周年慶典及客戶答謝會方案

深度合作，開展共贏“XXXX產(chǎn)業(yè)集團成立15周年慶典暨2023年客戶答謝會〞籌劃案〔初稿〕2023年7月8日目錄一、活動概述31、活動介紹32、活動時間33、活動地點34、參會對象及人數(shù)35、活動目的4二、活動策略41、活動主題42、活動思路43、活動板塊44、活動創(chuàng)意設(shè)計4三、部門及人員分工51、人員及工作安排52、重要工作及時間節(jié)點63、具體工作時間表6四、活動內(nèi)容及流程8五、費用預(yù)算9六、活動控制101、費用控制與流程102、會議控制113、參觀與旅游控制114、晚會控制115、客戶便利與平安116、客戶對接12七、預(yù)案12八、宣傳與效果12一個成功的會議，可以迅速提高品牌知名度、建立良好的客情關(guān)系、簽訂訂單和建立營銷體系，還可通過會議集中向客戶展現(xiàn)公司開展成就、未來前景；將企業(yè)文化和品牌價值傳遞給客戶，同時為來年銷售奠定根底?！胺彩骂A(yù)那么立，不預(yù)那么廢〞，一個成功的會議，要做到會前有方案、會中有秩序、會后有跟進，方才有可能到達預(yù)期目的。成立活動組委會、明確分工、負責到人、對于會議中的每一個環(huán)節(jié)、每一個細節(jié)都要有充分的安排與準備，靈活處理、并做好危機處理應(yīng)對方法等，各部門、各人員相互協(xié)調(diào)合作，方能保證活動的順利舉辦和圓滿成功。一、活動概述1、活動介紹2023年客戶答謝會，通過會議、慶典、晚會、參觀、旅游等形式與內(nèi)容，將XXX企業(yè)文化及開展遠景與客戶進行充分的溝通，以使客戶真正理解到XXX品牌的價值，實現(xiàn)合作共贏。在活動方案活動公司審批后，向客戶發(fā)送邀請信〔請柬〕，通過銷售人員的溝通，確認到會人員，公司根據(jù)到會人員詳細信息安排住宿、交通、餐飲，并按照預(yù)先的活動流程進行。2、活動時間待定〔初步按照2023年12月15日-16日的時間進行安排〕3、活動地點待定〔4-5星級賓館，要求有能夠容納240人左右的大型會議室、100間標準間、專業(yè)演出臺、可同時容納參會人員就餐的餐廳等〕4、參會對象及人數(shù)渠道商、終端用戶、戰(zhàn)略合作伙伴、媒體，預(yù)計200人，公司職能部門人員30人，總計共230人。5、活動目的〔1〕借助15周年慶典，向客戶展現(xiàn)公司實力和行業(yè)地位；〔2〕增強公司與客戶的交流，傳遞企業(yè)信息和文化，增強認同感；〔3〕提升客戶品牌忠誠度、美譽度；〔4〕簽訂2023年合作協(xié)議，為2023年銷售奠定根底；二、活動策略1、活動主題深度合作，開展共贏-XXX測量產(chǎn)業(yè)集團成立15周年慶典暨2023年客戶答謝會。2、活動思路以15周年慶典和答謝客戶作為整個活動各板塊、環(huán)節(jié)的創(chuàng)意根底。3、活動板塊整個活動分為以下幾個板塊：15周年慶典、公司參觀、客戶答謝晚宴、旅游〔會議前組織和會后送客戶不作為活動整體板塊內(nèi)容〕。4、活動創(chuàng)意設(shè)計各版塊創(chuàng)意緊扣主題，深化記憶〔1〕各種外在宣傳物料，均以公司LOGO和活動主題相互銜接，對外形象統(tǒng)一，傳遞理念清晰；〔2〕小禮品的使用：鑒于會議時間為12月，天氣寒冷，可設(shè)計制作一條具有“XXX色彩〞的圍巾贈送客戶，這樣在晚會、旅游時能夠形成一道獨特的景色，一種晚會元素；〔3〕客戶簽到墻：在晚會入場時，在門口設(shè)置簽到墻，與會人員入場發(fā)一張彩色紙，根據(jù)簽到墻的顏色提示將彩色紙貼到背景上，簽到后，背景上將呈現(xiàn)出一幅緊扣活動主題的像素畫；〔4〕為了營造效果，拉近客戶與公司之間的距離，晚會開始時，可由公司管理人員與局部客戶代表，合唱歌曲，如“在路上〞“我相信〞等；〔5〕參觀時，在公司大廳內(nèi)，制作“15周年歷程展示墻〞，向客戶展示公司開展軌跡；〔6〕晚會游戲環(huán)節(jié)，入場嘉賓，每人發(fā)一張卡片，在游戲環(huán)節(jié)，抽取卡片號碼參加游戲，游戲獲勝者獲得禮品，并可抽取會議獎品。