簽訂，計量款不能按期撥付，導致項目前期資金異常艱難，可以說沒有任何的資金支持，那么為了項目的正常運轉，就要靠隊伍來墊資，大宗物資都能夠按照合同價格執(zhí)行，但是零星材料種類繁多，無法將每種材料價格的市場價格掌握。再加上需要供貨商墊資，所以導致材料價格較高。下個工程一定要重視零星材料采購工作，選擇兩家或者三家有實力的供貨商，每次工點提交材料計劃的時候就可以同時將該計劃發(fā)給幾家供應商，讓其報價，在保證材料質量的前提下，選擇價格低的供應商來供應。每個供應商對于每種材料可能有不同的進貨渠道，然后導致價格的不同，久而久之，可以給每個供應商劃分供應范圍。這樣做就可以盡最大可能的降低成本。7、周轉材料管理本項目在周轉材料管理方面做的不好，較為混亂。究其原因是管理思路上的不成熟、不完善，對制度執(zhí)行不到位。下個工程可以這樣操作，鋼模板在到場之后，首先做好驗收工作，設置周轉材料管理動態(tài)臺賬，交由初次領用的隊伍使用時要簽字確認，確認該批次鋼模板的規(guī)格、尺寸、數(shù)量等信息。臺賬上要明確領用時間，歸還時間、歸還數(shù)量、損壞情況等。歸還的時候隊伍負責人必須通知項目部材料進行驗收，否則視為丟失，按照原價扣隊伍款。歸還時如發(fā)現(xiàn)有損壞的情況，必須對損壞的模板進行雙方認定，能夠修復的，隊伍自行修復好（前提是不能影響后續(xù)使用），如不能修復，則模板交由隊伍自行處理，項目部按照原價扣隊伍款。并要求隊伍在歸還的時候碼放整齊、打磨干凈。禁止隊伍之間自行處理模板，如發(fā)生此類情況，項目部只針對初次領用的隊伍，未歸還就要按照原價扣款。三、管理制度制定針對本工程，重新制定部門管理制度，根據(jù)實際情況簡化管理制度，保證管理制度的可操作性和全面性。四、創(chuàng)新管理首先在項目開始的時候將整體的物資采購總計劃按照工程的分部分項分別錄入系統(tǒng)，后面發(fā)生的變更量也可以隨時補充進去。施工員每月按照施工總進度計算下月工程量，例如隧道工程，事先可以將各種圍巖級別的施工主材用量分別錄入系統(tǒng)，那么施工員在編制下月主材需求計劃將是一件很簡單的事情，只需要選擇圍巖級別和計劃施工延米數(shù)即可自動生成下月主材申請計劃表。還可以按照公司物資管理規(guī)定設置審批流程。其次物資進場、消耗以及盤點工作也將納入進來，全面系統(tǒng)及時的歸集成本。最后還能很容易的完成材料成本分析工作。同時還可以完成廢舊物資處理、材料預警、材料借調等工作。（二）關于集中采購電子化采購的一點思考采購方案數(shù)量大小決定采購方式的選擇。采購方案數(shù)量大，采購方可以進行多種采購方式的選擇；采購方案數(shù)量小，采購方的采購方式選擇余地則減少，即使采購方選擇公開招標，也會因采購數(shù)量小，缺乏吸引力造成響應供應商少而降低采購競爭力。項目部要做到盡可能在平臺上進行公開招標，公開招標不是簡單的采購方式，是整合了我們XXX的品牌、信譽與實力等軟硬件來吸引有實力的供應商參與，互利共贏，達到真正的采購到質優(yōu)價廉的工程物資，達到降本增效的目的。對集中招標采購平臺電子化公開招標建議以及采購方需注意事項。建議1：就目前情況來看大多數(shù)招標采購采用的評標辦法是最低價中標。采購方有時過于追求達到降低成本的這個目的，常常會出現(xiàn)質量問題以及斷供問題。