文件管理制度

xx科技有限公司文件管理制度受控狀態(tài)：編號：MG/QS01-20160919版本號/修訂次：A/0編制：時間：20160919審核：時間：批準(zhǔn)：時間：變更記錄：變更原因：1目的為加強公司文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，完善公司的質(zhì)量管理制度，便于文件的識別、追溯和控制，規(guī)范存檔，確保公司重要文件具有唯一編號，保證公司文件體系有效運轉(zhuǎn)。2范圍適用于本公司質(zhì)量管理體系要求的文件與外來文件、資料識別，以及質(zhì)量管理體系實施過程中有關(guān)質(zhì)量記錄的標(biāo)識。3責(zé)任質(zhì)量負(fù)責(zé)人本企業(yè)各項質(zhì)量管理文件的起草、修訂、審核、分發(fā)、保管，以及收集意見對各文件的修改、撤銷、替換、銷毀。各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門管理制度文件的具體執(zhí)行，在評審意見分歧較大時，通過傳閱或會審提供意見和建議?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)對本制度的批準(zhǔn)與廢除、并督促各部門對本制度的實施。4文件格式與結(jié)構(gòu)

4.1文件編號格式××/××××—××××編制日期（收集或發(fā)文日期）順序號（或該部門員工編號）分類號（或分發(fā)部門編號）企業(yè)代號（MG）4.11企業(yè)代號杭州妙潔日化科技有限公司縮寫：MG。4.12分類號代表此文件在該系列文件中的種類。質(zhì)量體系文件編號QM質(zhì)量手冊(

Qualitymanual)QP程序文件(Qualityprogramfile)QR質(zhì)量記錄(Qualityrecord)QS管理制度(Qualitycontrolsystem)SOP標(biāo)準(zhǔn)操作程序(StandardOperatingProcedure)QI檢測作業(yè)指導(dǎo)書(Inspectionworkinstruction)QO其它(Others)外來文件編號FG法律法規(guī)（生產(chǎn)規(guī)范）GB國家標(biāo)準(zhǔn)JS技術(shù)資料（如工藝配方資料）JS技術(shù)部BG辦公室CW財務(wù)部XS銷售部CG采購部SC1生產(chǎn)一部（粉體）SC2生產(chǎn)二部（液體）CK倉庫HQ后勤部如發(fā)放號：MG/PK01-20160919，則表示該文件于2016年9月19日由杭州妙潔日化科技公司的品控部門編號為01的員工持有。8.5文件需要收回的，應(yīng)填寫《文件回收記錄表》，以防止無效的或作廢的文件非預(yù)期使用。8.6文件需要作廢的，由品控部負(fù)責(zé)收回并留存，審核后并負(fù)責(zé)在固定處保存2年，并填寫《作廢文件留存清單》。8.7作廢的文件需要銷毀的，應(yīng)由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)向總經(jīng)理申請銷毀，并填寫《文件銷毀登記表》。9文件的借閱與復(fù)制質(zhì)量管理體系文件原則上不允許公司外部人員借閱與復(fù)制，特殊情況經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，填好《文件借閱復(fù)制記錄表》留檔備查。10外來文件外來文件需填寫《外來文件清單》，應(yīng)該包括文件編號、文件名稱、接收部門、份數(shù)、簽收人，并注明受控狀態(tài)。11質(zhì)量管理體系文件的控制規(guī)定11.1質(zhì)量管理體系文件應(yīng)確保其合法性和有效性，文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)；11.2文件的編制符合有關(guān)法律、法規(guī)及行政規(guī)章；11.3必要時需要對文件進(jìn)行修訂；11.4各類文件應(yīng)標(biāo)明其類別編碼，并明確其使用范圍11.5對記錄文件的控制，應(yīng)確保其完整、準(zhǔn)確、有效。12記錄類文件保存期限12.1保存期限劃分公司記錄類文件保存期限分為視情況立即作廢，短期保存（5年）、長期保存（15年）、永久保存。12.2保存期限劃分規(guī)則（1）各部門依質(zhì)量記錄保存期保存，超過期限的由各部門整理、編制目錄后交品控部休存或銷毀。（2）對于管理制度類，由于換版或修訂或儀器、則原版文件按視情況立即作廢處理；設(shè)備的作廢，則該設(shè)備的操作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程、該具體設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)、清潔等記錄按視情況立即作廢處理；對于員工健康個人檔案等記錄類文件，員工正式離職后，按視情況作廢文件處理。（3）對于涉及產(chǎn)品的一般物料采購、批生產(chǎn)記錄、檢驗記錄、檢查記錄、投訴記錄一般按照短期保存，保存年限過期后，按作廢文件處理、留存2年，最終由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)銷毀。（4）對于工藝技術(shù)資料、對公司重要的文件一般做永久保存。12.6按《文件編號記錄表》上注明保存期限負(fù)責(zé)具體的日期執(zhí)行。13附件（1）《文件