公司企業(yè)財(cái)務(wù)文檔單據(jù)管理制度通用版

公司企業(yè)財(cái)務(wù)文檔單據(jù)管理制度原始記錄管理制度原始記錄的填制方法原始憑證外借管理丟失原始憑證的處理原始記錄的審核原始記錄提交人的責(zé)任原始記錄的簽署、傳遞匯集要求發(fā)票管理制度發(fā)票的購(gòu)買、保管、使用、盤點(diǎn)、交接發(fā)票開具發(fā)票寄送退貨和銷售折讓的開票處理收到發(fā)票的管理規(guī)定附件會(huì)計(jì)檔案管理制度會(huì)計(jì)檔案的范圍會(huì)計(jì)檔案的歸檔會(huì)計(jì)檔案的借閱會(huì)計(jì)檔案的保管會(huì)計(jì)檔案的銷毀會(huì)計(jì)檔案的交接附件附：合同管理制度適用范圍合同管理職責(zé)分工合同審簽管理簽約主體資格管理履約能力審查簽訂內(nèi)容管理簽約管理履約過(guò)程管理合同的變更和解除合同糾紛處理合同資料管理其它附件原始記錄管理制度凡與會(huì)計(jì)核算緊密相關(guān)的單據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表、報(bào)告、批復(fù)、文件、各種經(jīng)濟(jì)合同與協(xié)議、發(fā)票或收據(jù)及存根等記錄資料，均為原始記錄原始記錄的填制方法內(nèi)部自制的原始記錄。公司內(nèi)部根據(jù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的不同種類和要求自制的原始記錄，必須按規(guī)定的項(xiàng)目填寫，內(nèi)容要齊全，字跡要工整，不得亂涂亂改，需更改時(shí)，要按規(guī)范進(jìn)行，并在更改處加蓋更改人印章。自制原始記錄必須指定的經(jīng)辦人員簽字或蓋章。外部取得的原始記錄。從外部取得的原始記錄必須真實(shí)無(wú)誤，相關(guān)項(xiàng)目齊全，大小寫金額一致，用途準(zhǔn)確，填制單位蓋章等，特別是發(fā)票、收據(jù)必須合法合規(guī)，聯(lián)次齊全正確。需要復(fù)寫的原始記錄，必須用雙面復(fù)寫紙（發(fā)票和收據(jù)本身具備復(fù)寫紙功能的除外）套寫。發(fā)票、收據(jù)作廢時(shí)必須加蓋“作廢”戳記。連同存根一起保存，不得自行銷毀。原始記錄有附件的必須注明附件的自然張數(shù)，其有效金額必須相符，各種附件應(yīng)附在原始憑證背面。如附件張數(shù)較多，應(yīng)從原始憑證的左上角起按自左至右順序重疊粘貼，不得遮蓋報(bào)銷金額。原始記錄除相關(guān)的報(bào)告、批復(fù)、文件、各種經(jīng)濟(jì)合同與協(xié)議等記錄資料外，其原始記錄憑證的格式必須具備以下內(nèi)容：憑證的名稱；填制憑證的日期；填制憑證的企業(yè)名稱或填制人姓名；經(jīng)辦人員的簽名或蓋章；接受憑證企業(yè)名稱；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單位和金額。公司應(yīng)根據(jù)不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，自制各類統(tǒng)一格式的原始記錄憑證，其憑證格式要相對(duì)固定。自制原始記錄必須有經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、公司財(cái)務(wù)工作相關(guān)負(fù)責(zé)人簽名或蓋章。原始憑證外借管理原始憑證原則上不得外借，如因特殊原因，需要調(diào)閱或復(fù)制原始憑證時(shí)，須經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可進(jìn)行。向外單位提供的原始憑證復(fù)印件，必須加蓋財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章，并注明“后補(bǔ)”字樣，并由提供人員和領(lǐng)用人員在備查登記簿上共同簽名或蓋章。丟失原始憑證的處理從外單位取得的原始記錄如有遺失，可由當(dāng)事人寫書面報(bào)告，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后重返原開出單位取得其蓋有公章的證明，并注明原來(lái)憑證的號(hào)碼、金額和內(nèi)容，才能代替原始憑證。如果丟失的是確實(shí)無(wú)法取得證明的，如火車、輪船、飛機(jī)票等票據(jù)，可由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況，由會(huì)計(jì)主管人員和公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代替原始憑證。原始記錄的審核公司要建立嚴(yán)格的原始記錄審核制度。原始記錄應(yīng)當(dāng)由經(jīng)辦人、填制人、部門負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員、出納人員等分別根據(jù)發(fā)生的業(yè)務(wù)內(nèi)容和有關(guān)規(guī)定，對(duì)原始記錄的真實(shí)性、合法性與合規(guī)性進(jìn)行層層審核、嚴(yán)格把關(guān)，力爭(zhēng)不留疏漏。經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審核簽字蓋章的原始記錄，方可生效。原始記錄提交人的責(zé)任原始記錄填制人，必須對(duì)所填制的原始記錄涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容、填制目的、填制規(guī)范全面了解，同時(shí)要對(duì)所填制的原始記錄中的項(xiàng)目、內(nèi)容、數(shù)量、金額、適用范圍、適用期限及其真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。