高校圖書館叢書流通集中管理模式的探索與實踐

高校圖書館叢書流通集中管理模式的探索與實踐

0藏書利用與藏書管理大學(xué)圖書館藏書豐富。特別是近年來，為了協(xié)助學(xué)校的擴建和評估，博物館投入了大量資金，購買了大量新書，并豐富了藏書空間。但館藏量的增加并沒有提高圖書的利用率,反而有逐年下降的趨勢。造成這一現(xiàn)象的原因有多種:如網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,讀者閱讀習(xí)慣的改變、電子資源日益發(fā)達等外部原因;也有圖書館的服務(wù)與管理模式?jīng)]能及時跟進時代的發(fā)展等內(nèi)部原因。1969年,美國圖書館專家魯威爾將經(jīng)濟原則引入館藏研究,他發(fā)現(xiàn)了藏書利用的“二八定律”,即流通量的80%是由大約館藏的20%形成。相對于入藏很久的舊書來說,新書就是產(chǎn)生80%流通量的那一部分館藏書。所以,新書管理是提高館藏利用率的一個重要方面。為了滿足讀者閱讀新書的要求,及提高館藏利用率,各高校圖書館紛紛設(shè)立新書閱覽室,同仁們也肯定了新書閱覽室在滿足讀者、提高館藏利用率等方面的作用。但是,隨著時代的發(fā)展,新書閱覽室的局限性也顯露出來:(1)主要以閱覽為主,短期外借為輔的流通模式,體現(xiàn)的是重藏輕用,與當今提倡的藏以致用的服務(wù)宗旨格格不入。(2)需專門設(shè)立庫室,配備專職人員管理。當前各館均面臨庫室與人員緊缺的嚴峻問題。(3)普遍無專門的新書標識,必須專室借,專室還,給讀者造成不便。同時,因為新書轉(zhuǎn)庫調(diào)撥模式?jīng)]有系統(tǒng)配套的工作方式,管理難度大,館員的工作量較大,工作壓力也大。而且,現(xiàn)在流行的“歸口借,歸口還”的大流通模式,也凸顯了專門設(shè)立新書閱覽室的局限性。廣州大學(xué)圖書館(下稱我館)為了提高新書利用率,在學(xué)習(xí)與研究兄弟院校圖書館的新書管理方式與經(jīng)驗后,設(shè)置了新書區(qū),對新書流通的集中管理模式進行了探索與實踐,借助計算機自動化技術(shù),在只增加館員少量工作量的情況下,順利開展新書區(qū)的圖書入藏、借閱和轉(zhuǎn)庫等系列管理工作。1實行藏書流通集中管理我館建筑面積5.6萬平方米,使用面積4.9萬平方米。在二樓大廳集中統(tǒng)一借還,圖書按類入藏,書庫分布多而散,10多個書庫分布在1-5樓。我館原有的新書流通管理模式是分開按類入藏到各書庫,入庫后先在各庫的新書架擺放,供瀏覽和借閱。由于庫室多,新書分散擺放,總讓讀者覺得沒什么新書,并且新書的利用率不高,未起到總體提高圖書借閱率的作用。所以我館計劃改變原有分散式為集中式的新書流通管理模式:在圖書館二樓大廳的流通中心旁邊,設(shè)立了一個能收藏3萬冊圖書的新書區(qū),可對外流通的新書先統(tǒng)一在新書區(qū)擺放;新書區(qū)圖書與原有書庫圖書一樣,統(tǒng)一通過流通中心借還,只是新書區(qū)的圖書可借冊數(shù)及借期等流通規(guī)則有所不同;當新書區(qū)架位不足時,再按先入先出原則,分批將新書區(qū)圖書撤出,分類遷入原書庫上架。要實施新書流通的集中管理,首先要在圖書館集成管理系統(tǒng)中新增一種流通類型:“新書”,并對該類型設(shè)置對應(yīng)的可借冊數(shù)和借期等流通權(quán)限。圖書分編時,按原規(guī)則分配館藏,設(shè)置館藏地址。與原來不同的是:參與流通的圖書,其流通類型設(shè)置為“新書”,并在書脊加貼色標,該色標顏色按批次更換,同時記錄該顏色對應(yīng)的條碼范圍。新書區(qū)架位不足時,最先入新書區(qū)的圖書整批下架:首先根據(jù)下架圖書的色標顏色查知條碼范圍,在圖書館集成管理系統(tǒng)中,按原規(guī)則批量修改該批下架圖書的流通類型;然后去除色標,按館藏地址入庫。圖書還回時,貼有新書色標的圖書入藏新書區(qū),如該色標顏色屬于已下架新書,則去除色標,按館藏地址入庫;無新書色標的圖書則按館藏地址入庫。實施新書流通集中管理前后我館圖書編目、流通的管理流程比較如圖1所示。事實證明,從原來的分散且被動的服務(wù)模式,轉(zhuǎn)變?yōu)榧星抑鲃拥姆?wù)模式,這一新的新書流通集中管理模式行之有效,受到師生的一致好評。根據(jù)統(tǒng)計,在新書區(qū)開放的兩個月內(nèi),新書區(qū)圖書的借出率達到16.24%,遠遠大于非新書區(qū)圖書借出率2.17%,說明新書區(qū)的設(shè)置對提高圖書流通率有較大的幫助。2我們圖書館新書流通集中管理模式的特點2.1藏書管理區(qū)域我館沒有設(shè)立專門的一個庫室,而是直接在二樓大廳的流通中心旁邊新裝約可容納3萬冊書的書架,作為流通新書集中管理區(qū)域。設(shè)置突出、搶眼的新書區(qū)標志,讀者一進館就能留意到。旁邊放置閱覽桌,并配有檢索機,可檢索新書書目。