所以建議在以后的招標過程中適當增加部分綜合評標法，讓一些真正有實力，更有合作意愿的區(qū)域年度供應商入選，這樣能夠實現(xiàn)共贏的目的，進而讓電子化公開招標走向一個良性的循環(huán)當中。建議2：招標采購在確定招標文件付款條件條款時，設置付款比例盡量低一些，這樣后期采購方資金壓力就可以減低，降低斷供的風險。采購方需注意的事項，（1）提高采購計劃的及時性和嚴謹性：給公開招標提供符合招標法規(guī)定和供應商響應的合理時間。采購數(shù)量和需求時間大致準確，為供應商備貨送貨和合同順利執(zhí)行提供先行條件。（2）加強采購方合同履行：包括驗收、對賬和付款的及時性，不僅影響合作關系，甚至對公司信譽和后續(xù)采購競爭力都有影響。（3）增設支付時間與付款方式補償性條款：為緩解資金壓力，采取延期付款或支付銀承等，又無響應補償條款，這樣既不適應采購形式的發(fā)展，不能做到與XXX年度區(qū)域供應商的有效對接，也會讓采購成本越來越高，供應商范圍越來越小。采購方要盡量嚴格履行簽訂的采購合同中的付款條件，只有這樣才能夠降低供應商的資金占用成本。只有供應商能夠獲得合理的利潤，才能將供需關系維護好，真正實現(xiàn)共贏。五、存在的困難與建議（一）物資采購合同審批流程過于復雜合同審批流程過多，影響付款進度，個別情況會進一步影響正常的施工進度，尤其是需要支付的一些加工品（鋼模板）預付款。項目部目前的合同審批流程是四級審批，即項目部內部審批-公司各部門各領導-局指揮部各部門各領導-局總部各部門各領導。參與合同審批的各單位總人數(shù)達30人左右，整個流程走完需要至少45天。（二）辦公系統(tǒng)軟件工作重復性目前項目部物資部正在使用的辦公操作軟件有三個，即NC用友系統(tǒng)、浪潮財務系統(tǒng)、XXX建物資采購系統(tǒng)。其中NC用友系統(tǒng)和浪潮系統(tǒng)存在較大的工作重復性，極大的浪費了人力資源，且系統(tǒng)上面要求的要操作一遍，而線下還要操作一遍，并且作為基層的管理者，沒有感受到系統(tǒng)帶來的工作便利性和實用性，往往是事倍功半。對單位工程的一些建議與想法（一）隧道工程1、便道規(guī)劃和投入項目初期，施工便道設計和規(guī)劃必須在內部討論后確定，而且要做到一次性投入到位，這樣更能有效的降低成本。重視成本分析工作在下一個項目上要更多的重視，通過應用“XXX四管家”系統(tǒng)真正的做好此項工作，每月分析，及時找出問題并制定相關措施，解決問題。3、設置砂石料料倉待檢倉4、提前進場二襯臺車隧道施工圖紙一旦確定下來，要立即組織技術員和選定好的優(yōu)質臺車供應商溝通，盡早加工，并運送至我方工點備用，避免因各種外界因素導致無臺車可用。5、加強超前地質預報，勘測洞內圍巖情況，洞內出渣質量是、滿足隧道初噴混凝土質量要求，如滿足的情況，鼓勵隊伍自行購置加工設備，用于初噴混凝土，可大大降低成本。6、電箱、LED燈等材料在詢價的時候讓隊伍參與進來，將所有的報價單公示，在保證質量的前提下，盡量壓低價格，讓隊伍認可，進場后隊伍直接領用，在當期結算中扣除這部分費用，避免后期扯皮。7、材料驗收工作要更加細化，施工員、項目部材料員以及隊伍材料共同簽字，并且留有影像資料。8、工點所有進出口要設置攝像頭監(jiān)控設備，保障施工生產物資設備安全。9、加強