原始記錄的簽署、傳遞匯集要求公司業(yè)務(wù)開展過(guò)程中發(fā)生的各種原始記錄一經(jīng)確定，應(yīng)及時(shí)傳遞到各有關(guān)部門和人員，不得積壓漏傳。原始記錄的簽署應(yīng)根據(jù)不同的業(yè)務(wù)性質(zhì)、原始記錄的內(nèi)容和填制要求，由公司的有關(guān)部門和個(gè)人分別進(jìn)行簽署。經(jīng)過(guò)按規(guī)定審核簽章、確認(rèn)無(wú)誤的原始記錄，一經(jīng)轉(zhuǎn)入財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)按照規(guī)定程序，由財(cái)會(huì)人員進(jìn)行相關(guān)處理。對(duì)各種原始記錄要按國(guó)家有關(guān)規(guī)定妥善保管，特別是對(duì)各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證，應(yīng)當(dāng)另編目錄，單獨(dú)登記保管。發(fā)票管理制度發(fā)票的購(gòu)買、保管、使用、盤點(diǎn)、交接空白發(fā)票由財(cái)務(wù)部指定專人向有關(guān)稅務(wù)部門購(gòu)買。未使用的空白發(fā)票必須按規(guī)定存放到財(cái)務(wù)部保險(xiǎn)柜。發(fā)票開具完畢后應(yīng)及時(shí)到稅務(wù)局辦理核消手續(xù)，以取得新空白發(fā)票。財(cái)務(wù)部應(yīng)設(shè)置《發(fā)票登記簿》登記發(fā)票購(gòu)買和使用情況。發(fā)票只能按規(guī)定的范圍進(jìn)行使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、跳號(hào)、拆本使用或開具空白發(fā)票。對(duì)于開具的發(fā)票存根及作廢的，月末必須按規(guī)定裝訂成冊(cè)，并分別按增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票存放時(shí)限存放，確保完整無(wú)損。發(fā)票專管員因工作變動(dòng)或調(diào)離必須按稅法和企業(yè)管理制度規(guī)定辦理移交手續(xù)。丟失專用發(fā)票，必須按規(guī)定程序及時(shí)向當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)、公安機(jī)關(guān)報(bào)告。財(cái)務(wù)部指定專人每月對(duì)未使用的發(fā)票進(jìn)行盤點(diǎn)。發(fā)票開具必須具有真實(shí)的交易；發(fā)票的開具需要查核訂單及發(fā)貨單，要求客戶名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單位、金額完全匹配發(fā)貨記錄。各項(xiàng)目?jī)?nèi)容應(yīng)填寫清晰、真實(shí)、完整；嚴(yán)禁給未發(fā)生實(shí)際交易的他人代開發(fā)票。嚴(yán)禁將公司領(lǐng)購(gòu)的增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票提供向他人使用。作廢的發(fā)票需要整份保存，并注明“作廢”字樣嚴(yán)禁向個(gè)人或稅務(wù)機(jī)關(guān)以外的單位個(gè)購(gòu)買發(fā)票。對(duì)需開具增值稅票的客戶，必須對(duì)其“一般納稅人資格”進(jìn)行審核，需相應(yīng)提供以下資料：《國(guó)稅稅務(wù)登記證》復(fù)印件；《工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照》復(fù)印件；《增值稅一般納稅人資格證（或其他有效證明資料）》復(fù)印件；《銀行開戶許可證》等證件的復(fù)印件；增值稅開票資料即客戶名稱、稅務(wù)登記號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)等（注意審核與所提供的有效證件必須一致）。發(fā)票開具時(shí)限采用預(yù)收貨款，托收承付、委托銀行結(jié)算方式的，為貨物發(fā)出的當(dāng)天。采用交款提貨結(jié)算方式的，為合同約定的收款日期的當(dāng)天。采用賒銷、分期付款結(jié)算方式的，為合同約定的收款日期的當(dāng)天。將貨物交付他人代銷，為收到受托人送交的代銷清單的當(dāng)天。設(shè)有兩個(gè)以上機(jī)構(gòu)并實(shí)行統(tǒng)一核算的納稅人，將貨物從機(jī)構(gòu)移送其他機(jī)構(gòu)用于銷售，按規(guī)定應(yīng)當(dāng)征收增值稅的，為貨物移送的當(dāng)天。將貨物作為投資，提供給其他單位或個(gè)體經(jīng)營(yíng)者，為貨物移送的當(dāng)天。將貨物分配給股東，為貨物移送的當(dāng)天。發(fā)票寄送發(fā)票需郵寄的，由財(cái)務(wù)部在發(fā)票開具后以“特快專遞”形式寄出。發(fā)票由業(yè)務(wù)員直接交給客戶的，須要求客戶填寫《發(fā)票簽收單》經(jīng)客戶蓋章后交回財(cái)務(wù)。嚴(yán)禁通過(guò)貨運(yùn)站轉(zhuǎn)交或夾在貨物中托運(yùn)。對(duì)已開具的發(fā)票必須在《發(fā)票登記簿》中序時(shí)登記（登記內(nèi)容包括開票日期、客戶名稱、金額、增值稅發(fā)票號(hào)碼、領(lǐng)取業(yè)務(wù)員、寄出特快專遞號(hào)等）；退貨和銷售折讓的開票處理銷售貨物并向購(gòu)買方開具專用發(fā)票后，如發(fā)生退貨或銷售折讓，應(yīng)視不同情況分別按以下規(guī)定辦理：購(gòu)買方在未付貨款并且未做帳務(wù)處理的情況下，須將原發(fā)票聯(lián)和稅款抵扣聯(lián)退還公司。