關(guān)于重慶區(qū)域公司常用函件的管理規(guī)范

關(guān)于重慶公司常用函件的管理規(guī)范各部門：為規(guī)范重慶區(qū)域內(nèi)外函件的管理，提高報(bào)文質(zhì)量，加強(qiáng)函件嚴(yán)謹(jǐn)性，現(xiàn)對重慶區(qū)域所有對外函件格式和內(nèi)容要求統(tǒng)一規(guī)范，請各部門按以下規(guī)定認(rèn)真執(zhí)行。函件類型按照內(nèi)容，目前暫劃分為：追欠公函、 撤柜公函、罰款公函、促銷公函、通用公函、委托書、限期整證書、收入證明。（范本格式詳見附件）函件格式要求1、紙張規(guī)格：函件紙張必須使用A4打印紙。不得使用二次紙或其它不符合規(guī)格的用紙。2、文號(hào)：凡對外發(fā)送的公函，均必須按照以下要求編寫文號(hào)。以“重慶茂業(yè)百貨有限公司”名義發(fā)函的，編號(hào)為：渝茂百外函字[200X年]號(hào)以“重慶迪康百貨有限公司”名義發(fā)函的，編號(hào)為：渝迪百外函字[200X年]號(hào)以“重慶成商百貨有限公司”名義發(fā)函的，編號(hào)為：渝成百外函字[200X年]號(hào)以“重慶茂業(yè)地產(chǎn)有限公司”名義發(fā)函的，編號(hào)為：渝茂地外函字[200X年]號(hào)以“重慶東方時(shí)代物業(yè)管理處”名義發(fā)函的，編號(hào)為：渝崇物外函字[200X年]號(hào)以“重慶崇德實(shí)業(yè)有限公司”名義發(fā)函的，編號(hào)為：渝崇司外函字[200X年]號(hào)以“重慶富春勛業(yè)房地產(chǎn)開發(fā)有限公司”名義發(fā)函的，編號(hào)為：渝富司外函字[200X年]號(hào)3、字體文件標(biāo)題統(tǒng)一選用黑體二號(hào)加粗字體，文號(hào)選用5號(hào)黑體字體，正文及收文單位名稱選用宋體小四號(hào)字體。4、正文間距：固定值28磅。函件內(nèi)容要求1、函件抬頭：應(yīng)為收件者的法定全稱，不得減寫或縮寫。2、函件正文：發(fā)函部門根據(jù)實(shí)際情況參照相應(yīng)的函件類型擬稿（用電腦打印，不得用手寫）；內(nèi)容可根據(jù)不同的情況（不同供應(yīng)商、不同的欠款金額、不同的活動(dòng)內(nèi)容、不同的要求與處罰程度）而定，做適當(dāng)修改與調(diào)整，無需對照本公函照搬全用；3、落款：對供應(yīng)商發(fā)函的函件，落款公司名稱須與合同簽訂時(shí)我公司使用的名稱保持一致；4、函件內(nèi)容中涉及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的（如銷售數(shù)據(jù)或欠款數(shù)據(jù)等），必須由財(cái)務(wù)部核實(shí)金額；涉及合同條款的必須核實(shí)合同原件；5、日期一律用中文數(shù)字，不可用阿拉伯?dāng)?shù)字；6、可能涉及到訴訟的必須特別注意措辭，務(wù)必經(jīng)法務(wù)室審核。函件的簽收部分函件必須由收件方簽收確認(rèn)（詳見各函件范本的使用說明），簽收確認(rèn)的方法：1）發(fā)函人員在秘書處領(lǐng)取蓋章函件；2）在無法正常遞送或?qū)Ψ綗o法親自簽收的情況下，采取特快專遞的方式，由檔案室向發(fā)函人員確認(rèn)收函人準(zhǔn)確名稱及地址，及時(shí)有效地投遞，并在第一時(shí)間內(nèi)收回對方簽名回執(zhí)，并將其與公函一并存檔。3）將蓋章函件及時(shí)發(fā)送給收件方，并清楚告知此函需對方蓋章確認(rèn)，對于必須返回的確認(rèn)函件，需在5個(gè)工作日內(nèi)予以收回，并返回給公司秘書處存檔。五、函件的簽收工作督辦如函件需經(jīng)對方簽收的，必須在一周內(nèi)將有效證據(jù)交秘書處檔案室存檔，秘書處應(yīng)按月度統(tǒng)計(jì)未及時(shí)交回對方簽收件的責(zé)任人，轉(zhuǎn)人力資源部兌現(xiàn)考核；此通知自下發(fā)之日起，公司審批此類函件將不再接收其他形式的文本！