企業(yè)文件材料歸檔辦法全文

[全]企業(yè)文件材料歸檔辦法（全文）第一條為規(guī)范文件材料歸檔工作，豐富、完善檔案信息資源，依據(jù)有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。第二條本辦法所稱文件材料是指本單位生產(chǎn)、經(jīng)管和管理活動(dòng)中形成的各種形式和載體的記錄。第三條各部門應(yīng)當(dāng)把文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，納入本都門的職責(zé)范圍，列入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。第四條擔(dān)負(fù)文件材料積累、整理和歸檔業(yè)務(wù)的人員應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確規(guī)范和及時(shí)歸檔。第五條檔案部門應(yīng)及時(shí)深入各部門了解、督促和指導(dǎo)有關(guān)人員做好文件材料的形成及應(yīng)歸檔文件材料的積累、整理和歸檔工作。第六條文件材料歸檔的基本要求(一)歸檔文件的制作和書寫材料應(yīng)當(dāng)有益于長(zhǎng)久保存，不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、熱敏紙；(二)歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確、簽批手續(xù)完備；(三)歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)經(jīng)部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定；(四)歸檔文件材料的整理應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)、規(guī)范;(五)電子音像材料(包括照片、錄音、錄像等和實(shí)物要與文字說(shuō)明一起歸檔;外文材料要與翻譯材料起歸檔;電子文件要與紙質(zhì)文件一起歸檔。第七條∥文件材料的歸檔范圍(略)第八條文件材料的歸檔時(shí)間（一）各職能部門形成的管理性文件材料，一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔；（二）工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在項(xiàng)目結(jié)后三個(gè)月內(nèi)歸檔，時(shí)間長(zhǎng)的項(xiàng)目可分階段、分單項(xiàng)歸檔；（三）外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件資料在開箱驗(yàn)收或接收后先登記，等安裝調(diào)試完后，隨即與安裝調(diào)試中形成的文件材料一起歸檔；（四）本單位負(fù)責(zé)人和職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在公務(wù)活動(dòng)結(jié)束后即時(shí)交有關(guān)人員歸檔；（五）會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后歸檔，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一至三年，向檔案部門移交；（六）職工人事管理文件材料辦理完畢后，由人事管理部門整理并定期向檔案部門移交；（七）實(shí)行文檔一體化或采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù)形成的電子文件應(yīng)即時(shí)歸檔；（八）下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔:1.沒有及時(shí)歸檔的零散文件材料；2.變更、修改、補(bǔ)充的文件材料；3.設(shè)備儀器的維修文件材料；4.產(chǎn)品、設(shè)備更換的新零部件文件材料；5.機(jī)構(gòu)變動(dòng)或職工調(diào)動(dòng)、離崗等留在部門或個(gè)人手中的文件材料；6.應(yīng)歸檔的非紙質(zhì)載體材料；7.其它臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。第九條歸檔文件材料的整理參照DB37/T251-1998《工業(yè)企業(yè)文件材料整理規(guī)程》和湖南省有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。第十條應(yīng)歸檔的文件材料一般歸檔一份，傳閱一份，重要的和使用頻繁的文件材料可根據(jù)需要確定歸檔份數(shù)。第十一條文件材料歸檔時(shí)，由承辦部門填寫歸檔村料移交清單，重要項(xiàng)目文件材料歸檔時(shí)還應(yīng)編寫歸檔說(shuō)明，并經(jīng)過(guò)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字，交接雙方根據(jù)文件材料移交清單清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后，在《檔案移交(接收)登記