三、部門及人員分工1、人員及工作安排名稱負責事務(wù)負責人組委會主任全面負責活動行政副總副主任具體管理工作、監(jiān)督、推進行政部負責人、市場部負責人酒店主管負責酒店預(yù)定、房間安排、餐飲、慶典會場布置、照相、錄像、領(lǐng)導賀詞與講演稿、公司宣傳載體等市場部門客戶主管客戶邀請、客戶詳細信息登記、客戶接待、客戶對接、送客戶、飛機票、火車票預(yù)訂等銷售部門晚會負責人晚會主持人、節(jié)目編排、晚會舞臺布置、演出人員服裝、化裝等行政人事部門后勤主管車輛安排；公司參觀管理；旅游；紀念品、會議用品、酒水煙、獎品、橫幅、鮮花、展架、桁架、宣傳冊、禮品袋等的購置與制作等采購部門2、重要工作及時間節(jié)點序號工作內(nèi)容時間節(jié)點1與會客戶人數(shù)統(tǒng)計11月5日2酒店預(yù)訂11月7日3各種宣傳物料、禮品準備到會11月30日4簽到處及簽到人員到位12月13日22時5會場布置12月14日22時6晚會布置12月15日15時3、具體工作時間表工作職責表部門工作細那么完成時間備注市場部門1、活動方案確實定10月31日活動方案審批后，各項準備工作全面開始2、酒店選擇、客房與餐飲的預(yù)訂11月18日3、宣傳資料的設(shè)計：包括宣傳冊、招商手冊、單頁、企業(yè)介紹、條幅、展架、簽到處、晚會背景燈的設(shè)計11月23日4、宣傳片的制作、錄像及照相確實認11月12日5、慶典會場布置12月14日6、企業(yè)宣傳PPT〔包含產(chǎn)品〕、領(lǐng)導致辭等11月30日7、客戶簽到管理12月3日銷售部門1、客戶邀請，確認到會人數(shù)11月5日2、客戶溝通、新品推介、合作意向12月14日-15日3、預(yù)訂客戶返程飛機票、火車票12月14日客戶到達后確認返程時間及方式行政人事部門1、主持人、演出節(jié)目排練，最終舞美方案11月30日控制在1個小時內(nèi)2、演出人員服裝、化裝安排等12月12日3、晚會舞臺布置12月15日12-15點采購部門1、客戶接送車輛、公司日用車輛的安排12月10日2、會議物資選定：煙、酒、工牌、胸牌、24小時聯(lián)系卡、簽名簿、花卉、節(jié)目單12月11日3、招待用品，包括煙、茶、水、飲料、餐巾紙、水果、零食、鮮花12月11日4、會議禮品的定制11月30日5、會展布置所需的海報、X展架、橫幅、指示牌、桁架租用等外在宣傳的制作與確認11月30日6、參觀路線確實定、公司及車間環(huán)境的維護12月10日四、活動內(nèi)容及流程序號日期活動內(nèi)容時間地點備注112月14日迎接客戶、簽到、安排住宿8:00-21:00酒店50元/人餐飲標準2對接客戶21:00-22:303住宿412月15日早餐7:30-8:00酒店餐廳5會議董事長歡送詞8:30-8:35酒店會議室6總經(jīng)理講歷史與成就8:35-10:007茶歇10:00-10:10果品、茶點8會議行業(yè)專家培訓10:10-11:40行業(yè)專家9午餐及午休11:40-13:30800元/桌，23桌10會議2023年新品推介13:30-14:1511客戶代表發(fā)言14:15-14:452-3人12參觀公司及車間參觀、合影14:45-16:45公司13休息16:45-17:00酒店14晚會客戶答謝晚宴17:00-20:30酒店會議室包括演出人員及工作人員，1000元/桌，25桌15對接客戶20:30-22:00酒店16住宿17早餐7:00-7:30酒店餐廳1812月16日旅游7:30-18:001日游，210人，每人300元，10人為公司陪同人員19晚餐18:00-19:00酒店餐廳60元/人自助餐20住宿酒店2112月17日早餐7:00-12:00酒店22退房、送客戶五、費用預(yù)算序號類別內(nèi)容費用〔元〕備注1客戶往返交通客戶往返交通費用120000按照往返火車臥鋪600元預(yù)算，臥鋪票實報實銷，最多承當臥鋪費用2住宿餐飲費用住宿費用600002天，100間/天，300元/間3餐飲6540014日晚50元/人，50元*200人=10000元：15日中午800元/桌，23桌，18400元，晚上1000元/桌，25桌，25000元；16日晚餐60元/人，200人，12000元；4會議費用會議室50005專家培訓費用100006全程攝像、拍照費用50007宣傳品費用20000包括請柬、展架、易拉寶、手提袋、會議筆記本、筆、會議流程表、24小時聯(lián)系卡、拉網(wǎng)展架、桁架、條幅、氣球、拱門等8禮品與會人員禮品、優(yōu)秀客戶〔渠道商〕獎?wù)隆⑼頃楠劧Y品等36000定制禮品100元，200人，共計20000元；圍巾20元/條，4000元；抽獎獎品10000元；2000元優(yōu)秀客戶獎?wù)隆?