文書檔案管理辦法

PAGE1—PAGE4—文書檔案管理辦法（試行）第一章總則第一條為加強(qiáng)公司文書檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮公司檔案在各項工作中的作用，保證公司營運(yùn)期間有關(guān)文件資料收集整理的完整性、及時性和真實性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《河南省檔案管理規(guī)定》、《河南省交通檔案管理細(xì)則》及河南省檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合本公司實際情況，特制定本辦法。第二條公司文書檔案是指公司各項工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。它是本公司工作活動的歷史記錄，反映本公司貫徹執(zhí)行黨和國家的路線、方針、政策的情況，也反映在不同時期各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。行政辦公室是公司文書檔案管理的主管部門。按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，各部門、各單位應(yīng)指定專（兼）職文書負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、立卷、歸檔等工作，并保持相對穩(wěn)定。由于工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接管人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀，并應(yīng)及時通知行政辦公室。公司檔案室設(shè)在平頂山營運(yùn)管理中心，設(shè)專職檔案管理員。第二章歸檔范圍第三條凡是反映公司工作、具有查考利用價值的文件材料，均屬歸檔范圍，主要包括文書檔案和音像檔案。第四條文書檔案包括上級機(jī)關(guān)文件、公司文件、基層單位和非隸屬單位的文件等。（一）上級機(jī)關(guān)的下列文件應(yīng)予歸檔：1、上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料；2、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的命令、制度、辦法、指示、通知等文件；3、上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞等；4、上級機(jī)關(guān)印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)公司的文件（包括報紙、刊物內(nèi)容）；5、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本行主管業(yè)務(wù)范圍，但要執(zhí)行的指示、規(guī)定、命令、決定、通知等。（二）公司下列文件應(yīng)予歸檔：1、重要的會議材料（黨政聯(lián)席會、經(jīng)理辦公會、黨委會），包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

2、公司印發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合印發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印刷稿及重要文件的修改稿，以及相關(guān)單位來往文書；3、公司的請示及上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件、下級單位的請示及公司的批復(fù)文件；4、公司檢查基層單位或控股單位工作、調(diào)研形成的文件；5、公司領(lǐng)導(dǎo)因公務(wù)活動形成的重要文件、傳真，及從其它上級部門帶回與公司有關(guān)的文件；6、公司黨委、紀(jì)委、工會、團(tuán)組織等在工作中形成的重要文件；7、公司成立、合并、撤銷、更名、啟用印章及組織簡介、人員編制等文件；8、公司的營運(yùn)信息統(tǒng)計報表和統(tǒng)計信息分析資料；（九）上級領(lǐng)導(dǎo)授予公司的獎狀、獎旗、證書等。第六條電子文檔。公司網(wǎng)上辦公后形成的收發(fā)文處理、會議紀(jì)要審閱、簽報審批等重要資料電子文檔要存入移動硬盤存檔。第三章歸檔要求第七條立卷歸檔的文件，應(yīng)遵循文件形成規(guī)律的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，保證文件齊全、完整、便于保管和利用。第八條立卷歸檔的文件一律要求原件，部門、各單位需要者可存復(fù)印件、影印件。第九條立卷歸檔的文件材料種類、份數(shù)、頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。第十條歸檔文件的整理單位一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。起草文件、批閱文件不得用鉛筆和原珠筆，一律用鋼筆或簽字筆。第十一條文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列。不可分割的文件材料應(yīng)順序排列，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿順序排列在定稿之后。第十二條跨年度的請示與批復(fù)歸檔于復(fù)文年度；跨年度的總結(jié)歸檔于針對的最后年度；沒有復(fù)文的歸檔于請示年度；跨年度的規(guī)劃、計劃歸檔于針對的第一年度；跨年度會議文件歸檔于會議召開年度。第十三條音像資料應(yīng)保證原版原件、圖像清晰、聲音清晰、底片相符，底片不得磨損。第十四條音像檔案應(yīng)加以必要的文字說明，一般包括時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、背景、攝影者等。第十五條案卷需要注明標(biāo)題及保管期限。卷首為卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)文件均應(yīng)順序排列并在每頁右上角統(tǒng)一編號。卷尾為填寫案卷情況說明及立卷人簽字的備考表。案卷所有文字均應(yīng)工整清晰。第十六條案卷裝訂應(yīng)保證結(jié)實、整齊、美觀。永久、長期保管的案卷，應(yīng)用線繩以三孔裝訂。裝訂前應(yīng)注意文件底邊和裝訂對側(cè)的整齊，裝訂線不得壓蓋字跡。第十七條文件裝訂時應(yīng)拆除金屬物，折疊整齊。裝訂線以外有字跡的應(yīng)加邊，殘破的文件應(yīng)修補(bǔ)好。第十八條檔案的分類編號按《許平南公司檔案分類規(guī)則（試行）》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四章檔案的管理第十九條檔案管理應(yīng)根據(jù)各類檔案的形成內(nèi)容、保管期限分門別類登記保管，確保系統(tǒng)化、條理化和標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)充分運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。第二十條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，公司檔案室專職檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。每次存檔時應(yīng)履行檔案移交簽字手續(xù)，不得無故延期或拒交。第二十一條文書檔案一般應(yīng)在次年三月底以前向公司檔案室歸檔；科技檔案按工程項目、產(chǎn)品、課題分階段或全部竣工驗收后兩月內(nèi)向公司檔案室歸檔；聲像檔案一般在年終向公司檔案室歸檔，會議形成的聲像檔案，在會議結(jié)束兩個月內(nèi)由會議主辦單位負(fù)責(zé)歸檔。各部門移交的檔案清單一式兩份，交接雙方應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對，并履行簽字手續(xù)。

