辦公自動化教程第1章 辦公自動化

第1章辦公自動化1.1

辦公自動化概述辦公自動化以先進技術(shù)武裝辦公室為表現(xiàn)形式，以提高工作效率及管理水平，使辦公系統(tǒng)達到信息靈通、管理方便、決策正確為目的。辦公自動化是一個多學科互相交叉、互相滲透的系統(tǒng)科學與工程，并以計算機、通信、自動化技術(shù)作為支持技術(shù)，是現(xiàn)代信息社會的重要標志。

它涉及行為科學、社會學、管理科學、系統(tǒng)工程學、人機工程學等多種學科.1.1.1

辦公自動化基本概念辦公自動化是一門綜合性技術(shù)，它能不斷地使人們的部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標的人機信息系統(tǒng)。1

辦公自動化的特點1）辦公自動化是一門綜合性的學科辦公自動化是一個人機信息系統(tǒng)辦公自動化是對信息處理的一體化過程辦公自動化可以提高辦公效率和辦公質(zhì)量2

辦公自動化的功能完善的文字處理功能較強的數(shù)據(jù)處理功能語音處理功能圖像處理功能通信功能3

辦公自動化的意義實現(xiàn)辦公活動的高效率、高質(zhì)量實現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度實現(xiàn)辦公過程的智能化4

辦公自動化的任務(wù)事務(wù)處理信息管理輔助決策1.1.2

辦公自動化的模式1

傳統(tǒng)辦公模式信息流模式過程模式數(shù)據(jù)庫模式?jīng)Q策模式行為模式2

現(xiàn)代辦公模式辦公室的分類確定型事務(wù)處理辦公室非確定型決策處理辦公室混合型處理辦公室2)

辦公自動化系統(tǒng)的層次模型事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)（1）事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)的功能①文字處理功能。②個人日程安排。③行文（文件）辦理。④函件處理。⑤文檔資料管理。⑥編輯排版。⑦電子報表。⑧其他數(shù)據(jù)處理。事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)的組成事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)由微機配以基本辦公設(shè)備(復(fù)印機、打印機、傳真機、印刷系統(tǒng)、縮微系統(tǒng)、會議用各種錄音設(shè)備和投影儀等)、簡單的通信網(wǎng)絡(luò)、獨立支持它的具有各種基本功能的軟件(小型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫軟件及專用軟件等)等組成。管理型辦公自動化系統(tǒng)（1）管理型辦公自動化系統(tǒng)的功能管理型辦公自動化系統(tǒng)除擔負事務(wù)型辦公系統(tǒng)的全部工作外，還要完成信息管理工作。它側(cè)重于面向信息流的處理，即工業(yè)、交通、農(nóng)貿(mào)等經(jīng)濟信息流的處理，人口、環(huán)境、資源等社會信息流的處理，以及公文文件類型的信息流的處理。（2）管理型辦公自動化系統(tǒng)的組成在事務(wù)型辦公用基本設(shè)備的基礎(chǔ)上，增加高檔微機和工作站設(shè)備、通信設(shè)備。它使用的設(shè)備比事務(wù)型的設(shè)備級別要高，而且復(fù)雜，各部門間有很強的通信能力。除通用、專用軟件外，還要求有自己的信息管理系統(tǒng)，在事務(wù)型辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上加入專用數(shù)據(jù)庫。決策型辦公自動化系統(tǒng)決策型辦公自動化系統(tǒng)的功能決策型辦公自動化系統(tǒng)以事務(wù)處理、信息管理為基礎(chǔ)，主要具有決策和輔助決策的功能。其功能的強弱反映了該系統(tǒng)水平的高低。其數(shù)據(jù)庫還包括模型庫、方法庫、知識庫和專家?guī)斓?。決策型辦公自動化系統(tǒng)的組成設(shè)備在綜合通信網(wǎng)的支持下工作。其軟件在管理型辦公自動化系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，擴充了決策支持功能。它具有完善的通信網(wǎng)絡(luò)，包括本部門的專用網(wǎng)絡(luò)和公共網(wǎng)絡(luò)。現(xiàn)代辦公活動中突出地體現(xiàn)了“通信化”、

“計算機化”、“自動控制化”。它將形成一個強大、高效率的信息網(wǎng)，是信息社會的中樞。信息經(jīng)處理后服務(wù)于整個辦公領(lǐng)域，大大提高了工作效率。而辦公自動化的普及和發(fā)展，使人們從重復(fù)的簡單勞動中解放出來，將精力投入到其他有創(chuàng)造性的工作中，促進了整個社會的發(fā)展，最終將加快全社會的自動化（生產(chǎn)自動化、辦公自動化、家庭自動化）進程。1.1.3

辦公自動化的技術(shù)結(jié)構(gòu)1

辦公自動化的主要技術(shù)結(jié)構(gòu)1)從自動化發(fā)展水平看其技術(shù)結(jié)構(gòu)任務(wù)自動化運行自動化管理自動化2)從自動化發(fā)展程度看其技術(shù)結(jié)構(gòu)半自動化技術(shù)綜合自動化技術(shù)高級自動化技術(shù)2

辦公自動化的支持技術(shù)計算機技術(shù)通信技術(shù)自動化技術(shù)辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)和方法辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)原則辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)原則可歸納為積極穩(wěn)妥、量力而行；統(tǒng)籌規(guī)劃、分期建設(shè)；突出應(yīng)用、做好服務(wù)；因地制宜、從簡到難。1.2.2

辦公自動化系統(tǒng)的規(guī)劃和管理1．規(guī)劃1）規(guī)劃的制定任務(wù)需求調(diào)查辦公環(huán)境調(diào)查系統(tǒng)分析設(shè)備選擇分析可行性論證2）規(guī)劃的可行性分析技術(shù)分析經(jīng)濟分析社會分析

3）可行性報告目標資源結(jié)論2

管理1）運行管理系統(tǒng)的日常管理系統(tǒng)的日志系統(tǒng)的修改2）運行檢查系統(tǒng)整體功能的檢查系統(tǒng)資源利用率的檢查系統(tǒng)評價1.2.3

辦公自動化的發(fā)展1

辦公自動化的現(xiàn)狀一些發(fā)達國家已實現(xiàn)較高程度的自動化。以美國和日本為例，辦公室已高度自動化，辦公自動化系統(tǒng)已實現(xiàn)智能化，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)將辦公自動化與全球范圍的信息系統(tǒng)結(jié)合起來，形成統(tǒng)一的大型信息管理系統(tǒng)。但是也應(yīng)該看到，由于政治、經(jīng)濟等方面的原因，辦公自動化在全球范圍的發(fā)展是不平衡的，在一定程度上影響了辦公自動化的普及和發(fā)展。2

辦公自動化的未來辦公自動化設(shè)備不斷涌現(xiàn)人機界面不斷改進辦公自動化系統(tǒng)集成技術(shù)辦公自動化系統(tǒng)引入了多媒體技術(shù)現(xiàn)代化通信技術(shù)提高了辦公自動化系統(tǒng)的效能辦公自動化的發(fā)展趨勢可總結(jié)為：辦公自動