重慶區(qū)域秘書處二○○七年四月十六日渝外函字【2007】號(hào)公函：截止年月日，貴公司在我公司店所設(shè)專柜，累積拖欠各項(xiàng)費(fèi)用共計(jì)￥元，連續(xù)欠款時(shí)間已經(jīng)超過個(gè)月。如貴公司對欠款數(shù)額有異議，請?jiān)谑蘸笕諆?nèi)與我公司對帳，如無異議，請貴公司于年月日前交清所有拖欠費(fèi)用，逾期不交清，我公司將采取相關(guān)措施維護(hù)我公司的合法權(quán)益。請貴公司嚴(yán)格履行應(yīng)盡的義務(wù)，否則，將承擔(dān)合同約定的不利后果。特此函告！公司二○○年月日本函使用說明：1、此函為我司對外催欠公函，內(nèi)容必須明確、準(zhǔn)確欠款數(shù)據(jù)及欠款時(shí)間；2、由需求部門自行擬函；3、由需求部門自行轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)和經(jīng)理簽字確認(rèn)金額；4、函件蓋章后由秘書處留一份存檔；5、由需求部門送達(dá)公函給收函方，并取得有效送達(dá)證據(jù)交秘書處檔案室保存；6、本函件有效的送達(dá)方式為：交對方蓋章后收回、交對方授權(quán)人員簽收后收回、用特快專遞郵寄，并取得簽收回執(zhí)。渝外函字【2007】號(hào)公函：首先感謝貴司對我司的支持與配合。貴司在我店所設(shè)專柜進(jìn)場以來，銷售業(yè)績持續(xù)低迷，專柜連續(xù)月的銷售額均未能達(dá)到雙方合同約定的標(biāo)準(zhǔn)。專柜單位營業(yè)面積銷售額連續(xù)月均排在同類專柜的末名之內(nèi)，令我司十分遺憾，根據(jù)貴我雙方合同約定及雙方長遠(yuǎn)利益考慮，我公司決定：暫停與貴公司合作，待時(shí)機(jī)成熟后再與貴公司繼續(xù)合作。請貴司在月日前派人前來辦理撤柜手續(xù)，逾期，我公司將按合同約定處理。特此函告！公司二○○年月日同意貴公司處理意見。公司（蓋章）代表人：（簽名）本函使用說明：1、此函為我司通知供應(yīng)商撤柜公函，內(nèi)容應(yīng)盡量闡明要求對方撤柜原因或依據(jù)；2、由需求部門自行擬函；3、函件蓋章后由秘書處留一份存檔；4、由需求部門送達(dá)公函給收函方，并取得有效送達(dá)證據(jù)交秘書處檔案室保存；5、本函件有效的送達(dá)方式為：交對方在指定位置蓋章后收回或交對方授權(quán)人員在指定位置簽收后收回。渝外函字【2007】號(hào)公函：貴公司在我公司店所設(shè)專柜，年月日發(fā)生。這種嚴(yán)重違約行為不僅損害了我公司的經(jīng)濟(jì)利益，也對茂業(yè)百貨的商譽(yù)造成了不利影響。根據(jù)貴我雙方所簽合同的約定，貴公司應(yīng)向我公司支付違約金￥元，（大寫人民幣），此款將從貴公司的貨款中予以扣除。本著友好合作，互利互惠的原則，請貴公司收函后高度重視此事，加強(qiáng)管理、嚴(yán)格履行合同約定，杜絕此類事件的再次發(fā)生。特此函告！公司二○○年月日同意貴公司處理意見，并同意從我公司貨款中扣除違約金。公司（蓋章）代表人：（簽名）本函使用說明：1、此函為對供應(yīng)商進(jìn)行處罰的公函，內(nèi)容重要闡述對方的錯(cuò)誤事實(shí)，我司對其罰款的依據(jù)，并明確罰款金的繳納方式；2、由需求部門自行擬函；3、函件蓋章后由秘書處留一份存檔，因涉及財(cái)務(wù)結(jié)算，由秘書處發(fā)文至財(cái)務(wù)部；4、由需求部門送達(dá)公函給收函方，并取得有效送達(dá)證據(jù)交秘書處檔案室保存；5、本函件有效的送達(dá)方式為：對方在指定位置蓋章后收回或交對方授權(quán)人員在指定位置簽收后收回。渝外函字【2007】號(hào)公函致友好供應(yīng)商：，為充分利用良好銷售時(shí)機(jī)，全面提升銷售業(yè)績，我公司決定舉行活動(dòng)。從月日至月日，推出此活動(dòng)，在此期間，。