文件檔案管理制度

鄭州海締邦林制藥有限公司文件編碼：SMP-JG01001文件名稱文件檔案管理制度第2頁(yè)共8頁(yè)類別：管理制度PAGE2鄭州海締邦林制藥有限公司文件編碼：SMP-JG01001文件名稱文件檔案管理制度第1頁(yè)共8頁(yè)類別：管理制度編訂人編訂日期年月日審核人審核日期年月日批準(zhǔn)人批準(zhǔn)日期年月日頒發(fā)部門(mén)執(zhí)行日期年月日變更次數(shù)變更原因變更內(nèi)容目的：為保證公司檔案的完整性、實(shí)用性和有效性，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，維護(hù)文件檔案的安全，特制定本制度。適用范圍：公司生產(chǎn)質(zhì)量管理、設(shè)備、基建、研發(fā)、財(cái)務(wù)、行政等需要?dú)w檔存儲(chǔ)的文件、錄像、圖片資料的管理。責(zé)任：各部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理員。內(nèi)容：1、存檔原則1.1、對(duì)公司規(guī)定立卷歸檔的文件資料，各部門(mén)按照要求，根據(jù)實(shí)際情況及文件檔案特點(diǎn)定期向文件檔案管理員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。1.1.1、批記錄生產(chǎn)、檢驗(yàn)結(jié)束后即時(shí)歸檔。1.1.2、生產(chǎn)、檢驗(yàn)輔助記錄結(jié)束后經(jīng)各部門(mén)審核后及時(shí)歸檔，QA領(lǐng)用批生產(chǎn)的報(bào)告不另作歸檔，隨批記錄即時(shí)歸檔（如A、B級(jí)潔凈區(qū)沉降菌檢測(cè)報(bào)告、浮游菌測(cè)試報(bào)告、潔凈區(qū)表面微生物監(jiān)測(cè)記錄、潔凈區(qū)人員監(jiān)測(cè)記錄、清場(chǎng)合格證等）。1.1.3、臨時(shí)記錄及文件即時(shí)歸檔。相關(guān)的培訓(xùn)記錄及健康檔案由企管部歸檔保存。1.2、公司全體員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。2、檔案的分類及管理2.1、檔案分類、存檔期限、密級(jí)劃分及管理責(zé)任人一級(jí)分類二級(jí)分類三級(jí)分類存檔期限密級(jí)劃分管理責(zé)任人生產(chǎn)質(zhì)量管理檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)原料、輔料、中間產(chǎn)品、成品(僅現(xiàn)行版)、內(nèi)包材、外包材、生產(chǎn)介質(zhì)、其他生新廢舊，之后原件保存五年。機(jī)密生產(chǎn)部檔案員質(zhì)量部檔案員SMP文件SOP文件部門(mén)代碼生新廢舊，之后原件保存五年。秘密記錄部門(mén)代碼與穩(wěn)定性、驗(yàn)證有關(guān)的記錄保存八年；其它記錄保存五年。普通批記錄產(chǎn)品代碼保存至效期后一年（未規(guī)定效期則保留五年）。秘密數(shù)據(jù)備份部門(mén)代碼保存八年機(jī)密計(jì)量?jī)?nèi)部校驗(yàn)、外部校驗(yàn)保存至有效期后一年檢驗(yàn)方法原料、輔料、中間產(chǎn)品、成品(僅現(xiàn)行版)、內(nèi)包材、外包材、生產(chǎn)介質(zhì)、其他生新廢舊，之后原件保存五年。秘密供應(yīng)商檔案原料、輔料、化學(xué)試劑、其它有業(yè)務(wù)聯(lián)系的合格供應(yīng)商永久保存；不再作為供應(yīng)商后保存一年。