文書檔案的整理方法

文書檔案的整理方法文書檔案的整理方法一、概念文書檔案主要是指各單位從事社會管理活動中形成的具有保存價值的文件材料，即法規(guī)性文件和行政性文件。法規(guī)性文件是本單位制定和頒發(fā)的。具有法律性和強制性的文件。行政性文件是本單位為貫徹執(zhí)行法規(guī)、在日常政務(wù)活動中形成的文件材料。目前我國黨政軍機關(guān)、部門使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、決議、決定、指示、布告、公告、通知、通告、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀要等。簡單地說，就是各單位制發(fā)的“紅頭文件”和“白頭文件”（如總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、情況匯報、合同、協(xié)議等等）。歸檔文件材料：立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。二、歸檔文件規(guī)范整理的基本要求和基本步驟1、歸檔文件規(guī)范整理基本要求歸檔文件規(guī)范整理是檔案管理工作的核心和基礎(chǔ)，是一項重要的、承上啟下的工作，整理工作的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的保管和利用。歸檔文件的收集范圍應(yīng)按國家檔案局第8號令公布的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和經(jīng)區(qū)檔案局審批的“三合一”制度執(zhí)行。整理方法應(yīng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）和《湖北省歸檔文件整理實施細則》（鄂檔[2001]45號）的規(guī)定，在計算機和專用檔案管理軟件輔助歸檔的前提下，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有關(guān)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管、利用和移交進國家綜合檔案館。文件歸檔工作應(yīng)按照國家“雙軌制”管理的業(yè)務(wù)要求，將紙質(zhì)歸檔文件與電子歸檔文件同步規(guī)范整理。2、歸檔文件規(guī)范整理基本步驟歸檔文件規(guī)范整理按《歸檔文件整理規(guī)則》、《湖北省歸檔文件整理實施細則》的規(guī)定進行。以“件”為單位進行規(guī)范整理?；静襟E為：收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等七個環(huán)節(jié)。三、歸檔文件的整理方法1、收集。即是對本單位應(yīng)歸檔的文件材料的接收。如何確保文件材料的收集齊全完整？概括為十句話：一是處理完畢的文件材料要隨時收；二是經(jīng)常用的文件，要履行借用手續(xù)定期收；三是本單位發(fā)文，在蓋章時當(dāng)時收；四是會議材料，要事先做好工作及時收；五是內(nèi)部形成的材料，要注意掌握線索有針對性地收；（2）文件的裝訂。采用袋裝結(jié)合線裝的方法。袋裝即是將金屬排除后，放入梯形無酸牛皮紙（即斜口袋）中。較厚的文件，先線裝（“三孔一線”），再裝入斜口袋。3、分類。即依據(jù)一定的標(biāo)準，按照文件的來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點，對文件進行有層次的區(qū)分，并組成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的管理體系。分類方案的設(shè)置：一般機關(guān)按“年度—機構(gòu)或問題—保管期限”三級分類；歸檔文件少的單位可按“年度—保管期限”兩級分類。保管期限最低一級類目，分為永久和定期。其中定期分為30年、10年。如何準確劃分保管期限？國家檔案局8號令中也有明確規(guī)定：永久保管的文書檔案主要包括：（1）本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；（2）本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；（3）本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；（4）本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；（5）本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；（6）本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；（7）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；（8）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。定期保管的文書檔案主要包括：（1）本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；（2）本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；（3）本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；（5）本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；（6）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；（7）上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（8）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；（9）下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。機關(guān)形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。這些門類檔案的保管期限仍為永久、長期、短期。除科技檔案中的設(shè)備類檔案的保管期限為長期外，其他的都是永久保存。4、排列（1）盒內(nèi)歸檔文件排列。在同一保管期限下，按“事由結(jié)合時間”排列。運用電腦和軟件輔助歸檔的，可采用隨辦隨歸，按文件辦理時間先后順序排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件集中排列。一件文件的排列順序：發(fā)文與定稿為一件，發(fā)文在前；收文處理簽和文件為一件，收文處理簽在前；正件與附件為一件，正件在前；請示與批復(fù)為一件，批復(fù)在前；轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件在前；原件與復(fù)制件為一件，復(fù)制件在前；無定稿的發(fā)文與簽發(fā)單為一件，發(fā)文在前。（2）檔案盒上架排列。按“三合一”制度中分類方案設(shè)置的順序上架排列，按年度—類別—保管期限或年度—保管期限上架排列。注意排列順序為從上到下，從左到右。5、編號（1）檔號的編制。由全宗號—年度號—類別號—保管期限—件號組成。在編制檔號時，注意五點：①全宗號是指區(qū)檔案館給各單位的代號。②年度號是指歸檔文件形成的年度。③類別號用大寫拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字混合編制。拼音字母為檔案的類代號，阿拉伯?dāng)?shù)字為類別號。如“W01”表示文書檔案中的黨群類（或辦公室）④保管期限按照永久、30年、10年編制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。⑤件號（即文件的排列順序號）規(guī)定為三位數(shù)阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“001”。編制方法：在同一保管期限內(nèi)編寫流水號。即同一個保管期限的，件號都是從“1”開始。也就是說，同一年度、同一保管期限、同一類別（或問題）的，從“1”開始編一個流水號；同一年度、同一類別（或問題）、不同保管期限的，從“1”開始編一個流水號；同一年度、不同類別（或問題）的，從“1”開始編一個流水號。這三句話，大家一定要牢牢記住。檔號舉例：如“013—2009—W01—Y—001”表示13號全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）永久保管期限的第1件；“013—2009—W01—30—001”表示13號全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）30年保管期限的第1件；“013—2009—W01—10—001”表示13號全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）10年保管期限的第1件。(2)、頁數(shù)的編制：頁數(shù)指每件文件的總頁數(shù)（包括處理簽、發(fā)文稿紙、底稿等），在每件文件首頁的右