將該發(fā)票各聯(lián)次注明“作廢”字樣，作廢該份增值稅專用發(fā)票。在購(gòu)買方已付款，或者貨款未付但已作帳務(wù)處理發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)無(wú)法退還的情況下，購(gòu)買方必須取得當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機(jī)關(guān)開具的進(jìn)貨退出或索取折讓證明單送交公司，作為公司開具紅字發(fā)票的依據(jù)。公司取得的進(jìn)貨退出或索取折讓證明單要裝訂成冊(cè)，并依照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管。收到發(fā)票的管理規(guī)定收到的發(fā)票包括增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。購(gòu)貨方以增值稅專用發(fā)票上記載的購(gòu)入貨物已支付的稅額作為扣稅和記賬的依據(jù)。普通發(fā)票是指除了專用發(fā)票之外的發(fā)票或其它收購(gòu)價(jià)憑證。接受發(fā)票要嚴(yán)格按照國(guó)家關(guān)于《違反發(fā)票管理的處罰》的條款進(jìn)行審核。接受的發(fā)票要依實(shí)際交易的金額為準(zhǔn)，票面要整潔，項(xiàng)目填寫齊全，字跡清楚，蓋章清晰，手續(xù)齊備，計(jì)算準(zhǔn)確，并與所附的其他資料相符。交易合同或協(xié)議的單位名稱要與關(guān)于該單位的往來(lái)款項(xiàng)的單位名稱，及提供發(fā)票的單位名稱相一致；如果名稱等記載事項(xiàng)發(fā)生變更，對(duì)方一定要提供變更證明，并加蓋單位公章，作附件入賬或存檔備查。對(duì)于接受的增值稅專用發(fā)票除參照以上規(guī)定審核外，應(yīng)先到稅務(wù)機(jī)關(guān)及時(shí)辦理認(rèn)證手續(xù)，然后再辦理業(yè)務(wù)結(jié)算手續(xù)；接受發(fā)票要根據(jù)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和實(shí)際情況索取具有抵扣作用的發(fā)票，以降低成本、費(fèi)用；對(duì)無(wú)法提供具有抵扣作用的發(fā)票或無(wú)資格提供該類發(fā)票的單位，可以讓其提供無(wú)抵扣作用的發(fā)票，但要以扣除稅額后的金額結(jié)算。業(yè)務(wù)人員取得符合抵扣條件的增值稅發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)辦理實(shí)物入庫(kù)、票據(jù)入賬手續(xù)，不得拖延，暫時(shí)無(wú)法完成貨物品質(zhì)鑒定的，可先辦理入庫(kù)、入賬手續(xù)，但須通知財(cái)務(wù)部門暫不作為付款依據(jù)。運(yùn)輸行業(yè)專用發(fā)票。列支裝卸運(yùn)輸費(fèi)必須取得“運(yùn)輸行業(yè)專用發(fā)票”，“運(yùn)輸行業(yè)專用發(fā)票”是指鐵路、民用航空、公路和水上運(yùn)輸單位開具的貨票，以及從事貨物運(yùn)輸?shù)母黝愡\(yùn)輸單位開具的套印全國(guó)統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章的貨票。貨物代理業(yè)的發(fā)票和定額發(fā)票不予抵扣。合規(guī)的運(yùn)輸發(fā)票，按照結(jié)算金額的7%的抵扣率計(jì)算進(jìn)項(xiàng)稅額（或根據(jù)稅務(wù)局要求進(jìn)行調(diào)整），隨同運(yùn)費(fèi)支付的裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等雜費(fèi)不得計(jì)算扣除進(jìn)項(xiàng)稅額。增值稅進(jìn)項(xiàng)稅抵扣聯(lián)按期裝訂成冊(cè)。對(duì)不符合規(guī)定的專用發(fā)票，不得抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額附件《發(fā)票購(gòu)買情況登記表》發(fā)票類別購(gòu)買日期編號(hào)開始編號(hào)結(jié)束份數(shù)《發(fā)票領(lǐng)用登記表》會(huì)計(jì)檔案管理制度會(huì)計(jì)檔案的范圍會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度及中期財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明。其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案的歸檔對(duì)于每年形成的會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)部應(yīng)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)保管，一年期滿之后，應(yīng)由財(cái)務(wù)部編制移交清冊(cè)，移交公司辦公室統(tǒng)一保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。移交本公司辦公室保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，公司辦公室應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。