文件和記錄管理控制程序

青島維思佰特工業(yè)科技有限公司文件編號WISIN-QPGL-001-2016版本A0文件名稱文件和記錄管理控制程序頁碼/頁次第3頁共9頁生效日期年月日1目的為了規(guī)范品質(zhì)文件，使供方及客戶之資料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作廢的各類文件，以保證在需要的場合能及時獲得最新最正確的文件。2適用范圍2.1

公司各部門管理文件的編制、管制方法。2.2

供方及客戶文件（如技術(shù)圖紙、測試報告、使用說明書等）的控制方法。2.3

其它外來文件（如適用的法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶提供的圖紙、技術(shù)資料等）。2.4

確保對質(zhì)量策劃和運行所必要的外來文件得到識別，并控制其分發(fā)。2.5適用于本公司質(zhì)量管理所要求的所有文件、記錄的管理和控制3定義注釋3.1

受控文件：凡是直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的文件、資料、程序文件。3.2

非受控文件：不影響產(chǎn)品質(zhì)量的文件或資料，如各類參考資料。3.3文件：3.3.1質(zhì)量方針：由組織的最高管理者正式發(fā)布的該組織總的質(zhì)量宗旨和方向3.3.2質(zhì)量目標(biāo)：在質(zhì)量方面所追求的目的。3.3.3質(zhì)量手冊：質(zhì)量管理的綱領(lǐng)性文件，它概括了本公司質(zhì)量管理的構(gòu)成及要素（過程）。3.3.4程序文件：直接支撐質(zhì)量手冊的主要文件，是對各部門運作過程及質(zhì)量要求的具體說明。3.3.5作業(yè)指導(dǎo)書：它從程序文件中引申出來，詳細(xì)敘述各部門運作過程及操作規(guī)程，它是程序文件的支持性內(nèi)容。3.4記錄：凡是質(zhì)量管理運行中的記錄、報告及與產(chǎn)品相關(guān)的質(zhì)量數(shù)據(jù)均屬于記錄范圍。4職責(zé)4.1

總經(jīng)理或董事長：批準(zhǔn)公司的質(zhì)量方針/目標(biāo)、質(zhì)量手冊、程序文件。4.2

管理者代表：負(fù)責(zé)制定質(zhì)量手冊及相關(guān)程序文件。4.3

各職能部門：負(fù)責(zé)編寫相應(yīng)的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書及相關(guān)表格，及時簽收和保存受控文件、記錄，并將已失效的受控文件、記錄退回品管部。4.4

品管部負(fù)責(zé)公司文件編號、審核，負(fù)責(zé)公司記錄表單的印刷、存檔、發(fā)放和管理。4.5管理部：負(fù)責(zé)本公司外來文件、公司受控文件的整體控制，填寫《公司文件清單》即受控文件的打印、分發(fā)、原版文件、外來文件的保存等。4.6管理部負(fù)責(zé)空白表單、記錄的管理。4.7部門負(fù)責(zé)各自部門相關(guān)聯(lián)記錄的管理。4.8文件控制職責(zé)表文件級層文件類別編寫審核批準(zhǔn)保存一質(zhì)量手冊管理者代表總經(jīng)理管理者代表管理部二程序文件各部門主管總經(jīng)理三作業(yè)指導(dǎo)書相關(guān)部門部門主管、總經(jīng)理、管理者代表四表單隨相關(guān)二、三級文件一同審批五外來文件5文件作業(yè)程序5.1編碼原則：順序號順序號文件類別部門代號公司代號(XXX）公司名稱：WISIN文件類別：質(zhì)量手冊—QM；程序文件—QP；作業(yè)文件—QW或SOP；表單記錄—QR部門代號：總經(jīng)理∕管理者代表JL；管理部GL；市場部SC；品管部QC；技術(shù)部JS；供應(yīng)鏈管理部GYL；順序號：001～999。各部門文件編號應(yīng)按以上要求執(zhí)行，不得有重復(fù)或誤用的情形。5.2外來文件的編碼以外單位編碼為準(zhǔn)。5.2.1各標(biāo)題內(nèi)小標(biāo)題順序如下格式：