第二十二條檔案的保管期限分為永久、長期和短期。長期為15-30年、短期為1-15年。保管期限由有關(guān)部門負(fù)責(zé)人確定，行業(yè)有專業(yè)規(guī)定的依照行業(yè)規(guī)定執(zhí)行。一般應(yīng)遵循以下劃分原則：（一）反映公司主要職能活動和歷史面貌，對公司、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案列為永久保管，主要包括：1、公司制定的章程，公司股東會、董事會決議及形成的各種會議材料等；2、公司制定的屬于制度性文件；3、黨政聯(lián)席會、經(jīng)理辦公會、黨委會會議記錄、紀(jì)要等；4、年度以上的計劃、規(guī)劃，召開重要會議的文件；5、重要的請示報告及批復(fù)、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表、生產(chǎn)經(jīng)營管理情況分析；6、機(jī)構(gòu)改革、公司領(lǐng)導(dǎo)任免和干部任免的文件；7、直屬上級機(jī)關(guān)印發(fā)的屬于公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的重要文件和批復(fù)；8、公司印發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合印發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印刷稿及重要文件的修改稿；9、公司的歷史沿革、大事記、反映公司重要活動事件的文字材料、榮譽(yù)獎勵證書；10、公司在法律事務(wù)中形成的文件材料；11、公司路產(chǎn)管理檔案；12、公司管理過程中產(chǎn)生的招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書及與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；13、公司審計、紀(jì)檢、保衛(wèi)、安全生產(chǎn)等工作中形成的重要文件材料；14、公司重要固定資產(chǎn)統(tǒng)計表及移交憑證；15、公司的人事檔案等；16、公司財務(wù)憑證、預(yù)算表、決算表、會計年度報表等；17、公司在基建工作中形成的批準(zhǔn)意見、可行性研究報告、評估報告、協(xié)議書、憑證、土地證、合同、圖紙（初步設(shè)計、施工圖設(shè)計及變更設(shè)計文件）、計量資料、監(jiān)理施工單位的過程控制資料、工程預(yù)決算、基建財務(wù)、竣工驗收資料等文件材料；18、批準(zhǔn)的公司年度經(jīng)營計劃（包括生產(chǎn)經(jīng)營計劃、費(fèi)用計劃、投資計劃及工程計劃等）；19、非直屬單位針對公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的重要文件等。（二）反映公司一般工作、活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件，列為長期保管，主要包括：1、公司日常事務(wù)性文件；一般會議的主要文件；2、直屬上級機(jī)關(guān)印發(fā)的屬于公司主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件。（三）凡是較短時間內(nèi)對公司有參考利用價值的文件，列為短期保管。主要包括：1、公司一般事物性的文件材料；2、上級機(jī)關(guān)和相關(guān)單位發(fā)來的非公司主管業(yè)務(wù)，但要求貫徹執(zhí)行的文件；3、下級單位報送的一般工作總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件；4、未經(jīng)上級批復(fù)的請示文件。第五章檔案的利用第二十三條積極開展檔案利用工作。編制多種切實可行的檢索工具，并視具體情況進(jìn)行檔案著錄工作。經(jīng)常主動了解各部門的需要，開展檔案的編研工作，為行政管理、運(yùn)營管理和科研研發(fā)等提供檔案服務(wù)。第二十四條檔案原則上不外借。本公司工作人員，因工作需要借用檔案時，應(yīng)填寫借用檔案證明單，復(fù)印檔案需填寫復(fù)印檔案報批表、案卷復(fù)制目錄，經(jīng)各部室主任、辦公室主任、分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后借用。借閱聲像檔案須經(jīng)檔案室批準(zhǔn)并征得聲像檔案形成部門同意，方可借閱。聲像檔案原聲帶、母片嚴(yán)禁外借。檔案室出借檔案時，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，在借用檔案登記簿上登記，并當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時要嚴(yán)格檢查，防止受損和污染的檔案入庫，并在借用檔案登記簿上注銷。（一）本公司工作人員，調(diào)閱本部門的一般檔案資料，由調(diào)卷人在調(diào)卷單上簽字即可調(diào)閱。調(diào)閱涉密檔案資料，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字。（二）借用黨務(wù)工作檔案時，應(yīng)由黨員干部借用，并履行黨委有關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)手續(xù)。借用黨組、黨委文件和黨政班子會議記錄、紀(jì)要等或涉密案卷時，應(yīng)經(jīng)黨委書記批準(zhǔn)，并一律不準(zhǔn)借走，只限在檔案閱覽室查閱。（三）外單位來借閱、索取、摘抄檔案資料，須持有單位介紹信（介紹信中應(yīng)說明借用檔案人員的政治面貌，借用的范圍和用途），一般檔案資料經(jīng)行政辦公室主任簽字后，方可借閱；重要的檔案資料需經(jīng)行政辦公室主任、分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理批準(zhǔn)，并一律不能借出檔案室。特殊情況需借走檔案，須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可辦理借閱手續(xù)。借閱時間一般不超過一天，用后要及時歸還。（四）借用檔案的人員，因公出差、休假、探親、調(diào)動工作和離休、退休時，應(yīng)將所借檔案及時歸還檔案室。如已調(diào)動工作，借閱檔案未歸還檔案部門，由其原所在部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)追收歸還。（五）公司工作人員借用本單位檔案的期限：文書檔案一般為七天，科技檔案一般為十五天，聲像檔案借閱期一般為三天。若因特殊情況需延長借期，應(yīng)到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但每次延期時間最長不超過10天。第二十五條聲像檔案實行兩套制，以復(fù)制件提供利用。借出的聲像檔案不得在有磁場和不潔的環(huán)境中保存，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制。歸還時必須保證聲像檔案完整無損。