會(huì)計(jì)檔案的借閱公司保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。公司內(nèi)部人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，必須取得財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。會(huì)計(jì)檔案的保管會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。公司各類會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)按照下表所列期限執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案的銷毀保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，可以按照以下程序銷毀：由本公司辦公室會(huì)同財(cái)務(wù)部提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。公司負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見，報(bào)經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)后實(shí)施。銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)部共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告總經(jīng)理。保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。公司采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案的交接部門之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會(huì)計(jì)檔案的部門，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。附件《合同登記表》附：合同管理制度適用范圍本制度適用于公司及其所屬各單位與各法人單位、其他經(jīng)濟(jì)組織、自然人或相互之間簽訂的各類合同、協(xié)議等，包括但不限于買賣合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運(yùn)輸合同、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同、服務(wù)合同、保險(xiǎn)合同等。合同管理職責(zé)分工企業(yè)合同管理部門（法務(wù)部）的主要合同管理職責(zé)認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)合同法》和有關(guān)條例，依法保護(hù)本企業(yè)的合法權(quán)益。制定、修訂本公司合同管理制度、辦法，組織實(shí)施合同管理工作。審查合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)。協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。做好公司合同統(tǒng)計(jì)、歸檔、保管工作。監(jiān)督、檢查本公司合同簽訂、履行情況。宣傳合同法和有關(guān)法規(guī)，培訓(xùn)合同管理人員和業(yè)務(wù)人員、采購(gòu)人員。依法處理本公司的合同糾紛。制止公司或個(gè)人利用合同進(jìn)行違法活動(dòng)。按期統(tǒng)計(jì)、匯總本公司合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。職能部門的主要職責(zé)依法簽訂、變更、解除本部門的合同。嚴(yán)格審查本部門所簽訂的合同，重大合同提交有關(guān)方面會(huì)審。對(duì)所簽合同，認(rèn)真執(zhí)行，并定期自查合同履行情況。在合同履行過(guò)程中，加強(qiáng)與其它各有關(guān)部門聯(lián)系，發(fā)生問(wèn)題及時(shí)向法務(wù)部通報(bào)。本部門合同的登記、統(tǒng)計(jì)、歸檔工作。協(xié)助法務(wù)部對(duì)合同糾紛的處理。財(cái)務(wù)部門的主要職責(zé)加強(qiáng)與職能部門的聯(lián)系，及時(shí)通報(bào)合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況。做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)、分析，提出處理建議、妥善保管收、付憑證。配合法務(wù)部做好合同管理工作。合同審簽管理簽約主體資格管理公司對(duì)外簽訂合同，應(yīng)由法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進(jìn)行。任何人未經(jīng)法人或法定代表人授權(quán)，不得擅自主張與外單位簽訂合同；也不得超出授權(quán)范圍簽訂合同。。對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的主體資格的審查對(duì)法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復(fù)印專用章的公司法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照或營(yíng)業(yè)執(zhí)照的副本復(fù)印件（必須有最近年檢章）。