鑒于貴方與我公司的合作形式，此次促銷活動(dòng)的促銷費(fèi)用將由貴方全額承擔(dān)，屆時(shí)，貴公司所應(yīng)承擔(dān)的促銷費(fèi)用將按促銷期間銷售額的計(jì)算。此款直接中貴公司貨款中扣除或由貴公司現(xiàn)金繳納。此函將作為我公司財(cái)務(wù)結(jié)算的依據(jù)。對此次促銷活動(dòng)我公司將通過報(bào)紙、電臺(tái)等新聞媒體進(jìn)行廣泛宣傳，為本次活動(dòng)推波助瀾。希望貴公司積極配合，及時(shí)補(bǔ)貨上貨，保證貨源充足，同時(shí)做好零售價(jià)格、進(jìn)行折扣的管理與監(jiān)控等各項(xiàng)工作，共創(chuàng)良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。順頌商祺！公司二○○年月日本函使用說明：1、此函為促銷公函范本之一，引言應(yīng)醒目并有煽動(dòng)性，注明活動(dòng)時(shí)間、主題、參加門店、明確活動(dòng)承擔(dān)方式及供應(yīng)商對貨品人員的支持；2、由需求部門自行擬函；3、由需求部門自行轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部總監(jiān)確認(rèn)扣率；4、函件蓋章后原件由秘書處檔案室保存；5、由需求部門送達(dá)公函給供應(yīng)商，應(yīng)盡量取得對方簽收確認(rèn)原件后交秘書處，秘書處再轉(zhuǎn)一份至財(cái)務(wù)部留存。渝外函字【2007】號(hào)公函致友好供應(yīng)商：，為充分利用良好銷售時(shí)機(jī)，全面提升銷售業(yè)績，我公司決定舉行活動(dòng)。從月日至月日，推出此活動(dòng)，在此期間，。按照“利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)”的原則，此次促銷活動(dòng)的促銷費(fèi)用將由貴我雙方共同承擔(dān)，屆時(shí)，貴公司所應(yīng)承擔(dān)的促銷費(fèi)用將按促銷期間銷售額的%計(jì)算。此款直接中貴公司貨款中扣除或由貴公司現(xiàn)金繳納。此函將作為我公司財(cái)務(wù)結(jié)算的依據(jù)。對此次促銷活動(dòng)我公司將通過報(bào)紙、電臺(tái)等新聞媒體進(jìn)行廣泛宣傳，為本次活動(dòng)推波助瀾。希望貴公司積極配合，及時(shí)補(bǔ)貨上貨，保證貨源充足，同時(shí)做好零售價(jià)格、進(jìn)行折扣的管理與監(jiān)控等各項(xiàng)工作，共創(chuàng)良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。順頌商祺！公司二○○年月日本函使用說明：1、此函為促銷公函范本之一，引言應(yīng)醒目并有煽動(dòng)性，注明活動(dòng)時(shí)間、主題、參加門店、明確活動(dòng)承擔(dān)方式及供應(yīng)商對貨品人員的支持；2、由需求部門自行擬函；3、由需求部門自行轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部總監(jiān)確認(rèn)扣率；4、函件蓋章后原件由秘書處檔案室保存；5、由需求部門送達(dá)公函給供應(yīng)商，應(yīng)盡量取得對方簽收確認(rèn)原件后交秘書處，秘書處再轉(zhuǎn)一份至財(cái)務(wù)部留存。渝外函字【2007】號(hào)公函（存根）：因我公司需，請貴公司。以便我公司辦理。順祝商祺！公司二○○年月日渝外函字【2007】號(hào)公函：因我公司需，請貴公司。以便我公司辦理。順祝商祺！公司二○○年月日本函使用說明：1、此函為通用公函，務(wù)必準(zhǔn)確、簡明扼要地闡明事件內(nèi)容，合理慎重的提出須對方支持配合的工作，措詞嚴(yán)謹(jǐn)；2、由需求部門自行擬函；3、函件蓋章后一聯(lián)由擬文部門交對方，另一聯(lián)由秘書處檔案室保存；4、本函件有效的送達(dá)方式為：交對方蓋章后收回或交對方授權(quán)人員簽名后收回。