第二十六條檔案從庫房調(diào)出時，檔案人員要及時填寫案卷代理卡放置于原案卷位置。檔案歸還時，將代理卡放入案卷內(nèi)，以備下次調(diào)卷使用。

凡根據(jù)檔案材料縮微、抄錄、復(fù)制、復(fù)印的材料，經(jīng)檔案室核對無誤后，可加蓋檔案部門“檔案材料證明專用章”證明。

因借用檔案解決重大問題，并產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的，應(yīng)填寫檔案利用效果登記表。第二十七條遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》，認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家、交通部的保密法規(guī)，做好保密工作。檔案室在收到保密委員會和有關(guān)部門關(guān)于檔案解密的通知后，應(yīng)及時調(diào)整密級。檔案室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案的研究整理，經(jīng)上級主管部門和保密機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，有計劃地出版檔案材料，在指定范圍內(nèi)發(fā)行。匯編的檔案資料如需印發(fā)或出版，應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報主管部門備案。第二十八條借閱的檔案必須要愛護(hù)，對所借檔案要負(fù)安全、保密之責(zé)，并妥善保管，不得遺失，泄密和污損，不準(zhǔn)在檔案文件上批注、抽換、勾劃、涂改，嚴(yán)禁對卷內(nèi)文件折疊、撕毀或拆散案卷和作任何文字標(biāo)記。第二十九條嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)格控制借閱范圍，借閱檔案要妥善保管，不得將借閱檔案帶出公司，不得擅自翻拍復(fù)印檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，嚴(yán)防泄密和遺失。第三十條查閱、借閱、復(fù)印檔案如發(fā)生丟失現(xiàn)象，要追究當(dāng)事人責(zé)任，造成經(jīng)濟(jì)損失的給予行政處分。第六章檔案質(zhì)量第三十一條公司各部門、各單位都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。第三十二條公司各部門、各單位應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。第三十三條公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。第三十四條