對(duì)非法人經(jīng)濟(jì)組織，應(yīng)當(dāng)審查其是否按法律規(guī)定登記并領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照。對(duì)分支機(jī)構(gòu)或是事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體設(shè)立的經(jīng)營(yíng)單位，除審查其經(jīng)營(yíng)范圍外，還應(yīng)同時(shí)審查其所從屬的法人主體資格。對(duì)外方當(dāng)事人的資格審查，應(yīng)調(diào)查清楚其地位和性質(zhì)、公司或組織是否合法存在、法定名稱、地址、法定代表人姓名、國(guó)籍及公司或組織注冊(cè)地。簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。代理人職務(wù)資格證明及個(gè)人身份證；被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書；代理行為是否超越了代理權(quán)限或代理權(quán)是否超出了代理期限。履約能力審查簽訂銷售合同前，要先對(duì)對(duì)方的信用情況做事先調(diào)查（參考《信用管理制度》，并衡量企業(yè)的生產(chǎn)能力和各項(xiàng)指標(biāo)是否能滿足對(duì)方需要，再?zèng)Q定是否簽訂合同。產(chǎn)品的供應(yīng)能力必須切合實(shí)際，對(duì)具有特殊要求的購(gòu)買方，必須事先與生產(chǎn)技術(shù)部門協(xié)商，避免因達(dá)不到用戶的要求而給企業(yè)帶來(lái)信譽(yù)損害和經(jīng)濟(jì)損失。簽訂采購(gòu)合同時(shí)，可以設(shè)定擔(dān)保;或者對(duì)方當(dāng)事人的履約能力沒(méi)有把握的合同，應(yīng)當(dāng)要求對(duì)方當(dāng)事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保。對(duì)方當(dāng)事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織或者自然人。對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的保證人的主體資格和清償債務(wù)能力要參照本制度的規(guī)定進(jìn)行審查。簽訂內(nèi)容管理對(duì)于經(jīng)常發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，如銷售、原材料采購(gòu)等，由職能部門會(huì)同法務(wù)部制定標(biāo)準(zhǔn)合同，經(jīng)審批后統(tǒng)一執(zhí)行。合同交易條款偏離制式合同標(biāo)準(zhǔn)條款或者使用交易方提供的合同文本必須送交法務(wù)部審核，必要時(shí)需要職能部門負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。所有合同應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：供需雙方的全稱、簽約時(shí)間和地點(diǎn)。標(biāo)的名稱、規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量;標(biāo)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和容差界限運(yùn)輸方式、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)方式、交貨期限、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)付款條件、付款方式及付款期限免除責(zé)任及限制責(zé)任條款違約責(zé)任及賠償條款變更及合同解除條款合同生效條款合同有效期及終止條款明確糾紛管轄地（應(yīng)并力求選擇本公司所在地法院）交易相關(guān)的具體條款簽約管理空白合同由合同管理部門保管，空白合同發(fā)出時(shí)，無(wú)論我方是否簽署，都需在《合同登記表》上登記合同發(fā)出時(shí)間。發(fā)出的空白合同在完成交易方簽署后交回公司是，需在《合同登記表》登記合同收回時(shí)間，以統(tǒng)一管理處于簽約過(guò)程中的合同。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專用章或公章。合同發(fā)出進(jìn)行簽署時(shí)，如單份合同文本達(dá)二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章，必要時(shí)可以在每頁(yè)加小簽。合同一律采用書面形式簽訂，公司不予承認(rèn)任何口頭形式的承諾。已簽訂的合同上須有雙方法定代表人（或委托代理人）簽字，并蓋有雙方法人公章或合同專用章（紅色印章）。通過(guò)傳真簽訂的合同，合同文本應(yīng)有簽字和蓋章（黑色印章），同時(shí)要以郵寄形式將合同原件（紅色印章）互通簽字蓋章，要求一黑一紅兩個(gè)合同文本相互聯(lián)貫，兩個(gè)文本構(gòu)成完整的合同簽訂程序，同時(shí)保管，缺一不可。對(duì)于合同標(biāo)的沒(méi)有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)又難以用書面確切描述的，應(yīng)當(dāng)封存樣品，由合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別交由各分公司經(jīng)理、各部門經(jīng)理或主管負(fù)責(zé)保管。合同生效后，職能部門經(jīng)手人將合同原件交由合同管理部門，將復(fù)印件傳遞給財(cái)務(wù)部及貨倉(cāng)，用于安排合同執(zhí)行。