煙酒食品10000晚宴提供酒150元/桌，30瓶，4500元；煙酒、飲料、純潔水、水果、零食等10晚會節(jié)目10000主持人、節(jié)目編排、服裝、化裝凳11旅游6300012車輛費用5000車輛過路費用、油費等13其他費用3000發(fā)送邀請信、禮品運輸費用等小額支出費用11合計412400六、活動控制在整個活動準備與執(zhí)行過程中，各部門人員人盡其責，對在過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行與組委會溝通，鼓勵“補位〞精神。1、費用控制與流程〔1〕活動單獨設(shè)計“費用審批單〞，在活動方案中提及的費用均以審批單的形式，報組委會主任審批后，方可支出。〔2〕宣傳物料：各種宣傳物料包括展架、易拉寶、手提袋、會議流程表、24小時聯(lián)系卡、簽到處、晚會舞臺背景、氣拱門、氣球等，均由設(shè)計人員設(shè)計后，提交組委會主任審批，由采購部門按照時間節(jié)點進行制作?！?〕活動截止時間為2023年12月17日中午，退房后，公司將不承當客戶在XXX的其他費用，屆時將為暫時不離開XXX的客戶介紹旅行社和其他商務(wù)酒店；2、會議控制〔1〕發(fā)言文字：董事長、總經(jīng)理、技術(shù)人員、銷售人員等在會議的發(fā)言稿或PPT，均由組委會主任進行審閱，報董事長進行審批后，方可使用。〔2〕在活動時間確認后，應(yīng)對董事長、總經(jīng)理日常安排進行確認，確保能夠順利參加會議。3、參觀與旅游控制〔1〕參觀由后勤主管進行監(jiān)督與管理，并用氣拱門、氣球等對公司進行裝飾；彰顯喜慶色彩；〔2〕旅游由旅游公司負責，公司委派人員陪同、協(xié)調(diào)；4、晚會控制〔1〕晚會在不影響正常工作情況下，有員工自編自演，可邀請專業(yè)人士進行指導，各節(jié)目積極向上，與“15周年慶典、客戶答謝〞密切聯(lián)系，晚會之中穿插優(yōu)秀客戶表彰，游戲抽獎等環(huán)節(jié)，時間控制在90分鐘內(nèi)；〔2〕晚會節(jié)目安排、抽獎、游戲環(huán)節(jié)，將在11月30日以前開專題會議予以確定；5、客戶便利與平安〔1〕參會的公司人員均佩戴工牌，便于與會嘉賓了解其職位與工作你，便于溝通；〔2〕對與會嘉賓每人發(fā)送活動流程表和24小時聯(lián)系卡，以便與會人員在任何時間聯(lián)系到相關(guān)工作人員；〔2〕組委會準備常用藥品，以解決天氣等外界因素造成與會嘉賓的身體不適時，能夠在第一時間處理。6、客戶對接在14日、15日晚，可由公司高管攜業(yè)務(wù)人員對20%的重點客戶進行拜訪，增強客戶的品牌忠誠度和美譽度。七、預(yù)案1、與會嘉賓人數(shù)：與會人數(shù)直接關(guān)系到會議整體安排、費用支出、活動效果等，因此銷售人員應(yīng)在邀請信發(fā)出后確認、會議前確認、客戶日程安排確認等，如果在會議時，與會人員未到，應(yīng)盡快通知組委會，及時對相關(guān)安排進行調(diào)整，以降低損失；對局部重點客戶，應(yīng)有銷售部門負責人主動聯(lián)系，確保到會；2、為了確保活動正常進行，在設(shè)置專人確保會議在酒店、公司等區(qū)域不被外界因素所打攪；3、活動中得客戶代表發(fā)言環(huán)節(jié)，應(yīng)安排1-2名忠誠客戶，以防無人發(fā)言的情況發(fā)生；八、宣傳與效果1、活動全程，邀請2-3家與公司具有密切往來的媒體人員參加，全程感受活動的組織與進行，讓其切實的感受到公司的文化與氣氛，同時促成在各自宣傳載體形成新聞類稿件，宣傳公司活動與品牌；2、借助“