雅居樂物業(yè)檔案管理培訓

雅居樂地產(chǎn)置業(yè)有限公司行政中心Friday,March27,2020檔案管理學習房地產(chǎn)1E網(wǎng)雅居樂地產(chǎn)置業(yè)有限公司檔案管理學習三個基本問題什么是檔案為什么要管好檔案12怎樣管好檔案3房地產(chǎn)2E網(wǎng)第一章

什么是檔案檔案：是公司現(xiàn)行使用完畢或告一段落的具有保存價值的并保存?zhèn)洳榈奈募牧稀?.1、檔案的定義是文件材料是使用完畢或告一段落的文件材料是具有保存價值的文件材料123是保存?zhèn)洳榈奈募牧?房地產(chǎn)3E網(wǎng)第一章

什么是檔案是信息記錄材料載體形式多樣原生性和相關(guān)性內(nèi)容極其豐富實質(zhì)是信息是各種載體形式的是公司直接產(chǎn)生和形成的是各項工作和活動中形成的1.2、文件的定義文件：公司在各項工作和活動中直接產(chǎn)生和形成的各種載體形式的信息記錄材料。房地產(chǎn)4E網(wǎng)第一章

什么是檔案文件檔案整理歸檔1.3、文件與檔案的關(guān)系具有保存價值使用完畢或告一段落半現(xiàn)行文件非現(xiàn)行文件現(xiàn)行文件文件生命周期形成者部門資料室項目檔案室100%10—70%3—10%房地產(chǎn)5E網(wǎng)第一章

什么是檔案1.4、對檔案定義的理解檔案形式依附載體保管前端控制包含信息內(nèi)容保密過程管理方！電子時代面臨的挑戰(zhàn)—信息與實體分離式變革房地產(chǎn)6E網(wǎng)第一章

什么是檔案1.5、檔案基本分類綜合管理類其它類檔案基本分類技術(shù)類行政管理經(jīng)營管理財務管理營銷管理物業(yè)管理多種經(jīng)營基建工程設(shè)備儀器特殊載體房地產(chǎn)7E網(wǎng)第二章

為什么要管好檔案2.1、檔案的直接作用維系公司正常運轉(zhuǎn)1

記錄公司歷史2

著錄公司資產(chǎn)3憑證作用參考作用4

保護公司合法權(quán)益房地產(chǎn)8E網(wǎng)第二章

為什么要管好檔案2.2、檔案在管理活動中的價值體現(xiàn)組織領(lǐng)導創(chuàng)新控制倫理文化檔案P(plan)信息

決策

計劃D(do)C(check)A(again)房地產(chǎn)9E網(wǎng)第三章怎樣管好檔案3.0.1檔案管理的基本原則集中統(tǒng)一管理本公司全部檔案維護檔案完整與安全便于各項工作的利用123房地產(chǎn)10E網(wǎng)第三章怎樣管好檔案檔案業(yè)務工作業(yè)務指導積累收集整理歸檔利用鑒定統(tǒng)計整理保管分類編號辦法庫房管理辦法利用辦法鑒定辦法統(tǒng)計辦法綜合類規(guī)范技術(shù)類規(guī)范歸檔辦法收集范圍文件轉(zhuǎn)化為檔案日常工作3.0.2檔案工作結(jié)構(gòu)展開圖統(tǒng)籌規(guī)劃

統(tǒng)一制度

組織協(xié)調(diào)

實施監(jiān)督DAGL人員部門

指導監(jiān)督檢查文員文件管理工作檔案管理工作檔案行政工作檔案工作房地產(chǎn)11E網(wǎng)第三章怎樣管好檔案集團綜合DAS項目綜合DAS區(qū)域綜合DAS部門ZLS集團行政中心

部門ZLS區(qū)域行政中心項目行政人事部部

門部

門三層架構(gòu)雙線管理工程ZLS工程部3.1.1檔案管理體系和機構(gòu)表示領(lǐng)導表示指導表示虛擬機構(gòu)房地產(chǎn)12E網(wǎng)第三章怎樣管好檔案行政管理部門3.1.2檔案管理崗位和職責主管領(lǐng)導檔案主管檔案管理員