合同變更、終止、履行過(guò)程中形成書面材料，包括補(bǔ)充協(xié)議，通知書、確認(rèn)書等以附件形式與主合同一起保管。因書寫或者其它原因造成合同作廢的，必須將合同原件交回合同管理部門。履約過(guò)程管理法定代表人、公司總經(jīng)理全面負(fù)責(zé)合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負(fù)責(zé)其訂立合同的履行。在履行合同過(guò)程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，合同承辦人要及時(shí)處理，必要時(shí)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，可實(shí)地調(diào)查合同標(biāo)的情況和對(duì)方當(dāng)事人的履約能力。接收標(biāo)的必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的驗(yàn)收或商檢程序。對(duì)不符合制度和合同約定的標(biāo)的應(yīng)在法定期限內(nèi)及時(shí)提出書面異議。合同結(jié)算必須通過(guò)本單位財(cái)務(wù)部門進(jìn)行。對(duì)合法有效的合同，財(cái)務(wù)部門必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。對(duì)未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕結(jié)算。凡與合同有關(guān)的來(lái)往文書、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。對(duì)我方當(dāng)事人的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還要做好履約記錄。我方當(dāng)事人收到對(duì)方當(dāng)事人通過(guò)郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書時(shí)，應(yīng)當(dāng)連同信封一并收存。通過(guò)郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書時(shí)，必須使用掛號(hào)信函，并保存郵局收據(jù)、回執(zhí)備案。合同的變更和解除對(duì)方當(dāng)事人作為款物接收人而要求變更接收人時(shí)，必須有書面變更協(xié)議。嚴(yán)禁未取得對(duì)方當(dāng)事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。我方當(dāng)事人遇有不可抗力或者其他原因無(wú)法履行合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，同時(shí)積極采取補(bǔ)救措施，減少損失。發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時(shí)，合同承辦人應(yīng)當(dāng)催促對(duì)方當(dāng)事人采取有效補(bǔ)救措施，收集、保存對(duì)方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時(shí)向法務(wù)部報(bào)告。我方當(dāng)事人因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，說(shuō)明變更或解除合同的原因和請(qǐng)求對(duì)方書面答復(fù)的期限，盡快與對(duì)方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。合同糾紛處理合同糾紛管理為解決合同糾紛所采取的各項(xiàng)措施，必須在法定的訴訟時(shí)效和期間內(nèi)進(jìn)行。發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人利用合同進(jìn)行詐騙等犯罪活動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告并向公安機(jī)關(guān)報(bào)案。合同承辦部門、人員應(yīng)配合好公司法務(wù)部進(jìn)行仲裁或訴訟。合同糾紛發(fā)生后，可以通過(guò)協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動(dòng)的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)委托有資質(zhì)的代理人參與處理糾紛。解決合同糾紛的申請(qǐng)書、起訴書、證據(jù)、答辯書、協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁書、裁定書、判決書等，在結(jié)案后十日內(nèi)，由承辦人送交法務(wù)部備案。合同糾紛處理程序發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門、人員應(yīng)立即報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部、公司領(lǐng)導(dǎo)，法務(wù)部、供銷部門、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)提供解決糾紛所需的相關(guān)材料。在處理合同糾紛過(guò)程中，對(duì)于可能因?qū)Ψ疆?dāng)事人的行為或者其他原因，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)