5

5.4

5.4.1

5.4.15.4.1.1(a)5.3

受控文件控制的一般要求

(c)從外部獲取的外來文件，應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和變更的特點，由總經(jīng)理或其授權(quán)人監(jiān)督進行定期(半年或一年/一次)向外來文件的所屬單位追詢其版本狀況，以便能及時更新或作廢。6記錄管理程序6.1記錄的分類6.1.1與質(zhì)量管理管理有關(guān)的記錄主要有：管理評審記錄、內(nèi)部審核記錄、文件控制記錄、糾正與預(yù)防措施記錄、人力資源管理與培訓(xùn)記錄、設(shè)施管理記錄、產(chǎn)品和過程監(jiān)視和測量記錄等等。6.1.2與采購、銷售、生產(chǎn)、檢驗和交付有關(guān)的記錄主要有：產(chǎn)品要求的評審記錄、供方評價記錄、產(chǎn)品檢驗記錄、監(jiān)視和測量裝置的校準(zhǔn)記錄、統(tǒng)計技術(shù)的應(yīng)用記錄、顧客投訴及服務(wù)記錄等等。6.1.3記錄的形式為書面形式（如：書面的表格形式、報告文件形式等）、硬拷貝、磁盤等電子媒體等形式。6.2記錄表格的設(shè)計、審批、印制和領(lǐng)用。6.2.1各部門設(shè)計自己所需的記錄表格，并將空白表格交品管部審核后報總經(jīng)理或其授權(quán)人審批后交人事部印制。6.2.2印制好的記錄表格由倉庫負(fù)責(zé)保管，各部門根據(jù)需要從倉庫領(lǐng)用。6.3記錄的填寫記錄由開展該項活動的直接責(zé)任人按要求及時填寫，填寫要求如下：6.3.1正確：質(zhì)量記錄所記內(nèi)容必須真實準(zhǔn)確，填寫方法必須符合規(guī)定要求，字跡清晰，不隨意涂改。需更改的部分采取劃改，但需更改人簽字并注明更改時間。6.3.2及時：按規(guī)定時間填寫、傳遞，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即糾正。6.3.3完整、齊全：記錄必須按照格式逐項填寫，如遇到不需填寫的內(nèi)容，應(yīng)在該欄內(nèi)畫“/”，不得空項，文件規(guī)定的各種記錄要作到齊全，簽字手續(xù)完備。6.4記錄的管理6.4.1記錄的編號各種記錄表格也是管理文件的一部分，其編號與對應(yīng)的文件章節(jié)相關(guān)聯(lián)。 質(zhì)量記錄的編號結(jié)構(gòu)如下：順序號部門代號表格代號公司代號(XXX）版本號修改次編號含義：1）公司代號:XXXXXX2）表格代號：質(zhì)量手冊：QM程序文件：QP作業(yè)指導(dǎo)類文件：QW/SOP表單類文件:QR/JL3）部門代號:總經(jīng)辦：ZJL；市場部SC；管理部GL；技術(shù)部JS；品質(zhì)部QC；供應(yīng)鏈管理部GYL；4）順序號:為表格序列號，以數(shù)字編號，數(shù)字取值范圍是“01~99”5）版本號:為文件版本號，以字母編號，取值范圍是“A、B、C…”6）修改次:為表格修改次數(shù)號,以數(shù)字編號,取值范圍是“0-9”6.4.2記錄的收集、歸檔、儲存和保管a）記錄按照統(tǒng)一集中、分級管理相結(jié)合的原則進行收集、歸檔、儲存和保管，并做到易于查找。管理部負(fù)責(zé)建立“公司記錄表格清單”。b）負(fù)責(zé)收集、歸檔質(zhì)量記錄的部門，對每種記錄應(yīng)按月裝訂，并加上封面和標(biāo)識按月編寫目錄，建立臺帳，以便檢索和查閱。c）記錄的儲存與保管，必須防火、防潮、防霉、防蟲蛀，經(jīng)常檢查，避免丟失。d）各類記錄的保存期根據(jù)使用情況確定，并在《公司記錄清單》中標(biāo)識清楚，。6.4.3文件記錄的查閱、借閱和復(fù)制a）查閱文件記錄，原則上在保管文件記錄的部門進行，不得外借，不得涂改、加批和撕頁，并嚴(yán)格遵守公司保密制度的相關(guān)規(guī)定，如果確實需要外借，要按《文件管理程序》辦理相關(guān)手續(xù)。b）其他人員需借閱或復(fù)制質(zhì)量記錄的，應(yīng)經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。6.5文件記錄的處理過期的及被代替的記錄，應(yīng)及時銷毀，重要文件記錄應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，在有監(jiān)控的情況下予以銷毀。6.6電子文檔需要由管理部專人定時備份、定時殺毒和定時整理歸檔；6.7程序涉及的相關(guān)記錄由各責(zé)任部門收集整理歸檔并保存，定期交到管理部統(tǒng)一歸檔并保存（建立檔案室）。由管理部專人7相關(guān)文件(a)《公司文件清單》(b)《文件∕圖紙∕技術(shù)資料申請單》(c)《文件分發(fā)∕回收記錄表》(d)《文件修訂記錄表》(e)《外來文件清單》(f)《文件制訂∕修訂∕廢止申請單》(g)8、附件文件印章：受控文件章、外來文件章、作廢文件章9流程內(nèi)部受控文件工作流程圖文件編制（初稿）文件編制（初稿）提出文件制訂提出文件制訂文件審核文件審核提出文件修訂提出文件修訂文件批準(zhǔn)文件批準(zhǔn)提出文件作廢文件發(fā)放提出文件作廢文件發(fā)放文件回收文件簽收、使用文件回收文件簽收、使用文件管理文件管理文件歸檔文件歸檔外來受控文件流程圖文件收錄文件收錄文件批準(zhǔn)文件批準(zhǔn)（領(lǐng)導(dǎo)審閱）文件發(fā)放文件發(fā)放簽收、使用簽收、使用文件管理文件管理文件歸檔文件歸檔表格表格的設(shè)計——各部門審定——品管部印刷——管理部領(lǐng)用——各部門填寫記錄——各部門記錄的標(biāo)識—