工程資料員部門文員納入規(guī)劃解決關(guān)鍵協(xié)調(diào)發(fā)展擬訂規(guī)劃提供條件創(chuàng)造環(huán)境制定計劃樹立標準檢查指導提升業(yè)務抓住頭尾控制過程圖紙管理竣工驗收貫徹標準開展業(yè)務基層指導執(zhí)行制度整理文件保管保密房地產(chǎn)13E網(wǎng)第三章怎樣管好檔案3.1.3檔案行政工作職能統(tǒng)籌檔案事務，規(guī)劃目標和發(fā)展方向制度、標準、規(guī)范的制定、維護、實施施加外部壓力（職責考核）/激發(fā)內(nèi)部動力（示范）以目標為導向的過程控制（報表巡查）標準指引和行為修正（培訓總結(jié)咨詢）統(tǒng)一制度組織協(xié)調(diào)實施監(jiān)督業(yè)務指導統(tǒng)籌策劃房地產(chǎn)14E網(wǎng)第三章怎樣管好檔案銷毀清退暫存歸檔無保存價值有清退要求文件處理方式超過保管期限有參考價值重份文件有保存價值視情況酌定二次利用需判斷保密性權(quán)威性（紅頭紅章）用途（報批對外）等因素二次利用出賣3.2.1文件處理方式積累收集整理積累收集清理房地產(chǎn)15E網(wǎng)回復及外單位重份文件第三章怎樣管好檔案作要點3.2.2文件管理工房地產(chǎn)16E網(wǎng)第三章怎樣管好檔案3.2.3綜合類文件整理綜述基本原則

按件整理，按卷裝盒整理時間、地點方便靈活方式簡潔，減少工作量便于利用，有利保密123優(yōu)點有保存價值，屬歸檔范圍基本前提件：具有完整、獨立意思表達的文件基本整理單位卷：具有內(nèi)在邏輯聯(lián)系的件的集合及基本保管單位房地產(chǎn)17E網(wǎng)第三章怎樣樣管管好檔檔案案33..22..房地產(chǎn)18E網(wǎng)4綜綜合合類類文件件整整理理程程序序第三章怎怎樣樣管管好好檔案案33..22..55歸歸檔檔章章填填寫寫示示例房地產(chǎn)19E網(wǎng)第三章怎怎樣樣33..22..管好好檔檔案案66歸歸檔檔文文件件目目錄錄填寫寫示示房地產(chǎn)20E網(wǎng)例檔案第三章怎怎樣樣管管好好33..22..77檔檔案案盒盒房地產(chǎn)21E網(wǎng)封面脊背及備考表填寫示例盒內(nèi)文件情況說明整理人：歐瑩（手簽）檢查人：郭杰（手簽）2007年3月20日..22..88房地產(chǎn)22E網(wǎng)第三章怎樣管好檔案3工程類文件整理概概覽覽第三章怎樣管好檔案3.2.9技術(shù)類文件整理程序組卷

排列

編目裝訂原則要求方法卷內(nèi)案卷頁號封面目錄備考表皮裝盒裝夾裝房地產(chǎn)23E網(wǎng)第三章怎樣管好檔案3.2.10文件歸檔辦法房地產(chǎn)24E網(wǎng)第三章怎樣管好檔案3.3.1檔案分類辦法工程營銷物管行政管理行政綜合人力資源企業(yè)文化信息管理經(jīng)營管經(jīng)營綜合目標計劃審計監(jiān)察

理立項籌備營銷策劃綜合管理設(shè)計施工銷售管理服務管理監(jiān)理竣工銷售合同物業(yè)合同財務管理財務綜合資金管理會計檔案分類原則：以全部檔案為對象依據(jù)管理職能結(jié)合內(nèi)容及形成特點保持有機聯(lián)系便于管理和開發(fā)利用基于核心業(yè)務的職能分類房地產(chǎn)25E網(wǎng)第三章怎樣管好檔案3.3.2檔案編號辦法檔號構(gòu)成：全宗號+分類號（一級類目+二級類目+三級類目）+件號/卷號從1開始編流水號兩位數(shù)字從01~99八分制先1~8再91~98十進位制從0~9大寫英文字母表示注：綜合管理類、特殊載體類檔案用以表示件號，技術(shù)類用以表示卷號房地產(chǎn)26E網(wǎng)第三章怎樣管好檔案3.3.3檔案編號示例A.0.1.01—1件號表示第1件三級類目表示機構(gòu)管理二級類目表示行政綜合房地產(chǎn)27E網(wǎng)一級類目表示行政管理全宗號表示集團本部綜合管理類特殊載體類檔號需與年度及保管期限結(jié)合使用第三章怎樣管好檔案3.4.1檔案庫房管理辦法房地產(chǎn)28E網(wǎng)第三章怎樣管好檔案門3.4.2檔案庫房布置示意圖窗表示不小于60cm遠易燃易爆物和污染源庫房要求：功能分區(qū)，輕重有別，標識清晰；新建房宜等三個月，裝修房宜等一個月后搬入；選擇干燥樓層，不宜設(shè)在地下室、頂層或平房；4房地產(chǎn)29E網(wǎng)第三章怎樣管好檔案3.5.1檔案鑒定銷毀辦法方法