渝外函字【2007】號(hào)公函：因經(jīng)營需要，我公司的結(jié)算帳戶已經(jīng)進(jìn)行了變更，現(xiàn)有的結(jié)算帳戶詳情如下：戶名：開戶行：帳號(hào)：請貴公司自年月日起將我公司的應(yīng)收貨款按雙方約定支付到上述帳戶中，貴公司將貨款支付到上述帳戶后，視為已經(jīng)向我公司履行了付款義務(wù)。因帳戶變更產(chǎn)生的一切責(zé)任由我公司承擔(dān)。特此函告公司二○○年月日本函使用說明：1、此函為變更支付帳號(hào)的范本；2、單位名稱必須準(zhǔn)確，戶名、開戶行、帳號(hào)需填寫清楚明白。授權(quán)委托書（存根）：因工作需要，我公司委托負(fù)責(zé)處理事宜。有效期自年月日至年月日。請協(xié)助辦理為謝！委托人：二○○年月日授權(quán)委托書：因工作需要，我公司委托負(fù)責(zé)處理事宜。有效期自年月日至年月日。請協(xié)助辦理為謝！委托人：二○○年月日本函使用說明：1、此函為我司授權(quán)某人去相關(guān)單位辦理事宜的授權(quán)委托書范本；2、單位名稱準(zhǔn)確無誤，委托事情清楚明白，委托權(quán)限及時(shí)限適當(dāng)；3、函件蓋章后一聯(lián)由擬文部門交對方，另一聯(lián)由秘書處檔案室保存；委托收款申請書：因我公司需要，請貴公司將我公司月份貨款元支付給公司。貴公司將該筆貨款支付給該公司后，視為向我公司履行了支付義務(wù)，由此產(chǎn)生的一切責(zé)任均由我公司承擔(dān)，我公司無權(quán)再就該筆貨款向貴公司主張權(quán)利。順祝商祺！公司二○○年月日本函使用說明：1、此函為供應(yīng)商申請我公司將貨款支付給第三方時(shí)的委托書范本；2、單位名稱必須準(zhǔn)確，委托事情清楚明白，所開具的貨款支票單金額準(zhǔn)確無誤，委托要限及時(shí)限適當(dāng)，措詞嚴(yán)謹(jǐn)。3、同時(shí)供應(yīng)商就提交相關(guān)附件：對方公司營業(yè)執(zhí)照及法人代表人身份證明；4、此函適用于公司之間的委托收款，如個(gè)人委托收款需對申請書進(jìn)行公證；整改通知書：貴公司在我公司店所經(jīng)營的商品因而不符合或違反，請于年月日前調(diào)整到位，具體情況請咨詢店部。如因未按期調(diào)整到位而引起的一切后果由貴公司承擔(dān)。謝謝合作！公司二○○年月日同意貴公司整改意見。公司（蓋章）代表人：（簽名）本函使用說明：1、此函為要求通知供應(yīng)商整改通知書；2、公司名稱需準(zhǔn)確無誤，正文闡明對方需整改的內(nèi)容及要求的到位時(shí)間，措詞務(wù)必征尋律師意見，先以口頭溝通為主，如非得已不得自行選用此函；3、由需求部門自行擬函；4、函件蓋章后由秘書處留一份存檔；5、由需求部門送達(dá)公函給收函方，并取得有效送達(dá)證據(jù)交秘書處檔案室保存；6、本函件有效的送達(dá)方式為：交對方在指定位置蓋章后收回或交對方授權(quán)人員在指定位置簽收后收回。保證書：我公司不慎將下列財(cái)務(wù)單據(jù)遺失：。致使我公司無法正常與貴公司結(jié)算貨款?，F(xiàn)申請上述單據(jù)所涉款項(xiàng)以貴公司財(cái)務(wù)帳目為準(zhǔn)進(jìn)行結(jié)算，請貴公司給予批準(zhǔn)。我公司保證結(jié)算后不再就上述單據(jù)主張任何權(quán)利，并承擔(dān)因結(jié)算而引起的一切責(zé)任。公司二○○年月日本函使用說明：1、此函為供應(yīng)商申請按我公司帳面數(shù)結(jié)算的保證書；2、必須準(zhǔn)確核實(shí)財(cái)務(wù)單據(jù)及金額，明確責(zé)權(quán)關(guān)系；3、原件交財(cái)務(wù)部留存。保證書編號(hào)：由于個(gè)人需求，本人欲向銀行申請購房（按揭/裝修/購車），現(xiàn)請求公司開具收入證明，此證明僅供向銀行提交，所涉信息數(shù)據(jù)不具有其他證明效力，亦不做其他用途使用。保證人：日期：