檢索、查找、閱讀、借還等全程均可在幾步之內(nèi)完成,非常便利。在成功吸引讀者眼球、方便讀者利用、節(jié)省讀者時間的同時,也合理利用了圖書館空間,可謂一舉多得。2.2藏書的入庫及管理我館沒有配備專職的新書區(qū)管理人員。因為新書上架時由書商工作人員按索取號順序排好,每天的歸架、整理以及后期下架移庫的工作,就直接由新書要移入的對應(yīng)各庫室的工作人員負責(zé)。比如,文學(xué)類的新書,放置在新書區(qū)時,上架、排架等工作由管理文學(xué)書庫的人員負責(zé);日后撤出新書區(qū),相應(yīng)的下架、撕色標及文學(xué)書庫上架等工作,均由文學(xué)書庫的館員負責(zé)。相比將新書直接放入書庫,新的管理方式增加的工作量不算大,額外增加的工作主要就是新書撤架時需要手工撕除色標。館員的工作量少量增加,換來的是讀者利用圖書的方便以及圖書利用率的提高。2.3藏書地點的更換新書區(qū)的圖書在不斷更新,圖書的館藏地點也相應(yīng)地變更。在讀者使用的OPAC檢索界面,新書區(qū)圖書的館藏地點,都會顯示為“新書區(qū)(二樓大廳)”,在移入按類存放的書庫時,會自動更換成相應(yīng)的書庫名稱及詳細地點。動態(tài)的館藏管理,使每一本圖書在不同時段對應(yīng)的館藏地點都非常清晰和明確,準確指引讀者。2.4圖書質(zhì)量檢查與動態(tài)館藏管理配套的,就是標識管理。每批新書區(qū)的圖書在上架前,需要貼上不同顏色的色標,一是標明其新書區(qū)的戶口,二是與其他批次的、不同時間到達新書區(qū)的圖書有所區(qū)分。如此操作,流通館員在處理還書、上架時,可快速區(qū)分出新書區(qū)的圖書。同時,從新書區(qū)撤出圖書時,能根據(jù)色標顏色的不同,區(qū)分不同時間上架的新書。定制的色標寬約3mm,統(tǒng)一貼在書標(貼有保護膜)上部的邊緣處,在撤出新書區(qū)時,可方便地統(tǒng)一撕掉。上文所說的OPAC顯示的館藏地點,主要是為了方便讀者查找,而這色標的使用,則大大方便了流通館員對圖書的管理。2.5藏書信息自動顯示新書區(qū)圖書在典藏分配時,館藏地址按原規(guī)則實際分配,只是流通類型統(tǒng)一設(shè)置為“新書”;為了在書目搜索時,新書區(qū)圖書能正確顯示館藏地點,經(jīng)我館技術(shù)部修改OPAC系統(tǒng),流通類型是“001新書”的圖書,館藏地點統(tǒng)一顯示為“新書區(qū)(二樓大廳)”。新書區(qū)圖書按批進入,也按批移出。新書區(qū)圖書下架,移入各書庫時,只需在圖書館集成管理系統(tǒng)中,按條碼范圍,批修改流通類型為對應(yīng)類型“001中文圖書”,OPAC則自動顯示分編時的實際館藏地址,如“中文六庫(418室)”,無需館員逐條處理。憑借計算機自動化技術(shù),大大減輕了館員的工作壓力。這是我館新書管理模式在沒有額外增加人手的情況下,能夠正常運行的關(guān)鍵之一。2.6續(xù)期和借書方式設(shè)立新書區(qū)的主要目的是促進讀者對圖書的利用。借期過短,不利于讀者對圖書的使用,且逾期者多,往往不利于管理,讀者滿意度低。根據(jù)本館情況,我館經(jīng)研究決定,新書借期定為一個月,可續(xù)借一次,續(xù)期15天。每個讀者可借新書3冊。讀者普遍反映良好。3書流通存在的問題新生事物總是有一個發(fā)展、成熟的過程,當前我館的新書流通的集中管理模式尚處于探索階段,不可避免地存在某些問題。在實踐中,如何改進細節(jié),進一步提升新書管理的效益,是新書管理模式能獲得長久發(fā)展的動力。3.1藏書的更新因場地所限,新書區(qū)架位不足,到館新書比較集中時,新書區(qū)的新書更換、下架比較頻繁。一些新書在新書區(qū)停留只有短短的三兩周時間,就被更換至?xí)鴰?淹沒在茫茫書海里,不利于更好地發(fā)揮其作用。采訪、編目部門可以跟幾家書商協(xié)商,根據(jù)當年的購書情況有序地安排圖書加工,盡量避免幾家書商集中到書、突擊加工的情況,保證每批新書能在新書區(qū)至少停留兩個月。否則,新書到館數(shù)量大時,在新書區(qū)展出時間過短;而在新書到館數(shù)量較少時,新書區(qū)的書更新又偏慢。更新過快或者過慢,均不利于圖書的開發(fā)利用,也影響圖書館自身形象。而且,相對固定的更新周期,有利于培養(yǎng)讀者對新書定期查找的利用習(xí)慣。3.2功能操作內(nèi)容單一改進新書的推介方式,并且借助計算機技術(shù)提供個性化推薦服務(wù),讓新書的宣傳更加多維、立體,應(yīng)該是我們需要研究的另一重要層面,且刻不容緩。我館目前的網(wǎng)上新書通報功能操作繁瑣、功能單一,只有按期列表功能,沒有檢索、分類瀏覽及排序等功能,有待進一步改進和完善。另外,可以利用微博等方式擴展新書通報渠道;還可以使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù),對讀者的借閱歷史和書目搜索日志等進行分析,