直接價值鑒定法頻率

5-10年一次申請鑒定成立鑒定小組價值鑒定形成鑒定報告銷毀審批同意審批同意留存1-2年鑒定銷毀程序后續(xù)工作內(nèi)容來源完整程度載體形式房地產(chǎn)30E網(wǎng)第三章怎樣管好檔案檔案統(tǒng)計指標體系檔案管理統(tǒng)計檔案利用統(tǒng)計綜合統(tǒng)計檔案數(shù)量統(tǒng)計專題統(tǒng)計用量統(tǒng)計用戶統(tǒng)計分類統(tǒng)計環(huán)境統(tǒng)計鑒定統(tǒng)計整理統(tǒng)計人員統(tǒng)計檔案輔助統(tǒng)計設(shè)備統(tǒng)計3.6.1檔案統(tǒng)計指標體系調(diào)查整理分析程序

方案房地產(chǎn)31E網(wǎng)第三章怎樣管好檔案檔案統(tǒng)計指標分析查準率Z完整率V3.6.2檔案統(tǒng)計指標分析U=（U1+V1）/（U2+V2）×100%歸檔率U房地產(chǎn)32E網(wǎng)V=R1/R2×100%Z=Z1/Z2×100%準確率WW=W1/W2×100%查全率QQ=Q1/Q2×100%第三章怎樣管好檔案3.7.1檔案利用概述利用前提利用要求配備服務設(shè)施建立檢索體系主動性熟悉館藏，了解需求針對性用戶分類，需求分析及時性熟悉流程，前端介入多元化方式多元，內(nèi)容多元保密性用戶分類，秘密分級在恰當?shù)臅r間，以恰當?shù)姆绞?，將恰當?shù)臋n案提供給恰當?shù)挠脩魳淞⒎找庾R利用宗旨房地產(chǎn)33E網(wǎng)第三章怎樣管好檔案利用方式提供原始檔案提供一次信息出借復制供應電話查檔網(wǎng)絡查詢咨詢提供二次信息編研3.7.2檔案利用方式閱覽房地產(chǎn)34E網(wǎng)第三章怎樣管好檔案3.7.3檔案利用需求分析房地產(chǎn)35E網(wǎng)第三章怎怎樣樣管管好好檔檔案33..77..44檔檔案利利用用審審批批程程序序內(nèi)內(nèi)部部利用用外部利用房地產(chǎn)36E網(wǎng)第三章怎樣管好檔案3.8.1檔案保密辦法整理

按件整理，便于利用保管嚴守庫房、重點監(jiān)控、專題索引、調(diào)整密級利用利用審批、勤于監(jiān)督、出借謹慎、及時歸還過程保密人員保密樹立保密意識牢記保密要務（422）簽定保密協(xié)議泄密必將追究把好門、守住口、記于心房地產(chǎn)37E網(wǎng)第三章怎怎樣樣管好好檔檔案案3..99..11設(shè)設(shè)備備檔檔案案管管理理概概覽覽房地產(chǎn)38E網(wǎng)第三章怎樣管好檔案房地產(chǎn)39E網(wǎng)3.9.2設(shè)備檔案管理職責第三章怎樣管好檔案音像檔案照片檔案錄音帶數(shù)碼照片統(tǒng)照片錄像帶3.10.1聲像檔案管理辦法1.聲像檔案分類傳聲像檔案房地產(chǎn)40E網(wǎng)第三章怎樣管好檔案指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。2.電子文件管理要點：收集齊全、本末不漏、脫機保存、適時檢測、有效標識、及時歸檔3.電子檔案管理要點：按件（張）整理、目錄完整、妥善保管、小心利用◆電子文件◆電子檔案3.11.1