秘密產(chǎn)品檔案產(chǎn)品代碼設(shè)備廠房建設(shè)檔案合同復(fù)印件設(shè)備采購(gòu)、工程基建、委托合同、其他合同永久保存設(shè)備部經(jīng)理或指定部門(mén)內(nèi)專人負(fù)責(zé)驗(yàn)證文件驗(yàn)證主計(jì)劃、廠房及公用系統(tǒng)、設(shè)備驗(yàn)證、方法學(xué)驗(yàn)證、工藝驗(yàn)證、清潔驗(yàn)證；長(zhǎng)期保存至產(chǎn)品、設(shè)備、方法等失效后一年。機(jī)密5.1.2、接收程序A、整理需要?dú)w檔的文件資料。B、歸檔人員從文件檔案管理員處領(lǐng)取一份《文件檔案移交清單》或申請(qǐng)一份《文件檔案移交清單》電子版。C、資料由歸檔人員移交，移交填寫(xiě)《文件檔案移交清單》，移交人和文件檔案管理員檢查資料的正確性、完整性，并確認(rèn)無(wú)缺陷后在《文件檔案移交清單》上簽字?！段募n案移交清單》復(fù)印一份，原件及電子版交文件檔案管理員保管。D、批記錄不用填寫(xiě)《資料移交清單》，移交雙方直接在相應(yīng)的發(fā)放回收記錄上簽字確認(rèn)即可。5.2、歸檔5.2.1、文件檔案管理員在接收文件后根據(jù)檔案分類即時(shí)更新相應(yīng)電子臺(tái)帳。5.2.2、紙張版：文件檔案管理員做好案卷標(biāo)簽和目錄后，按類別存放于相應(yīng)位置。5.2.3、根據(jù)重要性程度保密紙質(zhì)版文件需要掃描電子版的由各部門(mén)檔案管理人員到企管部親自掃描，并責(zé)令身邊人員回避到安全距離，普通文件檔案可以委托行政文員掃描。5.2.4、電子版檔案文件夾與紙質(zhì)版檔案盒一一對(duì)應(yīng)，文件目錄也要一一對(duì)應(yīng)。5.2.5、立卷要做到紙質(zhì)版文件檔案整齊、有序、美觀，打開(kāi)檔案盒第一頁(yè)為整盒檔案的目錄，目錄的第一個(gè)文件應(yīng)在檔案盒的最底部。5.2.6、每個(gè)月各部門(mén)根據(jù)工作進(jìn)度所建立的檔案電子版（必須為PDF格式），在月例會(huì)前一天拷貝到公司專門(mén)存檔的電腦里，由公司檔案管理員做好交接記錄，并進(jìn)行管理。5.2.7、公司檔案管理員每個(gè)月定期更新存檔的移動(dòng)硬盤(pán)；移動(dòng)硬盤(pán)檔案與公司專門(mén)存檔的電腦檔案、各部門(mén)紙質(zhì)檔案內(nèi)容保持一致。5.2.8、每年的12月30日，由公司檔案管理員對(duì)全年的電子檔案進(jìn)行刻錄，完成光盤(pán)存入公司檔案柜。5.2.9、電子數(shù)據(jù)：需備份的電子數(shù)據(jù)由公司的指定人員負(fù)責(zé)對(duì)公司的電子數(shù)據(jù)資料進(jìn)行備份，備份的光盤(pán)按照備份日期進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)用黑色油性筆在光盤(pán)背面書(shū)寫(xiě)，編號(hào)方法如下：年月日-部門(mén)首字母-流水號(hào)。例如：20120701-QGB-01表示2012年07月01日企管部備份的第一張光盤(pán)。備份的光盤(pán)上面不得粘貼標(biāo)簽。5.3、查閱普通、秘密級(jí)文件檔案經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后即可查閱，機(jī)密和絕密級(jí)資料查閱人填寫(xiě)《文件檔案查閱、借閱、拷貝申請(qǐng)單》，機(jī)密、絕密文件需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理逐級(jí)批準(zhǔn)方可查閱，查閱時(shí)不得帶出檔案室。5.4、借閱5.4.1、借閱程序：普通、秘密文件檔案經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到檔案室辦理借閱手續(xù)。機(jī)密、絕密資料借閱人須填寫(xiě)《文件檔案查閱、借閱、拷貝申請(qǐng)單》，由部門(mén)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理逐級(jí)批準(zhǔn)。借閱時(shí)做好相應(yīng)的《文件檔案借閱臺(tái)帳》,記錄不得借閱。5.4.2、借閱期限：秘密級(jí)資料借閱一周后歸還，最多可續(xù)借一次；機(jī)密、絕密級(jí)資料必須三天內(nèi)歸還，有特殊要求必須在申請(qǐng)中說(shuō)明。5.4.3、借閱要求：借閱人必須愛(ài)護(hù)資料，保證資料的完整，按時(shí)歸還，借閱人不得擅自復(fù)印借閱資料。文件檔案管理員及時(shí)催還借閱資料并檢查資料是否齊全、有無(wú)損壞。5.5、拷貝（包括復(fù)印和拷貝電子版）需復(fù)印的文件資料必須填寫(xiě)《文件檔案查閱、借閱、拷貝申請(qǐng)單》，按借閱批準(zhǔn)程序經(jīng)批準(zhǔn)后交文件檔案管理員，由文件檔案管理員復(fù)印或拷貝發(fā)放，填寫(xiě)《文件檔案復(fù)印拷貝發(fā)放記錄臺(tái)賬》。任何人不得私自復(fù)印公司任何文件資料或以其它方式轉(zhuǎn)存。6、檔案的定期整理。原則上每半年由檔案相關(guān)責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)人和文件檔案管理員對(duì)檔案室的所有資料進(jìn)行一次全面清查，更新臺(tái)帳和檢索目錄，將過(guò)期、作廢的文件資料從架上移出。也可以根據(jù)實(shí)際情況每季度整理一次。7、檔案的銷毀。由文件檔案管理員填寫(xiě)《文件檔案銷毀申請(qǐng)單》，經(jīng)檔案相關(guān)責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀，并做好《文件檔案銷毀記錄臺(tái)賬》。銷毀時(shí)需有現(xiàn)在監(jiān)督員監(jiān)督。8、檔案安全。文件檔案管理員負(fù)責(zé)檔案室安全管理工作，檔案柜要排列整齊、劃類分區(qū)、明顯標(biāo)記、維護(hù)良好。檔案要完整和安全。做好防火（放置消防設(shè)施）、防潮（除濕）、防蟲(chóng)（放置驅(qū)蟲(chóng)藥）、防霉（定期清潔后除濕）、防光（窗簾遮光）、防有害氣體等檔案防護(hù)的各項(xiàng)工作，每天離開(kāi)時(shí)要檢查門(mén)、窗、電是否關(guān)閉。9、文件檔案的保管9.1、紙質(zhì)檔案由各部門(mén)責(zé)任人或指定部門(mén)內(nèi)專人負(fù)責(zé)保管。9.2、電子檔案（專用電腦存儲(chǔ)）由公司檔案管理員保管。9.3、移動(dòng)硬盤(pán)由總經(jīng)理保管。10、文件檔案移交

10.1、工作需要或檔案管理人員調(diào)動(dòng)、離職時(shí)應(yīng)履行檔案移交手續(xù)，交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并在交接文據(jù)上簽字確認(rèn)，部門(mén)負(fù)責(zé)人為監(jiān)交人。公司檔案管理員移交由總經(jīng)理或委托專人監(jiān)交。

10.2、文件檔案管理人員移交后，仍對(duì)公司文件檔案負(fù)有保密義務(wù)，嚴(yán)格履行與公司簽訂的《保密協(xié)議》，如有泄密公司將依法追究其責(zé)任。

11、文件檔案管理考核及違規(guī)處罰11.1、文件檔案管理列入部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員每個(gè)月工作考核，分值5分。違反上述任何一條5分全扣。總經(jīng)理考核公司檔案管理員，公司檔案管理員考核部門(mén)負(fù)責(zé)人，部門(mén)負(fù)責(zé)人考核部門(mén)內(nèi)部檔案管理人員。11.2、文件檔案管理員不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內(nèi)容及存放位置等情況。違者扣績(jī)效考核5分并處罰金500—1000元，